chuong10tv xuanhiens weblog

• Quá trình báo cáo hiệu suất liên quan đến việc thu thập định kỳ và phân tích cơ bản so với các dữ liệu thực tế để biết tiến độ dự án và hiệu suất cũng như để dự báo kết q[r]

(1)

CHƯƠNG 10:

QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

(PROJECT COMMUNICATION MANAGEMENT)

CHƯƠNG 10:

QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN

(2)

Quản lý truyền thông dự án

(Project Communication Management) Quản lý truyền thông dự án

(Project Communication Management)

(3)

Quản lý truyền thông dự án

(Project Communication Management) Quản lý truyền thông dự án

(Project Communication Management)

• Quy trình quản lý truyền thơng bao gồm:

–Identify Stakeholders: xác định tất người

hoặc tổ chức liên quan đến dự án

–Plan Communications: xác định nhu cầu thông tin

của bên liên quan dự án phương pháp tiếp cận truyền thông

–Distribute Information: thông tin dự án cho bên

tham gia

–Manage Stakeholder Expectations: Quản lý kỳ vọng

của bên liên quan

(4)

Xác định bên liên quan (Identify Stakeholders)

• Xác định bên liên quan q trình xác định tất người tổ chức bị ảnh hưởng dự án, tài liệu, thông tin liên quan lợi ích ảnh hưởng họ đến dự án.

(5)

• Inputs:

–Project Charter: Điều lệ dự án cung cấp thơng tin nội bên ngồi bị ảnh hưởng dự án:

• Nhà tài trợ dự án • Khách hàng

• Thành viên nhóm

• Các nhóm ban ngành tham gia dự án • Tổ chức bị ảnh hưởng dự án

–Procurement Documents: Nếu dự án kết hoạt động mua sắm

(6)

• Tools and Techniques

–Stakeholder Analysis: Phân tích bên liên quan

một quy trình thu thập phân tích thơng tin định tính định lượng để xác định lợi ích bên tham gia

• Xác định tất bên tham gia dự án tiềm thơng tin liên quan, chẳng hạn vai trị, phịng ban họ, lợi ích, mức độ kiến thức, kỳ vọng, mức độ ảnh hưởng • Xác định tác động tiềm hỗ trợ mà bên

liên quan tạo ra, phân loại chúng để xác định chiến lược tiếp cận

(7)

• Outputs

–Stakeholder Register:

• Xác định thơng tin: Tên tổ chức, vị trí, vai trị dự án, thơng tin liên lạc

• Đánh giá thơng tin: tiềm ảnh hưởng dự án • Phân loại bên liên quan : nội / bên ngoài…

(8)

Kế hoạch truyền thông (Plan Communications) Kế hoạch truyền thông (Plan Communications)

• Kế hoạch truyền thơng q trình xác định nhu cầu thơng tin dự án bên liên quan và xác định phương pháp tiếp cận truyền thơng

• Inputs

–Stakeholder Register

(9)

• Tools and Techniques:

–Communication Requirements Analysis:

• Những yêu cầu xác định cách kết hợp loại thông tin cần thiết với việc phân tích giá trị thơng tin

• Thơng tin thường sử dụng để xác định yêu cầu truyền thông:

–Sơ đồ tổ chức.

–Tổ chức dự án mối quan hệ trách nhiệm bên liên quan,

–Nhu cầu thông tin nội (ví dụ, giao tiếp tổ chức)

–Nhu cầu thơng tin bên ngồi (ví dụ, liên lạc với phương tiện truyền thông, công cộng, nhà thầu)

(10)

–Communication Technology: phương pháp sử dụng để chuyển thông tin bên liên quan dự án

–Communication Models: hình thức thơng tin gửi nhận

–Communication Methods: phương pháp truyền thông để chia sẻ thông tin bên liên quan dự án:

• Truyền thơng tương tác

• Push communication: email, fax, thư thoại, báo chí …

(11)

Phân phối thông tin (Distribute Information)

• Cung cấp thơng tin cho người vào thời điểm định dạng.

• Nó thực suốt tồn vịng đời dự án tất quy trình quản lý.

(12)

Phân phối thơng tin (Distribute Information)

• Một số kỹ thuật phân phối thơng tin hiệu bao gồm

–Sender-receiver models –Writing style

–Meeting management techniques: Chuẩn bị chương trình nghị giải xung đột

–Presentation techniques

(13)

Phân phối thơng tin (Distribute Information)

–Hard-copy

–Electronic communication: e-mail, fax, thư thoại, điện thoại, hội nghị truyền hình trang web

(14)

Quản lý kỳ vọng bên liên quan (Manage Stakeholder Expectations) Quản lý kỳ vọng bên liên quan

(Manage Stakeholder Expectations)

• Quản lý kỳ vọng bên liên quan trình giao tiếp làm việc với bên liên quan để đáp ứng nhu cầu họ giải vấn đề có.

(15)

• Inputs

–Stakeholder Register

–Stakeholder Management Strategy –Project Management Plan

–Issue Log: dùng để ghi nhận theo dõi việc giải vấn đề

(16)

–Communication Methods –Interpersonal Skills

–Management Skills: Quản lý hoạt động đạo kiểm sốt nhóm người với mục đích phối hợp hài hịa nhóm hướng tới việc hồn thành mục tiêu vượt phạm vi nỗ lực cá nhân Bao gồm:

• Kỹ trình bày • Đàm phán

• Kỹ viết

(17)

• Outputs

–Organizational Process Assets Updates

–Change Requests: Quản lý kỳ vọng bên liên quan dẫn đến yêu cầu thay đổi sản phẩm dự án Cũng bao gồm hành động khắc phục phịng ngừa thích hợp

(18)

Báo cáo hiệu suất (Report Performance)

• Báo cáo hiệu suất q trình thu thập phân phối thơng tin hiệu suất, bao gồm báo cáo tình trạng, đo lường tiến độ, dự báo.

(19)

• Inputs:

–Project Management Plan: cung cấp thông tin đường sở dự án, kế hoạch phê duyệt cho công tác dự án

–Work Performance Information: thông tin từ hoạt động dự án thu thập kết thực như:

• Tình trạng sản phẩm trung gian • Lịch trình tiến độ

(20)

–Work Performance Measurements: Thông tin hiệu suất làm việc sử dụng để tạo số liệu hoạt động dự án để đánh giá tiến độ thực tế so với kế hoạch

–Budget Forecasts: dự báo ngân sách cung cấp thông tin khoản tiền bổ sung dự kiến yêu cầu cho cơng việc cịn lại ước tính cho việc hồn thành dự án

(21)

• Tools and Techniques:

–Variance Analysis: Phân tích nguyên nhân gây khác biệt đường sở việc thực thực tế, gồm bước:

• Kiểm tra chất lượng thơng tin thu thập để đảm bảo hoàn chỉnh, phù hợp với liệu khứ, đáng tin cậy

• Xác định chênh lệch, so sánh thông tin thực tế với đường sở dự án ghi nhận tất khác biệt có thuận lợi khơng thuận lợi cho kết dự án

(22)

(23)

–Chênh lệch: kết thúc dự án độ lệch ngân sách VAR= BAC-AC ln có chênh lệnh kế hoạch thực tế

–Chi phí chênh lệch (Cost Variances-CV): khác biệt giá trị thu EV thực tế chi phí AC

(24)

–Chênh lệch lịch biểu (Schedule Variances-SV): –Ví dụ:

• Một dự án với kinh phí $ 200.000 dự kiến hai năm

• Cuối năm, nhóm dự án lên kế hoạch dự án hoàn thành 60% Giá trị theo kế hoạch PV= $120,000 • Tuy nhiên, vào cuối năm thứ nhất, dự án hoàn thành

(25)

–Cost Performance Index –CPI: số lượng công việc dự án hoàn thành số kinh phí dành cho dự án

(26)

–Schedule Performance Index –SPI: cho biết dự án có tiến độ hay khơng

• EV =$20.000, PV=$30.000

(27)

–Estimate at Completion: dự báo chi phí cuối dự án

(28)

–Estimate to Complete-ETC: số tiền cần thêm để hoàn thành dự án ETC= EAC-AC

(29)

–Variance at Completion –VAC: chênh lệch mong đợi trải qua VAC=BAC-EAC

(30)

–Forecasting Methods:

• Time series methods: sử dụng liệu lịch sử sở để đánh giá kết tương lai

• Causal/econometric methods: phương pháp nhân xác định yếu tố mà ảnh hưởng đến dự báo • Judgmental methods

• Other methods

–Communication Methods: Cuộc họp đánh giá tình trạng sử dụng để trao đổi phân tích thơng tin tiến độ hiệu suất dự án

(31)

• Outputs:

–Performance Reports:

• Báo cáo cần cung cấp thông tin trạng thái tiến độ, mức độ chi tiết theo yêu cầu bên liên quan khác nhau, tài liệu kế hoạch quản lý thông tin liên lạc • Các định dạng phổ biến cho báo cáo hiệu suất bao gồm

biểu đồ thanh, biểu đồ, bảng

Định dạng
Số trang	31
Dung lượng	343,15 KB