Thanh công cụ định dạng bao gồm các lệnh dưới dạng biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu chữ, cỡ chữ, căn lề….. Trong trường hợp thanh công cụ định dạng không hiển thị t[r]
(1)SỞ NỘI VỤ
CHUYÊN ĐỀ II
TIN HỌC VĂN PHÒNG TÀI LIỆU BỒI DƯỠNG
KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHO CÁN BỘ, CÔNG CHỨC XÃ
(2)BÀI 2: MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 1 ĐỀ MỤC 1: Giới thiệu Microsoft Office Excel 2003 (Excel).
Phần mềm Microsoft Office Excel 2003 (trong tài liệu gọi tắt Excel) chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết máy tính cá nhân cài đặt hệ điều hành Windows Đây chương trình bảng tính điện tử đa dụng dùng để tổ chức, tính tốn phân tích liệu
1.1 Khởi động thoát khỏi Excel. 1.1.1 Khởi động Excel.
Để khởi động chương trình Excel, người sử dụng dùng cách sau: Cách 1: Nhấn Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Office Excel 2003.
Hình 1: Khởi động chương trình Excel.
Cách 2: Nháy đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 màn hình desktop.
1.1.2 Thốt khỏi Excel.
Để khỏi chương trình Excel, sử dụng cách sau: Cách 1: Nhấn vào nút góc bên phải
(3)Hình 3: Thốt khỏi chương trình Excel theo Cách 2. 1.2 Giao diện Excel.
Sau khởi động chương trình Excel, giao diện phần mềm hiển thị
Hình 4: Giao diện chương trình Excel. 1.2.1 Thanh tiêu đề (Title bar).
Hình 5: Thanh tiêu đề. Thanh tiêu đề nằm phía hình
(4)1.2.2 Thanh thực đơn (Menu bar).
Thanh thực đơn nằm tiêu đề, có chức cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính
Hình 6: Thanh thực đơn. - Menu File: Chứa lệnh xử lý tệp liệu. - Menu Edit: Chứa lệnh xử lý bảng tính. - Menu View: Chứa lệnh chế độ hiển thị. - Menu Insert: Chứa lệnh chèn đối tượng. Menu Format: Chứa lệnh định dạng.
- Menu Tools: Chứa lệnh hỗ trợ xử lý bảng tính. - Menu Data: Chứa lệnh xử lý liệu.
- Menu Window: Chứa lệnh chế độ hiển thị cửa sổ soạn thảo. 1.2.3 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).
Hình 7: Thanh cơng cụ chuẩn.
Thanh công cụ chuẩn nằm thực đơn, có chức cung cấp nút thao tác nhanh
Trong trường hợp công cụ chuẩn không hiển thị hình, người sử dụng vào Tools \ Customize đánh dấu chọn () vào ô Standard để hiển thị công cụ chuẩn.
1.2.4 Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar).
Hình 8: Thanh cơng cụ định dạng.
Thanh công cụ định dạng bao gồm lệnh dạng biểu tượng để định dạng liệu bảng tính kiểu chữ, cỡ chữ, lề…
Trong trường hợp công cụ định dạng khơng hiển thị hình, người sử dụng vào Tools \ Customize đánh dấu chọn () vào ô Formatting để hiển thị công cụ định dạng
1.2.5 Thanh cơng thức (Formula bar).
Hình 9: Thanh công thức.
(5)1.2.6 Thanh trạng thái (Status bar). 1.2.7 Thanh cuộn.
Trong trường hợp cuộn khơng hiển thị hình, người sử dụng vào Tools \ Options \ View đánh dấu chọn () vào ô:
- Vertical scroll bar: Để hiển thị cuộn đứng (dọc). - Horizontal scroll bar: Để hiển thị cuộn ngang. 1.3 Cấu trúc bên bảng tính (Sheet).
1.3.1 Ơ (Cell).
- Ví dụ hình 10 có địa B4
Hình 10: Địa ơ. 1.3.2 Cột (Column).
Ví dụ Cột B bơi đen hình 11
Hình 11: Cột. 1.3.3 Dịng (Row).
Ví dụ Dịng số bơi đen hình 12
Hình 12: Dịng. 1.3.4 Vùng (Area).
(6)Hình 13: Vùng. 1.4 Bảng tính (Worksheet).
1.5 Di chuyển bảng tính.
PHÍM CHỨC NĂNG
Del xóa ký tự vị trí trỏ (Insert Pointer) Backspace xố ký tự trước vị trí trỏ (bên trái trỏ)
dịch chuyển trỏ sang bên trái ô dịch chuyển trỏ sang bên phải ô
dịch chuyển trỏ xuống ô
dịch chuyển trỏ lên ô
Ctrl + dịch chuyển trỏ cột cuối (cột IV- bảng trắng) Ctrl + dịch chuyển trỏ cột đầu (cột A)
Home dịch chuyển trỏ ô đầu hàng
End + dịch chuyển trỏ ô cuối hàng
Ctrl + PgUp dịch chuyển trỏ đầu bảng tính trước Ctrl +PgDown dịch chuyển trỏ bảng tính sau Page Up dịch chuyển trỏ trang trước Page Down dịch chuyển trỏ trang sau Ctrl + Home dịch chuyển trỏ đầu bảng tính
Ctrl + End dịch chuyển trỏ hàng cuối vùng liệu. Go To (F5) dịch chuyển trỏ ô định (địa ô).
(7)dịch chuyển tới bảng tính cuối cửa sổ 1.6 Giới thiệu địa tương đối, địa tuyệt đối địa hỗn hợp.
1.6.1 Địa tương đối.
Địa tương đối địa có dạng <tên cột><tên hàng>, địa thay đổi theo vị trí thực chép công thức từ ô tới khác
Ví dụ:
A1: Địa tương đối cột A, hàng B1: Địa tương đối cột B, hàng Giả sử công thức ô C1 = (A1+B1)/2
Khi chép sang ô C2 công thức = (A2+B2)/2, chép sang C3 cơng thức = (A3+B3)/2
Hình 14: Sao chép địa tương đối. 1.6.2 Địa tuyệt đối.
Địa giữ ngun, khơng thay đổi q trình chép cơng thức
Ví dụ:
$A$1: Địa tuyệt đối cột A hàng $B$1: Địa tuyệt đối cột B hàng Giả sử công thức ô C1 =($A$1+$B$1)/2
Khi chép sang ô C2 công thức =($A$1+$B$1)/2, chép sang ô C3 công thức =($A$1+$B$1)/2
(8)1.6.3 Địa hỗn hợp.
Địa hỗn hợp địa có dạng $<tên cột><tên hàng> (địa tuyệt đối cột, tương đối hàng) <tên cột>$<tên hàng> (địa tương đối cột, tuyệt đối hàng) Địa thay đổi cách tương ứng theo cột theo hàng
Ví dụ:
$A1: Địa tuyệt đối cột A, tương đối hàng B$1: Địa tương đối cột B, tuyệt đối hàng Giả sử C1 có công thức =($A1+B$1)/2
Khi chép sang ô C2 công thức =($A2+B$1)/2, chép sang ô C3 cơng thức = ($A3+B$1)/2
Hình 16: Sao chép địa hỗn hợp.
√ Lưu ý: Để công thức ô không thay đổi người sử dụng chép cơng thức đó tới khác sử dụng địa tuyệt đối, địa tương đối sử dụng người sử dụng chép cơng thức tới khác mà cơng thức ô thay đổi
2 ĐỀ MỤC 2: Làm việc với bảng tính. 2.1 Tệp bảng tính.
2.1.1 Tạo bảng tính mới. Cách 1: Vào File \ New.
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng đặt cơng cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
2.1.2 Mở bảng tính có sẵn. a Mở bảng tính có sẵn Cách 1: Vào File \ Open.
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng đặt cơng cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Sau thao tác ba cách hộp thoại Open mở ra, di chuyển đến thư mục chứa tệp tin muốn mở, thực bước sau:
Bước 1: Chọn tệp tin muốn mở
(9)Hình 17: Hộp thoại mở bảng tính.
√ Lưu ý: Excel cho phép lưu tối đa tệp tin thao tác trước đó.
Người sử dụng thiết lập sau: Vào Tools \ Options \ General sau chọn vào
2.2 Ghi tệp bảng tính. 2.2.1 Ghi bảng tính lần đầu. Cách 1: Vào File \ Save.
Cách 2: Nháy chuột vào biểu tượng đặt công cụ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Sau thao tác ba cách tên bảng tính có sẵn ổ đĩa hệ thống tự động lưu lại Nếu tên bảng tính chưa có ổ đĩa hộp thoại Save thực bước sau:
Bước 1: Chọn thư mục để lưu tệp tin
(10)Hình 18: Hộp thoại ghi tệp bảng tính.
2.2.2 Ghi bảng tính với tên khác. Vào File \ Save As.
2.3 Đóng tệp bảng tính. Cách 1: Vào File \ Close.
Cách 2: Nhấn nút góc bên phải hình
Hình 19: Hộp thoại đóng bảng tính.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ W Ctrl+F4. 2.3.1 Nhập liệu ô tuân theo quy luật. - Chuỗi số với bước nhảy
Đưa trỏ ô miền, gõ vào số bắt đầu
(11)Hình 20: Nhập liệu với chuỗi số với bước nhảy 1. 2.3.2 Nhập liệu kiểu công thức.
- Phải bắt đầu dấu = dấu +, −
- Khi cần lấy số liệu nháy chuột vào gõ vào địa Ví dụ: Cho bảng liệu sau:
Để tính Lương theo cơng thức: Lương = (Số NC x Tiền Ngày) làm theo bước sau :
+ Chọn miền E2:E7 (vì cơng thức tính miền giống nhau: lấy số cột C nhân với số cột D)
+ Gõ vào dấu =
+ Trỏ chuột vào ô C2, nháy chuột trái (hoặc gõ C2) + Gõ dấu *
+ Trỏ chuột vào ô D2, nháy chuột trái (hoặc gõ D2) Tại ô E2 công thức xuất = C2*D2
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ↵ Tại từ E2 đến E7, Excel cho kết tính Lương người
(12)2.3.3 Xóa liệu.
Bước 1: Đưa trỏ chuột ô chọn miền cần xóa Bước 2: Ấn phím Delete.
2.3.4 Khơi phục liệu.
Sau thực thao tác xóa liệu, có cách để lấy lại liệu vừa xóa: Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z.
Cách 2: Vào Edit \ Undo Clear thực đơn. Cách 3: Sử dụng biểu tượng công cụ 2.4 Điền số thứ tự tự động.
Bước 1: Nhập số vào ô Bước 2: Nhấn giữ phím Ctrl.
Bước 3: Trỏ chuột vào hình vng nhỏ góc dưới, bên phải đó, trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ
Bước 4: Nhấn kéo chuột xuống theo chiều dọc, người sử dụng thấy số thứ tự điền tự động vào ô tăng dần
Hình 21: Hộp thoại điền số thứ tự tự động. 2.5 Chọn khối.
2.5.1 Chọn khối dịng.
a Chọn khối dịng bàn phím
Đặt trỏ vào đầu khối, giữ phím Shift dùng phím mũi tên lên, xuống, trái, phải để chọn
b Chọn khối dòng chuột
Di trỏ chuột số ký hiệu đầu hàng, xuất mũi tên, dùng kỹ thuật bấm giữ kéo đến vị trí cần chọn Nếu chọn hàng, cần di trỏ chuột đến ký hiệu đầu hàng bấm chuột
(13)Di trỏ chuột số ký hiệu đầu hàng, xuất mũi tên, giữ phím Shift, di chuyển trỏ chuột đến vị trí cần chọn, bấm chuột để chọn Nếu chọn khối hàng, cần di trỏ chuột đến ký hiệu đầu hàng bấm chuột
2.5.2 Chọn khối cột.
a Chọn khối cột bàn phím - Dịch chuyển trỏ đầu khối
- Giữ phím Shift bấm phím mũi tên (, ,,) để chọn Nếu chọn cột, giữ phím Shift, bấm phím End mũi tên để chọn.
b Chọn khối cột chuột
- Dịch chuyển trỏ chuột ký hiệu đầu cột (chữ cái)
- Bấm chuột chữ để chọn cột Nếu chọn nhiều cột, dùng kỹ thuật bấm, giữ kéo để chọn khối cột
c Chọn khối cột chuột kết hợp với bàn phím
- Di trỏ chuột số ký hiệu đầu cột, xuất mũi tên, giữ phím Shift, di chuyển trỏ chuột đến vị trí cần chọn, bấm chuột để chọn Nếu chọn khối cột, cần di trỏ chuột đến ký hiệu đầu cột bấm chuột
2.5.3 Chọn tồn bảng tính. Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A.
Cách 2: Nháy chuột vào ô giao đường viền ngang đường viền dọc
Hình 22: Hộp thoại chọn tồn bảng tính. 2.6 Chèn thêm hàng, cột, ô, bảng tính.
2.6.1 Chèn thêm hàng (Row).
Bước 1: Chọn hàng đặt trỏ vào ô hàng Bước 2: Chọn Insert \ Rows để thực
(14)Ví dụ: Muốn thêm hàng vào sau hàng số danh sách, người sử dụng chọn hàng số đặt trỏ vào ô hàng hình 58:
Hình 23: Dữ liệu trước chèn thêm dịng.
Sau chọn Insert \ Rows để thực Kết hình 59:
Hình 24: Dữ liệu sau chèn thêm dòng.
Dòng thêm vào dòng số bơi đen, dịng có định dạng giống dòng số
2.6.2 Chèn thêm cột.
Bước 1: Chọn cột đặt trỏ vào ô cột Bước 2: Chọn Insert \ Columns để thực
2.6.3 Chèn thêm bảng tính.
Khi tạo bảng tính mặc định có trang bảng tính (Sheet1, Sheet2, Sheet3), nhiên người dùng chèn thêm nhiều trang bảng tính Có cách chèn thêm bảng tính:
(15)Hình 25: Chèn thêm bảng tính theo Cách 1.
Cách 2: Nháy chuột phải vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn Insert
Hình 26: Nháy chuột phải làm xuất hộp chọn. Hộp thoại hiển thị hình 67:
Hình 27: Hộp thoại Insert.
(16)2.7 Cố định cột tiêu đề, hàng tiêu đề.
Bước 1: Đưa trỏ ô chuẩn để cố định, ô phải nằm hàng bên phải cột cần cố định
Bước 2: Chọn Windows \ Freeze Panes Tại ô chuẩn xuất đường kẻ dọc và ngang
Để hủy bỏ việc cố định cột tiêu đề, hàng tiêu đề chọn Windows \ Unfreeze Panes. 3 ĐỀ MỤC 3: Định dạng bảng tính.
3.1 Thay đổi kích thước hàng, cột. 3.1.1 Thực chuột.
a Thay đổi độ rộng cột
Dịch chuyển trỏ chuột đến đường phân chia hai cột, vị trí chữ cái, xuất mũi tên hai chiều (↔) bấm, giữ chuột:
- Kéo phía bên trái để thu nhỏ cột lại - Kéo phía bên phải để mở rộng cột b Thay đổi độ cao hàng
Dịch chuyển trỏ chuột đến đường phân chia hai hàng, vị trí chữ số đầu hàng, xuất mũi tên hai chiều (↕) bấm, giữ chuột:
- Kéo xuống để mở rộng hàng - Kéo lên để thu nhỏ hàng lại
Để thay đổi độ cao, chiều rộng hàng cột cho tồn bảng tính cần thực bơi đen toàn bảng
√ Lưu ý: Khi kéo thu hẹp cột hàng Excel cho phép kéo cột đè lên cột và hàng đè lên hàng
3.1.2 Thực Menu lệnh. a Thay đổi độ cao hàng
Bước 1: Đặt trỏ vào hàng cần thay đổi (nếu nhiều hàng cần phải bơi đen), sau vào Format \ Rows \ Height hình 68:
(17)Hình 29: Hộp thoại Row Height.
tại mục Row Height nhập vào độ cao hàng (mặc định 12.75 point). Bước 3: Bấm OK nhấn phím Enter.
Các tham số khác:
- AutoFit: Tự động điều chỉnh theo chiều cao liệu hàng. - Hide: Che dấu hàng, hàng chồng lên nhau.
- Unhide: Huỷ bỏ chế độ che dấu hàng, khôi phục lại trạng thái mặc định. b Thay đổi độ rộng cột
Bước 1: Đặt trỏ vào cột cần thay đổi (nếu nhiều cột cần phải bôi đen), sau vào Formats \ Column \ Width hình 70:
Hình 30: Thay đổi độ rộng cột.
Bước 2: Hộp thoại hiển thị hình 71:
Hình 31: Hộp thoại Column Width.
tại mục Column Width nhập vào độ rộng cột (mặc định 8.43 point). Bước 3: Bấm OK nhấn phím Enter.
Các tham số khác:
- AutoFit Selection: Tự động điều chỉnh theo liệu cột.
- Hide: Che dấu cột, cột chồng lên nhau.
(18)- Standard Width: Trở độ rộng chuẩn theo chế độ mặc định.
√ Lưu ý: Để tiện thao tác người sử dụng thường cho ẩn cột (hoặc hàng) không cần thiết Cách làm sau:
Bước 1: Chọn cột (hoặc hàng) cần ẩn
Bước 2: Vào Format \ Column \ Hide để ẩn cột chọn (hoặc Format \ Row \ Hide để ẩn hàng chọn).
3.1.3 Định dạng lề (Alignment).
Vị trí liệu xác định vào yếu tố: Canh ngang, canh dọc hướng Để định dạng lề thực sau:
- Chọn vùng cần định dạng
- Vào Format \ Cells, chọn thẻ Alignment.
Hình 32: Định dạng lề. khai báo tham số:
(19)- Top: Canh liệu đầu ô. - Bottom: Canh liệu cuối ô. - Center: Canh liệu ô. - Justify: Canh liệu hai bên.
Orientation: Hướng liệu in ra, cho phép quay liệu theo chiều đứng, chiều ngang và độ nghiêng (Degrees).
Text control: Điều khiển liệu ô.
- Wrap text: Tự động xuống hàng nội dung vượt độ rộng ô. 3.1.4 Định dạng phông chữ (Font).
- Vào Format \ Cells, chọn thẻ Font.
Hình 33: Thẻ định dạng phông chữ. khai báo tham số sau:
Font: Định dạng phông chữ. Font style: Định dạng kiểu chữ. Size: Định dạng cỡ chữ.
4 Underline: Chọn kiểu gạch chân.
ĐỀ MỤC 4: Công thức hàm. 4.1 Tạo công thức bản.
4.1.1 Tạo công thức số học bản.
Công thức tạo để tính tốn trả lại giá trị cho ô bảng tính
(20)Ví dụ: Muốn tính giá trị G2 cột Lương chính, người sử dụng nhập công thức “=E2*F2” ô G2
Hình 34: Bảng liệu hiển thị cơng thức số học bản.
Kết tính tốn hiển thị đặt cơng thức, cịn nội dung cơng thức (gồm ký tự =) nhìn thấy cơng thức (Formula Bar).
Có thể chỉnh sửa nội dung cơng thức nhấn phím Enter để cơng thức tính tốn lại trả giá trị cho ô
a Cách nhập công thức vào ô
Nhấp đúp chuột vào ô cần nhập công thức
Trước tiên nhập ký tự “=”, sau nhập nội dung cơng thức Nhấn phím Enter để kết thúc thực tính tốn cơng thức. 4.2 Quy tắc sử dụng hàm.
Hàm tham gia phép tốn cơng thức, thực hàm cho giá trị thông báo lỗi Việc sử dụng hàm giúp người dùng tiết kiệm nhiều thời gian so với tính tốn thủ cơng khơng dùng hàm
- Các hàm có dạng tổng quát: TÊNHÀM(các tham biến)
Trong tham biến đối số viết cách dấu phẩy (,) dấu chấm phẩy (;)
Ví dụ:
=TODAY(): Cho kết ngày theo lịch máy tính (hàm khơng cần đối số)
=AVERAGE(A1,B7,C3): Cho kết trung bình cộng giá trị A1, B7, C3 (hàm nhiều đối số)
- Tên hàm không phân biệt chữ thường chữ hoa
- Các tham biến có khơng phải đặt dấu ngoặc đơn ( ) tham biến cách dấu phẩy (,) dấu chấm phẩy (;) Trong hàm chứa nhiều 30 tham biến không viết 255 ký tự
(21)- Hàm phải bắt đầu dấu = dấu phép tính Trường hợp dùng hàm để làm tham biến cho hàm khác (hàm lồng nhau) không cần viết dấu = trước tên hàm
Ví dụ: Các A1, B1 chứa số đo cạnh góc vng tam giác vng, để tính số đo cạnh huyền ô C1 gõ vào:
=SQRT(SUM(A1^2,B1^2))
Trong công thức SQRT hàm khai bậc 2, SUM hàm tính tổng (bình phương cạnh góc vng), thấy trước hàm khơng có dấu = dùng làm tham biến (đối số) cho hàm SQRT
4.3 Giới thiệu hàm thường dùng. 4.3.1 Các hàm thống kê.
a Hàm AVERAGE(number1;number2;… ;numberN)
Dùng để tính trung bình cộng số number1, number2,…, numberN Hàm AVERAGE cho giá trị (number1+ number2+…+ numberN)/N Ví dụ: =AVERAGE(3;5;1) trả kết
b Hàm COUNT(vùng liệu)
Dùng để đếm ô chứa liệu số vùng liệu Ví dụ: Bảng liệu hình 91:
Hình 35: Bảng liệu giá loại sách. Khi cơng thức:
=COUNT(A1:E5) trả kết 14 =COUNT(A2;B3:C4) trả kết c Hàm COUNTA(vùng liệu)
Dùng để đếm số ô khơng rỗng vùng liệu Ví dụ:
=COUNTA(A1:E5) trả kết 23 =COUNTA(A2;B3:C4) trả kết d Hàm MAX(number1;number2;…;numberN)
(22)Ví dụ:
=MAX(A1:E5) trả kết 395000 =MAX(C3;D2;E2) trả kết 135000 e Hàm MIN(number1;number2;…;numberN)
Dùng để tìm giá trị nhỏ số number1, number2,…,numberN Ví dụ:
=MIN(A1:E5) trả kết =MIN(C3;D2;E2) trả kết
f Hàm MOD(number1;number2;…;numberN)
Trả lại giá trị hay gặp số number1, number2,…,numberN Ví dụ: =MOD(3;5;7;3;2) trả kết
4.3.2 Các hàm tốn học. a Hàm SQRT(number)
Dùng để tính bậc hai số number Ví dụ: =SQRT(16) trả kết b Hàm ROUND(number;num_digits)
Dùng để làm trịn số number với độ xác đến số num_digits
+ Nếu num_digits>0 số number làm tròn đến số thập phân định tới số nguyên gần
Ví dụ: =ROUND(100/3;2) kết 33,33
+ Nếu num_digits<0 số number làm tròn đến phần nguyên với số chữ số định
Ví dụ: =ROUND(100/3;-1) kết 30
c Hàm SUM(number1;number2;…;numberN)
Dùng để tính tổng số number1, number2,…, numberN Ví dụ: =SUM(2;5;3) trả kết 10
d Hàm SUMIF(range;criteria;sum_range)
Dùng để tính tổng số hạng ô định theo điều kiện Trong đó:
(23)+ sum_range ô chứa kết Các sum_range có kết ô tương ứng với range thỏa mãn điều kiện criteria.
e Hàm INT(number)
Dùng để làm trịn số số ngun gần khơng vượt số number. Ví dụ:
=INT(2,789) kết =INT(-2,3) kết -3 4.3.3 Các hàm văn bản. a Hàm LEN(text)
Trả độ dài chuỗi ký tự text Ví dụ: =LEN(“Tam”) kết b Hàm LOWER(text)
Dùng để chuyển text từ ký tự hoa thành ký tự thường Ví dụ: =LOWER(“STUDIO”) kết studio c Hàm UPPER(text)
Dùng để chuyển text từ ký tự thường thành ký tự in hoa Ví dụ: =LOWER(“money”) kết MONEY
d Hàm LEFT(text;num_chars) Lấy num_chars ký tự bên trái text. Ví dụ: =LEFT(“money”;2) kết mo e Hàm RIGHT(text;num_chars) Lấy num_chars ký tự bên phải text. Ví dụ: =RIGHT(“money”;2) kết ey
4.3.4 Các hàm logic.
Nhóm hàm logic trả kết TRUE (đúng) FALSE (sai). a Hàm AND(logical1;logical2;…)
Nhận giá TRUE tất biểu thức logical1, logical2 TRUE, nhận giá trị FALSE có đối số FALSE
Ví dụ:
(24)Nhận giá trị TRUE biểu thức logical1, logical2,… nhận giá trị TRUE, nhận giá trị FALSE tất biểu thức FALSE
Ví dụ :
=OR(3>2; 5<=2) trả giá trị TRUE =OR(2>3; 8<4) trả giá trị FALSE c Hàm TRUE()
Cho giá trị logic TRUE d Hàm FALSE()
Cho giá trị logic FALSE
e Hàm IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)
Trả lại giá trị ghi value_if_true logical_test TRUE giá trị ghi value_if_false trường hợp ngược lại
Trong đó:
+ logical_test điều kiện cần kiểm tra + value_if_true giá trị đúng.
+ value_if_false giá trị sai.
Ví dụ: Giả sử ô A1 ghi tuổi người, cơng thức
=IF(A1>=18,"Người lớn";"Trẻ em") cho kết Người lớn tuổi từ 18 trở lên, Trẻ em tuổi 18
f Hàm NOT(logical)
Cho kết sai (phủ định) phần tử Ví dụ :
=NOT(5>2) kết FALSE =NOT(3<2) kết TRUE 4.3.5 Hàm ngày tháng.
a Hàm DATE(year;month;day)
Cho kết ngày tháng năm hệ thống tương ứng với day, month, year Ví dụ: =DATE(2012;1;15)
Nếu hệ thống định dạng kiểu DD/MM/YY cho kết là: 15/1/2012, định dạng kiểu mm/dd/yy cho kết 1/15/2012
b Hàm DAY(serial_number)
(25)Ví dụ: =DAY("1/15/2012") kết 15 c Hàm MONTH(serial_number)
Trả lại kết tháng serial_number, có giá trị từ 1(January) đến 12 (December)
Ví dụ: =MONTH("1/15/2012") kết d Hàm YEAR(serial_number)
Trả lại kết năm serial_number, giá trị khoảng từ 1900 đến 9999. Ví dụ: =YEAR("1/15/2012") kết 2012
e Hàm NOW()
Trả lại kết ngày tháng năm thời máy tính f Hàm TODAY()
Trả lại kết ngày tháng năm thời máy tính 4.3.6 Các hàm tìm kiếm.
a Hàm VLOOKUP
Cấu trúc hàm VLOOKUP sau:
VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup): Hàm tìm kiếm theo cột
Trong đó:
+ lookup_value: Là giá trị tìm kiếm cột bên trái table_array. + table_array: Là vùng tìm kiếm hay bảng đối chiếu, địa vùng phải địa chỉ
tuyệt đối để đảm bảo địa không bị thay đổi trình chép + col_index_num: Là số thứ tự cột table_array, nơi hàm VLOOKUP lấy
giá trị trả
+ range_lookup: Giá trị logic xác định việc tìm kiếm xác hay gần đúng, nếu là:
* TRUE hay 1: Cột phải xếp tăng dần (khi bỏ qua tham số thứ này) Khi khơng thấy lấy kết gần đúng, cịn gọi dị tìm khơng xác
* FALSE hay 0: Cột không cần xếp Tìm xác, trả #N/A nếu khơng thấy
Hàm VLOOKUP dị tìm lookup_value cột table_array, sau tìm thấy trả giá trị tương ứng cột col_index_num.
(26)Tính lương cho ba loại cơng lao động khác nhau, biết số tiền loại công lao động là: Loại A: 200.000 đồng/1công, Loại B: 100.000 đồng/1công, Loại C: 50.000 đồng/1cơng Tiền lương tính theo cơng thức: Tiền lương = Số công x Số tiền công
Người sử dụng thực sau:
- Tạo bảng đối chiếu gồm hai cột: Loại công; Số tiền nhập trang bảng tính sau:
- Thực việc tính tiền lương cách tự động ô E2 theo công thức VLOOKUP(C2,$C$8:$D$10,2,0)*D2 hình dưới:
- Giải thích cơng thức VLOOKUP(C2,$C$8:$D$10,2,0) sau: + Giá trị tìm kiếm (lookup_value) giá trị có C2
+ Vùng bảng đối chiếu (table_array) với địa tuyệt đối $C$8:$D$10
+ Cột trả lại kết (col_index_num) cột thứ bảng đối chiếu (Số tiền). + Giá trị logic (range_lookup) cho biết không cần xếp cột bảng đối chiếu theo giá trị tăng dần Thực tìm xác
(27)b Hàm HLOOKUP
Cấu trúc hàm HLOOKUP sau:
HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;range_lookup): Hàm tìm kiếm theo dịng
Trong đó:
+ lookup_value: Là giá trị tìm kiếm hàng table_array. + table_array: Là vùng tìm kiếm hay bảng đối chiếu, địa vùng phải địa chỉ
tuyệt đối để đảm bảo địa không bị thay đổi trình chép + row_index_num: Là số thứ tự dòng table_array, nơi hàm HLOOKUP sẽ
lấy giá trị trả
+ range_lookup: Giá trị logic xác định việc tìm kiếm xác hay gần đúng, nếu là:
* TRUE hay 1: Dòng phải xếp tăng dần (khi bỏ qua tham số thứ này) Khi không thấy lấy kết gần đúng, cịn gọi dị tìm khơng xác
* FALSE hay 0: Dịng khơng cần xếp Tìm xác, trả #N/A nếu khơng thấy
Hàm HLOOKUP dị tìm lookup_value dịng table_array, sau khi tìm thấy trả giá trị tương ứng dòng row_index_num.
4.4 Bài tập kiểm tra.
(28)3 Cột STT đánh số thứ tự tự động
4 Đưa cán bộ, cơng chức có hệ số mức lương cao Đưa cán bộ, cơng chức có hệ số mức lương thấp
6 Tính giá trị cột Lương theo cơng thức: Lương chính=Hệ số mức lương*Mức lương.
7 Dùng hàm IF tính cột phụ cấp chức vụ theo quy tắc:
- Nếu chức vụ Chủ tịch Ủy ban nhân dân (Chủ tịch UBND), Chủ tịch Hội đồng nhân dân (Chủ tịch HĐND) phụ cấp chức vụ 830,000 ngàn đồng;
- Nếu chức vụ Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân (Phó Chủ tịch UBND), Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân (Phó Chủ tịch HĐND) phụ cấp chức vụ 664,000 ngàn đồng;
- Nếu chức vụ Trưởng Cơng an phụ cấp chức vụ 550,000 ngàn đồng;
- Nếu chức vụ Bí thư Đồn niên phụ cấp chức vụ 420,000 ngàn đồng;
- Cịn lại khơng có phụ cấp chức vụ
8 Dùng hàm SUM tính lương tổng cộng kết hiển thị cột Tổng cộng Cột Tổng cộng tính tổng cột Lương Phụ cấp chức vụ.
9 Đưa giá trị lương trung bình cán bộ, cơng chức xã AB
10 Tính tổng số tiền mà xã AB phải trả cho cán bộ, công chức tháng 11 Chuyển họ tên cán bộ, công chức sang chữ in hoa
12 Thực hành theo hàm ngày tháng đưa phần lý thuyết 13 Lưu lại bảng tính
ĐỀ MỤC 5: Biểu đồ, đồ thị
4.5 Các bước tạo biểu đồ, đồ thị mới.
Bước 1: Chọn vùng liệu cần vẽ đồ thị (có thể có tiêu đề dòng, cột liệu) Bước 2: Khởi tạo chọn kiểu đồ thị
(29)Hình 36: Hộp thoại lựa chọn kiểu biểu đồ. 5 ĐỀ MỤC 6: Quản trị liệu. 5.1 Sắp xếp liệu.
Bước 1: Chọn vùng liệu cần xếp Bước 2: Chọn Data \ Sort hình 101:
Bước
(30)Hình 37: Thao tác vào Sort.
hoặc nhấn vào biểu tượng công cụ chuẩn, hộp thoại hiển thị
hình 102:
Hình 38: Hộp thoại Sort Warning.
Chọn Expand the selection trường hợp mở rộng thêm vùng xếp, chọn Continue with the current selection trường hợp xếp với vùng liệu được chọn
Bước 3: Sau thực thao tác chọn (giả sử chọn Continue with the current selection), nhấn nút Sort , hộp thoại hiển thị hình 103:
Hình 39: Hộp thoại lựa chọn khóa để xếp.
Excel xếp theo khóa (điều kiện) theo chiều tăng dần theo chiều giảm dần
√ Giải thích mục hộp thoại Sort Sort by: Chọn khóa chính.
(31)5.2 Lọc liệu.
Lọc liệu cho phép tìm kiếm, lọc thơng tin từ bảng tính theo điều kiện cho trước liệu
5.2.1 Lọc liệu tự động (AutoFilter).
Bước 1: Chọn vùng liệu cần lọc tự động đặt trỏ vào dòng tiêu đề Bước 2: Chọn menu Data \ Filter \ AutoFilter hình 105:
Hình 40: Thao tác lựa chọn AutoFilter.
Sau chọn menu Data \ Filter \ AutoFilter, dòng tiêu đề cột chọn xuất nút bấm có dấu tam giác trỏ xuống
Hình 41: Nút bấm hiển thị sau chọn AutoFilter.
Bước 3: Thực đặt điều kiện lọc vùng liệu lựa chọn.
- Nhấp chọn mũi tên cột HỌ VÀ TÊN, hộp thoại hiển thị hình 107:
Hình 42: Các mục hộp thoại lọc.
√ Ý nghĩa mục hộp thoại lọc: (All): Hiện toàn ghi.
(Top 10…): Hiện 10 dòng đầu tiên. (Custom…): Dùng toán tử so sánh. (Blanks): Hiển thị ghi trống. Bước
(32)(NonBlanks): Hiển thị ghi không trống.
- Chọn Custom… xuất hộp thoại Custom AutoFilter hình 108:
Hình 43: Hộp thoại Custom AutoFilter.
√ Ý nghĩa mục hộp thoại Custom AutoFilter: Equals: So sánh bằng.
Does not equal: So sánh không bằng. Is greater than: So sánh lớn hơn.
Is greater than or equal to: So sánh lớn bằng. Is less than: So sánh nhỏ hơn.
5.3 Các hàm Cơ sở liệu.
Đặc điểm chung hàm Cơ sở liệu:
Dạng tổng quát: <Tên hàm>(database;field;criteria) Trong đó:
+ database: Vùng liệu.
+ field: Chỉ định cột database sử dụng cho việc tính tốn trong hàm Field khai báo theo cách:
Cách 1: Khai báo số thứ tự cột sở liệu Cách 2: Khai báo tiêu đề cột (đặt dấu ngoặc kép)
+ criteria: Là vùng chứa điều kiện tính tốn, vùng điều kiện phải tạo trước. Cơ sở liệu dùng để minh họa cho ví dụ:
- DSUM(database;field;criteria)
Tính tổng cột field vùng liệu database thỏa mãn vùng điều kiện criteria.
(33)= DSUM(A1:D10;4;C12:C13) Trong công thức thì:
+ A1:D10 vùng liệu
+ số thứ tự cột, thay số “Lương” (từ Lương đặt dấu nháy kép) D1 (ơ có trường Lương).
+ C12:C13 vùng điều kiện Kết trả 18200000
- DAVERAGE(database;field;criteria)
Tính giá trị trung bình cộng ô cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria.
Ví dụ: Trong sở liệu trên, tính tuổi trung bình người có giới tính Nữ. Tại trống bảng tính người sử dụng nhập cơng thức sau:
=DAVERAGE(A1:D10;2;C12:C13) Trong cơng thức thì:
+ A1:D10 vùng liệu
+ số thứ tự cột, thay số “Tuổi” (từ Tuổi đặt dấu nháy kép) B1 (ơ có trường Tuổi).
+ C12:C13 vùng điều kiện Kết trả 31,2
- DMAX(database;field;criteria)
Đưa giá trị lớn ô cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria.
Ví dụ: Trong sở liệu trên, tính lương cao người 28 tuổi. Tại trống bảng tính người sử dụng nhập công thức sau:
=DMAX(A1:D10;4;B12:B13) Trong cơng thức thì:
+ A1:D10 vùng liệu
+ số thứ tự cột, thay số “Lương” (từ Lương đặt dấu nháy kép) D1 (ơ có trường Lương).
+ B12:B13 vùng điều kiện Kết trả 2900000
(34)Đưa giá trị nhỏ ô cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria.
Ví dụ: Trong sở liệu trên, tính lương thấp người 28 tuổi. Tại ô trống bảng tính người sử dụng nhập cơng thức sau:
=DMIN(A1:D10;4;B12:B13) Trong cơng thức thì:
+ A1:D10 vùng liệu
+ số thứ tự cột, thay số “Lương” (từ Lương đặt dấu nháy kép) D1 (ơ có trường Lương).
+ B12:B13 vùng điều kiện Kết trả 2500000
- DCOUNT(database;field;criteria)
Dùng để đếm số có giá trị kiểu số cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria.
Ví dụ: Trong sở liệu trên, đếm số người Nữ có Tuổi 29 Tại trống bảng tính người sử dụng nhập công thức sau:
=DCOUNT(A1:D10;2;C12:D13) Trong cơng thức thì:
+ A1:D10 vùng liệu
+ số thứ tự cột, thay số “Tuổi” (từ Tuổi đặt dấu nháy kép) B1 (ơ có trường Tuổi).
+ C12:D13 vùng điều kiện Kết trả
- DCOUNTA(database;field;criteria)
Dùng để đếm số có chứa liệu cột field vùng liệu database thỏa mãn điều kiện criteria.
Ví dụ: Trong sở liệu trên, đếm số người Nữ có Tuổi 29. Tại ô trống bảng tính người sử dụng nhập công thức sau:
=DCOUNTA(A1:D10;2;C12:D13) Trong cơng thức thì:
+ A1:D10 vùng liệu
(35)+ C12:D13 vùng điều kiện Kết trả
√ Lưu ý tạo vùng điều kiện
- Nếu điều kiện số tiêu đề điều kiện trùng với tiêu đề cột liệu làm điều kiện (nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống)
- Nếu điều kiện biểu thức (hàm, ) tiêu đề điều kiện phải khác với tiêu đề cột liệu lấy làm điều kiện (không nên copy tên cột lấy làm điều kiện xuống)
5.4 Bài tập kiểm tra.
1 Tạo bảng tính, ghi lại với tên BANGLUONG.xls Nhập nội dung vào bảng tính vừa tạo
3 Cột STT đánh số thứ tự tự động.
4 Lọc danh sách cán bộ, cơng chức có hệ số mức lương 3.0 5 Sắp xếp sở liệu theo Hệ số mức lương giảm dần. 6 Đưa cán bộ, cơng chức có Hệ số mức lương cao nhất. 7 Đưa cán bộ, cơng chức có Hệ số mức lương thấp nhất. Đếm số cán bộ, công chức có hệ số mức lương 3,36
9 Tính giá trị cột Lương theo cơng thức: Lương = Hệ số mức lương * Mức lương.
10 Tính tổng số tiền mà xã AB phải trả cho cán bộ, công chức tháng
ĐỀ MỤC 7: Căn chỉnh in ấn
5.5 Định dạng trang in (Page Setup).
(36)Bước 2: Chọn Page Setup.
Hình 44: Thao tác chọn Page Setup. 5.5.1 Định dạng trang giấy (Page)
Để định dạng trang giấy chọn thẻ Page hộp thoại Page Setup.
Hình 45: Hộp thoại định dạng trang giấy. √ Ý nghĩa mục thẻ Page: Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in.
+ Portrait: In theo chiều dọc trang giấy. + Lanscape: In theo chiều ngang trang giấy. Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (Letter, A4, A3…).
5.5.2 Định dạng lề.
(37)Hình 46: Hộp thoại định dạng lề.
√ Ý nghĩa mục thẻ Margins: Top: Khoảng cách lề trên.
Bottom: Khoảng cách lề dưới. Left: Khoảng cách lề trái. Right: Khoảng cách lề phải.
Header: Khoảng cách từ mép trang giấy đến vị trí tiêu đề trên. Footer: Khoảng cách từ mép trang giấy đến vị trí tiêu đề dưới.
Thơng thường đơn vị đo inches, nhập giá trị trực tiếp vào ô sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm kích thước
Center on page: Căn chỉnh liệu vào theo chiều: + Horizontally: Chiều ngang.
+ Vertically: Chiều dọc.
Sau thiết lập thông số, nhấn nút OK để kết thúc. 5.5.3 Đánh số trang.
Để đánh số trang Excel thực theo bước:
Bước 1: Chọn thẻ Header/Footer hộp thoại Page Setup. Bước 2: Chọn nút Custom Header Custom Footer.
Bước 3: Nháy chuột vào ô Left section Center section Right section tùy theo đánh số trang bên trái hay hay bên phải đầu trang\chân trang
(38)5.6 Xem tài liệu trước in.
Để xem tài liệu trước in vào File \ Print Preview, tài liệu lên in ra, chưa định dạng xác, tiến hành định dạng lại
Các nút công cụ để xem trước trang in:
Hình 47: Các nút công cụ để xem trước trang in. - Next: Hiển thị trang (nếu có). - Previous: Hiển thị trang in trước (nếu có). - Zoom: Phóng to, thu nhỏ hình trang in.
- Print: Thực lệnh in, chuyển sang hộp thoại Print.
- Close: Đóng cửa sổ hiển thị trở hình ban đầu. 5.7 In tài liệu.
Để in tài liệu vào File \ Print bấm tổ hợp phím Ctrl+P, hộp thoại hiển thị như hình 118:
Hình 48: Hộp thoại in.
(39)+ In phần trang bảng tính: Trong phần Print range chọn Page(s), gõ số thứ tự trang chọn vào ô From, số thứ tự trang cuối chọn vào ô To Nếu in trang gõ số trang vào hai From To. Ví dụ in từ trang đến trang 5:
- In nhiều bản
+ Đánh số lượng in in giấy vào ô Number of copies (mặc định 1). Nhấn chọn Collate muốn in hết in đến khác, bỏ chọn Collate muốn in song song trang giống nhau.
MỤC LỤC
BÀI 2: MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003
1 ĐỀ MỤC 1: Giới thiệu Microsoft Office Excel 2003 (Excel)
1.1 Khởi động thoát khỏi Excel
1.2 Giao diện Excel
1.3 Cấu trúc bên bảng tính (Sheet)
1.4 Bảng tính (Worksheet)
1.5 Di chuyển bảng tính
1.6 Giới thiệu địa tương đối, địa tuyệt đối địa hỗn hợp
2 ĐỀ MỤC 2: Làm việc với bảng tính
2.1 Tệp bảng tính
2.2 Ghi tệp bảng tính
2.3 Đóng tệp bảng tính 10
2.4 Điền số thứ tự tự động 12
2.5 Chọn khối 12
2.6 Chèn thêm hàng, cột, ơ, bảng tính 13
2.7 Cố định cột tiêu đề, hàng tiêu đề 16
3 ĐỀ MỤC 3: Định dạng bảng tính 16
3.1 Thay đổi kích thước hàng, cột 16
4 Underline: Chọn kiểu gạch chân 20
ĐỀ MỤC 4: Công thức hàm 20
4.1 Tạo công thức 20
4.2 Quy tắc sử dụng hàm 20
4.3 Giới thiệu hàm thường dùng 21
4.4 Bài tập kiểm tra 28
4.5 Các bước tạo biểu đồ, đồ thị 29
5 ĐỀ MỤC 6: Quản trị liệu 29
(40)5.2 Lọc liệu 31
5.3 Các hàm Cơ sở liệu 32
5.4 Bài tập kiểm tra 35
5.5 Định dạng trang in (Page Setup) 36
5.6 Xem tài liệu trước in 38