chuong4qlchiphi xuanhiens weblog

 Giá trị theo kế hoạch (Planned Value - PV): ngân sách dự trù cho tổng chi phí sẽ chi tiêu cho một công việc trong suốt thời gian được xác định trước..  Kế hoạch hoàn thành.[r]

1 Tổng quan quản lý chi phí Qui trình quản lý chi phí

3 Lập kế hoạch ước lượng chi phí

4 Các phương pháp phân tích tài cho dự án Kiểm soát điều chỉnh chi phí

Quản lý chi phí dự án quá trình ước tính, phân bổ kiểm sốt

chi phí trong dự án Giúp dự đoán các chi phí tới để giảm nguy vượt ngân sách

Chi phí dự kiến tính giai đoạn lập kế hoạch dự án

và phải phê duyệt trước bắt đầu dự án

Khi kế hoạch dự án thực hiện, các chi phí ghi lại

theo dõi để đảm bảo chi phí nằm kế hoạch

Khi dự án hồn thành, chi phí dự đốn so sánh với chi phí

Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên (Resource Planning): xác

định nguồn tài nguyên cần thiết để thực dự án

Ước lượng chi phí (Cost Estimating): ước tính chi phí các

nguồn tài nguyên để hoàn tất dự án

Dự tốn chi phí (Determine Budget): phân bổ tồn chi phí

ước tính vào hạng mục cơng việc thực

Điều chỉnh chi phí (Cost control): điều chỉnh thay đổi Chi phí dự

Hoạch định nguồn lực: xác định tài nguyên vật lý (con

người, thiết bị, vật liệu) số lượng sử dụng để thực các hoạt động dự án

Các tài liệu đầu vào:

Bảng cấu trúc phân rã công việc (WBS)

Thông tin lịch sử dự án trước tương tự Phát biểu phạm vi dự án

Lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên của dự án phụ thuộc vào

bản chất dự án

Một số câu hỏi cần giải quyết lập kế hoạch nguồn tài nguyên cho dự án:

Các khó khăn gặp thực các công việc cụ thể dự án? Có phạm vi định ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên?

Tổ chức thực công việc tương tự dự án?

Ước lượng chi phí: tính toán xấp xỉ chi phí các nguồn

lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự án

Các phương pháp ước tính chi phí:

Tương tự hay Trên - xuống (top-down) Dưới lên (Bottom-up)

Dùng tham số

Phương pháp Tương tự hay Trên - xuống (top-down) sử dụng

chi phí thực tế các dự án tương tự trước đó, làm tảng ước tính cho dự án

Kỹ thuật Top down ước tính cho tồn dự án, sau chia thành tỉ lệ phần trăm tổng số giai đoạn hay công việc dự án

Do ước lượng từ xuống, cần thông tin lịch sử, nên kỹ thuật không thể áp dụng cho dự án chưa thực trước

Phương pháp từ lên (Bottom-up): ước tính riêng

cộng việc sau tính tổng

Mất nhiều thời gian xác.

Yêu cầu người thực phải biết rõ công việc tiến hành thế nào, trung thực xác

Dùng thơng số: áp dụng phương pháp toán học để ước tính chi phí Mơ hình COCOMO (Constructive Cost Model) Mơ hình thơng dụng

Phương pháp dùng tham số: sử dụng các đặc điểm riêng biệt

trong dự án, áp dụng phương thức toán học để ước tính chi phí

Dùng cho các dự án lớn, có sẵn liệu lịch sử.

Thông tin lịch sử đơn vị cơng việc dùng làm sở tính toán

Mơ hình toán học xây dựng gọi cơng thức theo tham số trình bày mối quan hệ các cơng việc Mơ hình COCOMO (Constructive Cost Model) mơ hình thơng dụng

Phương pháp ước lượng điểm (Three-Point): Dựa kỹ

thuật đánh giá PERT sử dụng ba ước tính để xác định chi phí gần cho các hoạt động

Kỳ vọng (CM): Chi phí hoạt động dựa đánh giá nỗ lực thực tế các công việc cần thiết

Lạc quan (CO) Chi phí hoạt động dựa phân tích các kịch tốt cho hoạt động

Bi quan (CP) Chi phí hoạt động dựa phân tích các kịch với các trường hợp xấu cho các hoạt động

Phương pháp ước lượng điểm (Three-Point):

Trong đó:

o = optimistic estimate (ước tính lạc quan) p = pessimistic estimate (ước tính bi quan)

m = most likely estimate (ước tính có khả nhất)

Cơng thức PERT ước tính chi phí hoạt động (CE)

Ví dụ: Để thực cơng việc A, người quản lý ước tính khả lạc quan (O) 400$, trường hợp xấu (M) cần 450 $ trường hợp kỳ vọng (P) cần 550 $

Ước tính theo PERT

CE=(400 + * 450 + 550) / = 460 $

Xác định ngân sách là quá trình tổng hợp các dự toán chi phí

của các hoạt động riêng biệt các gói cơng việc để thiết lập đường chi phí bản(Cost Baseline) được phê chuẩn.

Cost Performance Baseline: sử dụng để giám sát kiểm soát hiệu suất chi phí tổng thể dự án

Cost baseline hay Budget at Completion – BAC: là chi phí nhóm dự án hoạch định

Project budget tổng chi phí thực tế thực dự án

Xác định ngân sách

Ví dụ: dự tính dự án A làm hết 100 triệu => BAC = 100 tr Nhưng thực dự án tốn 120 tr Project budget = 120 tr

Kiểm sốt chi phí dự án bao gồm hoạt động:

Theo dõi ảnh hưởng các yếu tố tạo sự thay đổi đường cost Baseline Đảm bảo tất các yêu cầu thay đổi thực kịp thời. Quản lý các thay đổi thực tế chúng xảy ra.

Đảm bảo chi phí khơng vượt quá ngân sách phê chuẩn Giám sát hiệu chi phí, giám sát hiệu suất làm việc.

Ngăn chặn thay đổi không chấp thuận.

Thông báo cho các bên liên quan, tất các thay đổi ảnh hưởng đến chi phí

Quản lý giá trị đạt (Earned value management -EVM): đo

mức độ dự án thực so với kế hoạch

EVM là kỹ thuật đo khả thực dự án thơng qua tích

hợp các liệu phạm vi, thời gian chi phí

Dựa EVM, xác định đường chi phí sở (Cost Base line), xác định cách tốt mà dự án đạt mục tiêu

Project budget = BAC + dự phòng quản lý

Cách tính ngân sách

Xác định ngân sách thời điểm hoàn thành (Budget at completion

-BAC), nhân với % kế hoạch hoàn thành

Giá trị theo kế hoạch (Planned Value - PV): ngân sách dự trù cho tổng chi phí chi tiêu cho công việc suốt thời gian xác định trước

Kế hoạch hoàn thành

2.5 phương pháp kiểm sốt chi phí (Control Cost)

Ví dụ: Nếu giá trị thời điểm hoàn thành (BAC) $200.000, % kế hoạch toàn 30%, giá trị theo kế hoạch (Planed

value -PV) là:

PV= $ 200.000 x 30% = $ 60.000

Giá trị đạt (Earned Value - EV): cho biết khả đạt

được thời điểm nhóm dự án Giá trị đạt dự án gửi cho khách hàng

% thực tế hồn thành:

VD nhóm dự án thực 300 làm việc cho đến thời điểm tổng số 1.000 Nhưng thực tế hồn thành 35% cơng việc => % thực tế

hoàn thành 35%.

2.5 phương pháp kiểm sốt chi phí (Control Cost)

Chỉ số thực lịch biểu (Schedule Performance Index-SPI)

Cho biết tiến độ dự án sớm hay chậm kế hoạch

Nếu SPI < => EV<PV: chậm kế hoạch Nếu SPI > => EV>PV: sớm kế hoạch

2.5 phương pháp kiểm sốt chi phí (Control Cost)

2.5 phương pháp kiểm sốt chi phí (Control Cost)

Chênh lệch chi phí thay đổi tiến độ (SV-Schedule variance)

Sự chênh lệch kế hoạch giá trị thực tế đạt

Chi phí thực sự(Actual Cost-AC): chi phí để thực cơng

việc (ACWP- Actual Cost of Work Performed), tổng cộng các chi phí trực tiếp hay gián tiếp việc hồn tất cơng việc

2.5 phương pháp kiểm sốt chi phí (Control Cost)

Chỉ số chi phí thực CPI (Cost Performance Index-CPI) ):

là tỷ số giá trị thu và chi phí thật tế

Nếu CPI>=1 chi phí ngân sách. Nếu CPI<1 chi phí vượt ngân sách

2.5 phương pháp kiểm sốt chi phí (Control Cost)

Chên lệch chi phí (Cost Variance-CV): chi phí thực tế lệch so

với kế hoạch

Chỉ số hiệu suất hoàn thành (To Complete Performance

Index-TCPI) cung cấp số hiệu suất chi phí tương lai mà

nhóm dự án phải tn theo cho cơng việc cịn lại nếu muốn hồn thành ngân sách

2.5 phương pháp kiểm soát chi phí (Control Cost)

Dự báo:

Ước tính lúc hồn thành (Estimate at Completion EAC): giúp tính toán tổng chi phí dự án hồn thành

Ước tính để hồn thành (estimate to complete -ETC): cho biết chi tiêu nhiều cho dự án

EAC = BAC / CPI

2.5 phương pháp kiểm sốt chi phí (Control Cost)

Phát sinh lúc hoàn thành (Variance at Complete-VAC): dự đoán phát sinh thực dự án

Phân tích tài dự án là yếu tố quan trọng quá

trình ban đầu lựa chọn dự án Ba phương pháp xác định giá trị tài các dự án

Tính Giá trị Thực (Net Present Value – NPV)

Tính Giá trị Thu Vốn đầu tư (Return On Investment – ROI) Tính Giá trị kiếm (Payback Analysis – PA)

Lựa chọn dự án dựa mơ hình đánh giá theo trọng số

Tính Giá trị Thực (Net Present Value – NPV): Giá trị

thuần hiệu số giá trị dòng doanh thu (cash inflow) trừ giá trị dịng chi phí (cash outflow) tính theo lãi suất chiết khấu lựa chọn

NPV đựơc sử dụng hoạch định ngân sách đầu tư (capital budgeting), phân tích khả sinh lợi dự án đầu tư

Tính Giá trị Thực (Net Present Value – NPV):

Cơng thức tính NPV Trong đó

– t - thời gian tính dịng tiền

– n - tổng thời gian thực dự án – r - tỉ lệ chiết khấu

– Ct - dòng tiền thời gian t

Ví dụ:

Ví dụ:

Dự án dự án thực năm với vốn bỏ (Revenue) chi phí (costs) năm

Dùng hàm npv() Excel tính giá trị NPV

Hai dự án có số tiền thu cuối $5000

So sánh NPV: NPV dự án tốt dự án nên dự án các nhà đầu tư chọn

Tính Giá trị thu Vốn đầu tư (Return On Investment –

ROI: tỉ lệ thu nhập số tiền đầu tư cho đến thời điểm tại:

nếu thời điểm lúc kết thúc dự án ROI tính sau:

ROI = (tổng thu nhập – tổng chi phí)/ tổng chi phí

Các dự án có giá trị ROI cao hiệu mặt kinh tế

Việc chọn lựa dự án giá trị ROI thông qua việc ấn định tỉ lệ ROI cần thiết mà dự án cần đạt, các dự án có ROI lớn ngưỡng

Tính Giá trị kiếm (Payback Analysis – PA) Phân tích hồn

vốn phương pháp xác định thời gian hoàn vốn cho khoản đầu tư Đây khoảng thời gian lợi nhuận bắt đầu lớn chi phí

Lựa chọn dự án dựa mơ hình đánh giá theo trọng số

chọn dự án dựa nhiều tiêu chí, thực theo các bước:

Xác định các tiêu chí quan trọng với quá trình lựa chọn dự án gán trọng số (%) tới tiêu chí để tổng các trọng số 100% gán điểm cho tiêu chí hệ thống cho điểm thống nhất Nhân các điểm với các trọng số để tính tổng số điểm có trọng số Dự án có tổng điểm cao chọn để thực thi

Bài tập

Giả sử dự án thực năm:

PV = 23.000$ EV = 20.000$ AC = 25.000$ BAC = 120.000$

1 Tính độ lệch chi phí (cost variance), độ lệch lịch biểu (schedule variance), chỉ số hiệu suất chi phí (cost performance index - CPI), số hiệu suất lịch biểu (schedule performance index - SPI) dựán

2 Dự án trước hay sau lịch biểu? Dự án phạm vi ngân sách hay vượt ngân sách

Bài tập

Dự án bạn có tổng ngân sách $ 300.000 Bạn kiểm tra hồ

sơ dự án thấy bạn dành $175.000 Nhóm nghiên cứu hồn thành 40% cơng việc dự án, bạn kiểm tra lịch trình nói họ hồn thành 50% cơng việc

Bài tập

Bạn quản lý dự án xây dựng hệ thống quản lý kho