CÁCGIẢIPHÁPHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂM VTQT KVI

CÁCGIẢIPHÁPHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRU NGTÂM VTQT KVI I. PHƯƠNGHƯỚNGHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂM 1. Chiến lược đổi mới và mục tiêu phát triển của trung tâm trong giai đoạn 2006-2010 Trong năm 2005 vừa qua trung tâm đã thực hiện được một số chỉ tiêu do sự phân cấp của công ty đem lại lợi nhuận cho trung tâm góp phần vào việc phát triển ngành bưu điện nói chung và ngành kinh tế nói riêng. Tuy nhiên trung tâm cũng gặp một số khó khăn do sự cạnh tranh của các đối thủ khác như viettel, sfone…làm cho hoạt động của trung tâm gặp phải một số khó khăn.Nhưng không vì thế mà trung tâm chịu lùi bước theo báo cáo của ban giám đốc trung tâm trình lên công ty thì trong thời gian sắp tới trung tâm sẽ từng bước hoàn thiện lại bộ máy quản lý, tinh giảm nhân lực cho gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu công việc. Song song với việc chỉn đốn nội bộ thì trung tâm cũng đưa ra mục tiêu trong thời gian sắp tới sẽ ngày một cho ra nhiều loại dịch vụ viễn thông hiện đại phục vụ khách hàng một cách tối ưu, không ngừng mở rộng thị trường đưa mạng lưới viễn thông việt nam có mặt trên toàn thế giới góp phần vào việc phát triển nền kinh tế cho đất nước. 2. Phương hướng và phương thức hoàn thiện * Phương hướng Trung tâm mới thành lập chưa lâu cho nên phân cấp quản lý và chức năng nhiệm cần phải được tăng cường. Vì vậy yêu cầu phải có bộ máy quản lý phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện tốt các chức năng tham mưu, quản lý và phục vụ. Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, đảm bảo thực hiện chức năng, nhiệm vụ tốt. Cơ cấu bộ máy quản lý phải phù hợp, thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót nhiệm vụ của trung tâm giao cho. * Phương thức tiến hành Kế thừa một cách có chọn lọc bộ máy cũ, phát huy được sức mạnh bên trong về nguồn nhân lực, mạnh dạn đào tạo bồi dưỡng cán bộ, bổ sung cán bộ trẻ có năng lực chuẩn bị kế tiếp sự phát triển. Rà soát phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận đểđi đến hoàn thiện bộ máy quản lý. Cải thiện mối quan hệ công tác, lề lối làm việc, bổ sung và hoàn thiện nội quy, quy chế, bố trí sắp xếp và bồi dưỡng cán bộđúng chuyên môn, sở trường từđây sẽ phát huy được tính sáng tạo trong công việc vàđộng lực làm viêc. Tăng cường mối quan hệ với các đơn vị trong và ngoài công ty Hoàn thiện thêm và xây dựng chức trách cho từng cán bộ công nhân viên đểđảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao. Việc sắp xếp bố trí lại cần phải có căn cứ khoa học và dựa vào thực tiễn, thận trọng không ồạt, nhưng phải đồng bộ và thống nhất một cách dứt khoát. II. HOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂM 1. Mục tiêu, chiến lược hoàn thiện bộ máy quản lýở trung tâm Qua việc phân tích thực trạng bộ máy quản lý của trung tâm ta thấy có rất nhiều ưu điểm, nhiều lĩnh vực hoạt động rất tốt .Song nó vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để cho bộ máy quản lý của trung tâm được hoàn thiện hơn nữa góp phần vào việc quản lýđiều hành được tốt hơn tạo điều kiện cho sự phát triển xa hơn nữa trong tương lai. Bộ máy quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy được xây dựng lên để thực hiện các chức năng quản lýđối với các doanh nghiệp. Mục tiêu của việc quản lý là làm sao cho hoạt động kinh doanh luôn luôn hoạt động tốt và tạo ra ngày một nhiều lợi nhuận. Có nghĩa là tạo ra một môi trường bên trong màởđó mọi thành viên có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc nhất. Sắp xếp lại các đơn vị sản xuất kinh doanh cho phù hợp với các cơ chế mới, đảm bảo tính chủđộng trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích tạo ra hiệu quả cao. Điều này đòi hỏi mức độ hợp lý của việc tổ chức phân quyền và tập quyền của trung tâm. 2. Hoàn thiện bộ máy quản lý của trung tâm Hoàn thiện bộ máy quản lý phải đảm bảo tính tối ưu, linh hoạt, kinh tế.Với quy mô lao động ngày càng lớn của trung tâm việc sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo yêu cầu đặt ra. Tổ chức các phòng ban chức năng theo hướng chuyên tinh, gọn nhẹ nhưng phải phát huy tối đa hiệu quả hoạt động. Đồng thời phải hết sức coi trọng các bộ phận có quan hệ trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đến công tác nghiên cứu, đổi mới sản phẩm, nghiên cứu thị trường và giá cả sản phẩm. Đảm bảo tính tin cậy khi ra quyết định quản lý, sự lớn mạnh của trung tâm phụ thuộc phần lớn vào bộ máy quản lý, đó làđiều đãđựơc khẳng định trong thực tế của doanh nghiệp. Đểđạt được điều này trung tâm phải đảm bảo: +Giữa các khâu và các cấp quản lý phải đảm bảo được sự liên kết hợp lý thiết lập mối quan hệ hợp lý với các cấp quản lýít nhất của trung tâm. +Phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin, đảm bảo sự phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong trung tâm. +Phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong trung tâm cũng như bên ngoài môi trường. Dù bộ máy quản lý của trung tâm có hoàn thiện thế nào đi nữa thì vẫn phải đảm bảo tính hiệu quả quản lý. Đánh giá hiệu quả của bộ máy quản lý theo một số tiêu thức sau: +Các quyết định quản lý luôn đưa ra kịp thời vàđược thực hiện triệt để. +Thông tin trong hệ thống quản lý luôn đảm bảo tính thông suốt và linh hoạt. +Hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm liên tục vàđược phối hợp đồng bộ, hiệu quả. +Cơ cấu quản lý tập trung và phi tập trung được kết hợp và bổ sung cho nhau một cách linh hoạt trong hệ thống quản lý của trung tâm. * Hoàn thiện bộ máy quản lý cần phải được gắn kết với việc phân cấp và phân quyền đồng thời phải chỉ huy thống nhất. Xu hướng phân cấp quản lýđối với xu hướng tập trung hoá và thích hợp với điều kiện thị trường luôn có những biến động. Việc phân cấp quản lý trong trung tâm nhằm đạt được kết quả sau: - Tránh được sự quan liêu thường nảy sinh trong điều hành của bộ máy quản lý. -Tổ chức thông tin kịp thời , thông suốt, phát huy sức mạnh tổng hợp của các hệ thống quản lý. -Chuyển quá trình điều hành tác nghiệp sản xuất kinh doanh xuống các cấp cơ sởđể thích ứng với sự biến động của thị trường. -Xác định đúng nhiệm vụưu tiên và vai trò chiến lược của bộ phận quản lý cấp cao đảm bảo tăng hiệu quả của bộ phận này. * Đối với cán bộ công nhân viên trong trung tâm Khuyến khích sự chủđộng của các nhân viên tron công việc, từđó nâng cao vai trò của các bộ phận quản lý, đặc biệt là vai trò của ban giám đốc trung tâm. Đểđạt được điều này việc tổ chức các phòng ban phải đảm bảo các yêu cầu sau: -Đảm bảo nghiêm ngặt chếđộ một thủ trưởng và chếđộ trách nhiệm cá nhân. -Đảm bảo sự cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cán bộ quản lý, phải phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng. -Không bỏ sót hay trùng lặp một nhiệm vụ co nhiều bộ phận đảm nhận. -Xác định mối quan hệ mật thiết giưa các phòng ban với nhau để thực hiện công việc được dễ dàng. -Thu hút được sự tham gia vào bộ máy quản lý của cán bộ công nhân viên trong toàn trung tâm. -Tiêu chuẩn hoáđội ngũ cán bộ quản lý, thực hiện những biện pháp kiên quyết nhằm đưa vào bộ máy quản lý những cán bộ quản lý có năng lực, trên cơ sở công việc để tìm người thừa hành phù hợp đảm bảo tính kế thừa và phát huy những điểm mạnh của các lớp quản lý cũ. III. MỘTSỐGIẢIPHÁPNHẰMHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂMV IỄNTHÔNGQUỐCTẾKHUVỰC I 1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lýở trung tâm Ta biết rằng thị trường ngày một biến động đặc biệt sắp tới đây với việc gia nhập wto thì sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn. Khó khăn này đối với tất cả các ngành kinh tế trong đó có ngành viễn thông. Đểđứng vứng trong thị trường này một yêu cầu cấp thiết cho trung tâm là phải hoàn thiện bộ máy quản lý theo hướng gọn nhẹ, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýđảm bảo số lượng người và số cấp quản lýít nhất trên cơ sởđảm bảo hiệu quả công việc. Để cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả, gọn nhẹ thì trung tâm phải bố trí sắp xếp lại những vị trí không cần thiết hoặc có thể cắt giảm nếu có. Để nâng cao hiệu quả chất lượng công tác quản lý của các bộ phận chức năng, quan hệ giữa các phòng ban chức năng phải luôn được hoàn thiện, luôn có sự bố trí người lao động ở các phòng ban đúng vị trí công tác, chuyên môn lành nghềđể từđó tạo điệu kiện cho sự thực hiện công việc. Trên cơ sở mô hình bộ máy quản lý của trung tâm, qua phân tích vàđánh giá nhưở trên tôi xin đề xuất một vài ý kiến về sự thay đổi cơ cấu tổ chức của trung tâm. Tôi mong rằng với việc thay đổi này sẽ ngày một phát huy hơn nữa công tác điều hành quản lýở trung tâm, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Sơđồ tổ chức của trung tâm trước và sau khi hoàn thiện: (trang sau) Giám đốc PGĐ nội chính PGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh Phòng TC-HC Phòng KT-TKTC Phòng KT-NV Phòng KH-VT Đài khai thác Đài GSM Xưởng SCTBHT Phòng KD-TT Chi nhánh d.vụ k.hàng (Sơđồ tổ chức trước khi hoàn thiện) Như vậy theo sựđề xuất của tôi cơ cấu tổ chức của trung tâm có sự thay đổi như sau:Để tránh sự cồng kềnh sẽ không có phó giám đốc nội chính thay vào đó là giám đốc trung tâm sẽ quản lý trực tiếp về vấn đề tổ chức hành chính vàkế toán tài chính ở trung tâm. Không những thế khi chưa đề xuất ta thấy rằng mình giám đốc kỹ thuật phụ trách nhiều mảng trong khi đó phó giám đốc kinh doanh lại quản lý cóít. Như vậy để hoạt động quản lý có hiệu quả hơn tôi chuyể phòng kế hoạch vật tư sang cho phó giám đốc kinh doanh phụ trách. Bởi lẽ chức năng này cũng nằm trong chuyên môn mà phó giám đốc kinh doanh đảm nhận.Sơđồ tổ chức sau khi hoàn thiện như sau: Giám đốc PGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh Phòng KT-NV Xưởng SCTBHT Đài khai thác Đài GSM Phòng KH-VT Phòng KD-TT Chi nhánh d. vụ k. hàng Phòng TC-HC Phòng TC-TKKT 2. Sắp xếp, bố trí lao động trong các bộ phận của trung tâm 2.1 Phòng tổ chức- cán bộ Hiện nay phòng này có 4 chuyên viên làm công tác tổ chức cán bộ bao gộm một trưởng phòng và 3 chuyên viên phụ trách về các mảng tiền lương vàđịnh mức lao động, bảo hộ lao động, và bảo hiểm xã hội. Với khối lượng công việc ngày một nhiều và sự phát triển của trung tâm ngày một mở rộng thì phòng này theo tôi nên thêm một số nhân viên đúng chuyên ngành để có sự bố trí hợp lý, tạo điều kiện chuyên môn hoá công việc . Một phòng tổ chức cán bộ hoạt động hiệu quả khi thực hiện đúng các chức năng của phòng, nó bao gồm các mảng sau: * Tổ chức bộ máy -Xây dựng và hưỡng dẫn các đơn vị thực hiện việc kiện toàn tổ chức bộ máy của trung tâm trong từng thời kỳ theo chủ trương, phương hướng chung của ngành và theo định hướng của công ty. -Tham mưu cho giám đốc xây dựng nội dung và mức độ phân cấp cho trung tâm, đồng thời đề ra các biện pháp thực hiện sự phân cấp đó. - Tham mưu cho việc xây dựng nội quy công tác, nhiệm vụ và mối quan hệ công tác cho các phòng ban chức năng . -Định kỳ tổng hợp phân tích hiệu quả của bộ máy quản lý với việc thực hiện nhiệm vụđược giao. * Công tác quản lý cán bộ nhân sự -Xây dựng quy hoạch cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ của công ty. -Xây dựng các phương án trình giám đốc : Bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp nhận, điều động cán bộ công nhân viên chức theo đúng quy định và phân cấp quản lý của công ty và tổ chức triển khai thực hiện sau khi được phê duyệt. -Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc công ty quản lý theo đúng quy chế quản lý hồ sơ cán bộ của ngành, lập báo cáo thống kê nhân sựđịnh kỳ vàđột xuất theo quy định. -Đề xuất việc điều động bố trí sử dụng cán bộ phù hợp khả năng, trình độ và yêu cầu công tác. -Thực hiện công tác khen thưởng và kỷ luật theo sự phân cắp. -Hưỡng dẫn và kiểm tra cơ sở trong công tác quản lý cán bộ, công tác báo cáo thống kê nhân sự. * Công tác tiền lương -Lập kế hoạch quỹ lương (tháng, quý, năm) của công ty, theo dõi kiểm tra việc thực hiện lương khoán( nếu công ty có chếđộ lương khoán) -Quản lý và quyết toán quỹ thu nhập của công ty. -Tính tiền lương khoán cho công nhân viên khối văn phòng công ty. -Nghiên cứu vận dụng các chếđộ phụ cấp bổ trợ lương hiện hành và hướng dẫn các cơ sở thực hiện . -Xây dựng nội quy và các hình thức trả lương áp dụng cho công ty, xây dựng nội quy và phân cấp tiền thưởng lợi nhuận hàng năm, đồng thời theo dõi, kiểm tra việc trả lương cho cán bộ công nhân viên. * Công tác đào tạo -Xây dựng kế hoạch công tác đào tạo năm và bổ túc nghiệp vụ kinh tế, chính trị, kỹ thuật, ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên toàn công ty. - Đề xuất chọn cử cán bộđi đào tạo, bổ túc nghiệp vụở trong nước và ngoài nước. -Tổ chức bổ túc nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Hướng dẫn và theo dõi kiểm tra việc thi nâng bậc cho công nhân sản xuất đơn vị trực thuộc. Giải quyết vấn đề thủ tục xuất, nhập cảnh cho cán bộ công nhân viên chức được cửđi học ở nước ngoài. - Theo dõi và kiểm tra đánh giá kết quả của nhân viên trong thời gian tập sựở công ty và trung tâm khu vực * Công tác bảo hiểm xã hội - Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện về công tác bảo hiểm xã hội theo chếđộ chính sách hiện hành của nhà nước và sự phân cấp quản lý của công ty. - Giải quyết thủ tục hưu trí, thôi việc, thai sản , ốm đau, tiền tuất theo chếđộ chính sách hiện hành của nhà nước và phân cấp quản lý của công ty. - Hưỡng dẫn, kiểm tra việc thực hiện về công tác bảo hiểm xã hội tại các đơn vị cơ sở trực thuộc công ty. -Quản lý danh sách cán bộ hưu trí, tổ chức và quản lý hoạt động của các ban hưu trí toàn công ty. -Tổ chức thực hiện lao động công ích của khối văn phòng công ty theo chếđộ chính sách của nhà nước vàđịa phương. - Quản lý danh sách các gia đình liệt sĩ, thương binh và danh sách cựu chiến binh trong khối văn phòng công ty cũng như toàn công ty. * Công tác tổ chức vàđịnh mức lao động -Xây dựng nội dụng, nhiệm vụ công tác lao động từng thời kỳ. - Tổ chức chấm công lao động, phân tích hiệu quả ngày giờ công trong sản xuất và quản lý. -Tính yêu cầu lao động hàng năm theo định mức biên chế cho các đơn vị trực thuộc. - Nghiên cứu tổ chức lao động khoa học: Địa điểm làm việc và hình thức phân công lao động, cơ cấu đội ngũ lao động, chếđộ ca kíp * Công tác bảo hộ lao động - Hàng năm lập kế hoạch bảo hộ lao động đểđăng ký và xin trình duyệt của tổng công ty. Đồng thời tổ chức thực hiện đăng ký dự trù mua sắm trang thiết bị bảo hộ lao động cho toàn công ty. - Xây dựng kế hoạch huấn luyện an toàn vệ sinh lao động và vệ sinh công nghiệp hàng năm cho các trung tâm khu vực theo dõi, kiểm tra thực hiện và tổng hợp báo cáo định kỳ. - Đăng ký thi đua xây dựng đơn vị an toàn vệ sinh công nghiệp. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng mạng lưới an toàn viên, kiểm tra các đơn vị về thực hiện an toàn vệ sinh lao động. Quản lý việc cấp phát trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ công nhân viên trên cơ sởđãđược giám đốc công ty duyệt . - Phân loại hoạt động, hướng dẫn việc kiểm tra cung cấp các tiêu chuẩn cua rngành quy định đối với cán bộ công nhân viên làm việc trong khu vực cóđộc hại, ca ba. -Theo dõi việc thực hiện chếđộ nghỉ phép năm, ốm đau, thai sản, về việc sử dụng lao động nữ trong công ty. - Phối hợp với công đoàn, y tế tổ chức việc nghỉ mát, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân vien theo chếđộ. Từ chức năng nhiệm vụ như trên phòng này có sự sắp xếp nhân viên trong phòng thực hiện các mảng công việc, được thể hiện qua bảng sau: Bảng 10: Chức năng của các nhân viên trong phòng TC-CB đơn vị: người Chức danh Số lượng Trình độ Nhiệm vụ Trưởng phòng 1 Đại học Công tác đào tạo, công tác quản lý cán bộ nhân sự, chỉđạo đôn đốc các chuyên viên trong phòng hoạt động tốt Chuyên viên 1 1 Đại học Công tác tiền lương, công tác định mức Chuyên viên 2 1 Đại học Công tác bảo hộ lao động Chuyên viên 3 1 Đại học Công tác bảo hiểm xã hội Nguồn: Phòng TC-CB của trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I Như vậy căn cứ vào chức năng nhiệm vụ mà phòng phải đảm nhận cùng với số lượng hiện tại của phòng bây giờ là 4 người thì cơ cấu lao động của phòng hiện tại chưa được hợp lý cho lắm . Bởi lẽ tuy trong phòng cũng phân ra từng mảng cho từng người làm rồi nhưng vẫn có rất nhiều mảng công việc do một người đảm nhận. Chính điều này gây sức ép công việc và có thể xảy ra hiện tượng làm việc không hiệu quả.Dựa vào chức năng nhiệm vụ của phòng tổ chức cán bộ nhưở trên và căn cứ vào tình hình thực tế của cơ cấu trong phòng . CÁCGIẢIPHÁPHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRU NGTÂM VTQT KVI I. PHƯƠNGHƯỚNGHOÀNTHIỆNCƠCẤUTỔCHỨCQUẢNLÝỞTRUNGTÂM 1. Chiến lược đổi mới