Bài giảng một số bước cơ bản trong excel

PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO ĐẠI LỘC TRƯỜNG THCS PHÙ ĐỔNG  Chuyeân ñeà: MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ BẢN KHI LẬP BẢNG THỔNG KÊ VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Người thực hiện: HỨA THÀNH ĐIỂU Tổ : TOÁN – TIN Thực hiện: Tháng 01 năm 2011 I. Đặt vấn đề: Trong quá trình dạy, học hiện nay việc đưa công nghệ thông tin vào là rất cần thiết, nó giúp cho việc dạy học sinh động hơn, chất lượng, hiệu quả hơn. Nhưng việc sử dụng máy tính với các chương trình ứng dụng word, Power Point, Excel của giáo viên còn nhiều hạn chế, chỉ tập trung sử dụng word vào soạn bài, Power Point vào trình chiếu, chưa mạnh dạn sử dụng Excel trong soạn thảo văn bản… Việc thống kê thường được làm bằng thủ công như đếm và dùng máy tính bỏ túi để tính. Từ những vấn đề trên tôi xây dựng chuyên đề “MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ BẢN KHI LẬP BẢNG THỔNG KÊ VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL” nhằm giúp chúng ta tính toán, thống kê số liệu nhanh, hiệu quả chính xác hơn. II. Giải quyết vấn đề: Excel là một phần mềm ứng dụng tiêu biểu để làm việc với các bảng tính. Phần mềm này làm việc trong môi trường Windows, chuyên dùng trong công tác kế toán, văn phòng …với một số đặc tính tiêu biểu sau: * Có thể tổ chức thông tin dưới dạng bảng phức tạp gồm nhiều hàng, nhiều cột. * Thực hiện được nhiều phép toán từ đơn giản đến phức tạp trên bảng tính. * Dữ liệu trong bảng sẽ được tự động tính toán và cập nhật lại khi có dữ liệu liên quan bị thay đổi. * Có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp, phức tạp kèm theo các biểu đồ và hình vẽ minh họa Trong khuôn khổ hạn hẹp của chuyên đề này tôi xin trình bày một số kiến thức cơ bản sau: 1. Đánh số thứ tự tự động: Có hai cách Cách 1: (Cách này chỉ sử dụng với số cột ít) Nhập hai số (ví dụ như 1,2) vào ô cần đánh số thứ tự sau đó kéo chuột quét khối cho hai cột, đưa con chuột đến góc bên phải, phía dưới của ô thứ hai (sẽ thấy dấu cộng + hiện ra). Bạn giữ nguyên vị trí tại dấu + đó, kéo chuột xuống dưới, các ô sẽ tự động đánh số. Cách 2: (Cách này chỉ sử dụng với số cột nhiều) -Nhập số hạng đầu tiên của cột, -Vào Edit > Fill > Series, lúc này một hộp thoại xuất hiện, bạn tìm tới phần series in -Chọn Rows để đánh số theo hàng, -Chọn Colunms để đánh số theo cột, Phần Type đánh số theo kiểu: tăng dần (Linear); lũy tiến (growth); ngày (date) hay điền tự động (auto fill). Bước nhảy (step Value): khoảng cách giữa hai số thứ thự, giá trị cuối (Stop value): dừng đánh số tại vị trí này. -Cuối cùng nhấn OK để xem kết quả. 2. Sắp xếp thứ tự a, b, c… -Chọn khu vực cần sắp xếp thứ tự (Đánh dấu dữ liệu) - Mở menu Data  Sort - Trong hộp thoại hiện ra bấm chọn vào No header row - Trong Sort by bạn chọn column muốn sắp xếp thứ tự - Chọn Ascending (sắp xếp từ trên xuống), Descending (sắp xếp từ dưới lên) - Nhấn OK để tự động sắp xếp * Tương tự như trên ta có thể sắp xếp các giá trị như điểm số… theo ý muốn. 3. Một số hàm thường dùng trong Excel * Nhập các hàm số luôn bắt đầu bằng dấu “=” * Khi nhập hàm sai chương trình báo lỗi thường bắt đầu bằng dấu “#” 3.1. Hàm tính tổng: Tính tổng số các đối tượng trong danh sách SUM (number 1, number 2, …) Ví dụ: Tính tổng điểm 3 môn Toán, Văn, Anh của học sinh trong bảng. - Ta cần nhập kết quả vào ô G3 là “=Sum(D3:F3)” - Nhấn Enter, kết quả sẽ được tự động cộng các ô D3, E3, F3 - Dùng chuột kéo dấu cộng ở góc dưới bên phải ô G3 đến cuối cột để tính tổng cho tất cả các học sinh còn lại. * Ta có thể tính tổng cho bất kỳ ô nào trong bảng nhưng chú ý ngăn cách các ô trong công thức là dấu phẩy “,” 3.2. Hàm tính giá trị trung bình: Tính giá trị trung bình của các đối tượng trong danh sách. AVERAGE(number 1, number2,…) Ví dụ: Tính trung bình điểm 3 môn Toán, Văn, Anh của học sinh trong bảng - Ta nhập hàm “=AVERAGE(D3:F3)” - Nhấn Enter để được kết quả * Các bước còn lại tương tự như phần 3.1 trên 3.3 Hàm làm tròn số: ROUND(number, n) - Làm tròn số theo con số chỉ định n, nếu n>0 thì số được làm tròn đến chữ số thập phân được chỉ định, nếu n=0 thì số được làm tròn đến số nguyên gần nhất. Ví dụ 1: Tính tổng điểm 3 môn và lấy 1 chữ số thập phân - Ta nhập hàm “=ROUND((D3+E3+F3),1)” - Nhấn Enter để được kết quả Ví dụ 2: Tính tổng điểm 3 môn (Toán, Văn hệ số 2) và lấy 1 chữ số thập phân - Ta nhập hàm “=ROUND((D3*2+E3*2+F3),1)” - Nhấn Enter để được kết quả 3.4. Hàm xếp vị thứ: RAND(number, ref, order) Ví dụ: Xếp vị thứ học sinh theo tổng điểm đạt được: - Ta nhập hàm “=RAND(G3,G3:G26)” - Nhấn Enter để được kết quả 3.5 Các hàm số tham khảo khác: 1. Hàm ABS: Lấy giá trị tuyệt đối của một số __Cú pháp: ABS(Number) __Đối số: Number là một giá trị số__Ví dụ: =ABS(A5 + 5) 2. POWER: Hàm trả về lũy thừa của một số. __Cú pháp: POWER(Number, Power) __Các tham số: __- Number: Là một số thực mà bạn muốn lấy lũy thừa. __- Power: Là số mũ. __Ví dụ: = POWER(5,2) = 25 3. Hàm PRODUCT: Thay cho toán tử nhân * để tính tích của một dãy. __Cú pháp: __ PRODUCT(Number1, Number2…) __Các tham số: Number1, Number2… là dãy số mà bạn muốn nhân. 4. Hàm MOD: Lấy giá trị dư của phép chia. __Cú pháp: MOD(Number, Divisor) __Các đối số: __- Number: Số bị chia. __- Divisor: Số chia. 5. Hàm SUMIF: Tính tổng của các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẩn đưa vào. __Cú pháp: __ SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) __Các tham số: __- Range: Là dãy mà bạn muốn xác định. __- Criteria: các tiêu chuẩn mà muốn tính tổng. Tiêu chuẩn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi. __- Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng. __Ví dụ: = SUMIF(B3:B8,”<=10″) __Tính tổng của các giá trị trong vùng từ B2 đến B5 với điều kiện là các giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 10. 6. Hàm MAX: __Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập. __Cú pháp: __ MAX(Number1, Number2…) __Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó. Ví dụ. __7. Hàm MIN: __Trả về số nhỏ nhất trong dãy được nhập vào. __Cú pháp: __ MIN(Number1, Number2…) __Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất ở trong đó. __8. Hàm COUNT: __Hàm COUNT đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số trong dãy. __Cú pháp: __ COUNT(Value1, Value2, …) __Các tham số: Value1, Value2… là mảng hay dãy dữ liệu. __9. Hàm COUNTIF: __Hàm COUNTIF đếm các ô chứa giá trị số theo một điều kiện cho trước. __Cú pháp: __ COUNTIF(Range, Criteria) __Các tham số: __- Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm. __- Criteria: Là tiêu chuẩn cho các ô được đếm. __Ví dụ: __= COUNTIF(B3:B11,”>100″): (Đếm tất cả các ô trong dãy B3:B11 có chứa số lớn hơn 100) III. Kết quả: Trong quá trình công tác bản thân đã tìm tòi nghiên cứu về Microsoft offic Excel nhận thấy rằng lĩnh vực này rất hữu ích góp phần không nhỏ cho thành công của việc dạy học Chuyên đề còn nhiều chổ thiếu sót mong các đồng nghiệp góp ý, bổ sung thêm để chuyên đề được trọn vẹn hơn. ==================== . TRƯỜNG THCS PHÙ ĐỔNG  Chuyeân ñeà: MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ BẢN KHI LẬP BẢNG THỔNG KÊ VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Người thực hiện: HỨA THÀNH ĐIỂU Tổ :. biểu đồ và hình vẽ minh họa Trong khuôn khổ hạn hẹp của chuyên đề này tôi xin trình bày một số kiến thức cơ bản sau: 1. Đánh số thứ tự tự động: Có hai cách