Thiết lập hệ thống kiểm tra hiệu chỉnh chính thống yêu c ầu việc xác định sớm những đặc điểm có thể đo lường, chi phí v à l ợi ích của việc có được thông tin về mỗi đặc điểm, v à li ệu[r]
(1)CHƯƠNG XIII:
KIỂM TRA
Sau nghiên cứu xong chương này, bạn có thể: Giải thích tảng kiểm tra
2 Thảo luận cách thức để tổ chức quản lý cách hiệu Xác định sáu giai đoạn tiến trình kiểm tra
4 Thảo luận phương pháp kiểm tra I. NỀN TẢNG CỦA KIỂM TRA
Kiểm tra tiến trình đảm bảo hành vi thành tích tuân theo tiêu chuẩn tổ chức, bao gồm quy tắc, thủ tục mục tiêu Đối với hầu hết người, từ kiểm tra mang ý nghĩa tiêu cực- kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi lơi kéo.Vì lý này, kiểm tra thường tâm điểm tranh luận đấu tranh sách bên tổ chức
Tuy nhiên, kiểm tra cần thiết hữu ích Kiểm sóat hiệu số bí để gia tăng lợi nhuận FedEx suốt thập niên qua
Hoạch định tiến trình thống việc xây dựng mục tiêu, phát triển chiến lược, chiến thuật, tiêu chuẩn phân bổ nguồn lực Kiểm tra đảm bảo định, hành động kết quán với kế hoạch
Hoạch định phác họa hành vi kết mong muốn Kiểm tra giúp trì tái định hướng hành vi kết
Nhà quản trị nhân viên lập kế hoạch cách hiệu thiếu thơng tin xác kịp thời Kiểm tra cung cấp thông tin tảng
Các kế hoạch mục đích cần kiểm tra Kiểm tra giúp đảm bảo kế hoạch thực thi định hướng Vì hoạch định kiểm tra bổ sung hỗ trợ cho
1 Kiểm tra ngăn ngừa và kiểm tra hiệu chỉnh
Có hai loại kiểm tra tổ chức: ngăn ngừa hiệu chỉnh.Kiểm tra ngăn ngừa chế định hướng việc giảm thiểu lỗi tối thiểu hóa nhu cầu cáchoạt động hiệu chỉnh Ví dụ, hầu hết ngân hàng lớn hiệp hội tín dụng phát triển phương pháp để gia tăng tính an tồn máy ATM độ bảo mật cho khách hàng sử dụng
Kiểm tra hiệu chỉnh chế định hướng giảm thiểu loại bỏ hành vi kết không mong đợi nhằm tuân thủ quy định tiêu chuẩn tổchức Vì nhân viên kiểm sốt khơng lưu thực kiểm tra hiệu chỉnh cách hướng dẫn phi công thay đổi độ cao vàđịnh hướng để khỏi phải va vào máy bay khác
2 Nguồn kiểm tra
(2)Biểu XIII-1: Ví dụ nguồn loại kiểm tra1 Loại kiểm tra Nguồn kiểm tra
Ngăn ngừa Hiệu chỉnh
Giới hữu quan Duy trì định mức tuyển dụng nhân nhóm bảo vệ
Thay đổi sách chiêu mộ để thu hút ứng viên tiềm giỏi, tiềm
Tổ chức Sử dụng ngân sách để hướng dẫn việc tiêu dùng
Phạt nhân viên không tuân thủ quy định”cấm hút thuốc” khu vực nguy hiểm
Nhóm Thơng báo cho nhân viên
các quy tắc công ty mối quan hệ với kết mong đợi
Cô lập phán đối nhân viên không tuân theo quy tắc nhóm
Cá nhân Quyết định bỏ qua buổi ăn trưa để hồn thành cơng việc, dự án hạn
Hiệu chỉnh báo cáo viết
a Kiểm tra giới hữu quan
Kiểm tra giới hữu quan thể áp lực từ nguồn bên tổ chức nhằm thay đổi hành vi Giới hữu quan cơng đồn, tổ chức phủ, khách hàng, cổ đơng giới khác có quan tâm trực tiếp đến phát triển tổ chức
b Kiểm tra tổ chức
Bao gồm quy tắc thủ tục thống nhằm ngăn chặn hiệu chỉnh sai lệch so với kế hoạch đạt mục tiêu mong muốn Những ví dụ bao gồm quy tắc, tiêu chuẩn, ngân sách kiểm tra sổ sách
c Kiểm tra nhóm
Bao gồm quy tắc giá trị mà thành viên nhóm chia sẻ trì thơng qua phần thưởng phạt
d Cá nhân tự kiểm tra
Bao gồm chế hướng dẫn vận hành cách có ý thức vơ thức cá nhân Các tiêu chuẩn trìnhđộ nghiệp vụ ngày trở thành khía cạnh quan trọng tự kiểm tra cá nhân
3 Các mơ hình kiểm tra
Kiểm tra giới hữu quan, tổ chức, nhóm cá nhân hình thành nên mơ hình khác biệt tổ chức.Văn hóa tổ chức mạnh thường củng cố hỗ trợsong phương đến kiểm tra tổ chức, nhóm cá nhân
1
(3)II. KIỂM SOÁT HỮU HIỆU
Một cách để phát triển đo lường tính hiệu kiểm tra tổ chức thống so sánh chi phí lợi ích Phân tích chi phí- lợi ích trả lời ba câu hỏi bản:
1 Đối với hành vi kết mong đợi mà kiểm tra tổ chức nên hướng đến? Những chi phí lợi ích kiểm tra tổ chức cần thiết để đạt hành vi kết mong đợi?
3 Những chi phí lợi ích việc sử dụng kiểm tra tổ chức khác để có hành vi kết mong muốn?
1 Mơ hình chi phí-lợi ích
Hình XIII-1 biểu diễn mơ hình lợi ích-chi phí để đánh giá tính hữu hiệu hệ thống kiểm tra tổ chức Đường ngang mức độ kiểm tra tổ chức, biến động từ thấp đến cao Đường dọc biểu mối quan hệ chi phí lợi ích kiểm tra, chạy từ zero đến cao Đơn giản, đường biểu diễn chi phí kiểm tra biểu hàm trực tiếp mức độ kiểm tra Hai điểm cân chi nơi mà mức độ kiểm tra dịch chuyển từ mát đến lợi ích sau trả lại mát Mặc dầu mức kiểm tra tối ưu thực khó để tính tốn, nhà quản trị hiệu tiến đến gần mức độ nhữngnhà quản trị tồi
Hình XIII-1: Mơ hình chi phí-lợi ích kiểm tra tổ chức1
1Susan E Jackson, Don Hellriegel and John W Slocum, “Management- A competetency based approach, 10th ed,
Copyright ©2005 by Thomson South-Western, p 521
Điểm cân
Mất Chi phí kiểm tra Lợi ích rịng
tối ưu
Điểm cân
Mất
Thấp Tối ưu Cao
Zero Cao
C
hi
phí
&
l
ợ
i
íc
(4)Những nhà quản trị phải cân nhắc đến cân chọn lựa mức độ kiểm tra sử dụng Khi có kiểm tra, chi phí vượt q lợi ích kiểm tra không hiệu Khi gia tăng mức độ kiểm tra, tính hữu hiệu gia tăng- đến điểm Đằng sau điểm đó, tính hữu hiệu giảm sút gia tăng mức độ kiểm soát
2 Tiêu chuẩn cho kiểm tra hữu hiệu
Thiết kế mộthệ thống kiểm tra hiệu không đơn giản chút cịn phải cân nhắc nhiều vấn đề Tuy nhiên, hệ thống kiểm tra trở nên hữu hiệu kết nối vớ mục tiêu mong muốn, hệ thống kiểm tra phải khách quan, đầy đủ, lúc chấp nhận Những tiêu chuẩn gạn lọc cụ thể hóa ý tưởng trình bàyở mơ hình chi phí-lợi ích
a Kết nối với mục tiêu mong muốn
Kiểm tra hệ thống kiểm tra nên kết nối với mục tiêu chiến lược tổ chức Những mục tiêu bao gồm cải thiện dịch vụ khách hàng, bảo vệ tài sản tổ chức, cải tiến chất lượng sản phẩm dịch vụ cống hiến
b Khách quan
Kiểm tra khách quan hệ thống kiểm tra khách quan công không bị tác động nhân viên yếu tố cá nhân
c. Đầy đủ
Kiểm tra hệ thống kiểm tra đầy dủ bao gồm tất hành vi mục tiêu ước muốn tổ chức Nhà quản trị phụ trách thu mua đánh giá chủ yếu dựa vào chi phí đơn hàng cho phép bỏ qua chất lượng
d. Đúng lúc
Hệ thống kiểm tra kiểm tra lúc cung cấp thông tin cần thiết Đúng lúc đo lường theo giây trường hợp đánh giá di chuyển an toàn tàu hỏa máy bay theo tháng việc đánh giá thành tích nhân viên Hệ thống thơng tin dựa vào máy tính đóng vai trị quan trọng việc gia tăng lúc dịng thơng tin
e Chấp nhận được
Để có tính hữu hiệu, hệ thống kiểm tra hay kiểm phải cơng nhận cần thiết thích hợp Nếu hệ thống kiểm tra bị bỏ qua, nhà quản trị cần phải tìm hiểu Có lẽ kiểm tra nên bỏ qua hiệu chỉnh, nên lưu lại phần thưởng cho việc làm đúng, tn thủ hình phạt khơng tn thủ, nên kết nối chặt chẽ với kết mong đợi
III. MƠ HÌNH KIỂM TRA HIỆU CHỈNH
(5)1. Xác định tiểu hệ thống
Tiểu hệ thống kiểm tra thống tạo trì cho nhân viên, nhóm làm việc, phận, tồn tổ chức Cơ chế kiểm tra tập trung vào đầu vào cụ thể, tiến trình chuyển đổi, kết Kiểm tra đầu vào thường giới hạn tổng số nguyên vật liệu sử dụng tiến trình chuyển đổi khác biệt với tiêu chuẩn tổ chức
Hình XIII-2: Mơ hình kiểm tra hiệu chỉnh 2 Nhận dạng đặc điểm chính
Những thơng tin cần thu thập người, nhóm, phận tổ chức phải xác định Thiết lập hệ thống kiểm tra hiệu chỉnh thống yêu cầu việc xác định sớm đặc điểm đo lường, chi phí lợi ích việc có thông tin đặc điểm, liệu sai lệchtrong đặc điểm có ảnh hưởng đến thành tích hay khơng
3 Thiết lập tiêu chuẩn
Các tiêu chuẩn tiêu chí để đánh giá đặc điểm định tính định lượng nên thiết lập cho đặc điểm cần đo lường Một số khía cạnh khó khăn nhất, quan trọng, để kinh doanh nước phải hiệu chỉnh khác biệt tiêu chuẩn Do khó khăn mà cơng ty gặp phải việc thiết lập tiêu chuẩn để áp dụng thị trường văn hóa khác nhau, nhiều tổ chức toàn cầu áp dụng chiến lược suy nghĩ một cách tồn cầu, thực góc độ địa phương.
4 Thu thập thông tin
Thơng tin tiêu chuẩn thu thập tay tự động hóa Nếu cá nhân nhóm cần phải kiểm tra thành tích thực thu thập thơng tin thơng tin cần phải thẩm tra tính hiệu lực Nhân viên nhà quản trị có khuynh hướng bóp méo che đậy thơng tin họ bị trích trừng phạt kết
5 Tiến hành so sánh
Các so sánh cần thiết để xác định liệu điều gìđang xảy có phải điều nên xảy hay không Mặt khác, thông tin kết thực tế phải so sánh với tiêu chuẩn thành tích.Các so sánh cho phép nhà quản trị thành viên nhóm tập trung vào sai biệt ngoại lệ
Xác định tiểu hệ
thống
Nhận dạng
đặc điểm
Thiết lập
tiêu chuẩn
Thu thập
thông tin
Tiến hành so sánh Nếu đạt, tiếp
tục
Nếu sai biệt
Chẩn đoán hiệu
(6)phí lại, chi phí sử dụng máy tính, chi phí kiểm tra chất lượng, chi phí vận chuyển chi phí đặt hàng
Ngược lại với hầu hết chế tài chính, ABC tập trung vào hoạt động công việc liên quan đến việc vận hành kinh doanh Số lượng hoạt động thường lệ thuộc vào tính phức tạp hoạt động Mức độ phức tạp hoạt động tổ chức lớn, hoạt động phát sinh chi phí có khả xảy lớn Ở mức quan trọng tương tự, nhà quản trị khám phá tất sản phẩm có hoạt động Nếu sản phẩm không cần sử dụng hoạt động, chi phí khơng cho hoạt động
Hình XIII-3: Mơ hình kiểm sốt chi phí theo hoạt động
Hình XIII-4 mơ tả mơ hình dịng thơng tin kiểm tra chi phí theo hoạt động nhìn nhận theo hai khía cạnh: chi phí tiến trình Nhìn nhận chi phí phản ánh luồng chi phí nguồn lực sản phẩm dịch vụ thơng qua hoạt động hình thành sản phẩm dịch vụ Nhìn nhận chi phí khái niệm kiểm tra chi phí theo hoạt động Nguồn lực được dùng cho hoạt động, hoạt động để tạo sản phẩm dịchvụ.
Nhìn nhận tiến trình phản ánh dịng thứ hai từ chi phí thông tin đầu vào đến hoạt động từ hoạt động đến đánh giá mức độ thực hiện, giao dịch quan sát liên quan đến hoạt động
Sử dụng kiểm sóat chi phí theo hoạt động mang lại nhiều lợi ích, tối thiểu bốn lợi ích Trước nhất, tất chi phí xác định hoạt động thay nhiều hoạt động tính cho chi phí cố định.Thứ hai, phân bổ chi phí dựa tỷ lệ hoạt động hướng trực tiếp đến sản phẩm hoàn thành, tương phản với sản lượng sản xuất.Thứ ba, chi phí tương ứng với họat động cho
Nguồn lực
Phân bổ chi phí
nguồn lực
Phân bổ chi phí
hoạt động
Hàng hóa dịch vụ
Phân bổ chi phí
nguồn lực
Đánh giá thành
tích
Thơng tin đầu
vào
Điều tạo
ra chi phí
Ra định tốt
Tại điều
này tốn
Nhìn nhận chi phí
(7)một sản phẩm cụ thể theo dõi, kiểm tra Cuối cùng, sử dụng ABC dịch chuyển suy nghĩ nhà quản trị từ phân tích chi phí truyền thống sang định quản trị Cơng nghệ thông tin tảng việc thu thập thông tin ABC kết hợp không thông tin chi phí mà cịn thơng tin phi tài đo lường thành tích Khi nhà quản trị nhân viên nhận thức nhiều kiểm sóat chi phí theo hoạt động thơng tin liên quan, họ phân biệt hoạt động tạo lợi nhuận hoạt động phi lợi nhuận cách hiệu
4 Kiểm tra sở tự động hóa
Sự tự động hóa liên quan đến việc sử dụng cơng cụ quy trình tự điều chỉnh vận hành độc lập theo người sử dụng Tự động hóa thường bao gồm việc liên kết máy móc lại với để thực cơng việc Kiểm sốt máy hóc sử dụng thiết bị công cụ tự điều chỉnh nhằm ngăn ngừa hiệu chỉnh sai lệch so với tiêu chuẩn thiết lập