Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận hoàn kiếm, thành phố hà nội

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi, thực hướng dẫn khoa học PGS.TS Văn Tất Thu Các tài liệu, số liệu sử dụng luận văn trung thực, dựa khảo sát trực tiếp tổng hợp thân nguồn tài liệu tin cậy, kết nêu luận văn trung thực, quan cho phép sử dụng chưa cơng bố cơng trình khác./ Hà Nội, tháng 11 năm 2020 Học viên Hà Mạnh Tùng LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình nghiên cứu luận văn này, nỗ lực thân, nhận giúp đỡ, bảo tận tình thầy, giáo nhiều quan, tổ chức, cá nhân Trước hết xin gửi tới thầy giáo, cô giáo Học viện Hành Quốc gia lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe lời cảm ơn sâu sắc Với quan tâm, giảng dạy, bảo tận tình, chu đáo thầy cơ, đến tơi hồn thành luận văn, đề tài: “Quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội” Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Văn Tất Thu quan tâm giúp đỡ, tận tình hướng dẫn tơi hồn thành luận văn thời gian qua Tôi xin bày tỏ lịng biết ơn đến lãnh đạo Học viện Hành Quốc gia, Khoa sau Đại học, Khoa, Phòng chức trực tiếp gián tiếp giúp đỡ suốt trình học tập nghiên cứu đề tài luận văn Không thể không nhắc tới quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Ban Giám đốc đồng nghiệp, giúp đỡ nhiệt tình gia đình, bạn lớp suốt trình học tập thực luận văn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 11 năm 2020 Học viên Hà Mạnh Tùng DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân QLNN Quản lý nhà nước QLVBĐT Quản lý văn điện tử UBND Ủy ban nhân dân VBĐT Văn điện tử VBHC Văn hành VBQPPL Văn quy phạm pháp luật DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Số lượng văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm chia theo nguồn gốc hình thành giai đoạn 2015-2020 .35 Bảng 2.2 Thống kê trình độ, kinh nghiệm công chức phụ trách quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm giai đoạn 2015-2020 .40 Bảng 2.3 Tỷ lệ lỗi sai văn điện tử qua năm từ 2015-2020 42 Bảng 2.4 Đánh giá chất lượng hệ thống trang thiết bị, phần cứng phần mềm phục vụ quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm 45 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƢƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ .8 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn .8 1.1.2 Khái niệm văn hành 1.1.3 Văn quy phạm pháp luật 10 1.1.4 Khái niệm văn điện tử .11 1.1.5 Khái niệm quản lý văn điện tử 13 1.2 Vai trò văn điện tử hoạt động quan HCNN 14 1.3 Sự cần thiết quản lý văn điện tử quan HCNN 15 1.4 Các quy định pháp lý quản lý văn điện tử .17 1.5 Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn điện tử .18 1.6 Nhiệm vụ quản lý văn điện tử .21 1.7 Các công cụ, phƣơng pháp quản lý văn điện tử 22 1.7.1 Các công cụ quản lý văn điện tử .22 1.7.2 Phương pháp quản lý văn điện tử 23 1.8 Khó khăn yếu tố tác động đến quản lý văn điện tử 23 1.8.1 Những yếu tố tác động đến quản lý văn điện tử .24 1.8.1.1 Yếu tố pháp lý 24 1.8.1.2 Yếu tố kinh tế .24 1.8.1.3 Yếu tố xã hội 25 1.8.2 Những khó khăn quản lý văn điện tử 27 1.8.2.1 Khó khăn đến từ tâm lý ngại thay đổi, hạn chế trình độ phận cán bộ, công chức 27 1.8.2.2 Những hạn chế trình độ phát triển điều kiện kinh tế xã hội 28 1.8.2.3 Nguy đánh an tồn, an ninh thơng tin 29 Tiểu kết chƣơng 30 CHƢƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 31 2.1 Khái quát Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 31 2.1.1 Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 31 2.1.2 Tổ chức máy UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 32 2.2 Thực trạng quản lý văn điện tử Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội .34 2.2.1 Thực trạng văn điện tử hình thành trình hoạt động 34 2.2.2 Thực trạng quy định pháp luật quản lý văn điện tử .36 2.2.3 Thực trạng tổ chức nhân lực quản lý văn điện tử 39 2.2.4 Thực trạng đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu trong quản lý văn điện tử 41 2.2.5 Thực trạng thực nhiệm vụ quản lý văn điện tử 42 2.2.6 Thực trạng sử dụng công cụ, phương pháp quản lý văn điện tử 44 2.3 Đánh giá chung quản lý văn điện tử Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 46 2.3.1 Kết đạt 46 2.3.2 Hạn chế 48 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế .50 2.3.3.1 Nguyên nhân chủ quan 50 2.3.3.2 Nguyên nhân khách quan 51 Tiểu kết chƣơng 53 CHƢƠNG PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 54 3.1 Phƣơng hƣớng hoàn thiện quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm- Hà Nội .54 3.2 Các giải pháp hoàn thiện quản lý văn điện tử Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 56 3.2.1 Tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức CBCC vai trò VBĐT tầm quan trọng quản lý VBĐT trình hoạt động 56 3.2.2 Kiến nghị hoàn thiện quy định pháp luật quản lý tài liệu điện tử 58 3.2.3 Kiện toàn tổ chức, nhân lực quản lý văn điện tử 59 3.2.4 Tăng cường giải pháp nâng cao hiệu thực nhiệm vụ quản lý văn điện tử 60 3.2.5 Tăng cường nguồn lực tài cho quản lý văn điện tử 62 3.2.6 Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân lực quản lý văn điện tử 63 3.2.7 Ứng dụng giải pháp công nghệ 4.0 quản lý, khai thác sử dụng văn điện tử, thực chuyển đổi số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh mạng 65 3.2.8 Đổi văn hóa, lề lối tác phong làm việc .67 Tiểu kết chƣơng 69 KẾT LUẬN 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .72 PHỤ LỤC DANH MỤC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KHÔNG GỬI KÈM GIẤY 76 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM 77 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Trong cơng cải cách hành nhà nước, vai trị vị trí cơng tác văn thư quan trọng: Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Hai là, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý, mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Ba là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát Đồng thời, góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật nhà nước Công nghệ thông tin ứng dụng mạnh mẽ tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn bản, có cơng tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hóa, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, đại giải cơng việc Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số vấn đề Đảng, Nhà nước quan tâm, đặc biệt Nghị số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 Bộ trị “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế” Nghị số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 Chính phủ số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 -2020, định hướng đến 2025 có hướng đến việc xây dựng phát triển Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, kinh tế số xã hội số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân, tổ chức, không để lọt thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước Những thay đổi diễn lĩnh vực công nghệ thông tin tạo khả xử lý thông tin quản lý Trong điều kiện này, không diễn chuyển đổi từ tổ chức giải văn giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà nguyên tắc làm thay đổi tính chất q trình quản lý hình thành hình thức tổ chức giải văn Nếu trước kỹ thuật máy tính sử dụng để soạn thảo văn thay máy chữ hình thành cơng nghệ sở sử dụng văn điện tử trao đổi văn điện tử, theo diễn chuyển đổi từ việc giải văn đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn điện tử Là quận trung tâm Thủ đô – Trung tâm trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đất nước, Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm nhận khối lượng lớn văn bản, giấy tờ từ quan, đơn vị khác gửi đến, gây áp lực đội ngũ văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn chậm giải quyết, gây ảnh hưởng đến việc đạo, điều hành Xuất phát từ lý trên, học viên chọn đề tài nghiên cứu “Quản lý văn điện tử Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn nói chung nghiên cứu nhiều trường, học viện số quan nhà nước Ứng dụng công nghệ thông tin ngày trở thành nhu cầu tất yếu việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ người, thúc đẩy cơng nghiệp hóa – đại hóa đất nước Đã có số viết chuyên đề tạp chí, trang website đề cập việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước góc độ khác Dưới số cơng trình, tài liệu có liên quan đến đề tài mà học viên chọn để nghiên cứu: Đề tài khoa học cấp Bộ PGS.TS Lưu Kiếm Thanh năm 2008: “Nghiên cứu phương pháp quản lý văn điện tử quan nhà nước Việt Nam nay” Đây cơng trình khoa học với nội dung thiết thực, gắn với thực tiễn cơng tác cung cấp sở lí luận vững cho cơng trình khoa học có chung đối tượng nghiên cứu Đề tài làm rõ sâu phân tích cụ thể phương pháp quản lý văn điện tử nay, có đánh giá lựa chọn phương pháp hay hiệu có tính khả thi cao để áp dụng quan nhà nước Cuốn “Văn công tác văn quan nhà nước” PGS.TS Văn Tất Thu Nhà xuất Chính trị quốc gia xuất năm 2013 làm rõ vấn đề lý luận chung văn bản, lịch sử hình thành cơng tác văn Việt Nam từ năm 1945 đến nay, nội dung, nhiệm vụ chủ yếu công tác văn Đây sách đề cập toàn diện vấn đề lý luận chung văn bản, văn quy phạm pháp luật, văn quản lý hành nhà nước, công tác văn kỹ thuật soạn thảo số loại vản quan hành nhà nước Cuốn “Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước” tác giả Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất Chính trị quốc gia xuất năm 2001 Cuốn sách trình bày cách tổng quát vấn đề lịch sử văn hành nhà nước Việt Nam; tập trung làm rõ loại văn hình thành hoạt động quản lý nhà nước góc độ: khải niệm chung phân loại văn quản lý nhà nước, chức năng, vai trò văn hệ thống văn cơng tác cán quản lý nhà nước Ngồi sách giới thiệu tham khảo mẫu số văn Đây sách đề cập phong phú, tồn diện, có ý nghĩa lý luận vận dụng cho hoạt động xây dựng, đánh giá văn hoạt động quản lý nhà nước Kỷ yếu Tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trong khuôn khổ báo khoa học, tác giả trình bày khái quát thành tích, kinh nghiệm, kinh nghiệm lĩnh vực đào tạo bồi dưỡng công nghệ thông tin Thứ ba, công tác triển khai thực đào tạo bồi dưỡng, cần quản lý chặt chẽ hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, giao Phòng Nội vụ đơn vị đầu mối thực việc kiểm sốt số lượng cán bộ, cơng chức tham gia lớp bồi dưỡng, theo dõi cách thức tổ chức lớp bồi dưỡng, chất lượng giảng, chất lượng học tập, ý thức thái độ người học, đánh giá người học chương trình đào tạo, bồi dưỡng Thời gian triển khai khóa đào tạo khơng q dài, không dàn trải mà cần tập trung thời gian phù hợp dựa kế hoạch làm việc chung tồn quan Thứ tư, cơng tác kiểm tra, đánh giá chất lượng cán bộ, công chức sau thực đào tạo, bồi dưỡng Chất lượng hoạt động đào tạo, bồi dưỡng phải thể thông qua kết công việc, cách đánh giá tốt chất lượng hoạt động đào tạo, bồi dưỡng so sánh kết công việc trước sau đào tạo Sau kết thúc khóa, lớp đào tạo bồi dưỡng quản lý văn điện tử đơn vị, phịng ban cần có đánh giá nghiêm túc kết công việc công chức, cách thức thực quản lý văn điện tử, thời gian thực nhiệm vụ, chất lượng văn bản, tỉ lệ lỗi sai yếu tố quan trọng đánh giá xác kết đào tạo Đối với khóa đào tạo mà kết chưa mục tiêu đề cần có điều chỉnh nội dung phương pháp đào tạo, bồi dưỡng lựa chọn đối tượng tham gia đào tạo, bồi dưỡng Kết học tập chương trình đào tạo, bồi dưỡng quản lý văn điện tử cứ, sở để đánh giá cơng chức, viên chức, tiêu chí hoàn thành nhiệm vụ hàng năm 3.2.7 Ứng dụng giải pháp công nghệ 4.0 quản lý, khai thác sử dụng văn điện tử, thực chuyển đổi số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh mạng Văn điện tử sản phậm khoa học công nghệ đại, muốn nâng cao hiệu quản lý sử dụng văn điện tử, cần tăng cường ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ đặc biệt giải pháp công nghệ 65 4.0 Đầu tiên phải kể đến việc ứng dụng điện toán đám mây để quản lý khai thác liệu, lưu trữ giữ liệu, UBND quận Hồn Kiếm cần khẩn trương có kế hoạch xây dựng hệ thống liệu thống đơn vị, phịng ban, tránh việc bị tản mát thơng tin, thơng tin lưu trữ đơn lẻ đơn vị, khơng có liên kết, tích hợp UBND quận Hồn Kiếm phải đơn vị chủ trì xây dựng dự án công nghệ thông tin phục vụ quản lý, lưu trữ văn bản, tảng quan trọng để đưa hoạt động máy hành quận nhanh chóng tiếp cận với cơng nghệ 4.0 Bên cạnh UBND quận cần có quan tâm mức với giải pháp công nghệ 4.0 khác OT, AI Big Data, cần coi quản lý văn điện tử dự án điểm để tiến tới ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ 4.0 tất mặt hoạt động UBND quận Giữa phịng ban, đơn vị cần thường xun có trao đổi, chia sẻ giải pháp công nghệ mới, phương pháp, cách thức làm hay, hiệu ứng dụng cơng nghệ, từ hình thành văn hóa chia sẻ tri thức đơn vị, giải pháp lớn, mang tính hệ thống UBND quận cần nghiên cứu kỹ, có tham mưu, đề xuất xác hiệu cho UBND thành phố để áp dụng phạm vi toàn thành phố Chuyển đổi nhận thức sứ mệnh, cần thiết, tính cấp bách chuyển đổi số xã hội, lan truyền từ điểm tới diện, từ nhóm tổ chức, cá nhân tiên phong tới cộng đồng, câu chuyện thành cơng điển hình, có tính thuyết phục cao Người đứng đầu chịu trách nhiệm trực tiếp chuyển đổi số quan, tổ chức, lĩnh vực phụ trách; tổ chức phổ biến, quán triệt chủ trương Đảng, nâng cao nhận thức cấp ủy Đảng, quyền, người dân cần thiết tính cấp thiết chuyển đổi số Gắn mục tiêu, nhiệm vụ chuyển đổi số với nghị quyết, chiến lược, chương trình hành động, mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh Người đứng đầu quan cam kết đổi mới, cho phép thử nghiệm mới, ứng dụng công nghệ mục tiêu phát triển bền vững, liên kết thành phần khác theo mơ hình kinh tế tuần hồn; thúc đẩy phát triển cơng nghiệp sáng tạo 66 Mặt khác, bảo đảm an toàn, an ninh mạng then chốt để chuyển đổi số thành công bền vững, đồng thời phần xuyên suốt, tách rời chuyển đổi số Để nâng cao hiệu bảo đảm an ninh thông tin thời gian tới, cần quan tâm thực đồng bộ, trước hết nâng cao nhận thức an ninh thông tin bảo đảm an ninh thông tin Tăng cường giáo dục, bồi dưỡng, nâng cao ý thức cán bộ, công chức; trọng tuyên truyền, phổ biến cho họ nguy cơ, yếu tố gây an ninh, đe dọa gây an ninh thông tin Tổ chức phổ biến, tập huấn để nâng cao nhận thức lực bảo vệ an ninh mạng cho tổ chức, cá nhân, trước hết cán lãnh đạo, cán chuyên trách quản lý vận hành hệ thống thông tin quan trọng quan Tiếp tục tăng cường thực giải pháp bảo đảm an ninh mạng đấu tranh phòng, chống tội phạm không gian mạng Triển khai đồng giải pháp để bảo đảm an ninh mạng cho hệ thống thông tin quan trọng an ninh quốc gia; phát hiện, đấu tranh ngăn chặn sớm hoạt động công mạng, gián điệp mạng, âm mưu, hoạt động chống phá lực thù địch, phản động mạng Chủ động phịng ngừa liệt cơng, trấn áp mạnh tội phạm mạng Nghiên cứu xây dựng mô hình hợp tác cơng - tư bảo đảm an ninh, phịng, chống tội phạm khơng gian mạng Việt Nam, tạo chế phối hợp chặt chẽ quan nhà nước với doanh nghiệp nhằm khai thác tối đa nguồn lực xã hội hoạt động 3.2.8 Đổi văn hóa, lề lối tác phong làm việc Môi trường lao động, lĩnh vực hoạt động hình thành nên văn hóa, tác phong làm việc người lao động Lĩnh vực làm việc mới, đối tượng quản lý yêu cầu người công chức, viên chức phải thay đổi lề lối, tác phong làm việc cho phù hợp Trong thời đại công nghệ số cụ thể hoạt động quan hành nhà nước quản lý văn điện tử, văn hóa, tác phong làm việc người công chức, viên chức cần thay đổi theo hướng: Xây dựng tác phong làm việc lấy hiệu công việc mục tiêu, giảm thiểu tối đa thời gian lãng phí, hoạt động khơng đem lại giá trị cho công việc Việc quản lý văn điện tử giúp cho người công chức, viên chức tiết 67 kiệm nhiều thời gian công việc, nhiên có thêm quỹ thời gian khơng có nghĩa sử dụng quỹ thời gian vào việc vơ bổ, việc cá nhân mà cần sử dụng quỹ thời gian cách khoa học tập trung phục vụ mục tiêu đơn vị, tổ chức, phục vụ lợi ích nhân dân - Khuyến khích tính đổi mới, sáng tạo, khích lệ người lao động đưa sáng kiến có giá trị ứng dụng - Xử lý công việc nhanh gọn, tránh bệnh quan liêu, hách dịch, tránh thủ tục, quy trình rườm rà khơng cần thiết - Ứng dụng khoa học công nghệ cách tối ưu - Xây dựng văn hóa học tập, chia sẻ tri thức 68 Tiểu kết chƣơng Trên sở lý luận khoa học trình bày chương 1, đánh giá, phân tích sâu sắc thực trạng quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm, Chương luận văn đưa số giải pháp nhằm bước tháo gỡ khó khăn, hạn chế yếu công tác quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm, phát huy tốt kết quả, điểm mạnh đáng ghi nhận nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm Các giải pháp tác giả đưa không dựa trình độ chun mơn kinh nghiệm cá nhân mà dựa kết khảo sát thực trạng quản lý văn điện tử với số liệu khách quan, xác, phản ánh chân thực thực trạng vấn đề tồn quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm Những giải pháp đưa chương giải pháp khả thi với điều kiện thực tế UBND quận Hoàn Kiếm 69 KẾT LUẬN Ứng dụng, sử dụng thành tựu khoa học kỹ thuật đời sống kinh tế xã hội xu hướng tất yếu bối cảnh đất nước ta tiến gần đến Cách mạng công nghiệp 4.0, nhà nước với vai trò chủ thể có quyền quản lý đất nước xã hội trở thành tổ chức tiên phong xu hướng này, với tư cách cánh tay nối dài nhà nước, đại diện cho quyền lực nhà nước, máy phục vụ đất nước, phục vụ nhân dân, quyền địa phương cấp phải cờ đầu tiến trình đại hóa hành chính, thực cơng chuyển đổi số tổ chức hoạt động Quản lý văn điện tử số nhiều nội dung quan trọng liên quan đến cải cách hành chính, đại hóa hành chính, nhiên lại nội dung quan trọng thể cách sâu sắc tâm trị nhà nước quyền cấp việc xây dựng hành thực minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu mang tính phục vụ, bên cạnh cịn việc tiết kiệm thời gian, cơng sức chi phí khơng đáng có Trong giai đoạn từ năm 2015-2020, UBND quận Hoàn Kiếm nỗ lực huy động sức mạnh hệ thống trị địa bàn quận thực nghiêm túc đạo mang tính định hướng UBND thành phố Hà Nội việc tăng cường quản lý văn điện tử, tập thể cán lãnh đạo, cơng chức, viên chức UBND quận Hồn Kiếm thực có hiệu việc quản lý văn điện tử thể kết công việc, thành công ban đầu xã hội, nhân dân cấp ghi nhận Tuy nhiên thực tiễn công tác nguyên nhân chủ quan khách quan tồn số mặt hạn chế, yếu quản lý văn điện tử cần UBND quận Hồn Kiếm tiếp tục nhận diện, phân tích đưa giải pháp khắc phục Trong khuôn khổ luận văn thạc sĩ chuyên ngành quản lý cơng, cơng trình nghiên cứu khoa học, vấn đề quản lý văn điện tử UBND quận Hồn Kiếm tác giả nghiên cứu, phân tích đánh giá phương diện lý luận thực tiễn, thơng qua q trình nghiên cứu tác giả làm rõ vấn đề lý luận thực tiễn từ đề 70 xuất giải pháp khả thi để nâng cao hiệu quản lý văn điện tử Trong giải đoạn 2020-2025, 2025-2030, tốc độ phát triển khoa học công nghệ diễn với nhịp độ nhanh chưa có, quan tổ chức, đơn vị thuộc máy nhà nước tiếp tục phải có thay đổi cải cách mang tính chiến lược đầy táo bạo để hướng đến phát triển thịnh vượng chung đất nước xã hội 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (2014), Nghị số 36/NQ-TW ngày 01/07/2014 đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Bộ Thông tin Truyền thông (2016), Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối Hệ thống quản lý văn điều hành” Bộ Thông tin Truyền thông (2017), Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 quy định sử dụng chữ ký số cho văn quan nhà nước Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Bộ Nội vụ (2012), Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Bộ Nội vụ (2013), Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 ứng dụng Công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước Chính phủ (2019), Nghị số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 2020, định hướng đến 2025 10 Chính phủ (2020), Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 cơng tác văn thư 11 Chính phủ (2020), Nghị định số: 45/2020/NĐ-CP 08/4/2020 thực thủ tục hành mơi trường điện tử 12 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2018), Kỷ yếu Tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” 72 13 Học viện Hành (2005), Giáo trình Hành văn phòng quan nhà nước, Nxb Giáo dục, Hà Nội 14 Học viện Hành (2009), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 15 Học viện Hành (2009), Giáo trình văn phịng, văn thư lưu trữ quan nhà nước, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 16 Học viện Hành (2009), Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành nhà nước (Chương trình chuyên viên), Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 17 Hội đồng nhân dân Thành phố Hà Nội (2012), Nghị số 24/NQHĐND ngày 07/12/2012 phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng đến năm 2030 18 Vũ Thị Mai Lan (2011), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý công tác văn thư lưu trữ Bộ Tài nguyên Môi trường, Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội 19 Lưu Kiếm Thanh (2008) “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay”, Đề tài khoa học cấp bộ, Bộ Nội vụ 20 Lưu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn văn quản lý nhà nước, Nxb Thống kê, Hà Nội 21 Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành văn phịng, Nxb Thống kê, Hà Nội 22 Từ Thị Kim Ngân (2018), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến, văn Bộ Kế hoạch Đầu tư, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội 23 Tạ Tuyết Nhung (2015), Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đến Văn phịng Chính phủ, Luận văn Thạc sĩ Quản lý cơng, Học viện Hành chính, Hà Nội 24 Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử 25 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin 26 Quốc hội (2015), Luật An tồn thơng tin mạng 27 Quốc hội (2015) Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật 28 Nguyễn Văn Thâm (2001), Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 29 Nguyễn Văn Thâm, Lưu Kiếm Thanh (2006), Kỹ thuật xây dựng ban 73 hành văn bản, Nxb Giáo dục, Hà Nội 30 Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành văn phịng, Nxb Thống kê, Hà Nội 31 Văn Tất Thu (1998), Học tập cách viết Bác Hồ nhằm nâng cao chất lượng văn quản lý hành nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước, (số 05/1998) 32 Văn Tất Thu (2013), Văn công tác văn quan nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 33 Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước 34 Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số: 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 Phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” 35 Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐUBND ngày 12/06/2020 ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội 36 Ủy ban nhân dân quận Hồn Kiếm (2017), Cơng văn số 1219/UBND-VP ngày 25/9/2017 việc triển khai gửi việc triển khai gửi, nhận văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm với quan thuộc thành phố Hà Nội 37 Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm (2019), Công văn số 1023/UBND-VP ngày 21/6/2019 việc triển khai thực ứng dụng văn điện tử có chữ ký số Chun dùng Chính phủ 38 Văn phịng Chính phủ (2020), Công văn số Số: 775/VPCP-KSTT ngày 04 / 02/2020 Về việc danh mục văn điện tử không gửi kèm giấy 74 75 PHỤ LỤC DANH MỤC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KHÔNG GỬI KÈM GIẤY Văn quy phạm pháp luật Nghị HĐND Thành phố Nghị Quyết HĐND cấp huyện, cấp xã Quyết định UBND Thành phố, cấp huyện, cấp xã Văn hành Nghị (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự báo, Báo cáo, Tờ trình, Cơng văn, Cơng điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo 76 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM Ngƣời xây dựng phiếu: Cơ sở đào tạo: Chuyên ngành nghiên cứu Lớp: Số phiếu phát ra: Trình độ : Người trả lời phiếu: Đơn vị công tác: A KHẢO SÁT VỀ THÁI ĐỘ, QUAN ĐIỂM, HIỂU BIẾT CỦA ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC QUẬN HOÀN KIẾM VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Câu 1: Anh (Chị) có hiểu nắm rõ khái niệm văn điện tử, quản lý văn điện tử khơng? Có Khơng Đã biết chưa nắm rõ Câu 2: Anh (Chị) có ủng hộ việc thực quản lý sử dụng văn điện tử khơng? Có ( Nếu chọn có vui lịng chuyển xuống câu số 3) Không ( Nếu chọn không vui lòng chuyển xuống câu số 4) Câu số 3: Theo anh (chị) việc quản lý văn điện tử đem lại ích lợi gì? Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy tờ Hạn chế nhầm lẫn, tăng cường tính bảo mật Dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu Nâng cao hiệu quản lý, thuận tiện lãnh đạo, đạo, điều hành Lợi ích khác Câu 4: Lý anh (chị) không ủng hộ việc quản lý sử dụng văn điện tử? Khó khăn sử dụng trang thiết bị phần mềm Nhận thấy việc áp dụng văn điện tử có nhiều bất tiện, không hiệu Hạn chế lực, trình độ 77 Lý khác ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… B KHẢO SÁT VỀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Câu 1: Anh (chị) cơng tác phịng, ban, đơn vị thuộc UBND Quận Hoàn Kiếm? Câu 2: Tại quan, đơn vị anh (chị) công tác văn quản lý công cụ, phương tiện gì? Quản lý văn thơng qua hệ thống phần mềm máy tính, lưu trữ tồn hồ sơ, tài liệu, văn máy tính Quản lý hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn tủ đựng hồ sơ, sử dụng máy tính để soạn thảo Áp dụng hệ thống phần mềm máy tính để quản lý văn bản, số văn quản lý theo phương pháp truyền thống Phương pháp khác quan áp dụng ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ……………… Câu 3: Anh (chị) đánh chất lượng máy móc, trang thiết bị đơn vị phục vụ quản lý văn điện tử? Chất lượng tốt, đáp ứng yêu cầu quản lý văn điện tử, thường xuyên thay mới, bảo dưỡng, mua sắm Chất lượng đáp ứng phần, bảo dưỡng, mua sắm Chất lượng kém, thường xuyên hỏng hóc, hiệu quản lý văn khơng cao Câu 4: Anh (chị) có thường xuyên tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng cơng nghệ thơng tin kỹ nghiệp vụ quản lý văn khơng? Định kỳ tham giá khóa đào tạo, bồi dưỡng công nghệ thông tin quan, kỹ nghiệp vụ quản lý văn chủ yếu học qua kinh nghiệm đồng nghiệp Định kỳ tham gia khóa đào tạo, bồi dưỡng cơng nghệ thông tin quan, kỹ nghiệp vụ quản lý văn bồi dưỡng thường xuyên Có chuyên môn công nghệ thông tin, tập huấn, bồi dưỡng thường xuyên 78 nghiệp vụ văn thư lưu trữ Ít đào tạo, bồi dưỡng cơng nghệ thông tin, thiếu kỹ nghiệp vụ quản lý văn điện tử Câu 5: Anh (chị) đánh hiệu suất sử dụng trang thiết bị phần cứng phần mềm quan, đơn vị quản lý văn điện tử ? Hiệu suất đạt 80% Hiệu suất đạt khoảng 80 đến 50 % Hiệu suất 50 % 79 ... hội quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 31 2.1.2 Tổ chức máy UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 32 2.2 Thực trạng quản lý văn điện tử Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. .. tử UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội + Thực trạng hoạt động quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội + Các phương hướng giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý văn điện. .. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 54 3.1 Phƣơng hƣớng hoàn thiện quản lý văn điện tử UBND quận Hoàn Kiếm- Hà Nội