BGLTKT5

MỤC LỤC [Type text] [Type text] [Type text]-1- CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1 Khái niệm mở đầu Làm kế toán phần mềm kế toán việc áp dụng phần mềm kế toán để hạch toán kế toán, thay cho việc ghi chép, thống kê, tổng hợp số liệu kế tốn phương pháp thủ cơng 1.1.2 Quy trình hạch tốn kế tốn phần mềm (1) Chuẩn bị liệu mã hóa thơng tin (2) Phân loại liệu (3) Cập nhật liệu (4) Xử lý liệu (5) Lập hệ thống báo cáo (6) Điều chỉnh 1.1.3 Thực quy trình a Chuẩn bị số liệu mã hóa thơng tin Chuẩn bị số liệu: Là công việc tập hợp số liệu theo u cầu Phần mềm kế tốn đưa Mã hóa thông tin: Là việc gán mã cho đối tượng hệ thống Đối với Phần mềm kế toán gán mã cho khách hàng (Ma_Kh), nhà cung cấp (Ma_Ncc), sản phẩm (Ma_Sp), vật tư (Ma_Vt), hàng hoá (Ma_Hh), … Mã để gán cho đối tượng hệ thống thường tập hợp ký tự đảm bảo chắn đối tượng có mã ngược lại mã xác định đối tượng [Type text] [Type text] [Type text]-2- Ví dụ: Khi nói tới mã Kh001 ta phải hiểu nói tới khách hàng A Mã Kh001 đại diện cho khách hàng A, khách hàng A khơng thể có mã số quản lý khác mã Kh001 b Phân loại liệu: Số liệu kế toán sau tập hợp đầy đủ cần phân loại theo tiêu thức định Ví dụ: Số liệu danh mục từ điển (Danh sách khách hàng, nhà cung cấp, vật tư hàng hố, sản phẩm cơng trình, tài sản cố định, …), chứng từ vật tư (Các chứng từ gốc có liên quan tới việc nhập xuất vật tư hàng hoá …), chứng từ kế toán (Phiếu thu, chi, báo có, báo nợ), Việc phân loại liệu giúp tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm cập nhật liệu c Cập nhật liệu (1) Thiết lập tham số hệ thống: Cập nhật tham số dùng chung cho hệ thống tên, địa chỉ, mã số thuế,… đơn vị sử dụng, số biến sử dụng chung khác dự án tuỳ thuộc vào phần mềm (2) Khai báo danh mục từ điển: Tương tự doanh nghiệp quản lý danh sách khách hàng, nhà cung cấp, đối tượng tạm ứng, danh mục vật tư … Phần mềm yêu cầu người dùng xây dựng sẵn danh mục này, chúng quản lý theo mã chung cho toàn hệ thống (3) Cập nhật số dư đầu kỳ: Số dư đầu kỳ kế toán bao gồm số dư tài khoản vật tư, hàng hố, cơng nợ,… Người dùng phải cập nhật vào phần mềm lần sử dụng chương trình Khác với làm kế tốn thủ cơng, phần mềm tự động tính số dư cuối kỳ chuyển sang kỳ sau (4) Chứng từ phát sinh: Tuỳ thuộc phần mềm mà chứng từ gốc chia tách để cập nhật vào nhiều nơi khác nhau, phải đảm bảo cho phép cập nhật đầy đủ loại chứng từ gốc đây: Phiếu thu, phiếu chi, báo có, báo nợ: Tương tự chứng từ thực tế, thông tin chứng từ phần mềm phải có định khoản nợ có, khai báo [Type text] [Type text] [Type text]-3- thuế VAT, cơng nợ hạn tốn có, Chương trình lưu thơng tin người dùng nhập cho phép in làm chứng từ gốc để lưu trữ Phiếu nhập mua, Chi phí vận chuyển: Phản ánh nghiệp vụ mua hàng hóa chi phí vận chuyển có Người dùng nhập đầy đủ thơng tin định khoản nợ có, thơng tin VAT, cơng nợ, hạn tốn có, Hố đơn bán hàng: Tương tự hoá đơn đỏ, đơn vị đăng ký in hố đơn chương trình cho phép in trực tiếp hoá đơn phần mềm Phiếu nhập kho: Để tiện cho việc quản lý, đơn giản nhập chứng từ số phần mềm tách phiếu nhập thành nhiều chứng từ nhập khác nhập mua, nhập kho vật tư, nhập thành phẩm Phiếu xuất kho: Sau nhận phiếu xuất từ phận kho gửi lên kế toán tiến hành nhập vào phần mềm Phiếu khác: Một số định khoản khơng có chứng từ gốc kèm bù trừ cơng nợ, phân bổ chi phí, bút tốn khấu hao,… thực phiếu khác d Xử lý liệu Cập nhật liệu đưa vào sổ sách kế tốn, tính khấu hao tài sản, giá vốn hàng xuất, giá thành sản xuất, xử lý trùng lắp, khóa sổ thực bút tốn kết chuyển cuối kỳ,… e Lập in báo cáo, sổ sách Báo cáo thiết kế sẵn cập nhật theo mẫu chuẩn thông tư định Bộ Tài chính, người sử dụng cần lựa chọn in ấn Phần mềm cho phép trích rút liệu báo cáo theo nhiều tiêu thức khác nhau, kết xuất nhiều định dạng khác để chỉnh sửa Thông thường sử dụng phần mềm có quyền, nhà cung cấp cập nhật, chỉnh sửa thêm mẫu báo cáo yêu cầu người sử dụng [Type text] [Type text] [Type text]-4- 1.2 CÁC PHÂN HỆ KẾ TOÁN CƠ BẢN TRÊN PHẦN MỀM 1.2.1 Mơ hình kế tốn quản trị tổng thể doanh nghiệp Bài tốn quản trị • • • Bài toán quản lý Kế hoạch (Budget) Điều hành (Management) Kế tốn (Accouting) • • • Câu hỏi đặt • • • Quản lý đối tượng (Object)? Xảy đâu (Where) ? Xảy (When) ? [Type text] [Type text] • • Lượng hóa:  Tiến độ: Đơn hàng, Kế hoạch  Nhập Xuất Tồn: Tiền, Công nợ, Kho Trạng thái: CRM, Nhật ký Kho:  Tách: Định mức, Phân bổ  Gộp: Lắp ráp Mã hóa: Tránh bất đồng ngơn ngữ Đồng dạng: Tương đối, tuyệt đối [Type text]-5- 1.2.2 Kế toán mua hàng cơng nợ phải trả 1.2.2.1 Quy trình hạch tốn [Type text] [Type text] [Type text]-6-  Mô tả quy trình mua hàng  Nhân viên mua hàng - Tiếp nhận đề nghị mua hàng từ  Thủ kho - Nhận hàng kiểm kê, đánh giá phận có yêu cầu - Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng hàng mua • Nếu hàng nhận số lượng, sở báo giá nhận - Lập đơn hàng mua hợp đồng chất lượng: Tiến hành nhập kho • Nếu hàng nhận khơng số mua với nhà cung cấp - Làm thủ tục toán sau hàng mua nhập kho lượng, chất lượng theo phiếu giao hàng: Thông báo lại cho phận mua hàng  Kế toán - Căn lượng hàng thực tế nhập  Thủ quỹ - Thực chi tiền theo phiếu chi kho, xem xét đến yếu tố giảm kế toán gửi sang trường hợp giá hàng mua, trả lại hàng mua toán tiền mặt - Ghi sổ quỹ tiền mặt theo số tiền (nếu có) để lập phiếu nhập mua hàng ghi sổ kế toán vật tư - Thực thủ tục tốn: • Trường hợp tốn kế toán lập phiếu chi gửi qua thủ quỹ chi tiền lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng • Trường hợp khơng tốn kế tốn ghi sổ công nợ để theo dõi công nợ phải trả với nhà cung cấp [Type text] [Type text] thực tế chi  Thực phần mềm kế toán - Kế toán thực nhập chứng từ phân hệ mua hàng vào phần mềm kế toán - Phần mềm tự động cập nhập số liệu vào sổ sách kế toán theo số liệu chứng từ người dùng nhập để lên báo cáo đầu liên quan [Type text]-7- 1.2.2.2 Sơ đồ hạch toán 1.2.2.3 Quy trình thực phần mềm kế tốn [Type text] [Type text] [Type text]-8- 1.2.3 Kế toán bán hàng công nợ phải thu [Type text] [Type text] [Type text]-9- 1.2.3.1 Quy trình hạch tốn [Type text] [Type text] [Type text]-10-