C. Thiết lập một số chức năng trong Option để khắc phục một số lỗi
1. Các bước thao tác và những chú ý
Trên thanh công cụ chọn biểu tượng rồi rê chuột để chọn
số dòng số cột như hình bên:
Nhấn chuột trái thì bảng tính xuất hiện như hình:
Trong bảng tính ta thao tác tương tự như trong Excel.
Bước 1: Chuẩn bị mẫu và danh sách.
Bước 2: Tiến hành trộn.
Bước 3: In các các mẫu đã được trộn.
Trén th : Mai Merge
a.Chuẩn bị Biểu mẫu
Danh sách
b. Các thao tác trộn:
- Mở bảng mẫu như hình:
c) Lấy thanh trộn thư (Mail Merge).
Chọn: Tools\Lestters and Maillings\Show Mail Merge Toolbar
Trên giao diện soạn thảo của Word xuất hiện thêm thanh công cụ giúp trộn thư.
Thanh được thêm
Chọn vào mục hội thoại
Tại hội thoại này ta mở file dữ liệu nguồn.Trên thanh trộn thư các nút lệnh ẩn đã được xuất hiện ta chọn lệnh
hình 1 hình 2
Trong hội thoại này ta chọn các trường (Fields) đặt vào nơi cần trộn và nhấn nút Insert. Mỗi lần chỉ đưa ra 1 trường kết quả.
Trên thanh Mail Merge, nhấn vào View Merged Data thì xuất hiện thông tin tên trường đưa vào mẫu:
Khi in nhấn vào nút
để các chỗ được trộn không còn chức năng đánh dấu (màu đen)
Một số hàm hay dùng trong Excel
1.Các hàm nêu trong tài liệu thường hay dùng trong nhà trường để chuẩn hóa dữ liệu như hàm Trim() dùng cắt khoảng trống Dư thừa; hàm Proper() nâng ký tự đầu của 1 từ lên chữ hoa, hàm and (&) nối các cột, hàm left() lấy chuối ký tự bên trái, Right() lấy chuỗi ký tự bên phải, Mid() lấy chuỗi ký trong chuỗi, hàm counta()…Ngoài ra hàm chn() chuẩn hóa ngày; hàm sodau(), sothu2()…
tách điểm từ 1 cột thành nhiều cột do Dự án viết để hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu của học sinh khi cập nhật vào chương trình (một hình bên dưới minh họa các dữ liệu cần chuẩn hóa).
Sử dụng kết hợp các hàm để chuẩn hóa (cắt bớt khoảng trắng giữa các từ và bên phải bên trái của họ và tên, nâng ký tự đầu của họ, lót, tên thành chữ hoa) và ghép cột họ lót và tên.
Chuẩn hoá ngày sinh qua hàm: =chn(địa chỉ ô)
Tách điểm chung trong một cột thành mỗi điểm nằm trên một cột
Tên hàm Cú pháp Giải thích
Left =left(a,n) a là ô chứa chuỗi ký tự
n là số ký tự bên trái chuỗi được lấy ra
Right =right(a,n) a là ô chứa chuỗi ký tự
n là số ký tự bên phải chuỗi được lấy ra
Mid =Mid(a,n,m) a là ô chứa chuỗi ký tự
n là vị trí ký tự đầu tiên được lấy ra m số ký tự được lấy ra kể từ vị trí n
Countifrange range: Vùng cần đếm.
Criteria: Tiêu chuẩn để đếm
Áp dụng hàm trong trường hợp thống kê số lượng theo điều kiện. Ví dụ: Khi có danh sách cán bộ giáo viên có các cột giới tính; mã ngạch bậc lương thì ta áp dụng hàm này để thống kê số nữ có ngạch bậc là 15113
Sử dụng hàm để đếm trong vùng “K4:L5” có bao nhiêu số 10 kết quả đếm có 2 số 10 trong vùng đó
Chuyển đổi mã font
• Mục đích của chuyển đổi:
• Thống nhất bộ Font trong quá trình soạn thảo văn bản.
• Thuận lợi cho việc giao dịch điện tử.
• Chuyển đổi các văn bản đã có từ mã ABC (TCVN3) sang mã Unicode.
•Yêu cầu: Có bộ gõ Unikey hoặc chuyển đổi mã font Vietkeyoffice
Hình 1 thể hiện đoạn văn bản đang dùng mã TCVN3 (kiểu font
.VnTime)
•
- Hình 2 thể hiện đoạn văn bản đã được đổi sang mã Unicode
Các bước tiến hành chuyển đổi mã Font
• Bướcư 1:ư Thiếtư lậpư mãư nguồn,ư mãư đíchư trongư
UniKey Toolkit
• ĐểưchuyểnưđổiưbạnưphảiưcóưbộưgõưUnikey
• Mởư UniKey Toolkit bằngư cáchư nhấnư phímư tổư
hợpưCtrl+Shift+F6ưxuấtưhiệnưhộiưthoạiư ưđể tiếnư
hànhưxácưđịnhưmãưnguồn,ưmãưđích
• Nếuưchuyểnưđổiưmãư
FonttõTCVN3sang
Unicodeưbạnưchọnưnhưư
hìnhưbên:
• +ưNguồn:ư
TCVN3(ABC);
+§Ých:Unicode;
+ưChuyểnưmãư
Clipboard;
• +ưDùngưbộưFontưtốiư
thiÓu
• Nhấnưvàoưnútưđóngư
• Bước 2: Đánh dấu văn bản hay đoạn văn bản cần chuyển đổi
• Bước 3: Copy văn bản hay đoạn văn bản (Ctrl+C)
• Bước 4: Thực hiện lệnh chuyển mã bằng cách nhấn tổ hợp Phím: Ctrl+Shift+F9
• Bước 5: Dán văn bản đã được chuyển đổi bằng tổ hợp phím Ctr+V
• Lưu ý: Trong quá trình chuyển đổi văn bản có thể không đọc được như đoạn dưới
đây
Chuy nể đổimãfont Chuyển đổi mã font