Bài giảng nhập môn kỹ thuật chương 8 kỹ năng giao tiếp trong kỹ thuật

Nhập môn kỹ thuật1 Chương KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KỸ THUẬT Nhập môn kỹ thuật2 MỤC ĐÍCH • Cung cấp cho sinh viên hiểu biết kỹ giao tiếp cần thiết người kỹ sư kỹ thuật • Giúp cho sinh viên có khả hồn thiện ứng CHAPTER dụng kỹ giao Communication tiếp kỹ nói, viết Engineering báo cáo, thuyết trình vấn đề kỹ thuật trình thực đồ án mơn học • Hồn thiện kỹ giao tiếp nghề nghiệp giúp cho sinh viên tự tin công việc sống NỘI DUNG 8.1 Giới thiệu chung giao tiếp kỹ thuật 8.2 Kỹ nói thuyết trình 8.3 Kỹ viết 8.4 Kỹ nghe 8.5 Một số kỹ giao tiếp khác "Communication - the human connection is the key to personal and career success.“ Giao tiếp – kết nối người – chìa khóa dẫn đến thành công nghề nghiệp thân (Paul J Meyer) 8.1 Giới thiệu chung giao tiếp kỹ thuật 8.1.1 Khái niệm giao tiếp – Giao tiếp gì? “Giao tiếp hoạt động trình diễn đạt ý tưởng cảm xúc chia sẻ thông tin kiến thức với người” (Oxford Advanced Learners Dictionary) - Giao tiếp trình tác động qua lại người với người nhằm mục tiêu trao đổi ý tưởng, tình cảm, vốn kinh nghiệm, kỹ kinh nghiệm nghề nghiệp Giao tiếp chuỗi kinh nghiệm hành động: Nghe Ngửi Nhìn Nếm Chạm 8.1.2 Kỹ giao tiếp gì? - Kỹ giao tiếp khả sử dụng thông tin ngôn ngữ diễn tả (thể hiện) - Kỹ giao tiếp hiệu yếu tố quan trọng sống nghề nghiệp bạn  Thành công bạn nơi làm việc đa dạng tồn cầu địi hỏi bạn phải có kỹ giao tiếp tuyệt vời! 8.1.3 Vai trò ý nghĩa giao tiếp Tại giao tiếp quan trọng kỹ sư? Là sinh viên kỹ thuật, bạn cần phải hoàn thiện kỹ giao tiếp văn lời nói  Là sinh viên kỹ thuật sau kỹ sư, bạn cần phải biết làm để trình bày suy nghĩ bạn  Trình bày khái niệm cho sản phẩm hay dịch vụ  Trình bày phân tích kỹ thuật vấn đề giải pháp nó, kết bạn từ công việc thực nghiệm  Tại giao tiếp quan trọng kỹ sư (2) o o Bạn cần phải biết làm để truyền đạt ý tưởng thiết kế vẽ kỹ thuật mơ hình kỹ thuật hỗ trợ máy tính Hầu hết kỹ sư yêu cầu để viết báo cáo kỹ thuật 10 8.5.1 Kỹ đặt câu hỏi (tt) * Câu hỏi mở Bắt đầu với: Ai? Cái gì? Khi nào? Ở đâu? Như nào? Tại sao? - Sử dụng: Để có thơng tin phản hồi cụ thể Khuyến khích học viên suy nghĩ Thảo luận hiệu có chi tiết Tốt cho việc phân tích tình hình vấn đề - Rủi do: Khó trả lời Gây hiểu lầm với câu hỏi TẠI SAO? Nếu khơng hỗ trợ cách trả lời tính hữu ích bị giảm sút 8.5.1 Kỹ đặt câu hỏi (tt) * Câu hỏi xác định Hỏi để xác định thông tin thực tế - Sử dụng: Để xác định rõ thật chưa rõ ràng Tránh ý tưởng chung chung Làm giá trị bước thảo luận - Rủi do: Chỉ số người biết rõ thật nên độc quyền thảo luận 8.5.1 Kỹ đặt câu hỏi (tt) * Câu hỏi định hướng lại Người hỗ trợ đưa để đưa HV trở quỹ đạo nhóm - Sử dụng: Đảm bảo câu trả lời luôn trách nhiệm học viên Tạo thảo luận sôi - Rủi do: Có thể gây ấn tượng người hỗ trợ khơng có nhiều kiến thức Có thể hiểu chiến thuật lẩn tránh 8.5.2 Kỹ giao dịch thư tín Một số quy tắc cần tuân theo viết thư - Ý tứ phải rõ ràng, làm cho người nhận hiểu thơng tin giải công việc với thông tin - Thư nên thẳng vào vấn đề, nêu bật nét vấn đề định thảo luận, nêu vấn đề cần trả lời cần hành động nhanh chóng đáp ứng điều yêu cầu mong đợi - Thư viết phải đúng, xác việc chi tiết ngày, hội họp, giao hàng theo đơn đặt hàng, bảng giá Phải kiểm tra thật kỹ điểm trước phát hành 8.5.2 Kỹ giao dịch thư tín (tt) - Thư viết phải hồn chỉnh, có nghĩa phải có đầy đủ điều kiện cần thiết - Các ý thư phải quán với - Thư viết phải lịch sự, nhã nhặn hoạt động kinh doanh đem lại lợi nhuận cho bên tham gia - Thư viết phải thận trọng, không viết điều mà thân không chắn 8.5.2 Kỹ giao dịch thư tín (tt) Một số điểm cần lưu ý khác: - Xác định cho nội dung cần viết xếp đầu điểm cần viết theo mối liên hệ tốt - Viết cách tự nhiên viết với giọng văn phù hợp với hoàn cảnh - Dùng từ ngữ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc - Lập đề cương muốn viết thư dài 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email * Tại kỹ giao tiếp qua email lại quan trọng? - Trong thời buổi @ - khơng có thời gian điều kiện để gặp mặt tất người mà cần gặp - email phương tiện trao đổi chủ yếu - Chúng ta sử dụng email nhiều sống cơng việc lẫn sống riêng - viết email cách hiệu điều quan trọng - Hơn 50% người gặp người tiếp xúc qua email, email cịn đóng vai trị định "ấn tượng đầu tiên" 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email Những lưu ý địa email: nên có địa email ngắn gọn - dễ nhớ theo cú pháp [vd (tên).(họ) hay ] liên quan đến công việc làm tốt  Tiêu đề cần bao quát nội dung email: - Cần phải đặt tiêu đề Thông thường, lãnh đạo phải nhận nhiều email nên việc để tiêu đề rõ ràng, bao quát giúp phân lọai trả lời email nhanh công việc nhờ tiến hành nhanh 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email Nên soạn thảo email ngắn tốt Tập trung vào chủ đề cần truyền đạt, nêu điểm mấu chốt  Đặc biệt ý lỗi tả hình thức email thể tính chuyên nghiệp xếp khoa học bạn - Nên mở chế độ kiểm tra lỗi tả tự động máy tính tự kiểm tra lại trước gửi Một email nhiều lỗi tả hình thức khơng rõ ràng thể thiếu tôn trọng người nhận 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email Nên viết câu ngắn đọan nên để khỏang cách để người xem khơng bị rối, in đậm chủ đề cho nội dung  Sử dụng file đính kèm ghi cách khoa học Tên file đính kèm phải rõ ràng, bố trí theo trình tự thời gian nội dung công việc  Cần kiểm tra để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác khách hàng  Với file đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt dấu 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email Một điều tối kị cần tránh thường làm người nhận mail bực tồn nội dung email viết chữ in hoa Đồng thời, màu sắc kiểu chữ in nghiêng in đậm cần xếp cho thống  Hãy xem việc soạn thảo email công vụ viết luận văn nên bạn không dùng cụm từ viết tắt 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email Trả lời mail cành nhanh tốt Cố gắng phúc đáp tất email cơng vụ vịng 24 Điều vừa thể tính chuyên nghiệp vừa thể lịch thiệp, tôn trọng người khác  Trong email giao dịch cần sử dụng chữ kí cá nhân bạn nên bao gồm tên, chức danh, địa phone cuối mail 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email Hạn chế việc lạm dụng sử dụng từ quan trọng khẩn cấp tiêu đề email, để dành sử dụng cho mail quan trọng đặc biệt  Để đối phó với thư rác, cách tốt bạn tống vào ngăn thư rác, bấm nút delete sử dụng phần mềm ngăn chặn thư linh tinh 8.5.3 Kỹ giao tiếp qua email  Hãy copy, gửi chuyển tiếp thư bạn cho người có liên quan, từ sếp đến trợ lý đồng nghiệp có liên quan Việc bạn c/c email giúp người có liên quan theo dõi công việc chung, kiểm tra lẫn cách dễ dàng Bên cạnh đó, người quản lý dõi theo tiến độ cơng việc hệ thống Tài liệu tham khảo • Oakes, Leone, Gunn, “Engineering Your Future, A Comprehensive Approach”, 5th Edition, Great Lake Press, 2006 • Ho, Nhut "Course ME101 - Introduction to Mechanical Engineering." Department of Mechanical Engineering, California State University, Northridge, USA Course URL: www.csun.edu/~me101 • http://www.monash.edu.au/lls/llonline/writing/engineerin g/index.xml • http://writing.colostate.edu/guides/documents/cetrpt/index.cfm 108 .. .Chương KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG KỸ THUẬT Nhập mơn kỹ thuật2 MỤC ĐÍCH • Cung cấp cho sinh viên hiểu biết kỹ giao tiếp cần thiết người kỹ sư kỹ thuật • Giúp cho sinh viên... có kỹ giao tiếp tuyệt vời! 8. 1.3 Vai trò ý nghĩa giao tiếp Tại giao tiếp quan trọng kỹ sư? Là sinh viên kỹ thuật, bạn cần phải hoàn thiện kỹ giao tiếp văn lời nói  Là sinh viên kỹ thuật sau kỹ. .. cho sinh viên tự tin công việc sống NỘI DUNG 8. 1 Giới thiệu chung giao tiếp kỹ thuật 8. 2 Kỹ nói thuyết trình 8. 3 Kỹ viết 8. 4 Kỹ nghe 8. 5 Một số kỹ giao tiếp khác "Communication - the human connection