Hướng dẫn sử dụng excel 2010 part 31

Excel 2010 1 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật Thủ thuật 1. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể muốn biết dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ liệu nhập vào, hay dữ liệu là kết quả của 1 công thức. Bạn có thể chỉ cần click chọn ô đó và xem trên thanh công thức. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại giữa chế độ xem giá trị và xem công thức. Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một. Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau: Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = CELL(“type”,A1). Nhưng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại Excel 2010 2 volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi. Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile: Bạn hãy nhấn Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào 1 module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo: Function IsFormula (CheckCells As Range) IsFormula = CheckCells.HasFormula End Function t cn mi to s tr v  lun t k c = IsFormula(A1) s cho kt qu True nu A1 chkt qu False nu A1 ch. a s VBA li, tr v b   liu ca b cht s cn cp nh liu)  B 18, bn c ch cn thi c trong hp tho nh d  i. Sau khi nhn OK bn s c kt qu t c nhc s  . Nu b p t  Excel 2010 3 y kt qum hiu, anh ta cho rc s da bnh t s y bn ph a li.  mi khi bn sa ho   c li, nu bn s ho   2. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ. Ví dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE. Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập. Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1). Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Excel 2010 4 Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn. Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản trước Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace…), ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163. (Hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được) Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo. 3. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực  s c mc nh canh l phn (text)   nhn bi s n trong mt cn thit lp ch  canh l mnh cho cn ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chn General ti h thit lp vic canh l mnh cho c chn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells li. Excel 2010 5 Bt rng ra m  t vic canh ln s th tr s c canh l phn s c canh l  Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực   chuy s n sang s thc thc hi Chn mn lnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liu dnh chuy  ➝ nhp phi chu➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ nh t. Excel 2010 6 Vi   dn sang s th r n cng bt k s t con s i dng  dn chuy thc. Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi B c nt s n c thc hin vic chuyng, khi b t qu tr v i dng con s n xem con s  dng n. Gi s b li Excel 2010 7 B  ra kh chu =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1)   t qu tr v vc Excel xem c canh l  Do vy, bn cn phi hiu ch kt qu tr v  thc s b  =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + 0 . thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại Excel 2010 2 volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực.  2. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn. Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel