Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội i. Nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội: 1. Nhận xét về u điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều hớng tới mục đích cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt đợc mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách đi khác nhau, các biện pháp khác nhau. Tuy nhiên, một trong những biện pháp cơ bản đợc nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó là áp dụng các phơng pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng nh điều hành Công ty. Trong các doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện, chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cờng quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những biện pháp góp phần phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu động. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, đây là một vấn đề đã và đang đợc ban lãnh đạo Công ty quan tâm sâu sắc. Qua thời gian thực tập tại Công ty này, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán vật liệu, em thấy có những mặt nổi bật sau: Cùng với sự đi lên của Công ty, kế toán nói chung đặc biệt là khâu kế toán vật liệu đã không ngừng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận đã liên quan. -Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ theo hệ thống tài khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu đã vận dụng tài khoản phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu. -Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đã sử dụng phơng pháp Sổ số d để hạch toán phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty, trình độ của cán bộ kế toán, góp phần nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Đây là phơng pháp khá tốt phát huy đợc nhiều u điểm giúp Công ty nắm vững đợc tình hình nhập- xuất- tồn kho của nguyên vật liệu. -Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty đã tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động của các phân xởng cũnh nh phục vụ tốt công tác quản lý toàn Công ty. -Hệ thống chứng từ ban đầu đợc tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ. Quy trình luân chuyển chứng từ đúng và hợp lý. Bên cạnh đó, số liệu kế toán phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có, sự biến động của vật liệu. -Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do phòng kế hoạch cung tiêu đảm nhiệm với đội ngũ các đội thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm bắt giá cả vật liệu trên thị trờng, trong việc tìm nguồn vật liệu và thu mua các loại vật liệu, đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu để quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. -Kho vật liệu đợc sắp xếp có hệ thống và hợp lý phù hợp với quy mô sản xuất của Công ty nhng vẫn có những khó khăn nhất định. Đội ngũ thủ kho có tinh thần trách nhiệm, tận tụy trong công việc nên việc tổ chức bảo quản vật liệu, cấp phát vật liệu đợc tiến hành tốt. Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ở trên thì công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cũng có những khó khăn và tồn tại nhất định. 2. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty: Bên cạnh những u điểm, Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội vẫn còn một số hạn chế nhất định cần phải đợc cải tiến và hoàn thiện hơn cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng, cụ thể là: *Hệ thống danh điểm vật liệu: Hiện tại Công ty cha xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu chi tiết. Việc lập danh điểm, quản lý vật liệu đơn giản chỉ là việc đánh số thứ tự cho các vật liệu. Vì vậy, việc ghi chép còn cồng kềnh, đôi lúc sự đối chiếu giữa kho và phòng kế toán còn xảy ra nhầm lẫn. Do đó phải xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty. *Đánh giá nguyên vật liệu: Với một doanh nghiệp sản xuất, hoạt động nhập- xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên với giá cả luôn biến động mà Công ty chỉ sử dụng giá thực tế ddể hạch toán hàng ngày. Do đó, việc hạch toán không đảm bảo tính chính xác, kịp thời ảnh hởng tới việc tính giá thành sản phẩm sẽ dẫn đến điều vô lý nh: có trờng hợp vật liệu xuất dùng trong tháng lớn hơn tri giá vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ mà trên thực tế là ngợc lại. Do vậy, kế toán nên sử dụng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày. *Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Việc vận dụng phơng pháp Sổ số d vào công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cha hoàn chỉnh. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất khi giao chứng từ cho kế toán. Nh vậy việc ghi chép sẽ không có hệ thống có thể bỏ sót nhầm lẫn việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán khó khăn, mất nhiều thời gian. *Lập dự phòng: Với số lợng, chủng loại vật liệu nhiều, có khối lợng lớn, giá cả luôn luôn biến động mà Công ty cha thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nguyên vật liệu nên khi có biến động về giá cả nguyên vật liệu làm ảnh hởng tới giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh. *Theo dõi thanh toán với ngời bán: Công ty sử dụng tài khoản 331 để hạch toán cho cả hai trờng hợp: trả tiền ngay và trả chậm nh vậy không đúng với chế độ kế toán và làm tăng công việc của kế toán. Việc theo dõi thanh toán cha chi tiết, cụ thể do Công ty cha sử dụng Sổ chi tiết số 2: Thanh toán với ngời bán. *Tổ chức kho tàng về nhập- xuất vật liệu: Việc sắp xếp, bố trí kho tàng của Công ty tơng đối hợp lý. Nhng với một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích, Công ty không đa vào kho để bảo quản mà để ra ngoài trời. Điều này đã làm cho vật liệu h hỏng, mất phẩm chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần sớm nâng cấp, mở rộng hệ thống kho tàng để việc bảo quản, lu trữ vật liệu đạt hiệu quả chủ quan. II. những vấn đề cần hoàn thiện về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội: Phơng hớng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty là tiếp tục phát huy những u điểm hiện có, tìm giải pháp khắc phục những tồn tại, đảm bảo hạch toán đúng chế độ kế toán Nhà nớc quy định và đáp ứng đợc yêu cầu công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Công ty, dựa trên những kiến thức đã học cùng với sự hớng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản và các cô chú trong Công ty, Em xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp sau: 1. Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty: Hiện nay ở Công ty, vật liệu đợc sắp xếp theo thứ tự từ vật liệu chính đến vật liệu phụ. Điều này có thể gây ra một số cản trở trong việc ghi chép và tìm kiếm một loại vật liệu nào đó. Vì vậy để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu, bộ phận kế toán nên thiết lập hệ thống danh điểm vật liệu của doanh nghiệp dựa trên cơ sở phân loại vật liệu. Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu đợc chia thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu đợc dùng một ký hiệu riêng biệt bằng chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính của từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Ký hiệu đó đợc gọi là số danh điểm vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Mỗi loại vật liệu đợc đánh một mã duy nhất. Sổ danh điểm vật liệu đợc chia thành nhiều phần, mỗi phần dành một số trang để ghi cho từng loại nguyên vật liệu. Ví dụ: Ta có thể quy ớc: TK 1521: Nguyên vật liệu chính. TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. Trong đó nguyên vật liệu chính lại có thể chia ra nh sau: TK 1521. A01: Dây đồng 2,6 ly. TK 1521. A02: Nhựa hạt PVC. TK 1521. A03: Nhựa bột. TK 1521. A04: Dầu DOP. . Nguyên vật liệu phụ có thể danh điểm nh sau: TK 1522. A01: Dây đồng đỏ 0,55. TK 1522. A02: Thép gió. TK 1522. A03: Bìa cách điện. TK 1522. A04: Que hàn. Trong điều kiện của Công ty hiện nay, việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, là điều kiện để hạch toán kế toán trên máy vi tính. Việc xây dựng sổ danh điểm vật liệu sẽ đảm bảo quản lý vật liệu một cách khoa học, tránh nhầm lẫn, đảm bảo cho các bộ phận trong đơn vị phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu, thuận tiện trong công tác hạch toán, giúp ban lãnh đạo nắm bắt đợc giá trị thực tế vật liệu để từ đó có phơng hớng, biện pháp và lập kế hoạch cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng tồn kho. Công ty lập sổ danh điểm theo mẫu sau: Biểu số 17: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Đơn vị tính S T T Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Nhóm Danh điểm 1 1521 1521. A01 Dây đồng 2,6 Kg 2 1521. A02 Nhựa hạt PVC 3 1521. A03 Nhựa bột 4 . 2. Về tính giá nguyên vật liệu: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội sử dụng giá thực tế trong hạch toán chi tiết đối với nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm. Để việc hạch toán đợc nhanh chóng, chính xác, Công ty nên sử dụng giá hạch toán để tính giá nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm xuất dùng nh đối với nguyên vật liệu phụ Công ty đã áp dụng. Công ty nên xây dựng và dùng giá hạch toán ổn định trong một thời gian dài để khắc phục nhợc điểm của việc dùng giá hạch toán mỗi lần nhập nguyên vật liệu, nh vậy sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu. Để tính đợc giá vật liệu xuất dùng trong kỳ, trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại vật liệu: Hệ số giá = Trị giá TT VL tồn đầu kỳ + Trị giá TT VL nhập trong kỳ Trị giá HT VL tồn đầu kỳ + Trị giá HT VL nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất = Giá hạch toán vật liệu xuất x Hệ số giá Trong Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Công ty không có cột giá hạch toán đối với hai tài khoản 152 C và 152 B. Vì vậy, Công ty nên đa vào Bảng kê số 3 cột giá hạch toán cho hai tài khoản này. 3. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Để hoàn thiện hơn nữa, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp Sổ số d đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán, phù hợp với điều kiện của Công ty, kế toán chi tiết nguyên vật liệu nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu để giúp cho kế toán hạch toán nhanh chóng, chính xác hơn. Khi lập phiếu này, trình tự công tác kế toán nguyên vật liệu cần hoàn thiện nh sau: *Thủ kho: -Mở thẻ kho. -Căn cứ phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ kho. -Định kỳ (3 đến 10 ngày) thủ kho làm thủ tục giao nhận chứng từ với kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng loại, từng nhóm vật liệu. *Kế toán vật liệu: -Theo phơng pháp này, kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về mặt giá trị (tiền) theo từng nhóm vật liệu. -Định kỳ kế toán xuống kho để làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất với thủ kho; trớc đó kế toán phải kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho trên các thẻ kho. Thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất đợc thực hiện trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Biểu số 19: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu giao nhận chứng từ nhập Từ ngày đến ngày Kho: Vật t. Nhóm NVL Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Tiền VL C- 152 C Ngời nhận Thủ kho Biểu số 20: Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội. Phiếu giao nhận chứng từ xuất Từ ngày đến ngày Kho: Vật t. Nhóm vật liệu Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Xuất lần 1 Hạn mức Xuất lần 1 Hạn mức Ngời nhận Thủ kho -Sau khi làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ tính giá trên từng phiếu nhập, phiếu xuất bằng cách lấy Số lợng x Đơn giá của từng thứ để ghi vào cột số tiền trên phiếu nhập, phiếu xuất. -Sau đó sẽ tổng hợp số tiền trên các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng nhóm vật liệu, lấy kết quả ghi vào cột số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. -Căn cứ vào số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ nhập để ghi vào phần nhập. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ xuất để ghi vào phần xuất. Nếu khối lợng giao nhận chứng từ quá nhiều có thể lập bảng luỹ kế nhập, xuất. -Trớc khi kết thúc quý, kế toán sẽ chuyển Sổ số d xuống cho thủ kho. Sổ số d đợc đóng tập theo dõi cho cả năm. Thủ kho căn cứ vào số tồn cuối kỳ của từng thẻ kho để ghi vào cột số lợng phù hợp. Ghi xong thủ kho chuyển sổ số d về phòng kế toán, kế toán sẽ tính thành tiền để ghi vào cột số tiền. Tính và ghi xong sẽ tiến hành cộng theo từng nhóm. Sau đó sẽ đối chiếu cột số tiền theo từng nhóm trong sổ số d với cột tồn cuối kỳ trong bảng tổng hợp nhâp, xuất, tồn. Việc cải tiến lại trình tự hạch toán chi tiết vật liệu nh trên sẽ sắp xếp đ- ợc thời gian làm việc của kế toán chi tiết vật liệu để nâng cao hiệu quả công việc, tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho. Hơn nữa, việc phân định lại công việc giữa thủ kho và kế toán một cách hợp lý sẽ giảm bớt số lợng công việc cho kế toán. kết hợp chặt chẽ việc hạch toán vật liệu của thủ kho với việc ghi chép của kế toán. Theo dõi kịp thời sự biến động thờng xuyên của vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng [...]... Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, máy vi tính đã đợc trang bị để phục vụ cho công tác quản lý Đối với công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cha đợc áp dụng trên máy Trong thời gian tới, Công ty nên từng bớc đa kế toán nhập- xuất vật liệu vào máy sẽ giúp cho việc tính toán, tổng hợp số liệu, vẽ bảng biểu nhanh và thuận lợi Do đó, nó làm tăng năng suất làm việc cho kế toán, làm... khả năng áp dụng tại doanh nghiệp nhng đều mong muốn góp phần làm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội Để hoàn thành bản Báo cáo này, em xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Thầy giáo hớng dẫn Nguyễn Ngọc Toản cùng các cô chú phòng tài vụ Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội đã tận tình chu đáo hớng dẫn em Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thuý Hạnh Tài liệu tham khảo -Lý... Kết luận Kế toán vật liệu chiếm một vị trí rất quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất Thông qua kế toán vật liệu sẽ giúp cho các doanh nghiệp quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả góp phần vào việc phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho Công ty Xuất phát từ yêu cầu bức xúc của thực tiễn hiện nay, việc hoàn thiện kế toán nguyên vật. .. trữ vật liệu đạt hiệu quả cao hơn Có một hệ thống kho tàng rộng rãi sẽ giúp cho việc quản lý vật liệu thuận tiện hơn 7 Từng bớc thực hiện kế toán nhập, xuất vật liệu trên máy vi tính: Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời với tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Vì thế, việc đa kế toán vào máy vi tính đã và đang đợc áp dụng ở các doanh nghiệp sản xuất Tại Công. .. để lập bút toán sau: Nợ TK 642 Có TK 159 5 Về theo dõi thanh toán với ngời bán: Hiện nay ở Công ty, TK 331 đợc dùng để hạch toán cho cả hai trờng hợp trả tiền ngay và trả chậm cho ngời bán Hạch toán nh trên là không đúng với chế độ kế toán quy định và làm tăng công việc của kế toán Vì vậy, để giảm bớt công việc ghi chép cho kế toán, Công ty nên hạch toán cho hai trờng hợp nh sau: +Nếu mua hàng trả tiền... bớt khối lợng công việc từ 4050% Nh vậy, kết quả tính toán đợc đa ra phục vụ kịp thời cho việc phân tích đánh giá tình hình sản xuất, cung cấp thông tin cho các cấp lãnh đạo, cho các bên liên quan Dựa trên cơ sở danh điểm vật liệu các kỹ thuật hạch toán, các sổ kế toán, ngời lập trình viết chơng trình cho máy, công việc tiếp theo của kế toán trởng là phân công ngời nhập dữ liệu và báo cáo vật t khi đợc... tin cho yêu cầu quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp thời 4 Lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu: Nh đã nói ở trên, về số lợng, chủng loại vật t nhiều có khối lợng lớn mà giá cả luôn biến động một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả của doanh nghiệp Để hạn chế sự biến động của nguyên vật liệu, giúp cho việc hạch toán đợc dễ dàng, nhanh... Xuất phát từ yêu cầu bức xúc của thực tiễn hiện nay, việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất đang là một vấn đề hết sức cần thiết Trong thời gian thực tập tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, bằng việc vận dụng lý luận khoa học với việc tìm hiểu thực tế Công ty, em đã hoàn thành bản Báo cáo chuyên đề của mình Toàn bộ những nội dung từ lý luận đến thực tiễn đã đề... cứ vào kết quả tính toán trên, lập định khoản trích lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu: Nợ TK 642 Có TK 159 -Sang năm sau vào cuối năm, kế toán sẽ tiến hành lập hai định khoản sau: +Hoàn nhập số trích lập dự phòng giảm giá của năm trớc: Nợ TK 159 Có TK 721 +Sau đó căn cứ vào những vật t thiết bị giảm giá so với giá thị trờng để tính ra tổng số tiền giảm giá của các loại nguyên vật liệu tồn... TK 331 6 Tổ chức kho tàng về nhập, xuất vật liệu: Đối với một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích Công ty nên đa vào kho để bảo quản lu trữ không nên để ngoài trời nh hiện nay sẽ làm cho vật liệu h hỏng, mất phẩm chất Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn Vì vậy, trong thời gian tới Công ty nên sớm nâng cấp hệ thống kho tàng, đồng