+ Đặt lại khoá chính: Để đặt lại khoá chính ta chọn các trƣờng làm khoá rồi thực hiện nhƣ trên. + Xoá khoá chính: Chọn trƣờng khoá, bấm nút Primary Key. Mỗi thuộc tính nằm trên một dòn[r]
(1)0 TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐẶNG THỊ THU HIỀN ĐỖ THANH THỦY
BÀI GIẢNG
NHẬP MÔN HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TS ĐẶNG THỊ THU HIỀN Th.S ĐỖ THANH THỦY Th.S NGUYỄN KIM SAO
GIÁO TRÌNH
NHẬP MƠN HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
(2)1
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS
1 Giới thiệu Microsoft Office
2 Làm việc với Microsoft Access
2.1 Khởi động Access
2.2 Tạo sở liệu
2.3 Làm việc với sở liệu tồn 10
CHƢƠNG 2: BẢNG VÀ MỐI QUAN HỆ 13
1 Cấu trúc bảng 13
2 Thiết kế bảng 13
2.1 Tạo bảng 13
2.2 Đặt khố 17
2.3 Thuộc tính trƣờng 18
2.4 Thuộc tính bảng 19
2.5 Cập nhật liệu vào bảng 20
2.6 Xoá đổi tên bảng 20
3 Thiết lập quan hệ bảng 21
3.1 Mối quan hệ bảng 21
3.2 Cách tạo quan hệ 22
3.3 Chỉnh sửa quan hệ 23
3.4 Tạo toàn vẹn tham chiếu 24
BÀI TẬP CHƢƠNG 26
CHƢƠNG 3: TRUY VẤN 29
1 Tổng quan truy vấn 29
2 Thao tác truy vấn 30
2.1 Các bƣớc tạo truy vấn 30
2.2 Đặt điều kiện truy vấn 34
(3)2
2.4 Thuộc tính trƣờng truy vấn 36
2.5 Các phép toán số hàm Access 37
3 Các loại truy vấn khác 43
3.1 Truy vấn tính tổng (Totals) 43
3.2 Truy vấn thông số (Parameter Query) 45
3.3 Truy vấn Crosstab 47
3.4 Truy vấn tạo bảng (Make Table Query) 51
3.5 Truy vấn bổ sung (Append Query) 53
3.6 Truy vấn xoá (Delete Query) 54
3.7 Truy vấn chỉnh sửa (Update Query) 56
BÀI TẬP CHƢƠNG 59
CHƢƠNG 4: MẪU BIỂU 63
1 Tạo mẫu biểu Autoform Wizard 63
1.1 Tạo mẫu biểu AutoForm 63
1.2 Tạo mẫu biểu Form Wizard 64
2 Thiết kế Form chế độ Design 66
2.1 Các thành phần Form 66
2.2 Các bƣớc thiết kế Form 68
3 Hộp công cụ Toolbox 73
3.1 Điều khiển Text box 74
3.2 Điều khiển Combo Box 75
3.3 Điều khiển Command Button 83
3.4 Thiết kế dạng Main – Sub Form 84
BÀI TẬP CHƢƠNG 91
CHƢƠNG 5: BÁO BIỂU 93
1 Tạo báo biểu Autoreport 93
2 Tạo báo biểu dùng Report Wizard 94
3 Tạo báo biểu dùng Design View 98
4 Tạo nhãn dùng Label Wizard 102
(4)3
CHƢƠNG 6: MACRO VÀ MENU 107
1 Macro 107
1.1 Tạo sử dụng Macro 107
1.2 Các hành động Macro thƣờng dùng 109
1.3 Gắn Macro với kiện Form/Report 109
1.4 Macro AutoExec 111
2 Menu Bar 112
BÀI TẬP CHƢƠNG 115
BÀI TẬP TỔNG HỢP 116
CHƢƠNG 7: LẬP TRÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG MS ACCESS 131
1 Giới thiệu lập trình Visual Basic Application 131
2 Module 132
2.1 Module chuẩn (Standard Module) 133
2.2 Module lớp (Class Module) 148
2.3 Module form/report (Form/report Module) 158
3 Kiểu liệu, biến 168
3.1 Kiểu liệu 168
3.2 Hằng 170
3.3 Biến 171
4 Các cấu trúc điều khiển 175
4.1 Cấu trúc 175
4.2 Cấu trúc rẽ nhánh 176
4.3 Cấu trúc lặp 179
5 Hàm thủ tục 182
5.1 Hàm 182
5.2 Thủ tục 184
6 Các mơ hình truy cập sở liệu 184
6.1 Kiến trúc chƣơng trình ứng dụng MS Access 184
6.2 Kiến trúc DAO (Data Access Objects) 185
(5)(6)5
LỜI NÓI ĐẦU
Trong phát triển kinh tế tri thức nay, phủ nhận vai trị cơng nghệ thơng tin Đặc biệt lĩnh vực sở liệu đƣợc nhiều ngƣời quan tâm Rất nhiều hệ quản trị sở liệu đƣợc ứng dụng nhƣ Foxpro, Access, SQL Server, Informix, Oracle,… Nhƣng đơn giản thân thiện hệ quản trị CSDL Access, khơng có cơng cụ hỗ trợ mạnh nhƣ Informix hay Oracle, nhƣng hỗ trợ tƣơng đối tốt mặt quản lý liệu vừa nhỏ, đồng thời cung cấp cơng cụ cho phép lập trình đƣợc Chính mà nhiều ta cịn gọi ngơn ngữ Access Microsoft Access cung cấp hệ thống chƣơng trình ứng dụng mạnh, giúp ngƣời dùng mau chóng dễ dàng tạo lập trình ứng dụng từ nguồn liệu thông qua Query, Form, Report kết hợp với việc sử dụng số lệnh Access Basic hay cịn gọi lập trình VBA
Microsoft Access trải qua nhiều phiên bản, từ phiên Microsoft Access phát hành vào năm 1992 đến qua nhiều lần phát hành với 130 triệu Vì nói Access chƣơng trình sở liệu phổ biến giới Hiện số phiên đƣợc sử dụng rộng rãi Microsoft Access 2007, Microsoft Access 2010, Microsoft Access 2013 Trong tài liệu dùng phiên Access 2013 để minh hoạ
Xuất phát từ thực tế nhu cầu học tập sinh viên chuyên nghành CNTT nói chung sinh viên trƣờng ĐH Giao Thơng Vận tải nói riêng Chúng tơi viết giáo trình bám sát theo đề cƣơng mơn học trƣờng, để phục vụ cho sinh viên năm thứ theo học môn “Nhập môn hệ quản trị sở liệu”
Giáo trình đƣợc xây dựng gồm chƣơng:
Chƣơng 1: Giới thiệu khái niệm Microsoft Access
Chƣơng 2: Trình bày cách tạo bảng cách sử dụng bảng để tổ chức liệu cho toán
Chƣơng 3: Trình bày cách tạo sử dụng truy vấn để tổng hợp, xếp tìm kiếm liệu
Chƣơng 4: Trình bày cách thiết kế sử dụng mẫu biểu để tổ chức nhập liệu cho bảng, truy vấn bảng có quan hệ với
(7)6 Chƣơng 6: Giới thiệu Macro Menu dùng thiết kế giao diện chƣơng trình
Chƣơng 7: Trình bày lập trình Access
Trong trình biên soạn giáo trình này, cố gắng nhƣng khơng tránh khỏi sai sót Chúng tơi mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp độc giả để sách hoàn thiện
Hà nội, ngày 12 tháng 01 năm 2015 Nhóm tác giả
(8)7
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS 1 Giới thiệu Microsoft Office
Microsoft Access thành phần Microsoft Office, hệ quản trị sở liệu môi trƣờng Windows, có sẵn cơng cụ hữu hiệu tiện lợi để dễ dàng xây dựng chƣơng trình cho số tốn thƣờng gặp quản lý, thống kê, kế toán…
Microsoft Access phƣơng tiện để trao đổi thông tin mạng Internet Intranet, giúp ngƣời dùng nhanh chóng tạo sử dụng chƣơng trình ứng dụng mạng Access khơng dễ dàng liên kết thông tin liên quan mà cịn làm việc với nhiều nguồn liệu khác: dBASE, Paradox, SQL nhiều loại máy tính: máy tính văn phịng (PC), máy chủ (Server) máy mini máy lớn (mainframe) Access đảm nhận hai vai trò: phần mềm máy khách (client) máy chủ dễ dàng truy cập chƣơng trình ứng dụng khác nhƣ Microsoft Word, Exel, PowerPoint Mỗi tệp chƣơng trình thƣờng có có quy định, ví dụ tệp Microsoft Word có là.doc, tệp chƣơng trình Pascal có pas … Một tệp chƣơng trình Access 2003 tạo có là.MDB, Access 2013 tạo có là.ACCDB
Một hệ chƣơng trình Access tạo gọi Database (cơ sở liệu) Trong ngôn ngữ nhƣ C, Pascal, Foxpro, hệ chƣơng trình gồm tệp chƣơng trình tệp liệu đƣợc tổ chức cách riêng biệt Nhƣng Access 2013 toàn chƣơng trình liệu đƣợc chứa tệp có ACCDB Nhƣ thuật ngữ hệ chƣơng trình hay sở liệu đƣợc hiểu tổ hợp bao gồm chƣơng trình liệu Để ngắn gọn nhiều ta gọi chƣơng trình thay cho thuật ngữ hệ chƣơng trình Nhƣ từ nói đến chƣơng trình hay hệ chƣơng trình hay sở liệu có nghĩa hệ phần mềm gồm chƣơng trình liệu Access tạo
2 Làm việc với Microsoft Access
2.1 Khởi động Access
(9)8 Có nhiều cách đề khởi động Microsoft Access phụ thuộc vào hệ điều hành máy tính bạn
Cách 1: Chọn Start, Program, Microsoft Access Cách 2: Chạy từ icon Desktop TaskBar
Cách 3: Trong trƣờng hợp khơng tìm thấy shortcut chƣơng trình Desktop menu start ta chạy trực tiếp tập tin Msaccess thƣ mục cài đặt Office thông thƣờng “C:\Program Files\Microsoft Office\Office”
Để thuận tiện cho trình trình bày, dƣới sử dụng Access 2013 cho tất giao diện hƣớng dẫn thực hành
Hình 1.1 giao diện Access, gồm: - Thanh tiêu đề
- Các công cụ lệnh
- Các đối tƣợng sở liệu hành - Thanh trạng thái
Hình 1.1: Cửa sổ Microsoft Access 2.2 Tạo sở liệu
(10)9 Để tạo sở liệu ta làm nhƣ sau:
Từ cửa sổ Microsoft Access: chọn menu File/ New/ Blank destop database
Hình 1.2: Tạo CSDL
Bấm nút Browse để chọn thƣ mục chứa tệp sở liệu cần tạo, hộp File Name, đặt tên sở liệu Sau bấm nút Create Lúc này, CSDL đƣợc tạo, ta làm việc với đối tƣợng Access
Hình 1.3: Cửa sổ Database
Cửa sổ hình 1.3 đƣợc gọi cửa sổ Database Đây cửa sổ quan trọng Access Cửa sổ bao gồm:
Hệ thống khối lệnh ribbon với thanh: Home, Insert,… Tiêu đề Database: QLHangHoa tên sở liệu
(11)10 + Table: Đây bảng sở liệu
+ Query: truy vấn sở liệu
+ Form: form dùng để thiết kế giao diện chƣơng trình
+ Report: Các báo cáo thống kê
+ Macro: Macro dùng để thực thi hành động CSDL
+ Module: chứa thủ tục đƣợc viết Access Basic
2.3 Làm việc với sở liệu tồn
Để làm việc (xem, bổ sung, thực chƣơng trình) với sở liệu ta thực theo cách sau:
Cách 1: Mở File Explorer, chọn đến thƣ mục chứa CSDL, bấm đúp vào tên CSDL để
mở
Hình 1.4: Cửa sổ File Explorer
Cách 2: Từ cửa sổ khởi động Access, CSDL phần Recent, bấm chuột để chọn,
(12)11 Hình 1.5: Cửa sổ khởi động Access
Sau bấm Open Other File, xuất cửa sổ dƣới
Hình 1.6: Cửa sổ mở CSDL có sẵn
(13)12 Hình 1.7: Cửa sổ Open để mở CSDL
Cách 3: Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, Open, xuất nhƣ hình 1.7
Khi mở xong sở liệu, muốn chọn đối tƣợng ta bấm chuột vào mục Nhƣ hình ta chọn đối tƣợng bảng Hàng mục Tables, mục chứa danh sách bảng sở liệu QLhanghoa
(14)13
CHƢƠNG 2: BẢNG VÀ MỐI QUAN HỆ 1 Cấu trúc bảng
- Các bảng khối cấu trúc sở liệu Một bảng sở liệu phải chứa thơng tin thích hợp cho kiểu cụ thể thực thể tức bảng nơi chứa thông tin chủ đề cụ thể, chẳng hạn nhƣ danh sách thƣ tín Ta có hay nhiều bảng sở liệu
- Các bảng sở liệu có cấu trúc giống nhƣ tờ bảng tính Một bảng gồm nhiều trƣờng/cột (field) mẩu tin/dịng (record)
- Các dòng (mẩu tin, record) bảng tƣợng trƣng cho dạng mô tả điển hình thực thể đƣợc lƣu trữ bảng Trật tự dịng bảng khơng quan trọng, ta xếp chúng theo trật tự mà không thay đổi ý nghĩa thông tin bảng
- Trƣờng mục thông tin cụ thể Các trƣờng có kiểu liệu khác nhƣ: Text, Number, Date/Time, …
- Các bảng sở liệu thƣờng có quan hệ với
2 Thiết kế bảng
2.1 Tạo bảng
Giả sử ta cần tạo bảng cho CSDL Quanlybanhang, tạo CSDL trắng, cửa sổ Access cho CSDL nhƣ sau:
Hình 2.1: Tạo CSDL Trình tự để tạo bảng nhƣ sau:
(15)14 - Chọn Table: Tạo bảng nhập liệu
- Chọn Table Design để thiết lập cấu trúc bảng trƣớc, nhập liệu sau a) Chọn Table, hết nhận đƣợc cửa sổ thiết kế hình 2.2 nhƣ sau:
Hình 2.2: Tạo bảng
Bấm chuột vào Click to Add, xuất menu để nhập tên trƣờng liệu, sau hồn thành trƣờng liệu thực nhập liệu
Hoàn tất, bấm nút Save để lƣu tên bảng, trƣờng hợp không lƣu, tên bảng Access đặt mặc định Table1
(16)15 Hình 2.3: Thiết lập trường cho bảng
+ Phần gồm cột: Field Name, Data Type, Description dùng để khai báo trƣờng bảng, trƣờng khai báo dòng
+ Phần dƣới dùng để quy định thuộc tính bảng
Để di chuyển hai phần ta dùng chuột bấm phím F6 Ba cột phần có ý nghĩa nhƣ sau:
- Field Name (Tên trƣờng): dãy khơng q 64 kí tự, bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trống Nói chung tên đối tƣợng Access nhƣ tên bảng, tên trƣờng, tên mẫu biểu,… cho phép sử dụng dấu cách Tuy nhiên tên trƣờng không cho phép bắt đầu dấu cách
(17)16
- Short Text Ký tự độ dài 255 byte
- Long Text Ký tự Độ dài lớn
- Number Số nguyên, thực dài: 1,2,3 byte
- Date /Time Ngày tháng /giờ dài byte
- Curreny Tiền tệ dài byte
- AutoNumber Số dài byte
- Yes/No Boolean Bit
- OLE Object Đối tƣợng nhúng kết hình ảnh, nhị phân Giga Byte - Hyperlink Ký tự kết hợp ký tự số
- Attackment Đính kèm file khác, nhƣ ảnh -Lookup Wizard Cho phép chọn giá trị từ bảng khác
- Description (Mô tả): Để giải thích cho rõ trƣờng Văn mơ tả đƣợc hiển thị nhập số liệu cho trƣờng
c) Khai báo trƣờng: + Đặt tên trƣờng
+ Chọn kiểu liệu + Mô tả trƣờng muốn
+ Quy định thuộc tính cho trƣờng (field properties) Ví dụ: muốn khai báo trƣờng kiểu số nguyên, ta phải khai báo cột Datatype Number, nhƣng phía dƣới thuộc tính FieldSize để chọn kiểu long Integer (sẽ đƣợc trình bày chi tiết phần sau)
d) Thay đổi thiết kế, chỉnh sửa cấu trúc bảng
Xoá trƣờng: Chọn trƣờng cần xố, bấm phím Delete
Chú ý: Để xố đồng thời nhiều trƣờng ta dùng phím Shift Ctrl với
(18)17 Để thay đổi nội dung (tên, kiểu,…) trƣờng, ta việc dùng bàn phím để thực thay đổi cần thiết
Để chèn thêm trƣờng ta làm nhƣ sau: Chọn trƣờng mà trƣờng đƣợc chèn vào trƣớc, chọn thẻ Design, bấm nút Insert Row
Di chuyển trƣờng: Chọn trƣờng cần di chuyển, kéo trƣờng tới vị trí e) Lƣu cấu trúc bảng
Khi chuyển sang chế độ Design, Access yêu cầu đặt tên bảng hộp Save As, nhập tên vào Table Name, sau bấm OK:
Hình 2.4: Lưu bảng Chú ý:
+ Sau ghi xong Access trở lại cửa sổ thiết kế bảng
+ Để khỏi cửa sổ thiết kế trở cửa sổ Database, ta cần đóng cửa sổ thiết kế theo quy tắc windows (bấm chuột biểu tƣợng cửa sổ cần đóng)
+ Khi đóng cửa sổ thiết kế bảng Access yêu cầu ghi thay đổi thiết kế bảng
2.2 Đặt khố
+ Khố hay nhiều trƣờng xác định ghi Mỗi bảng sở liệu nên có khố
+ Lợi ích khố chính:
Access tự động tạo mục (Index) khoá nhằm tăng tốc độ truy vấn thao tác khác
Khi xem mẫu tin (dạng bảng hay mẫu biểu), mẫu tin đƣợc trình bày theo thứ tự khố
Khi nhập số liệu, Access kiểm tra trùng khố Access dùng khố để tạo liên kết bảng
(19)18 Thực theo trình tự sau:
- Chọn trƣờng làm khố cách đƣa chuột sang bên trái tên trƣờng, chuột chuyển sang mũi tên màu đen bấm để chọn trƣờng, bấm rê chuột để chọn nhiều trƣờng
- Chọn thẻ Design, nhắp biểu tƣợng khố Primary Key
Sau chọn khóa, xuất biểu tƣợng khóa bên trái trƣờng
Ví dụ: Trong hình 2.5 chọn MaKH khố
Hình 2.5: Đặt khóa
+ Đặt lại khố chính: Để đặt lại khố ta chọn trƣờng làm khoá thực nhƣ
+ Xố khố chính: Chọn trƣờng khố, bấm nút Primary Key
2.3 Thuộc tính trường
a) Cách đặt giá trị cho thuộc tính
Hình 2.6: Đặt giá trị cho thuộc tính
(20)19 Lúc đầu thuộc tính bỏ trống có giá trị mặc định ví dụ giá trị mặc định thuộc tính FieldSize trƣờng kiểu Text 50
Giá trị thuộc tính gõ trực tiếp từ bàn phím chọn từ danh sách combo box
b) Tổng quan thuộc tính
FieldSize: Số ký tự (Độ dài) trƣờng Text kiểu trƣờng Number Format: Dạng hiển thị liệu kiểu số ngày
DecimalPlaces: Số chữ số thập phân kiểu number Currency InputMask: Quy định khuôn dạng nhập liệu (Mặt nạ nhập liệu)
Caption: Đặt nhãn cho trƣờng Nhãn đƣợc hiển thị nhập liệu thay tên trƣờng
(nhãn mặc định)
DefaultValue: Xác định giá trị mặc định trƣờng
ValidationRule: Quy tắc liệu hợp lệ Dữ liệu phải thoả mãn quy tắc đƣợc
nhập
Required: Không chấp nhận chuỗi rỗng Cần phải nhập liệu cho trƣờng AllowZeroLength: Chấp nhận chuỗi rỗng trƣờng Text, Memo
Indexed: Tạo mục để tăng tốc độ tìm kiếm tren trƣờng
2.4 Thuộc tính bảng
- Description: Mô tả nét chung bảng
- Validation Rule: Access kiểm tra quy tắc (điều kiện) trƣớc cho nhập
mẩu tin vào bảng
- ValidationText: Thông báo lỗi ghi vi phạm quy tắc
Mở thuộc tính bảng:
Mở bảng chế độ Design View
Từ thẻ Design, chọn Property Sheet để dịng thuộc tính bảng Đƣa điều kiện vào dịng thuộc tính Validation Rule