Thiết kế hệ thống nhu cầu cho việc xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

động trong lĩnh vực quản lý sinh viên sẽ được sắp xếp, bảo quản và cung ứng trong một hệ thống tin học xuyên suốt theo không gian chức năng (các đơn vị, bộ phận trong t[r]

(1)

UED JOURNAL OF SOCIAL SCIENCES, HUMANITIES AND EDUCATION VOL.2, NO.3 (2012)

THIẾT KẾ HỆ THỐNG NHU CẦU

CHO VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

Phạm Hồng Phong* TĨM TẮT

Ngày nay, cơng nghệ thơng tin xem công cụ hỗ trợ đắc lực cho hầu hết hoạt động dạy học sở giáo dục Tuy vậy, việc ứng dụng công cụ cơng tác quản lý nói chung cơng tác quản lý sinh viên nói riêng cịn hạn chế Khi áp dụng đào tạo học chế tín chúng tơi nhận thấy có nhiều vấn đề phát sinh hoạt động đào tạo, quản lý phục vụ sinh viên Vì vậy, việc xây dựng phần mềm quản lý sinh viên cần thiết trường đại học Nội dung viết tập trung đề cập đến hệ thống nhiệm vụ, nhu cầu cần thiết cho công tác quản lý sinh viên, từ làm sở để thiết kế phần mềm tin học nhằm giải toán quản lý sinh viên quy trình đào tạo theo học chế tín

Từ khóa: hoạt động dạy học, công tác quản lý sinh viên, phần mềm quản lý sinh viên, quy trình đào tạo, học chế tín

1 Đặt vấn đề

Phương thức đào tạo theo học chế tín khởi xướng áp dụng vào trường đại học nước từ năm đầu kỷ XXI Với chất phương thức đào tạo mềm dẻo, có tính động chủ động cao người học, có tính linh hoạt đa dạng quy trình đào tạo đặt cho nhà quản lý sở giáo dục trách nhiệm cần có đổi cơng tác quản lý sinh viên phù hợp với chế đào tạo

Trước đây, theo quy trình đào tạo niên chế, sinh viên vào trường quản lý ổn định qua hệ thống quản lý: trường - khoa - lớp Mọi hoạt động quản lý học tập, rèn luyện, thực quyền nghĩa vụ sinh viên hầu hết triển khai thực qua tổ chức ổn định Vì vậy, hệ thống chế quản lý sinh viên thời kỳ chưa nảy sinh vấn đề đáng suy nghĩ

Khi học chế tín áp dụng, sinh viên vào trường danh nghĩa tổ chức quản lý theo hệ thống thực tế hoạt động sinh viên bắt đầu có chuyển động Sau đăng ký tín theo kế hoạch học tập riêng mình, sinh viên dịch chuyển sinh hoạt theo chiều ngang (học với lớp học tập) chiều dọc (học sớm học muộn) Chỉ khác biệt dẫn đến hàng loạt thay đổi tác nghiệp tổ chức, đơn vị quản lý sinh viên Có thể nói: từ phương thức đào tạo đặt yêu cầu toán quản lý sinh viên

(2)

TẠP CHÍ KHOA HỌC XÃ HỘI, NHÂN VĂN VÀ GIÁO DỤC TẬP 2, SỐ (2012)

2 Khái quát lĩnh vực công tác Cơng tác sinh viên

Công tác sinh viên thực mảng cơng việc sau đây: - Quản lý hồ sơ thông tin liên quan đến sinh viên

- Quản lý thực chế độ cho sinh viên (trợ cấp xã hội, trợ cấp ưu đãi, miễn giảm học phí, chế độ học bổng, tín dụng giáo dục …)

- Quản lý sinh viên nội trú hoạt động phục vụ, dịch vụ Ký túc xá, phối hợp theo dõi sinh viên ngoại trú

- Quản lý, cấp phát giấy xác nhận, chứng nhận văn tốt nghiệp - Theo dõi, quản lý kết đánh giá điểm rèn luyện sinh viên - Theo dõi quản lý nề nếp dạy - học, văn hóa cơng sở trường

- Tổ chức quản lí hoạt động giáo dục trị, tư tưởng phong trào thể thao, văn hóa xã hội … liên quan đến sinh viên

3 Tính khả thi cơng nghệ thơng tin hỗ trợ cho công tác quản lý sinh viên

Với hỗ trợ phần mềm máy tính nay, tất lĩnh vực quản lý đề cập lập trình để xây dựng Phần mềm quản lý sinh

viên (Phần mềm QLSV) hoàn chỉnh Khi có Phần mềm QLSV tốt, hoạt

động lĩnh vực quản lý sinh viên xếp, bảo quản cung ứng hệ thống tin học xuyên suốt theo không gian chức (các đơn vị, phận trường) theo thời gian (từ liệu tuyển sinh, qua trình đào tạo đến sau tốt nghiệp trường)

4 Mô tả nhu cầu làm sở cho việc phân tích, thiết kế hệ thống liệu cho phần mềm quản lý

Một cơng việc có tính quy luật trước bắt tay để xây dựng Phần mềm tin học, chuyên gia công nghệ thông tin địi hỏi người quản lý mơ tả tồn hệ thống nhu cầu cần giải ý tưởng kèm theo Khi mô tả hệ thống nhu cầu cần giải quyết, người quản lý phải thực có hiểu biết đầy đủ sâu sắc cơng việc điều hành, tác nghiệp Thấy rõ hạn chế công việc làm cần thiết công nghệ thông tin xu hướng cải thiện chế phương thức quản lý

Trong lĩnh vực quản lý nhân nói chung quản lý sinh viên nói riêng tài ngun để khai thác cho việc lập trình xây dựng phần mềm quản lý nguồn liệu gốc Thực chất nguồn liệu gốc tập hợp thông tin đầy đủ chuẩn xác cá nhân tập thể Khi có nguồn liệu gốc đầy đủ chuẩn xác người quản lý phải cách đầy đủ nhu cầu cần hỗ trợ công nghệ thông tin mà trước chưa có hỗ trợ này, phải thực tác nghiệp cách thủ cơng có ứng dụng tin học tình trạng rời rạc, thiếu tính hệ thống

(3)

dụng cao cần thiết phải có bố trí xếp tiểu phần hợp lý (tạm xem module), phù hợp với nhóm cơng việc bố trí nhân đảm nhận để tăng tính thuận tiện trình tác nghiệp đơn vị trực tiếp quản lý sinh viên đơn vị liên quan

4.1 Nguồn liệu gốc

Dữ liệu tuyển sinh khóa học quan tuyển sinh cung cấp xem “nguồn tài nguyên” Với chức phịng Cơng tác sinh viên, nguồn tài nguyên bổ sung cập nhật đầy đủ thông tin cần thiết sinh viên để trở thành nguồn liệu gốc làm sở cho việc khai thác, xây dựng sở liệu Phần mềm QLSV

Từ nguồn liệu gốc, việc phân tích hệ thống nhu cầu thành tiểu phần xem thiết kế sơ đồ tổng quan cho nhà Sơ đồ tổng quan giúp cho chuyên gia tin học có định hướng cần thiết tiến hành tác nghiệp để hình thành giao diện chung hệ thống menu Phần mềm quản lý Cơ sở để phân chia tiểu phần chủ yếu dựa nguyên tắc sau đây:

- Theo thời gian, quy trình: bao gồm tác nghiệp theo tiến trình thời gian như: cập nhật liệu tuyển sinh, cập nhật, bổ sung thông tin, xác định mã số sinh viên, xếp lớp

- Theo lĩnh vực công việc: dựa phân công nhân đảm nhận công việc, phận chức đặc thù phịng Cơng tác sinh viên

- Đảm bảo tính bao quát, xuyên suốt công việc theo chức nhiệm vụ Phịng Cơng tác sinh viên

4.2 Hệ thống tiểu phần Phần mềm QLSV

4.2.1 Tiểu phần 1: Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin sinh viên - Cập nhật liệu tuyển sinh

- Cập nhật, bổ sung thông tin đầy đủ từ sinh viên nhập học - Lập mã sinh viên, xếp lớp sinh hoạt, in thẻ

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ sinh viên, xây dựng liệu gốc khóa học - Cung ứng danh sách thức khóa học cho đơn vị trường - Lập trang tra cứu thơng tin (sơ yếu lí lịch) sinh viên

- Lập trang phân loại đối tượng sinh viên - Thống kê số lượng sinh viên toàn trường

4.2.2 Tiểu phần 2: Cập nhật, quản lý cung ứng thơng tin chế độ sách sinh viên

- Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin học bổng theo đối tượng: + Học bổng khuyến khích học tập

(4)

+ Học bổng trợ cấp nước

- Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin chế độ trợ cấp xã hội - Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin chế độ trợ cấp ưu đãi - Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin chế độ miễn giảm học phí

- Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin chế độ vay vốn tín dụng giáo dục 4.2.3 Tiểu phần 3: cập nhật, quản lý cung ứng thông tin biến động sinh viên

- Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin biến động số lượng sinh viên theo thời điểm

- Cập nhật, quản lý cung ứng thông tin loại định xử lý liên quan đến biến động số lượng sinh viên

4.2.4 Tiểu phần 4: cập nhật, quản lý cung ứng thông tin kết rèn luyện sinh viên

- Cập nhật thông tin hoạt động đoàn thể, xã hội sinh viên - Cập nhật tình hình sinh viên nội, ngoại trú

- Cập nhật khen thưởng kỷ luật sinh viên - Cập nhật kết học tập sinh viên - Cập nhật điểm rèn luyện học kỳ

- Tổng hợp điểm rèn luyện theo học kỳ, năm học, khóa học - Lưu trữ Quyết định khen thưởng, kỷ luật sinh viên

- Cập nhật, cung ứng thông tin sở trường, khiếu sinh viên 4.2.5 Tiểu phần 5: cập nhật, cung ứng quản lý lưu trữ chứng nhận, văn

- Lập trình in loại chứng nhận, xác nhận sinh viên

- Cập nhật kết xét tốt nghiệp khóa học

- Quản lý cấp phát văn

4.2.6 Tiểu phần 6: Quản lý sinh viên nội trú Ký túc xá (KTX)

- Cập nhật danh sách sinh viên nội trú Sắp xếp phòng cho sinh viên

- Lập trang quản lý thu, chi dịch vụ phí (phí nội trú, điện, nước) cho phòng - Lập trang quản lý tài sản KTX

- Cập nhật nhu cầu trang bị sửa chữa KTX - Tổng hợp kinh phí sữa chữa

- Quản lý khen thưởng, kỷ luật sinh viên nội trú

5 Một số yêu cầu chung nguyên lí thiết kế Phần mềm QLSV

Ngồi việc sử dụng chức tiện ích xây dựng Phần mềm QLSV, yêu cầu chuyên gia lập trình lưu ý số yêu cầu chung sau:

- Thao tác cập nhật liệu vào danh sách sinh viên thức (danh sách gốc) thực theo nguyên tắc chiều: có chun viên đặc trách phịng Cơng tác sinh viên có chức cập nhật, bổ sung liệu Các đơn vị sử dụng tự động nhận chi tiết thay đổi bổ sung

(5)

nhất thực tác nghiệp có liên quan đến danh sách sinh viên

- Khi thực tác nghiệp với đơn vị liên quan, Phần mềm quản lý cho phép khả liên kết cao phải đảm bảo quy định, quy chuẩn hệ thống biểu mẫu thực

6 Kết luận

Nhìn chung, thiết kế hệ thống nhu cầu cho toán quản lý sinh viên đầy đủ, chi tiết có tính thực tiễn cao Phần mềm quản lý có tính ứng dụng, tính tiện ích tốt Tuy vậy, với dung lượng cho phép, hy vọng giới thiệu nội dung chung công việc ban đầu để chuyên gia lập trình tin học tham khảo tiếp cận ý tưởng, định hướng chung Công việc để lập trình phần mềm quản lý tiếp cận đến yêu cầu chi tiết nội dung hệ thống nhu cầu nêu với ứng dụng thuật toán, tính phần mềm ứng dụng máy tính có phần mềm quản lý theo mong muốn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Quy chế học sinh, sinh viên trường đại học, cao đẳng trung cấp chuyên nghiệp ban hành theo Quyết định số 42/2007/QĐ-BGD&ĐT

[2] Quy chế đào tạo đại học cao đẳng hệ quy theo hệ thống tín ban hành theo Quyết định số 43/2009/QĐ-BGD&ĐT

[3] Quyết định số 58/2007/QĐ-BGD&ĐT việc quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên

[4] Mô tả khái quát Phần mềm quản lý đào tạo theo học chế tín - Phiền 2010.09 (Cơng ty TNHH Phần mềm Hoàng Hà xuất bản)

DESIGNING THE SYSTEM OF REQUIREMENTS

FOR CONSTRUCTION OF STUDENT MANAGEMENT SOFTWARE Pham Hong Phong

The University of Danang - University of Science and Education

ABSTRACT

Today, information technology is considered the powerful tool supporting most teaching and learning activities in educational institutions However, the application of this tool in the task of management in general and student management in particular is limited When applying the credit training, we find that there are many new problems arising in training, managing and serving students Therefore, developing a student management software is essential in universities The contents of the article refers mainly to the major tasks, the need for student management, from which the software is designed in order to deal with student management in credit training

(6)

of student management, the process of training, the credit system