- Vµo Edit\Cut hoÆc nh¸y vµo biÓu tîng Cut trªn thanh c«ng cô( h×nh c¸i kÐo) HoÆc nhÊn tæ hîp phÝm Ctrl+X trªn bµn phÝm.. - §a con trá tíi vÞ trÝ cÇn ®Æt khèi5[r]
(1)Phần I: giới thiệu máy vi tÝnh
Máy tính phơng tiện giúp ngời sử dụng để thao tác, sử lý liệu nhanh nhiều lần so với làm tay Máy tính cịn giúp ngời trao đổi thơng tin qua hệ thống mạng, chơi game, nghe nhạc… Ngày tốc độ máy tính ngày cao giúp ngời hoà nhập nhanh vào thời đại khoa học kỹ thuật Vì tác dụng to lớn máy tính mà ngời khắp nơi giới sử dụng máy tính làm phơng tiện để giải hầu hết công việc đời sống hàng ngày…
1 Cấu tạo máy tính ( nhìn b»ng m¾t th êng ) : Bao gåm phần: CPU thiết bị nhập xuất
a CPU ( bé xư lý trung t©m) :
Có dạng hình hộp chữ nhật Tất thao tác, trình xử lý liệu diễn õy
Bên CPU (nhìn mắt th ờng: ta nhìn đ ợc vỏ, case ” ) gåm cã:
- Hdd (ổ cứng): thiết bị lu trữ liệu (bộ nhớ – không bị mất điện đột ngột)
- Ram: dùng để lu trữ liệu tạm thời ( có thể hiểu nh tờ giấy nháp) điện khởi động lại máy mà ta cha thực thao tác ghi vào ổ cứng liệu ram mất, thao tác với liệu ta cần ý ghi liệu thờng xuyên, (hoặc đặt chế độ tự động lu sau khoảng thời gian đó )
- Cpu( Chíp xủ lý trung tâm ) : trung tâm sử lý thơng tin, ngồi cịn đặc trng cho tốc độ máy tính
- Main: mạch nơi để cắm Ram Chíp (và thiết bị khác) Trên main có vi mạch đợc lập trình sẵn nhà thiết kế, ngời sử dụng khơng thể thay đợc
- Ngoµi có nguồn điện, pin số phận khác
- Nhìn vào case ta thấy ổ CD ổ mềm thiết bị nhập suất liệu b Các thiết bị nhập xuất:
- Monitor (Màn hình) để hiển thị liệu mà CPU sử lý - Mouse, Keyboard (Chuột bàn phớm)
- Ngoài có máy in, loa - 2 Phần cứng phần mềm:
a Tạm hiểu phần cứng thiết bị sờ đợc cầm nắm đợc Ví dụ nh hình, bàn phím, case…
b Phần mềm chơng trình mà thao tác nhà lập trình tạo sẵn
(Nếu ta ví phần cứng nh sách phần mềm nội dung sách đó.) + Có hai loại phần mềm:
- Phần mềm hệ thống: phần mềm đợc nhà lập trình tạo nên :
Ví dụ: chơng trình cài sẵn bios máy tính, Hđh windows, Hđh dos
(2)VÝ dô: Word, Excel
Tìm hiểu hệ điều hành:
Hệ điều hành là: phần mềm hệ thống: ( là chơng trình) đợc tạo nhằm để quản lý chơng trình ứng dụng khác Nó nắm quyền điều khiển máy tính ta khởi động máy thành công Hệ điều hành làm cho chơng trình khác chạy nh : chơng trình soạn thảo văn bản, internet, chơi game, nghe nhạc…
- Ví dụ hệ điều hành Windows, Dos
Phần II: giới thiệu hệ điều hành Windows
Windows là: hệ điều hành đa phơng tiện ( có thể làm việc với nhiều chơng trìnhcùng một lúc), hỗ trợ tốt cho chơng trình trò chơi, đa phơng tiện, xem làm việc với tất dạng liên lạc điện tử nh E-mail, Fax hỗ trợ mạng cục mạng từ xa Hiện Window có nhiều phiên nhng thờng sư dơng vÉn lµ windows 98, windows 2000, windows XP…
Làm việc với hệ điều hành Windows
i/ Vào windows (3)- Bật máy: nhấn vào nút Power CPU đợi khoảng thời gian ngắn máy tự khởi động
ii/ Tho¸t khái Windows
- Trớc thoát khỏi Windows ta cần đóng hết chơng trình ứng dụng mở - Nháy vào Start\ Shut down xuất hộp thoại :
Stand by: giữ nguyên trạng thái ( tắt tạm thời)
Shut down: tt mỏy tớnh (để thoát khỏi Windows chọn cách này)
Restart: khởi động lại máy tính
Restart in MS- DOS : khởi động lại máy tính nhng vào DOS (nếu cài hệ điều hành win95, 97, 98).
- Sau chọn OK máy tự tắt
Chú ý:+ Không đợc nhấn nút Power vỏ máyđể tắt máy
+ Thời gian tắt máy khởi động ( bật máy) máy phải 30 giây + Phải tắt hết chơng trình ứng dụng mở trớc tắt máy tính.
(Vµo start/ turn off computer / turn off / đa chột nhấn vào turn off hoăc gõ
enter Nếu máy cài Hđh winxp)
iii/ Giới thiệu hình windows
Khi khởi động máy xong thấy hình xuất biểu tợng (icon)
a/ C¸c biểu tợng hình:
Các biểu tợng hình: Có hai loại biểu tợng
- Biểu tợng mặc định: biểu tợng có sẵn cài đặt Windows. Ví dụ: My computer, Recyclebin, My Documents……
- Biểu tợng ngời dùng tạo ra: ngời sử dụng tạo để tiện cho trình làm việc ( biểu tợng đờng dẫn tắt)
- Biểu tợng đờng tắt : đờng dẫn nhanh đến chơng trình mà khơng phải qua nhiều thao tác
b/ Cách tạo biểu tợng ng dn tt( Shortcut):
+ Nhấn chuột phải vào hình trống xuất hình menu däc + Chän New\ Shortcut xt hiƯn hép tho¹i
+ Nhấn nút Browse để chọn đờng dẫn để chọn File chạy chơng trình
( thêng File có đuôi exe)
Nhấn nút Open\Next\Finish
Trên hình xuất biểu tợng đờng tắt ta tạo c/ Giới thiệu sơ qua số biểu tợng mặc định
My computer ( máy tính tơi): chứa tất tài nguyên máy tính Để khai thác tài nguyên máy tính ta nhấn chuột phải vào biểu tợng này, chọn Open Mydocument (tài liệu tôi) : chứa tệp mà ghi ta không để th mục hay ổ đĩa
Recycle Bin ( thùng rác) nơi chứa tệp, th mục, biểu tợng bị xoá ta khơi phục lại đợc cách :
(4)- Nhấn chuột phải vào đối tợng cần khôi phục, chọn Restoresẽ trả lại đối tợng bị xố vị trí ban đầu ( vị trí trớc bị xố).
Chó ý: Khi thùng rác chứa nhiều tài liệu ta cần làm rỗng thùng rác nhanh cách: - Nhấn chuột phải vào thùng rác
- Chọn Empty Recycle Binxuất hộp thoại - Chọn Yes muốn làm rỗng thùng rác
- Chọn No không làm rỗng thùng rác
(Khi lm rng thựng rỏc khơng thể khơi phục lại tệp bị xố Vì trớc khi làm rỗng thùng rác cần phải cân nhắc).
d/Thanh TASK BAR ( thanh c«ng viƯc)
- Nằm phía dới hình, chứa nút Start, đồng hồ chơng trình chạy - Nhấn vào nút Start xuất Start
T×m hiĨu mét sè mơc Start:
- Programs: Nơi bắt đầu tất chơng trình đợc cài đặt - Document: nh nói
- Settings: chế độ cài đặt
- Find: t×m kiÕm tƯp hay th mơc
- Help: trỵ gióp cđa m¸y( b»ng tiÕng anh)
- Run: chứa tệp liên quan đến thông số hệ thống
- Shutdown: chế độ bật tắt, khởi động máy tính (với win95 , 97, 98 )
- Tunr off computer : chế độ bật tắt, khởi động lại máy tính (với winxp )
IV/ TƯp vµ th mục biểu tợng
A/ Giới thiệu biểu tợng th mục: 1 Tệp th môc:
- Tệp (File): đơn vị mà máy tính quản lý để lu trữ thơng tin ngời sử dụng tạo ra, ( Nói cách khác làm ngời sử dụng tạo đợc lu trữ máy tính dới dạng File).
Ví dụ: tệp văn
- Th mc (Folder) : thờng có màu vàng: dùng để chứa th mục têp
Nói cách khác th mục dùng để quản lý tệp th mục khác Nh th mục có thể chứa th mục con.
2 Th mục ổ đĩa:
Th mục ổ đĩa ( nằm ổ đĩa): ta hình dung th mục nh cặp có ngăn( th mục ) ngăn chứa sách( tệp hay File)
Cách tạo th mục ổ đĩa:
+ Nháy chuột phải ( nháy đúp nhanh chuột trái) vào My computer\ Open xuất cửa sổ
+ Nháy chuột phải\ Open( nháy kép chuột trái) vào ổ đĩa cần tạo th mục ( nếu muốn tạo th mục th mục đó) rồi:
+ Nháy chuột phải vào khoảng trống khung nhìn chän \ New\ Folder
trong khung hình xuất th mục ta tạo (mc nh la new folder)
+ Đặt tên cho th môc
(5)B\ Thao tác với biểu tợng, th mục tệp (ta gọi chung đối tợng) Ta thờng thao tác với đối tợng chuột trái
1. Chọn đối tọng (select)
- Chọn đối tợng trình ta bơi đen đối tợng *Cách chọn đối tợng:
+ Chọn đối tợng : nhấn chuột trái vào đối tợng ta cần chọn
+ Chọn nhiều đối tợng cạnh nhau: Chọn đối tợng sau nhấn đồng thời phím Shift chọn đối tợng tiếp theo.
+ Chọn nhiều đối tợng vị trí khơng liền nhau: chọn đối tợng sau nhấn đồng thời phím Ctrl chọn đối tợng
2. Xoá đối tợng
- Nháy chuột phải vào đối tuợng cần xoá - Chọn Delete xuất hộp thoại - Chọn Yes xoá đa vào thùng rác - Chọn No khơng muốn xố
- Chú ý: Khơng xố biểu tợng mặc định (thờng biểu tợng mặc định khơng xố đợc) hay đối tợng mà ta khơng biết
+ Ta xố đối tợng mà khơng đa vào thùng rác cách chọn đối tợng sau nhấn đồng thời phím Shift Delete
3. Cách mở đối tợng
- C1: Nhấn chuột phải vào đối tợng xuất menu dọc\ chọn Open - C2: Nhấn đúp chuột trái vào đối tợng ( nhấn chuột trái gõ enter ).
4. Đổi tên đối tợng:
- Nhấn chuột phải vào đối tợng xuất menu dọc - Chọn Rename
- Đặt tên cho đối tợng
- Nhấn phím Enter bàn phím để chấp nhận tên
Chú ý: Tên th mục cấp khơng đợc trùng nhau
5 Di chuyển đối tợng từ vị trí đến vị trí khác: - Nhấn chuột phải vào đối tợng xuất menu dọc - Chọn Cut
- Tìm đến vị trí cần đặt đối tợng
- NhÊn chuét ph¶i vào khoảng trống khung nhìn - Chọn paste
V/
Tìm hiểu windows explorer
Windows explorer: công cụ trợ giúp Windows giúp ta xem toàn máy tính dới dạng cấu trúc
1 Khởi động Windows Explorer
- C1: Nh¸y Start\ Program\Windows Explorer - C2: Nháy chuột phải vào nút Start\Explorer
(6)Windows Explorer chia hình làm khung:
- Khung bên trái: liệt kê toàn tài nguyên máy tính dới dạng cấu trúc Đầu th mục có dấu + có nghĩa bên tệp th mơc n÷a
- Khung bên phải: liệt kê chi tiết đối tợng đợc lựa chọn khung bên trái VI/ Tìm kiếm tệp th mc
Nháy chuột phải vào nút Start\ Find\ File and Folderxuất hộp thoại: +Trong mục Name: gõ tên th mục hay tên tệp muốn tìm kiếm
+ Trong mục Look in: nháy vào nút Browse để lựa chọn ổ đĩa……… + Nháy vào Find Now để bắt u tỡm kim
+Phía dới hộp thoại liệt kê tệp hay th mục tìm thấy VII\ Làm việc với hộp thoại
Một hộp thoại thờng có nót:
- OK: chÊp nhËn th«ng sè hép tho¹i
- Cancel: khỏi hộp thoại huỷ bỏ thơng số hộp thoại Ta nhấn ESC bàn phím để khỏi hộp thoại( tác dụng giống nh Cancel)
- Default: mặc định thơng số hộp thoại - Nút Close: đóng hp thoi
Phần III: Tin học văn phòng A/ Word
Bài 1: Các thao tác với chuột bàn phím 1 Thao tác với chuột
- Chuột trái nháy đơn : áp dụng cho thao tác thờng làm - Ví dụ nh: mở đóng chơng trình
- Chuột trái nháy kép: để mở đối tợng - Chuột giữa: di chuyển để xem tài liệu
- - Chuột phải: thoa tác nhanh với đối tợng( làm tắt).Khi nhấn chuột phải vào đối tợng xuất menu dọc thờng có số mục sau:
- + Copy: chép đối tợng thành đối tợng khác giống hệt - + Cut: di chuyển đối tợng tứ vị trí đến vị trí khác
+ Pase: dán đối tợng đợc Cut hay Copy + Delete: xoá đối tợng đa vào thùng rác +Create shortcut: tạo shortcut
+Rename:đổi tên cho đối tợng
+Properties:xem thuộc tính đối tợng Chú ý:
(7)*Khơng xố đối tợng mà ta khơng biết tác dụng 2 Thao tác với bàn phớm
- Tab: đẩy liệu sang bên phải kể từ vị trí trỏ đoạn thờng 1,27cm
- Caps Lock: dùng để viết chữ hoa khơng dấu (nếu viết chữ có dấu chữ nhỏ chữ khơng dấu khác)
- C¸c phÝm Shift, Ctrl, Alt sư dơng kết hợp với phím khác
+ Vớ d trờng hợp ta thấy kí tự bàn phím mà ta nhấn khơng có tác dụng ta nhán đồng thời phimShift phím + Nhấn Ctrl +A: chọn (bơi đen ) tồn văn
+ NhÊn Ctrl+ Home: di chuyÓn trỏ đầu tài liệu + Nhấn Ctrl+ End: Di chun trá vỊ ci tµi liƯu
+ Ctrl+ } tăng cỡ chữ đoạn văn đợc chọn lên đơn vị + Ctrl+ { giảm cỡ chữ đoạn vănn đợc chọn 1đơn vị + Shift+ ký tự: có tác dụng nh phím Caps Lock
- Esc: Để huỷ nhanh hộp thoại hay thoa tác bàn phím - Insert: Chuyển từ chế đọ chèn sang không chèn ngợc lại - Home: Di chuyển trỏ đầu dòng.
- End: Di chun trá vỊ ci dßng - Delete: Xoá kí tự bên phải trỏ
- Back Space: Xoá kí tự bên trái trỏ( đẩy liệu lên kể từ vị trí trỏ)
- Page up: xem đầu trang hiƯn hµnh - Page Down: xem ci trang hiƯn hµnh
- Num Lock: đèn Num Lock sáng ta đánh đợc phím số bên phải bàn phím Nếu đèn Num Lock khơng sáng ta làm đợc thao tác bình thờng nh kí hiệu bàn phím
- Các phím mũi tên di chuyển: để di chuyển trỏ
- Enter: xuống dịng để kết thúc đoạn văn bản( khơng nhấn phím tuỳ tiện cha hết đoạn ) đẩy liệu xuống kể từ vị trí trỏ
- Phím có hình cờ bàn phím: nhấn phím để Start, sử dụng máy bị treo
3 Chó ý:
Với thao tác thờng có cách làm: - Dùng thực đơn Menu Bar - Dùng biểu tợng - Dùng bàn phím
Ví dụ : để mở văn mới:
C1: vào File\ New\ Chọn văn theo mẫu\ OK
C2: nháy vào biểu tợng New công cụ ( Standanrd) C3: nhấn đồng thời tổ hp phớm Ctrl + N
4 Soạn thảo tiếng việt:
- Muốn soạn thảo tiếng việt phải có chơng trình soạn thảo tiếng Việt( Font chữ ) - HiƯn thêng sư dơng lµ ABC hay Vietkey
- Kiểu chữ thờng dùng để soạn thảo văn kiểu “ Vn time”
(8)Giíi thiƯu vỊ c¸ch gâ tiÕng ViƯt theo kiĨu Telex
AW =Ă OO = Ô AA = Â OW = Ơ UW= Ư DD = Đ W=Ư EE = Ê Các dấu : X: DÊu ng· S: DÊu s¾c J : DÊu nặng F: Dấu huyền R: Dấu hỏi Z: Xoá dÊu
Quy tắc gõ: gõ dấu phẩy Dấu chấm ta phải gõ dấu trớc gõ dấu cách - Cố định Font chũ Word
Ví dụ để cố định kiểu chữ “ V.n time” ta làm nh sau: Đảm bảo chơng trình soạn thảo mở
+ Vµo Format\ Font xt hiƯn hộp thoại + mục Font chọn kiểu chữ V.n time
+ Nhấn Default để mặc định + Chọn Yes
Cách đánh số số dới
a Đánh số trên - Nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + Shift + = - Huỷ tổ hợp ta nhấn lại phím
b Đánh số dới - Nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + = - Huỷ chế đọ ta đánh lại phím
6 Sửa lỗi Word:
Khi soạn thảo văn mà có cách lỗi ta cần sửa:
- Nếu hình xuất ký tự lạ nh: a, ẳ, ả Ta nháy vào biểu tợng chữ PI công cụ
- Trong gõ văn mà có chữ không theo ý muốn ta :
vào Tool\ AutoCorrectxt hiƯn hép tho¹i Mơc Auto Correct: bá chän Replace Text as you Type
- Muèn ta nhấn Enter mà chữ đầu dòng thành chữ hoa ta lµm nh sau: Vµo Tool\ Auto Correctxt hiƯn hép tho¹i Mơc Auto Correct: chän Capitalize first lettler of centerces
Bài 2: Giới thiệu hình làm việc word I/ Khởi động Word thoát khỏi Word
1 Khởi động Word
- C1: vµo Start\ Programs\ Microsoft word
- C2: nháy chuột trái vào biểu tợng có chữ W Microsoft office shortcut Bar phía bên phải hình
(9)- C1: NhÊn vµo nót Close( nót cã hình X ) phía bên phải hình - C2: Vµo File\ Exit
Chú ý: khỏi Word mà mở cha ghi đợc xuất hộp thoại:
+ Chọn Yes để ghi + No không ghi
II/ Màn hình làm việc Word: 1/Thanh tiêu đề ( Title bar):
- Phía bên trái ghi tên chơng trình chạy tên mở, cha đợc ghi mặc định l Document
- Phía bên phải có nút:
+ Minimize: thu nhỏ chơng trình Word + Restore: nút hoàn nguyên
+ Maximize: phúng to chng trỡnh Word + Close: đóng chơng trình Word
2.Tiếp theo thực đơn ngang ( Menu Bar) - Phía bên phải chứa nút:
+ Minimize: thu nhỏ (file) mở + Restore: nút hoàn nguyên
+ Maximize: phóng to file + Close: đóng file ang m
- Phía bên trái chứa nhãm lÖnh : File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help
(Ta chọn nhóm lệnh từ bàn phím cách nhấnphím Alt+ chữ đợc gạch chân nhóm lệnh đó).
Ví dụ: Nhấn Alt+ F để chọn menu File
a File(tệp) : chứa mục liên quan đến tệp (file)nh: - New(Ctrl+N): mở file theo mẫu
- Open(Ctrl+ O): mở file có - Close: đóng file mở - Save(Ctrl +S): ghi file - Save as: ghi file với tên - Page setup: định dạng trang in - Print (Ctrl +P): in ấn
- Ngồi cịn có danh sách file hay đợc mở - Exit khỏi chơng trình Word
(10)
-Undo(ctrl+Z): biểu tợng sáng ta khơi phục lại thao tác ó lm trc ú
- Redo(Ctrl+X): ngợc lại với Undo
- Cut(Ctrl+X) : đa đối tợng vào nhớ đệm để di chuyển đối tợng từ vị trí sang vị trí khác
- Copy(Ctrl+C): chép đối tợng
- Page(Ctrl+V): dán đối tợng đợc Copy hay Cut - Clear(Delete): xoá
- Select All(Ctrl+A): chọn hay bôi đen toàn văn
c View : Liên quan đến chế độ nhìn
- Normai: xem văn chế độ thớc dọc khơng có hình vẽ - Online Layout: xem văn chế độ khơng có thớc dọc khơng có thớc ngang
- Page Layout: chế độ xem văn bình thờng nhất( ta thờng để văn chế độ này)
- Outline: chế độ xem văn theo mẫu
- Tollbars: chứa công cụ Word - Ruler: thớc kỴ
- Header and Footer: đánh tiêu đề đầu trang, chân trang - Full sereen: lấp đầy trang hình
- Zoom: phãng to thu nhá mµn h×nh
d Insert chế độ chèn:
- Break: chèn trắng trang - Page Number: đánh số trang - Date and Time: chèn ngày
- Autotext: tạo nhanh văn theo mẫu - Symbol: chèn kí tự đặc biệt vào vị trí trỏ
- Picture: chèn hiệu ứng nh: tranh, ảnh, chữ nghệ thuật, biểu đồ, nét vẽ đặc biệt vào vị trí trỏ
- Text Box: vÏ hộp viết chữ bên - File: chèn file khác vào vị trí trỏ - Bookmark: tạo Bookmark
- Hyperlink(Ctrl+K): tạo liên kết
e Format: định dạng văn bản
- Font: định dạng ký tự chữ
(11)- Builets and Numbering: chèn kí tự đặc biệt, đề mục, hay đánh số thứ tự tự động cho đầu trang văn
- Borders and Shading: t¹o khung làm - Columns: tạo văn dạng cột theo mÉu - Tab: thiÕt lËp c¸c thuéc tÝnh cho phím tab - Drop Cap: tạo chữ lớn đầu dßng
- Text direction: thay đổi chiều chữ viết văn - Background: tạo màu cho văn
f Tools: c«ng cơ
- AutoCorrect options : thiết lập chế độ cho văn - Mail merge: trộn văn
- Customize: chọn công cụ nút hay biểu tợng công cụ
- Options: thiết lập chế độ ngầm định Word
g Table: thao tác liên quan đến biểu bảng
- Draw table: vÏ biÓu b¶ng b»ng tay
- Insert table: chèn bảng biểu vào vị trí trỏ - Delete Cells: xố ô đợc chọn
- Merge Cell: gộp ô đợc chọn - Split Cell: tách ô đợc chọn - Select row: chọn bơi đen dịng - Select clumn: chọn bôi đen cột - Select table: chọn bôi đen bảng
- Distribute Rows Evenly: làm cho dòng đợc Distribute Clumn Evenly: làm cho cột đợc
- Convert text to table: chuyÓn văn thành dạng bảng ngợc lại - Sort: Sắp xếp liệu bảng
- Formula: tính toán - Split table: tách bảng
h Window : cưa sỉ windows: - Split: t¸ch cưa sỉ khung nhìn
j Help trợ giúp Windows b»ng tiÕng anh:
(12)- Standand(thanh công cụ): chứa nút nh New, Open, Undo… - Formatting(thanh định dạng): chứa biểu tợng chỉnh giữa, trái, phải chữ đậm(B), chữ nghiêng(I), Font chữ…
- Tiếo theo thớc(Relur): có thớc ngang, thớc dọc Để ẩn hìnhbằng cách: Vào View chọn hay bỏ Ruler
- Các trợt
1 Vùng soạn thảo (Text area) 2 Phía dới hình soạn thảo là:
- Thanh cha cỏc nỳt biu thị chế độ xem văn - Thanh Statusbar: thể số trang hành
C¸ch hiƯn hay Èn nµy:
Vµo Tools\ Options\ View\ NhÊp chän hay bá chän mơc Status bar III: C¸c công cụ
1 ẩn hay công cơ: - Vµo View\ Toolbar
- Chän hay bá chọn cần thiết 2 Tác dụng sè thanh
- Standandr: dùng để mở File, đóng File……
- Formatting: Định dạng nhanh ký tự hay đoạn văn - Dawing: dùng để vẽ hình nh hình trịn, hình vng
- Picture: liên quan đến việc chèn hình ảnh hiệu chỉnh hình ảnh
- Table and Borders: liên quan đến bảng biểu chế độ hiệu chỉnh bảng biểu - WordArt: chèn hiệu chỉnh chữ nghệ thuật
Bài 3: Làm việc với tệp, th mục hộp thoại Làm việc với tệp:
Muốn soạn thảo văn hay tài liệu ta phải mở File Muốn văn đợc lu trữ máy ta phải ghi lại Muốn hiểu thị văn có máy ta phải mở văn ra.
Mở File mới, đóng File mở: a Mở File mới:
Có cách:
- C1: Vào File\New chọn File míi theo mÉu cã s½n( thêng chän TabGeneral\ BlankDocument)\OK
- C2: Nhấn vào biểu tợngNew công - C3: NhÊn tỉ hỵp phÝm Ctrl+N
(13)- C1: Nhấn chuột trái nhấn nút Close( nút có hình chữ X) thứ hai từ xuống bên phải hình
- C2: Vào File\Close
Chú ý: Khi thoát khỏi File mà File cha đợc ghi xuất hộp thoại: + Chọn Yes muốn ghi lại
+ Nếu không ghi chọn No 2 Chọn cỡ giấy đặt lề:
Trớc bắt tay vào việc soạn thảo văn thờng chọn cỡ giấy đặt lề cho trang in lệnh :
Vµo File\Pagesetup xt hiƯn hép tho¹i cho phÐp ta lùa chän theo y muèn a Chän cì giÊy
Trong hộp thoại Page Setup chọn thẻ Pager Size có môc:
- Trong khung Pager Size nhấn vào mũi tên để chọn cỡ giấy( thờng dùng khổ A4) - Trong khung Orientation chọn hớng in:
+ Portrait: Híng in däc + Landsscape: Híng in ngang
- Trong môc Apply ta cã lùa chän
+ This Section: áp dụng cho văn
+ This Point Forward: áp dụng cho từ vị trí trở sau + Whole Document: áp dụng cho toµn bé tµi liƯu
b Đặt lề cho trang in:
Trong hp thoi Page setup chọn thẻ Margins: - Top: đặt lề
- Boottom: đặt lề dới - Left: Đặt lề trái - Right: Đặt lề phải
- Gutter:đặt khoảng cách thừa lề cho việc đóng tài liệu - Header: khoảng mép trang giấy tới tiêu đề đầu trang - Footer: khoảng mép dới trang giấy tới tiêu đề cuối trang - Preview: thể thay đổi trang giấy
- Apply to: gièng trang Page size
- Nút Default: mặc định thông số vừa chọn cho File - Sau chọn làm xong chọn OK
3 Ghi File lên đĩa cứng: Đảm bảo File đợc mở
- Vào File\Save( nhấn Ctrl+S bàn phím) Nếu File cha đợc ghi xuất hộp thoại :
+ Trong mục Save in: nhấn vào nút mũi tên để chọn đờng dẫn đến th mục cần đặt bi lm
+ Trong ô File name: gõ tên bµi + NhÊp chän Save
- Chó ý:
+ Nếu ta không chọn đờng dẫn mục Save in máy tính thờng đặt ta My Document
(14)4.Ghi mét File víi tên khác:
Vào File\SaveAs xuất hộp thoại:
- Trong mục Save in nhấn vào mũi tên để chọn đờng dẫn đến th mục cần đặt làm
- Trong ô File name: gõ tên - NhÊp chän Save
5 Mở File có:
Vào File\Openxuất hộp thoại
- Trong ụ Look in: nhấp chọn mũi tên để chọn đờng dẫn đến cần mở - Nhấp chuột trái vào File cần mở
- Chän Open
6 B¶o vƯ File:
Khi có tài liệu mà khơng muốn cho đọc đợc ta cần phải bảo vệ bng cỏch t mt khu
+ Đặt mËt khÈu :
Đảm bảo File đợc mở Vào File\Save asxuất hộp thoại Nhấn vào nút Optionsxuất hộp thoại
- Trong mục Password to Open: gõ mật để mở
- Trong môc Password to Modify: gõ lại mật nh - Chän OKxt hiƯn hép tho¹i:
+ Gõ lại mật + chọn Ok
- Chän Save
+ Xoá mật
Làm tơng tự nh nhng với mật trắng( xoá hết mật cũ đi) Bài 4: Các thao tác văn bản Chọn khối văn bản:
Khi bn phần văn đợc lựa chọn( đợc bôi đen) a Bằng chuột:
- §a trá vào đầu văn muốn chọn
- Nhn v đa chuột trái đến cuối đoạn cần chọn b Bằng bn phớm:
- Đa trỏ nhấp nháy vào đầu đoạn văn muốn chọn
- Nhn v giữ phím Shift với mũi tên di chuyển đến cuối đoạn văn cần chọn
2 Xo¸ khối văn bản: - Chọn khối văn cần xoá
- Nhấn Delete bàn phím vào Edit\Clear 3 Sao chÐp khèi (Copy)
(15)- Vào Edit\Copy nhấn tổ hợp phím Ctrl+C nhấn biểu tợng Copy công cụ
- Đa trỏ tới vị trí cần chép
- Vào Edit\Paste nhấn biểu tợng Paste công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl+V bàn phÝm
4 Di chuyÓn khèi
- Chän khối cần di chuyển
- Vào Edit\Cut nháy vào biểu tợng Cut công cụ( hình kéo) Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X bàn phím
- Đa trỏ tới vị trí cần đặt
- Vào Edit\Paste nhấn biểu tọng Paste công cụ nhấn tổ hợp phím Ctrl+V bàn phím
5 Sử dụng lệnh Undo, Redo
Muốn sử dụng đợc biểu tợng phải sáng
a/ Sư dơng Undo trêng hỵp ta muốn khôi phục lại thao tác vừa làm Ví dụ : xoá nhầm văn ta khôi phục lại cách:
Vào Edit\Undo hay nhấn vào biểu tợng undo công cụ nhấn tỉ hỵp phÝm Ctrl+Z
b/ Sư dơng Redo trờng hợp ngợc lại với Undo
Vào Edit\Redo nhấn vào biểu tọng Redo công cụ nhấn tổ hợp phìm Ctrl+ Y
6 Làm việc víi Tab
- TAb Word thờng sử dụng để lùi văn sang phải với khoảng cách thờng 1,27cm
- Ngồi TAb cịn có tác dụng để làm nhanh Ví dụ nh ta đánh giấy mời mà phải gõ nhiều lần dấu chấm thay vào ta dùng Tab
a/ ThiÕt lập Tab:
Cách chèn Tabs:
Vào Format\Tab xt hiƯn hép tho¹i :
- Tab Stop position: định điểm dừng cho Tab( theo thớc ngang) - Alignment: chọn vị trí bắt đầu Tab( thờng chọn Left) - Leader: chọn kiểu Tab ( ý None khơng có gì) - Nhấn Set để thiết lập
- Chän Ok
Sử dụng: thiết lập Tab xong hki ta nhấ phím Tab bàn phím có tác dụng nh ta thiết lập
b/Xo¸ Tab:
Khi sử dụng Tab xong ta phải tiến hành xoá Tab
Cách xoá Tab:
- Vào Format\Tab
(16)Bài 5: Định dạng văn b¶n
Sau văn đợc đánh xong ta cần tiến hành định dạng, chỉnh văn bn cho p mt
I/ Định dạng ký tự
TA định dạng ký tự cách khác 1 Định dạng nhanh công cụ - Chọn khối văn cần định dạng
- Nháy chuột vào mũi tên ô Font để chọn Font chữ - Nháy chuột vào mũi tên ô Size để chọn cỡ chữ - B(chữ đậm), I( chữ nghiêng), U( chữ gạch chân)
- Các biểu tợng chỉnh bên trái, bên phải chỉnh giữa, chỉnh cho đoạn văn
- Biểu tợng A: nhấn vào mũi tên bên phải để đổi màu cho chữ 2 Định dạng đầy đủ hộp thoại Font:
- Chọn khối văn cần định dạng - Vào Format\Font xuất hộp thoại
+ Trong môc Font gåm cã: Font: chän kiểu Font chữ
Font Style: chọn kiểu chữ(kiểu bình thòng Regular) Font Size: chọn cỡ chữ
Underline: chọn kiểu gạch chân cho chữ( thờng chọn None) Color: chọn màu cho chữ
Priview: hiển thị thay đổi khung nhìn - Chọn OK
ii/ Định dạng đầy đủ cho văn bản Vào Format\ParagraphXuất hộp thoại
Trong môc Indents and Spacing có mục: 1/Alignment: chọn kiểu chỉnh + Left: chỉnh bên trái
+ Right: cn chnh bên phải + Centered: chỉnh + Justified: chnh u
+ Indentation: Đặt lề cho đoạn văn bản: lề trái lề phải
2/Special:dt khoảng thụt vào cho dòng đợc lựa chọn tronng khung By +Spacing: đặt khoảng cách đoạn trc v sau:
+ Befor: với đoạn trớc + After: với đoạn sau
3/ Line Spacing: khoảng cách dòng: + Single: cách dòng n( bỡnh thng)
+Double: cách dòng kép +1,5 line: cách dòng rỡi
(17)+ Exactlv: cỏch dòng theo giá trị đa vào khung(At) III: Đánh dấu đề mục cho đoạn
Có thể đánh dấu trớc sau đánh văn
Nếu sau đánh văn phải bơi đen văn cần đánh dấu Vào Format\Bullet and Numberingxuất hộp thoại
1 Đánh dấu đè mục cho đoạn a Đánh dấu đề mục
- C1: Dïng Menubar:
+ Trong hép tho¹i Bullet and Numbering chän Bullets
+ Nhấp chọn đề mục muốn chèn(sau nhấn Customize chọn tiếp) + Chọn OK
- C2: dùng biểu tợng
Nhấn vào biểu tợng Bulles công cụ b Xoá:
C1: Xoá trùc tiÕp C2:
+ Bôi đen đoạn văn đợc đánh tự động
+ Vµo Format\Bullet and Numbering\Border\NhÊp chọn ô Nome C3: Nháy vào biểu tợng Bullets c«ng
2 Đánh số tự động
a Đánh số thứ tự tự động C1: Dùng Menubar:
- Trong hép tho¹i Bullet and Numbering chän Numbered
- Nhấp chọn kiếu số muốn chèn( sau nhấn Customize để lựa chọn tiếp) - Chọn Ok
C2: Dïng biĨu tỵng
- Nhấy vào biểu tợng Numbering công cụ b Xo¸:
- C1: Xo¸ trùc tiÕp
- C2:
+ Bôi đen đoạn văn đợc đánh tự động
+ Vµo Format\Bullet and Numbering\Numbering\NhÊp chọn ô None - C3: Nháy lại biểu tợng Numbering công cụ
Bi 6: Mt s hiu ứng Word 1/ Chèn ký tự đặc biệt
Ký tự đặc biệt ký tự không cú trờn bn phớm
Cách chèn:
- Đa trỏ vào nơi cần chèn - Vào Insert\Symbol
- Trong mơc Font\Wingdings - Chän ký tù cÇn chÌn\Insert
(18)- Đa trỏ vào vị trí cần chèn - Vào Insert\Picture\ClipArt - Chọn mục ClipArt
- Chọn hình ảnh cần chèn\Insert 3/ Chèn chữ nghƯ tht
a C¸ch chÌn:
- Đa trỏ vào nơi cần chèn - Vào Insert\ Picture\ WordArt
- Chọn kiểu chữ cần chèn\ OKXuất hộp thoại + Mục Font: chọn kiểu chữ
+ Mục Size: chọn cỡ chữ + Đánh chữ vào « Text - Chän OK
b HiƯu chØnh h×nh ảnh, chữ nghệ thuật Khi chèn xong ta cần hiƯu chØnh chóng:
- Nháy chuột vào đối tọng xuất ô vuông nhỏ bao quanh - Đặt chuột vào để phóng to hay thu nhỏ đối tợng
- Để chúng không đè lên liệu ta cần tiến hành Format + Nháy chuột phải vào đối tợng
+ Chän Format Picture\ Wrapping\ None\ OK
Cũng dùng cơng cụ Picture hay Word Art để hiệu chỉnh ảnh hay chữ nghệ thuật
c Xo¸ hay chÐp, di chun hình ảnh, chữ nghệ thuật (nh bình thờng)
4/ Chèn công thức toán:
-Vào Insert\Object\Microsoft Equation 3.0xuất công thức toán - Chọn công thức viết bình thờng
6/ Tạo chữ đầu dòng: a Cách tạo:
- Đa trỏ vào dòng văn
- Vào Format\Drop cap xuất hộp thoại có mục :
+ Position: chọn kiểu chữ theo mẫu (chú ý None kiểu chữ bình thờng) + Font: chọn font chữ
+ Line to Drop: đánh số dòng cho chữ
+ Distance from text: khoảng cách từ chữ lớn đến chữ tiếp dịng - Chọn OK
b Cỏch xoỏ: Chn i tng
- C1: xoá bình thêng
- C2:
+ Vµo Format\Drop xuÊt hiƯn hép tho¹i
(19)+ Chän OK
7/ Tìm kiếm thay từ văn bản Vào Edit\Findxuất hộp thoại:
a Tìm kiếm tõ hay côm tõ:
Trong hộp thoại chọn Find: tìm kiếm theo từ hay cụm từ: -Trong mục Find What: đánh từ hay cụm từ cần tìm kiếm
- Replace with: đánh từ cần thay cho từ đợc tìm kiếm - Cách tìm kiếm thay từ
- NhÊn Find next
- Nhấn vào Replacetừ tím thấy đựơc thay Làm lại thao tác đến thoả mãn thơi
- Khi khơng tìm thấy Word cho ta thông báo, nhấn OK - Nhấn Close để đóng hộp thoại
b. C¸ch tìm kiếm thay tất từ văn bản:
- Nhn Replace tt c cỏc từ cần thay đợc thay - Sau Word cho ta thông báo
- Nhấn OK để xác nhận số từ đợc thay - Nhn Close úng hp thoi
8/Định dạng nhanh chổi sơn - Bôi đen từ cần làm mÉu
- Nhấn đúp chuột trái vào biểu tợng chổi sơn công cụ ( nháy lần chổi sơn có tác dụng lần)
- Bôi đen từ muốn định dạng tơng tự
- Muốn thoát khỏi chổi sơn ta nhấn lại chổi sơn 9/ Sử dụng Autotext: để gợi nhớ đoạn văn bản
- Muốn thao tác nhanh với khối văn mà không cần gõ lại ni dung ú ta s dng Autotext
a.Cách làm:
+ Gõ nội dung cần nhớ + chọn nội dung ú
+ vào Insert\Autotext\New xuất hộp thoại
+ đặt tên cho nội dung hộp thoại Creat Autotext + nhấp OK
b.C¸ch sư dông:
Mỗi lần sử dụng ta cần gõ tên nội dung khối màu vàng xuất ta cần gõ Enter( tên nội dung ký tự nhấn F3)
10/ Sư dơng Autocorrect:
a Tác dụng: ta đánh từ hay cụm từ đựoc thay từ hay cụm từ khỏc
b Cách làm:
(20)- Môc With: gâ tõ thay thÕ - NhÊn Add\OK
c Sử dụng: sau lần gõ Spacebar Word s t ng sa li
Bài 7: Tạo khung vµ lµm nỊn
đánh số trang, đặt tiêu đề đầu trang, chân trang I/ Tạo khung lm nn
1.Tạo khung cho văn bản a T¹o khung:
- Chọn đoạn văn cần đóng khung
- Vào Format\Border and ShadingXuất hộp thoại\Chọn tab Border +Trong mơc Setting: chän kiĨu khung
+Trong mơc style:chän kiĨu nÐt
+Trong mơc Corlor:chän mµu cho khung
Chú ý: mọi thay đổi khung nhìn Preview - Chọn xong nhấp OK
b.Xoá khung: - Chọn khung
- Vµo format\Border and Shading Xt hiƯn hép th tho¹i\Chän tab Border + Trong mơc Setting: chän « None
chú ý : thay đổi khung nhìn Preview + Chọn xong nhấp OK
2 Tạo khung cho trang văn bản a Tạo khung:
- Vào Format\Border and ShadingXuất hộp thoại\chọn tab Page Border +trong mơc setting: chän kiĨu khung
+Trong mơc Style chän kiĨu nÐt
Trong mơc Color chän mµu cho khung
Chú ý: Mọi thay đổi khung nhìn Preview - Chọn xong nhấp OK
b.Xoá khung:
- Vào Format\Border and ShadingXuất hộp thoại\Chọn tab Shading - Trong mục Fill: nhấp chọn mầu
Chú ý: mọi thay đổi khung nhìn Preview - Chọn xong nhấp OK
(21)Thanh dùng để vẽ hình Word.Thờng nằm bên dới hình word
Víi ta có thể:
- Vẽ đoạn thẳng - Vẽ mũi tên
- Vẽ hình chữ nhật,hình vuông(giống cách vẽ hình chữ nhật nhng trình vẽ nhấn phím Shift bàn phím)
- Vẽ hình elip,hình tròn(giống cách vẽ hình elip nhng trình vẽ nhấn phím Shift bàn phím)
- Hộp Text box:dùng để vẽ hình viêt chữ bên - Chèn chữ nghệ thuật(biểutợng chữ A thanh)
- Các nút hiệu chỉnh đối tợng vẽ
a C¸ch vÏ:
- Nhấp chuột trái vào hình muốn vẽ - Đa chuột đến vị trí cần vẽ
- Nhấn đua chuột trái đến điểm cuối hình sau thả chuột ra Màn hình hình cần vẽ
b HiƯu chØnh h×nh vÏ:
- Nhấn chuột trái vào đối tợng
- Xuất cac ô vng bao quanh đối tợng - Đa vào để phóng to,thu nhỏ đối tợng
c Di chuyển đối t ợng: đa chuột vào đối tợng xuất mũi tên chiều nhấn rê chuột đến vị trí
e Xố, chép, di chuyển đối t ợng; làm tơng tự nh đối tợng khác học
Khi vẽ xong đối tợng ta gom nhóm đối tợng lại để di chuyển, chỉnh văn chúng không di chuyển lung tung.
f Cách gom đối t ợng:
- Chọn đối tợng đợc gom nhóm - Nháy vào nút Draw\ Ungroup
Chú ý; để hiệu chỉnh đối tợng ta phải bỏ chế độ gom nhóm đi.
II/ Đánh số trang tự động
(Ta cần thao tác trang bất kỳ, Word áp dụng với tất trang khác văn bản)
1 Cỏch ỏnh:
Chän Insert\Page numberxt hiƯn hép tho¹i - Trong mơc Position cã c¸c lùa chän
+ Top of page(Header): đặt số trang đầu dòng + Bottom of page(Footer): đặt số trang cuối trang - Trong mục Alignment: chọn vị trí để số trang
(22)- NhÊp chän « kiĨm Show number on firt page - OK
2 C¸ch xo¸:
- Chän Insert\ Page Number xt hiƯn hép tho¹i - Bá chän « kiÓm Show number on first page - OK
III/ Tạo tiêu đề đầu trang, chân trang
( Ta cần thao tác trang bất kỳ, Word áp dụng với tất trang khác văn bản)
1 To tiờu u trang, chân trang:
- Vào View\ Header and Footer xuất công cụ vùng tiêu đề đầu trang lên cho ta đánh
- Nhấp chọn nút thứ từ trái qua để tạo chân trang - Tạo xong nhấn Close để khỏi cơng cụ
2 Xoá hay chỉnh sửa tiêu đề:
- Vào View\ Header and Footer xuất công cụ vùng tiêu đề đầu trang lên cho ta chỉnh sửa hay xoá
- Nhấp vào nút thứ từ trái sang để chân trang Ta chỉnh sửa hay xoá - Làm xong nhấn Close để đóng khởi cơng cụ
Bµi 8: Làm việc với bảng biểu I Chèn bảng biểu
- C1:Nháy vào biểu tợng Insert Table
Kộo v rê chuột vào để chọn dịng, chọn cột - C2: Nháy chuột vào Table Menu Bar
Chän Insert Table Xt hiƯn hép tho¹i:
+ Mục Number of columns:đánh số cột cần thiết + Mục Number of rows:đánh số cột cần thiết
+ Mục Width(mặc định auto): không nên thay đổi + Sau ấn OK
II HiƯu chØnh b¶ng biĨu
1 Di chuyển trỏ ô kế tiếp:
Dùng phím Tab phím mũi tên di chuyển bàn phím 2 Thay đổi kích thớc dòng cột
- Đa chuột vào đờng viền dịng, cột sau kéo rê chuột để thay đổi kích thớc dịng cột
- Để cho dòng đợc + Bơi đen dịng cần chọn
+ Vào Table\Distribute Rows Evenly - Để cho cột đợc
+ Bôi đen cột cần chọn
+ Vào Table\Distribute Columns Evenly 3 Để chuyển văn thành dạng bảng
(23)+ Vào Table\ Convert text to table xuất hộp thoại Đánh số cột vào ô: Number of columns
- Chuyển văn từ dạng bảng thành không dạng bảng + Bôi đen ô cần chuyển
+ Vào Table\ Convert table to text
xt hiƯn hép tho¹i chän kiểu trình bày văn bản:
Paragraph marks: chỗ chia cột chuyển thành dấu ngắt đoạn Tabs: chỗ chia cột chuyển thành dấu phẩy
Commas: chỗ chia cột chuyển thành vị trí Tab
Other: ngăn cách cét b»ng c¸c ký hiƯu bÊt kú ngêi dïng nhập vào ô
+ Chọn OK
- Khi chuyển liệu từ dạng bảng thành dạng văn bản( text) dòng bảng chuyển thành đoạn
4 Chèn thêm dòng:
a Chèn thêm dòng vị trí cuối bảng
- Đa trỏ vị trí cuối dòng cuối - Nhấn phím Tab bàn phím
b Chèn thêm dòng vị trí bảng
- Muốn chèn thêm dịng vào dịng ta bơi đen dịng - Vào Table\ Insert Rows
5 ChÌn thªm cét
- Muốn chèn thêm cột vào trứoc cột ta bơi đen cột - Vo Table\Insert Columns
6 Xoá dòng, cột,ô: a Xoá cột:
- Bôi đen cột
- Vào Table\Delete Columns b Xoá dòng, ô:
- Bôi đen dòng,ô
- Vào Table\Delete Row
7 Sao chép, di chuyển dòng, cột,ô bảng:
(Làm giống với khối văn bản)
8 Xoỏ ng k bng: - Chọn cần xố đờng kẻ
- Vµo Fomart\Borders and Shading xt hiƯn hép tho¹i - Chän líp Border\None\OK
- Ta cịng cã thĨ dïng biĨu tỵng Ouside Borders công cụ 9 Gộp, tách « b¶ng:
a Gép «:
- Chọn ô cần gộp
(24)b Tách ô gộp: - Chọn ô cần tỏch
- Vào Table\ Split Cells nháy vào biểu tợng Split Cells công cụ
III Làm việc với liệu bảng:
1 ỏnh đề mục, số thứ tự tự động cho cột, dòng: - Bơi đen cột dịng cần đánh tự động
- Sau làm tuơng tự nh với văn 2 Sắp xếp liệu bảng
- Bôi đen cột cần xếp
- Vào Table\Sort nhấn vào biểu tợng Sort công cụ xt hiƯn hép tho¹i:
+ Chän Ascending: NÕu muốn xếp tăng dần + Chọn Đecending: Nếu muốn xếp giảm dần
Chỳ ý: ta cú th đồng thời xếp liệu cho nhiều cột(tối đa cột cho lần xếp) cách bơi đen cột cần thiết sau làm tơng tự
3 Các thao tác khác với liệu nh: định dạng ký tự làm tơng tự nh khơng có bảng
4 Thay đổi chiều chữ viết ô bảng: - Chọn ô
- Vào Format\Text Directonxuất hộp thoại - Trong mục Orientation chän híng cho ch÷ theo mÉu
- OK
IV: Làm việc với văn dạng cột:
1 Ta tạo văn dạng cột báo nh sau
Ta tạo từ đầu cách: Tạo File với trang mở(hoặc làm xong văn chia cột đợc)
Vµo Format\Columnsxt hiƯn hép tho¹i
- Trong mơc Presets: chän kiĨu cét theo mÉu
- Trong mục Number of columns: đánh số cột cần thiết - Chọn OK
2 §èi víi đoạn văn mà có đoạn văn dạng cột ta làm nh sau: - Tạo bảng có cột cần thiết
- Đánh văn bình thờng vào cột
- Lm mt dũng kẻ( để in khơng có dịng kẻ nhng nhìn máy có dịng kẻ chấm):
+ Bơi đen bảng
+ Vµo Format\Border and Shading\Border\Nones
Ví dụ: Tạo đoạn văn sau:
(25)Bài 9: Trộn văn bản, in văn bản 1/ Trộn văn bản:
Khi ta cần làm nhiều thao tác với bảng liệu ta cần trén VÝ dơ: cÇn in giÊy mêi cho nhiỊu ngêi
a yêu cầu để trộn văn bản:
Trớc trộn văn ta cần có hai tƯp:
- TƯp thø nhÊt lµ tƯp ngn; tƯp dạng bảng
- Tp th hai gi tệp đích: tệp dạng văn cần trình bày với liệu để trống
Chú ý: hai tệp phải có trờng tơng đơng
Ví dụ:
Tệp nguồn dạng bảng:
Tp ớch dng:
Họ tên: Lớp: Năm học:
b Các b ớc để trộn văn bản: - Đảm bảo có hai tệp máy
-Tệp đích mở tệp nguồn đóng
Vµo Tool\ Mail Margext hiƯn hép tho¹i: Chän Ative Window
- mục data Source: nhấn nút Get Data\ open Data source xuất hộp thoại: nhấp chuột trái vào tệp đích\ Open\ Edit Main DocDocument xuất cơng cụ Mail Merge trờn mn hỡnh
- Đặt trỏ nhấp nháy vào vị trí cần chèn liệu
- Nhấp chuột vào Insert Merge Fild Mai Merge chọn trờng tơng ứng cần chèn
- Nhấn vào nút có chữ ABC Dữ liệu tơng ứng đợc chèn vào tệp đích - Chèn trờng hết thơi
Ta nhấn vào nút mũi tên để di chuyển để xem liệu
Khi trộn song muốn in nháy vào biểu tợng Merge to Printer máy in tất văn đợc trộn
- Nhấn nút Close để đóng Merge lại 1/In văn bản:
- Xem tríc in, cha hợp lý sửa lại thấy ng ý - In văn giấy
a Xem tr ớc văn bản:
Họ tên Lớp Năm học
Trần văn A T9 2004-2005
Ngun thÞ Mai T10b 2001-2002
(26)
- Đảm bảo văn mở
- Vào File\ Print Preview nhấn vào nút Print Preview ( có hình kính lúp) cơng cụ Chế độ xem Print Preview đợc mở
+ Ta nhấn vào nút Zoom để phóng to hay thu nhỏ trang giấy
+ Xem xong hấn nút Close để đóng chế độ xem để trở hình Word, có cha hợp lý ta chỉnh sửa lại cho hợp lý
( Chú ý: thấy lề trang cha hợp lý ta vào File\ Page setup để điều chỉnh lại cỏc thụng s).
b In văn bản:
Khi xem văn chế độ Print Preview mà ta thấy hợp lý ta tiến hành in văn giấy
C¸ch in:
Đảm bảo văn cần in đợc mở
- Vào File\Print xuất hộp thoại Print
(ta nháy Ctrl+ P nhấn vào biẻu tợng máy in công cụ nh-ng cũnh-ng có trờnh-ng hợp khônh-ng xuất hộp thoại cho ta lựa chän)
- Trong môc Page range cã lùa chọn: + All: in tất trang văn + Current page: in trang hành
+ Pages: in trang đợc ghi ô ( rang ta đảnh số vào hộp thoại này)
- Trong mục Number ot copy: đánh số cần in - Collate: chọn cách in
(27)B Excel
Excel phần mềm dùng để tớnh toỏn
( Chú ý với thao tác giống Word không nói lại bài.)
Bài 1: Giới thiệu qua hình Excel I/Cách khởi động Excel: tùy cách cai đặt mà ta cú th cú
- C1: Nháy vào nút Start\ Program\ Microsoft Excel
- C2: nháy vào biểu tợng Microsoft Excel phía bên phải hình
- C3: Nháy đúp chuột trái vào biểu tợng có hình chữ X hình( Short cut)
1 Thoát khỏi chơng trình Excel: ( giống nh tho¸t khái Word)
2 Màn hình Excel - Thanh tiêu đề - Thanh Menu bar
- Hai công cụ (giống nh Word) : Formatting Standard
- Thanh tính tốn Formula( thao tác tính tốn đợc thể này)
- Màn hình Excel: có hàng, cột Địa tính theo địa hàng cột (ví dụ: có địa A1 giao hàng cột A)
- Thanh Sheet tabs: cho ta biết làm việc với Sheet( bảng tính)
Cách ẩn hay này: Vµo Tool\ Option\ chän hay bá chänvµo mơc Sheet tabs
- Thanh Status bar: thể trạng thái Ready Enter
Cách ẩn này: Giống nh Word
(28)Bµi 2: Lµm viƯc víi b¶ng Excel
Vì Excel làm việc với liệu theo ô nên thao tác ta làm việc với ô 1 Thao tác đơn giản với bảng liệu
- NhËp d÷ liệu ta nhập theo ô
- Chọn dòng: nháy chuột vào số thứ tự dòng
- Chọn cột: nháy chuột vào chữ đầu cột số thứ tù cđa dßng
- Điều chỉnh kích thớc dòng, cột: đa chuột vào đờng kẻ đầu dòng, cột, xuất mũi tên hai chiều ta nhấn chuột trái kéo rê chuột theo ý muốn
- Chọn ô: nhấn chuột trái vào - Sửa liệu
+ Chọn ô cần sửa
+ Nhỏy ỳp chuột vào vị trí cần sửa nhấn F2 bàn phím + Sử xong nhấn Enter
2 Tạo bảng, xố đờng kể cho ơ: a tạo đờng kẻ cho ô ( tạo bảng) - Bôi đen cần tạo bảng
- Vµo Format\ Cell xt hiƯn hép tho¹i\ chän líp Border - Trong mơc Presets: ta nháy chuột vào biểu tợng :
mọi thay đổi thể hiẹn khung nhìn) - Chọn OK
b.Xố đờng kẻ
- B«i đen ô cần xoá dòng kẻ
- Vào Format\Cells xt hiƯn hép tho¹i\chän líp Boder - Trong mơc Boder
- Ta nháy chuột vào biểu tợng đờng kẻ để bỏ chọn đờng kẻ cần thiết ( Mọi thay đổi thể khung nhìn)
- Chọn OK
3 Chèn thêm dòng cột a Chèn thêm dòng:
- Mun chốn thờm trc dũng no ta bơi đen dịng - Vào Insert\ Rows
Chú ý: Trong Excel không chèn thêm dòng vào vị trí cuối bảng cách nhấn Tab nh Word
b ChÌn thªm cét:
- Muốn chèn thêm trớc cột ta bơi đen cột - Vào Insert\Columns
4 Gộp hay tách ô gp:
a Gộp ô: trình ta xoá ô không cần thiết. - Bôi đen ô cần gộp
(29)- Trong môc Boder
- Ta nháy chuột vào biểu tợng đờng kẻ để bỏ chọn đờng kẻ cần thiêt ( Mọi thay đổi khung nhìn)
- Chän OK
b Tách gộp: trình ta tạo đờng kẻ cần thiết cho ô. - Bôi đen ô cần tách
- Vào Format\Cells xuất hộp thoại\chọn lớp Boder - Trong môc Boder
- Ta nháy chuột vào biểu tợng đờng kẻ để bỏ chọn đờng kẻ cần thiết ( Mọi thay đổi thể khung nhìn)
- Chọn OK
5 Xoá dòng, cột, bảng( xoá dòng, cột liệu)
a Xoá dòng, cột:
- Bôi đen dòng, cột cần xoá - Vào Edit\ Delete
b Xoá bảng: - Bôi đen bảng - Vào Edit\ Clear\ All
6 ẩn, hàng hay cột, cố định cột a ẩn, hàng
Èn hµng:
- Chän hàng cần ẩn - Vào Format\Row\Hide
Hiện hàng:
- Vµo Format\Row\Un hide b Èn, hiƯn cét :
ẩn cột:
- Chọn cột cần Èn
- Vµo Format\Columns\Hide
HiƯn hµng:
- Vµo Format\Columns\Unhide
c Cố định cột:
Khi làm việc với bảng biểu có nhiều cột, nhiều hàng ta cần cố định số cột, hàng
Cách cố định cột, hàng:
- Đa sáng đến vị trí cần cố định hàng bên cột bên trái - Vào Window\Feeze Panes
Bỏ cố định cột hàng:
- Vµo Window\Unfeeze Panes
(30)1 Đánh số thứ tự tự động cho dòng cột. - C1: Dùng Menu
+ Đánh số vào ô cột dịng + Bơi đen vừa đánh ô cần đánh tự động
+ Vào Edit\File\Series xuất hộp thoại + Nhấn OK
- C2: Dïng bµn phÝm
+ Đánh số liên tiếp vào hai ô liền + Bô đen hai ô vừa đánh
+ Đa chuuột vào phía dới bên phải khối đợc bơi đen xuất dấu + nhấn rê chuột trái đến ô cần đánh tự động
2 Xoá liệu ô, dòng, côt, bảng: - Bôi đen ô dong, cột , bảng cần xoá liệu - Nhấn Delete bàn phím
3 Sắp xếp liệu cột ( xếp liệu dịng đợc) - Bơi đen cột cần xếp liệu ( tối đa cột)
- Vµo Rata\Sort xt hiƯn hộp thoại
- Đối với cột (trong mục Sort by Then by) chọn : + Acering: xếp tăng đần
+ Recembing: xếp giảm dần - Chọn OK
4 Một số điểm khác Formatting cđa Excel so víi Word. a Gép c¸c ô chỉnh theo bảng:
- Bôi đen ô cần thiết
- Nhn vo biu tợng có chữ a cơng cụ b Đánh ký tự tự động cho ô:
- Nhấn vào nút có hình: $, %… địng dạng liu cho ụ
0.00: dịch phần thập phân sang trái chữ số
0.00: dịch phần thập phân sang phải chữ số 5 Các kiểu liệu Excell.
- Number: kiểu sè - Date: kiĨu ngµy - Text: kiĨu ký tù
- Currency: kiĨu tiỊn tƯ - Time: kiĨu giê
6 Cố định Font chữ Excel Vào Tool\Option\General
- Trong mục Standard font: nhấn vào mũi tên để chọn kiẻu chữ( thờng chọn Vn time)
(31)7 Định dạng liệu bảng tÝnh.
Trong trình làm việc với liệu ta cần phải định dạng Ví dụ nh định dạng ký tự %, $ …
Cách định dạng:
- Chọn ô cần định dạng liệu
- Vào Format\Cells xuất hộp thoại chọn lớp Number: Trong mục Category: chọn kiểu liệu cần định dạng
+ Number: d÷ liƯu kiĨu sè
Mơc Decimal places: số chữ số sau dấu phẩy
Use 1000 Separator(,): sử dụng dấu phấy để ngăn cách phần nghìn + Currency: kiểu tiền tệ
Mơc Decimal places: sè c¸c chị sè sau dÊu phÈy Symbol: ký hiƯu tiền tệ
+ Date: kiểu ngày tháng
Trong mơc Type chän kiĨu + Time: kiĨu giê
T¬ng tù kiÓu Date + Text: kiÓu ký tù
+ Custom: cho ta c¸c lùa chän - Chän OK
Bài 4: Làm việc với hàm Excel
Trong Excel tính tốn thờng dựa vào hàm để tính tốn( ta khơng dùng hàm mà đánh trực tiếp phép tốn vào cần lấy kết quả)
I/ Mét sè kh¸i niƯm
1 Khái niệm địa tong đối địa tuyệt đối.
- Địa tơng đối địa thay đổi ta copy công thức tới ô khác Cách viết:A1: ô có địa tơng đối dịng cột A
- Địa tuyệt đối địa đổi ta copy công thức tới ô khác Cách viết:$A$1: có địa tuyệt đối dịng cột A
2 Cách lấy địa chỉ:
- Dùng bàn phím: nhầp cơng thức trực tiếp từ bàn phím - Dùng chuột: nháy chuột vào cac sơ cần thiết để lấy địa
- Muốn có địa tuyệt đối ta lấy địa tơng đối sau nhấn F4 bàn phím đánh trực tiếp bàn phím
3 Hµm:
a CÊu tróc cđa mét hµm:
= tên hàm (danh sách giá trị)
Trong ú giỏ trị địa liệu( thờng làm với địa chỉ) - Các giá trị độc lập cách dấu phẩy
VÝ dô:
(32)- Các đối số liên tục cách dấu hai chấm Ví dụ:
= Sum(A1:A3): tính tổng liệu kiểu số từ có địa A1 đến A3 b Cách gọi hàm: có cách:
- C1: Đánh số trực tiếp bàn phím
- C2: Nhấn vào biểu tợng có chữ Fx cơng cụ, sau nhập tham số cần thiết vào ô
c Các bớc để thao tác với hàm: - B1: đa trỏ vào ô cần lấy kết
- B2: gọi hàm( làm hai cách trên) - B3: nhấn phím Enter bàn phím để chấp nhn cụng thc
II/ Các hàm thờng dùng Excel
1 Các hàm số học đếm, hàm xếp hạng: a Các hàm số học:
- SUM( danh sách giá trị): tính tổng giá trị có danh sách Ví dụ: =Sum( A1:A4): tính tổng liệu ô từ A1 đến A4
- PRODUCT(danh sách giá trị): tính tích giá trị có danh sách Ví dụ:=PRODUCT(A2,A3): tính tích liệu ô A2 A3
- AVERDGE(danh sách giá trị): tính trung bình cộng liệu có danh sách
Vớ d:=AVREDGE(A1:A5): tớnh trung bình liệu từ A1 đến A5 - MAX(danh sách giá trị):tìm giá trị số học lớn giá trị có danh
s¸ch
Ví dụ:=MAX(A1:B3): cho kết số lớn ô từ A1 đến B3
- MIN(danh sách giá trị): tìm giá trị số học nhỏ giá trị có danh sách
Ví dụ: =MIN(A1:B3): cho kết số nhỏ ô từ A1 đến B3 - ABS(N) cho giá trị tuyệt đối biểu thức số N
Ví dụ: =ABS(-3): cho kết
- SQRT(N):cho kết bậc hai số nguyên N(với N>0) Ví dụ: =SQRT(25): cho kết
- INT(N):cho giá trị phần nguyên biĨu thøc sè N VÝ dơ: =INT(1,25): cho kÕt qu¶ là1
- PI():cho giá trị số Pi(3,141593)
- MOD(N,M): cho phÇn d cđa phÐp chia hai sè nguyên N cho M Ví dụ: =MOD(3,2): cho kết lµ
- ROUNĐ(biểu thức số,n) làm trịn biểu thức sốđến n số lẻ + Nếu n<0: làm tròn bên phải phần thập phân
(33)- COUNT(danh sách giá trị):đếm danh sách có có liệu kiểu số.Hàm trả giá trị số nguyên dơng
Ví dụ =COUNT(A1:C3): đếm từ A1 đến C3 có có liệu kiểu số
- COUNTA (danh sách giá trị0: đếm danh sách có ô liệu Hàm trả giá trị số nguyên
Ví dụ =COUNTA(A1:C3): đếm từ A1 đến C3 có ô có dũ liệu c Hàm xếp hạng
- RANK(x, danh sách): xác định thứ hạng giá tị x so với giá trị Danh_sách( thứ hạng xếp theo chiều giảm dần).Giá trị x danh sách phải giá trị số khong gây lỗi #VALUE Giá trị x phải rơi vào giá trị danh sách không gây lỗi #NA Nếu có hai thứ hạng trùng khơng có thứ hạng Ví dụ có hai ngời xếp thứ khơng có ngời xếp thứ mà đến ngời xếp thứ
- Ví dụ =RANK(A1,$A$1:$A$5): xác định xem giá trị ô A1 xếp thứ ụ t A1 n A5
2 Các hàm ngày tháng:
- DAY (dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày liệu kiểu ngày - MONTH (dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng liệu kiểu ngày - YEAR(dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm liệu kiểu ngày - TODAY(): trả ngày
- NOW(): trả ngày 3 Các hàm sử lý chuỗi:
- LEFT(Text,n): cho giá trị chuỗi chuỗi Text đợc tính từ trái sang phải n ký tự, n số
- RIGHT(Text, n): cho giá trị chuỗi chuỗi Text đợc tính từ phải sang trái n ký tự, n số
- MID(Text, vị trí,n): trích chuỗi Text n ký tự kể từ vị trí Hàm trả chuỗi
- VALUE(Text): đổi chuỗi Tẽt thành số
- LEN(Text): cho giá trị số chiều dài chuỗi Text - TRIM(Text): cắt ký tự trắng chuỗi Text - LOWER(Text): chuyển chuỗi Text thành chữ thờng - UPPER(Text): chuyển chuỗi Text thành chữ hoa
4 Các hàm Logic, hàm điều kiện: a Hàm Logic:
- ANd(điều kiện1, điều kiện2…): cho giá trị (TRUE) điều kiện đúng, cho giá trị sai(FALSE) điều kiện sai
- OR( điều kiện1, điều kiện2…): cho giá trị đúng(TRUE) có điều kiện đúng, cho giá trị sai (FALSE) tất điều kiện sai
- NOT(điều kiện): cho giá trị đúng(TRUE) điều kiện sai, cho giá trị sai(FALSE) điều kiện
(34)-If(Biểu_thức lo gic, giá trị đúng, giá trị sai): biểu thức lơ gíc hàm nhận giá trị đúng, biểu thức lơ gíc sai hàm nhận giá trị sai
- COUNTIF( danh sách giá trị, điều kiện): đếm ô có danh sách giá trị thoả mãn điều kin
- SUMIF:( ô chứa điều kiện, điều kiện, ô cần tính tổng): tính tổng cho ô cần tính tổng (trong trờng) thoả mÃn điều kiện ô chứa điều kiện (trong mét trêng)
- DSUM( vùng chính, số thứ tự, vùng điều kiện): tính tổng cột có số thứ tự số thứ tự mà có trờng vùng thoả mãn vùng điều kiện - DCOUNTA(vùng chính, số thứ tự cột, vùng điều kiện): đếm xem có
b¶n ghi trêng sè thø tù cét ë vïng chÝnh tho¶ m·n vùng điều kiện 5 Các hàm tìm kiếm:
a Tìm kiếm theo cột VLOOKUP
Cú pháp:
= VLOOKUP(X, Bảng phụ, Cột tham chiếu, Cách dị) Trong đó:
- X: giá trị cần dò tìm
- Bảng phụ: bảng dùng để tham chiếu
- Cét tham chiếu: số thứ tự cột cần trả kết
Cách dò:
+ Nu l khơng có ( cách dị tơng đối)
- Danh sách bảng phụ hpải xếp theo thứ tự tăng dần
- Nếu X có hai bảng trả giá trị cét tham chiÕu t¬ng øng
- Nếu X khơng có bảng: trả phần tử lớn phần tử nhỏ X, X nhỏ phần tử nhỏ danh sách hàm cho giá trị #N/A Nếu X lớn phần tử lớn danh sách hàm trả giá trị phần tử lớn danh sách
+ Nếu ( cỏch dũ tuyt i)
- Danh sách bảng phụ không cần xếp
- Nếu X có danh sách trả giá trị cột tham chiếu tơng ứng - Nếu X danh sách giá trị( không phân biệt chữ hoa chữ thờng) cho giá trị #N/A
b Tìm kiếm theo hàng HLOOKUP - Cú pháp:
= HLOOKUP( X, Bảng phụ, Hàm tham chiếu, Cách dò)
- Mi nguyên tắc hoạt động hàm tơng tự hàm VLOOKUP khác VLOOKUP dị tìm theo hàng cịn HLOOKUP dũ tỡm theo hng
6 Lọc bảng ghi nhê AutoFilter. a Läc b¶ng ghi
(35)- B2: vào Data\Filter\AutoFilter Các trờng đợc chọn xuất mũi tên - B3: nhấn vào mũi tên để chọn tong điều kiện lọc:
+ All: lên tất bảnn ghi + Top 10: lên 10 ghi
+ có danh sách gía trị cét
+ Custom: nhấn vào để chọn điều kiện dặt lọc phức tạp Khi nhấn vào xuất hộp thoại:
Trong mục Hyiey nhấp vào mũi tên để chọn điều kiện Equals:
Does not equals: không Is greater than: lớn
Is greater than or equals to: lớn Is less than: nhá h¬n
Is less than or equals to: nhỏ Begin with: bắt đầu
Does not begin with: không bắt đầu Ends with: kÕt thóc b»ng
Does not ends with: kh«gn kÕt thóc b»ng
nhập số trực tiếp vào ô bên phải nhấn vào mũi tên để lấy điều kiện lọc
Khi lọc đồng thời nhiều điều kiện lúc ta lựa chọn And (và) hay Or ( là) cho điều kiện
- B4: chọn OK b Huỷ đặt lọc:
Vµo Data\Filter\Bá chän AutoFilter