Để chọn chế độ xem một hoặc nhiều trang văn bản cùng lúc, bạn nhấn chuột vào các biểu tượng tương ứng tại góc dưới bên phải của màn hình.. Hình 6: Chọn chế độ xem 11.[r]
(1)MỤC LỤC
GIỚI THIỆU
CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER
CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN 13
CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU 54
CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA 73
CHƯƠNG 05: IN ẤN 82
CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU 94
PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD 104
(2)GIỚI THIỆU
OpenOffice.org phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở phát triển Sun Microsystems cộng đồng nguồn mở, có tính tương tự Microsoft Office OpenOffice.org chạy nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong có phiên tiếng Việt), thường xuyên cập nhật nâng cấp
Phiên OpenOffice.org 3.0 kế thừa tồn tính ưu việt phiên trước, đồng thời cải tiến giao diện biểu tượng đẹp hơn, trực quan sinh động hơn, ngồi cịn thêm nhiều tính như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng Microsoft Office 2007, bổ sung hình Welcome to OpenOffice.org nhiều tính khác Năm 2008, Bộ Khoa học Công nghệ biên soạn sách hướng dẫn sử dụng đĩa chương trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho Bộ, ngành, địa phương, tổ chức doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu Năm 2009, với sách OpenOffice.org 3.0, hy vọng phần mềm trở nên gần gũi, thân thiện với người sử dụng Các tính nâng cấp OpenOffice.org 3.0 đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng đông đảo người dùng
Giống phiên 2.4, sách OpenOffice.org 3.0 bao gồm 04 tài liệu đĩa chứa chương trình phần mềm:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc
Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress
(3)Trong tài liệu này, hướng dẫn bạn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn OpenOffice.org Writer OpenOffice.org Writer có tính tương tự mặt giao diện cách sử dụng Microsoft Office Word, dễ học dễ sử dụng OpenOffice.org Writer ngày ưa chuộng sử dụng rộng rãi tính hiệu cao cơng việc
Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Writer, cách học nhanh đọc hết tài liệu, sau tiến hành thực hành máy tính kết thúc chương, có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng Đối với người dùng có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Word, tài liệu có giá trị để tra cứu trình sử dụng
Nội dung sách bao gồm:
♦Chương 01: Làm quen với Writer ♦Chương 02: Soạn thảo văn ♦Chương 03: Bảng biểu
♦Chương 04: Đồ họa ♦Chương 05: In ấn
♦Chương 06: Trộn tài liệu
(4)CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI WRITER
Sau hoàn thành chương này, bạn nắm được:
Cách khởi động Writer
Màn hình làm việc Writer Các hình thể văn Tạo tài liệu
Lưu tài liệu lên đĩa
Mở tài liệu tồn đĩa Xuất tài liệu dạng tệp PDF Hiện/ẩn công cụ
Thay đổi đơn vị tính thước Xem nhiều trang văn lúc Thốt khỏi mơi trường làm việc
1 Cách khởi động Writer
Có nhiều cách khởi động phần mềm Writer Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích tiện dụng mà ta chọn cách sau để khởi động:
- Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\ OpenOffice.org Writer
- Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.0\OpenOffice.org, xuất hình Welcome to OpenOffice.org Tại hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Text Document
(5)- Cách 4: Nếu muốn mở nhanh tệp văn gần máy tính làm việc, chọn Start\Documents, chọn tên tệp văn (Writer) cần mở Khi Writer khởi động mở tệp văn vừa định
2 Màn hình làm việc Writer
Sau khởi động xong, hình làm việc Writer thường có dạng sau:
Hình 1: Giao diện OpenOffice.org Writer
Thường mơi trường làm việc Writer gồm thành phần sau:
- Thanh tiêu đề (Title Bar): Hiển thị tên chương trình OpenOffice tên tài liệu soạn thảo
(6)mục chọn này, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn
- Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): Chứa biểu tượng lệnh thường dùng
- Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar): Chứa biểu tượng lệnh định dạng cho văn
- Thanh thước kẻ (Ruler Bar): Gồm thước (ruler) bao viền trang văn Sử dụng thước bạn điều chỉnh lề trang văn bản, thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản trực quan
- Vùng soạn thảo: Là nơi để chế tài liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung vùng in máy in sử dụng lệnh In
- Thanh trạng thái (Status Bar): Giúp bạn biết vài trạng thái cần thiết làm việc Ví dụ: bạn làm việc trang nào, dòng bao nhiêu,…
- Thanh cuộn (Scroll Bar): Các nằm bên phải phía cửa sổ Writer, bên có mũi tên cuộn dùng để di chuyển tài liệu lên, xuống sang phải, trái
3 Các hình thể văn
Writer có số cách để xem văn sau:
- Print Layout: Là hình để soạn thảo - Web Layout: Cho thấy tất định dạng, hình ảnh… - Full Screen: Xem văn tồn hình
- Zoom: Xem văn theo tỷ lệ tùy ý
(7)4 Tạo tài liệu mới
Bạn tạo tài liệu soạn thảo Writer cách sau:
- Vào menu File\New\Text Document
- Nhấn chuột vào biểu tượng New công cụ - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N
5 Lưu tài liệu lên đĩa
Làm việc với Writer làm việc tài liệu (Documents) Mỗi tài liệu phải lưu lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng .odt Thường tệp tài liệu bạn lưu vào thư mục C:\My Documents ổ đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thông số làm việc với Writer
Để ghi tài liệu làm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau:
- Vào menu File\Save
- Nhấn chuột vào biểu tượng Save công cụ - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
Sẽ có hai khả xảy ra:
(8)Hình 2: Hộp hội thoại Save As
- Trong hộp Save in chọn tên ổ đĩa để lưu tài liệu
- Bấm đúp chuột vào biểu tượng thư mục để mở thư mục bạn muốn lưu tài liệu vào
- Nhập tên tài liệu vào hộp File name
- Bộ soạn thảo Writer mặc định sẵn phần mở rộng tài liệu Open Document Text (.odt) Khi bạn muốn lưu tài liệu dạng mở rộng khác doc; txt; html… nhấn chuột vào mũi tên bên phải hộp hội thoại Save as type chọn dạng mở rộng mong muốn
Nếu tài liệu bạn ghi vào tệp, thực lệnh Save, tất thay đổi tài liệu ghi lại lên đĩa
(9)trặc máy tính.
6 Mở tài liệu tồn đĩa
Writer cho phép bạn không mở tài liệu tạo chương trình này, mà cịn tài liệu tạo chương trình MS Word (tệp doc, chí docx)
Để mở tài liệu Writer có đĩa, bạn chọn cách sau đây:
- Vào menu File\Open
- Nhấn chuột vào biểu tượng Open cơng cụ - Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Hộp hội thoại Open xuất hiện:
(10)- Nhấn chọn tài liệu cần mở
7 Xuất tài liệu dạng tệp PDF - Mở tài liệu muốn xuất dạng tệp PDF
- Nhấn chuột vào biểu tượng Export directly as PDF công cụ
- Nhập tên cho văn hộp File name hình hộp hội thoại Export
8 Hiện/ẩn công cụ
- Vào menu View\Toolbars, chọn tên công cụ muốn hiển thị ẩn
9 Thay đổi đơn vị tính thước
- Vào menu Tools\Options\OpenOffice.org Writer, chọn thẻ General, xuất hộp hội thoại sau:
Hình 4: Hộp hội thoại Options – OpenOffice.org Writer – General - Chọn đơn vị đo lường cần thay đổi hộp Measurement unit 10 Xem nhiều trang văn lúc
(11)Hình 5: Xem nhiều trang văn lúc
Để chọn chế độ xem nhiều trang văn lúc, bạn nhấn chuột vào biểu tượng tương ứng góc bên phải hình
Hình 6: Chọn chế độ xem 11 Thốt khỏi mơi trường làm việc
Khi khơng làm việc với Writer nữa, bạn thực theo cách sau:
(12)- Bạn tạo văn có tên “Mẫu thư mời họp” lưu vào thư mục “Mẫu thư” ổ C dạng tệp odt
- Mở văn có tên “Mẫu thư” mời họp thư mục “Mẫu thư” lưu dạng tệp doc
- Đóng văn Bài tập
- Mở văn Mẫu thư mời họp dạng tệp doc lưu ổ USB
(13)CHƯƠNG 02: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Sau hoàn thành chương này, bạn nắm được:
Một số thao tác soạn thảo Các kỹ định dạng văn Định dạng đoạn văn
Tìm kiếm thay văn Tính AutoCorrect Chèn ký tự đặc biệt
1 Một số thao tác soạn thảo bản 1.1 Nhập văn bản
Sử dụng gõ tiếng Việt:
Từ năm 2001 Chính phủ ban hành tiêu chuẩn mã chữ Việt máy tính TCVN:6909 sử dụng phơng chữ Unicode Hiện có hai cách gõ tiếng Việt kiểu gõ Telex sử dụng rộng rãi tỉnh phía bắc cịn VNI sử dụng rộng rãi phía Nam
Phần mềm tiếng Việt giới thiệu giáo trình Unikeyvới kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải cài đặt phần mềm để có gõ phơng chữ kèm
Bạn gõ tiếng Việt sau cài gõ Unikey kiểu gõ phải tiếng Việt với biểu tượng Nếu biểu tượng xuất (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột vào biểu tượng để chuyển chế độ gõ tiếng Việt
Sử dụng bàn phím:
(14)- Các phím số từ đến
- Các phím dấu: ‘ , > < ? [ ] { }…
- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa số dấu
- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa, chữ thường
- Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn - Sử dụng phím Tab để dịch điểm dừng Tab - Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách
- Sử dụng phím mũi tên: ←↑→↓ để dịch chuyển trỏ tài liệu
- Sử dụng phím Page Up và Page Down để dịch chuyển trỏ đầu cuối trang hình
- Sử dụng phím Home, End để đưa trỏ đầu cuối dịng văn
- Sử dụng phím Delete để xoá ký tự văn đứng kề sau điểm trỏ - Sử dụng phím Backspace để xố ký tự đứng kề trước điểm trỏ 1.2 Thao tác khối văn bản
1.2.1 Di chuyển tài liệu Dùng chuột:
- Dùng cuộn để cuộn đến vị trí mong muốn - Nhấn chuột vào vị trí mong muốn di chuyển đến Sử dụng phím:
- Để sang phải, trái ký tự lên hay xuống dịng: Sử dụng phím mũi tên
- Để đầu hay cuối dòng: Sử dụng phím Home End
(15)- Để đầu tài liệu xuống cuối tài liệu: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Home Ctrl+End
Phóng to, thu nhỏ tài liệu:
- Nhấn chuột vào biểu tượng Zoom công cụ chọn phần trăm thích hợp, kéo trượt Zoom góc bên phải hình
Hình 7: Thanh Zoom 1.2.2 Hiệu chỉnh văn bản Chọn văn bản:
- Chọn khối văn tùy ý: Nhấn giữ kéo chuột qua khối văn
- Chọn hình: Nhấn chuột vào hình
- Chọn nhiều dịng: Nhấn giữ kéo chuột vùng dòng - Chọn đoạn: Giữ phím Shift nhấn chuột điểm đầu
điểm cuối đoạn văn muốn chọn
- Chọn tồn văn bản: Giữ phím Shift nhấn chuột điểm đầu điểm cuối văn bản, nhấn tổ hợp phím Ctrl+A
Xóa văn bản, hình ảnh:
- Chọn văn hình ảnh muốn xóa nhấn Delete Chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường ngược lại:
- Để chuyển chữ in thường thành chữ in hoa, vào menu Format\Change Case\Uppercase
- Để chuyển chữ in hoa thành chữ in thường, vào menu Formar\Change Case\Lowercase
(16)- Để hủy bỏ thao tác vừa làm để trở lại tình trạng trước đó: Nhấn chọn biểu tượng Undo công cụ, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z
- Để trở lại tình trạng văn vừa hủy bỏ: Nhấn chọn biểu tượng Redo công cụ, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y
Di chuyển chép cách kéo thả:
- Chọn đối tượng cần di chuyển chép (thông tin chi tiết xem phần chọn văn trang 15)
- Di chuyển trỏ chuột đến đối tượng vừa chọn, nhấn giữ chuột trái xuất mũi tên rỗng hướng trái kéo chuột đến vị trí thả (Trong trường hợp chép nhấn giữ phím Ctrl trước thả chuột vị trí muốn chép tới)
Di chuyển chép vùng đệm (Clipboard): - Chọn đối tượng cần di chuyển chép
- Nhấn chuột vào biểu tượng Cut cơng cụ, nhấn tổ hợp phím Ctrl+X (Trong trường hợp chép nhấn chuột vào biểu tượng Copy công cụ, nhấn tổ hợp phím Ctrl+C)
- Đưa trỏ chuột đến vị trí muốn dán nhấn chuột vào biểu tượng Paste cơng cụ, nhấn tổ hợp phím Ctrl+V
2 Các kỹ định dạng văn bản 2.1 Định dạng ký tự
Cách 1:
- Chọn khối văn muốn định dạng
- Nhấn chọn biểu tượng định dạng ký tự mong muốn công cụ định dạng
(17)+ Size : Nhấn vào mũi tên bên phải hộp để chọn cỡ chữ + Bold : Nhấn chuột vào biểu tượng để in đậm ký tự
+ Italic : Nhấn chuột vào biểu tượng để in nghiêng ký tự + Underline : Nhấn chuột vào biểu tượng để gạch chân ký
tự Cách 2:
- Chọn khối văn muốn định dạng
- Vào menu Format\Character, xuất hộp hội thoại sau:
Hình 8: Hộp hội thoại Characters – Thẻ Font - Nhấn chọn thẻ Font
- Chọn phông chữ hộp Font - Chọn cỡ chữ hộp Size
(18)- Nhấn nút <<OK>> để thực việc thiết lập định dạng ký tự cho đoạn văn chọn
2.2 Sao chép định dạng - Chọn đoạn văn mẫu
- Nhấn chuột vào biểu tượng Format Paintbrush cơng cụ
- Khi trỏ chuột thay đổi thành hình lọ mực, kéo chuột qua khối văn nhấn chuột
2.3 Thay đổi định dạng mặc định
- Chọn đoạn văn cần thay đổi định dạng - Vào menu Format\Character
- Chọn định dạng nhấn nút <<OK>> 2.4 Điều chỉnh khoảng cách ký tự
(19)Hình 9: Hộp hội thoại Character – Thẻ Position - Chọn khoảng cách ký tự hộp Spacing:
+ Default: Khoảng cách ký tự mức bình thường theo mặc định hệ thống
+ Expanded: Giãn khoảng cách ký tự + Condensed: Co khoảng cách ký tự
- Chọn vị trí ký tự so với dòng (lên xuống) mục Position + Normal: Bình thường
+ Superscript: Ký tự nâng lên phía bên dịng khoảng cách
+ Subscript: Ký tự hạ thấp xuống bên dịng khoảng cách
Khi chọn Superscript Subscript bạn điều chỉnh:
o Khoảng cách nâng lên hay hạ xuống ký tự so với dịng hộp Raise/lower by
o Kích thước lớn hay nhỏ ký tự nâng lên hay hạ xuống hộp Relative font size
- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng thiết lập 2.5 Chọn màu chữ
Để chọn màu sắc chữ cho đoạn văn bạn thực thao tác sau: - Bước 1: Chọn đoạn văn cần chọn màu chữ cho ký tự
(20)Hình 10: Hộp hội thoại màu phơng chữ - Font color 2.6 Tô văn bản
Cách 1:
- Chọn đoạn văn cần tô
- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Background, xuất hộp hội thoại sau:
(21)- Tại khung As, chọn Color Graphic:
+ Color: Chọn màu bảng màu khung Background color để làm cho đoạn văn
+ Graphic: Chọn hình từ để làm cho đoạn văn Sau chọn Graphic xuất hộp hội thoại sau:
Hình 12: Hộp hội thoại định dạng đoạn văn – Paragraph
+ Trong phần File, nhấn chuột vào nút <<Browse>> để chọn đường dẫn tới thư mục chứa hình mà bạn muốn chèn vào làm cho đoạn văn
+ Trong phần Type: Bạn xác định kiểu chèn hình vào đoạn văn bản:
o Chọn Position, nhấn chọn nút điểm vị trí cần chèn hình đoạn văn
(22)o Chọn Tile bạn muốn chèn hình theo kiểu lợp ngói, khơng gian văn đủ rộng để chứa hình cần chèn có nhiêu hình xuất đoạn văn sau bạn chọn mục
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận văn chọn Cách 2:
Để chọn màu cho văn bản, bạn thực thao tác sau: + Bước 1: Chọn đoạn văn cần tạo màu
+ Bước 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Background color công cụ Một bảng màu xuất cho phép bạn chọn lựa:
Hình 13: Cửa sổ màu – Background Color
+ Có thể chọn loại màu phù hợp cách nhấn chuột lên ô màu cần chọn, chọn No Fill tương đương việc chọn màu trắng
3 Định dạng đoạn văn bản 3.1 Căn chỉnh lề
(23)- Vào menu Format\Paragraph, xuất hộp hội thoại sau:
Hình 14: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Indents & Spacing - Nhấn chọn thẻ Indents & Spacing để thiết lập thông tin sau:
+ Before text: Chọn khoảng cách thụt lề đoạn văn so với lề trái
+ After text: Chọn khoảng cách thụt lề đoạn văn so với lề phải
+ First line: Chọn khoảng cách thụt lề dòng đoạn
- Nhấn chọn thẻ Alignment: + Tại khung Options, chọn:
o Left: Căn văn bên trái
(24)o Justified: Căn hai bên
+ Trong hộp Alignment khung Text-to-text:
o Automatic: Tự động
o Baseline: Đường thẳng
o Top: Phía
o Middle: Khoảng
o Bottom: Phía
- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng thiết lập 3.1.2 Sử dụng cơng cụ thước
Hình 15: Thước Writer Căn văn bản:
- Chọn văn
- Trên công cụ, nhấn chuột vào biểu tượng Align Left để trái, Align Right để phải, Centered để giữa, Justified để hai bên
Khoảng cách cho lề trái, lề phải:
- Nhấn giữ chuột kéo lề thước kẻ Một số phím tắt:
(25)3.2 Thiết lập Bullets and Numbering
Phần hướng dẫn cách thiết lập loại đánh dấu đầu đoạn (Bullets) cách đánh số mục (Numbering) cho tiêu đề tài liệu Writer
3.2.1 Thiết lập Bullets
Để đánh dấu đầu dòng đoạn văn bản, làm theo bước sau đây:
- Chọn đoạn văn muốn tạo ký hiệu đầu đoạn
- Vào menu Format\Bullets and Numbering, xuất hộp hội thoại Bullets and Numbering:
Hình 16: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Bullets - Chọn thẻ Bullets, nhấn chuột lên kiểu Bullet muốn thiết lập
(26)Hình 17: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Graphics
- Để thiết lập tùy chọn cho việc đánh dấu đầu dịng bạn thao tác sau:
(27)Hình 18: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Options
+ Thiết lập tùy chọn việc đánh dấu đầu dòng mong muốn
+ Nhấn nút <<OK>> muốn thực tùy chọn vừa thiết lập
+ Nhấn nút <<Remove>> không muốn thực tùy chọn vừa thiết lập
+ Nhấn nút <<Reset>> muốn trở lại định dạng ban đầu 3.2.2 Thiết lập Numbering
Để đánh số mục cho tiêu đề tài liệu, bạn thao tác sau: - Chọn đoạn văn muốn đánh số
(28)Hình 19: Hộp hội thoại Bullets and Numbering – Thẻ Numbering type - Thiết lập thông tin đánh số mục thẻ Numbering type - Nhấn nút <<OK>> để thực việc đánh số mục với
thông tin vừa thiết lập 3.3 Thiết lập Tab
Tab công cụ sử dụng nhiều việc nhập văn Mục giới thiệu cách sử dụng Tab cho việc tạo văn hiển thị dạng cột
Đặt điểm canh cột – Tab:
Theo ngầm định điểm canh cột đặt cách 0.5 inches (1,27 cm) lề
Các loại Tab:
(29)- Right tab : Nội dung gõ biên phải Tab di chuyển dần bên trái
- Center tab : Nội dung gõ vào giãn hai bên Tab
- Decimal tab: Tab thập phân – Nếu nội dung gõ text nội dung gõ vào dịch chuyển sang bên trái Nếu nội dung gõ vào có dấu chấm thập phân dấu thập phân đặt vào vị trí trung tâm điểm dừng Tab
Cách đặt Tab:
- Nhấn chuột vào biểu tượng Tab Alignment nằm bên trái thước ngang chọn loại Tab cần sử dụng
Hình 20: Biểu tượng Tab
- Trên thước kẻ nhấn chuột vị trí muốn đặt Tab
(30)Hình 21: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Tabs
- Trong khung Position chọn vị trí Tab muốn đặt dấu dẫn đầu - Trong khung Type chọn loại Tab cần đặt
- Trong khung Fill character chọn kiểu dấu dẫn đầu - Nhấn nút <<New>>
- Nhấn nút <<OK>>
3.4 Soạn thảo công thức tốn học
Cách soạn thảo cơng thức tốn học tiến hành sau: - Chọn vị trí cần chèn cơng thức tốn học vào tài liệu - Vào menu Insert\Object\Formula.
(31)3.5 Chia văn thành nhiều cột
OpenOffice.org cung cấp tính Columns giúp người dùng dễ dàng chia văn thành nhiều cột (giống định dạng trang báo tạp chí)
Mỗi đoạn văn chia thành cột có độ rộng khác Trên cột, thực chèn thơng tin như: bảng biểu, hình vẽ,… giống thao tác trang tài liệu thông thường
- Chọn vùng văn muốn chia cột
- Vào menu Format\Columns, xuất hộp hội thoại Columns:
Hình 22: Hộp hội thoại Columns
- Thiết lập thông số cho hộp hội thoại Columns với định dạng tương tự hình vẽ mơ tả
+ Đánh số lượng cột cần chia vùng văn vào Columns chọn hình có sẵn
+ Chọn độ rộng cột văn cần chia hộp hội thoại Width
(32)+ Chọn đường kẻ phân cách cột văn cách chọn kiểu đường phân cách hộp Line, chọn chiều cao vị trí tương ứng hộp Height hộp Position
- Nhấn nút <<OK>> để áp dụng thiết lập 3.6 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn bản
Tính Drop Caps của Writer giúp tạo kiểu chữ lớn đầu đoạn văn
3.6.1 Cách tạo
- Đặt trỏ đoạn văn muốn tạo chữ lớn - Drop Caps - Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps
Hình 23: Hộp hội thoại Paragraph – Thẻ Drop Caps - Thiết lập thông số cho chữ lớn này:
(33)o Đánh dấu vào mục Display drop caps
o Chọn số ký tự cần in lớn hộp Number of characters
o Chọn chiều cao chữ cần in lớn hộp Line + Trong khung Contents:
o Hộp Text: Hiển thị ký tự để in lớn
o Hộp Character Style: Chọn kiểu chữ in lớn
- Nhấn nút <<OK>> để hoàn tất việc thiết lập định dạng cho kiểu chữ in lớn
3.6.2 Điều chỉnh chữ lớn đầu đoạn - Chọn chữ lớn đầu đoạn cần chỉnh sửa
- Vào menu Format\Paragraph, chọn thẻ Drop Caps - Thay đổi thông số định dạng chữ lớn cần sửa
- Nhấn nút <<OK>> để thực việc chỉnh sửa với thông tin vừa thiết lập
3.7 Chèn thích cuối trang thích cuối văn bản
Để chèn thích cuối trang (Footnote) thích cuối văn (Endnote), bạn thực hai cách sau:
Cách 1:
- Đưa trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho thích cuối trang thích cuối văn
- Vào menu View\Toolbars\Insert để hiển thị cơng cụ Insert - Khi thêm thích cuối trang:
+ Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Footnote Directly công cụ Insert để thêm thích vào cuối trang thời + Nhấn chuột vào biểu tượng Insert Endnote Directly
(34)Hình 24: Thanh cơng cụ Insert
- Nhập nội dung thích vào khung Footer nơi cuối trang cuối văn
Cách 2:
- Đưa trỏ chuột vào vị trí chèn dấu hiệu cho thích cuối trang thích cuối văn
- Vào menu Insert\Footnote, xuất hộp hội thoại Insert Footnote:
Hình 25: Hộp hội thoại Insert Footnote
- Trong mục Numbering, chọn biểu tượng hiển thị thích số tự động ký tự đặc biệt
+ Automatic: Hệ thống tự động chèn ký hiệu số biểu cho phần thích cần thêm vào
+ Character: Khi nhấn chuột vào biểu tượng , hộp hội thoại Special Characters xuất hiện, sau chọn ký tự đặc biệt làm dấu hiệu cho thích cần thêm vào
- Trong mục Type:
(35)+ Endnote: chọn mục để chèn thêm thích vào cuối văn - Nhấn nút <<OK>> để thực
3.8 Kiểm tra lỗi tả
Để thực việc kiểm tra lỗi tả cho văn bản, bạn thực cách sau:
Vào menu Tools\Spellcheck, nhấn chuột vào biểu tượng Autospellcheck cơng cụ, nhấn phím F7
3.9 Chức đánh dấu thay đổi
Chức đánh dấu thay đổi cho phép làm bật thay đổi gây tài liệu để biên soạn tài liệu nhìn thấy thay đổi
3.9.1 Ghi lại hiển thị thay đổi
- Để ghi lại thay đổi gây tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record
- Để hiển thị ẩn thay đổi tài liệu, vào menu Edit\Changes\Show
- Để thêm lời giải thích cho thay đổi đánh dấu, đưa trỏ đến vùng văn có đánh dấu thay đổi, sau vào menu Edit\ Changes\Comment
- Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi tài liệu, vào menu Edit\Changes\Record lần
3.9.2 Chấp nhận hay loại bỏ thay đổi lời giải thích
(36)Hình 26: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes
- Khi bạn chọn thay đổi hộp hội thoại Accept or Reject Changes, nội dung thay đổi làm bật tài liệu bạn
- Nhấn nút <<Accept>> bạn thực theo thay đổi chọn
- Nhấn nút <<Reject>> bạn không muốn thực theo thay đổi chọn
- Nhấn nút <<Accept All>> bạn thực theo tất thay đổi văn
- Nhấn nút <<Reject All>> bạn không muốn thực theo tất thay đổi văn
3.10 Chèn ý vào văn bản
Để thêm ý khơng có liên quan đến thay đổi lưu giữ, bạn thực sau:
(37)Hình 27: Hộp hội thoại Insert Note - Để định dạng nội dung ý:
o Chọn nội dung cần định dạng
o Nhấn chuột phải, chọn Bold để in đậm, Italic để in nghiêng, Underline để gạch chân Strikethrough để gạch ngang nội dung chọn
- Để xóa ý:
o Xóa ý: Nhấn chọn ý cần xóa, nhấn chuột phải chọn Delete Note
o Xóa tất ý khơng rõ nguồn gốc: Nhấn chuột phải vào ý bất kỳ, chọn Delete All Notes by Unknown Author
o Xóa tất ý văn bản: Nhấn chuột phải vào ý bất kỳ, chọn Delete All Notes
3.11 Tạo quản lý Style
(38)Style tập hợp định dạng văn đoạn, có tên gọi gán tổ hợp phím nóng
Style đặc biệt cần thiết phải soạn thảo giáo trình, tài liệu có chứa nhiều mục, nhiều đoạn văn khác
3.11.1 Tạo Style mới
Để tạo Style làm sau:
- Vào menu Format\Styles and Formatting nhấn phím F11, cửa sổ Styles and Formatting xuất hiện:
Hình 28: Cửa sổ Styles and Formating - Chọn chức tạo kiểu định dạng:
+ Chọn chức tạo kiểu định dạng cho đoạn văn + Chọn chức tạo kiểu định dạng cho ký tự + Chọn chức tạo kiểu định dạng cho khung
(39)+ Tại hộp hội thoại chức tạo kiểu định dạng chọn, nhấn chuột phải chọn New, hộp hội thoại thiết lập thông tin cho kiểu định dạng tương ứng xuất hiện:
Hình 29: Hộp hội thoại Paragraph Style – Thẻ Organizer
+ Thẻ Organizer: Nhập tên cho Style vào mục Name Ví dụ “Than_VB”
+ Thẻ Font: Nhấn chọn thẻ để định dạng phông chữ cho Styles + Thẻ Tabs: Nhấn chọn thẻ để đặt điểm Tab cho Style (nếu
cần)
+ Thẻ Borders: Nhấn chọn thẻ để chọn kiểu đường viền cho Style (nếu cần)
(40)+ Sau thiết lập đầy đủ thơng tin cho Style mới, nhấn nút <<OK>> để hồn tất
- Sử dụng Style vừa tạo được:
Nếu muốn đoạn văn có định dạng Style “Than_VB” tạo trên, làm sau:
+ Đặt trỏ lên đoạn văn cần định dạng
+ Mở cửa sổ Styles and Formatting, chọn bấm đúp chuột vào Style “Than_VB”
3.11.2 Điều chỉnh Style
- Mở hộp hội thoại Styles and Formatting và chọn tên Style cần điều chỉnh danh sách Styles (ví dụ muốn sửa lại định dạng cho Style “Than_VB”)
- Nhấn chuột phải vào Style, chọn Modify, hộp hội thoại Modify Style xuất cho phép thay đổi lại định dạng Style
- Thay đổi thông tin định dạng cho Style làm tạo Style
- Nhấn nút <<OK>> để thực việc điều chỉnh Style 3.11.3 Cách gán style phím tắt
Bạn tạo phím tắt để gán nhanh cho style tài liệu bạn Một số phím tắt tạo sẵn hệ thống Ví dụ: tổ hợp phím Ctrl+1 gán cho style Heading 1, tổ hợp phím Ctrl+2 gán cho style Heading 2 Bạn hồn tồn chỉnh sửa phím tắt tạo phím tắt cho riêng
Cách thực sau:
(41)Hình 30: Hộp hội thoại Customize
- Trong khung Shortcut keys, chọn tổ hợp phím tắt muốn gán, ví dụ: Ctrl+8
- Trong khung Functions, kéo trượt Category xuống phía cuối danh sách chọn Styles
- Trong khung Function, chọn Style gán phím tắt, ví dụ: Style “Text body”
- Nhấn nút <<Modify>>, phím tắt Ctrl+8 xuất khung Keys
(42)3.11.4 Xóa Style
- Trong cửa sổ Styles and Formating, chọn Style muốn xóa - Nhấn chuột phải chọn Delete
- Xuất cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>
Chỉ xóa Style người dùng tự tạo ra, khơng xóa style hệ thống.
3.11.5 Tạo Style cho đề mục theo hình thức phân cấp
- Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hộp hội thoại Outline Numbering
- Chọn thẻ Numbering
Hình 31: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Numbering
- Chọn số tương ứng cho đề mục phần Level Ví dụ: số 1 tương ứng cho Heading 1, số 2 tương ứng cho Heading 2…
(43)- Lần lượt chọn cấp 2, 3, 4,… cho Heading 2, 3, 4,… - Nhấn nút <<OK>> để thực
3.11.6 Thiết lập chế độ thụt dòng cho đề mục – Heading
- Vào menu Tools\Outline Numbering, xuất hộp hội thoại Outline Numbering
- Chọn thẻ Position
Hình 32: Hộp hội thoại Outline Numbering – Thẻ Position
- Chọn giá trị thụt dòng cho đề mục tương ứng phần Indent - Tương tự chọn cấp tương ứng phần Level cho Heading
khác thiết lập giá trị phần Indent - Nhấn nút <<OK>> để thực
3.12 Tham khảo chéo
(44)khảo tới phần khác để hiểu rõ nội dung Vậy làm để người đọc chuyển nhanh tới phần cần tham khảo đó?
Chức tham khảo chéo cho phép bạn thực điều cách dễ dàng Để chèn tham khảo chéo, bạn thực sau:
- Đặt chuột vị trí cần chèn tham khảo chéo, sau vào menu Insert\ Cross-reference
- Trên hộp hội thoại Fields:
o Tại mục Type: Lựa chọn loại nội dung cần tham khảo tới Ví dụ: Headings – Chọn tham khảo khảo tới nội dung có Style Heading,…
o Tại mục Selection: Hiển thị nội dung thuộc loại chọn mục Type Để tham khảo tới nội dung danh sách này, nhấn chọn nội dung
o Tại mục Insert reference to: Chọn cách chèn tham khảo chéo Ví dụ: Page – Chèn trang nội dung cần tham khảo chéo, Reference – Chèn nội dung cần tham khảo chéo vào văn bản,…
(45)Hình 33: Chèn tham khảo chéo
Tham khảo chéo xuất dạng liên kết nhanh, cho phép bạn nhấn chuột vào để chuyển tới nội dung tham khảo chéo lập tức.
4 Tìm kiếm thay văn bản
Tính Find & Replace trong Writer giúp tìm kiếm văn bản, đồng thời giúp thay cụm từ cụm từ cách nhanh chóng xác Điều giúp ích nhiều bạn phải làm việc với tài liệu có số lượng trang lớn
4.1 Tìm kiếm văn bản
Để tìm kiếm cụm từ tài liệu mình, làm sau:
- Chọn vùng văn muốn tìm kiếm, không lựa chọn vùng văn bản, Writer thực tìm kiếm tồn tài liệu
(46)Hình 34: Hộp hội thoại Find & Replace
- Gõ từ cần tìm kiếm vào mục Search for.Ví dụ: Viet Nam - Thiết lập tuỳ chọn tìm kiếm sau:
+ Match case: tìm kiếm ký tự, từ hay cụm từ có phân biệt chữ hoa, chữ thường
+ Whole words only: tìm kiếm từ hay cụm từ khơng phân biệt chữ thường hay chữ hoa
- Nhấn nút <<Find>>, trỏ tự động chạy đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm
4.2 Tìm thay văn bản
Tính giúp tìm cụm từ văn bản, đồng thời thay cụm từ tìm cụm từ Cách thực sau: - Vào menu Edit\Find & Replace nhấn tổ hợp phím Ctrl+F,
đó hộp hội thoại Find & Replace xuất
(47)Hình 35: Hộp hội thoại Find & Replace
+ Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục Search for, ví dụ: cụm từ cần tìm để thay Viet Nam
+ Gõ cụm từ thay mục Replace with, ví dụ: cụm từ thay Việt Nam
- Nhấn nút <<Find>> để tìm đến vị trí văn chứa cụm từ cần tìm Khi tìm thấy, nhấn nút <<Replace>> để thay cụm từ tìm cụm từ định mục Replace with, hoặc nhấn nút <<Replace All>>, Writer tự động thay toàn cụm từ tìm định
5 Tính AutoCorrect
Đây tính tự động sửa lỗi tả mạnh Writer Nó giúp tốc độ soạn thảo văn bạn nhanh nhờ từ viết tắt tránh lỗi tả khơng cần thiết khả tự động sửa lỗi tả
(48)- Vào menu Tools\AutoCorrect, hộp hội thoại AutoCorrect xuất
- Chọn thẻ Replace
Hình 36: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Replace - Tại ô Replace, thêm từ muốn thay Ví dụ: TTPTPM
- Tại ô With, thêm từ cần thay Ví dụ: từ cần thay từ viết tắt TTPTPM Trung tâm Phát triển Phần mềm
- Nhấn nút <<New>> để ghi thêm từ vào danh sách viết tắt Writer
- Nhấn nút <<OK>> 5.2 Xoá từ viết tắt
Để xoá từ viết tắt, thực theo bước sau:
- Vào menu Tools\AutoCorrect, xuất hộp hội thoại AutoCorrect
(49)- Tìm từ viết tắt cần xóa cách gõ từ viết tắt vào ô Replace - Nhấn nút <<Delete>> để xóa cụm từ viết tắt
5.3 Tính hồn thành từ - Word Completion
Nếu tính hồn thành từ kích hoạt, Writer đốn từ mà bạn định gõ vào đưa gợi ý cho từ Để chấp nhận gợi ý đưa nhấn phím Enter, khơng bạn tiếp tục gõ từ
- Bạn tùy chọn chức hồn thành từ cách vào menu Tools\Autocorrect\Word Completion, xuất hộp hội thoại sau:
Hình 37: Hộp hội thoại AutoCorrect – Thẻ Word Completion - Thiết lập thông số hộp hội thoại AutoCorrect
+ Tích chọn mục Enable word completion để sử dụng tính hồn thành từ
(50)+ Tích chọn Show as tip để từ gợi ý thủ thuật + Thay đổi phím xác nhận gợi ý Hoàn thành từ Writer
mục Accept with
- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận thiết lập 6 Chèn ký tự đặc biệt
Trong trình soạn thảo văn bản, nhiều lúc cần chèn số ký tự đặc biệt vào tài liệu (không có bàn phím) ví dụ như: ╖ √ ╬ © £, Với tính Special Characters của Writer giúp bạn thực việc cách đơn giản
- Chọn vị trí cần đặt ký tự đặc biệt
- Vào menu Insert\Special Characters, hộp hội thoại Special Characters xuất hiện:
Hình 38: Hộp hội thoại Special Characters
- Chọn ký tự cần chèn cách bấm đúp chuột vào biểu tượng ký tự nhấn vào ký tự cần chèn nhấn nút <<OK>>
7 Bài tập
Bài tập
(51)- Định dạng Style cho tiêu đề 1, - Lưu dạng tệp doc vào ổ D:\
Cách thức mua bán chứng khoán Trên thị trường chứng khoán, nhà đầu tư có thể:
1 Mua chứng khốn tổ chức phát hành
• Mua trực tiếp tổ chức phát hành: Nhà đầu tư phải đăng ký mua nộp tiền trực tiếp tổ chức phát hành chứng khốn Hình thức bất cập, mặt địa lý
• Mua thơng qua trung gian: Trung gian nhà đại lý nhà bảo lãnh phát hành, thông thường cơng ty chứng khốn ngân hàng thương mại Nếu bạn mua chứng khoán tổ chức phát hành chưa niêm yết Trung tâm Giao dịch chứng khốn(TTGDCK) việc chuyển nhượng bán lại chứng khốn cho người khác gặp nhiều khó khăn khơng dễ tìm người mua Hơn nữa, bên bán phải trực tiếp đến công ty (hoặc uỷ quyền) để thực chuyển nhượng cho người mua
2 Mua bán chứng khoán niêm yết Trung tâm giao dịch chứng khoán
Chứng khoán niêm yết chứng khốn có đủ điều kiện tiêu chuẩn đăng ký để mua bán TTGDCK, thường cơng ty kinh doanh có hiệu phát hành, tình hình tài kiểm tốn thơng tin doanh nghiệp công bố công khai cho người biết
(52)• Bước l: Nhà đầu tư đến mở tài khoản đặt lệnh mua hay bán chứng khốn cơng ty chứng khốn
• Bước 2: Cơng ty chuyển lệnh mua bán chứng khốn cho đại diện cơng ty TTGDCK
• Bước 3: Trung tâm giao dịch chứng khốn thực ghép lệnh thơng báo kết giao dịch cho cơng ty chứng khốn
• Bước 4: Cơng ty chứng khốn thơng báo kết giao dịch cho nhà đầu tư
• Bước 5: Nhà đầu tư nhận chứng khoán (nếu người mua) tiền (nếu người bán) tài khoản cơng ty chứng khốn sau ngày làm việc kể từ ngày mua bán
Bài tập
(53)(54)CHƯƠNG 03: BẢNG BIỂU
Sau hoàn thành chương này, bạn nắm được:
Thực đơn công cụ bảng Tạo bảng
Một số thao tác bảng Trình bày nội dung bảng Vẽ khung tô
Chuyển đổi văn bảng Tính toán bảng
Sắp xếp liệu bảng Chèn thích cho bảng 1 Thực đơn cơng cụ bảng
Hình 39: Thanh công cụ bảng - Table
Tên biểu tượng Miêu tả
Bảng - Table Chèn bảng vào tài liệu Bạn nhấn vào mũi tên bên phải biểu tượng này, sau kéo chuột để lựa chọn số hàng, số cột hàng
Kiểu đường viền –
(55)Line Color viền
Đường viền – Borders
Mở cơng cụ đường viền để lựa chọn cạnh có đường viền
Màu – Background Color
Mở cơng cụ màu để lựa chọn màu cho bảng
Nhập ô – Merge Cells
Kết hợp ô lựa chọn thành ô
Chia ô – Split
Cells Mở hộp hội thoại chia ô để định nghĩa cách bạn phân chia
Tối ưu hóa - Optimize
Mở cơng cụ tối ưu hóa để phân bổ hàng, cột nhau, hay tối ưu hóa chiều cao, độ rộng hàng, cột
Trên - Top Canh lề nội dung ô lựa chọn phía
Giữa (Dọc) – Center (Vertical )
Canh lề nội dung lựa chọn phía trung tâm ô
Dưới – Bottom Canh lề nội dung lựa chọn phía
Chèn dòng – Insert Row
Chèn dịng vào phía bên dịng lựa chọn
Chèn cột – Insert
Column Chèn cột vào sau cột lựa chọn Xóa dịng – Delete
Row
Xóa dịng hay nhiều dịng lựa chọn từ bảng
Xóa cột – Delete
Column Xóa cột hay nhiều cột lựa chọn từ bảng Tự động định
dạng – AutoFormat
Mở hộp hội thoại tự động định dạng, bạn lựa chọn tập hợp nhiều định dạng định nghĩa từ trước bao gồm: phông chữ, kiểu tơ, đường viền
Thuộc tính bảng – Table Properties
Mở hộp hội thoại định dạng bảng, bạn sửa đổi nhiều thuộc tính cho bảng như: tên, chỉnh, giãn cách, độ rộng cột, màu bảng
Sắp xếp – Sort Mở hộp hội thoại xếp, nơi bạn xác định tiêu chuẩn xếp cho ô lựa chọn
Tổng – Sum Kích hoạt chức tính tổng Bạn tham khảo phần “Tính tốn bảng” trang 66
(56)View\Toolbars\Table. 2 Tạo bảng mới Cách 1:
- Đặt trỏ chuột vị trí muốn tạo bảng văn
- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng Table công cụ, xuất bảng lưới sau:
Hình 40: Thêm bảng từ công cụ
- Nhấn giữ kéo chuột qua lưới để chọn số hàng số cột muốn tạo thả chuột
Cách 2:
- Đặt trỏ chuột vị trí muốn tạo bảng văn
(57)Hình 41: Hộp hội thoại Insert Table
- Điền thông tin cấu trúc bảng lên hộp hội thoại này: + Đánh tên bảng hộp Name
+ Gõ số cột bảng vào mục Columns. + Gõ số dòng bảng vào mục Rows.
+ Muốn chọn mẫu bảng có sẵn, bạn nhấn <<AutoFormat>> Khi xuất hộp hội thoại AutoFormat sau:
Hình 42: Hộp hội thoại AutoFormat - Chọn mẫu bảng mong muốn
- Nhấn nút <<OK>> để thực việc tạo bảng
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F12, thao tác giống cách 3 Một số thao tác bảng
Di chuyển đến điểm chèn:
Nhấn chuột muốn đến sử dụng bàn phím sau: + Đến kế: Nhấn phím Tab
+ Về trước: Nhấn tổ hợp phím Shift+Tab + Lên xuống hàng: Sử dụng phím mũi tên Chọn ô, hàng, cột:
(58)- Chọn hàng: Đưa chuột đầu trái hàng muốn chọn, trỏ chuột xuất hình mũi tên nhấn chuột để chọn
- Chọn cột: Đưa chuột lên đầu cột muốn chọn, trỏ chuột xuất hình mũi tên nhấn chuột để chọn cột
- Chọn toàn bảng: Vào menu Table\Select\Table Chèn hàng, cột:
- Chèn hàng:
+ Muốn chèn thêm hàng, đặt trỏ chuột vào vị trí muốn chèn hàng, nhấn chuột phải chọn Row\Insert vào menu Table\Insert\Row Khi xuất hộp hội thoại Insert Rows
Hình 43: Hộp hội thoại Insert Rows
+ Nhập số hàng cần chèn thêm vào hộp Amount
+ Tích chọn Before muốn chèn thêm hàng vào trước hàng chọn
+ Tích chọn After muốn chèn thêm hàng vào sau hàng chọn
+ Nhấn nút <<OK>> để thực việc thêm hàng - Chèn cột:
(59)Hình 44: Hộp hội thoại Insert Columns
+ Thao tác tương tự phần chèn hàng Xóa hàng, cột:
- Chọn hàng cột cần xóa
- Vào menu Table\Delete, chọn Rows muốn xóa hàng chọn Columns muốn xóa cột
Điều chỉnh hàng, cột: - Cách 1:
+ Để thay đổi chiều cao hàng: Dời trỏ chuột đến hàng lưới ngang hàng đó, trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu, nhấn giữ kéo lên xuống để thay đổi chiều cao dòng
+ Để thay đổi độ rộng cột: Dời trỏ chuột đến lưới dọc cột, trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu nhấn kéo chuột sang phải trái để thay đổi độ rộng cột
- Cách 2:
+ Chọn hàng cột cần thay đổi kích thước
+ Vào menu Table\Table Properties, xuất hộp hội thoại Table Format
(60)Hình 45: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Columns + Chọn độ rộng cho cột theo ý muốn
+ Nhấn nút <<OK>> để thực việc thay đổi độ rộng cột Trộn chia ô:
- Trộn nhiều ô thành ô:
+ Chọn ô cần trộn với
+ Vào menu Table\Merge Cells, nhấn chuột vào biểu tượng trộn ô Merge Cells công cụ tạo bảng, nhấn chuột phải chọn Cell\Merge
- Chia ô thành nhiều ô + Chọn ô cần chia nhỏ
(61)Hình 46: Hộp hội thoại Split Cells
+ Chọn số cột số dòng cần chia hộp Split cell into
+ Nếu muốn chia ô chọn thành nhiều dịng sau chọn số dịng cần chia bạn nhấn chọn mục Horizontally
+ Nếu muốn chia chọn thành nhiều cột sau chọn số cột cần chia bạn nhấn chọn mục Vertically
+ Nhấn nút <<OK>> để thực việc chia ô Gộp bảng chia bảng:
Tồn bảng chia thành bảng bảng gộp lại thành bảng
- Chia bảng:
+ Đặt trỏ vào ô bảng mà bạn muốn tách bảng thành hai từ dịng chứa (bảng chia trực tiếp phía trỏ)
(62)Hình 47: Hộp hội thoại Split Table
+ Chọn định dạng dòng tiêu đề cho bảng - Gộp hai bảng:
+ Xóa khoảng trắng hai bảng cách dùng phím Delete + Chọn ô bảng thứ
+ Nhấn chuột phải chọn Merge Tables, xuất hộp hội thoại gộp bảng Merge Tables
Hình 48: Hộp hội thoại Merge Tables
+ Chọn Join with previous table muốn gộp bảng chứa ô chọn với bảng phía trước
+ Chọn Joint with next table muốn gộp bảng chứa ô chọn với bảng sau
Lặp lại tiêu đề sang trang:
Bạn lặp lại tiêu đề bảng sang trang mà bảng kéo qua sau:
(63)Hình 49: Hộp hội thoại Insert Table - Tích chọn Heading Repeat Heading - Chọn số dòng cột cho bảng
- Nhấn nút <<OK>> để thiết lập bảng với tiêu đề lặp bảng kéo dài sang trang
4 Trình bày nội dung bảng
Bạn định dạng phơng chữ, kích thước, lề, định dạng số… cách nhấn chọn biểu tượng chức tương ứng công cụ định dạng bảng Table
Hình 50: Thanh cơng cụ Table
Ngồi ra, bạn định dạng nội dung bảng biểu cách chọn vùng cần định dạng nhấn chuột phải, chọn Font, Size, Style, Alignment,…
(64)Một bảng chèn vào văn tự động vẽ khung Tuy nhiên đẹp bạn vẽ lại
- Chọn toàn bảng (vào menu Table\Select\Table) chọn ô cần vẽ khung
- Trên công cụ định dạng bảng Table thực thao tác sau: + Nhấn vào biểu tượng Line Style: để chọn nét vẽ
+ Nhấn vào biểu tượng Line Color (of the border): để chọn màu đường vẽ
+ Nhấn vào biểu tượng Borders: để chọn đường viền thích hợp Bạn cịn vẽ khung cho bảng cách đưa trỏ vào vị trí nào bảng cần vẽ khung, nhấn chuột phải chọn Table, vào menu Table\Table Properties Trên hộp hội thoại Table Format, chọn thẻ Border để chọn đường viền thích hợp.
Lựa chọn màu hình ảnh:
- Tơ cho hay nhiều ơ, hàng tồn bảng: + Chọn ô, hàng hay bảng muốn tô
+ Nhấn chuột phải chọn Table vào menu Table\Table Properties, chọn thẻ Background Khi hộp hội thoại màu – Background xuất
+ Trong mục As, nhấn chọn Color
+ Trong mục Background color chọn màu thích hợp + Nhấn nút <<OK>> để thực việc tô
- Tạo hình ảnh cho ơ, dịng hay tồn bảng: + Thao tác tương tự phần tô
+ Khi xuất hộp hội thoại màu Background xuất hiện, chọn Graphic mục As
(65)+ Chọn kiểu đặt hình ảnh
Hình 51: Hộp hội thoại Table Format – Thẻ Background
o Position: Xác định vị trí đặt hình ảnh bảng lưới vị trí
o Area: Giãn hình ảnh để phủ kín vùng chọn
o Tile: Lát hình ảnh để phủ đầy vùng chọn
+ Nhấn nút <<OK>> để thực việc tạo hình ảnh Bạn vẽ khung tơ cách vào menu Format\Paragraph. 6 Chuyển đổi văn bảng
Trình soạn thảo giúp bạn dễ dàng chuyển đổi bảng văn Để chuyển liệu văn vào bảng:
- Chọn vùng liệu văn để chuyển vào bảng
(66)Hình 52: Hộp hội thoại Convert Text to Table - Chọn cách phân cách trường:
+ Tabs: Tab
+ Paragraph: Đoạn văn + Semicolons: Dấu chấm phẩy + Other: Ký tự khác
- Nhấn nút <<OK>> để thực chuyển đổi Để chuyển đổi từ bảng thành văn - Chọn bảng muốn chuyển đổi
- Vào menu Table\Convert\Table to Text - Chọn cách phân cách trường
- Nhấn nút <<OK>> để thực chuyển đổi 7 Tính tốn bảng
(67) Tính tổng:
Giả sử có bảng số liệu sau:
STT Họ tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh
1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 ?
2 Trần Văn Anh 1.300.000 200.000 ?
3 Lê Thị Hoa 1.450.000 200.000 ?
Tổng cộng ? ? ?
Sử dụng hàm tính tổng SUM của Writer để điền giá trị tổng vào có dấu ?
- Đặt điểm trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng Ví dụ dịng Tổng cộng
- Mở mục chọn Table\Formula, nhấn phím F2, hộp hội thoại Formula xuất hiện:
Hình 53: Thanh cơng thức
- Gõ cơng thức cần tính mục Formula Ví dụ: = SUM và dùng chuột bơi đen cần tính tổng Cơng thức áp dụng để tính tổng
- Cuối nhấn phím Enter để hồn tất việc tính tổng Tương tự với cịn lại, ta kết sau:
Giả sử có bảng số liệu sau:
STT Họ tên Lương Phụ cấp Thực lĩnh
1 Nguyễn Thị Hòa 1.500.000 300.000 1.800.000
(68)3 Lê Thị Hoa 1.450.000 200.000 1.650.000
Tổng cộng 4.250.000 700.000 4.950.000
8 Sắp xếp liệu bảng
Dữ liệu bảng xếp theo thứ tự Giả sử có bảng liệu sau:
Sắp xếp bảng theo Tên,Họ đệm Điểm trung bình:
- Chọn vùng cần xếp, cụ thể toán bạn chọn cột Họ đệm, cột Tên cột Điểm trung bình
- Vào menu Tools\Sort menu Table\Sort, xuất hộp hội thoại Sort
STT Họ đệm Tên Điểm trung bình
1 Nguyễn Văn Bình 7.3
2 Đồn Văn Lâm 7.0
3 Lê Thị Hoa 7.8
4 Cao Thái Sơn 6.9
(69)Hình 54: Hộp hội thoại Sort - Thiết lập thuộc tính cho hộp hội thoại sau:
+ Key: Tiêu chí lọc
+ Column: Chọn số cột liệu cần xếp + Key type: Chọn kiểu tiêu chí lọc:
o Alphanumeric: Kiểu tiêu chí lọc dạng vừa số vừa chữ
o Numeric: Kiểu tiêu chí lọc dạng số + Order: Chọn trật tự xếp:
o Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần
(70)9 Chèn thích cho bảng
- Đặt trỏ chuột bảng cần chèn thích
- Nhấn chuột phải, chọn Caption Khi xuất hộp hội thoại Caption
- Gõ nội dung cần thích cho bảng chọn vào mục Caption
Hình 55: Hộp hội thoại Caption
- Chọn thông số kiểu chữ số mục Numbering, dấu phân cách mục Separator
- Nhấn nút <<OK>> để thực
STT Họ đệm Tên Điểm trung bình
1 Vũ Văn Anh 5.0
2 Nguyễn Văn Bình 7.3
3 Lê Thị Hoa 7.8
4 Đoàn Văn Lâm 7.0
(71)10 Bài tập
Bài tập
- Lập danh sách sinh viên lớp KT0805 có 30 sinh viên, với cột liệu bao gồm STT, Họ Tên, Ngày sinh, Giới tính, Điểm Tốn cao cấp, Điểm Tiếng Anh, Điểm Kinh tế trị, Điểm Triết học, Điểm Tin học
- Sắp xếp danh sách sinh viên theo thứ tự giảm dần Họ Tên Điểm Tiếng Anh
- Tính điểm trung bình cho mơn học
- Lưu văn với tên Danh sách điểm thi học kỳ Bài tập
- Soạn bảng báo giá đặt quảng cáo banner trang chuyên mục cao cấp (sau trang chủ) có nội dung sau:
Hình minh họa Vị trí Kích thước File Size
Giá VNĐ tháng/ chuyên mục
* Danh bạ doanh nghiệp
* Catalog sản phẩm
* Thương hiệu Việt Nam
* Xúc tiến thương
7 130 * 60 pixel 12kb 300.000đ 130 * 100pixel 15kb 500.000đ 446 * 60 pixel 20kb 2.000.000đ 10 442 * 45 pixel
(banner top) 30kb 2.000.000đ 11 780 * 120 pixel(big banner
bottom)
50kb 3.000.000đ 12 100 x 430 pixel
(Vị trí trượt theo trang bên trái,
phải)
(72)(73)CHƯƠNG 04: ĐỒ HỌA
Sau hồn thành chương này, bạn nắm được:
Vẽ khối hình đơn giản Tạo chữ nghệ thuật Chèn ảnh vào tài liệu Hiệu chỉnh hình ảnh
Tạo biểu thức, phương trình tính tốn
Ngồi khả soạn thảo định dạng văn bản, khả đồ họa Writer mạnh Trong chương này, tìm hiểu tiếp cận kỹ thuật vẽ xử lý số khối hình họa trực tiếp Writer
- Để làm việc với môi trường đồ họa Writer, bạn phải sử dụng đến cơng cụ Drawing
Hình 56: Thanh cơng cụ Drawing
- Nếu chưa nhìn thấy cơng cụ hình mở cách vào View\Toolbars\ Drawing
1 Vẽ khối hình đơn giản
Vẽ đường thẳng, mũi tên, hình chữ nhật, Ellipse, hình vng, hình trịn:
- Nhấn chọn biểu tượng công cụ vẽ cần thiết công cụ vẽ Drawing
(74)- Kéo thả chuột vị trí muốn tạo dịng text - Nhập nội dung văn vào khung vừa tạo Vẽ hình theo mẫu:
- Trên cơng cụ vẽ - Drawing, nhấn chuột vào mũi tên bên phải nhóm mẫu vẽ cần chọn mẫu
+ Các mẫu hình - Basic shapes : Chọn mẫu hình chữ nhật, hình vng
+ Các mẫu hình biểu tượng - Symbol shapes : Chọn mẫu biểu tượng
+ Các mẫu hình mũi tên - Block Arrows : Chọn mẫu hình mũi tên
+ Các mẫu hình biểu đồ tiến trình - Flowcharts
+ Các mẫu hình dịng thoại, dịng mơ tả - Callouts : chọn mẫu dịng thoại hay dịng mơ tả
+ Các mẫu hình - Starts : Chọn mẫu hình - Nhấn chọn mẫu vẽ di chuyển đến nơi muốn vẽ hình mẫu - Thay đổi kích thước di chuyển mẫu vẽ giống hình ảnh 2 Tạo chữ nghệ thuật
- Đặt trỏ chuột vị trí muốn chèn chữ nghệ thuật văn - Nhấn chuột vào biểu tượng Fontwork Gallery công cụ
(75)Hình 57: Hộp hội thoại Fontwork Gallery
- Chọn kiểu chữ nghệ thuật cần tạo cách bấm đúp chuột vào chứa kiểu chữ nhấn chuột vào chứa kiểu chữ nhấn nút <<OK>>
(76)- Gõ dòng chữ mà bạn muốn tạo dạng chữ nghệ thuật vùng Fontwork
- Chọn định dạng phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ cho dòng chữ muốn tạo chữ nghệ thuật cách nhấn chuột vào dòng chữ cần tạo sử dụng biểu tượng công cụ Fontwork
- Nhấn phím Enter để kết thúc việc tạo chữ nghệ thuật 3 Chèn ảnh vào tài liệu
Bạn chèn hình ảnh từ nhiều nguồn khác máy tính vào tài liệu Writer như: ảnh từ tệp tin, ảnh từ máy quét (scanner) 3.1 Chèn ảnh từ tệp tin
Để chèn ảnh từ tệp tin vào tài liệu, bạn làm sau: - Đưa trỏ chuột vào vị trí muốn chèn ảnh
(77)Hình 59: Hộp hội thoại Insert picture - Chọn tệp chứa ảnh cần chèn
- Bấm đúp chuột vào ảnh muốn chèn nhấn chuột vào ảnh muốn chèn nhấn nút <<Open>> để hoàn tất Ảnh từ tệp chọn chèn vào tài liệu công cụ Picture giúp bạn thực phép định dạng hiệu chỉnh ảnh
Hình 60: Thanh cơng cụ Picture
Trong trường hợp không xuất công cụ Picture, bạn vào menu View\Toolbars\Picture để hiển thị nó.
3.2 Chèn ảnh từ máy quét (Scanner)
Để chèn ảnh từ máy quét vào tài liệu, bạn làm sau:
- Vào menu Insert\Picture\Scan\Request, chọn kiểu ảnh muốn quét vào
- Nhấn nút <<Scan>> để thực việc chèn ảnh từ máy quét vào Trong trường hợp muốn chọn máy quét để quét ảnh muốn chèn vào văn bản, bạn vào menu Insert\Picture\Scan\Select Source, chọn máy quét mong muốn.
3.3 Chèn ảnh từ OpenOffice.org Gallery
- Nhấn chuột vào biểu tượng Gallery công cụ - Chọn chủ điểm ảnh cần chèn
(78)4 Hiệu chỉnh hình ảnh 4.1 Thay đổi kích thước
- Nhấn chọn hình cần thay đổi kích thước, xung quanh hình xuất nút hiệu chỉnh kích thước màu xanh
- Di chuyển trỏ chuột đến nút này, nhấn giữ kéo chuột để thay đổi kích thước
4.2 Di chuyển
- Dời trỏ chuột đến hình, nhấn giữ chuột, kéo chuột đến vị trí thả
4.3 Thay đổi nhanh hình
- Nhấn chọn vào hình thấy cơng cụ Picture sau:
Hình 61: Thanh công cụ Picture
- Nhấn chuột vào biểu tượng Filter công cụ để thay đổi hình ảnh với hiệu ứng có sẵn
4.4 Xóa hình
- Nhấn chọn hình cần xóa, nhấn phím Delete 4.5 Vị trí hình ảnh văn bản
(79)Hình 62: Hộp hội thoại Picture – Thẻ Wrap
- Chọn thẻ Wrap, chọn kiểu bao text cho hình ảnh phần Settings
- Điều chỉnh thơng số giãn cách hình ảnh văn phần Spacing
5 Tạo biểu thức, phương trình tính tốn 5.1 Tạo biểu thức
- Đặt điểm chèn vị trí cần tạo biểu thức toán học
- Vào menu Insert\Object\Formula, xuất vùng soạn thảo văn bên vùng soạn thảo
- Nhấn chuột phải vào vùng soạn thảo mới, xuất danh sách biểu thức toán học
(80)- Khi soạn xong nhấn chuột vào vùng soạn thảo văn biểu thức cần thiết
5.2 Hiệu chỉnh
- Bấm đúp chuột vào biểu thức tốn học 5.3 Xóa
- Nhấn chọn biểu thức, nhấn phím Delete 6 Bài tập
Bài tập
- Tạo văn có nội dung sau:
Bài tập
- Soạn công thức sau: a x2 + y2 = 1
(81)c (xn + yn) (xn – yn) = m
- Lập bảng kết điểm thi đây, sau tổng điểm cho học sinh:
STT Họ tên Ngày sinh Điểm Văn
Điểm Toán
Tổng điểm
1 Nguyễn Văn An 03/01/1979
2 Trần Thị Mai 05/08/1978
3 Hồng Văn Bình 08/07/1980
4 Trần Xuân Bắc 12/05/1980
5 Nguyễn Hải Ninh 25/11/1980
6 Mai Thị Hoa 12/10/1980
7 Quách Phú Thành 25/11/1980
8 Trần Hải Ninh 24/10/1980
9 Quách Thành Danh 22/09/1981
(82)CHƯƠNG 05: IN ẤN
Sau hồn thành chương này, bạn nắm được:
Xác lập khổ giấy in hướng in Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang Mục lục tự động
Cách in văn
1 Xác lập khổ giấy hướng in
- Vào menu Format\Page, chọn thẻ Page hình sau:
Hình 63: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Page
- Thiết lập thông tin cho phần định dạng trang – Paper Format:
o Format: chọn khổ giấy
o Width: độ rộng khổ giấy
(83)o Orientation: hướng trang giấy Portrait: hướng giấy dọc Landscape: hướng giấy ngang - Thiết lập thông tin cho phần lề trang – Margin:
o Left: lề trái trang giấy
o Right: lề phải trang giấy
o Top: lề bên trang giấy
o Bottom: lề bên trang giấy 2 Thiết lập tiêu đề đầu trang, cuối trang 2.1 Thiết lập tiêu đề đầu trang – Header Cách 1:
- Vào menu Insert\Header\Default, xuất khung đầu trang sau:
- Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung Cách 2:
(84)Hình 64: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Header - Tích chọn Header on
- Thiết lập thông số khoảng cách, lề, độ cao
- Nhấn nút <<OK>>, xuất khung đầu trang cách - Nhập nội dung tiêu đề đầu trang vào khung
2.2 Thiết lập tiêu đề cuối trang – Footer Cách 1:
- Vào menu Insert\Footer\Default, xuất khung cuối trang sau:
- Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung Cách 2:
(85)Hình 65: Hộp hội thoại Page Style: Default – Thẻ Footer - Tích chọn Footer on
- Thiết lập thông số khoảng cách, lề, độ cao
- Nhấn nút <<OK>>, xuất khung cuối trang cách - Nhập nội dung tiêu đề cuối trang vào khung
2.3 Chèn thông tin vào tiêu đề đầu trang, cuối trang - Chèn số trang: Vào menu Insert\Fields\Page Number
- Chèn tổng số trang tại: Vào menu Insert\Fields\Page Count - Chèn ngày tại: Vào menu Insert\Fields\Date
(86)3 Mục lục tự động 3.1 Tạo mục lục tự động
Đối với tài liệu có nhiều trang việc tạo mục lục cần thiết cho người đọc dễ dàng tra cứu Writer cung cấp tiện ích Indexes and Tables giúp tạo mục lục cách nhanh chóng
Các bước tạo mục lục tự động:
Bước 1: Tạo Style cho tất tiêu đề (của chương, bài, mục) phần cần hiển thị mục lục Thông tin chi tiết tham khảo phần “Tạo Style mới” trang 38
Bước 2: Đặt trỏ chuột vị trí muốn tạo mục lục tự động Vào menu Insert\Indexes and Tables\ Indexes and Table, hộp hội thoại Insert Index\Table xuất sau:
Hình 66: Hộp hội thoại Insert Index/Table + Nhập tiêu đề phần Title
+ Chọn Table of Contents mục Type
(87)Hình 67: Hộp hội thoại Asign Styles + Chọn Style cần bố trí thêm vào mục lục
+ Nhấn nút mũi tên quay phải để chuyển style đến vị trí cần định dạng mục lục
+ Nhấn nút <<OK>> để thực việc bố trí nội dung mục lục + Nhấn nút <<OK>> để thực tạo mục lục tự động
3.2 Xóa mục lục
- Mở tài liệu muốn xóa mục lục
- Nhấn chuột phải vào phần mục lục chọn Delete Index/Table 3.3 Cập nhật mục lục sau thay đổi tiêu đề tài liệu - Mở tài liệu muốn thay đổi nội dung tiêu đề tài liệu
- Sửa nội dung tiêu đề tài liệu
- Đưa trỏ chuột trở phần mục lục, chọn vài dòng - Nhấn chuột phải chọn Update Index/Table
3.4 Chỉnh sửa mục lục
- Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục
(88)- Trên hộp hội thoại Insert Index\Table chọn thẻ Entries
Hình 68: Hộp hội thoại Insert Index/Table - Thiết lập thông số mục Structure
- Tương tự thiết lập cho thông số khác mục Styles, Columns Background cần
- Nhấn nút <<OK>> để thực việc chỉnh sửa mục lục 3.5 Tạo liên kết cho mục lục với nội dung văn bản - Mở tài liệu muốn chỉnh sửa mục lục
- Di chuyển trỏ đến phần mục lục văn bản, nhấn chuột phải chọn Edit Index/Table
- Chọn thẻ Entries
- Chọn cấp độ đề mục mục Level
- Trong mục Structure, nhấn chuột hộp hình chữ nhật trước nút <<E# >>sau nhấn chuột nút <<Hyperlink>>
- Nhấn chuột vào hộp chữ nhật đằng sau nút <<E>> sau nhấn chuột vào nút <<Hyperlink>>
- Lặp lại thao tác tương tự với cấp tiêu đề khách bạn muốn tạo đường siêu liên kết nhấn chuột vào nút <<All >>
(89)Hình 69: Hộp hội thoại Insert Index/Table – Thẻ Entries 4 In ấn
4.1 Xem văn trước in
- Vào menu File\Page Preview, nhấn chuột vào biểu tượng Page Preview cơng cụ, văn chuyển sang chế độ xem trước in
- Xem xong muốn trở hình ban đầu nhấn vào biểu tượng Close Preview công cụ
4.2 In
In nhanh:
- Nhấn chuột vào biểu tượng Print File Directly công cụ để in tất trang hành
In mặt giấy (In thông thường):
(90)Hình 70: Hộp hội thoại Print
- Thiết lập thông tin chi tiết máy in, vùng in số in: + Name: Tên máy in
+ Print range: Chọn vùng in
o All: In tất trang văn hành
o Pages: Nhập số trang muốn in, dùng dấu phẩy để in trang rời rạc, dùng dấu gạch nối để in trang liên tiếp + Number of copies: Số in cần sao, lựa chọn số lần nhân
trang in cách gõ số lần lặp vào
- Nhấn nút <<Options>> để thiết lập thông số cho việc in ấn - Nhấn nút <<OK>> để thực thao tác in
In hai mặt giấy (In nâng cao):
(91)- Trường hợp 1: Đối với máy in không hỗ trợ chức in mặt + Bước 1: Đặt lệnh in toàn trang chẵn văn
o Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Options>>, xuất hộp hội thoại:
Hình 71: Hộp hội thoại Print Options
o Tích chọn Left pages, bỏ chọn ô Right pages
o Nhấn nút <<OK>>
o Tiếp tục nhấn nút <<OK>> hộp hội thoại Print
+ Bước 2: Đặt giấy in trang chẵn trở lại khay giấy máy in Bạn cần lưu ý với máy in khác cách đặt giấy khác nhau, ví dụ: đặt mặt trắng lên hay xuống dưới, đầu trang giấy quay hay quay vào Tốt bạn nên in thử để kiểm tra
+ Bước 3: Đặt lệnh in tồn trang lẻ cịn lại văn
o Thực tương tự bước tích chọn Right pages thay cho Left pages
- Trường hợp 2: Đối với máy in hỗ trợ chức in mặt
(92)+ Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>, xuất hộp hội thoại:
Hình 72: Hộp hội thoại Properties máy in
+ Trên bảng thuộc tính máy in ra, chọn trang Finishing tích chọn vào ô Print On Both Sides
+ Nhấn nút <<OK>>
+ Tiếp tục nhấn nút <<OK>> hộp hội thoại Print, máy in in mặt tự động đảo giấy để in mặt lại
(93)5 Bài tập
- Tạo văn Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Impress gồm 50 trang, chia thành chương lớn:
o Chương 1: Trình diễn đơn giản
o Chương 2: Xây dựng Slides
o Chương 3: Sử dụng Template thiết lập Slide Master - Thiết lập khổ giấy in cho tài liệu nói với thơng số sau:
o Cỡ giấy in: Chiều rộng - 18 cm; Chiều cao - 24cm
o Lề - Đỉnh: 1.75 cm; Đáy: 1.75cm; Bên trong: 2.5 cm; Bên ngoài: 2cm; Hướng in: Theo chiều dọc
(94)CHƯƠNG 06: TRỘN TÀI LIỆU
Sau hồn thành chương này, bạn nắm được:
Khái niệm trộn tài liệu Chuẩn bị liệu
Đăng ký nguồn liệu Tạo nội dung thư mời In nội dung thư mời
Lưu nội dung thư mời đĩa In nhãn trộn thư
1 Khái niệm trộn tài liệu
Một tính mạnh phần mềm soạn thảo văn OpenOffice.org Writer trộn tài liệu (Mail Merge) Điều giúp ích cho nhân viên văn phòng nhiều việc in danh sách phiếu nhỏ Chúng ta tìm hiểu tình sau:
Cơng ty Cổ phần MISA cần soạn thảo giấy mời để gửi tới khách hàng Danh sách khách mời liệt kê bảng Excel Calc Vậy phải làm nào?
Tính Mail Merge Writer giúp đơn giản nhanh chóng tạo giấy mời ghi đầy đủ thông tin cần thiết
2 Chuẩn bị liệu
Phải chắn bạn tạo danh sách khách mời sau:
(95)Bảng phải soạn Microsoft Office Excel OpenOffice.org Calc
3 Đăng ký nguồn liệu
- Để đăng ký nguồn liệu, vào menu File\Wizards\Address Data Source, xuất hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard:
Hình 74: Hộp hội thoại Address Book Data source Wizard - Chọn kiểu danh sách địa khách mời
- Chọn Other external data source
(96)Hình 75: Hộp hội thoại Address Book Data Source Wizard - Thiết lập thông tin địa khách mời
- Nhấn nút <<Settings>>, xuất hộp hội thoại sau:
Hình 76: Hộp hội thoại Data Source Properties - Trong hộp Database type chọn Spreadsheet
(97)Hình 77: Lựa chọn đường dẫn đến sở liệu
- Nhấn nút <<Browse>> để chọn tệp chứa danh sách khách mời - Nhấn nút <<Test Conection>> để kiểm tra kết nối
(98)- Nhấn nút <<Field Assignment>> muốn định trường trộn thư mời
- Nhấn nút <<Next>>, xuất hình sau:
Hình 79: Đặt tên sở liệu
- Gõ tên danh sách địa vào hộp Address book name muốn thay đổi
- Nhấn nút <<Finish>> để kết thúc việc đăng ký nguồn liệu 4 Tạo nội dung thư mời
Ví dụ: Soạn thư mời với nội dung sau: Kính gửi: Ơng (Bà)
Địa chỉ:
(99)- Vào menu View\Data sources hoặc nhấn phím F4 để hiển thị danh sách nguồn liệu đăng ký
- Tìm đến danh sách nguồn liệu muốn sử dụng hình sau:
Hình 80: Cửa sổ nguồn sở liệu - Tạo thư mời với nội dung theo ý bạn
Hình 81: Kéo thả trường cần xuất vào thư trộn
- Nhấn giữ chuột tiêu đề cột Họ tên, kéo thả xuống vị trí cần thể thư trộn Tiếp tục kéo trường cần thể thư hết
(100)5 In nội dung thư mời
Đến đây, bạn in thư mời với nội dung giống khác tên người nhận địa
- Vào menu File\Print, hộp hội thoại sau xuất hiện:
Hình 82: Xác nhận có muốn in nội dung thư trộn hay không - Nhấn nút <<Yes>>, xuất hộp hội thoại sau:
Hình 83: Hộp hội thoại Mail Merge
- Trong khung Records, tích vào All để in tất ghi, Selected records để in ghi chọn, chọn From để in ghi liên tục khoảng bạn nhập vào ô From To
(101)6 Lưu nội dung thư mời lên đĩa
- Vào menu File\Save để lưu nội dung thư trộn lên đĩa 7 In nhãn trộn thư
- Vào menu File\New\Labels
- Chọn thẻ Options, tích chọn Synchronize contents
(102)Hình 85: Hộp hội thoại Labels – Thẻ Labels - Chọn kiểu nhãn mục Brand
- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải mục Database field - Chọn trường muốn chèn vào nhãn
- Nhấn chuột vào nút mũi tên để chuyển trường vừa chọn sang mục Label text
- Thiết lập thông số khác - Nhấn nút <<New Document>>
- Vào menu File\Print, xuất hộp hội thoại sau:
Hình 86: Thơng báo xác nhận in thư trộn
(103)Hình 87: Hộp hội thoại Mail Merge
- Bạn chọn in tất ghi ghi cụ thể Để chọn ghi không liên tiếp, giữ phím Ctrl nhấn chuột để chọn ghi Để chọn ghi liên tiếp, chọn ghi di chuyển đến ghi cuối cùng, giữ phím Shift nhấn chuột vào ghi cuối
- Nhấn nút <<OK>> để thực việc in nhãn 8 Bài tập
- Tạo danh sách khách hàng tiềm khu vực phía bắc gồm trường: Họ đệm, Tên, Chức vụ, Địa
- Tạo mẫu thư chào hàng cho sản phẩm phần mềm AFF express
(104)PHỤ LỤC: SỰ KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA WRITER VÀ WORD
Tài liệu tổng hợp khác biệt sử dụng OpenOffice.org Writer 3.0 Microsoft Word (nhiều phiên bản)
Xem:
Word có cách xem sau (dựa phiên bản): - Normal: Là cách xem đề xuất (bởi Microsoft) để thực
hiện hầu hết việc gõ chỉnh sửa Writer khơng có cách xem tương ứng
- Web Layout: Về lý thuyết, cách xem thể tài liệu xem trực tuyến Cách xem tương ứng Writer lựa chọn xem Web Layout
- Print Layout: Cách thể tài liệu in Cách tương ứng gần với cách xem Print Layout Writer
- Reading Layout: Cách thể tài liệu trang sách Writer khơng có cách xem tương ứng
- Outline: Cách cho phép bạn làm việc với cấu trúc đề mục Writer có Navigator, chi tiết phần sau.
Thanh trạng thái:
Thanh trạng thái tương tự Word trừ việc khơng thể vị trí thời trỏ trang (số dòng số ký tự ngang)
Navigator:
(105) So sánh phím tắt chính:
Chức Phím tắt Word Phím tắt Writer Gạch từ
không dấu cách
Ctrl+Shift+W Khơng có tương ứng
Thay đổi kích cỡ phơng
Ctrl+Shift+P Khơng có tương ứng chuẩn
Từ đồng nghĩa Shift+F7 Ctrl+F7
Hiển thị/giấu ký tự không in
Ctrl+Shift+* Ctrl+F10
Thụt lề Ctrl+M Khơng có tương ứng
chuẩn
Khơng thụt lề Ctrl+Shift+M Khơng có tương ứng chuẩn
Chỉ số Ctrl+Shift+= Ctrl+Shift+P
Chỉ số Ctrl+= Ctrl+Shift+B
Xóa bỏ định dạng ký tự
Ctrl+Spacebar Nhấn chuột phải > Default
Xóa bỏ định dạng đoạn văn
Ctrl+Q Nhấn chuột phải > Default
Nhảy tới điểm chỉnh sửa trước
Shift+F5 Cần phải dùng trình nhắc Điều hướng
Dịch chuyển đoạn văn lên
Khơng có tương ứng Ctrl+mũi tên lên
Dịch chuyển đoạn văn xuống
Không có tương ứng Ctrl+mũi tên xuống
Tìm kiếm Ctrl+F Ctrl+F
(106) Nhập số công thức:
Không giống Word, bảng biểu Writer hoạt động giống bảng tính Ví dụ: Các giá trị tính tốn thay đổi liệu nhập vào (không cần phải lựa chọn nhấn phím F9 để cập nhập kết tính Word) Cách nhập cơng thức Writer tham khảo phần “Tính tốn bảng” trang 66
Biểu đồ Writer:
Biểu đồ chép từ bảng tính Calc dán vào tài liệu Writer theo mặc định đối tượng nhúng Không giống thao tác Microsoft Office, có liệu liên quan đến biểu đồ nhúng Trong Microsoft Office việc chép dán biểu đồ đồng thời nhúng nó, bảng tính Excel có dung lượng 8MB (khơng khơng có thực bảng tính) biểu đồ dán vào tài liệu Word tăng kích cỡ tài liệu Word thêm 8MB Khoảng cách đoạn trước ngắt trang:
Trong Writer, vài thuộc tính đoạn có cách xử lý khác với Word Cụ thể là:
- Khoảng cách đầu trang bị bỏ qua.
- Khoảng cách đoạn: áp dụng khoảng cách lớn hai đoạn
- Trước ngắt trang: đầu trang, không tạo trang trắng
Điều cho phép sử dụng kiểu mà áp dụng định dạng đoạn trực tiếp để sửa chữa vấn đề sau
Các đầu trang cuối trang:
(107)văn trang Chiều cao tự động cho phép đầu trang cuối trang tăng lên co lại tùy thuộc vào nội dung chúng
(108)MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP Câu 1:
Tơi dùng OpenOffice.org Writer để mở tệp định dạng Microsoft Office Word 2007 (tệp docx) hay không?
Trả lời:
Hồn tồn OpenOffice.org 3.0 cho phép bạn mở tệp định dạng tạo Microsoft Office 2007, bạn dùng chương trình Writer để mở tệp docx Cũng tương tự vậy, bạn dùng chương trình Calc để mở tệp xlsx hay chương trình Impress để mở tệp pptx
Câu 2:
Máy in không hỗ trợ chế độ in hai mặt, tơi in văn hai mặt giấy không?
Trả lời:
Được Writer cho phép bạn in văn hai mặt giấy cho dù máy in bạn có hỗ trợ chế độ hay không
Để in văn hai mặt giấy, bạn vui lòng xem hướng dẫn chi tiết mục In nâng cao trang 90
Câu 3:
Writer có tính đếm từ hay khơng? Nếu có, tơi phải làm để biết văn có từ?
Trả lời:
(109)Hình 88: Thống kê số trang, số từ, số ký tự,…
- Number of Pages: Cho biết số trang văn bạn - Number of Tables: Cho biết số bảng biểu văn bạn - Number of Graphics: Cho biết số đồ thị văn bạn
- Number of OLE Objects: Cho biết số đối tượng nhúng liên kết văn bạn
- Number of Paragraphs: Cho biết số đoạn văn bạn - Number of Words: Cho biết số từ văn bạn