Nhập môn quản lý dự án công nghệ thông tin, Xác lập nội dung dự án, các công cụ quản lý dự án, Kiểm tra triển khai dự án. Giáo trình từ cơ bản đến nâng cao giúp sinh viên học tập hiệu quản hơn trong thời đại 4.0
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THƠNG TIN GIÁO TRÌNH MƠN: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Giáo viên biên soan: Trần Thị Mai Oanh Hà Nội, 2013 MỤC LỤC Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin Khái niệm dự án, quản lý dự án công nghệ thơng tin Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần phảithực theo phương pháp riêng, khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thểnhằm tạo sản phẩm Từ cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định đểtạo sản phẩm Theo PMBOK® Guide 2000, p 4, dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo ramột sản phẩm dịch vụ nhất” Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào đặc tính: Nỗ lực tạm thời: dự án có điểm bắt đầu kết thúc cụ thể Dự án kết thúc đạt mục tiêu dự án dự án thất bại Sản phẩm dịch vụ nhất: điều thể có khác biệt so với sản phẩm, dịch vụ tương tự có kết dự án khác Tóm lại định nghĩa câu: Dự án chuỗi công việc (nhiệm vụ,hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách Dự án CNTT CNTT = Phần cứng + Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm người Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước chăm sóc khách hàng Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh Quản lý Dự án gì? Phương pháp quản lý dự án lần đầu áp dụng lĩnh vực quân Mỹ vàonhững năm 50 kỷ trước Các lực lượng thúc đẩy phát triển phương pháp quản lý dự án là: Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày “khắt khe, khó tính” với hàng hố,dịch vụ, dẫn tới gia tăng độ phức tạp quy trình tổ chức , quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm, dịch vụ Kiến thức người không ngừng phát triển tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dựán để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6) Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian,nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúngthời hạn, phạm vi ngân sách duyệt đạt yêu cầu đãđịnh kỹ thuật, chấtlượng sản phẩm, dịch vụ, phương pháp điều kiện tốt cho phép Mục tiêu quản lý dự án Mục tiêu quản lý dự án nói chung hồn thành cơng việc dự án theo đúngyêu cầu kỹ thuật chất lượng, phạm vi ngân sách duyệt theo tiến độ thời gian cho phép Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể chi phí, nguồn nhân lực …) chất lượng cóquan hệ chặt chẽ với Tầm quan trọng mục tiêu khác dự án,giữa thời kỳ dự án, tựu chung, đạt tốt mục tiêu thườngphải “hy sinh”, hai mục tiêu Cụ thể, trình quản lý dự án thường diễnracác hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án việc hy sinh mục tiêu đểthực tốt mục tiêu ràng buộckhông gian thời gian Nếu công việc dự ándiễn theo kế hoạch khơng phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khách quan, chủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi kỹ quan trọng nhà quản lý dự án Tác dụng quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi hợp tác chặtchẽ, kết hợp hài hoà nguồn lực hạn hẹp nên chất là: Liên kết tất hoạt động, công việc dự án Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó nhóm quản lý dự án với khách hàng nhà cung cấp đầu vào cho dự án Tăng cường hợp tác thành viên rõ trách nhiệm thành viên tham gia dự án Tạo điều kiện sớm phát khó khăn, vướng mắc phát sinh điều chỉnh kịp thời trước thay đổi điều kiện khơng dự đốn Tạo điều kiện cho việc đàm phán bên liên quan việc giải bất đồng cục Tạo sản phẩm dịch vụ có chất lượng cao Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án có mặt hạn chế Những mâu thuẫn docùng chia nguồn lực đơn vị; quyền lực trách nhiệm nhà quản lý dự ántrong số trường hợp không thực đầy đủ; vấn đề hậu dự án điểm cần đượckhắc phục với phương pháp quản lý dự án CNTT Người quản lý dự án tiêu chuẩn chọn lựa Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm trong: + Quản lý tổng quát + Lãnh vực ứng dụng dự án + Các kỹ cần thiết nhà quản lý dự án: Kỹ lãnh đạo: Lãnh đạo kỹ để nhà quản lý dự án đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm thực dự án Đây kỹ quan trọng Nó địi hỏi nhà quản lý dự án có phẩm chất cần thiết, có quyền lực định để thực thành công mục tiêu dự án Kỹ lập kế hoạch kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải người chịu trách nhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ khách hàng Vì vậy, nhà quản lý dự án phải có kỹ lập lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hoànthành Đồng thời, nàh quản lý dự án phải biết thiết lập quy trình hệ thống để đánh giá kiểm sốt mức độ thành cơng bảng kế hoạch Kỹ giao tiếp thông tin quản lý dự án: Nhà quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống hoạt động phận chức quan liênquan để thực công việc dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ giao tiếp Nhà quản lý dự án phải có kiến thức, hiểu biết cơng việc phịng chức năng, có kiến thức rộng số lĩnh vực kỹ thuật Nhà quản lý dự án cần giỏi kỹ thông tin, truyền thông, kỹ chia sẻ thông tin thành viên dự án nhữngngười liên quan trình triển khai dự án Kỹ thương lượng giải khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án qtrình thực trọng trách có quan hệ với nhiều nhóm Đồng thời, vớisự phát triển tổ chức dự án, trách nhiệm nhà quản lý dự án ngày tăng nhưngquyền lực họ cấp không tương xứng Do thiếu quyền lực, bắt buộc nhà quảnlý phải có kỹ thương lượng giỏi với nhà quản lý cấp người đứng đầu phận chức chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa quan tâm, ủng hộ củacấp trên, người đứng đầu việc giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án Kỹ tiếp thị quan hệ khách hàng: Một nhiệm vụ quan trọng nhà quản lý dự án trợ giúp đơn vị, doanh nghiệp hoạt động Marketing Làmtốt công tác tiếp thị giúp đơn vị giữ khách hàng tại, tăng thêm khách hàng tiền Kỹ định: Lựa chọn phương án cách thức thực công việc dự án định quan trọng, đặc biệt điều kiện thiếu thơng tin cónhiều thay đổi, biến động Để định kịp thời cần nhiều kỹ tổng hợp nhà quản lý như: kỹ tổ chức bao gồm lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích; kỹ xây dựng nhóm thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội kỹ côngnghệ liên quan đế n kinh nghiệm, kiến thức dự án Cấu trúc nhân nhóm dự án phần mềm Các dạng tổ chức Các dạng tổ chức cấu trúc mà thơng qua công ty tổ chức hoạt động hàng ngày để tối ưu hố hiệu Có ba dạng tổ chức theo chức năng, ma trận theo dự án Chúng có đặc điểm sau: Đặc điểm Các dạng tổ chức − Mỗi phận chịu trách nhiệm thực tập hợp hoạtđộng cụ thể, thường xuyên, tương đối ổn định Cấu trúc chức − Nhiều người thực dạng hoạt động − Báo cáo theo thứ bậc, báo cáo cá nhân với nhà quản lý riêng − Chức giám đốc dự án tương đối thấp so với chức giám đốc chức − Các cá nhân báo cáo lên theo thứ bậc chức năng, họ báo cáo theo chiều rộng với từ giám đốc dự án trở lên − Trong số tổ chức, sơ đồ báo cáo theo ma trận hình thức tồn lâu dài Cấu trúc ma trận − Trong dự án có cấu trúc ma trận ma trận tạm thời − Cấu trúc ma trận mơ tả hội tụ yếu, cânbằng hay hội tụ mạnh phụ thuộc vào chức tương đối giám đốc dự án so với giám đốc chức − Giám đốc dự án đội dự án nòng cốt hoạt động đơn vị tổ chức hoàn toàn độc lập với tổ chức mẹ (tổ chức truyền thống) Cấu trúc theo dự án − Trong số tổ chức, cấu trúc dự án tuý Hay “dự án tuý” bao gồm hệ thống tự hỗ trợ, chẳng hạn phòngnhân hay phòng thu mua riêng Trong tổ chức khác,cấu trúc dự án tuý lại chia sẻ hệ thống hỗ trợ với tổ chức mẹ Chức cấu trúc tổ chức Chức chức giám đốc dự án thơng qua dự án Điều minh hoạ hình Phải lưu ý cấu trúc chức tuý chức giám đốc dự án tuơng đối thấp so với giám đốc chức cấu trúc theo dự án hồn tồn ngược lại Biểu đồ tổ chức Biểu đồ tổ chức minh họa cấu trúc tổ chức dự án Mục đích mối quan hệ đạo, quản lý báo cáo dự án mối quan hệ dự án tổ chức mẹ Một vài tổ chức sử dụng cấu trúc tổ chức phân cấp chi tiết (OBS) để minh họa tổ chức theo chức chịu trách nhiệm dạng công việc khác dự án Công bố cấu trúc OBS sớm dự án có lợi Thứ OBS chưa phù hợp làm xuất mâu thuẫn hay lầm lẫn vai trò dự án thứ tạo động lực thúc đẩy tinh thần trách nhiệm thành viên dự án OBS phù hợp Chương 2: Xác lập nội dung dự án Xác định mục đích mục tiêu dự án Dự án có mục đích, kết rõ ràng: Tất dự án thành công phải có kết quảđược xác định rõ ràng nhà chung cư, hệ thống mạng q uan bạn, hệthống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp n hiệm vụ cần thực hiện, nhiệm vụ cụ thể thực thu kết độc lập tập hợp kết quảđó tạo thành kết chung dự án Các kết q uả theo dõi, đánh giá hệ thống tiêu chí rõ ràng Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác quản lý, thực sở đảm bảo thống tiêu thời gian, nguồn lực (chiphí) chất lượng Thời gian tồn dự án có tính hữu hạn: dự án sáng tạo 10 Tên dự án: Tên dự án: Thời gian bắt đầu - hoàn thành: Được duyệt: Thực hiện… Thời gian bắt đầu - hoàn thành: Được duyệt: Thực hiện… I/ Nguồn vốn: Đơn vị tính: đồng Thực Tên nguồn vốn Theo Quyết định đầu tư Đã toán Chênh lệch Tổng cộng - Vốn NSNN - Vốn TD ĐTPT Nhà nước - Vốn TD Nhà nước bảo lãnh - Vốn ĐTPT đơn vị -… II/ Tổng hợp chi phí đầu tư đề nghị tốn: STT Nội dung chi phí Dự tốn duyệt Tổng số Xây dựng Thiết bị 38 Đơn vị: đồng Tăng, giảm Đề nghị so với dự toán toán Quản lý dự án Tư vấn Chi khác III/ Chi phí đầu tư khơng tính vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư: IV/ Giá trị tài sản hình thành qua đầu tư: ST T Nhóm Giá trị tài sản (đồng) Thực tế Quy đổi Tổng số Tài sản cố định Tài sản lưu động V/ Thuyết minh báo cáo tốn 1- Tình hình thực dự án: - Những thay đổi nội dung dự án so với định đầu tư duyệt.: + Quy mô, kết cấu cơng trình, hình thức quản lý dự án, thay đổi Chủ đầu tư, hình thức lựa chọn nhà thầu, nguồn vốn đầu tư, tổng mức vốn đầu tư + Những thay đổi thiết kế kỹ thuật, tổng dự tốn duyệt 2- Nhận xét, đánh giá q trình thực dự án: - Chấp hành trình tự thủ tục quản lý đầu tư xây dựng Nhà nước - Công tác quản lý vốn, tài sản trình đầu tư 3- Kiến nghị: , ngày tháng năm Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) 39 Chủ đầu tư (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Chương 5: Kiểm tra triển khai dự án Phương pháp thu thập thông tin dự án phương pháp đánh giá hi ện trạng dự án Khả đáp ứng yêu cầu vượt trội chất lượng mong muốn gọi Chất lượng.Vậy chất lượng mức độ hài lịng tập hợp đặc tính (của sản phẩm/dịch vụ tạo từ dự án) dùng để đáp ứng yêu cầu (từ phía tổ chức /khách hàng ) Làm để đảm bảo tiến trình có chất lượng, sản phẩm có chất lượng ? Vấn đề quan trọng việc đảm bảo chất lượng chuyển mong muốn, kỳ vọng stakeholder thành yêu cầu thức cho dự án Sự cam kết thỏa mãn yêu cầu cần làm thỏa mãn mong muốn cách gia tăng khối lượng cơng việc q sức làm kiệt sức nhóm dự án, khơng kiểm sốt lỗi phải làm lại Hệ thống quản lý chất lượng dựa tiêu chuẩn thủ tục mà dự án lẫn tổ chức /khác hàng phải tuân thủ để bảo đảm chất lượng cho tiến trình sản phẩm chuyển giao Quản lý chất lượng bao gồm tiến trình quản lý bản: hoạch định chất lượng, bảo đảm chất lượng kiểm soát chất lượng - Hoạch định chất lượng : Xác định tiêu chuẩn chất lượng có liên quan đến dự án, làm để thõa mãn tiêu chuẩn Các yêu cầu thay đổi để thoỏa mãn tiêu chuẩn chất lượng làm cho dự án phải hiệu chỉnh lại chi phí kế hoạch thực - Bảo đảm chất lượng :Áp dụng kế hoạch chất lượng hoạch định để bảo đảm cho dự án làm hết tất tiến trình cần thiết hoạch định + Phân tích tiến trình: để nhận biết tiến trình dư thừa vơ ích tốn, u cầu, kết mong muốn dự án dựa thông tin: ranh giới tiến trình, cấu hình tiến trình, diễn biến trạng thái tiến trình + Đánh giá chất lượng: xem xét lại cách khách quan có cấu trúc tiến trình dự án để biết chúng có tuân thủ quy tắc quản lý tổ chức hay không, đồng thời xác định tín hiệu hiệu sách, thủ tục quy trình để sửa đổi cho phù hợp Cải tiến hoạt động dự án phải gắn liền với giảm chi phí tăng mức độ chấp nhận sản phẩm/ dịch vụ 40 Kiểm tra chất lượng: Giám sát kết thực có bảo đảm tiêu chuẩn chất lượng hay không, xác định cách hạn chế nguyên nhân gây sản phẩm chất lượng để thay đổi cách thực hiện, cần Phương pháp tổ chức hội thảo Khái niệm: Hội thảo thảo luận số vấn đề có tính khoa học, lý luận thực tiễn đặt Mục đích hội thảo làm sáng tỏ sở lý luận, sở thực tiễn vấn đề, đề xuất, kiến nghị dự báo vấn đề cách có sở khoa học Nội dung hội thảo sinh viên xuất phát từ nhu cầu bách sống sinh viên, từ địi hỏi cơng tác Hội phong trào sinh viên, giúp cấp Hội định hướng phương pháp giải khó khăn đặt Phương pháp tổ chức hội thảo: Chuẩn bị nội dung: - Thông báo nội dung hội thảo để sinh viên chuẩn bị ý kiến thu thập tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo - Chuẩn bị đề dẫn Ban Tổ chức Đề dẫn cần ngắn gọn, đọng, có tính chất bao qt gợi ý vấn đề cần thảo luận - Căn vào chủ đề phân cơng tham luận hội thảo Phần thảo luận sinh hoạt có tính khoa học, tham luận chuẩn bị cần có khoa học, có biểu mẫu thống kê, điều tra xã hội học, số liệu, tư liệu, dẫn chứng minh họa, chứng minh cho quan điểm khoa học Chuẩn bị nhân sự: * Nhóm chuẩn bị nội dung: Nhóm có trách nhiệm chuẩn bị nội dung hội thảo, như: + Lựa chọn, đề xuất chủ đề hội thảo, nội dung tham luận + Xây dựng đề dẫn hội thảo 41 + Phối hợp đặt tham luận Với lĩnh vực nên lựa chọn cá nhân, tập thể tiêu biểu lĩnh vực để chuẩn bị tham luận Tham luận hội thảo yêu cầu phải khoa học, hợp lý có tính thuyết phục cao nên cần chuẩn bị kỹ lưỡng Việc lựa chọn, đặt tham luận phải tiến hành sớm, cẩn thận khách quan + Biên tập kỷ yếu hội thảo + Xây dựng Chương trình hội thảo * Nhóm chuẩn bị tổ chức: - Chịu trách nhiệm chuẩn bị điều kiện đảm bảo để tổ chức hội thảo, như: + Liên hệ địa điểm tổ chức điều kiện đảm bảo + Kết hợp nhóm chuẩn bị nội dung xây dựng chương trình, kịch điều hành chi tiết buổi hội thảo + Phân công người làm cơng tác tổ chức, dẫn chương trình, thư ký, phụ trách công tác hội trường, phụ trách tiết mục văn nghệ (nếu có) + Kết hợp nhóm chuẩn bị nội dung lên danh sách liên hệ mời đại biểu, khách mời người chủ trì hội thảo Chuẩn bị điều kiện tổ chức: - Lập dự trù kinh phí nguồn kinh phí tổ chức hội thảo Lựa chọn thời điểm tổ chức để đảm bảo số lượng người tham gia theo yêu cầu, có chất lượng đảm bảo tính thời chủ đề - Kiểm tra địa điểm tổ chức: + Về không gian: Hội trường (Hội thảo nên tổ chức khoảng 100 người, kê bàn ghế hình chữ U), bàn chủ tọa, bục phát biểu có đảm bảo khơng + Về trang trí: Thơng thường, hội thảo, trang trí khánh tiết cần giản dị, đầy đủ, tránh cầu kỳ không cần thiết cẩu thả, sơ sài + Về ánh sáng, âm thanh: Cần chuẩn bị tốt ánh sáng để đại biểu đọc rõ tài liệu âm quan trọng, micro phải đầy đủ linh hoạt để 42 người tham gia hội thảo chủ động phát biểu ý kiến, chất lượng âm tốt + Lưu ý: Các báo cáo viên sử dụng bảng biểu, hình ảnh minh hoạ, trước hội thảo diễn cần nắm bắt rõ hình thức trình bày báo cáo viên để chuẩn bị khơng gian trưng bày máy chiếu Over head, Projector Chương trình buổi hội thảo: - Ổn định tổ chức - Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu - Trình bày đề dẫn hội thảo Thảo luận: Phần thảo luận sinh hoạt có tính khoa học Các tham luận phải đề cập từ nhiều góc độ Trong q trình thảo luận cần có phản biện để làm sáng tỏ vấn đề cách khách quan, biện chứng phải lấy thực tiễn làm thước đo chân lý - Tổng kết hội thảo: Khẳng định vấn đề hội thảo trí, sở nêu đề xuất kiến nghị cách giải vấn đề Những vấn đề chưa khẳng định cần hướng cho thành viên dự hội thảo tiếp tục suy nghĩ, nghiên cứu, đồng thời bám sát thực tiễn sống để điều chỉnh quan điểm Phương pháp quản lý rủi ro Trong hầu hết tổ chức, người quản lý dự án thường thấy hoạt động mơi trường động quản lý với tài nguyên hạn chế Số rủi ro, hay tổn thất tiềm cao Những tổn thất thường có tác động tiêu cực tới dự án thời gian lịch biểu, ngân sách, chất lượng hay tổ hợp lĩnh vực Người quản lý dự án muốn ngăn chặn tổn thất mà cách tốt để làm điều kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro bao gồm việc nhận diện hoạt động đe dọa (các kiện không mong muốn) với họ Điều gọi phân tích rủi ro Người quản lý phải xác định xác suất xuất đe dọa tác động kỹ thuật, vận hành kinh tế lên tổ chức, điều gọi trình đánh giá rủi ro Người quản lý dự án xác định biện pháp cần tiến hành để ngăn cản đe dọa khỏi xuất hay để làm giảm nhẹ tác động đe dọa, điều gọi quản lý rủi ro Ưu điểm kiểm soát rủi ro có nhiều Bằng việc nhận diện hoạt động găng đe dọa với chúng, người quản lý dự án sửa đổi lại ước lượng thời gian chi phí tương ứng Họ tập trung nỗ lực vào 43 hoạt động găng để đảm bảo tác động tối thiểu lên dự án Họ khái lược rủi ro tổng thể dự án Và kết tự chuẩn bị cho phương án đối phó với tương lai khơng chắn Cuối họ dùng kiểm sốt rủi ro để phát triển kế hoạch dự phịng tin cậy, hữu dụng Khi thực kiểm soát rủi ro, nên khuyến khích tham gia tất người tham dự then chốt vào dự án… Việc đưa vào đầy đủ phù hợp người có khả tương ứng với khác biệt việc kiểm sốt rủi ro tin cậy vơ dụng Việc thiếu họ có nghĩa khơng xác định hoạt động găng đe dọa tương ứng Cũng nên xác định hoạt động quan trọng nhận diện tất đe dọa tiềm cho hoạt động Những hoạt động hay khơng thể hoạt động đường găng Phân tích làm cho người quản lý dự án phải sửa lại logic lịch biểu để phản ánh tầm quan trọng hoạt động Người quản lý nên dùng sổ nhật ký kiểm soát rủi ro bảng : Hoạt động tới hạn (hoạt động găng) Tác động Xác suất Đe dọa Nhật ký kiểm soát rủi ro nên dùng để xây dựng kế hoạch dự phòng giải đe dọa cho hoạt động Găng Những kế hoạch nên giảm bớt hay khử bỏ tác động rủi ro cho hoạt động Găng Kiểm soát rủi ro khơng khử bỏ rủi ro, đơn giản giúp người quản lý dự án xác định rủi ro quan tron với hầu hết hoạt động quan trọng Người quản lý dự án khơng nhận diện tất rủi ro Về chất, tất điều họ làm giảm thiểu số lượng tác động rủi ro Mức độ kiểm soát rủi ro phụ thuộc nhiều vào khối lượng công việc, thời gian nỗ lực mà người quản lý sẵn lịng dành để làm Họ bị ngập chìm số thống kê xác suất tính tốn tác động tài tổn thất Mức độ kiểm soát rủi ro nên phụ thuộc vào quy mô tầm quan trọng dự án Hiển nhiên dự án lớn quan trọng yêu cầu người quản lý dự án kiểm soát rủi ro phải thật khoa học Bảng đánh giá rủi ro theo hành động : Hoạt động Găng Đe dọa Tác động (H, M, L) 44 Xác suất (1) (2) (3) (4) Trong : (1) : Tên nhiệm vụ cần thực (2) : Hành động cản trở hay làm dừng tiến triển nhiệm vụ (3) : Mức độ theo đe dọa ảnh hưởng tới nhiệm vụ Điều chỉnh kế hoạch dự án Khi điều chỉnh kế hoạch dự án cần nghi nhớ nội dung sau: Kế hoạch thực dự án chi tiết hóa kế hoạch quản lý dự án dùng để cấp nguồn lực dự án cho công việc dự án Kế hoạch điều chỉnh phải thõa mãn yêu cầu sau đây: - Chi tiết đến công việc quản lý - Các công việc dự án phân công đến cá nhân, để họ biết rõ tất cần làm cho dự án - Các công việc phải phù hợp với tất kế hoạch quản lý (chất lượng, thời gian, chi phí,…) nêu BPP, để đảm bảo tính khả thi dự án (nguồn lực cấp phát đủ kịp thời cho công việc) - Các phương pháp đánh giá kết thực (ví dụ: báo cáo kết quả) thiết lập với kế hoạch thực hiện, lập sưu liệu để kiểm soát tiến triển dự án Phương pháp chung quản lý thay đổi Quản lý yêu cầu thay đổi quan trọng việc ngăn chặn thay đổi ngồi ý muốn khơng đáng phạm vi dự án, gọi bùng phát phạm vi Nếu quy trình quản lý thay đổi nặng nề cồng kềnh người làm hỏng Nếu quy trình thay đổi q lỏng lẻo dự án ngồi kiểm sốt Trong suốt quy trình khởi tạo dự án, trọng tâm nên đảm bảo thủ tục quản lý thay đổi đặt vị trí Các nguyên tắc giúp đảm bảo thủ tục thích hợp Quản lý thay đổi phải tuân theo nguyên tắc sau : Thứ nhất, cố gắng để giữ tất yêu cầu thay đổi : + Xác lập mẫu yêu cầu thay đổi dễ sử dụng giữ thông tin ai, gì, đâu, + Xác lập sổ ghi thay đổi cho phép nắm bắt thay đổi theo yêu cầu 45 + Chấp nhận số thu yêu cầu thay đổi cách thích hợp Thứ 2, sử dụng giác quan thông thường chọn lọc yêu cầu thay đổi : + Từ chối yêu cầu thay đổi khơng thể xảy (ví dụ chạy chương trình Exchange tảng Oracle) + Từ chối yêu cầu thay đổi cần cho thay đổi vận hành phần dự án (ví dụ tăng tiền lương) + Từ chối yêu cầu thay đổi cần cho thay đổi sở vật chất phần dự án (ví dụ bàn làm việc máy tính xách tay) Thứ 3, đảm bảo thay đổi theo yêu cầu giải phạm vi dự án cấu trúc dự án hay kiểm soát : + Thay đổi theo yêu cầu có trọng vào yêu cầu nghiệp vụ, kỹ thuật chức không ? + Thay đổi theo yêu cầu cần cho phần chuyển giao có thêm vào hay khơng ? + Thay đổi theo yêu cầu có cần cho thay đổi phần chuyển giao dự án hay khơng ? Điều cần phải thương lượng với khách hàng trước chấp thuận Thứ tư, đảm bảo ảnh hưởng thay đổi phác thảo rõ ràng : + Ảnh hưởng thay đổi lên lịch trình + Ảnh hưởng thay đổi lên chi phí + Ảnh hưởng thay đổi lên chất lượng + Ảnh hưởng thay đổi lên tính Thứ năm, đưa người thích hợp tham gia : + Nếu thay đổi có tác động nhỏ giám đốc dự án có quyền phê duyệt + Nếu thay đổi thiết thực khơng tác động tới chi phí hay lịch trình tham gia nhà tài trợ khơng thích hợp + Nếu thay đổi lớn đưa đối tượng liên quan dự án, nhà tài trợ, đội dự án tham gia vào định Thứ 6, đảm bảo yêu cầu thay đổi cấp phép thức trước tiếp tục :lấy chữ ký nhà tài trợ báo cáo ảnh hưởng tất 46 yêu cầu thay đổi lớn Thứ 7, đảm bảo tất đối tượng liên quan đến dự án chính/đội ngũ thành viên thơng báo cách giải thay đổi thay đổi diễn Thứ 8, đảm bảo lịch trình, kinh phí hay đặc điểm kỹ thuật dự án điều chỉnh để phản ánh thay đổi cho phép Mục đích quản lý thay đổi để tạo thay đổi cách thức làm tối thiểu hóa tác động tiêu cực lên suất Một bước quản lý thay đổi chuẩn bị cho người thay đổi Điều có nghĩa khơng làm cho họ ngạc nhiên hay cảnh giác Có nhiều cách để chuẩn bị cho người thay đổi Trước hết nên có gắng có tham dự người bị ảnh hưởng thay đổi Hơn nữa, cố gắng trao đổi cởi mở lẫn phân cấp quản lý, dây chuyền huy sau với khách hàng Hãy nói thẳng với bên thay đổi Bên cạnh chuẩn bị cho người kế hoạch Tránh làm ngạc nhiên để loại trừ kháng cự Phải thuyết phục thay đổi Mọi người chấp nhận thay đổi họ nhận lợi ích vấn đề chi phí để trì ngun trạng Việc thuyết phục có hiệu làm cho người nghĩ họ cần thay đổi Có thể dùng áp lực ngang quyền để thiết lập thay đổi Có thể người tham dự dự án chống lại thay đổi dự án Họ làm gây chướng ngại cho thay đổi Việc dùng áp lực ngang quyền thường biến chuyển tâm trí bướng bỉnh Nếu người khác ủng họ cho thay đổi, để họa thuyết phục Nếu chống đối tiếp tục, làm điều mà hầu hết người làm đối diện với tường gạch ; vịng qua đập vỡ Cũng phải nhận việc thay đổi yêu cầu bên tham dự : tổ, cấp quản lý, khách hàng Khơng có hỗ trợ họ thực thay đổi khó khăn Cuối cùng, nhớ việc quản lý thay đổi tốt địi hỏi chơi trị trị Một thay đổi tỏ tốt theo nghĩa kỹ thuật, hợp lý Nhưng điều khơng đủ để thực thay đổi có hiệu Phải nhận thay đổi có hiệu bao gồm vai trị Có vai trị cần giải với việc quản lý thay đổi : mục tiêu thay đổi, người tài trợ thay đổi tác nhân thay đổi Mục tiêu thay đổi, người, nơi chốn, tổ chức, hay vật, đối tượng 47 thay đổi Mục tiêu thay đổi đáp ứng cho thay đổi mức độ biến thiên Mục tiêu thay đổi khách hàng hay tổ dự án Trong số hồn cảnh, quản lý cấp cao Người tài trợ thay đổi hay nhiều người hay tổ chức Nó cung cấp sức lực để thực thay đổi Người tài trợ trợ giúp việc cơng bố hỗ trợ cho thay đổi Về bản, người tài trợ thay đổi tới từ quản lý cấp cao Tác nhân thay đổi, người, nhóm hay tổ chức Nó thực tế lập kế hoạch, tổ chức thực thay đổi, làm việc chất xúc tác cho thay đổi Người quản lý dự án, vị trí mình, thường tác nhân thay đổi 48 Chương 6: Tổng kết dự án Các thông tin cần cho tổng kết dự án Thứ nhất, xác nhận trạng thái kết thúc dự án, bao gồm: + Đã hoàn thành mục đích mục tiêu dự án + Đã hồn thành kết quản cuối mơ tả tài liệu phạm vi + Đã thỏa mãn tiêu chuẩn hoàn thành dự án + Tất vấn đề giải + Đã tiến hành thay đổi cần thiết Thứ 2, chuân bị báo cáo hoàn thành dự án nội dung báo cáo hoàn thành dự án, bao gồm: Tổng quan dự án: • Mục tiêu, tổng quan hệ thống • Lịch hiệu thực tế • Tổ chức hệ thống • Những kết • Quy mơ phát triển • Tải việc, ước lượng suất hiệu thực, phân tích sai khác chúng • Kỹ thuật công cụ chấp nhận, đánh giá chúng Quản lý dự án: • Phương pháp quản lý, tổ chức, chế đánh giá chúng • Chuẩn hóa, sai khác với kế hoạch khác hiệu thực, đánh giá chúng Đánh giá dự án: • Đánh giá quản lý vận hành dự án • Đánh giá dự án toàn thể pha Đánh giá hệ thống mới: vấn đề lại biện pháp khắc phục, học rút từ dự án Thứ 3, giám định kết người dùng, bao gồm: + Giám định kết cuối cùng: người tài trợ khách hàng giám định kết viết tài liệu thức báo cáo hồn thành giám định + Giải giám định chấp nhận người dùng: tài liệu đặc tả dự án liên quan tới dự án phải chuẩn bị người dùng kiểm chứng lại chúng Thứ 4, báo cáo hoàn thành dự án kết thúc, bao gồm: + Họp báo cáo dự án: họp toàn thể người có liên quan để thơng báo việc hoàn thành dự án + Bản báo cáo hoàn thành dự án: phát báo cáo hoàn thành dự án cho người có liên quan với tài liệu xác nhận việc hoàn thành người dùng giám định Thứ 5, đánh giá sau hoàn thành dự án, bao gồm: + Các mục đánh giá: 49 Mục tiêu lập kế hoạch trạng thái đạt chúng Quản lý dự án tổng thể Dự án tổng thể pha Quản lý rủi ro, quản lý vấn đề quản lý thay đổi + Bài học rút ra: dùng kết đánh giá làm học cho dự án tiếp Thứ 6, thu thập, phân loại phân tích thơng tin hiệu năng, bao gồm: + Chi phí theo ngân sách chi phí thực tế, ước lượng qui mô phát triển qui mô thực tế, mục tiêu chất lượng thực thực tế + Lịch biểu theo kế hoạch thực thực tế, ước lượng suất thực thực tế + Giá trị theo kế hoạch giá trị thực thực tế nhiệm vụ mức chi tiết, pha hệ • • • • Phương pháp tập hợp thông tin tổng kết dự án Để tập hợp thông tin tổng kết dự án cần đưa thông tin sau: Mục tiêu dự án: mục tiêu dự án để giải tất phần khuyết điểm (hoặc hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu dự án phải liên kết với mục tiêu tổ chức thông qua chiến lược phát triển tổ chức - Các yêu cầu dự án: thể đòi hỏi dự án phát sinh từ mục tiêu dự án mà dự án phải đáp ứng đầy đủ cho đạt mục tiêu - Sơ lược phương pháp thực dự án để đạt mục tiêu dự án: bao gồm cách giải yêu cầu trình tự bước thực (tổng quát) - Các giả định (assumptions) phụ thuộc (dependencies) từ phương pháp nêu trên: Giả định giả thiết tình xảy tương lai (thực tế khác với giả định), dùng làm tiền đề lập kế hoạch cho dự án Phụ thuộc: mà dự án cần lại không đủ khả tự giải quyết, phía tổ chức cần trợ giúp cho dự án, chuẩn bị nhận chuyển giao từ dự án - Các chuyển giao (deliverables) mốc đánh giá (milestones) Chuyển giao: sản phẩm, dịch vụ tạo từ dự án để chuyển cho tổ chức sử dụng Mốc đánh giá nội dung đánh giá kết dự án thời điểm xách định trước, để định dự án có thực tiếp hay không, tiếp tục làm - Lợi ích dự án, kinh phí cần thiết để thực dự án - Nơi cấp phát nguồn lực cho dự án (Kinh phí, nhân lực, phương tiện,…) - Người quản lý dự án, vai trị dự án 50 Trình bày học kinh nghiệm Các học kinh nghiệm rút từ: + Các khâu thực dự án + Lựa chọn nhân lực + Quản lý: tổ chức đội dự án, hỗ trợ đội dự án + Cuối cùng, chất lượng dự án Quy trình bàn giao kết dự án 51 Tài liệu tham khảo [1] Ralph L Kliem, Irvin S Ludin, Ken L Robertson, Marcel Dekker, Project Management Methodology - A Practical Guide for the Next Millenium, Inc., 1997 [2] E Wainright Martin et al., Managing Information Technology - What Managers Need to Know, Second Edition, Prentice Hall, 1994 [3] Software Project Management : A Unified Framwork, Walker Royce, AdditionWesley, 1998 [3] William R Duncan, A Guide to the Project Management - Body of Knowledge, PMI Standard Committee, 1996 [4] Roger S Pressman, Software Engineering - A Practitioner's approach, fifth edition McGraw Hill, 2001 52 ...MỤC LỤC Chương 1: Nhập môn dự án công nghệ thông tin Khái niệm dự án, quản lý dự án cơng nghệ thơng tin Dự án gì? Theo quan điểm chung dự án lĩnh vực hoạt động đặc thù, nhiệm vụ cần... cột * Tạo dự án MS Project 2010 18 (1) Xác định thông tin dự án : Sau tạo lập tệp tin lưu thông tin dự án, ta cần thiết lập thông tin cho dự án, điều quan trọng cho việc phát triển dự án sau B1... thuật công cụ chấp nhận, đánh giá chúng Quản lý dự án: • Phương pháp quản lý, tổ chức, chế đánh giá chúng • Chuẩn hóa, sai khác với kế hoạch khác hiệu thực, đánh giá chúng Đánh giá dự án: • Đánh