[r]
(1)Chương :THU THẬP THÔNG TIN VÀ PHÂN TÍCH NHU CẦU 1 Mục tiêu:
- Thực hiểu hết trạng nhu cầu hệ thống tương lai - Thu thập thông tin thu thập nhu cầu từ:
o Tài liệu, báo cáo mẫu, qui định nội bộ, biên bản, trang web o Con người: vấn, bảng câu hỏi, quan sát,…
- Hệ thống cần phân tích u cầu có nhiều người liên quanỈ cần có chiến lược chọn mẫu:
o Mẫu ngẫu nhiên: đơn giản, phù hợp với hệ thống thơng tin o Mẫu nhóm
o Mẫu theo nhóm (phân nhóm chọn mẫu nhóm – theo hàng
ngang)
2 Kỹ thuật phân tích tài liệu 2.1 Phân tích luồng cơng việc:
- Biểu mẫu trống giữ? Có ởđâu? - Biểu mẫu điền
- Ai sử dụng biểu mẫu điền - Biểu mẫu điền xong lưu giữở đâu?
Ỉ Vẽ luồng cơng việc có liên quan đến tài liệu
Khi phân tích biểu mẫu, biểu mẫu có mục bổ sung thêm có mục thừa, khơng sử dụng cần lưu ý xây dựng hệ thống tương lai
2.2 Mơ hình hố luồng cơng việc:
Mơ hình hố lại luồng cơng việc tìm hiểu để thấy rõ hơn, xem hợp lý hay chưa, có cịn cần tìm hiểu thêm Dùng mơ hình để kiểm nghiệm lại đơn vị xem hiểu chưa
3 Các kỹ thuật thu thập thông tin từ nguồn người 3.1 Phỏng vấn
- Chuẩn bị vấn - Thực vấn - Theo dõi sau vấn
3.1.1 Chuẩn bị vấn
o Đọc trước tài liệu liên quan
o Xác định mục tiêu vấn
o Chọn người vấn (chiến lược chọn mẫu)
Giảng: PGS TS Đồng Thị Bích Thủy 1/4
(2)o Thiết kế câu hỏi, hệ thống hoá câu hỏi:
Câu hỏi đóng: câu hỏi yêu cầu thơng tin rõ ràng, ví dụ: “Doanh thu tháng khoảng bao nhiêu?”, “Mỗi ngày cần xử lý chứng từ?” Các câu hỏi đóng cung cấp nhiều thơng tin, khó thiết kế địi hỏi chun gia HTTT có nhiều kinh nghiệm
Câu hỏi mở: Ví dụ “Anh thấy hệ thống gặp phải vấn
đề gì?” Câu hỏi mở thường dễ hỏi tạo thoải mái thân thiện cho người trả lời, nhiên người vấn phải có đủ lĩnh đủ kinh nghiệm để kiểm soát vấn, tránh sa đà vào thông tin không cần thiết
Câu hỏi chung chung: cần hạn chế dễ tạo cho người vấn cảm giác khó chịu (ví dụ: “Tại sao…”, “Thử cho ví dụ…” ), đồng thời, câu hỏi loại khơng cung cấp thơng tin rõ ràng
o Các chuẩn bị cuối cùng:
Thoả thuận thời gian, thời lượng vấn
Báo trước cho người vấn mục tiêu vấn để họ
chuẩn bị
3.1.2 Thực vấn
o Luôn bám sát chuẩn bị để làm chủ vấn:
o Không biến vấn thành hỏi cung, phải tạo khơng khí thoải
mái, có thái độ phù hợp (biết lắng nghe)
o Biết cách ngắt tóm tắt lại nội dung quan trọng để kiểm nghiệm lại o Quan sát biểu người vấn
3.1.3 Sau vấn
Làm báo cáo vấn sau kết thúc vấn Thường theo mẫu:
Báo cáo vấn - Biên duyệt
- Người thực
- Những người vấn - Ngày vấn
- Mục tiêu
- Tóm tắt nội dung - Vấn đề mở
- Nội dung chi tiết
3.2 JAD (Joint Appliction Design)
Giảng: PGS TS Đồng Thị Bích Thủy 2/4
(3)- Do IBM đề nghị
- Làm việc tập thể, từ 8-12 người, bao gồm chuyên viên HTTT, người sử
dụng tương lai tham gia nhiều vào HTTT người có quyền yêu cầu định chức HTTT Quá trình làm việc tổ chức thành phiên làm việc, phiên có:
o Trưởng nhóm: thường khơng phải chun viên HTTT, người
cố định xoay vòng sau phiên làm việc Trưởng nhóm đóng vai trị MC cho phiên làm việc, nêu mục tiêu phiên làm việc, ghi nhận, hệ
thống hố q trình thảo luận giữ cho buổi thảo luận không chệch mục tiêu (Trong phiên làm việc người có quyền ngang nhau)
o Hai quan sát viên nhóm: quan sát tóm tắt lại phiên làm việc Do
quan sát viên khơng tham gia vào nhóm nên dễ quan sát nhận xét khách quan
3.3 Bảng câu hỏi
- Chọn mẫu người trả lời bảng câu hỏi - Thiết kế bảng câu hỏi
- Tổng hợp phân tích câu trả lời
- Thơng báo kết phân tích cho người tham gia trả lời
Trong đó, phần thiết kế bảng câu hỏi quan trọng nhất, cần lưu ý nguyên tắc sau:
1) Bắt đầu câu hỏi quan trọng, có nội dung hấp dẫn 2) Tránh câu hỏi mang ý “hăm dọa”
3) Gom nhóm câu hỏi có chủđề cách logic
4) Đừng trình bày nhiều trang: trang chứa chủ đề, tránh để
người trả lời phải lật qua lật lại; tránh để trang nhiều câu hỏi, làm người trả lời cảm thấy mệt
5) Tránh câu hỏi mang tính gợi ý
6) Tránh viết tắt, tránh dùng cụm từ/ câu hỏi không rõ nghĩa 7) Thường không yêu cầu người trả lời ghi họ tên
8) Ghi rõ mục đích bảng câu hỏi
3.4 Quan sát
- Sau vấn dùng bảng câu hỏi để nắm thông tin
nghiệp vụ, việc quan sát trực tiếp người thực cơng việc giúp ta kiểm tra lại, đồng thời nắm tình huống, chi tiết đặc biệt mà người quản lý khơng nhớ không nắm hết
- Quan sát phải kín đảm bảo khách quan
- Có thể quan sát định kỳ nhiều lần, thay đổi thời điểm quan sát Các lần quan sát phải có mục đích rõ ràng
Giảng: PGS TS Đồng Thị Bích Thủy 3/4
(4)3.5 Một số tiêu chí để chọn kỹ thuật phù hợp
Phỏng
vấn
JAD Bảng câu hỏi
Quan sát Phân tích tài liệu có sẵn 1) Loại thơng tin Hiện có
và có Hisắp có ện có Hiện có Hiện có Hiện có 2) Độ sâu
thơng tin
Lớn Lớn Vừa Thấp Thấp 3) Bề rộng
thơng tin Thấp Vừa Lớn Thấp Lớn 4) Tính tích hợp
của thơng tin
Thấp Lớn Thấp Thấp Thấp 5) Có liên quan
đến NSD
Vừa Cao Thấp Thấp Thấp 6) Chi phí Vừa Cao Thấp Thấp Thấp Ngồi có kỹ thuật phối hợp
4 Thể yêu cầu chức thơng qua sơđồ tình khai thác HTTT (use case diagram)
Tình khai thác HTTT tài liệu mô tả chuỗi việc tác nhân thực qui trình nghiệp vụ
Ví dụ:
Tên tình khai thác (use case) Đăng ký tín
Tác nhân Sinh viên
Mục tiêu Ghi nhận đăng ký tín sinh viên đầu học kỳ
Tác nhân khác Nhân viên phận đăng ký Tiền điều kiện Đăng nhập vào HTTT Hậu điều kiện Đăng ký ghi nhận Loại bảng mơ tả tình khai
thác Tóm tắt / Đầy đủ/ Chi tiết Các loại bảng mơ tả tình khai thác:
o Tóm tắt: với thơng tin bảng o Đầy đủ: Mô tả luồng kiện
o Chi tiết: Đi vào mô tả chi tiết luồng kiện tình khai
thác, thường khơng dùng mức phân tích
Giảng: PGS TS Đồng Thị Bích Thủy 4/4