SGK Tin 12 Chuong 2

Trong Access cã nhiÒu ®èi tîng, mçi ®èi tîng thùc hiÖn mét sè chøc n¨ng riªng, liªn quan ®Õn viÖc lu tr÷, cËp nhËt vµ kÕt xuÊt d÷ liÖu3.  BiÓu mÉu (form) gióp cho viÖc nhËp hoÆc hiÓn t[r]

ChơngII

Hệ quản trị Cơ sở d÷ liƯu

Microsoft Access

 KÜ sử dụng Microsoft Access.

Bớc đầu tạo khai thác CSDL

Đ3 Giới thiÖu Microsoft Access

1 Ph n m m Microsoft Access

2 Khả Access

a) Access có khả nào?

Cung cấp công cụ khai báo, lu trữ và xử lí liệu:

To lp cỏc sở liệu lu trữ chúng thiết bị nhớ Một sở liệu đợc tạo lập Access gồm bảng liệu mối liên kết bảng

 Tạo biểu mẫu để cập nhật liệu, tạo báo cáo thống kê, tổng kết hay mẫu hỏi để khai thác liệu CSDL, giải toán quản lớ b) Vớ d

Xét toán quản lÝ häc sinh cđa mét líp

Để quản lí học sinh lớp, giáo viên chủ nhiệm tạo bảng gồm thông tin: họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, đồn viên hay khơng, tổ, điểm trung bình mơn Tốn, Lí, Hố, Văn, Tin

Họ

tên Ngàysinh Giới tính Địa Đoànviên Tổ Toán Lí Hoá Văn Tin

Cỏc thụng tin học sinh đợc lu vào hồ sơ lớp Đến cuối học kì, vào điểm trung bình mơn, giáo viên tạo báo cáo thống kê phản ánh đánh giá học lực học sinh tồn lớp

Với tốn trên, dùng Access xây dựng CSDL "Quản lí học sinh" giúp giáo viên quản lí học sinh lớp mình, cập nhật thơng tin, tính điểm trung bình mơn, tính tốn thống kê cách tự động

3 Các loại đối tợng Access

a) Các loại đối tợng

Trong Access có nhiều đối tợng, đối tợng thực số chức riêng, liên quan đến việc lu trữ, cập nhật kết xuất liệu

Các loại đối tợng sở liệu Access bảng, mẫu hỏi, biểu mẫu, báo cáo, macro, môđun Dới ta xét bốn loại đối tợng bản:

 Bảng (table) dùng để lu liệu Mỗi bảng chứa thông tin chủ thể xác định bao gồm nhiều hàng, hàng chứa thông tin cá thể xác định chủ thể

 Mẫu hỏi (query) dùng để xếp, tìm kiếm kết xuất liệu xác định từ nhiều bảng

 Báo cáo (report) đợc thiết kế để định dạng, tính tốn, tổng hợp liệu đợc chọn in

b) VÝ dô

Để giải tốn đa ví dụ mục trên, ta dùng Access để xây dựng CSDL "Quản lí học sinh" gồm bảng để lu trữ thông tin học sinh,

biểu mẫu dùng để cập nhật thông tin, mẫu hỏi để kết xuất thông tin từ bảng, chẳng hạn nh xem điểm học sinh, xem danh sách học sinh có điểm trung bình mơn thấp 5,0 có điểm trung bình mơn 9,0,… tạo báo cỏo

tổng kết điểm học kì lớp, xếp họ tên học sinh theo thứ tự bảng chữ hay xếp điểm trung bình môn theo thứ tự giảm dần,

Nh vậy, sở liệu "Quản lí học sinh" gồm: Bảng:

o HOC_SINH: lu thông tin học sinh (họ tên, ngày sinh, giới tính, ) Một sè biÓu mÉu:

o Nhap HS: dùng để cập nhật thông tin học sinh

o Nhap Diem: dùng để cập nhật điểm trung bình mơn học sinh

 Một số mẫu hỏi: dùng để xem thông tin học sinh hay lớp theo điều kiện

 Mét sè b¸o cáo: bảng điểm môn Tin học, danh sách đoàn viên, thống kê điểm số,

Chú ý

Mỗi đối tợng đợc Access quản lí dới tên, tên đối tợng đợc tạo chữ cái, chữ số chứa dấu cách

VÝ dô: HOC_SINH, Nhap HS, Nhap Diem

4 Mét số thao tác

a) Khi ng Access

Có hai cách thờng đợc dùng để khởi động Access:

 Cách 1: Từ bảng chọn Start, chọn Start  All Programs  Microsoft Access  Cách 2: Nháy đúp vào biểu tợng Access hình nn

Hình Cửa sổ làm việc Access

b) Tạo CSDL mới

Để tạo sở liệu mới:

1. Chọn lệnh FileNew , hình làm việc Access mở khung

New File bên phải (h 13)

2. Chän Blank Database, xt hiƯn hép tho¹i File New Database(h 14)

Thanh công cụ (Thanh sở liệu)

Khung tác vụ (New File) Thanh bảng

chọn

Hình Hép tho¹i File New Database

3. Trong hộp thoại File New Database, chọn vị trí lu tệp nhập tên tệp CSDL Sau nháy vào nút Create để xác nhận tạo tệp

Chó ý

Tên tệp CSDL Access có phần mở rộng ngầm nh l mdb

Hình Cửa sổ sở liệu tạo

Khi ú, ca s c sở liệu xuất nh hình 15 Cửa sổ CSDL gồm ba phần cơng cụ, bảng chọn đối tợng trang chứa đối tợng thời

Tệp CSDL vừa tạo cha có đối tợng (CSDL trống)

Khi CSDL có bảng liệu bảng xuất trang bảng c) Mở CSDL có

Để mở CSDL có, ta thực hai cách sau:

 Cách 1: Nháy chuột lên tên CSDL (nếu có) khung New File  Cách 2: Chọn lệnh FileOpen rồi tìm nháy đúp vào tên CSDL cần mở Khi đó, xuất cửa sổ sở liệu CSDL vừa mở (h 16)

Trang b¶ng

Hình Cửa sổ sở liệu có

Chó ý

Tại thời điểm, Access làm viƯc víi mét CSDL

 Access tạo tệp thờng có phần mở rộng mdb chứa tất đối tợng liên quan đến CSDL: bảng, biểu mẫu, mẫu hỏi, báo cáo,… Do ngời ta thờng gọi tệp CSDL thay cho CSDL

d) Kết thúc phiên làm việc với Access

Để kết thúc phiên làm việc với Access thực cách sau: Cách 1: Chọn FileExit nhấn tổ hợp phím Alt+F4

Cỏch 2: Nháy nút góc bên phải hình làm việc Access Nên lu thông tin trớc kết thúc phiên làm việc với Access Nếu cửa sổ mở cịn chứa thơng tin cha đợc lu, Access hỏi có l-u thơng tin trớc kết thúc hay khơng

5 Làm việc với đối tợng

Để làm việc với đối tợng nào, trớc tiên cần chọn loại đối tợng làm việc bảng chọn đối tợng

a) Chế độ làm việc với đối tợng

Dới liệt kê hai chế độ làm việc với đối tợng:

 Chế độ thiết kế (Design View) dùng để tạo thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày định dạng biểu mẫu, báo cáo

Hình Biểu mẫu chế độ thiết kế

 Chế độ trang liệu (Datasheet View) dùng để hiển thị liệu dạng bảng, cho phép xem, xố thay đổi liệu có

Để chọn chế độ trang liệu, nháy nút Datasheet View

Hình Biểu mẫu chế độ trang liệu

Có thể chuyển đổi qua lại chế độ thiết kế và chế độ trang liệu bằng cách nháy nút hay nút chọn mục tơng ứng bảng chọn View b) Tạo đối tợng mới

 Dïng c¸c mÉu dùng s½n (wizard-thuËt sÜ);  Ngêi dïng tù thiÕt kÕ;

Kết hợp hai cách

Thuật sÜ (wizard)

Thuật sĩ chơng trình hớng dẫn bớc giúp tạo đợc đối tợng CSDL từ mẫu dựng sẵn cách nhanh chóng

Chó ý Chó ý

Ngời ta thờng sử dụng cách thứ ba, dùng mẫu dựng sẵn, sau chỉnh sửa lại cách tự thiết kế

Hình Cửa sổ CSDL ứng với đối tợng làm việc thời bảng

Ví dụ, để tạo bảng, nháy đúp chuột lên ba tuỳ chọn ngăn phải cửa sổ CSDL:

Create table in Design view (tạo bảng chế độ tự thiết kế) Create table by using wizard (tạo bảng cách dùng thuật sĩ) Create table by entering data (tạo bảng cách nhập liệu ngay) c) Mở đối tợng

Trong cửa sổ loại đối tợng tơng ứng, nháy đúp lên tên đối tợng để mở

Ví dụ, nháy đúp lên tên bảng HOC_SINHđể mở bảng

C©u hỏi tập

1. Access gì? HÃy kể chức Access

2. Lit kê loại đối tợng Access Đối t ợng

3. Có chế độ làm việc với loại đối tợng?

4. Có cách để tạo đối tợng Access?

5. Nêu thao tác khởi động kết thỳc Access

Đ4 Cấu trúc bảng

1 Các kh¸i niƯm chÝnh

Dữ liệu Access đợc lu trữ dới dạng bảng, gồm có cột hàng Bảng thành phần sở tạo nên CSDL Các bảng chứa toàn liệu mà ngời dùng cần để khai thác

Ví dụ, bảng HOC_SINH (h 20) lu trữ thông tin học sinh lớp, gồm nhiều cột nhiều hàng Mỗi hàng bảng dùng để lu thông tin học sinh Mỗi cột dùng để lu thuộc tính học sinh gồm mã số (MaSo), họ đệm (HoDem), tên (Ten), giới tính (GT), ngày sinh (NgSinh), đồn viên hay khơng (DoanVien), địa (DiaChi), tổ (To)

H×nh Bảng danh sách học sinh

Trng (field):Mi trng cột bảng thể thuộc tính đối t - ợng cần quản lí

VÝ dụ, bảng HOC_SINH có trờng: Ten, NgSinh, DiaChi, GT,…

Bản ghi (record): Mỗi ghi hàng bảng gồm liệu thuộc tính chủ thể đợc quản lí

VÝ dơ, bảng HOC_SINH ghi thứ có liệu là:

{5, Phạm Kim, Anh, Nữ, 5/12/1991, không đoàn viên, 12 Lê Lợi, 2} Kiểu liệu (Data Type): Là kiểu liệu lu trờng Mỗi trờng có kiểu liệu

Kiểu liệu Mô tả Kích thớc lu trữ

Text Dữ liệu kiểu văn gồm kí tù 0-255 kÝ tù

Number D÷ liƯu kiĨu sè 1, 2, byte

Date/Time Dữ liệu kiểu ngày / byte

Currency Dữ liệu kiĨu tiỊn tƯ byte

AutoNumber Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho ghi thờng có bớc tăng

4 hc 16 byte

Yes/No Dữ liệu kiểu Boolean (hay Lôgic) bit

Memo Dữ liệu kiểu văn 0-65536 kí tù

Ví dụ, MaSo có kiểu liệu Number (kiểu số), HoDem có kiểu Text (kiểu văn bản), NgSinh (ngày sinh) có kiểu Date/Time (ngày/giờ), DoanVien có kiểu Yes/No (ỳng/sai)

2 Tạo sửa cấu trúc bảng

Muốn có bảng liệu, trớc hết cần khai báo cấu trúc bảng, sau nhập liệu vào bảng Dới xét việc tạo cấu trúc bảng

a) Tạo cấu trúc bảng

to cu trúc bảng chế độ thiết kế, thực cách sau:  Cách 1: Nháy đúp Create table in Design view

 Cách 2: Nháy nút lệnh , nháy đúp Design View

Sau thực hai cách trên, cửa sổ làm việc Access xuất công cụ thiết kế bảng Table Design (h 21) cửa sổ cấu trúc bảng (h 22)

Hình Thanh công cụ thiết kế bảng

Hình Cửa số cấu trúc bảng

Để tạo trờng, ta thực hiện:

1. Gõ tên trờng vào cột Field Name

Hình Chọn kiểu liệu cho mét trêng

2. Chän kiĨu d÷ liƯu cét Data Type cách nháy chuột vào mũi tên

xuống bên phải ô thuộc cột Data Type mét trêng råi chän mét kiĨu danh s¸ch më (h 23)

3. Mô tả nội dung trờng cột Description (không thiết phải có) Định nghĩa

tr êng

4. Lùa chän tính chất trờng phần Field Properties Các tính chÊt cđa trêng

Các tính chất trờng đợc dùng để quy định cách thức liệu đợc lu trữ, nhập hiển thị nh Tính chất trờng phụ thuộc vào kiểu liệu trờng

Mét sè tÝnh chÊt trêng thêng dïng

 Field Size (kích thớc trờng): Cho phép đặt kích thớc tối đa cho liệu lu trờng với kiểu liệu Text, Number AutoNumber Ví dụ:

- Nếu kiểu liệu Text giá trị nhập cho tính chất 25 (giá trị ngầm định 50) liệu nhập vào tơng ứng phải xâu dài không 25 kí tự

- Nếu kiểu liệu Number giá trị nhập cho tính chất Byte liệu nhập vào tơng ứng phải số nguyên nằm khoảng từ đến 255

 Format (định dạng): Quy định cách hiển thị in liệu

VÝ dơ, nÕu kiĨu d÷ liƯu Date/Time giá trị nhập cho tính chất Short Date liệu nhập vào tơng ứng phải có dạng dd/mm/yyyy (ví dụ, 27/11/2007)

Caption: Cho phép thay tên trờng phụ đề dễ hiểu với ngời dùng hiển thị Ví dụ Caption Tổ thay cho tên trờng To

 Default Value(giá trị ngầm định): Tính chất dùng để xác định giá trị tự động đa vào trờng tạo ghi

Ví dụ, giá trị ngầm định trờng THANH_PHO "Hà Nội" thêm ghi dùng giá trị sửa thành tên thành phố khác

Để thay đổi tính chất trờng: 1. Nháy chuột vào dòng định nghĩa trờng;

2. Các tính chất trờng tơng ứng xuất phÇn Field Propertiesë

nưa díi cđa cưa sỉ cÊu tróc b¶ng (h 22)

Chỉ định khố chính

Trong bảng đợc thiết kế tốt khơng có hai hàng liệu giống hệt nhau, nghĩa ghi phải Vì vậy, xây dựng bảng Access, ngời dùng cần trờng mà giá trị xác định hàng bảng Trờng tạo thành khố chính (Primary Key)của bảng

VÝ dơ, b¶ng HOC_SINH (h 20), dùng trờng MaSo (mà số) làm khoá chính, dùng trờng Ten làm khoá học sinh có trùng tên

định khố chính, ta thực hiện:

2. Nháy nút chọn lệnh EditPrimary Key

Access hiển thị hình chìa khố ( ) bên trái trờng đợc định khố

Chú ý

- Khoá hc nhiỊu trêng

- Khi tạo bảng Access, ngời dùng ln đợc nhắc định khố cho bảng Nếu khơng định khố chính, Access hỏi ng ời dùng có tạo trờng làm khố chính, có tên ID kiểu liệu AutoNumber hay khơng

Lu cÊu tróc b¶ng

Sau thiết kế bảng ta cần đặt tên lu cấu trúc bảng đó:

1. Chän lƯnh FileSave nháy nút lệnh ;

2. Gõ tên bảng vào ô Table Name hộp thoại Save As;

3. Nháy nút OK nhấn phím Enter

Một bảng sau đợc tạo lu cấu trúc nhập liệu vào bảng b) Thay đổi cấu trúc bảng

Ta thay đổi cấu trúc bảng thấy cấu trúc cha thật phù hợp, chẳng hạn thêm/xoá trờng, thay đổi tên, kiểu liệu trờng, thứ tự trờng,…

Để thay đổi cấu trúc bảng, ta hiển thị bảng chế độ thiết kế

Thay đổi thứ tự trờng

1. Chọn trờng muốn thay đổi vị trí, nhấn chuột giữ Khi Access hiển

thị đờng nhỏ nằm ngang trờng đợc chọn;

2. Di chuyển chuột, đờng nằm ngang cho biết vị trí trờng; 3. Thả chuột di chuyển trờng đến vị trí mong mun

Thêm trờng

Để thêm trờng vào bên (trái) trờng tại, thực hiện:

1. Chọn InsertRows hoặc nháy nút ;

2. Gừ tên trờng, chọn kiểu liệu, mô tả xác định tính chất trờng

(nÕu cã) Chó ý

Trờng có mũi tên bên trái tên đợc gọi trờng Xoá trờng

1. Chän trêng muèn xo¸;

2. Chän EditDelete Row nháy nút

Cu trúc bảng sau thay đổi phải đợc lu lệnhFileSave hoặc cách nháy nút

Thay đổi khố chính

1. Chọn trờng muốn định khố chính; 2. Nháy nút chọn lệnh EditPrimary Key

c) Xoỏ v i tờn bng

Xoá bảng

Xố bảng khơng phải việc làm thờng xun, song đơi q trình làm việc ta cần xố bảng khơng dùng đến hay bảng chứa thông tin cũ, sai

1. Chọn tên bảng trang bảng;

2. Nháy nót lƯnh (Delete) hc chän lƯnh EditDelete

Khi nhận đợc lệnh xoá, Access mở hộp thoại để ta khẳng định lại có xố hay khơng

Mặc dù Access cho phép khơi phục lại bảng bị xố nhầm, song cần phải cẩn thận định xoá bảng, khơng bị liệu

Đổi tên bảng 1. Chọn bảng;

2. Chọn lƯnh EditRename;

3. Khi tên bảng có viền khung đờng nét liền (ví dụ ), gõ

tªn míi cho b¶ng, råi nhÊn Enter

Chó ý

Sau bảng đợc tạo, cần nhập liệu cho bảng Có nhiều cách để nhập liệu bảng, có cách nhập trực tiếp chế độ trang liệu cách dùng biểu mẫu Chúng ta lần lợt xét nội dung cỏc bi tip theo

Câu hỏi tập

1. Tại bảng có hai hàng giống hệt nhau?

2. Trong quản lí häc sinh dù k× thi tèt nghiƯp, theo em cã thể khai báo kiểu liệu cho trờng sau đây?

Số báo danh; Họ tên; Năm sinh; §iĨm sè

4. Khi nhập liệu, trờng không đợc để trống?

Bµi tËp vµ thùc hµnh 2

Tạo cấu trúc bảng

1 Mc ớch, yờu cu

 Thực đợc thao tác bản: khởi động kết thúc Access, tạo CSDL mới;

 Phân biệt đợc loại đối tợng, khác cửa sổ loại đối tợng;

 Có kĩ tạo cấu trúc bảng theo mẫu, định khóa chính;

 BiÕt chØnh sưa cÊu tróc b¶ng

2 Néi dung

Bµi

Khởi động Access, tạo CSDL với tên QuanLi_HS Trong CSDL tạo bảng HOC_SINH có cấu trúc đợc mơ tả nh sau:

HOC_SINH

STT Tên trờng Mô tả Kiểu liệu

1. MaSo M häc sinh· AutoNumber

2. HoDem Họ đệm Text

3. Ten Tªn Text

4. GT Giới tính Text

5. DoanVien Là đoàn viên hay không Yes/No

6. NgSinh Ngày sinh Date/Time

7. DiaChi Địa Text

8. To Tổ Number

9. Toan Điểm trung bình môn Toán Number

10. Van Điểm trung bình môn Văn Number

Chỳ ý: Đối với trờng điểm trung bình mơn, để nhập đợc số thập phân có chữ số thị dạng thập phân, ta cần đặt số tính chất trờng nh hình bên

Bài Chỉ định khố chính:

Chỉ định trờng MaSo khố Bài 3.

Tên trờng Mô tả

Li Điểm trung bình môn Lí Hoa Điểm trung bình môn Hoá Tin Điểm trung bình môn Tin

- Lu lại bảng thoát khỏi Access Chú ý

Đặt tên Access:

- Không đặt tên bảng hay mẫu hỏi cựng tờn

- Tên trờng không 64 kí tù

- Những kí tự khơng dùng tên đối tợng gồm dấu chấm (.), dấu chấm than (!), dấu huyền cạnh phím số (`), dấu ngoặc vuụng [ ]

- Tránh dùng tên trùng với tên hàm có sẵn Access tên tÝnh chÊt cña trêng

 Trong chế độ thiết kế để tạo/sửa đổi cấu trúc bảng:

- Nhấn phím Tab Enter để chuyển qua lại ô;

- Nhấn phím F6 để chuyển qua lại hai phần cửa sổ cấu trúc bảng;

- Để chọn trờng, ta nháy chuột vào ô bên trái tên trờng (con trỏ chuột có hình mũi tên ), đợc chọn, tồn dịng định nghĩa trng c bụi en

Đ5 Các thao tác bảng

1 Cập nhật liệu

Sau tạo cấu trúc bảng, việc cập nhật liệu

Cp nhật sở liệu thay đổi liệu bảng gồm: thêm ghi mới, chỉnh sửa và/hoặc xố ghi

Có thể thêm, chỉnh sửa xoá ghi nhiều cách Tuy nhiên, chế độ hiển thị trang liệu bảng (h 24) cho cách đơn giản để thực điều

Hình Chế độ trang liu ca bng

a) Thêm ghi mới

Hình Thanh công cụ trang liệu bảng (Table Datasheet)

Chọn InsertNew Record nháy nút (New Record) công cụ gõ liệu tơng ứng vào trờng

Cũng nháy chuột trực tiếp vào ghi trống cuối bảng gõ liệu tơng ứng

b) Chỉnh sửa

c) Xoá ghi

1. Chọn ghi cần xoá

2. Nhỏy nỳt (Delete Record) nhấn phím Delete 3. Trong hộp thoại khẳng định xoá (h 26), chọn Yes

Lu ý bị xố ghi khơng thể khơi phục lại đợc

Hình Hộp thoại khẳng định xố

2 Sắp xếp lọc

a) Sắp xếp

Hình Bảng HOC_SINH đợc xếp theo tên

Access có cơng cụ cho phép xếp ghi theo thứ tự khác với thứ tự chúng đợc nhập

1. Chọn trờng cần xếp chế độ hiển thị trang liệu;

2. Dùng nút lệnh (tăng dần) hay (giảm dần) để xếp ghi

của bảng dựa giá trị trờng đợc chọn;

3. Lu l¹i kết xếp

Ví dụ

Để xếp ghi theo tên: 1. Chọn trờng Ten;

Để xếp ghi theo thứ tự giảm dần ngày sinh (häc sinh nhá ti h¬n xÕp tríc):

1. Chän trêng NgSinh;

2. Nh¸y nót b) Läc

Lọc chức cho phép tìm ghi thoả mãn số điều kiện Ta dùng lọc để tìm ghi bảng phù hợp với điều kiện chọn

Access cho phép lọc ghi thoả mãn điều kiện cách sử dụng nút lệnh sau công cụ Table Datasheet (h 25):

Lọc theo ô liệu chọn

Lọc theo mẫu, điều kiện đợc trình bày dới dạng mẫu Lọc / Huỷ bỏ lọc

 Läc theo ô liệu chọn: Chọn ô nháy nút , Access lọc tất ghi có giá trị trờng tơng ứng với giá trị ô đ-ợc chọn

Lc theo mẫu: Nháy nút , nhập điều kiện lọc vào trờng tơng ứng theo mẫu, sau nháy nút để lọc tất ghi thoả mãn điều kiện

Sau kết thúc, nháy lại vào nút để trở liệu ban đầu Ví dụ Sử dụng chức lọc theo liệu chọn theo mẫu  Để tìm tất học sinh có tên Hải:

1. Chän mét « cét Ten có giá trị "Hải" (h 28)

2. Nháy nút , Access hiển thị danh sách học sinh có tên Hải

(h 29)

Hình Kết lọc theo ô liệu chọn

Để hiển thị danh sách học sinh nữ thc tỉ 2:

1. Nh¸y nót ;

2. Trong hộp thoại Filter by Form, nhập điều kiện lọc: nhập "Nữ"

cột GT nhập cét TO (h 30);

H×nh MÉu läc

3. Nháy nút để thực lọc (h 31)

Hình Kết lọc theo mẫu

3 Tỡm kiếm đơn giản

Có thể tìm ghi thoả mãn số điều kiện Chức tìm kiếm thay Access tơng tự nh chức Word

Để tìm ghi bảng Access (chứa cụm từ đó), chuyển trỏ lên ghi thực theo cách sau:

 C¸ch 1: Chän EditFind

Khi hộp thoại Find and Replace (h 32)mở Có thể cung cấp thêm thơng tin cho việc tìm kiếm:

Hình Hộp thoại tìm thay thế

Trong ô Find What gõ cụm từ cần tìm Trong « Look In

o Chọn tên bảng (nếu muốn tìm cụm từ tất trờng); o Hoặc chọn tên trờng chứa trỏ

Trong ô Match, chọn cách thức tìm kiếm:

o Any Part of Field (tìm tất cụm từ chứa cụm từ cần tìm); o Whole Field (cụm từ cần tìm nội dung ô);

o Start of Field (cụm từ cần tìm phải nằm đầu cụm từ kết quả)

Nhỏy nút Find Next để đến vị trí thoả mãn điều kiện tìm kiếm Lệnh Replace khác với lệnh Find chỗ: sau tìm đợc cụm từ thay cụm từ cho Replace With Chẳng hạn, cần phải thay đổi để liệu CSDL đợc qn, ví dụ ta có "HN" "Ha Noi" CSDL, điều khiến cho mẫu hỏi báo cáo khơng xác Khi ta dùng lệnh Replace để liệu đợc quán Cụm từ thay đợc gõ vào ô Replace With (h 33)

4 In d÷ liƯu

Có thể in liệu từ bảng Nếu áp dụng điều kiện lọc/sắp xếp, giới hạn ghi mà Access in xác định thứ tự in Cũng chn ch in mt s trng

a) Định dạng bảng liệu

Chọn phông cho liƯu b»ng c¸ch dïng lƯnh FormatFont

Đặt độ rộng cột độ cao hàng cách kéo thả chuột chọn lệnh Column Width (độ rộng cột) Row Height (độ cao hàng) bảng chọn Format b) Xem trớc in

Sau định dạng bảng liệu để in theo ý muốn, nháy nút chọn lệnh FilePrint Preview để xem trớc liệu định in trang

c) Thiết đặt trang in

Thiết đặt trang in tơng tự nh Word gồm xác định kích thớc trang giấy đặt lề lệnh FilePage Setup

Chọn lệnh FilePrint để chọn máy in, số in tham số in khác

C©u hái tập

1. HÃy liệt kê thao tác làm việc với CSDL

2. Trong bảng HOC_SINH (h 25), hÃy thao tác xếp ghi tăng dần theo trờng MaSo

3. Trong bảng HOC_SINH (h 25), thao tác để lọc học sinh nữ, sinh sau ngày 1/9/1991

Bµi tËp vµ thùc hành 3

thao tác BảNG

1 Mc ớch, yờu cu

Luyện kĩ thao tác bảng;

S dng cỏc cụng c lc, xếp để kết xuất thông tin từ bảng

2 Néi dung

Sử dụng bảng HOC_SINH đợc tạo cấu trúc thực hành Bài 1

Sử dụng cách di chuyển bảng đợc cho cuối thực hành để:  Chỉnh sửa lỗi trờng (nếu có);

Xoá thêm ghi Bài

a) Hiển thị học sinh nam lớp b) Lọc danh sách bạn cha đoàn viên

c) Tìm học sinh có điểm môn Toán, Lí, Hoá Bài 3

a) Sắp xếp tên học sinh bảng HOC_SINH theo thứ tự bảng chữ

b) Sp xp im Toán theo thứ tự giảm dần để biết bạn có điểm Tốn cao

c) T¬ng tù nh xếp điểm Văn theo thứ tự tăng dần Bµi 4

Tìm bảng học sinh có điểm trung bình mơn 10 Chú ý

Có thể chọn xoá nhiều ghi cïng lóc

 Trong chế độ trang liệu, Access tự động lu thay đổi ghi ngời dùng không cần phải dùng lệnh Save Trong làm việc, biểu t-ợng hình bút chì ( ) chỉ ta thực thay đổi ghi thay đổi cha đợc lu Khi chuyển sang ghi khác, biểu tợng chuyển thành hình tam giác ( ) cho biết thay đổi ghi đợc lu

Di chun b¶ng

 Có thể dùng chuột để chuyển tới ghi trờng

H×nh Thanh di chun

Mét sè c¸ch di chun kh¸c

 Nhấn phím Tab Shift+Tab để chuyển tới lùi lại trờng bảng

 Nhấn phím mũi tên để chuyển bảng

 Nhấn phím Home End để chuyển tới trờng đầu trờng cuối ghi

 Nhấn Ctrl+Home để chuyển đến ô đầu bảng, Ctrl+End để chuyển tới ô cuối bảng

Đ6 biểu mẫu

1 Khái niệm

Trong trớc, ta làm quen với việc thao tác trực tiếp với bảng trang liệu Ngoài cách nhập liệu trực tiếp, cịn cách khác thơng dụng hơn, sử dụng biểu mẫu

Biểu mẫu loại đối tợng CSDL Access đợc thiết kế để :

 Hiển thị liệu bảng dới dạng thuận tiện để xem, nhập sửa liệu

 Thùc hiƯn c¸c thao t¸c thông qua nút lệnh (do ngời thiết kế tạo ra)

Chó ý

Do cha häc vỊ mÉu hỏi nên biểu mẫu mà ta xét dựa bảng Tuy nhiên liệu nguồn cho biĨu mÉu cịng cã thĨ lµ mÉu hái

Trong chức hiển thị nhập liệu đợc sử dụng nhiều

Mét b¶ng hiĨn thị nhiều ghi lúc thành hàng cột, biểu mẫu thờng hiển thị ghi

H×nh Cưa sỉ CSDL QuanLi_HS víi trang biĨu mÉu

2 T¹o biĨu mÉu míi

Dới hai cách tạo biểu mẫu mới:

 Cách 1: Nháy đúp vào Create form in Design viewđể tự thiết kế biểu mẫu  Cách 2: Nháy đúp vào Create form by using wizardđể dùng thuật sĩ

Cũng kết hợp việc dùng thuật sĩ tự thiết kế để tạo biểu mẫu Dới xét cách làm

1. Nháy đúp Create form by using wizard; 2. Trong hộp thoiForm Wizard (h 36):

Chọn bảng (hoặc mẫu hỏi) từ ô Tables/Queries;

Chọn trờng đa vào mẫu hỏi từ ô Available Fiels;

Hình Tạo biểu mẫu dùng thuật sĩ

Trong c¸c bíc tiÕp theo, chän bè cơc biĨu mÉu (h 37), chẳng hạn dạng Cột (Columnar) chọn kiểu cho biểu mẫu, chẳng hạn kiểu Chuẩn (Standard) (h 38)

H×nh H×nh

H×nh H×nh

Chỉnh sửa biểu mẫu chế độ thiết kế

Ta chuyển sang chế độ thiết kế (h 41) để thay đổi hình thức biểu mẫu

Hình Tại ta thực hiện:

 Thay đổi nội dung tiêu đề;  Sử dụng phông chữ tiếng Việt;

Di chuyển vị trí trờng (thực trỏ có dạng bàn tay nh hình 41c),

a) b) c)

H×nh

Sau thay đổi, nháy nút để lu biểu mẫu

3 Các chế độ làm việc với biểu mẫu

Cũng nh với bảng, làm việc với biểu mẫu nhiều chế độ khác nhau: chế độ trang liệu, chế độ thiết kế, Chế độ trang liệu biểu mẫu cho phép thực thao tác cập nhật tìm kiếm thông tin giống nh với trang liệu bảng Việc cập nhật liệu biểu mẫu thực chất cập nhật liệu bảng liệu nguồn

Dới xét kĩ hai chế độ làm việc với biểu mẫu thờng dùng chế độ biểu mẫu chế độ thiết kế

Hình Biểu mẫu chế độ biểu mẫu Hình Biểu mẫu chế độ thiết kế

Chế độ biểu mẫu

Biểu mẫu chế độ thờng có giao diện thân thiện thờng đợc sử dụng để cập nhật liệu (h 43)

Để làm việc chế độ biểu mẫu, thực hiện:  Cách 1: Nháy đúp chuột lên tên biểu mẫu

 C¸ch 2: Chän biĨu mÉu råi nh¸y nót

Chế độ thiết kế

Trong chế độ thiết kế (h 44), ta thiết kế mới, xem hay sửa đổi thiết kế cũ biểu mẫu

Để làm việc chế độ thiết kế, thực hiện:  Cách 1: Chọn biểu mẫu nháy nút  Cách 2: Nháy nút chế độ biểu mẫu Một số thao tác thực chế độ thiết kế:  Thêm/bớt, thay đổi vị trí, kích thớc trờng liệu;  Định dạng phông chữ cho trờng liệu tiêu đề;

 Tạo nút lệnh (đóng biểu mẫu, chuyển đến ghi đầu, ghi cuối, ) để ngời dùng thao tác với liu thun tin hn

Câu hỏi tập

1. Hãy cho biết khác hai chế độ làm việc với biểu mẫu

2. H·y nêu thứ tự thao tác tạo biểu mẫu thuËt sÜ

3. Hãy nêu bớc tạo biểu mẫu để nhập sửa thông tin cho học sinh

Bµi tËp vµ thùc hµnh 4

Tạo Biểu mẫu ĐƠN GIảN

1 Mc ớch, yờu cầu

 Tạo biểu mẫu; Chỉnh sửa biểu mẫu chế độ thiết kế;  Nhập liệu cho bảng biểu mẫu;

 Cập nhật tìm kiếm thông tin chế độ trang liệu biểu mẫu

2 Néi dung

TiÕp tơc sư dơng CSDL bµi thùc hµnh Bµi

Híng dÉn:

- T¹o biĨu mÉu b»ng thuËt sÜ;

- Chỉnh sửa phông chữ tiếng Việt; di chuyển trờng liệu để có vị trí Bài 2

Sử dụng biểu mẫu vừa tạo để nhập thêm ghi cho bảng theo mẫu sau:

Bµi 3

H×nh

Tìm hiểu sử dụng lệnh tơng ứng bảng chọn Record (h 46) để :

Hình a) Sắp xếp tên theo thứ tự tăng dần b) Lọc học sinh nam đoàn viên

c) Hiển thị tất điểm trung bình bạn Mai

Đ7 Liên kết bảng

1 Khái niệm

Trong CSDL, bảng thờng có liên quan với Khi xây dựng CSDL, liên kết đợc tạo bảng cho phép tổng hợp liệu từ nhiều bảng

Để hiểu khái niệm liên kết, xét ví dụ sau ®©y

Một cơng ti chun bán dụng cụ văn phòng thờng xuyên nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Để thống kê phân tích đơn đặt hàng, xét hai cách lập CSDL:

C¸ch thø nhÊt: LËp CSDL gồm bảng gồm tất thông tin cần thiết chia thành trờng nh sau:

Tên trờng Mô tả Khoá chính

So_don S hiệu đơn đặt hàng Ma_khach_hang M khách hàngã

Ten_khach_hang Tên khách hàng Ma_mat_hang M mặt hàngÃ

So_luong Số lợng Ten_mat_hang Tên mặt hàng Dia_chi Địa khách hàng Ngay_giao_hang Ngày giao hàng Don_gia Đơn giá (VNĐ)

KHACH_HANG

Tên trờng Mô tả Khoá chính

Ma_khach_hang M khách hàngÃ

MAT_HANG

Tên trờng Mô tả Khoá chính

Ma_mat_hang M mặt hàngÃ

Ten_mat_hang Tên mặt hàng Don_gia Đơn giá (VNĐ)

HOA_DON

Tên trờng Mô tả Khoá chính

So_don Số hiệu đơn đặt hàng Ma_khach_hang M khách hngó

Ma_mat_hang M mặt hàngÃ

So_luong Số lợng

Ngay_giao_hang Ngày giao hàng

Khi phân tích việc lập CSDL theo hai cách trên, ta thấy so với cách thứ hai cách thứ có nhợc ®iĨm cÇn lu ý sau:

 D thừa liệu (ví dụ mã khách hàng, tên khách hàng, địa khách hàng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn giá lặp lại đơn hàng có số hiệu đơn khác nhau,…);

 Không bảo đảm quán liệu (ví dụ mã khách hàng, tên khách hàng địa khách hàng khách hàng đơn hàng khác nhập khác nhau,…)

Cách thứ hai khắc phục đợc nhợc điểm Tuy nhiên, để có đợc thơng tin tổng hợp (chẳng hạn liệt kê tên loại mặt hàng đợc đặt hàng số lần đợc đặt hàng) cần thơng tin từ ba bảng, nói cách khác cần có liên kết giữa các bảng

2 Kĩ thuật tạo liên kết bảng

Sau xây dựng xong hai hay nhiều bảng, ta mối liên kết bảng với Mục đích việc để Access biết phải kết nối bảng nh kết xuất thông tin

Các mối liên kết đợc thể cửa sổ Relationships, thao tác nh xem, tạo, sửa, xoá liên kết đợc thực cửa sổ Để mở cửa sổ chọn ToolsRelationships nháy nút lệnh (Relationships)

Ta tìm hiểu cách tạo liên kết qua ví dụ CSDL KINH_DOANH nêu mục Các bảng trờng bảng tơng ứng nh sau :

 KHACH_HANG:Ma_khach_hang, Ho_ten, Dia_chi  MAT_HANG: Ma_mat_hang, Ten_mat_hang, Don_gia

Bảng KHACH_HANG bảng HOA_DON có trờng Ma_khach_hang Ta dùng tr-ờng để xác lập liên kết hai bảng theo bớc sau đây:

1. Mở CSDL KINH_DOANH.MDB Nháy nút công cụ chọn

ToolsRelationships

2. Nháy nút phải chuột vµo vïng trèng cưa sỉ Relationships vµ chän

Show Table bảng chọn tắt Khi xuất hộp thoại Show Table

(h 47a)

a) b)

Hình Tạo mối liên kết bảng

3. Trong hộp thoại Show Table chọn bảng (HOA_DON, KHACH_HANG,

MAT_HANG) bng cỏch chn tên bảng nháy Add Cuối nháy Close để đóng cửa sổ Show Table

4. Ta thÊy c¸c bảng vừa chọn xuất cửa sổ Relationships (h 47b) Di

chuyển bảng cho hiển thị đợc hết chúng cửa sổ

5. Để thiết lập mối liên kết bảng KHACH_HANG víi b¶ng HOA_DON: kÐo

th¶ trêng Ma_khach_hang cđa b¶ng KHACH_HANG qua trờng Ma_khach_hang bảng HOA_DON Hộp thoại Edit RelationshipsxuÊt hiÖn (h 48)

6. Trong hộp thoại Edit Relationships, nháy OK Access tạo đờng nối

giữa hai bảng để thể mối liên kết

7. Tơng tự nh vậy, ta thiết lập liên kết bảng MAT_HANG bảng HOA_DON Cuối ta có sơ đồ liên kết nh hình 48

Hình Sơ đồ liên kết

8. Nháy nút để đóng cửa sổ Relationships Nháy Yes để lu lại liên kết

Bµi tËp vµ thùc hµnh 5

Liên kết bảng

1 Mc ớch, yờu cu

Tạo CSDL có nhiều bảng;

Rèn luyện kĩ tạo liên kết, sửa liên kết bảng

2 Nội dung

Bài 1

a) D÷ liƯu ngn cđa bảng KHACH_HANG

b) Dữ liệu nguồn bảng HOA_DON

c) Dữ liệu nguồn bảng MAT_HANG

Hình Bµi 2

Tạo liên kết cho bảng CSDL KINH_DOANH vừa tạo để có sơ đồ liên kết nh hình 48

Chó ý

Đ8 Truy vấn liệu

1 C¸c kh¸i niƯm

a) MÉu hái

Nh biết, CSDL chứa liệu phản ánh tồn thơng tin tập hợp đối tợng cần quản lí (điểm số học sinh, hố đơn bán hàng, sách th viện, ) Với toán này, thờng cần câu trả lời cho câu hỏi nh: Ai ngời có điểm trung bình cao lớp? Tổng số tiền bán đợc ngày bao nhiêu? Liệt kê sách tác giả Nếu câu hỏi liên quan tới bảng, thao tác tìm kiếm lọc tìm đợc câu trả lời Nhng với câu hỏi phức tạp, liên quan tới nhiều bảng cần sử dụng mẫu hỏi

Dïng mÉu hái dựa vào liên kết bảng, ta thống kê liệu, nhóm lựa chọn ghi nhiều bảng theo điều kiện cho trớc

Mẫu hỏi thờng đợc sử dụng để:  Sắp xếp ghi;

 Chọn ghi thoả mãn điều kiện cho trớc;  Chọn trờng để hiển thị;

 Thực tính tốn nh tính trung bình cộng, tính tổng, đếm ghi,…;  Tổng hợp hiển thị thông tin từ nhiều bảng

Tơng tự nh với bảng, có hai chế độ làm việc với mẫu hỏi, chế độ thiết kế chế độ trang liệu Kết thực mẫu hỏi đóng vai trị nh bảng tham gia vào việc tạo biểu mẫu, tạo mẫu hỏi khác tạo báo cáo

b) BiĨu thøc

Để thực tính tốn kiểm tra điều kiện, Access có cơng cụ để viết biểu thức, bao gồm toán hạng phép tốn

C¸c phÐp to¸n thêng dïng bao gåm:

+, , *, / (phÐp to¸n sè häc) <, >, <=, >=, =, <> (phÐp so sánh) AND, OR, NOT (phép toán lôgic)

Toán hạng biểu thức là:

Tên trờng (đóng vai trị biến) đợc ghi dấu ngoặc vng, ví dụ [GIOI_TINH] , [LUONG],

 H»ng sè, vÝ dô 0.1; 1000000,

 Hằng văn bản, đợc viết dấu nháy kép, ví dụ "NAM", "Nữ",  Hàm (SUM, AVG, MAX, MIN, COUNT, )

Biểu thức số học đợc sử dụng để mơ tả trờng tính tốn mẫu hỏi, mơ tả có cú pháp nh sau:

Trong tên trờng tên trờng ngời dùng đặt tên, khơng phải tr-ờng có sẵn bảng

VÝ dơ

MAT_DO: [SO_DAN]/[DIEN_TICH] TIEN_THUONG: [LUONG] * 0.1

Biểu thức lôgic đợc sử dụng trờng hợp sau:  Thiết lập lọc cho bảng

 Thiết lập điều kiện lọc để tạo mẫu hỏi Ví dụ

Trong CSDL quản lí học sinh, tìm học sinh đoàn viên, có điểm trung bình môn tin tõ trë lªn b»ng biĨu thøc läc:

[DoanVien] = AND [Tin] >= 7.0 c) Các hàm

Có thể tiến hành gộp nhóm ghi theo điều kiện thực phép tính nhóm Access cung cấp số hàm thống kê thông dụng áp dụng cho nhóm, gọi tắt hàm gộp nhóm, có:

SUM TÝnh tỉng;

AVG TÝnh gi¸ trị trung bình; MIN Tìm giá trị nhỏ nhất; MAX Tìm giá trị lớn nhất;

COUNT Đếm số giá trị khác trống (Null) Bốn hàm thực trờng kiểu số

2 Tạo mẫu hái

Để làm việc với mẫu hỏi, chọn Queriestrong bảng chọn đối tợng

Có thể tạo mẫu hỏi cách dùng thuật sĩ tự thiết kế Các bớc để tạo mẫu hỏi bao gồm:

 Chọn liệu nguồn(các bảng mẫu hỏi khác) cho mẫu hỏi;  Chọn trờng từ liệu nguồn để đa vào mẫu hỏi;

 Khai báo điều kiện để lọc ghi cần đa vào mẫu hỏi;  Chọn trờng dùng để xếp ghi mẫu hỏi;  Tạo trờng tính tốn từ trờng có;

Đặt điều kiện gộp nhóm Chú ý

Không thiết phải thực tất bớc nµy

Có hai chế độ thờng dùng để làm việc với mẫu hỏi: chế độ thiết kế chế độ trang liệu

H×nh Thanh c«ng thiÕt kÕ mÉu hái

Để thiết kế mẫu hỏi mới, thực hai cách sau:  Cách 1: Nháy đúp vào Create query by using wizard  Cách 2: Nháy đúp vào Create query in Design view

Hình Mẫu hỏi chế độ thiết kế

Để xem hay sửa đổi thiết kế mẫu hỏi, thực hiện:

1. Chän mÉu hái cần xem sửa

2. Nháy nút

Trên hình 52 cửa sổ mẫu hỏi chế độ thiết kế Cửa sổ gồm hai phần, phần (nguồn liệu) hiển thị cấu trúc bảng (và mẫu hỏi khác) có chứa trờng đợc chọn để dùng mẫu hỏi Phần dới lới QBE (Query By Example - mẫu hỏi theo ví dụ), nơi mô tả mẫu hỏi Mỗi cột thể trờng đợc sử dụng mẫu hỏi Dới ta xét nội dung hàng

 Field:Khai báo tên trờng đợc chọn Đó trờng có mặt mẫu hỏi trờng dùng để lọc, xếp, kiểm tra giá trị

 Table: Tên bảng chứa trờng tơng ứng  Sort: Xác định (các) trờng cần xếp

 Show: Xác định (các) trờng xuất mẫu hỏi

 Criteria: Mô tả điều kiện để chọn ghi đa vào mẫu hỏi Các điều kiện đợc viết dới dạng biểu thức lôgic

3 Ví dụ áp dụng

Khai thác CSDL "Quản lí học sinh", cần tạo mẫu hỏi cho biết danh sách học sinh có điểm trung bình tất môn từ trở lên:

Nhỏy đúp vào Create query in Design view  Chọn bảng HOC_SINH làm liệu nguồn

 Nháy đúp chuột vào trờng MaSo, HoDem, Ten, Toan, Li, Hoa, Van, Tin bảng HOC_SINH để đa vào mẫu hỏi

 Trong lới QBE, dòng Criteria, cột Toan, Li, Hoa, Van, Tin gõ: >=7.0  Nháy nút để thực mẫu hỏi xem kết (h 53)

Hình Ví dụ kết thực mẫu hỏi hình 52

Bài tập thực hành 6

mẫu hỏi bảng

1 Mục đích, yêu cầu

 Làm quen với mẫu hỏi kết xuất thông tin từ bảng;  Tạo đợc biểu thức điều kiện đơn giản;

 Làm quen với mẫu hỏi có sử dụng gộp nhóm; Biết sử dụng hàm gộp nhóm mức độ đơn giản

2 Néi dung

Bµi

Sư dơng CSDL QUANLI_HS, t¹o mÉu hái liệt kê thứ tự theo tổ, họ tên, ngày sinh bạn nam

Bài Mẫu hái cã gép nhãm

Trong CSDL QUANLI_HS tạo mẫu hỏi THONG_KE có sử dụng hàm gộp nhóm để so sánh trung bình điểm Tốn điểm Văn bạn nam bạn nữ

TiÕn hµnh theo c¸c bíc nh sau:

1. Trong trang mẫu hỏi, nháy đúp vào Create query in Design view

2. Cửa sổ mẫu hỏi ngầm định Query1: Select Query đợc mở hộp

 Nháy đúp HOC_SINH

 Nháy nút để đóng hộp thoại Show Table

3. Trªn cưa sỉ mÉu hái:

 Chọn trờng GT (để gộp nhóm bạn nam bạn nữ);

 Chọn trờng TOAN VAN (để tính giá trị cần đa vo mu hi)

4. Để gộp nhóm, nháy nút hc chän lƯnh ViewTotals

 Nháy mũi tên xuống cạnh phải ô thuộc hàng Total (h 54) cột TOAN, chọn Avg đổi tên trờng thành TBTOAN

 Nháy mũi tên xuống cạnh phải ô thuộc hàng Total (h 54) cột VAN, chọn Avg đổi tên trờng thành TBVAN

Hình Mẫu hỏi chế độ thiết kế

5. Nháy nút chọn lệnh Query Run để thc hin mu hi Kt qu

đ-ợc kết xuất trang liệu mẫu hỏi (h 55)

Hình Mẫu hỏi chế độ trang liệu

Bµi 3

Sư dơng CSDL QUANLI_HS, tạo mẫu hỏi KI_LUC_DIEM thống kê điểm cao tất bạn lớp môn (Toán, Lí, Hoá, Văn, Tin).

Chú ý

Nếu chọn trờng để đa vào mẫu hỏi ta định nhầm trờng loại khỏi mẫu hỏi xây dựng cách chọn trờng nhấn phím Delete Thứ tự trờng mẫu hỏi đợc thay đổi cách chọn trờng cần di chuyển kéo thả đến vị trớ mi

Câu hỏi tập 1. Mẫu hỏi gì? Nêu ứng dụng mẫu hỏi

2. Liệt kê bớc cần thực t¹o mÉu hái

3. Cho mét vÝ dơ biĨu thức Access

4. Bộ lọc bảng khác ®iỊu kiƯn chän mÉu hái nh thÕ nµo?

5. Nêu ví dụ thể cần thiết trờng tính toán

Bài tập thực hành 7

Mẫu hỏi nhiều bảng

1 Mục đích, u cầu

 T¹o mÉu hái kết xuất thông tin từ nhiều bảng; Củng cố rèn luyện kĩ tạo mẫu hỏi

2 Nội dung

Sử dụng CSDL KINH_DOANH từ thực hành trớc Bài 1

Sử dụng hai bảng HOA_DON vµ MAT_HANG, dïng hµm Count lËp mÉu hái liƯt kª

các loại mặt hàng (theo tên mặt hàng) đợc đặt hàng số lần đợc đặt Bài 2

Sử dụng hai bảng HOA_DON MAT_HANG, dùng hàm Avg, Max, Min để thống kê số lợng trung bình, cao nhất, thấp đơn đặt hng theo

Đ9 Báo cáo kÕt xt b¸o c¸o

1 Kh¸i niƯm b¸o c¸o

Trong học trớc, ta biết cách định dạng in bảng Có thể định dạng để mẫu hỏi biểu mẫu tơng tự bảng Tuy nhiên, báo cáo hình thức thích hợp cần tổng hợp trình bày liệu theo khn dng

Ví dụ, từ bảng HOC_SINH, giáo viên tạo bảng thống kê điểm môn Toán theo tổ nh hình 56

Hình Một mẫu báo cáo thèng kª

Báo cáo thờng đợc sử dụng để:

 Thể đợc so sánh tổng hợp thơng tin từ nhóm liệu;  Trình bày nội dung văn theo mẫu quy định

Để tạo báo cáo, cần trả lời câu hỏi sau:  Báo cáo đợc tạo để kết xuất thơng tin gì?

H×nh Trang b¸o c¸o cưa sỉ CSDL

Để làm việc với báo cáo, chọnReportstrong bảng chọn đối tợng (h 57) Để tạo nhanh báo cáo, thờng thực hiện:

1. Dùng thuật sĩ tạo báo cáo;

2. Sửa đổi thiết kế báo cáo đợc tạo bớc 2 Dùng thuật sĩ để tạo báo cáo

Ta tạo báo cáo đơn giản từ bảng HOC_SINH lấy thông tin từ ba trờng: Ten (tên HS), To (tổ), Tốn (điểm Tốn) gộp nhóm theo tổ để tính điểm trung bình mơn Tốn

1. Trong trang báo cáo nháy đúp vào Create report using wizard

2. Trong hép tho¹i Report Wizard (h 58), chọn thông tin đa vào báo cáo:

Chọn bảng mẫu hỏitrong mụcTables/Queries;

Chọn lần lợt trờng cần thiết từ ô Available Fields sang ô Selected Fields;

H×nh ThuËt sÜ tạo báo cáo

3. Chn trng gp nhúm báo cáo: ví dụ nháy đúp

vào trờng To để nhóm theo tổ; Nháy Next (h 59)

Hình Chọn trờng để gộp nhóm

4. Chỉ (các) trờng để thứ tự ghi yêu cầu thống kê

Sắp xếp Tentheo bảng chữ (h 60)

Hình Chọn cách xếp b¶n ghi

 Để tính trung bình điểm tốn theo tổ, nháy chuột vào Summary Options… (h 60) đánh dấu vào Avg tơng ứng với trờng Toan (h 61) Nháy OK để quay lại hình trớc nhỏy Next

Hình Chọn cách tổng hợp liệu

Nháy vào muốn thay

5. Trong c¸c bíc tiÕp theo (h 62) chọn cách bố trí ghi trờng

trên báo cáo nh kiểu trình bày biểu mẫu (có thể chấp nhận ngầm định)

Hình Nháy Next để tiếp tục

H×nh Bíc ci việc tạo báo cáo thuật sĩ

6. Trong hình cuối thuật sĩ báo cáo (h 63):

Đặt tên cho báo cáo;

 Chọn hai tuỳ chọn Preview the report (xem báo cáo), Modify the report's design(sửa đổi thiết kế báo cáo)

Khi chế độ thiết kế nháy nút để xem kết báo cáo

Chó ý

Báo cáo tạo thuật sĩ nói chung cha đạt yêu cầu hình thức Để báo cáo đợc đẹp, cân đối hiển thị tiếng Việt cần chỉnh sửa thờm ch thit k

Câu hỏi tập 1. HÃy nêu u điểm báo cáo

2. Với CSDL quản lí học sinh, trớc tạo báo cáo thống kê học sinh có điểm trung bình môn Tin học từ 8,5 trở lên theo tổ, em hÃy nêu câu hỏi câu trả lời tơng ứng

3. Tại nên kiểm tra lại báo cáo trớc in?

Bài tập thực hành 8

TạO Báo cáo

1 Mục đích, u cầu

 Cđng cè nh÷ng kiÕn thức cách tạo báo cáo;

Bit thc kĩ để tạo báo cáo đơn giản thuật sĩ

2 Néi dung

Bµi 1

Từ bảng HOC_SINH CSDL QUANLI_HS, tạo báo cáo để in danh sách học sinh gồm họ tên, ng y sinh, địa Hãy nhóm theo giớà i tính (nam, nữ) tính số học sinh nam, số học sinh nữ (sử dụng hàm Count)

Bµi 2

Bµi tËp vµ thùc hµnh 9

Bµi thùc hµnh tỉng hỵp

1 Mục đích, u cầu

Cđng cè kĩ sử dụng Access

2 Néi dung

Bµi 1

a) Tạo CSDL mới, đặt tên HOC_TAP

b) Tạo bảng liệu CSDL HOC_TAP với cấu trúc đợc mô tả bảng sau, đặt khố cho bảng, mơ tả tính chất cho trờng bảng:

Tên bảng Tên trờng Khoá chính Kiểu liệu

BANG_DIEM ID Ma_hoc_sinh Ma_mon_hoc Ngay_kiem_tra Diem_so AutoNumber Text Text Date/Time Number HOC_SINH Ma_hoc_sinh Ho_dem Ten Text Text Text MON_HOC Ma_mon_hoc Ten_mon_hoc Text Text Bài 2

Thiết lập mối liên kết:

Bài

 Tạo biểu mẫu để nhập liệu cho bng BANG_DIEM

Nhập liệu cho ba bảng (dùng hai cách: trực tiếp trang liệu dùng biểu mẫu vừa tạo)

Bài

Thiết kế số mẫu hỏi để đáp ứng yêu cầu sau:

a) Hiển thị họ tên học sinh (ví dụ "Trần Lan Anh") với điểm trung bình học sinh

b) Danh sách học sinh gồm họ tên, điểm môn Toán ngày (ví dụ ngày 12/12/2007)

c) Danh sách học sinh gồm họ tên, điểm môn Toán xếp theo ngày kiểm tra

Bµi

Bài đọc thêm 2

Sửa thiết kế in báo cáo

1 Sưa thiÕt kÕ b¸o c¸o

Trong chế độ thiết kế sửa báo cáo cho dễ nhìn, đẹp theo mẫu Trên hình 64 cơng cụ thiết kế báo cáo (Report Design)

H×nh Thanh công cụ thiết kế báo cáo

Vi báo cáo tạo thuật sĩ, ta sửa chi tiết sau:

 Dùng tiếng Việt cho tiêu đề

 Chọn định dạng số thập phân với hai chữ số sau dấu phẩy cho điểm trung bình Trình tự thực công việc nh sau:

1. Hiển thị báo cáo chế độ thiết kế (h 65)

Hình Báo cáo chế độ thiết kế

2. Đặt phông tiếng Việt:

Chn i tng cn đổi phơng

H×nh Hép thoại tính chất của nhÃn Hình Hộp thoại tính chất củahộp văn bản

Trong trang Format, nháy chuột vào ô dòng Font Name

Nhỏy nỳt để mở danh sách tên phông;

 Chän mét ph«ng tiÕng ViƯt

Đối tợng nhãn (label), nháy đúp lên đối tợng gõ tiếng Việt, ví dụ gừ "H v tờn" thay cho "HoTen"

3. Định dạng số thập phân:

Chn trng cn nh dạng, ví dụ Diem;

 Më hép tho¹i tÝnh chất hộp văn (h.67)

Trong trang Format, chọn Fixed dòng Format 2 dòng Decimal Places để hiển thị số dạng 0.00

2 In b¸o c¸o

Trớc in báo cáo, mở hộp thoại Page Setup (h 68) lu ý: 1. Chọn kích thớc trang giấy hớng giấy cho phù hợp; 2. Thiết đặt lại tham số in;

3. Có thể chọn trang Columnsđể thiết đặt định dạng cột