CHUYÊN ĐỀ IITIN HỌC VĂN PHÒNGTÀI LIỆU BỒI DƯỠNGKIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TINCHO CÁN BỘ, CÔNG CHỨC XÃ

Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông SỞ NỘI VỤ CHUYÊN ĐỀ II TIN HỌC VĂN PHÒNG TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHO CÁN BỘ, CÔNG CHỨC XÃ Gia Nghĩa - 2012 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông BÀI 2: MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 ĐỀ MỤC 1: Giới thiệu Microsoft Office Excel 2003 (Excel) Phần mềm Microsoft Office Excel 2003 (trong tài liệu gọi tắt Excel) chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết máy tính cá nhân cài đặt hệ điều hành Windows Đây chương trình bảng tính điện tử đa dụng dùng để tổ chức, tính tốn phân tích liệu 1.1 Khởi động thoát khỏi Excel 1.1.1 Khởi động Excel Để khởi động chương trình Excel, người sử dụng dùng cách sau: Cách 1: Nhấn Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Office Excel 2003 Hình 1: Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 hình desktop 1.1.2 Thốt khỏi Excel Để khỏi chương trình Excel, sử dụng cách sau: Cách 1: Nhấn vào nút góc bên phải Hình 2: Thốt khỏi chương trình Excel theo Cách Cách 2: Vào File \ Exit Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông Hình 3: Thốt khỏi chương trình Excel theo Cách 1.2 Giao diện Excel Sau khởi động chương trình Excel, giao diện phần mềm hiển thị Hình 4: Giao diện chương trình Excel 1.1.3 Thanh tiêu đề (Title bar) Hình 5: Thanh tiêu đề Thanh tiêu đề nằm phía hình Khi khởi động chương trình Excel, bên trái tiêu đề ghi Microsoft Excel – Book1 Bên phải gồm nút: thu nhỏ , phóng to , đóng Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông 1.1.4 Thanh thực đơn (Menu bar) Thanh thực đơn nằm tiêu đề, có chức cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính Hình 6: Thanh thực đơn - Menu File: Chứa lệnh xử lý tệp liệu - Menu Edit: Chứa lệnh xử lý bảng tính - Menu View: Chứa lệnh chế độ hiển thị - Menu Insert: Chứa lệnh chèn đối tượng Menu Format: Chứa lệnh định dạng - Menu Tools: Chứa lệnh hỗ trợ xử lý bảng tính - Menu Data: Chứa lệnh xử lý liệu - Menu Window: Chứa lệnh chế độ hiển thị cửa sổ soạn thảo 1.1.5 Thanh cơng cụ chuẩn (Standard Toolbar) Hình 7: Thanh công cụ chuẩn Thanh công cụ chuẩn nằm thực đơn, có chức cung cấp nút thao tác nhanh Trong trường hợp công cụ chuẩn không hiển thị hình, người sử dụng vào Tools \ Customize đánh dấu chọn () vào ô Standard để hiển thị công cụ chuẩn 1.1.6 Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar) Hình 8: Thanh cơng cụ định dạng Thanh công cụ định dạng bao gồm lệnh dạng biểu tượng để định dạng liệu bảng tính kiểu chữ, cỡ chữ, lề… Trong trường hợp công cụ định dạng không hiển thị hình, người sử dụng vào Tools \ Customize đánh dấu chọn () vào ô Formatting để hiển thị công cụ định dạng 1.1.7 Thanh công thức (Formula bar) Hình 9: Thanh cơng thức Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông Trong trường hợp công thức không hiển thị hình, người sử dụng vào Tools \ Options \ View đánh dấu chọn () vào ô Formula bar để hiển thị công thức 1.1.8 Thanh trạng thái (Status bar) 1.1.9 Thanh cuộn Trong trường hợp cuộn khơng hiển thị hình, người sử dụng vào Tools \ Options \ View đánh dấu chọn () vào ô: - Vertical scroll bar: Để hiển thị cuộn đứng (dọc) - Horizontal scroll bar: Để hiển thị cuộn ngang 1.3 Cấu trúc bên bảng tính (Sheet) 1.1.10 Ơ (Cell) - Ví dụ hình 10 có địa B4 Hình 10: Địa 1.1.11 Cột (Column) Ví dụ Cột B bơi đen hình 11 Hình 11: Cột 1.1.12 Dịng (Row) Ví dụ Dịng số bơi đen hình 12 Hình 12: Dịng Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng 1.1.13 Vùng (Area) Ví dụ: Vùng bơi đen hình 13 có địa B4:C6 Hình 13: Vùng 1.4 Bảng tính (Worksheet) 1.5 Di chuyển bảng tính PHÍM CHỨC NĂNG Del xóa ký tự vị trí trỏ (Insert Pointer) Backspace xố ký tự trước vị trí trỏ (bên trái trỏ) dịch chuyển trỏ sang bên trái ô dịch chuyển trỏ sang bên phải ô ↓ dịch chuyển trỏ xuống ô ↑ dịch chuyển trỏ lên ô Ctrl + dịch chuyển trỏ cột cuối (cột IV- bảng trắng) Ctrl + dịch chuyển trỏ cột đầu (cột A) Home dịch chuyển trỏ ô đầu hàng End + dịch chuyển trỏ ô cuối hàng Ctrl + PgUp dịch chuyển trỏ đầu bảng tính trước Ctrl +PgDown dịch chuyển trỏ bảng tính sau Page Up dịch chuyển trỏ trang trước Page Down dịch chuyển trỏ trang sau Ctrl + Home dịch chuyển trỏ đầu bảng tính Ctrl + End dịch chuyển trỏ hàng cuối vùng liệu Go To (F5) dịch chuyển trỏ ô định (địa ô) dịch chuyển bảng tính (Sheet1) Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng dịch chuyển bảng tính lên phía dịch chuyển bảng tính xuống phia dịch chuyển tới bảng tính cuối cửa sổ 1.6 Giới thiệu địa tương đối, địa tuyệt đối địa hỗn hợp 1.1.14 Địa tương đối Địa tương đối địa có dạng , địa thay đổi theo vị trí thực chép cơng thức từ tới khác Ví dụ: A1: Địa tương đối cột A, hàng B1: Địa tương đối cột B, hàng Giả sử công thức ô C1 = (A1+B1)/2 Khi chép sang ô C2 cơng thức = (A2+B2)/2, chép sang C3 cơng thức = (A3+B3)/2 Hình 14: Sao chép địa tương đối 1.1.15 Địa tuyệt đối Địa giữ nguyên, không thay đổi q trình chép cơng thức Ví dụ: $A$1: Địa tuyệt đối cột A hàng $B$1: Địa tuyệt đối cột B hàng Giả sử công thức ô C1 =($A$1+$B$1)/2 Khi chép sang ô C2 công thức =($A$1+$B$1)/2, chép sang ô C3 cơng thức =($A$1+$B$1)/2 Hình 15: Sao chép địa tuyệt đối Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông 1.1.16 Địa hỗn hợp Địa hỗn hợp địa có dạng $ (địa tuyệt đối cột, tương đối hàng) $ (địa tương đối cột, tuyệt đối hàng) Địa thay đổi cách tương ứng theo cột theo hàng Ví dụ: $A1: Địa tuyệt đối cột A, tương đối hàng B$1: Địa tương đối cột B, tuyệt đối hàng Giả sử ô C1 có cơng thức =($A1+B$1)/2 Khi chép sang C2 công thức =($A2+B$1)/2, chép sang ô C3 cơng thức = ($A3+B$1)/2 Hình 16: Sao chép địa hỗn hợp √ Lưu ý: Để công thức ô không thay đổi người sử dụng chép cơng thức tới khác sử dụng địa tuyệt đối, địa tương đối sử dụng người sử dụng chép công thức tới khác mà cơng thức thay đổi ĐỀ MỤC 2: Làm việc với bảng tính 2.1 Tệp bảng tính 1.1.17 Tạo bảng tính Cách 1: Vào File \ New Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng đặt công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N 1.1.18 Mở bảng tính có sẵn a Mở bảng tính có sẵn Cách 1: Vào File \ Open Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng đặt công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Sau thao tác ba cách hộp thoại Open mở ra, di chuyển đến thư mục chứa tệp tin muốn mở, thực bước sau: Bước 1: Chọn tệp tin muốn mở Bước 2: Nhấn nút Open hộp thoại nháy đúp chuột vào tệp tin để mở Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng Hình 17: Hộp thoại mở bảng tính √ Lưu ý: Excel cho phép lưu tối đa tệp tin thao tác trước Người sử dụng thiết lập sau: Vào Tools \ Options \ General sau chọn vào 2.2 Ghi tệp bảng tính 1.1.19 Ghi bảng tính lần đầu Cách 1: Vào File \ Save Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng đặt công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S Sau thao tác ba cách tên bảng tính có sẵn ổ đĩa hệ thống tự động lưu lại Nếu tên bảng tính chưa có ổ đĩa hộp thoại Save thực bước sau: Bước 1: Chọn thư mục để lưu tệp tin Bước 2: Di chuyển chuột đến hộp File name để nhập tên bảng tính Bước 3: Nhấn chọn nút Save để lưu lại Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng Hình 18: Hộp thoại ghi tệp bảng tính 1.1.20 Ghi bảng tính với tên khác Vào File \ Save As 2.3 Đóng tệp bảng tính Cách 1: Vào File \ Close Cách 2: Nhấn nút góc bên phải hình Hình 19: Hộp thoại đóng bảng tính Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ W Ctrl+F4 1.1.21 Nhập liệu ô tuân theo quy luật - Chuỗi số với bước nhảy Đưa trỏ ô miền, gõ vào số bắt đầu Ví dụ: Để đánh số thứ tự cho số ô 1, người sử dụng gõ Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất dấu + màu đen, giữ phím Ctrl kéo thả chuột ô cuối miền (gọi thao tác điền tự động - AutoFill) Kết chuỗi số 1, 2, 3, 10 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông + col_index_num: Là số thứ tự cột table_array, nơi hàm VLOOKUP lấy giá trị trả + range_lookup: Giá trị logic xác định việc tìm kiếm xác hay gần đúng, là: * TRUE hay 1: Cột phải xếp tăng dần (khi bỏ qua tham số thứ này) Khi không thấy lấy kết gần đúng, cịn gọi dị tìm khơng xác * FALSE hay 0: Cột khơng cần xếp Tìm xác, trả #N/A khơng thấy Hàm VLOOKUP dị tìm lookup_value cột table_array, sau tìm thấy trả giá trị tương ứng cột col_index_num Ví dụ: Cho bảng liệu sau: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết số tiền loại công lao động là: Loại A: 200.000 đồng/1công, Loại B: 100.000 đồng/1công, Loại C: 50.000 đồng/1công Tiền lương tính theo cơng thức: Tiền lương = Số cơng x Số tiền công Người sử dụng thực sau: - Tạo bảng đối chiếu gồm hai cột: Loại công; Số tiền nhập trang bảng tính sau: - Thực việc tính tiền lương cách tự động ô E2 theo công thức VLOOKUP(C2,$C$8:$D$10,2,0)*D2 hình dưới: 26 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng - Giải thích cơng thức VLOOKUP(C2,$C$8:$D$10,2,0) sau: + Giá trị tìm kiếm (lookup_value) giá trị có ô C2 + Vùng bảng đối chiếu (table_array) với địa tuyệt đối $C$8:$D$10 + Cột trả lại kết (col_index_num) cột thứ bảng đối chiếu (Số tiền) + Giá trị logic (range_lookup) cho biết không cần xếp cột bảng đối chiếu theo giá trị tăng dần Thực tìm xác - Sao chép cơng thức E2 tới ô E3, E4, E5 kết sau: b Hàm HLOOKUP Cấu trúc hàm HLOOKUP sau: HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup): Hàm tìm kiếm theo dịng Trong đó: + lookup_value: Là giá trị tìm kiếm hàng table_array + table_array: Là vùng tìm kiếm hay bảng đối chiếu, địa vùng phải địa tuyệt đối để đảm bảo địa khơng bị thay đổi q trình chép + row_index_num: Là số thứ tự dòng table_array, nơi hàm HLOOKUP lấy giá trị trả + range_lookup: Giá trị logic xác định việc tìm kiếm xác hay gần đúng, là: 27 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng * TRUE hay 1: Dịng phải xếp tăng dần (khi bỏ qua tham số thứ này) Khi không thấy lấy kết gần đúng, cịn gọi dị tìm khơng xác * FALSE hay 0: Dịng khơng cần xếp Tìm xác, trả #N/A khơng thấy Hàm HLOOKUP dị tìm lookup_value dịng table_array, sau tìm thấy trả giá trị tương ứng dòng row_index_num 4.3 Bài tập kiểm tra Tạo bảng tính, ghi lại với tên BANGLUONG.xls Nhập nội dung vào Sheet1 theo hình đây: Cột STT đánh số thứ tự tự động Đưa cán bộ, cơng chức có hệ số mức lương cao Đưa cán bộ, cơng chức có hệ số mức lương thấp Tính giá trị cột Lương theo cơng thức: Lương chính=Hệ số mức lương*Mức lương Dùng hàm IF tính cột phụ cấp chức vụ theo quy tắc: - Nếu chức vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân (Chủ tịch UBND), Chủ tịch Hội đồng nhân dân (Chủ tịch HĐND) phụ cấp chức vụ 830,000 ngàn đồng; - Nếu chức vụ Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (Phó Chủ tịch UBND), Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân (Phó Chủ tịch HĐND) phụ cấp chức vụ 664,000 ngàn đồng; - Nếu chức vụ Trưởng Cơng an phụ cấp chức vụ 550,000 ngàn đồng; - Nếu chức vụ Bí thư Đồn niên phụ cấp chức vụ 420,000 ngàn đồng; - Cịn lại khơng có phụ cấp chức vụ Dùng hàm SUM tính lương tổng cộng kết hiển thị cột Tổng cộng Cột Tổng cộng tính tổng cột Lương Phụ cấp chức vụ 28 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông Đưa giá trị lương trung bình cán bộ, cơng chức xã AB 10 Tính tổng số tiền mà xã AB phải trả cho cán bộ, công chức tháng 11 Chuyển họ tên cán bộ, công chức sang chữ in hoa 12 Thực hành theo hàm ngày tháng đưa phần lý thuyết 13 Lưu lại bảng tính ĐỀ MỤC 5: Biểu đồ, đồ thị 4.4 Các bước tạo biểu đồ, đồ thị Bước 1: Chọn vùng liệu cần vẽ đồ thị (có thể có tiêu đề dịng, cột liệu) Bước 2: Khởi tạo chọn kiểu đồ thị Chọn Insert \ Chart, hộp thoại hiển thị hình 92: Hình 36: Hộp thoại lựa chọn kiểu biểu đồ ĐỀ MỤC 6: Quản trị liệu 5.1 Sắp xếp liệu Bước 1: Chọn vùng liệu cần xếp Bước 2: Chọn Data \ Sort hình 101: Bước Bước 29 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng Hình 37: Thao tác vào Sort nhấn vào biểu tượng hình 102: cơng cụ chuẩn, hộp thoại hiển thị Hình 38: Hộp thoại Sort Warning Chọn Expand the selection trường hợp mở rộng thêm vùng xếp, chọn Continue with the current selection trường hợp xếp với vùng liệu chọn Bước 3: Sau thực thao tác chọn (giả sử chọn Continue with the current selection), nhấn nút Sort , hộp thoại hiển thị hình 103: Hình 39: Hộp thoại lựa chọn khóa để xếp Excel xếp theo khóa (điều kiện) theo chiều tăng dần theo chiều giảm dần √ Giải thích mục hộp thoại Sort Sort by: Chọn khóa Then by: Chọn khóa phụ thứ Then by: Chọn khóa phụ thứ hai Ascending: Theo chiều tăng dần Desceding: Theo chiều giảm dần 30 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông 5.2 Lọc liệu Lọc liệu cho phép tìm kiếm, lọc thơng tin từ bảng tính theo điều kiện cho trước liệu 1.1.42 Lọc liệu tự động (AutoFilter) Bước 1: Chọn vùng liệu cần lọc tự động đặt trỏ vào dòng tiêu đề Bước 2: Chọn menu Data \ Filter \ AutoFilter hình 105: Bước Bước Hình 40: Thao tác lựa chọn AutoFilter Sau chọn menu Data \ Filter \ AutoFilter, dòng tiêu đề cột chọn xuất nút bấm có dấu tam giác trỏ xuống Hình 41: Nút bấm hiển thị sau chọn AutoFilter Bước 3: Thực đặt điều kiện lọc vùng liệu lựa chọn - Nhấp chọn mũi tên cột HỌ VÀ TÊN, hộp thoại hiển thị hình 107: Hình 42: Các mục hộp thoại lọc √ Ý nghĩa mục hộp thoại lọc: (All): Hiện tồn ghi (Top 10…): Hiện 10 dịng (Custom…): Dùng toán tử so sánh 31 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông (Blanks): Hiển thị ghi trống (NonBlanks): Hiển thị ghi không trống - Chọn Custom… xuất hộp thoại Custom AutoFilter hình 108: Hình 43: Hộp thoại Custom AutoFilter √ Ý nghĩa mục hộp thoại Custom AutoFilter: Equals: So sánh Does not equal: So sánh không Is greater than: So sánh lớn Is greater than or equal to: So sánh lớn Is less than: So sánh nhỏ 5.3 Các hàm Cơ sở liệu Đặc điểm chung hàm Cơ sở liệu: Dạng tổng quát: (database;field;criteria) Trong đó: + database: Vùng liệu + field: Chỉ định cột database sử dụng cho việc tính tốn hàm Field khai báo theo cách: Cách 1: Khai báo số thứ tự cột sở liệu Cách 2: Khai báo tiêu đề cột (đặt dấu ngoặc kép) + criteria: Là vùng chứa điều kiện tính tốn, vùng điều kiện phải tạo trước Cơ sở liệu dùng để minh họa cho ví dụ: - DSUM(database;field;criteria) Tính tổng cột field vùng liệu database thỏa mãn vùng điều kiện criteria Ví dụ: Trong sở liệu trên, tính tổng lương người có giới tính Nữ 32 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông Tại ô trống bảng tính người sử dụng nhập cơng thức sau: = DSUM(A1:D10;4;C12:C13) Trong cơng thức thì: + A1:D10 vùng liệu + số thứ tự cột, thay số “Lương” (từ Lương đặt dấu nháy kép) D1 (ô có trường Lương) + C12:C13 vùng điều kiện Kết trả 18200000 - DAVERAGE(database;field;criteria) Tính giá trị trung bình cộng cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria Ví dụ: Trong sở liệu trên, tính tuổi trung bình người có giới tính Nữ Tại trống bảng tính người sử dụng nhập cơng thức sau: =DAVERAGE(A1:D10;2;C12:C13) Trong cơng thức thì: + A1:D10 vùng liệu + số thứ tự cột, thay số “Tuổi” (từ Tuổi đặt dấu nháy kép) B1 (ơ có trường Tuổi) + C12:C13 vùng điều kiện Kết trả 31,2 - DMAX(database;field;criteria) Đưa giá trị lớn ô cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria Ví dụ: Trong sở liệu trên, tính lương cao người 28 tuổi Tại ô trống bảng tính người sử dụng nhập cơng thức sau: =DMAX(A1:D10;4;B12:B13) Trong cơng thức thì: + A1:D10 vùng liệu + số thứ tự cột, thay số “Lương” (từ Lương đặt dấu nháy kép) D1 (ơ có trường Lương) + B12:B13 vùng điều kiện Kết trả 2900000 33 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông - DMIN(database;field;criteria) Đưa giá trị nhỏ ô cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria Ví dụ: Trong sở liệu trên, tính lương thấp người 28 tuổi Tại trống bảng tính người sử dụng nhập công thức sau: =DMIN(A1:D10;4;B12:B13) Trong công thức thì: + A1:D10 vùng liệu + số thứ tự cột, thay số “Lương” (từ Lương đặt dấu nháy kép) D1 (ơ có trường Lương) + B12:B13 vùng điều kiện Kết trả 2500000 - DCOUNT(database;field;criteria) Dùng để đếm số có giá trị kiểu số cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria Ví dụ: Trong sở liệu trên, đếm số người Nữ có Tuổi 29 Tại trống bảng tính người sử dụng nhập công thức sau: =DCOUNT(A1:D10;2;C12:D13) Trong công thức thì: + A1:D10 vùng liệu + số thứ tự cột, thay số “Tuổi” (từ Tuổi đặt dấu nháy kép) B1 (ơ có trường Tuổi) + C12:D13 vùng điều kiện Kết trả - DCOUNTA(database;field;criteria) Dùng để đếm số có chứa liệu cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria Ví dụ: Trong sở liệu trên, đếm số người Nữ có Tuổi 29 Tại trống bảng tính người sử dụng nhập cơng thức sau: =DCOUNTA(A1:D10;2;C12:D13) Trong cơng thức thì: + A1:D10 vùng liệu 34 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông + số thứ tự cột, thay số “Tuổi” (từ Tuổi đặt dấu nháy kép) B1 (ơ có trường Tuổi) + C12:D13 vùng điều kiện Kết trả √ Lưu ý tạo vùng điều kiện - Nếu điều kiện số tiêu đề điều kiện trùng với tiêu đề cột liệu làm điều kiện (nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống) - Nếu điều kiện biểu thức (hàm, ) tiêu đề điều kiện phải khác với tiêu đề cột liệu lấy làm điều kiện (không nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống) 5.4 Bài tập kiểm tra Tạo bảng tính, ghi lại với tên BANGLUONG.xls Nhập nội dung vào bảng tính vừa tạo Cột STT đánh số thứ tự tự động Lọc danh sách cán bộ, cơng chức có hệ số mức lương 3.0 Sắp xếp sở liệu theo Hệ số mức lương giảm dần Đưa cán bộ, cơng chức có Hệ số mức lương cao Đưa cán bộ, công chức có Hệ số mức lương thấp Đếm số cán bộ, cơng chức có hệ số mức lương 3,36 Tính giá trị cột Lương theo cơng thức: Lương = Hệ số mức lương * Mức lương 10 Tính tổng số tiền mà xã AB phải trả cho cán bộ, công chức tháng ĐỀ MỤC 7: Căn chỉnh in ấn 35 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông 5.5 Định dạng trang in (Page Setup) Để định dạng trang in thực theo bước sau: Bước 1: Chọn menu File Bước 2: Chọn Page Setup Hình 44: Thao tác chọn Page Setup 1.1.43 Định dạng trang giấy (Page) Để định dạng trang giấy chọn thẻ Page hộp thoại Page Setup Hình 45: Hộp thoại định dạng trang giấy √ Ý nghĩa mục thẻ Page: Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in + Portrait: In theo chiều dọc trang giấy + Lanscape: In theo chiều ngang trang giấy Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (Letter, A4, A3…) 1.1.44 Định dạng lề Để định dạng lề chọn thẻ Margins hộp thoại Page Setup 36 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng Hình 46: Hộp thoại định dạng lề √ Ý nghĩa mục thẻ Margins: Top: Khoảng cách lề Bottom: Khoảng cách lề Left: Khoảng cách lề trái Right: Khoảng cách lề phải Header: Khoảng cách từ mép trang giấy đến vị trí tiêu đề Footer: Khoảng cách từ mép trang giấy đến vị trí tiêu đề Thơng thường đơn vị đo inches, nhập giá trị trực tiếp vào ô sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm kích thước Center on page: Căn chỉnh liệu vào theo chiều: + Horizontally: Chiều ngang + Vertically: Chiều dọc Sau thiết lập thông số, nhấn nút OK để kết thúc 1.1.45 Đánh số trang Để đánh số trang Excel thực theo bước: Bước 1: Chọn thẻ Header/Footer hộp thoại Page Setup Bước 2: Chọn nút Custom Header Custom Footer Bước 3: Nháy chuột vào ô Left section Center section Right section tùy theo đánh số trang bên trái hay hay bên phải đầu trang\chân trang Bước 4: Nhấn nút để đánh số trang Bước 5: Nhấn nút OK để kết thúc 37 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông 5.6 Xem tài liệu trước in Để xem tài liệu trước in vào File \ Print Preview, tài liệu lên in ra, chưa định dạng xác, tiến hành định dạng lại Các nút cơng cụ để xem trước trang in: Hình 47: Các nút công cụ để xem trước trang in - Next: Hiển thị trang (nếu có) - Previous: Hiển thị trang in trước (nếu có) - Zoom: Phóng to, thu nhỏ hình trang in - Print: Thực lệnh in, chuyển sang hộp thoại Print - Close: Đóng cửa sổ hiển thị trở hình ban đầu 5.7 In tài liệu Để in tài liệu vào File \ Print bấm tổ hợp phím Ctrl+P, hộp thoại hiển thị hình 118: Hình 48: Hộp thoại in Trong phần Print range chọn All 38 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nơng + In phần trang bảng tính: Trong phần Print range chọn Page(s), gõ số thứ tự trang chọn vào ô From, số thứ tự trang cuối chọn vào ô To Nếu in trang gõ số trang vào hai From To Ví dụ in từ trang đến trang 5: - In nhiều + Đánh số lượng in in giấy vào ô Number of copies (mặc định 1) Nhấn chọn Collate muốn in hết in đến khác, bỏ chọn Collate muốn in song song trang giống MỤC LỤC SỞ NỘI VỤ BÀI 2: MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 1.ĐỀ MỤC 1: Giới thiệu Microsoft Office Excel 2003 (Excel) 1.1.Khởi động thoát khỏi Excel 1.2.Giao diện Excel 1.3.Cấu trúc bên bảng tính (Sheet) 1.4.Bảng tính (Worksheet) 1.5.Di chuyển bảng tính 1.6.Giới thiệu địa tương đối, địa tuyệt đối địa hỗn hợp 2.ĐỀ MỤC 2: Làm việc với bảng tính 2.1.Tệp bảng tính 2.2.Ghi tệp bảng tính 2.3.Đóng tệp bảng tính 10 2.4.Điền số thứ tự tự động .12 2.5.Chọn khối 12 2.6.Chèn thêm hàng, cột, ơ, bảng tính .13 2.7.Cố định cột tiêu đề, hàng tiêu đề .16 3.ĐỀ MỤC 3: Định dạng bảng tính 16 3.1.Thay đổi kích thước hàng, cột 16 4.Underline: Chọn kiểu gạch chân 20 ĐỀ MỤC 4: Công thức hàm 20 4.1 Tạo công thức .20 4.1.Quy tắc sử dụng hàm 20 4.2.Giới thiệu hàm thường dùng .21 4.3.Bài tập kiểm tra 28 39 Trung tâm GDTX tỉnh Đăk nông 4.4.Các bước tạo biểu đồ, đồ thị 29 5.ĐỀ MỤC 6: Quản trị liệu 29 5.1.Sắp xếp liệu 29 5.2.Lọc liệu 31 5.3.Các hàm Cơ sở liệu 32 5.4.Bài tập kiểm tra 35 5.5.Định dạng trang in (Page Setup) .36 5.6.Xem tài liệu trước in 38 5.7.In tài liệu 38 40