Bạn không nhất thiết phải nhập đầy đủ họ tên của từng người vào Nickname, mục đích là bạn dễ phân biệt được người này với người khác và bạn có thể lấy thông tin một cách nhanh nhất. Tu[r]
(1)10 thao tác nhanh với MS Office
Office phần mềm văn phòng tiếng, làm rạng danh tên tuổi cho Microsoft Bộ phần mềm lớn, người sử dụng Office sử dụng 15% tính phần mềm chiếm tới 245 MB này.
Thậm chí, với 15% đó, khơng biết rõ tính bên trong, phím tắt, thủ thuật thao tác nhanh, tài liệu mánh khóe cơng bố hay không công bố Word, Excel, Outlook
Bạn mua hàng sách đủ loại thủ thuật cho Office Tuy nhiên, chúng q lớn khó nhớ chúng tơi xin cung cấp với bạn đọc số thao tác bản, giúp bạn tăng tốc công việc với Office 2003, XP 2000
Tính phóng to, thu nhỏ Office
Nếu chuột bạn có nút cuộn, bạn có sử dụng nút cuộn để phóng to, thu nhỏ tài liệu Bạn giữ <Ctrl> cuộn chuột lên để phóng to, cuộn chuột xuống để thu nhỏ Để cho công cụ Word Excel làm việc tốt với tính này, bạn cần vào Tools-> Options, chọn thẻ General , đánh dấu vào hộp chọn "Zoom on Roll with Intellimouse box"
Lối tắt tới lối tắt
Nếu bạn khơng nhớ phím tắt, bạn muốn học xem lại chúng? Quá đơn giản, Office giúp bạn nhanh chóng "thuộc lịng" với phím tắt Bạn chọn Tools ->Customize, chọn vào thẻ Options, đánh dấu vào hộp chọn "Show shortcut keys in ScreenTips" Bây giờ, lần bạn trỏ chuột qua biểu tượng cơng cụ, mô tả không chức biểu tượng mà cịn phím tắt cho bạn
Thao tác với Word
Tự động với AutoText
Word cung cấp tính tự động thay cụm từ với nhấn chuột thay phải gõ tay Để truy cập nhanh vào AutoText, bạn cần nhấn phải chuột vào chỗ cơng cụ, chọn AutoText Bạn tìm thấy menu cho phép bạn chọn cụm từ cụm văn mà bạn tự thêm vào
Quay trở lại vị trí bạn vừa rời khỏi
Bạn soạn thảo văn dài, bạn chuyển sang ứng dụng khác lý Nhưng quay lại văn bạn khơng biết chỗ gõ tiếp đâu, di chuyển tới chỗ thời gian Bạn khơng biết phím tắt giúp bạn đến chỗ? Rất đơn giản, bạn cần giữ - Thực ra, bạn nhấn liên tiếp tổ hợp phím để đến nơi cuối mà bạn tạo thay đổi
Hai cửa sổ hình
(2)khung nhìn thay đổi khung nhìn Bạn muốn chuyển chế độ cửa sổ đơn trước, bạn nhấn đúp chuột vào split
Thao tác với Excel
Thay đổi hướng Enter
Bạn có tính có nhiều (cell), di chuyển nhanh có hiệu cơng việc Một cách đơn giản bạn nhấn phím Enter Mặc định, bạn nhấn Enter, trỏ di chuyển xuống bên Nếu bạn khơng thích cách đó, bạn thay đổi hướng mặc định theo ý Bạn chọn Tools -> Options, chọn thẻ Edit chọn mục Move selection after Enter, bạn chọn hướng muốn, nhấn Ok
Để di chuyển từ bảng tính sang bảng tính khác, bạn cần nhấn vào thẻ Sheet cuối hình Nếu bạn muốn nhanh hơn, bạn cần nhấn tổ hợp - - để chuyển đổi qua lại bảng tính
Sang trang với page break
Nếu bạn in bảng tính mà có vài cột vài hàng sang trang trang khác Trông chúng thật xấu ! Phải làm cách để tránh vấn đề ? Để xem bảng tính bị tách trang, bạn chọn View -> Page Break Preview Nếu lần bạn dùng chức này, bạn thấy hình "chào hỏi" - hình khơng thực hữu ích Bạn đánh dấu chọn vào hộp Do not to show it again để tắt hình vào lần sử dụng sau Bạn sử dụng cuộn ngang dọc để xem Excel tách trang Các trang đánh dấu nhãn lớn dòng kẻ page break in đậm Bạn chỉnh dịng kẻ page break chuột
Để đặt page break tay, bạn chọn ô ô trang Sau bạn chọn Insert -> Page Break Sau này, muốn loại bỏ page break, bạn chọn Insert -> Remove Page Break
Sử dụng tính AutoFill
Excel tạo dãy số , ngày tháng, ngày tuần, tháng, năm Để làm điều này, bạn cần điền giá trị giá trị dãy vào ô AutoFill tự động điền tiếp cho bạn
- Điền dãy số : Để điền dãy số, bạn điền giá trị vào ô, giá trị vào ô bên cạnh, tiếp đó, bạn lựa chọn Bây trỏ bạn biểu tượng hình dấu cộng (khơng phải dấu cộng với mũi tên), bạn cần kéo từ chỗ bạn muốn Bạn thấy có giá trị tăng dần (3,4,5, ) Nếu bạn nhập vào 100, 200 bạn có giá trị 300, 400, 500
- Điền ngày tháng: Cũng tương tự, bạn điền ngày tuần, tháng năm, Excel tự động điền giá trị AutoFill Nếu bạn nhập vào ngày cuối tháng, AutoFill chuyển sang ngày đầu tháng Excel điền dãy năm quý 2004, 2005,2006, Q1,Q2,Q3,Q4
(3)Thao tác với Outlook
Liên hệ nhanh nhờ nickname
Tất thông tin đối tác Outlook bao gồm trường gọi Nickname Trong bạn đưa tên nickname bạn bạn vào, làm cách nhanh xác điền địa thư gửi thư
Để sử dụng trường này, bạn tới thông tin đối tác, chọn thẻ Details, đặt tên mà bạn muốn sử dụng lối tắt dẫn tới thông tin đối tác Bạn không thiết phải nhập đầy đủ họ tên người vào Nickname, mục đích bạn dễ phân biệt người với người khác bạn lấy thơng tin cách nhanh Khi bạn gửi thư cho người đó, bạn cần gõ nickname vào trường "To:" đủ
Tạo thêm không gian