nghi-dinh-30-2020-nd-cp-ve-cong-tac-van-thu

“Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tồ chức Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn quan, tổ chức phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; đôi với văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực Nghị định để quy định cho phù hợp; văn hành thực theo quy định Chương II Nghị định b) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ Ịdiẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận d) Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý đ) Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm ỉập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật g) Hệ thống phải đáp ứng quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thấm quyền ký số quan, tổ chức theo quy đinh pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân công tác văn thư Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cửu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư Cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực quy định Nghị định quy định pháp luật có liên quan Yăn thư quan có nhiệm vụ a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng ỉưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục THẺ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Đỉều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; so Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 10 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 11 Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đửng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Điều 13 Ký ban hành văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tơ chức Câp phó người đứng đâu quan, tô chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy CỊuyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyên thực theo thê thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp ỉuật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14 Trình tự quản lý văn đỉ Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 16 Đăng ký văn đì Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mầu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu đô mât, mức đô khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 10 Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gôc văn điện tử Hệ thông thay cho văn giây c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VAN BẢN ĐÉN Điều 20 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 21 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (không