2020 quy định về Công ...

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ[r]

3 “Văn hành chính” văn hình thành q trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức

4 “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

5 “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

7 “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức

8 “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử

9 “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền

10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định

11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định

12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định

13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức

14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân

15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định

3

17 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tồ chức

Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

1 Nguyên tắc

Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu

a) Văn quan, tổ chức phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; đôi với văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực Nghị định để quy định cho phù hợp; văn hành thực theo quy định Chương II Nghị định

b) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật

c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ Ịdiẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận

d) Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý

đ) Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm ỉập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật

g) Hệ thống phải đáp ứng quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan

Điều Giá trị pháp lý văn điện tử

1 Văn điện tử ký số người có thấm quyền ký số quan, tổ chức theo quy đinh pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy

Điều Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân công tác văn thư

1 Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cửu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư

2 Cá nhân trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực quy định Nghị định quy định pháp luật có liên quan

3 Yăn thư quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn

b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng ỉưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn

đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định

Chương II

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục 1

THẺ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành chính

Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công

Đỉều Thể thức văn bản

5

2 Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ

b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn

d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn

g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức

i) Nơi nhận

3 Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác

a) Phụ lục

b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành

d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; so Fax

4 Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định

Điều Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định

Mục 2

SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 10 Soạn thảo văn bản

2 Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày

Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết

3 Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn

4 Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao

Điều 11 Duyệt thảo văn bản

1 Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định

Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành

1 Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đửng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn

2 Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn

Điều 13 Ký ban hành văn bản

1 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

7

2 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tô chức Câp phó người đứng đâu quan, tơ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách

3 Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy CỊuyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyên thực theo thê thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền

4 Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức

5 Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp ỉuật toàn văn quan, tổ chức ban hành

6 Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai

7 Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định

Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN

Mục 1

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14 Trình tự quản lý văn đỉ

1 Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn

3 Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử)

Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1 Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử

a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng

b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định

2 Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng

3 Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống

Điều 16 Đăng ký văn đì

1 Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn

2 Đăng ký văn

Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ

Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mầu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định

b) Đăng ký văn Hệ thống

Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý

9

Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu đô mât, mức đô khẩn

1 Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy

a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn

b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định

2 Ký số quan, tổ chức văn điện tử

Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định

Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn đi

1 Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn

2 Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận

3 Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn

4 Thu hồi văn

a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận

b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết

5 Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn

Điều 19 Lưu văn đi

1 Lưu văn giấy

a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký

b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử

a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn

b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gôc văn điện tử Hệ thông thay cho văn giây

c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc

Mục 2

QUẢN LÝ VAN BẢN ĐÉN Điều 20 Trình tự quản lý văn đến

1 Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến

3 Trình, chuyển giao văn đến

4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

Điều 21 Tiếp nhận văn đến

1 Đối với văn giấy

a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn

11

bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký

c) Mầu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định

2 Đối với văn điện tử

a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống

b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn

c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống

Điều 22 Đăng ký văn đến

1 Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật

2 Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử

3 Đăng ký văn

Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ

Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mầu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định

b) Đăng ký văn đến Hệ thống

thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý

4 Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước

Điều 23 Trình, chuyển giao văn đến

1 Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường họp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn

2 Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải

3 Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐÉN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn

4 Trình, chuyển giao văn điện từ Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống

13

Điều 24 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

1 Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

2 Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quỵết văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khấn phải giải

Mục SAO VẰN BẢN Đỉều 25 Các hình thức sao

1 Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử

a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy

b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy

c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức

2 Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy

b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích

a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy

b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích

Điều 26 Giá trị pháp lý sao

Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý

Điều 27 Thẩm quyền văn bản

1 Người đứng đầu quan, tổ chức định việc văn quan, tổ chức ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn

2 Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước

Chương IV

LẬP HÒ S VÀ NỘP LƯU HÒ s , TAI LIỆU VÀO LƯU TRỮ c QUAN

Điều 28 Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mau Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định

Điều 29 Lập hồ sơ

1 Yêu cầu

a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đom vị, quan, tổ chức b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc

2 Mở hồ sơ

a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác

b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành

15

3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc

4 Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ

c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ

d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thông tin thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống

Điều 30 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

1 Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định

2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc

3 Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01

b) Đối với hồ sơ điện tử

Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống

Điều 31 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

1 Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

2 Trách nhiệm người đứng đầu phận hành

a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp

b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức

3 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức

a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan

b) Trong trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan

c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan

d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu

17

Chương V

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU

VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 32 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1 Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định

2 Văn thư quan có trách nhiệm

a) Bảo quản an tồn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức

b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dâu, thiêt bị lưu khóa bí mật quan, tơ chức phải lập biên

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn

d) Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực

3 Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật

Điều 33 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1 Sử dụng dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái

c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định

2 Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử

Chương VI

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 34 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư

1 Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư

2 Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư

3 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư

4 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư

5 Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư

6 Hợp tác quốc tế công tác văn thư Sơ kết, tổng kết công tác văn thư

Điều 35 Trách nhiệm quản lý công tác văn thư

1 Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực quản lý nhà nước công tác văn thư

2 Các bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ, ủ y ban nhân dân cấp, doanh nghiệp nhà nước phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm:

a) Căn quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực quy định công tác văn thư

b) Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền

19

d) Bố trí kinh phí để đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý vận hành hiệu Hệ thông quản lý tài liệu điện tử

đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an tồn dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức

e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư

g) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương

Điều 36 Kỉnh phí cho cơng tác văn thư

1 Các quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư dự toán ngân sách nhà nước hàng năm Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí thực theo quy định hành

2 Kinh phí cho cơng tác văn thư sử dụng vào công việc

a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ công tác văn thư

d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư

Chương VII

ĐIÈƯ KHOẢN THI HÀNH Điều 37 Hỉêu lưc thi hành • •

Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngàỵ 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư hết hiệu lực từ ngày Nghị định có hiệu lực pháp luật

Điều 38 Trách nhiêm thi hành

2 Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủ y ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, người đứng đầu doanh nghiệp nhà nước tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị định Ả

Nơi nhận:

- Ban Bí thư Trung ương Đảng;

- Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các bộ, quan ngang bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, ƯBND tỉnh,

thành phố trực thuộc Trung ương;

- Văn phòng Trung ương Ban Đảng; -Văn phịng Tổng Bí thư;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Hội đồng Dân tộc ƯB Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội;

- Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tịa án nhân dân tối cao; - Kiểm tốn Nhà nước;

- ủ y ban Giám sát tài Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam;

- ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ươn|ị đoàn thể;

- Các tập đồn kinh te, tổng cơng ty nhà nước; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước;

- VPCP: BTCN, PCN, Trợ lý TTg, TGĐ cổng TTĐT, Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo;

- Lưu: VT, HC (2) ¿ "

TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG

Phụ lục I

Ỹ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VẨ BẢN SAO VĂN BẢN

(Kèm theo Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP ngày 05 thảng năm 2020 Chỉnh phủ)

Phần I

THẺ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I QUY ĐỊNH CHUNG

1 Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm X 297 mm)

2 Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng

3 Định lề trang: Cách mép mép 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - mm, cách mép phải 15- 20 mm

4 Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

5 Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức Vị trí trình bày thành phần thể thức: Được thực theo Mục IV Phần I Phụ lục

7 Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ

II CÁC THÀNH PHẢN THẺ THỨC CHÍNH

1 Quốc hiệu Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm phía cùng, bên phải trang văn f

c) Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục Hai dòng chữ Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày cách dòng đơn

2 Tên quan, tổ chức ban hành văn

a) Tên quan, tổ chức ban hành văn tên thức, đầy đủ quan, tổ chức chức danh nhà nước người có thẩm quyên ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gôm tên quan, tô chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

Đối với tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương xã, phường, thị trấn nơi quan, tổ chức ban hành văn đóng trụ sở Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng

b) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ

Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày cách dòng đơn Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn bản, tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài trình bày thành nhiều dòng

c) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục

3 Số, ký hiệu văn

a) Số văn số thứ tự văn quan, tổ chức ban hành năm đăng ký Văn thư quan theo quy định, số văn ghi chữ số Ả Rập

Trường hợp Hội đồng, Ban, Tổ quan, tổ chức (sau gọi chung tổ chức tư vấn) ghi “cơ quan ban hành văn bản” sử dụng dấu, chữ ký số quan, tổ chức để ban hành văn phải lấy hệ thống số riêng

b) Ký hiệu văn

3

Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực người đứng đầu quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

c) Số, ký hiệu văn đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Sơ” trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước Ký hiệu văn trình bày băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa sô ký hiệu văn có dâu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-), không cách chữ

d) Sổ, ký hiệu văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục

4 Địa danh thời gian ban hành văn

a) Địa danh ghi văn quan nhà nước trung ương ban hành tên gọi thức tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi quan ban hành văn đóng trụ sở Địa danh ghi văn quan nhà nước địa phương ban hành tên gọi thức đơn vị hành nơi quan ban hành văn đóng trụ sở

Đối với đơn vị hành đặt theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành

Địa danh ghi văn quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Công an, Bộ Quốc phòng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

b) Thời gian ban hành văn

Thời gian ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Thời gian ban hành văn phải viết đầy đủ; số thể ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; số thể ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số phía trước

c) Địa danh thời gian ban hành văn trình bày dịng với số, ký hiệu văn bản, ô số Mục IV Phan I Phụ lục này, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt dưới, canh so với Quốc hiệu Tiêu ngữ

5 Tên loại trích yếu nội dung văn

b) Tên loại trích yếu nội dung văn trình bày số a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh theo chiều ngang văn Tên loại văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn đặt tên loại văn bản, trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên trích yếu nội dung văn có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ

Đối với cơng văn, trích yếu nội dung văn trình bày số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn

6 Nội dung văn

a) Căn ban hành văn

Căn ban hành văn bao gồm văn quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức ban hành văn văn quy định nội dung, sở để ban hành văn Căn ban hành văn ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn trích yếu nội dung văn (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, quan ban hành)

Căn ban hành văn trình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày phần tên loại trích yếu nội dung văn bản; sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dịng cuối kết thúc dấu chấm (.)

b) Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn trích yếu nội dung văn (đối với Luật Pháp lệnh ghi tên loại tên Luật, Pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn

c) Bố cục nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định

5

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

Từ “Phần”, “Chương” số thứ tự phần, chương trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm Sô thứ tự phân, chương dùng chữ sơ La Mã Tiêu đê phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Mục”, “Tiểu mục” số thứ tự mục, tiểu mục trình bày dịng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề mục, tiểu mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, lùi đầu dòng cm 1,27 cm số thứ tự điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng Neu khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng

e) Nội dung văn trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm hòặc 1,27 cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 lines

g) Nội dung văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền

a) Chữ ký người có thẩm quyền chữ ký người có thẩm quyền văn giấy chữ ký số người có thẩm quyền văn điện tử

b) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau:

Trường họp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức

Trường hợp giao quyền cấp trưởng phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức

Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức

Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TƯQ.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức

c) Chức vụ, chức danh họ tên người ký

Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định

Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn tổ chức tư vấn

Đối với tổ chức tư vấn phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn tổ chức tư vấn chức vụ quan, tổ chức Đối với tổ chức tư vấn không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn tổ chức tư vấn

Chức vụ (chức danh) người ký văn Hội đồng Ban Chỉ đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng phải ghi rõ chức vụ (chức danh) tên quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ cơng tác phía họ tên người ký

Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký văn đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký

đ) Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày ô số 7a Mục IV Phan I Phụ lục này; chức vụ khác người ký trình bày ô số 7b Mục IV Phan I Phụ lục này, phía họ tên người ký văn bản; chữ viết tắt quyền hạn như: “T M ”, “Q ”, “KT ”, “TL ”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

7

Họ tên người ký văn trình bày số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh quyền hạn, chức vụ người ký

8 Dấu, chữ ký số quan, tổ chức

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tơ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước băng kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái

b) Chữ ký số quan, tổ chức văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị

Thông tin: số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen

c) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục

9 Nơi nhận

a) Nơi nhận văn gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn

b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp trên) Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau ỉà tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn

d) Nơi nhận trình bày số 9a 9b Mục IV Phần I Phụ lục bao gồm:

Phần nơi nhận ô số 9a (áp dụng Tờ trình, Báo cáo quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp Cơng văn): Từ “Kính gửi” tên quan, tô chức cá nhân nhận văn trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dâu hai chấm (:) Nếu văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gừi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường họp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dịng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:)

Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung loại văn bản): Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đom vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu, cuối dấu chấm (.)

III CÁC THÀNH PHÀN THẺ THỨC KHÁC

1 Phụ lục

a) Trường hợp văn có Phụ lục kèm theo văn phải có dẫn Phụ lục Văn có từ hai Phụ lục trở lên Phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã

b) Từ “Phụ lục” số thứ tự Phụ lục trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

9

Thông tin dẫn kèm theo văn phụ ỉục (Kèm theo văn số ngày tháng năm ) ghi đầy đủ văn giấy; văn điện tử, điền thông tin vị trí

d) Đối với Phụ lục tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên Phụ lục

Đối với Phụ lục không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tệp tin Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị

Thông tin: số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen

đ) Số trang Phụ lục đánh số riêng theo Phụ lục

e) Mau trình bày phụ lục văn thực theo quy định Phụ lục III Nghị định

2 Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành a) Dấu độ mật

Việc xác địrứi đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu tài liệu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định hành Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu tài liệu thu hồi khắc sẵn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Dấu độ mật đóng vào số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi đóng vào số 11 Mục IV Phần I Phụ lục

b) Dấu mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn

c) Các dẫn phạm vi lưu hành

Đối với văn có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

3 Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành

Được trình bày số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

4 Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; so Fax

Các thành phần trình bày số 13 Mục IV Phần I Phụ lục trang thứ văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn

IV S ĐỊ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THẺ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Vị trí trình bày thành phần thể thức A Ẩ

o

sô Thành phần thể thức văn bản

1 Quốc hiệu Tiêu ngữ

2 Tên quan, tổ chức ban hành văn

3 Số, ký hiệu văn

4 Địa danh thời gian ban hành văn 5a Tên loại trích yếu nội dung văn 5b Trích yếu nội dung cơng văn

6 Nội dung văn

7a, 7b, 7c Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền

8 Dấu, Chữ ký số quan, tổ chức

9a, 9b Nơi nhận

10a Dấu độ mật

10b Dấu mức độ khẩn

11 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành 12

13

Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; so Fax

11 Sơ đồ

20 - 25 mm

11 14

30 - 35 mm

2 1

3 4

5b 10a

10b

5a 9a

13

7a

s

ẽ

CA

V MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THẺ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

STT Thành phần thể thức

và chi tiết trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ1 Kiểu chữ

Ví du minh hoa

Phông chữ Times New Roman chữCỡ

1 Quốc hiệu Tiêu ngữ

- Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm C Ộ NG H O À XÃ H Ộ I CHỦ N G H ĨA V IỆ T NAM 12 - Tiêu ngữ In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập - T ự do - Hạnh phúc 13 - Dòng kẻ bên

2 Tên quan, tổ chức ban hành văn

- Tên quan, tổ chức chủ quản trực

tiếp ỉn hoa 12-13 Đứng BÔ NÔI VU 12

- Tên quan, tổ chức ban hành văn

In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN T H Ư VÀ LƯ U T R Ữ N H À N Ư ỚC 12

- Dòng kẻ bên

3 Số, ký hiệu văn In thường 13 Đứng Số: 15/Q Đ -B N V ; s ố : 05/B N V -V P ; s ố : 12/Ư B N D -V X 13 Địa danh thời gian ban hành văn

bản

In thường 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2019

13

5 Tên loại trích yếu nội dung văn

a Đối với văn có tên loại

- Tên loại văn In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14

- Trích yếu nội dung In thường 13-14 Đứng, đậm

về

cơng tác phịng, chống lụt bão 14 - Dòng kẻ bên

13

STT Thành phần thể thức

và chi tiết trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ Kiểu chữ

Ví du minh hoa

Phơng chữ Times New Roman chữCỡ b Đối với cơng văn

Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12

6 Nội dung văn In thường 13-14 Đứng Trong c ô n g tá c c h ỉ đ o . 14 a Gồm phần, chương, mục, tiểu mục,

điều, khoản, điểm

- Từ “Phần”, “Chương” sổ thứ tự

của phần, chương In thường 13-14 Đứng, đậm P h ầ n I Chương I 14

- Tiêu đề phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐINH CHUNG QUY ĐINH CHƯNG 14

- Từ “Mục” số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm M ụ c 1 14

- Tiêu đê mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUAN LY VAN BAN 14

- Từ “Tiểu mục” số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Tiểu m u c 1 14

- Tiêu đề tiểu mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUAN LY VAN BAN ĐI 14

- Điều In thường 13-14 Đứng, đậm Đỉều 1 Bản sao văn bản 14

- Khoản In thường 13-14 Đứng 1 C c hình thức . 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a ) Đôi v i 14

b Gồm phần, mục, khoản, điểm

- Từ “Phần” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Phần I 14

- Tiêu đề phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TỈNH HÌNH T H ựC HIỆN NHIỆM v ụ . 14

- Số thứ tự tiêu đề mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KỂT QUẢ 14

- Khoản:

Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1 Phạm vi đối tượng áp dụng 14 Trường hợp khơng có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1 Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đôi v i 14

7 Chức vụ, họ tên người có thấm quyền

- Quyền hạn người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM UY BAN NHAN DAN KT BÔ TRƯỞNG 14

- Chức vụ người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHU TICH THỨ TRƯỞNG 14

STT Thành phần thể thức

và chi tiết trình bày Loại chữ

Cỡ

chữ Kiểu chữ

Ví dụ minh họa

Phơng chữ Times New Roman chữCỡ Nơi nhân

a Từ “Kính gửi” tên quan, tô chức, cá nhân nhận văn

In thường 13-14 Đứng 14

- Gửi nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14

- Gửi nhiều nơi Kính gửi:

- Bộ Nội vụ;

- Bộ K ế hoạch Đầu tư; - Bô Tài

14

b Từ “Nơi nhận” tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn

- Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm N nhận: N nhận: (đối với công văn) 12 - Tên quan, tổ chức, cá nhân nhận

văn

In thường 11 Đứng - Các bộ, quan ngang bộ,

- Lưu: VT, TCCB

- Như ừên;

- Lưu: VT, NVĐP

11

9 Phu luc vãn

- Từ “Phụ lục” số thứ tự phụ

luc In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14

- Tiêu đề phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14

10 Dấu mức độ khẩn In hoa 13-14 Đứng, đậm

HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN 13

11 Ký hiệu người soạn thảo vãn số lượng phát hành

In thường 11 Đứng PL.(300) 11

12 Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

In thường 11 -12 Đứng

Đ T : Fax: E-M ail: Website:

11

13 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm

XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI B ộ 13

15

Phần II

THẺ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN I BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ

1 Hình thức

“SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” Tiêu chuẩn văn số hóa

a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên 1.4 trở lên b) Ảnh màu

c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi d) Tỷ lệ số hóa: 100%

3 Hình thức chữ ký số quan, tổ chức định dạng điện tử

a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản, trình bày ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục

b) Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị

c) Thông tin: Hình thức sao, tên quan, tổ chức văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuân ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen

II BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY

1 Thể thức sang định dạng giấy

a) Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” b) Tên quan, tổ chức văn

c) Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho loại quan, tổ chức thực hiện) chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt mẫu trình bày văn bản, văn Mục I Phụ lục III Nghị định số ghi chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

d) Địa danh thời gian văn

đ) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền văn e) Dấu quan, tổ chức văn

g) Nơi nhận

2 Kỹ thuật trình bày sang định dạng giấy

b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm

c) Cỡ chữ, kiểu chữ tên quan, tổ chức văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh thời gian văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận trình bày theo hướng dẫn thành phân thể thức văn khoản 2, 3, 4, 7, 8, Mục II Phần I Phụ lục

d) Mầu trình bày định dạng giấy minh hoạ Phụ lục III Nghị định

3 Sơ đồ bố trí thành phần thể thức sang định dạng giấy a) Vị trí trình bày thành phần thể thức

A Ẩ

o

sô Thành phần thể thức sao

1 Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” ‘TRÍCH SAO Tên quan, tổ chức văn

3 Số, ký hiệu

4 Địa danh ngày, tháng, năm

5a, 5b, 5c Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức

7 Nơi nhận

Ị Phụ lục II

OA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

'èm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) I VIÉT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU

Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) xuống dòng

II VIÉT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI

1 Tên người Việt Nam

a) Tên thông thường: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết danh từ riêng tên người Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,

b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ơng Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,

2 Tên người nước phiên âm chuyển sang tiếng Việt

a) Trường hợp phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,

b) Trường hợp phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc nguyên ngữ): Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ thành phần Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,

III VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ

1 Tên địa lý Việt Nam

a) Tên đơn vị hành cấu tạo danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng đom vị hành đó: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành tên riêng không dùng gạch nối Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,

b) Trường hợp tên đơn vị hành cấu tạo danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên kiện lịch sử: Viết hoa danh từ chung

chỉ đơn vị hành Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,

c) Trường họp viết hoa đặc biệt: Thủ Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh d) Tên địa lý cấu tạo danh từ chung địa hình (sơng, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm, ) với danh từ riêng (có âm tiết) trở thành tên riêng địa danh đó: Viết hoa tất chữ tạo nên địa danh Ví dụ: Cửa Lị, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm cỏ , cầu Giấy,

đ) Tên địa lý vùng, miền, khu vực định cấu tạo từ phương hướng kết họp với từ phương hướng khác: Viêt hoa chữ đầu tất âm tiết tạo thành tên gọi Đôi với tên địa lý vùng, miên riêng cấu tạo từ phương hướng kết hợp với danh từ địa hình viết hoa chữ đầu âm tiết Ví dụ: Tây Bắc, Đông Bắc, Bắc Bộ,

2 Tên địa lý nước phiên âm chuyển sang tiếng Việt

a) Tên địa lý phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,

b) Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc nguyên ngữ): Viêt hoa theo quy tăc viêt hoa tên người nước quy định điểm b khoản Mục II Phụ lục Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,

IV VIÉT HOA TÊN c QUAN, TỎ CHỨC

1 Tên quan, tổ chức Việt Nam

a) Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ loại hình quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương Phòng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài nguyên Môi trường, Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,

b) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,

2 Tên quan, tồ chức nước

a) Tên quan, tổ chức nước dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên quan, tổ chức Việt Nam Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế giới (WHO),

b) Tên quan, tổ chức nước sử dụng văn dạng viết tắt: Viết chữ in hoa nguyên ngữ chuyển tự La-tinh ngun ngữ khơng thuộc hệ La-tinh Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,

V VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC

1 Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước

2 Tên huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ đầu âm tiết thành phần tạo thành tên riêng từ thứ, hạng Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,

3

4 Danh từ chung riêng hóa

Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ tên gọi trường hợp dùng nhân xưng, đứng độc lập thể trân trọng Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),

5 Tên ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tông tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,

6 Tên loại văn bản: Viết hoa chữ đàu tên loại văn chữ đầu âm tiết thứ tạo thành tên gọi văn trường hợp nói đến văn cụ thể Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,

7 Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm văn cụ thể viết hoa chữ đầu phần, chương, mục, tiểu mục, điều

Ví dụ:

- Căn điểm a khoản Điều 103 Mục Chương XII Phần I Bộ luật

Hình sự

- Theo quy định điểm a khoản Điều 24 Tiểu mục Mục Chương III Nghị so 35 1/2017/ƯBTVQH14

8 Tên năm âm lịch, ngày tết, ngày tháng năm

a) Tên năm âm lịch: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết tạo thành tên gọi Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,

b) Tên ngày tết: Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ tạo thành tên gọi Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu Viết hoa chữ Tết trường họp thay cho tết Nguyên đán

c) Tên ngày tuần tháng năm: Viết hoa chữ đầu âm tiết ngày tháng trường hợp khơng dùng chữ số Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,

9 Tên kiện lịch sử triều đại: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành kiện tên kiện, trường hợp có số mốc thời gian ghi chữ viết hoa chữ Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám ,

MẪU T BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN theo Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP

ngày 05 tháng năm 2020 Chỉnh phủ)

I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

STT Tên loai văn hành Chữ viết tắt

1 Nghị (cá biệt) NQ

2 Quyết định (cá biệt) ỌĐ

3 Chi thi CT

4 Quy chế QC

5 Quy đinh QyĐ

6 Thông cáo TC

7 Thông báo TB

8 Hướng dẫn HD

9 Chương trình CTr

10 Kế hoach KH

11 Phương án PA

12 Đề án ĐA

13 Dư án DA

14 Báo cáo BC

15 Biên BB

16 Tờ trình TTr

17 Hợp đồng HĐ

18. Công điện CĐ

19. Bản ghi nhớ BGN

20 Bản thỏa thuân BTT

21 Giấy uỷ quyền GƯQ

22 Giấy mời GM

23. Giấy giới thiệu GGT

24. Giấy nghỉ phép GNP

25 Phiếu gửi PG

26. Phiếu chuyển PC

27 Phiếu báo PB

Bản văn bản

1 Bản y SY

2 Bản trích TrS

2

II MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, PHỤ LỤC VÀ

BẢN SAO VĂN BẢN

1 Mẩu trình bày văn hành chính Mầu 1.1 Nghị (cá biệt)

Mẩu 1.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp

Mầu 1.3 Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp

Mầu 1.4 Văn có tên loại

Mầu 1.5 Cơng văn

Mầu 1.6 Công điện

Mẩu 1.7 Giấy mời

Mẩu 1.8 Giấy giới thiệu

Mầu 1.9 Biên

Mầu 1.10 Giấy nghỉ phép

2 Mẩu trình bày phụ lục văn bản

Mầu 2.1 Phụ lục văn hành giấy

Mầu 2.2 Phu luc văn hành điên tử

3 Mâu trình bày văn bản Mầu 3.1 Bản sang định dạng giấy

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Mẩu 1.1 - Nghị (cá biệt)

n g y th n g năm

NGHỊ QUYÉT

THẨM QƯYÈN BAN HÀNH

Căn c ứ / Căn c ứ ;

QUYẾT NGHỊ:

6

/

QƯYÈN HẠN, CHỨC

vụ

CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ kỷ người cỏ thẩm quyền, dấu/chữ kỷ số quan, tổ chức)

Ho tên

Ghi chủ:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành nghị

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành nghị Địa danh

5 Trích yếu nội dung nghị Nội dung nghị

7 Chữ viết tắt tên đom vị soạn thảo văn số lượng lưu (nếu cần) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành (nếu cần)

N nhận: - Như Điều ;

- Lưu: VT* !

/NQ-4

Mẩu 1.2 - Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Số: /QĐ- . n g y thảng năm

về

viêc

QUYẾT ĐỊNH

THẢM QUYỀN BAN h n h'

Căn Căn cứ

Theo đề nghị của

Điều Điều .

QUYẾT ĐỊNH:

N nhận: - Như Điều ;

Lưu: VT, 10

QUYÈN HẠN, CHỨC

vụ

CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký người cổ thẩm quyền, dẩu/chữ ký số quan, tổ chức)

Họ tên

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định Địa danh

5 Trích yếu nội dung định

6 Thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ người đứng đầu; thâm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tơ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức

7 Các để ban hành định Nội dung cjuyết định

9 Chữ viết tất tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Mẩu 1.3 - Quyết định (quy định gián tiếp

) n

SÔ: /QĐ- , n g y th n g năm

QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) 5

THẨM QUYỀN BAN HÀNH6

Căn c ứ ; Căn c ứ ; Theo đề nghị c ủ a

QUYẾT ĐỊNH:

Điều Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định n y

Điều

N nhận: QUYÊN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KÝ

- Như Điều ;

• ; (Chữ ký người cỏ thầm quyền,

- Lưu: V T , dấu/chữ kỷ s ố cùa quan, tố chức) Họ tên

Ghi chú:

* Mẩu áp dụng định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn khác.

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định Địa danh

5 Trích yếu nội dung định

6 Thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ người đứng đầu; thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức

7 Các để ban hành định

6

Mẩu văn (được ban hành, phê duyệt kèm theo định) đối vói văn giấy _

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C QUAN, TỎ CHỨC Độc lập - T ự - Hạnh phúc

TÊN LOAI VĂN BẢN

•

(Kèm theo Quyết định sổ /QĐ- ngày tháng năm ỷ

Điều Điều

Điều

Ghi chú:

1 Trích yếu nội dung văn

Mầu văn (được ban hành, phê duyệt kèm theo định) đối vói văn điện t ( )•

số: ; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây5

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN C QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - T ự - Hạnh phúc

TÊN LOAI VĂN BẢN

•1

(Kèm theo Quyết định sổ /QĐ- ngày tháng năm ỷ

3

Đỉều Điều

Đ iề u

/

Ghi chủ:

* Mầu áp dụng văn bàn điện tử kèm theo không tệp tin với nội dung Quyết định ban hành hay phê duyệt

1 Trích yếu nội dung văn

2 Đối với văn điện tử, điền thông tin vị trí Nội dung văn kèm theo

4 Số ký hiệu Quyết định ban hành hay phê duyệt

8

Mau 1.4 - Văn có tên loại

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - T ự - Hạnh phúc

Số: t n g y th ả n g n ă m

TÊN LOẠI VĂN BẢN*

Nơi nhận: QUYỂN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ kỹ người cỏ thấm quyền,

Lưu: V T , dấu/chữ kỷ số quan, tổ chức) Ho tên

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn Chữ viết tắt tên loại văn

4 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn Địa danh

6 Tên loại văn

Mẩu áp dụng chung hình thức văn hành chỉnh có ghi tên loại gồm: chi thị, quy chế, quy định, thôn| cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo

7 Trích yếu nội dung văn Nội dung văn

9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần)

Mau 1.5 - Công văn

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Sổ: !

V/v

, n g y th n g năm

Kính gửi:

7

/

N nhăn: QUYỂN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KỶ

- Như trên;

-Lưu: VT, .8 (Chữ ký người cỏ thẳm quyên,

dấu/chữ kỷ số quan, tố chức)

Ho tên •

10

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn

5 Địa danh

6 Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung công văn

8 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần)

9 Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành (nếu cần)

10

Mẩu 1.6 - Công điện

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - T ự - Hạnh phúc

Số: ./CĐ- # n g y th ả n g năm

CƠNG ĐIỆN

••••• ••••••

điện:

8

Nơi nhận: QUYÈN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KỶ

-Lưu: VT, .9 10 (Chữ ký người có thẩm Cịuyền

dấu/chữ ký số quan, tổ chức)

Ho tên•

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản ữực tiếp (nếu có)

2 Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công điện

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành cơng điện Địa danh

5 Trích yếu nội dung điện

6 Tên quan, tổ chức chức danh người đứng đầu Tên quan, tổ chức nhận điện

8 Nội dung điện

9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần)

Mầu 1.7 - Giấy mời

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc ỉập - T ự - Hạnh phúc

Số: /GM- t n g y th ả n g năm

GIÁY MỜI

2

Tới d ự

trân trọng kính mời:

7

Chủ trì: Thời gian: Địa điểm:

Nơi nhận:

QUYÈN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký người có thẩm quyền,

- Lưu: VT, dấu/chữ kỷ sỗ quan, tổ chức)

Ho tên é

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời Địa danh

5 Trích yếu nội dung họp

6 Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đom vị công tác người mời Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị v.v

8 Các vấn đề can lưu ý

9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần)

12

Mẩu 1.8 - Giấy giới thiệu

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - T ự - Hạnh phúc

Số: /GGT- n g y th n g n ă m

GIẤY GIỚI THIỆU

trân trọng giới thiệu: Ông (b ) Chức vụ: Được cử đ ế n :

về

v iệ c :

Đề nghị Quý quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên hồn thành nhiệm vụ

Giấy có giá trị đến hết n g ày /

Nơi nhận: QUYÈN HẠN, CHỨC

vụ

CỦA NGƯỜI KÝ

- Như trên; - Lưu: VT

(Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức)

Ho tên

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

2 Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn

4 Địa danh

Mẩu 1.9 - Bỉên bản

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 TÊN C QUAN, TÒ CHỨC2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - T ự - Hạnh phúc

Số: /BB-

Thời gian bắt đ ầ u : Đia đ iểm : Thành phàn tham dư:

BIÊN BẢN

4

Chủ trì (chủ toa):

Thư ký (người ghi biên bản): Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội thảo):

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ngày tháng n ă m /

TH Ư KÝ CHỦ TOA •

(Chữ kỷ) (Chữ kỷ người có thẩm quyền

dấu/chữ ký sổ quan, tồ chức (nếu có))5

Ho tên • Ho • và tên

Nơi nhận: - Lưu: VT, Hồ sơ.

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức ban hành văn

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn bàn Tên họp hội nghị, hội thảo

14

Mẩu 1.10 - Giấy nghỉ phép

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN C QUAN, TỎ CHỨC2 Độc lập - T ự - Hạnh phúc

Số: /GNP- t n g y th n g năm GIẤY NGHỈ PHÉP

Xét Đom đề nghị nghỉ phép n g y ông (b ) cấp cho:

Ông (b ): Chức vụ: Được nghỉ phép thời gian kể từ n g y đến hết ngày t i

Số ngày nghỉ phép nêu tính vào thời gian /

Nơi nhận: QUYÊN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KÝ

■ I ’ (Chữ kỷ người có thấm (ịuyền

’ dấu/chữ ký số quan, to chức)

Ho tên•

Xác nhận quan (tổ chức) chỉnh quyền địa phương nơi nghi phép

(nếu cần)

(Chữ ký, dấu)

Ho tên

Ghi chú:

1 Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) Tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép

3 Chữ viết tắt tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép Địa danh

5 Họ tên, chức vụ đơn vị công tác người cấp giấy phép Nơi nghỉ phép

7 Thời gian nghi theo Luật Lao động (nghỉ hàng năm có lương nghỉ khơng hưởng lương nghỉ việc riêng mà hưởng nguyên lương )

8 Người cấp giấy nghỉ phép

Mầu 2.1 - Phụ iục văn hành giấy

Phụ lục

2

(Kèm theo Văn số ngày thảng năm .4 .5 )

Ghi chú:

1 Số th ứ tự Phụ lục

2 Tiêu đề Phụ lục Số ký hiệu văn Thời gian ban hành văn

16

Mẩu 2.2 - Mẩu Phụ lục văn hành điện tử

số: ; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây6

Phụ lục

2

(Kèm theo Văn số ngày thảng năm .3 .4 )

7

/

Ghi chủ:

* M au áp dụng văn điện tử có phụ lục khơng tệp tin với nội dung văn

1 Số thứ tự Phụ lục Tiêu đề Phụ lục

3 Đối với văn điện tử, điền thơng tin vị trí Tên quan, tổ chức ban hành văn

5 Số ký hiệu văn

6 Thời gian ký số quan, tổ chức (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)

Mẩu 3.1 - Bản sang định dạng giấy

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Sô: / n g y th n g năm

TÊN LOẠI VĂN BẢN

/

QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ kỷ người có thắm dấu quan, tổ chức ban hành văn bản)

Họ tên

TÊN Cơ QUAN, TÓ CHỨC

2

1

Cộ 3 A ngày tháng năm

QUYỀN HẠN, CHỨC v ụ CỦA NGƯỜI KÝ7

(Chữ ký người có thẩm quyền

dấu quan, tổ chức thực văn bản)

Họ tên

Ghi chú:

1 Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” Tên quan, tổ chức thực văn

3 Số Ký hiệu

5 C hữ viết tắt tên quan, tổ chức văn

6 Địa danh

7 Ghi quyền hạn, chức vụ người ký

N nhận:

- Lưu: VT ’

N nhận:

18

Mẩu 3.2 - Bản sang định dạng điện tử

ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây3

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc

Sô: / # n g y th ả n g năm

TÊN LOẠI VĂN BẢN

/

Nơi nhện:

QUYÈN HẠN, CHỨC vụ CỦA NGƯỜI KÝ

■ » (Chữ kỷ người cỏ thẩm quyển,

- L u 'vĩ"* dấu quan, tổ chức ban hành văn bản)

Họ tên

Ghi chú:

1 Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO”

2 Tên quan, tổ chức thực văn

Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP tháng năm 2020 Chính phủ)

I MẢƯ SỎ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

1 Bìa trang đầu

TÊN c QUAN CHỦ QUẢN TRựC TIẾP TÊN C QƯAN/ĐƠN VỊ

SỎ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm :

Từ nệày đến ngày Từ s ô đến s ố

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký văn Tối thiểu gồm 10 nội dung:

số, ký

hiêu• văn

Ngày tháng văn

Tên loai •

và trích yếu nộỉ dung

văn

Người ký

Nơi nhân•

văn

Đơn vị, người

nhận lưu

Số lượng

bản

Ngày chuyển

Ký

nhân•

Ghi

2

II MẪU BÌ VĂN BẢN

TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC Địa c h ỉ: Điện th o i: F a x : E -M ail: W ebsite:

Số/ký hiệu văn bản:

Kỉnh gửi:

III MẪU SỎ GỬI VÃN BẢN ĐI

Bưu

ĐIỆN

1 Bìa trang đầu

TÊN C QUAN CHỦ QUẢN TRựC TIẾP TÊN C QUAN/ĐƠN VỊ

SỐ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

Năm :

Từ ngày đến ngày Từ s ố đến s ắ

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký gửi văn bưu điện Tối thiểu gồm 06 nội dung:

Ngày chuyển

Số, ký hiệu

văn bản Nơi nhân văn •

Số lượng

bì

Ký nhận dấu bưu

điên •

Ghi chú

IV MẪU SỎ SỬ DỤNG BẢN L u Bìa trang đầu

TÊN c QUAN CHỦ QUẢN T R ựC TIẾP TÊN C QUAN/ĐƠN VỊ

SỎ SỬ DỤNG BẢN LƯU

Năm :

Từ ngày đến ngày

/ _ r r

Từ s ô đen s ô

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký sử dụng lưu Tối thiểu gồm 09 nội dung:

Ngày tháng

Ho tên •

ngưịi sử dụng

Số, ký hỉệu ngày tháng văn

bản

Tên ỉoai •

trích yếu nội dung văn

Số ký hiêu

HS

Ký nhân•

Ngày trả

Người cho phép

sử dụng

Ghi

4

V MẪU DẤU “ĐỂN” : Được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35 mm X 50 mm

IT>

có

VI MẢƯ SỎ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐÉN

1 Bìa trang đầu

TÊN c QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN C QUAN/ĐƠN VỊ

SỎ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm :

Từ ngày đến ngày Từ s ố đến s ố

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký văn đến Tối thiểu gồm 10 nội dung:

Ngày đến Số đến Tác • •> giả Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn

Tên loại trích yếu nội dung văn

Đơn vi • hoăc• người nhân Ngày chuyển Ký nhân• Ghi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

50 mm

TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC

Số:

ĐÉN

TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

- Độc lập - Tự - Hạnh phúc

ngày thảng năm PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

(Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yêu nội dung văn đên)

VII MẪU PHIÉƯ GIẢI QƯYÉT VĂN BẢN ĐẾN

1 Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;

- Giao đom vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có);

- Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải

2 Ý kiến lãnh đạo đơn vị

- Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến

3 Ý kiến đề xuất người giải

6

VIII MẢƯ SỎ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐỂN

1 Bìa trang đầu

TÊN c QUAN CHỦ QUẢN TR ựC TIẾP TÊN C QƯAN/ĐƠN VỊ

SỎ THEO DÕI GIẢI QUYÉT VĂN BẢN ĐẾN

Năm :

Từ ngày đến ngày

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký theo dõi giải văn đến Tối thiểu gồm 07 nội dung:

Số đến

Tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng và tên quan, tỗ chức ban hành văn

bản

Đơn vi •

hoăc•

người nhân•

Thời hạn giải quyết

Tiến

-M. A • ? #

độ giải quyết

Số, ký hiệu văn

bản trả

lời

Ghi chú

èm theo Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chỉnh phủ)

I XÂY DựNG DANH MỤC HÒ s ơ

Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ

1 Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yêu quan, tô chức) Trong đê mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể

Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu

2 Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn

Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01

3 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc

2

TÊN CQ, TC CHỦ QƯẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN Cơ QUAN, TỎ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc

DANH MỤC HÒ s N ăm

(Kèm theo Quyết định s o n g y tháng n ă m ) II MẪU DANH MỤC HỒ s ơ

Số ký hỉêu hồ sơ •

Tên đề muc tiêu đề hồ sơ •

Thời han •

bảo quản

Người lập hồ sơ

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5)

I TÊN ĐÈ MUC LỚN • Tên đề muc nhỏ

•

01.TCCB

\ ^ r p • A 4A À

Tiêu đê hô sơ 20 năm Họ tên

Danh mục hồ sơ c ó hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

III

MU MC

ã LC ô

HÒ

Sơ, TÀI 7

LIỆU Nộp L u

• •

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN ĐƠN V Ị1 Độc lập - Tự - Hạnh phúc

MỤC LỤC HÔ Sơ, TÀI LIỆU N ộp L u

Năm

số 11

Số, ký hiệu

hồ sơ

Tỉêu đề hồ sơ Thòi gian tài liệu

Thời han •

bảo quản

Số tờ3/ Số trang4

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) Ợ)

Mục lục gồm : hồ sơ (đơn vị bảo quản)

Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày tháng năm

Người lập

(Ký ghi rõ họ tên, chức vụ)

IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HÒ s s

1 Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu

2 Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản

vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản

4

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ s :

Năm .

IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ s 5

STT

Số, ký hỉệu

văn

Ngày tháng năm văn

bản

Tên loại trích yếu nội dung văn

Tác giả văn

Tờ số/ Trang số

Ghi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN Cơ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc

V MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ s , TÀI LIỆU

, n g y th ả n g năm

BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu• 7 •

Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư;

Căn c ứ {Danh mục hồ sơ năm Ke hoạch thu thập tài liệu ),

Chúng gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

Ơng (bà): Chức vụ cơng tá c : BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan)

Ông (bà): Chức vụ công tá c : Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau:

1 Tên khối tài liệu giao n ộ p : Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

- Tổng số hộp (cặp):

- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy mét g iá : mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện từ

Ị r \

r p Á Ã Ã

- Tồng sô hô sơ :

- Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao n ộ p : Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo

Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký ghi rõ họ tên)

Phụ lục VI

G QUẢN LỶ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ theo Nghị định sổ 30/2020/NĐ-CP 05 tháng năm 2020 Chính phủ)

Phần I

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DựNG HỆ THỐNG

1 Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định

2 Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành

3 Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống

4 Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống

5 Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu

II YÊU CẦU CHƯNG KHI THIỂT KỂ HỆ THỐNG

1 Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả1

2 Có khả tích họp, liên thông, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác

3 Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống

4 Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, tồn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu

5 Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản

6 Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng

8 Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật

1 Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu

III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THÓNG

1 Đối với việc tạo lập theo dõi văn

a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn

c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn

đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm

e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn g) Cho phép tự động cập nhật trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục

h) Thông báo cho Văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn ba trường thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn

i) Thơng báo có văn

k) Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn 1) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn

n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu

o) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn

2 Đối với việc kết nối, liên thông

a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện từ Lưu trữ ỉịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

b) Có khả hoạt động thiết bị di động thông minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin

3

3 Đối với an ninh thông tin

a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn

c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền

4 Đối với việc lập quản lý hồ sơ

a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống

b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ

c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ

d) Bảo đảm liên kết trường thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ

đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ lập tài khoản cụ thể

e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ tạo nhiều tài khoản khác mà không cần nhân

g) Cho phép kết xuất toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ

5 Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ

a) Lưu văn thơng tin q trình giải văn gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn cá nhân phân công soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có ỉiên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiên phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn

b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kê từ ngày Lưu trữ quan thông báo Danh mục hô sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu

d) Bảo đảm tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn bản, hồ sơ

đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản

e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ

g) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ

a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu

b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị

c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ

d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu

đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm

e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm

h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ bien: (.doc), (.docx), (.pdf)

i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả

k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống

1) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài liệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả

a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản

b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền

c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ

đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tô liệu đặc tả liên quan

8 Đối với việc thu hồi văn

a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức

b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn

c) Lưu liệu đặc tả trình thu hồi văn IV YÊU CẦU VÈ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

1 Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau:

a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác

b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức

d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức

đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân

e) Phục hồi thông tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thông báo kết phục hồi

g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm quyền

2 Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thơng

V THƠNG TIN ĐÀU RA CỦA HỆ THỐNG

1 Sổ đăng ký văn đến

2 Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn

4 Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ

6 Mue lue hồ sơ

I THÔNG TIN ĐÀU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

STT Trường thơng tin

Í T ' A

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu

dữ liệu Độ dài

1 Mã hồ sơ FileCode

1.1 Mã định danh quan, tồ chức lập danh mục hồ sơ2

Organld String 13

1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number

1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20

2 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number

3 Tên loại văn TypeName String 100

4 Số văn CodeNumber String 11

5 Ký hiệu văn CodeNotation String 30

6 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10

7 Tên quan, tổ chức ban hành văn

OrganName String 200

8 Trích yếu nội dung Subject String 500

9 Ngơn ngữ Language String 30

10 Số trang văn PageAmount Number

11 Ghi Description String 500

12 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo

12.1 Chức vụ người ký văn Position String 100

12.2 Họ tên người ký văn FullName String 50

13 Nơi nhận To

13.1 Mã định danh quan, tổ chức nhận văn

Organld String 13

13.2 Tên quan, tổ chức nhận văn

OrganName String 200

14 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number

15 Số lượng phát hành IssuedAmount Number

16 Hạn trả lời văn DueDate Date 10

7

n THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

STT Trường thông tin Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kỉểu liêu •

Đơ dài •

1 Mã hồ sơ FileCode

1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3

Organld String 13

1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number

1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20

2 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number

3 Tên loại văn TypeName String 100

4 Số văn CodeNumber String 11

5 Ký hiệu văn CodeNotation String 30

6 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10

7 Tên quan, tổ chức ban hành văn

OrganName String 200

8 Trích yếu nội dung Subject String 500

9 Ngôn ngữ Language String 30

10 Số trang văn PageAmount Number

11 Ghi Description String 500

12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10

13 Số đến ArrivalNumber Number 10

14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlníb

14.1 Chức vụ người ký văn Position String 100

14.2 Họ tên người ký văn FullName String 50

15 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number

16 Đơn vị người nhận ToPlaces String 1000

17 Ý kiến phân phối, đạo, trạng thái xử lý văn

TraceHeaderList LongText

18 Thời hạn giải DueDate Date 10

IU THÔNG TIN ĐÀU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ s ơ

STT Trường thông tin Tên

(viết tắt tiếng Anh)

Kiểu liêu •

Độ dài

1 Mã hồ sơ FileCode

1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ4

Organld String 13

1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number

1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20

2 rr^* A A > Ã>

Tiêu đê hô sơ Title String 500

3 Thời hạn bảo quản Maintenance String 30

4 Chế độ sử dụng Rights String 30

5 Người lập hồ sơ Creator String 30

6 Ngôn ngữ Language String 50

7 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10

8 Thời gian kết thúc EndDate Date 10

9 Tổng số văn hồ sơ DocTotal Number

10 Tổng số trang hồ sơ PageTotal Number

11 Ghi Description String 500