Đang tải... (xem toàn văn)
Trong những năm trở lại đây, bên cạnh sự phát triển của nền kinh tế là sự phát triển cực kỳ ấn tượng của việc ứng dụng của khoa học công nghệ vào tất cả mọi lĩnh vực. Trong đó, công nghệ thông tin là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng rộng rãi nhất. Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, có thể nói hàng hóa là đối tượng đặc trưng nhất, chính vì thế công tác quản lý hàng hóa, đặc biệt là quản lý bán hàng có ý nghĩa...
Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Mục Lục Li mi đầu PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1 Các khái niệm 1.2 Giới thiệu hệ thống PHẦN 2: CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ phân cấp chức FHD 2.2 Biểu đồ luồng liệu .5 2.3 Thiết kế sở liệu .13 2.3.1 Xây dựng bảng thực thể liên kết ERD 13 2.3.2 Thiết kế Database mức vật lý 15 2.4 Thiết kế số form nhập liệu .21 2.5 Thiết kế số báo cáo 23 PHẦN 3: NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Kết luận 29 Hệ thống thông tin kế toán Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Lời Mở Đầu Trong nhng năm trở lại đây, bên cạnh phát triển kinh tế phát triển ấn tượng việc ứng dụng khoa học công nghệ vào tất lĩnh vực Trong đó, cơng nghệ thông tin ngành phát triển mạnh mẽ ứng dụng rộng rãi Đối với doanh nghiệp thương mại dịch vụ, nói hàng hóa đối tượng đặc trưng nhất, cơng tác quản lý hàng hóa, đặc biệt quản lý bán hàng có ý nghĩa quan trọng cơng tác kế tốn cơng tác quản lý Nhưng có số khó khăn với nhà quản trị nghiệp vụ liên quan đến trình bán hàng phát sinh với số lượng lớn liên tục, việc ghi chép sổ sách mang tính thủ cơng, dẫn đến việc để sót nghiệp vụ kinh tế, tổng hợp thơng tin chậm…làm cho suất làm việc thấp, kết làm việc không ý muốn Việc áp dụng công nghệ thông tin đem đến giải pháp cho công tác quản lý nhà quản trị, thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin, luồng thông tin xử lý cách nhanh chóng, xác, an tồn, đầy đủ bảo mật Chính vậy, nhóm chúng tơi định chọn đề tài: “Hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu nhà sách Phương Nam Đà Nẵng” nhằm tìm hiểu phân tích rõ q trình doanh thu cơng ty Hệ thống thông tin kế toán Đại học Duy T©n Líp: K15KKT5 PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN, GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1 Các khái niệm Hệ thống tập hợp thành phần kết hợp với hoạt động để đạt mục tiêu định trước Hệ thống thông tin hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ liệu để tạo thơng tin hữu ích cho người sư dụng liên quan Hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống thu thập, xử lý liệu từ kiện nghiệp vụ phát sinh tổ chức thành thông tin phục vụ cho việc định Biểu đồ luồng liệu (Data Flow Diagram _DFD) công cụ đổ hoạ mô tả luồng liệu luân chuyển hệ thống hoạt động xử lý thực hệ thống Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các nghiệp vụ Trong nhấn mạnh đến việc lập, lưu chuyển lưu trữ chứng từ phận, đối tượng tham gia vào hệ thống Hướng đọc lưu đồ qui ước từ xuống dưới, từ trái sang phải Cơ sở liệu tập hợp có cấu trúc liệu lưu trữ giá mang, thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng Thực thể vật, việc tồn phân biệt được, thực thể đối tượng mà ta cần ghi nhớ thơng tin cho Từ ngữ thực thể khái niệm xác định thông qua đặc tính Tập thực thể nhóm bao gồm thực thể có thuộc tính tương tự Mối liên kết liên kết hay nhiều tập thực thể Bậc mối liên kết số thực thể tham gia vào mối liên kết Mức vật lý sở liệu cho ta biết liệu lưu trữ giá mang ngoại vi máy tính Người ta xem miêu tả ny Hệ thống thông tin kế toán Đại học Duy T©n Líp: K15KKT5 mức chi tiết cách xem bit đặt giá mang cách cho ý nghĩa địa Hoặc mức cao record, file mà chúng diễn dịch ngôn ngữ lập trình bậc cao 1.2 Giới thiệu hệ thống Nhà sách Phương Nam đơn vị chuyên cung cấp 30.000 đầu sách với nhiều thể loại tự nhiên xã hội, khoa học kỹ thuật, lịch sử văn hóa; thiết bị văn phòng phẩm, học cụ tập vở, bút viết, địa cầu, băng đĩa nhạc, sổ tay… đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu giải trí người dân thành phố Đà Nẵng Địa chỉ: 68 Phan Chu trinh- TP Đà Nẵng Ngay từ thành lập, đơn vị trọng tới việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chặt chẽ giúp cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị nội đơn vị để dự báo kiện xảy dự đoán ảnh hưởng tài kinh tế chúng đơn vị, đồng thời cung cấp thông tin tài chủ yếu cho đối tượng bên ngồi phạm vi, chuẩn mực, chế độ kế tốn hành Chu trình doanh thu chu trình thuộc hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị bao gồm nghiệp vụ kế toán ghi nhận kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu tốn cơng nợ khách hàng Có hoạt động q trình là: (1) Nhận đơn đặt hàng khách hàng; (2) Giao hàng hóa thực dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng toán; (4) Nhận tiền toán Trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay, kiện kinh tế nói diễn thời gian ngắn, nên hệ thống kế toán ghi chép nghiệp vụ kế tốn bút tốn Trong trường hợp bán chịu hàng hóa, kiện kinh tế tạo nghiệp vụ kế toán thời điểm khác HƯ thèng th«ng tin kế toán Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 PHN CÁC HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ VÀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG 2.1 Biểu đồ phân cấp chức FHD KẾ TOÁN DOANH THU CẬP NHẬT DANH MỤC KH DANH MỤC KHO DANH MỤC HÀNG HÓA BÁN HÀNG XUÂT KHO ĐĐ HÀNG YÊU CẦU XK KIỂM TRA THÔNG TIN KIỂM TRA XÉT DUYỆT XUẤT KHO TRẢ LỜI 2.2 Biểu đồ luồng liệu Biểu đồ dòng liệu mức khung cảnh (mức 0) HƯ thèng th«ng tin kÕ to¸n GIAO HÀNG KIỂM TRA LẬP HĐ CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐÓNG GÓI PHIẾU GIAO HÀNG HĐ BÁN HÀNG Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 t hng Khỏch Hng Hóa đơn bán hàng Kết yêu cầu Quản lý Bán Hàng Cửa Hàng Yêu cầu đặt hàng Yêu cầu báo cáo Văn báo cáo Giám Đốc Biểu đồ dịng liệu mức đỉnh(mức 1) HƯ thèng th«ng tin kế toán Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Cập nhập danh mục Đặt hàng Khách hàng Bán hàng HĐ bán hàng Trả lời Lập hóa đơn Lãnh đạo Báo cáo Giao hàng Kho Xuất hàng Khái quát hệ thống doanh thu công ty, từ việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng, nhập thông tin khách hàng, xem xét đơn đặt hàng Hoá đơn đặt hàng sau lập mang cho cấp phê duyệt Đơn đặt hàng sau phê duyệt chuyển đến kho để xuất kho hàng hóa bán cho khách Sau giao hàng cho khách lập hóa đơn bán hàng, tiến hành báo cáo lại cho cấp Biểu đồ dòng liệu mức đỉnh (mức 2): Định nghĩa chức cập nhật HƯ thèng th«ng tin kế toán Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 KHCH HÀNG Cập nhật DM khách hàng Khách hàng 1.3 Cập nhật kho 1.5.Cập nhật hàng Sau nhận thông tin yêu cầu mua hàng khách, phận bán hàng tiến hành tìm hiểu thơng tin khách hàng lưu vào hồ sơ Trong trình cập nhập thông tin khách hàng, phận bán hàng tiến hành cập nhập thơng tin hàng hóa mà khách yêu cầu (loại hàng, mẫu mã,số lượng) Biểu đồ dòng liệu mức đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức bỏn hng Hệ thống thông tin kế toán Đại häc Duy T©n KHÁCH HÀNG Líp: K15KKT5 ĐƠN ĐẶT HÀNG Đơn đặt hàng LÃNH ĐẠO Chấp Nhận Không chấp nhận KIỂM TRA ĐĐH HÀNG TỒN KHO LỆNH BÁN HÀNG CHỨNG TỪ PHẢN HỒI Sau phận đặt hàng kiểm tra đơn đặt hàng, việc kiểm tra bao gồm kiểm tra hàng tồn kho có đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng khơng Tiếp theo kiểm tra giá mặt hàng, hàng phận bán hàng gửi chứng từ việc chấp nhận bán hàng hay không Nếu đồng ý bán hàng thì phận bán hàng phát lệnh bỏn hng Hệ thống thông tin kế toán Đại häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Biểu đồ dịng liệu mức đỉnh(mức 2): Định nghĩa chức xuất kho Lệnh bán hàng Thủ kho Kiểm tra kho Từ chối xuất BP Bán hàng Đồng ý Phiếu xuất kho Xuất kho Lệnh bán hàng sau kí gửi cho thủ kho Thủ kho tiến hành kiểm tra kho, xem có đáp ứng nhu cầu hóa đơn không Sau chấp nhận thủ kho làm phiếu xt kho, khơng gửi lại thơng báo cho phận bán hàng HƯ thèng th«ng tin kÕ toán 10 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Bng LOI HÀNG: Cung cấp thơng tin loại hàng có công ty Tên trường Kiểu liệu MALOAI Ký tự TENLOẠI Ký tự DIENGIAI Ký tự SLTON GHICHU Kiểu số Ký tự Mơ tả Thuộc tính Độ rộng tối đa Định dạng Mã loại hàng Khung nhập liệu hoá Required Indexed Tên chủng loại Độ rộng tối đa hàng hoá Diễn giải Độ rộng tối đa Số lượng hàng Độ rộng tối đa tồn Ghi Độ rộng tối đa 10 > LL000 Yes Yes 30 50 Double 50 Bảng KHÁCH HÀNG: Cung cấp thông tin liên quan đến khách hàng Tên trường Kiểu liệu Mô tả MAKH Ký tự Mã khách hàng TENKH Ký tự DIACHI Ký tự DIENTHOAI Ký tự TENCTY Ký tự Tên khách hàng Địa khách hang Điện thoại k/hàng Tên Cụng ty mua hang Hệ thống thông tin kế toán 17 Thuộc tính Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed > LL000 Yes Yes Độ rộng tối đa 30 Độ rộng tối đa 50 Độ rộng ti a 15 rng ti a 30 Đại học Duy T©n EMAIL Ký tự FAX Ký tự Líp: K15KKT5 Email khách hàng Độ rộng tối đa Số Fax khách Độ rộng tối đa hàng 30 30 Bảng HÓA ĐƠN: Cung cấp thơng tin hàng hố xuất kho kỳ Tên trường Kiểu liệu MSHD Ký tự SOHD Ký tự NGAYHD MSKH MSNV MSPGH Ngày /giờ Ký tự Ký tự Ký tự Mơ tả Thuộc tính Độ rộng tối đa Định dạng Mã số hoá đơn nhập Khung nhậpliệu xuất Required Indexed Số hoá đơn Độ rộng tối đa Ngày lập hoá Đơn Định dạng Khung nhậpliệu Required ValudationRule Mã số khách hàng mua hàng Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed > LL000 Yes Yes dd/mm/ yyyy 99/99/9 999 Yes >=01/0 1/1900 #and LL000 Yes Yes Mã số nhân viên bán hàng Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed > LL000 Yes Yes Mã số phòng giao hang Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed > LL000 Yes Yes Hệ thống thông tin kế toán 18 Đại học Duy T©n TONGTIEN Kiểu số TONGVAT Kiểu số Líp: K15KKT5 Tổng tiền bán hàng Độ rộng tối đa Tổng thuế VAT phải Độ rộng tối đa nộp Double Double Bảng CT HĨA ĐƠN: Cung cấp thơng tin hàng hố xuất kho kỳ Tên trường MSHD MSHH Kiểu liệu Mơ tả Thuộc tính Ký tự Độ rộng tối đa Định dạng Mã số hoá đơn nhập Khung nhậpliệu xuất Required Indexed > LL000 Yes Yes Ký tự Mã hàng hoá Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed > LL000 Yes Yes SOLUONG Kiểu số Số lượng hàng bán Độ rộng tối đa Double THANHTIEN Kiểu số Thành tiền hàng bán Độ rông tối đa double DONGIA Kiểu số Đơn giá hàng bán Độ rộng tối đa Double VAT% Kiểu số Tổng thuế VAT phải Độ rộng tối đa nộp Double HƯ thèng th«ng tin kế toán 19 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Bng NHÂN VIÊN: cung cấp thông tin nhân viên giao hàng Tên trường Kiểu liệu Mơ tả Thuộc tính MSNV Ký tự Mã số nhân viên bán hang Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed HOLOT Ký tự Họ lót nhân viên BH Độ rộng tối đa GIOITINH Ký tự Giới tính nhân viên: nam: Yes(1), Nữ: Mặc định No(0) Yes TENNV Ký tự Tên nhân viên bán hang Độ rộng tối đa 20 DIACHI Ký tự Địa nhân viên Độ rộng tối đa 50 DIENTHOAI Ký tự Điện thoại nhân viên Độ rộng tối đa 15 Mã số phiếu giao hang Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed > LL000 Yes Yes MSPGH Ký tự HƯ thèng th«ng tin kế toán 20 > LL000 Yes Yes 30 Đại häc Duy T©n Líp: K15KKT5 Bảng GIAO HÀNG: cung cấp thơng tin q trình giao hàng Tên trường MSPGH Kiểu liệu Ký tự NGAYGIAO Ngày /giờ TENCTY Ký tự DIACHI Ký tự DIENTHOAI Ký tự FAX Ký tự Mơ tả Thuộc tính Mã số phiếu giao hang Ngày giao hang Tên Công ty bán hang Địa công ty bán hàng Điện thoại công ty bán hang Số fax người bán Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed > LL000 Yes Yes Định dạng Khung nhậpliệu Required ValudationRule dd/mm/yyyy 99/99/9999 Yes >=01/01/1900# and LL000 Yes Yes Đại học Duy T©n MSHH DONGIA Ký tự Líp: K15KKT5 Mã hàng hóa Kiểu số Đơn giá hàng bán Số lượng hàng xuất SOLUONG Kiểu số bán THANHTIEN Kiểu số Tổng thành tiền 2.4 Thiết kế số Form nhập liệu Form Quản lý bán hàng Form Hàng hóa HƯ thèng th«ng tin kÕ to¸n 22 Độ rộng tối đa Định dạng Khung nhậpliệu Required Indexed Độ rộng tối đa > LL000 Yes Yes Double Độ rộng tối đa Double Độ rng ti a Double Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Form Nhân viên Form Khách hàng HƯ thèng th«ng tin kế toán 23 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 Form Hóa đơn Form Chi tiết giao hàng HƯ thèng th«ng tin kế toán 24 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 2.5 Thiết kế số báo cáo Báo cáo chi tiết hóa đơn bán hàng theo số hóa đơn HƯ thống thông tin kế toán 25 Đại học Duy Tân Líp: K15KKT5 Báo cáo theo dõi hàng tồn kho HƯ thống thông tin kế toán 26 Đại học Duy Tân Líp: K15KKT5 PHẦN NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát - Đơn đặt hàng - Gây thất tài sản - Cơng ty nên lưu giữ lại biên khách hàng công ty khách hàng thỏa thuận để đối chiếu sai số lượng, đòi số lượng, chất kiểm tra chất lượng lượng chênh lệch so bên thỏa thuận với thỏa thuận hai bên - Lệnh bán hàng - Gây thất thoát tài sản - Nên tách biệt phận giao bị làm giả công ty, ảnh hưởng hàng thủ kho Công ty nên sai số lượng, đến uy tín giao sai chuẩn hóa đánh số lệnh bán chất lượng số lượng, chất lượng, hàng Lệnh phải đối quy cách sản phẩm chiếu đến hóa đơn đặt hàng khách hàng Các lien đơn đặt hàng nên chuyển đến phòng kế toán, thủ kho để kiểm tra đối chứng với lệnh bỏn hng Hệ thống thông tin kế toán 27 Đại häc Duy T©n Líp: K15KKT5 - Phiếu giao hàng - Bộ phận giao hàng - Phiếu giao hàng nên bị phận bán giao hàng cho khách đánh số, phải ghi thêm số hàng làm giả hàng sai quy cách, lệnh bán để đối chiếu, kiểm tra số lượng, chất lượng Cơng ty áp dụng sách gây ảnh hưởng đến uy kỉ luật chặt chẽ phát sai tín, đồng thời khách sót cho phận bán hàng gian hàng địi bồi lận - Thiếu sót thường hàng hóa - Thiếu sót chứng từ - Việc lập hóa đơn bán hàng hóa đơn bán làm cho hóa đơn khơng phải dựa chứng từ hàng có giá trị, khách hàng liên quan ( đơn đặt hàng, lệnh lấy lí để bán hàng, phiếu xuất kho ) trì hỗn khơng Hóa đơn phải đánh số thứ tốn cho cơng ty tự chia làm nhiều liên Kế tốn phải có nhiệm vụ lưu giữ, đối chiếu, bổ sung chứng từ có liên quan - Sai sót - Việc sai sót - Giấy báo tốn phải giấy báo gây thất thoát tài sản lập sở hóa đơn bán tốn cơng ty hàng Giấy toán phải đánh số lập làm nhiều liên giấy báo tốn phải có chữ kí kế tốn trưởng lãnh đạo cơng ty HƯ thèng thông tin kế toán 28 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 - Phiếu nhập kho - Số hàng nhập kho sai - Phiếu nhập kho phải bị làm giả (hàng với thực tế gây thất đánh số chia làm nhiều liên bị trả lại ) thoát tài sản cơng Phiếu phải có chữ kí người ty có thẩm quyền Kế tốn, thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu số hàng nhận lại số hàng nhập kho - Người khơng có - Gây thất thoát tài sản, - Phiếu xét duyệt giảm giá, chiết thẩm quyền kí xét tiền bạc doanh khấu hàng bán phải có chữ kí duyệt phiếu giảm người có thẩm quyền.Phiếu nghiệp giá, chiết khấu phải đánh số, chia làm hàng bán nhiều liên Kế toán lưu giữ hóa đơn bán hàng làm kiểm tra xét duyệt giảm giá, chiết - Sai sót - Việc sai sót khấu hàng bán - Tách biệt phận giao hàng biên lai, biên gây ảnh hưởng đến phận bán hàng Biên lai, nhận doanh thu doanh biên nhận phải để đối nghiệp chiếu với hóa đơn bán hàng HƯ thèng th«ng tin kế toán 29 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 - Giả mạo phiếu - Thủ kho giả mạo - Tách biệt phận giao hàng xuất kho phiếu xuất kho hàng thủ kho Phiếu xuất kho phải hóa ngồi gây thất có chữ kí người có thẩm thoát tài sản doanh quyền, đánh số chia nghiệp, ảnh hưởng đến làm nhiều liên, đồng thời hoạt động kinh doanh lập dựa vào lệnh bán hàng, đơn doanh nghiệp đặt hàng - Thủ kho có từ hai người trở lên để kiểm tra chéo lẫn - Kế toán người có thẩm quyền kiểm tra hàng tồn kho - Sai sót - Báo cáo sai - Báo cáo phải lập dựa gian lận báo thời hạn toán chứng từ có liên quan cáo phải thu làm chậm trễ ngày (hóa đơn bán hàng, giấy báo khách hàng theo toán khách toán…) Báo cáo phải thời hạn nợ hàng cho công ty đánh số chia làm nhiều liên để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra KÕt Ln Có thể thấy cơng nghệ thơng tin ngày ứng dụng rộng rãi đóng vai trò quan trọng tất lĩnh vực, kinh tế khơng phải HƯ thèng th«ng tin kÕ toán 30 Đại học Duy Tân Lớp: K15KKT5 ngoi l Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc, nhà quản trị giảm tải nhiều khó khăn cơng tác quản lý Thông qua xây dựng hệ thống thông tin, luồng thơng tin xử lý cách nhanh chóng, xác, an tồn, đầy đủ, bảo mật Chính vậy, làm cho suất làm việc cao hơn, kết làm việc theo kế hoạch đề Nhà sách Phương Nam xây dựng cho hệ thống thơng tin cho q trình kế tốn doanh thu thực giúp cho nhà sách quản lý doanh thu cách dễ dàng hiệu nhiều Với việc thực đề tài này, nhóm chúng tơi nhận thấy quan trọng việc xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, thực giúp ích nhiều cho cơng việc quản lý, từ làm cho doanh nghiệp làm việc hiệu HƯ thèng th«ng tin kÕ to¸n 31 ... ? ?Hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu nhà sách Phương Nam Đà Nẵng? ?? nhằm tìm hiểu phân tích rõ q trình doanh thu cơng ty Hệ thống thông tin kế toán Đại học Duy T©n Líp: K15KKT5 PHẦN CƠ SỞ LÝ LUẬN,... GIỚI THIỆU HỆ THỐNG 1.1 Các khái niệm Hệ thống tập hợp thành phần kết hợp với hoạt động để đạt mục tiêu định trước Hệ thống thông tin hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ liệu để tạo thơng tin hữu... số hóa n Hệ thống thông tin kế toán 25 Đại học Duy T©n Líp: K15KKT5 Báo cáo theo dõi hàng tồn kho Hệ thống thông tin kế toán 26 Đại học Duy T©n Líp: K15KKT5 PHẦN NHỮNG RỦI RO, ẢNH HƯỞNG VÀ CÁC