Thu thuat WordExcel

• Ta kích đúp chuột vào đó thì “TRK” hiện lên chức năng theo dõi thay đổi của văn bản được thực hiện.... Muốn hiện lên những thay đổi ta chọn View\Markup..[r]

Lên/xuống trang hình Thanh Standard

Thanh thước ngang Thanh Formatting

Thanh dọc

Thanh Drawing Thanh trạng thái Thanh ngang Thanh thước dọc

Thanh Menu

a. Lấy lại công cụ (Standard), định dạng (Formatting).

b) Lưu ý:

• Mỗi lần lấy để lấy đủ phải thao tác lần (nhấn chuột phải Menu chọn tên thanh)

2 Thêm, bớt chức Menu thanh cơng cụ chuẩn.

• Để thao tác nhanh soạn thảo, nên thêm nút lệnh định dạng • Ví dụ: thêm chức trộn ô (Merge

3.Các bước thực thêm nút lệnh thanh định dạng (Formatting).

Chọn tên chức Menu cần thêm bớt Trong hộp Categoires chọn Menu.

Trong hộp

Categories

chọn

Table; hộp

Command rê

thanh cuộn dọc chọn nút lệnh cần đưa ra: chọn trộn ô

(Merge Cells); tách ô (Split Cells).

4 Các bước thực bỏ nút lệnh thanh định dạng (Formatting).

• Việc loại bỏ nút lệnh định dạng ta thực thao tác ngược lại Ví dụ muốn bỏ nút lệnh ta tiến hành sau:

Chọn Tab Commands,

Trong hộp Categoires

chọn

Menu. Trong hộp

Commands, chọn nút lệnh cần đưa Tìm nút lệnh

6 Các thao tác thích tiếng Việt vào nút lệnh.

• Chọn

Tools\Customize hình

• Nhấn chuột phải vào nút lệnh cần thích xuất hộp hội thoại hình H

• Ví dụ: chọn nút lệnh chèn thêm cột vào bên trái cột

Hình 1

7 Các bước thích Menu sổ dọc

• Các bước thích Menu

tương tự thích nút lệnh

• Hình bên hiển thị lệnh

Menu sổ dọc

- Chọn: Tools\Customize

- Chọn Menu sổ dọc cần thích View

- Chọn lệnh cần thích

MéT Số CHứC NăNG CầN THIếT TRONG QUá TRìNH SOạN THảO VăN BảN

1 Lu bn vi tờn khác

Các bước thao tác

• + Mở loại văn cần biên soạn có nội dung tương tự với văn cần soạn Chọn File\Save As đặt tên cho văn bản

• + Tiến hành hiệu chỉnh văn theo yêu cầu.

Thiết lập chế độ lưu tự động

• Vào Tools \ Options \ Save \ Save AutoRecover info every

3.Tìm kiếm (Find…) thay (Replace…):

Tìm kiếm (Find…)

Thông thường chức người

- Thay (Replace)

Sau tìm thấy lỗi tiến hành thay hàng loạt việc thay lỗi cần thiết cho bỏ dấu, không thiết phải tìm kiếm mà trực tiếp thay ln

• Find what: nhập từ cần tìm

• Replace with: nhập từ cần thay

• Sau nhấn vào nút (thay tồn bộ)

a) Sử dụng Auto Text.

• Đánh dấu cụm từ cần định nghĩa gõ tắt (ví dụ: Cộng hịa xã ….).

• Chọn Insert\Auto Text\Auto Text…

Trong chức AutoText

Mặc định chương trình để nguyên cụm từ chọn “Cộng hòa…”

Thay cụm từ ký tự cho dễ nhớ, trường hợp thay bằng: “chxh’’ hình:

Sau nhấn nút

• Để sử dụng chức gõ tắt ta thực hiện sau:

• Gõ cụm từ định nghĩa gõ tắt Ví dụ gõ cụm ký tự ‘’chxh”.

• Nhấn phím F3 bàn phím cụm từ

“chxh”.

b) Sử dụng chức Auto Text để tạo mẫu văn nhanh chóng.

c) Sử dụng AutoCorrect Options để định nghĩa cụm từ gõ tắt.

* Định nghĩa gõ tắt:

• Chọn cụm cần gõ tắt VD: Sở Giáo dục Đào tạo

• Sau chọn Tools\AutoCorrect • Tại Replace: nhập cụm ký tự gõ tắt • Tại With: Nhập cụm từ cần thay

• Mặc định sau đánh dấu cụm từ cầm thay thao tác AutoCorrect tự động (ta không cần nhập vào)

Muốn sử dụng chức gõ tắt ta việc gõ cụm ký tự định nghĩa nhấn

Hiện thông báo văn thay đổi văn ;

Mục đích: Giúp theo dõi q trình văn thay đổi gì? (thay đổi bao gồm cấu trúc, từ cụm từ thay đổi) Điều quan trọng văn hiệu chỉnh đầy đủ xác sau vài vài ngày lý mà bị thay đổi

Hình sau minh họa chức Markup cho ta thấy nội dung văn thay đổi

Các thao tác bật tắt chức theo dõi thay đổi văn bản

(Trên trạng thái cuối hình soạn thảo)

• Chức “TRK” bị ẩn nghĩa chức năng theo dõi trình thay đổi chưa được thực

Tắt thông báo thay đổi văn ta nhấn tiếp vào

C Thiết lập số chức Option để khắc phục số lỗi.

Khắc phục tượng ta thực sau: - Chọn Tools\Option \ Spelling Grammar bỏ dấu kiểm tra hình ta hình sau nhấn OK tượng khơng cịn

2 Khắc phục lỗi nhảy cách ký tự gõ dấu:

Ví dụ ta gõ từ Hà Nội nhảy thêm khoảng trống vào chữ H chữ à cụ thể là: “H N

ội”

* Chọn Tools\Option

- Chọn thẻ Edit:

Thông thường ta bỏ dấu chọn chức năng:

Ta nên chọn chức nút lệnh hội thoại

xuất hình

hình

3 Khắc phục lỗi dùng AutoShapes

Cách khắc phục để khơng xuất khung hình:

• Chọn:

Tools\Option

• Chọn Thẻ General bỏ chức tự động hình chữ nhật chọn:

• Trong q trình soạn thảo nhiều ta phải ghép nhiều file thành file Để khơng thời gian mở file ta làm sau:

NHúNG EXCEL VàO WORD ã Giỳp cho soạn thảo văn có

bảng biểu cần tính tốn phép tính tỷ lệ %, nhân, chia… mà bảng Word không thực được.

1 Các bước thao tác ý:

Trên công cụ

chọn biểu tượng rê chuột để chọn

Nhấn chuột trái bảng tính xuất hình:

Bước 1: Chuẩn bị mẫu danh sách. Bước 2: Tiến hành trộn.

Bước 3: In các mẫu trộn.

b Các thao tác trộn:

c) Lấy trộn thư (Mail Merge)

Chọn: Tools\Lestters and Maillings\Show Mail Merge Toolbar

Thanh thêm

Tại hội thoại ta mở file liệu nguồn.Trên trộn thư nút lệnh ẩn xuất ta chọn lệnh

Trên Mail Merge, nhấn vào View Merged Data xuất thơng tin tên trường đưa vào mẫu:

Khi in nhấn vào nút

Mét sè hµm hay dïng Excel

1.Các hàm nêu tài liệu thường hay dùng nhà trường để chuẩn hóa liệu hàm

Trim() dùng cắt khoảng trống Dư thừa; hàm

Proper() nâng ký tự đầu từ lên chữ hoa, hàm

and (&) nối cột, hàm left() lấy chuối ký tự bên trái, Right() lấy chuỗi ký tự bên phải, Mid() lấy chuỗi ký chuỗi, hàm counta()…Ngoài hàm

chn() chuẩn hóa ngày; hàm sodau(), sothu2()…

Tên hàm Cú pháp Giải thích

Left =left(a,n) a ô chứa chuỗi ký tự

n số ký tự bên trái chuỗi lấy Right =right(a,n) a ô chứa chuỗi ký tự

n số ký tự bên phải chuỗi lấy Mid =Mid(a,n,m) a ô chứa chuỗi ký tự

n vị trí ký tự lấy m số ký tự lấy kể từ vị trí n Countifrange range: Vùng cần đếm

Chuyển đổi mã font

• Mục đích chuyển đổi:

• Thống Font q trình soạn

thảo văn bản.

• Thuận lợi cho việc giao dịch điện tử.

• Chuyển đổi văn có từ mã

ABC (TCVN3) sang mã Unicode.

Hình thể đoạn văn dùng mã TCVN3 (kiểu font

.VnTime)

•

Cỏc bước tiến hành chuyển đổi mó Font • Bướcư 1:ư Thiếtư lậpư mãư nguồn,ư mãư đíchư trongư

UniKey Toolkit

• ĐểưchuyểnưđổiưbạnưphảiưcóưbộưgõưUnikey

• Bước 2: Đánh dấu văn hay đoạn văn bản cần chuyển đổi

• Bước 3: Copy văn hay đoạn văn (Ctrl+C)

• Bước 4: Thực lệnh chuyển mã cách nhấn tổ hợp Phím: Ctrl+Shift+F9

• Bước 5: Dán văn chuyển đổi bằng tổ hợp phím Ctr+V

• Lưu ý: Trong q trình chuyển đổi văn có thể khơng đọc đoạn

Chuy n­ể đổi­mã­font Chuyển đổi mã font

1 M c ích c a chuy n ụ đ ủ ể i:

đổ

-­Th ng­nh t­b ­Font­ố ấ ộ

trong­quá­trình­so n­th o­ạ ả v n­b nă ả

-­Thu n­l i­cho­vi c­giao­ậ ợ ệ d ch­ i n­t ị đ ệ

-­Chuy n­ể đổi­các­v n­b n­ă ả ã­có­t ­mã­ABC­

đ

(TCVN3)­sang­mã­Unicode­

1 Mục đích chuyển đổi:

- Thống Font trình soạn thảo văn

- Thuận lợi cho việc giao dịch điện tử

- Chuyển đổi văn có từ mã ABC (TCVN3) sang mã

• Ngun nhân khơng đọc chưa xác định kiểu font chữ Ô bên trái mã Font đã đổi sang mã Unicode,

kiểu font là: Vntime

Chuyển đổi định dạng văn bản:

• Dùng để chuyển đổi từ định dạng có mở rộng dọc sang PDF có đuôi mở

rộng PDF

Yêu cầu cài đặt Adobe PDF cài máy in ảo

Nén liệu.

Mục đích làm giảm dung lượng file thư mục chứa file để giao dịch điện tử thuận tiện copy liệu; gộp nhiều files thành file Có nhiều công cụ để nén liệu winzip; winzar

Các bước tiến hành nén

* Chọn file folder (thư mục) cần nén cách kích chuột trái vào file folder file folder chuyển màu xanh

* Chọn hình thức nén Archive

- Nút Browse cho phép chọn nơi lưu file sau nén

Tab Advanced nhằm thiết lập tính bảo mật đinh dạng NTFS tạo Password

cho file nén

Để tạo Password cho file

nén chọn nút Set Password

xuất hình bên

Nhập Password vào ô Enter password vào xác nhận lại

Password vào ô Reenter Password for verification

Chọn

Nếu chọn: ký tự đặt làm

Password, xác nhận Password Chức

năng đòi hỏi giải nén cần phải nhập

• Chọn chương trình tự động nén file với tên tên file đuôi “Rar” (phần nháy kép” nơi lưu file gốc (file

chưa nén)

• Chọn nén gửi email (cách nén cần thiết cho gửi email).

Giải nén (Extract): Để xem nội dung file nén bắt buộc phải giải nén

• Bước 1: Chọn file cần giải nén

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào file nén

• Lựa chọn yêu cầu tìm đến thư mục cần chứa file sau giải nén

• Lựa chọn cho phép giải nén nới chứa file nén

• Lựa chọn tạo thư mục có tên tên file chứa file giải nén có tên tên file nén

Giíi thiƯu mét số Website cung cấp hệ thống văn quy phạm pháp luật

http://www. chinhphu.vn