Bộ hồ sơ khiếu nại
Goods Insuarance Page 1 of 5GOODS INSUARANCEBộ hồ sơ khiếu nại Một bộ hồ sơ khiếu nại bảo hiểm thường gồm:- Hợp đồng hay giấy chứng nhận bảo hiểm gốc- Vận đơn gốc - Bản sao hoá đơn gốc hoặc các hoá đơn chi phí- Chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng hàng- Thư kèm tính toán số tiền khiếu nại- Giấy yêu cầu bồi thường hàng hoá tổn thất (theo mẫu )Tuỳ từng trường hợp khiếu nại cụ thể, cần kèm thêm các chứng từ sau :1. Ðối với hàng hoá hư hỏng hay mất mát:- Biên bản giám định do người bảo hiểm hoặc đại lý của người bảo hiểm cấp- Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra (COR)- Biển bản đổ vỡ do cảng gây ra- Thư từ khiếu nại hoặc bảo lưu quyền khiếu nại liên quan tới trách nhiệm của người thứ ba (nếu có)2. Ðối với hàng hoá bị thiếu nguyên kiện:- Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC)- Xác nhận hàng thiếu của đại lý hãng tàu (CSC)- Kết toán báo lại của cảng (CA)- Thư khiếu nại hãng tàu (nếu có)3. Ðối với tổn thất chung- Văn bản tuyên bố tổn thất chung của chủ tàu- Bản tính toán phân bổ tổn thất chung của lý toán sư- Các văn bản có liên quan khác4. Ðối với hàng hoá bị tổn thất toàn bộ- Thư thông báo của người chuyên chở cho người nhận hàng về tổn thất toàn bộ- Xác nhận của người chuyên chở về lô hàng đã được xếp lên tàu.Hồ sơ khiếu nại phải được gửi trực tiếp cho người bảo hiểm hoặc đại lý của họ trong thời gian sớm nhất nhưng không được chậm quá 9 tháng (nếu khiếu nại tổn thất có liên quan đến trách nhiệm của người thứ ba) kể từ khi hàng được dỡ khỏi tàu biển tại cảng có tên ghi trong hợp đồng bảo hiểm trừ khi có thoả thuận khác.Thủ tục khiếu nại Trường hợp hàng hoá bị tổn thất, người được bảo hiểm hoặc đại diện của họ cần thực hiện các bước chính sau đây:Ðối với hàng hoá bị tổn thất riêng- Khi phát hiện hàng hoá bị tổn thất phải thông báo và yêu cầu người bảo hiểm hoặc đại lý của họ giám định ngay bằng cách gửi Giấy yêu cầu giám định (theo mẫu) trong vòng 60 ngày kể từ khi hàng được bốc dỡ khỏi tàu biển tại cảng có ghi tên trên đơn Goods Insuarance Page 2 of 5hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.- Gửi ngay Thư khiếu nại (hoặc Bảo lưu quyền khiếu nại) cho người chuyên chở hoặc chính quyền cảng về tổn thất do họ gây ra.Ðối với tổn thất chung- Ký vào các văn bản liên quan đến tổn thất chung theo yêu cầu của chủ tàu.- Thông báo cho người bảo hiểm để làm thủ tục bảo lãnh hoặc ký quỹ tổn thất chung.Lưu ý: Ðối với các tổn thất dưới 200 USD, nếu có đầy đủ chứng từ xác nhận tình trạng tổn thất do người chuyên chở hoặc người thứ ba gây ra thì không cần yêu cầu giám định.Ðối với hàng hoá bị tổn thất toàn bộ- Thông báo ngay cho người bảo hiểm biết mọi tin tức đã thu thập được.- Cùng với người bảo hiểm tiến hành mọi thủ tục và biện pháp giải quyết có hiệu quả kinh tế nhất.Ðối với nghi ngờ hàng hoá có tổn thất- Gửi ngay Thư dự kháng (Letter of Reservation) cho thuyền trưởng trong vòng 3 ngày kể từ khi lô hàng được dỡ khỏi tàu.- Yêu cầu và tổ chức giám định đối tịch (chủ hàng, bảo hiểm, tàu) ngay trong thời gian nói trên. Theo Kỹ thuật kinh doanh XNK (PGS.TS Võ Thanh Thu) Thời hạn trách nhiệm bảo hiểm Trách nhiệm bảo hiểm bắt đầu có hiệu lực từ khi hàng được bảo hiểm rời kho hoặc nơi chứa hàng tại địa điểm ghi trong Hợp đồng bảo hiểm để bắt đầu vận chuyển và tiếp tục có hiệu lực trong suốt quá trình vận chuyển bình thường.Trách nhiệm bảo hiểm kết thúc tại một trong số các thời điểm sau đây, tùy theo trường hợp nào xảy đến trước:a. Khi giao hàng vào kho hay nơi chứa hàng cuối cùng của người nhận hàng (hoặc của một người khác) tại nơi nhận có tên trong Hợp đồng bảo hiểm (HÐBH)b. Khi giao hàng cho bất kỳ kho hay nơi chứa hàng nào khác, dù trước khi tới nơi nhận ghi trong HÐBH mà người được bảo hiềm chọn dùng làm:- Nơi chia hay phân phối hàng, hoặc- Nơi chứa hàng ngoài quá trình vận chuyển bình thường c. Khi hết hạn 60 ngày sau khi hoàn thành việc dỡ hàng bảo hiểm khỏi tàu biển tại cảng dỡ hàng cuối cùng ghi trên đơn bảo hiểm.Trong quá trình vận chuyển, nếu xảy ra chậm trễ mà người được bảo hiểm không thể khống chế được hoặc trường hợp tàu đi chệch hướng, dỡ hàng bắt buộc, chuyển Goods Insuarance Page 3 of 5tải ngoại lệ hoặc thay đổi hành trình, người bảo hiểm vẫn chịu trách nhiệm với điều kiện người được bảo hiểm phải thông báo ngay cho họ biết và trả thêm phí bảo hiểm nếu có yêu cầu. Trái lại, người được bảo hiểm sẽ mất quyền đòi bồi thường.Theo Nghiệp vụ vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương (Dương Hữu Hạnh)Nghĩa vụ của người được bảo hiểm Thông báo ngay cho người bảo hiểm hoặc đại lý của họ đến giám định. Nếu người bảo hiểm không có đại lý địa phương, người được bảo hiểm có thể yêu cầu một giám định viên có đăng ký tại địa phương giám định. Trừ khi đã có một thỏa thuận khác, người bảo hiểm có quyền từ chối giải quyết một vụ khiếu nại không được chứng minh bằng Biên bản giám định (survey report).- Tiến hành mọi biện pháp có thể nhằm phòng tránh hoặc giảm nhẹ tổn thất. Nếu không, người bảo hiểm sẽ không chịu trách nhiệm bồi thường cho các mất mát, hư hỏng.- Tự mình hoặc hướng dẫn người bảo hiểm tham gia cứu hộ và bảo vệ hàng. Bất kỳ biện pháp nào do người bảo hiểm hay người được bảo hiểm tiến hành đều không được coi là dấu hiệu khước từ hay chấp nhận việc từ bỏ hàng.- Bảo lưu đầy đủ quyền khiếu nại cho người bảo hiểm đối với người vận chuyển hay người thứ ba:+ Khiếu nại người vận chuyển, chính quyền cảng về bất kỳ kiện hàng nào bị mất.+ Yêu cầu đại diện người vận chuyển tham gia chứng kiến giám định ngay khi phát hiện hàng có hiện tượng mất mát hoặc hư hỏng. Qua giám định nếu thấy có tổn thất phải lập hồ sơ khiếu nại.+ Nếu tổn thất thuộc loại khó phát hiện vào thời gian nhận hàng,gửi Thư dự kháng (Letter of reservation) cho đại diện người vận chuyển trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận hàng. Nếu người được bảo hiểm không thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trên, người bảo hiểm có quyền từ chối các khiếu nại thuộc trách nhiệm người vận chuyển hay người thứ ba.- Nộp đủ giấy tờ chứng minh để đòi người bảo hiểm bồi thường, tùy trường hợp giấy tờ thường có :+ Bản chính đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm.+ Bản chính hoặc bản sao hóa đơn thương mại, kèm tờ kê chi tiết hàng và/hoặc phiếu ghi trọng lượng.+ Bản chính vận đơn và/hoặc hợp đồng vận chuyển các loại+ Biên bản giám định và chứng từ khác chỉ rõ mức độ tổn thất.+ Giấy biên nhận hoặc giấy chứng nhận tàu giao hàng và phiếu ghi trọng lượng tại nơi nhận cuối cùng. Goods Insuarance Page 4 of 5+ Bản sao báo cáo hải sự và/hoặc trích sao nhật ký hàng hải.+ Công văn, thư từ trao đổi đối với người vận chuyển và các bên khác về trách nhiệm của họ đối với tổn thất.+ Thư đòi bồi thường. Theo Nghiệp vụ vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương (Dương Hữu Hạnh)Kỹ thuật mua bảo hiểm đối với người nhập khẩu Người nhập khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng nhóm E, F và nhóm C (trừ CIF và CIP).Trình tự mua bảo hiểm cho hàng hoá XNK vận chuyển bằng đường biển đối với người nhập khẩu:- Nghiên cứu điều kiện bảo hiểm cần mua (A, B, C): lựa chọn điều kiện bảo hiểm tuỳ thuộc vào tính chất hàng hoá, tuyến đường vận chuyển, thời tiết khí hậu trong thời gian vận chuyển hàng hoá, loại tàu dự kiến cần thuê .- Lập Giấy yêu cầu bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở (theo mẫu) và ký Hợp đồng bảo hiểm bằng văn bản.* Lưu ý:Khi lập Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá, do nhiều thông tin người mua chưa nắm bắt được như: tên và quốc tịch, đặc điểm con tàu chuyên chở (nếu người bán thuê phương tiện vận tải), số lượng và giá trị hàng thực giao, ETA, ETD . cho nên để kịp thời ký hợp đồng bảo hiểm, người mua cần:+ Ðề nghị người bán gửi gấp các thông tin trước khi tàu rời cảng bốc hàng: thông tin về thuê tàu, về kết quả giao hàng . để ký hợp đồng bảo hiểm.+ Thoả thuận với công ty bảo hiểm để ký thêm hình thức đơn bảo hiểm Thông báo bổ sung sau (to be Advised Policy). Giấy này có giá trị như một đơn bảo hiểm kèm với đơn bảo hiểm ban đầu. Chúng là cơ sở để khiếu nại công ty bảo hiểm bồi thường thiệt hại khi có rủi ro.- Thanh toán phí bảo hiểm cho công ty bảo hiểm và nhận đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm. Theo Kỹ thuật kinh doanh XNK (PGS.TS Võ Thanh Thu)Kỹ thuật mua bảo hiểm đối với người xuất khẩu Người xuất khẩu chỉ mua bảo hiểm trong trường hợp bán theo điều kiện cơ sở giao hàng CIF, CIP và điều kiện của nhóm D.Trình tự mua bảo hiểm cho hàng hoá XNK vận chuyển bằng đường biển đối Goods Insuarance Page 5 of 5với người xuất khẩu:- Nghiên cứu kỹ hợp đồng ngoại thương và nội dung của L/C (nếu thanh toán bằng L/C) để nắm vững: loại tàu cần thuê, điều kiện (A, B, C) và giá trị bảo hiểm cần mua, nơi khiếu nại đòi bồi thường.- Thuê tàu thích hợp, thực hiện giao hàng để lấy Vận đơn (B/L).- Ðến công ty bảo hiểm lập Giấy yêu cầu bảo hiểm cho hàng hoá chuyên chở (theo mẫu) và thực hiện bổ sung (nếu cần).- Nộp phí bảo hiểm.- Gửi cho người bán các chứng từ bảo hiểm (khi bán theo điều kiện CIF hoặc CIP).Theo Kỹ thuật kinh doanh XNK (PGS.TS Võ Thanh Thu) . việc dỡ hàng bảo hiểm khỏi tàu biển tại cảng dỡ hàng cuối cùng ghi trên đơn bảo hiểm. Trong quá trình vận chuyển, nếu xảy ra chậm trễ mà người được bảo hiểm. cảng bốc hàng: thông tin về thuê tàu, về kết quả giao hàng. .. để ký hợp đồng bảo hiểm. + Thoả thuận với công ty bảo hiểm để ký thêm hình thức đơn bảo hiểm Thông