NĐ-CP về công tác văn thư - HoaTieu.vn

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề [r]

(1)

Số: 30/2020/NĐ-CP

-Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2020

NGHỊ ĐỊNH Về công tác văn thư

Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 19 tháng năm 2015; Theo đề nghị Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

Chính phủ ban hành Nghị định công tác văn thư.

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh

Nghị định quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư

Điều Đối tượng áp dụng

1 Nghị định áp dụng quan, tổ chức nhà nước doanh nghiệp nhà nước (sau gọi chung quan, tổ chức)

2 Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp quy định Nghị định quy định Đảng, pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp

Điều Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, từ ngữ hiểu sau:

1 “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định

2 “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

3 “Văn hành chính” văn hình thành q trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức

4 “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định

5 “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành

6 “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

(2)

9 “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền

10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định

11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định

12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định

13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức

14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân

15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định

16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống)

17 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức

Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc

Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu

a) Văn quan, tổ chức phải soạn chảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực Nghị định để quy định cho phù hợp; văn hành thực theo quy định Chương II Nghị định

b) Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật

c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn Bản đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận

(3)

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật

g) Hệ thống phải đáp ứng quy định phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan

Điều Giá trị pháp lý văn điện tử

1 Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy

2 Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Trách nhiệm quan, tổ chức, cá nhân công tác văn thư Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư

2 Cá nhân q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực quy định Nghị định quy định pháp luật có liên quan

3 Văn thư quan có nhiệm vụ

a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn

b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn

đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định

Chương II

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục 1

THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành chính

Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công

Điều Thể thức văn bản

1 Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định

(4)

c) Số, ký hiệu văn

d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn

g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức

i) Nhi nhận

3 Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác

a) Phụ lục

b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành

d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định

Điều Kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Nghị định Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định

Mục 2

SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HANH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 10 Soạn thảo văn bản

1 Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn

2 Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày

Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết

3 Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn

(5)

Điều 11 Duyệt thảo văn bản

1 Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt

2 Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định

Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành

1 Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn

2 Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn

Điều 13 Ký ban hành văn bản

1 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng

2 Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể

Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách

3 Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền khổng ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền

4 Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức

5 Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành

6 Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai

7 Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định

(6)

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14 Trình tự quản lý văn đi

1 Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn

3 Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử)

4 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn

Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1 Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử

a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng

b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

c) Việc cấp số văn hành người đứng đầu quan, tổ chức quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng

3 Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống

Điều 16 Đăng ký văn đi

1 Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn

2 Đăng ký văn

Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ

Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định

b) Đăng ký văn Hệ thống

Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý

(7)

1 Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy

a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn

b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định

2 Ký số quan, tổ chức văn điện tử

Ký số quan, tổ chức thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn đi

1 Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn

2 Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận

3 Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn

4 Thu hồi văn

a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận

b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết

5 Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn

6 Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định

Điều 19 Lưu văn đi Lưu văn giấy

a) Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký

b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn điện tử

a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn

(8)

này quy định pháp luật có liên quan Văn thư quan tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định để lưu Văn thư quan hồ sơ công việc

Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 20 Trình tự quản lý văn đến

1 Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến

3 Trình, chuyển giao văn đến

4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 21 Tiếp nhận văn đến

1 Đối với văn giấy

a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn

b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký

c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định Đối với văn điện tử

a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống

b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn

c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống

Điều 22 Đăng ký văn đến

1 Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật

(9)

a) Đăng ký văn đến sổ

Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định

b) Đăng ký văn đến Hệ thống

Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định Văn thư quan cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý

4 Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 23 Trình, chuyển giao văn đến

1 Văn phải Văn thư quan trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư quan chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải

3 Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn

4 Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống

Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải

Điều 24 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

1 Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

(10)

SAO VĂN BẢN Điều 25 Các hình thức sao

1 Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử

a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy

b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy

c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức

2 Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy

b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích

a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy

b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích

4 Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định

Điều 26 Giá trị pháp lý sao

Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định có giá trị pháp lý

Điều 27 Thẩm quyền văn bản

1 Người đứng đầu quan, tổ chức định việc văn quan, tổ chức ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn

2 Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước

Chương IV

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TAI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 28 Lập Danh mục hồ sơ

(11)

a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức

b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải cơng việc

2 Mở hồ sơ

a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác

b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường họp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu

3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc

4 Kết thúc hồ sơ

a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong

b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ

c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ

d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống

Điều 30 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

1 Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định

2 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán

b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu

a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01

(12)

Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống

Điều 31 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan

2 Trách nhiệm người đứng đầu phận hành

a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp

b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức

3 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức

a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan

b) Trong trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan

c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan

d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu

đ) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức

Chương V

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHĨA BÍ MẬT TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ

Điều 32 Quản lý dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1 Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức theo quy định

2 Văn thư quan có trách nhiệm

(13)

mật quan, tổ chức phải lập biên

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn

d) Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực

3 Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật Điều 33 Sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1 Sử dụng dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan, tổ chức tiêu đề phụ lục

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy người đứng đầu quan, tổ chức quy định

đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn

2 Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử

Chương VI

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 34 Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư

1 Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư

2 Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư

3 Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư

4 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư

5 Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư

6 Hợp tác quốc tế công tác văn thư Sơ kết, tổng kết công tác văn thư

Điều 35 Trách nhiệm quản lý công tác văn thư

(14)

a) Căn quy định pháp luật, ban hành hướng dẫn thực quy định công tác văn thư

b) Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền

c) Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư

d) Bố tri kinh phí để đại hóa phương tiện, hạ tầng kỹ thuật phục vụ công tác văn thư, quản lý vận hành hiệu Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

đ) Bố trí nhân sự, vị trí, diện tích, phương tiện làm việc phù hợp, bảo đảm giữ gìn bí mật nhà nước, bảo quản an tồn dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức

e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư

g) Sơ kết, tổng kết công tác văn thư phạm vi ngành, lĩnh vực địa phương Điều 36 Kinh phí cho cơng tác văn thư

1 Các quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho cơng tác văn thư dự toán ngân sách nhà nước hàng năm Đối với doanh nghiệp nhà nước việc bố trí kinh phí thực theo quy định hành

2 Kinh phí cho cơng tác văn thư sử dụng vào công việc

a) Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư

b) Bảo đảm thông tin liên lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn

c) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học chuyển giao công nghệ công tác văn thư d) Các hoạt động khác phục vụ công tác văn thư

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 37 Hiệu lực thi hành

Nghị định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư hết hiệu lực từ ngày Nghị định có hiệu lực pháp luật

Điều 38 Trách nhiệm thi hành

1 Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm triển khai thực kiểm tra việc thi hành Nghị định

(15)

Nơi nhận:

- Ban Bí thư Trung ương Đảng;

- Thủ tướng, Phó Thủ tướng Chính phủ;

- Các bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ; - HDND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Văn phòng Trung ương Ban Đảng; - Văn phịng Tổng Bí thư;

- Văn phòng Chủ tịch nước;

- Hội đồng Dân tộc UB Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội;

- Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tịa án nhân dân tối cao; - Kiểm tốn Nhà nước;

- Ủy ban Giám sát tài Quốc gia; - Ngân hàng Chính sách xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam;

- Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương đoàn thể;

- Các tập đồn kinh tế, tổng cơng ty nhà nước; - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước;

- VPCP: BTCN, PCN, Trợ lý TTg, TGĐ Cổng TTĐT, Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: VT, HC (2)

TM CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG

(16)

Phụ lục I

THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ)

-Phần I

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH I QUY ĐỊNH CHUNG

1 Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm)

2 Kiểu trình bày: Theo chiều dài khổ A4 Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu không làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng

3 Định lề trang: Cách mép mép 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15-20 mm

4 Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen

5 Cỡ chữ kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho yếu tố thể thức

6 Vị trí trình bày thành phần thể thức: Được thực theo Mục IV Phần I Phụ lục

7 Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, không hiển thị số trang thứ

II CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH Quốc hiệu Tiêu ngữ

a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm phía cùng, bên phải trang văn

b) Tiêu ngữ “Độc lập - Tự - Hạnh phúc”: Được trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm canh Quốc hiệu; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ

c) Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày ô số Mục IV Phần I Phụ lục Hai dịng chữ Quốc hiệu Tiêu ngữ trình bày cách dòng đơn

2 Tên quan, tổ chức ban hành văn

a) Tên quan, tổ chức ban hành văn tên thức, đầy đủ quan, tổ chức chức danh nhà nước người có thẩm quyền ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)

(17)

dụng

b) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ

Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng

Tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày cách dòng đơn Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn bản, tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài trình bày thành nhiều dòng

c) Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục

3 Số, ký hiệu văn

a) Số văn số thứ tự văn quan, tổ chức ban hành năm đăng ký Văn thư quan theo quy định, số văn ghi chữ số Ả Rập Trường hợp Hội đồng, Ban, Tổ quan, tổ chức (sau gọi chung tổ chức tư vấn) ghi “cơ quan ban hành văn bản” sử dụng dấu, chữ ký số quan, tổ chức để ban hành văn phải lấy hệ thống số riêng

b) Ký hiệu văn

Ký hiệu văn bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo lĩnh vực giải

Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực người đứng đầu quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu

c) Số, ký hiệu văn đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước Ký hiệu văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Giữa số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-), không cách chữ

d) Số, ký hiệu văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục Địa danh thời gian ban hành văn

a) Địa danh ghi văn quan nhà nước trung ương ban hành tên gọi thức tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi quan ban hành văn đóng trụ sở Địa danh ghi văn quan nhà nước địa phương ban hành tên gọi thức đơn vị hành nơi quan ban hành văn đóng trụ sở

Đối với đơn vị hành đặt theo tên người, chữ số kiện lịch sử phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành

Địa danh ghi văn quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Công an, Bộ Quốc phòng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Công an, Bộ Quốc phòng

(18)

Thời gian ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Thời gian ban hành văn phải viết đầy đủ; số thể ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; số thể ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số phía trước

c) Địa danh thời gian ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số Mục IV Phần I Phụ lục này, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh ngày, tháng, năm đặt dưới, canh so với Quốc hiệu Tiêu ngữ

5 Tên loại trích yếu nội dung văn

a) Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn

b) Tên loại trích yếu nội dung văn trình bày ô số a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh theo chiều ngang văn Tên loại văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Trích yếu nội dung văn đặt tên loại văn bản, trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Bên trích yếu nội dung văn có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ

Đối với cơng văn, trích yếu nội dung văn trình bày ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn

6 Nội dung văn

a) Căn ban hành văn

Căn ban hành văn bao gồm văn quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức ban hành văn văn quy định nội dung, sở để ban hành văn Căn ban hành văn ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn trích yếu nội dung văn (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, quan ban hành)

Căn ban hành văn trình bày chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày phần tên loại trích yếu nội dung văn bản; sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối kết thúc dấu chấm (.)

b) Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn trích yếu nội dung văn (đối với Luật Pháp lệnh ghi tên loại tên Luật, Pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn

c) Bố cục nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định

d) Đối với hình thức văn bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề Tiêu đề cụm từ nội dung phần, chương, mục, tiểu mục, điều

đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

(19)

phần, chương dùng chữ số La Mã Tiêu đề phần, chương trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Mục”, “Tiểu mục” số thứ tự mục, tiểu mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập Tiêu đề mục, tiểu mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Từ “Điều”, số thứ tự tiêu đề điều trình bày chữ in thường, lùi đầu dịng cm 1,27 cm Số thứ tự điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Số thứ tự khoản mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự tiêu đề khoản trình bày dịng riêng, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm

Thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thường, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn, kiểu chữ đứng

e) Nội dung văn trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm 1,27 cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 lines

g) Nội dung văn trình bày số Mục IV Phần I Phụ lục Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền

a) Chữ ký người có thẩm quyền chữ ký người có thẩm quyền văn giấy chữ ký số người có thẩm quyền văn điện tử

b) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau:

Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức

Trường hợp giao quyền cấp trưởng phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức

Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng

Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức

Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức

c) Chức vụ, chức danh họ tên người ký

Chức vụ ghi văn chức vụ lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; không ghi chức vụ mà Nhà nước không quy định

Chức danh ghi văn tổ chức tư vấn ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn tổ chức tư vấn

(20)

chức danh người ký văn tổ chức tư vấn chức vụ quan, tổ chức Đối với tổ chức tư vấn không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn tổ chức tư vấn

Chức vụ (chức danh) người ký văn Hội đồng Ban Chỉ đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng phải ghi rõ chức vụ (chức danh) tên quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác phía họ tên người ký

Họ tên người ký văn bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký văn đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, khoa học người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định

d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số người có thẩm quyền hình ảnh chữ ký người có thẩm quyền văn giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) suốt; đặt canh chức vụ người ký họ tên người ký

đ) Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày số 7a Mục IV Phần I Phụ lục này; chức vụ khác người ký trình bày số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, phía họ tên người ký văn bản; chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

Chữ ký người có thẩm quyền trình bày ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục Họ tên người ký văn trình bày số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh quyền hạn, chức vụ người ký

8 Dấu, chữ ký số quan, tổ chức

a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số quan, tổ chức hình ảnh dấu quan, tổ chức ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái

b) Chữ ký số quan, tổ chức văn kèm theo văn thể sau: Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị

Thông tin: số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen

c) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức trình bày ô số Mục IV Phần I Phụ lục

9 Nơi nhận

(21)

b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp trên) Công văn, nơi nhận bao gồm:

Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc

Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận văn

c) Đối với văn khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn

d) Nơi nhận trình bày ô số 9a 9b Mục IV Phần I Phụ lục bao gồm: Phần nơi nhận ô số 9a (áp dụng Tờ trình, Báo cáo quan, tổ chức cấp gửi quan, tổ chức cấp Cơng văn): Từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:) Nếu văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ “Kính gửi” tên quan, tổ chức cá nhân trình bày dòng; trường hợp văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên xuống dòng, tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-), cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), cuối dịng cuối có dấu chấm (.); gạch đầu dịng trình bày thẳng hàng với dấu hai chấm (:)

Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung loại văn bản): Từ “Nơi nhận” trình bày dịng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ người ký” sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình bày chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn trình bày dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng (-) sát lề trái, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), dịng cuối bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lượng lưu, cuối dấu chấm (.)

III CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC KHÁC Phụ lục

a) Trường hợp văn có Phụ lục kèm theo văn phải có dẫn Phụ lục Văn có từ hai Phụ lục trở lên Phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã

b) Từ “Phụ lục” số thứ tự Phụ lục trình bày thành dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên Phụ lục (nếu có) trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

c) Thông tin dẫn kèm theo văn Phụ lục ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn Thông tin dẫn kèm theo văn canh phía tên Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, phông chữ với nội dung văn bản, màu đen

Thông tin dẫn kèm theo văn phụ lục (Kèm theo văn số / - ngày tháng năm ) ghi đầy đủ văn giấy; văn điện tử, khơng phải điền thơng tin vị trí

(22)

hiện ký số văn không thực ký số lên Phụ lục

Đối với Phụ lục không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức tệp tin kèm theo, cụ thể:

Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tệp tin Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị

Thông tin: số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen

đ) Số trang Phụ lục đánh số riêng theo Phụ lục

e) Mẫu trình bày phụ lục văn thực theo quy định Phụ lục III Nghị định Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành

a) Dấu độ mật

Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu tài liệu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định hành Con dấu độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT MẬT) dấu tài liệu thu hồi khắc sẵn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Dấu độ mật đóng vào số 10a Mục IV Phần I Phụ lục này; dấu tài liệu thu hồi đóng vào số 11 Mục IV Phần I Phụ lục

b) Dấu mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn

Con dấu mức độ khẩn khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm x mm, 40 mm x mm 20 mm x mm, từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” “KHẨN”, trình bày chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn Dấu mức độ khẩn đóng vào số 10b Mục IV Phần I Phụ lục Mực để đóng dấu mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi

c) Các dẫn phạm vi lưu hành

Đối với văn có phạm vi, đối tượng, sử dụng hạn chế, sử dụng dẫn phạm vi lưu hành “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” Các dẫn phạm vi lưu hành trình bày số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

3 Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành

Được trình bày số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này, ký hiệu chữ in hoa, số lượng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng

(23)

IV SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1 Vị trí trình bày thành phần thể thức

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu Tiêu ngữ

2 : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn

4 : Địa danh thời gian ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung công văn

6 : Nội dung văn

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu, Chữ ký số quan, tổ chức

9a, 9b : Nơi nhận

10a : Dấu độ mật

10b : Dấu mức độ khẩn

11 : Chỉ dẫn phạm vi lưu hành

12 : Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành 13 : Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số

điện thoại; số Fax

14 : Chữ ký số quan, tổ chức cho văn sang định dạng điện tử

(24)

(25)

V MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

STT Thành phần thể thức chi tiếttrình bày Loại chữ Cỡ chữ1 Kiểu chữ Ví dụ minh hoạ

Phông chữ Times New Roman chữCỡ Quốc hiệu Tiêu ngữ

- Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12

- Tiêu ngữ In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập - Tự - Hạnh phúc 13

- Dòng kẻ bên

-2 Tên quan, tổ chức ban hànhvăn bản - Tên quan, tổ chức chủ quản

trực tiếp In hoa 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12

- Tên quan, tổ chức ban hành

văn In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 12

- Dòng kẻ bên

-3 Số, ký hiệu văn In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13 Địa danh thời gian ban hànhvăn bản In thường 13-14 Nghiêng Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng năm 2019Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 13

5 Tên loại trích yếu nội dung vănbản a Đối với văn có tên loại

- Tên loại văn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14

- Trích yếu nội dung In thường 13-14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14

- Dòng kẻ bên

-b Đối với công văn

Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12

(26)

a Gồm phần, chương, mục, tiểumục, điều, khoản, điểm - Từ “Phần”, “Chương” số thứ

tự phần, chương In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 Chương I 14

- Tiêu đề phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14

- Từ “Mục” số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Mục 1 14

- Tiêu đề mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VẢN BẢN 14

- Từ “Tiểu mục” số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 1 14

- Tiêu đề tiểu mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 14

- Điều In thường 13 - 14 Đứng, đậm Điều Bản văn bản 14

- Khoản In thường 13-14 Đứng Các hình thức 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với 14

b Gồm phần, mục, khoản, điểm

- Từ “Phần” số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 14

- Tiêu đề phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ 14

- Số thứ tự tiêu đề mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I NHỮNG KẾT QUẢ 14

- Khoản:

Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1 Phạm vi đối tượng áp dụng 14

Trường hợp khơng có tiêu đề In thường 13-14 Đứng Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 14

- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với 14

7 Chức vụ, họ tên người có

- Quyền hạn người ký In hoa 13 - 14 Đứng, đậm TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT BỘ TRƯỞNG 14

- Chức vụ người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14

- Họ tên người ký In thường 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14

8 Nơi nhận

a Từ “Kính gửi” tên quan, tổchức, cá nhân nhận văn bản In thường 13 -14 Đứng 14

(27)

- Gửi nhiều nơi

Kính gửi: - Bộ Nội vụ;

- Bộ Kế hoạch Đầu tư; - Bộ Tài

14

b Từ “Nơi nhận” tên quan, tổchức, cá nhân nhận văn bản

- Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12

- Tên quan, tổ chức, cá nhân

nhận văn In thường 11 Đứng - Các bộ, quan ngang bộ, ;- Lưu: VT, TCCB - Như trên;- Lưu: VT, NVĐP 11 Phụ lục văn

- Từ “Phụ lục” số thứ tự

phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14

- Tiêu đề phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14

10 Dấu chi mức độ khẩn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm HỎA

TỐC THƯỢNGKHẨN KHẨN 13

11 Ký hiệu người soạn thảo văn bảnvà số lượng phát hành In thường 11 Đứng PL.(300) 11

12 Địa chỈ quan, tổ chức; thư điệntử; trang thông tin điện tử; số điện

thoại; số Fax In thường 11 - 12 Đứng

Số: ĐT: Fax: E-Mail: Website: 11

13 Chỉ dẫn phạm vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13

14 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14

-1Cỡ chữ văn tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh ngày, tháng, năm văn bản

(28)

Phần II

THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY BẢN SAO VĂN BẢN I BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG ĐIỆN TỬ

1 Hình thức

“SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” Tiêu chuẩn văn số hóa

a) Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên 1.4 trở lên b) Ảnh màu

c) Độ phân giải tối thiểu: 200dpi d) Tỷ lệ số hóa: 100%

3 Hình thức chữ ký số quan, tổ chức định dạng điện tử

a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản, trình bày số 14 Mục IV Phần I Phụ lục

b) Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Khơng hiển thị

c) Thơng tin: Hình thức sao, tên quan, tổ chức văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen

II BẢN SAO SANG ĐỊNH DẠNG GIẤY Thể thức sang định dạng giấy

a) Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” b) Tên quan, tổ chức văn

c) Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho loại quan, tổ chức thực hiện) chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt mẫu trình bày văn bản, văn Mục I Phụ lục III Nghị định Số ghi chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

d) Địa danh thời gian văn

đ) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền văn e) Dấu quan, tổ chức văn

g) Nơi nhận

2 Kỹ thuật trình bày sang định dạng giấy

a) Các thành phần thể thức trình bày tờ giấy (khổ A4), sau phần cuối văn cần đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn

b) Các cụm từ “SAO Y”, “SAO LỤC”, “TRÍCH SAO” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm

(29)

bản khoản 2, 3, 4, 7, 8, Mục II Phần I Phụ lục

d) Mẫu trình bày định dạng giấy minh hoạ Phụ lục III Nghị định Sơ đồ bố trí thành phần thể thức sang định dạng giấy

a) Vị trí trình bày thành phần thể thức

Ô số : Thành phần thể thức sao

1 : Hình thức sao: “SAO Y”, “SAO LỤC” “TRÍCH SAO” : Tên quan, tổ chức văn

3 : Số, ký hiệu

4 : Địa danh ngày, tháng, năm

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức

7 : Nơi nhận

(30)

Phụ lục II

VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ)

-I VIẾT HOA VÌ PHÉP ĐẶT CÂU

Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) xuống dòng

II VIẾT HOA DANH TỪ RIÊNG CHỈ TÊN NGƯỜI Tên người Việt Nam

a) Tên thông thường: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết danh từ riêng tên người Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc, Trần Phú,

b) Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết Ví dụ: Vua Hùng, Bà Triệu, Ơng Gióng, Bác Hồ, Cụ Hồ,

2 Tên người nước phiên âm chuyển sang tiếng Việt

a) Trường hợp phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết tên người Việt Nam Ví dụ: Kim Nhật Thành, Mao Trạch Đông, Thành Cát Tư Hãn,

b) Trường hợp phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc nguyên ngữ): Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ thành phần Ví dụ: Vla-đi-mia I-lích Lê-nin, Phri-đrích Ăng-ghen,

III VIẾT HOA TÊN ĐỊA LÝ 1 Tên địa lý Việt Nam

a) Tên đơn vị hành cấu tạo danh từ chung (tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương; xã, phường, thị trấn) với tên riêng đơn vị hành đó: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành tên riêng khơng dùng gạch nối Ví dụ: thành phố Thái Nguyên, tỉnh Nam Định,

b) Trường hợp tên đơn vị hành cấu tạo danh từ chung kết hợp với chữ số, tên người, tên kiện lịch sử: Viết hoa danh từ chung đơn vị hành Ví dụ: Quận 1, Phường Điện Biên Phủ,

c) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh

d) Tên địa lý cấu tạo danh từ chung địa hình (sơng, núi, hồ, biển, cửa, bến, cầu, vũng, lạch, vàm, ) với danh từ riêng (có âm tiết) trở thành tên riêng địa danh đó: Viết hoa tất chữ tạo nên địa danh Ví dụ: Cửa Lị, Vũng Tàu, Lạch Trường, Vàm Cỏ, Cầu Giấy,

Trường hợp danh từ chung địa hình liền với danh từ riêng: Không viết hoa danh từ chung mà viết hoa danh từ riêng Ví dụ: biển Cửa Lị, chợ Bến Thành, sơng Vàm Cỏ, vịnh Hạ Long,

(31)

2 Tên địa lý nước phiên âm chuyển sang tiếng Việt

a) Tên địa lý phiên âm sang âm Hán - Việt: Viết theo quy tắc viết hoa tên địa lý Việt Nam Ví dụ: Bắc Kinh, Bình Nhưỡng, Pháp, Anh,

b) Tên địa lý phiên âm không sang âm Hán - Việt (phiên âm trực tiếp sát cách đọc nguyên ngữ): Viết hoa theo quy tác viết hoa tên người nước quy định điểm b khoản Mục II Phụ lục Ví dụ: Mát-xcơ-va, Men-bơn,

IV VIẾT HOA TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Tên quan, tổ chức Việt Nam

a) Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ loại hình quan, tổ chức; chức năng, lĩnh vực hoạt động quan, tổ chức Ví dụ: Ban Chỉ đạo trung ương Phịng chống tham nhũng, Văn phòng Chủ tịch nước, Bộ Tài ngun Mơi trường, Tập đồn Điện lực Việt Nam, Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La, Sở Tài chính,

b) Trường hợp viết hoa đặc biệt: Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, Văn phòng Trung ương Đảng,

2 Tên quan, tổ chức nước

a) Tên quan, tổ chức nước dịch nghĩa: Viết hoa theo quy tắc viết tên quan, tổ chức Việt Nam Ví dụ: Liên hợp quốc (UN), Tổ chức Y tế giới (WHO),

b) Tên quan, tổ chức nước sử dụng văn dạng viết tắt: Viết chữ in hoa nguyên ngữ chuyển tự La-tinh nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,

V VIẾT HOA CÁC TRƯỜNG HỢP KHÁC

1 Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước

2 Tên huân chương, huy chương, danh hiệu vinh dự: Viết hoa chữ đầu âm tiết thành phần tạo thành tên riêng từ thứ, hạng Ví dụ: Huân chương Sao vàng, Nghệ sĩ Nhân dân, Anh hùng Lao động,

3 Tên chức vụ, học vị, danh hiệu: Viết hoa tên chức vụ, học vị liền với tên người cụ thể Ví dụ: Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Giáo sư Tơn Thất Tùng,

4 Danh từ chung riêng hóa

Viết hoa chữ đầu từ, cụm từ tên gọi trường hợp dùng nhân xưng, đứng độc lập thể trân trọng Ví dụ: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),

5 Tên ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm Ví dụ: ngày Quốc khánh 2-9, ngày Tổng tuyển cử đầu tiên, ngày Quốc tế Lao động 1-5, ngày Phụ nữ Việt Nam 20-10,

6 Tên loại văn bản: Viết hoa chữ đầu tên loại văn chữ đầu âm tiết thứ tạo thành tên gọi văn trường hợp nói đến văn cụ thể Ví dụ: Bộ luật Hình sự, Luật Tổ chức Quốc hội,

7 Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm văn cụ thể viết hoa chữ đầu phần, chương, mục, tiểu mục, điều

Ví dụ:

(32)

- Theo quy định điểm a khoản Điều 24 Tiểu mục Mục Chương III Nghị số 351/2017/UBTVQH14

8 Tên năm âm lịch, ngày tết, ngày tháng năm

a) Tên năm âm lịch: Viết hoa chữ đầu tất âm tiết tạo thành tên gọi Ví dụ: Kỷ Tỵ, Tân Hợi, Mậu Tuất, Mậu Thân,

b) Tên ngày tết: Viết hoa chữ đầu âm tiết thứ tạo thành tên gọi Ví dụ: tết Nguyên đán, tết Đoan ngọ, tết Trung thu Viết hoa chữ Tết trường hợp thay cho tết Nguyên đán

c) Tên ngày tuần tháng năm: Viết hoa chữ đầu âm tiết ngày tháng trường hợp khơng dùng chữ số Ví dụ: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm, tháng Tám,

9 Tên kiện lịch sử triều đại: Viết hoa chữ đầu âm tiết tạo thành kiện tên kiện, trường hợp có số mốc thời gian ghi chữ viết hoa chữ Ví dụ: Triều Lý, Triều Trần, Phong trào Xô viết Nghệ Tĩnh, Cách mạng tháng Tám,

(33)

Phụ lục III

CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI, MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

(kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ)

I BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

STT Tên loại văn hành chính Chữ viết tắt

1 Nghị (cá biệt) NQ

2 Quyết định (cá biệt) QĐ

3 Chỉ thi CT

4 Quy chế QC

5 Quy định QyĐ

6 Thông cáo TC

7 Thông báo TB

8 Hướng dẫn HD

9 Chương trình CTr

10 Kế hoạch KH

11 Phương án PA

12 Đề án ĐA

13 Dự án DA

14 Báo cáo BC

15 Biên BB

16 Tờ trình TTr

17 Hợp đồng HĐ

18 Công điện CĐ

19 Bản ghi nhớ BGN

20 Bản thỏa thuận BTT

21 Giấy ủy quyền GUQ

22 Giấy mời GM

23 Giấy giới thiệu GGT

24 Giấy nghỉ phép GNP

(34)

26 Phiếu chuyển PC

27 Phiếu báo PB

Bản văn bản

1 Bản y SY

2 Bản trích TrS

3 Bản lục SL

II MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH, PHỤ LỤC VÀ BẢN SAO VĂN BẢN

1 Mẫu trình bày văn hành chính Mẫu 1.1 Nghị (cá biệt)

Mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp Mẫu 1.3 Quyết định (cá biệt) quy định gián tiếp Mẫu 1.4 Văn có tên loại

Mẫu 1.5 Công văn Mẫu 1.6 Công điện Mẫu 1.7 Giấy mời Mẫu 1.8 Giấy giới thiệu Mẫu 1.9 Biên Mẫu 1.10 Giấy nghỉ phép 2 Mẫu trình bày phụ lục văn bản

Mẫu 2.1 Phụ lục văn hành giấy Mẫu 2.2 Phụ lục văn hành điện tử 3 Mẫu trình bày văn bản

(35)

Mẫu 1.1 – Nghị (cá biệt) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2

-Số: …/NQ- 3…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc

-…4…, ngày tháng năm …

NGHỊ QUYẾT ………5………

-THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn Căn ……….

QUYẾT NGHỊ:

………6……….

………. ………. ………. ………./.

Nơi nhận:

- Như Điều ; - Lưu: VT 7 8…

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức)

(36)

-Ghi chú:

1Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2Tên quan, tổ chức ban hành Nghị quyết

3Chữ viết tắt quan, tổ chức ban hành nghị quyết. 4Địa danh

5Trích yếu nội dung Nghị quyết. 6Nội dung Nghị quyết.

(37)

Mẫu 1.2 – Quyết định (cá biệt) quy định trực tiếp TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

-Số: …/QĐ- 3…

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ………. 5……….

-THẨM QUYỀN BAN HÀNH6

Căn 7

Căn ; Theo đề nghị

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 8

Điều /

Nơi nhận:

- Như Điều ; - Lưu: VT 9 10…

Họ tên

-1Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

2Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành Quyết định.

3Chữ viết tắt quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 4Địa danh

5Trích yếu nội dung định.

6Thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi

chức vụ người đứng đầu; thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức

7Các để ban hành định. 8Nội dung cuyết định.

(38)

(39)

Mẫu 1.3 – Quyết định (quy định gián tiếp)(*) TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

-Số: …/QĐ- 3…

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành (Phê duyệt) ……….5……….

-THẨM QUYỀN BAN HÀNH6

Căn 7 ;

Căn ; Theo đề nghị

QUYẾT ĐỊNH:

Điều Ban hành (Phê duyệt) kèm theo Quyết định ……… 5

……… …

Điều /

Nơi nhận:

- Như Điều ; - ;

- Lưu: VT, 8 9…

Họ tên

(40)

-Ghi chú:

(*)Mẫu áp dụng định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn

bản khác

1Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

2Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành Quyết định.

3Chữ viết tắt quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành Quyết định. 4Địa danh

5Trích yếu nội dung định.

6Thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi

chức vụ người đứng đầu; thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức

7Các để ban hành định.

(41)

Mẫu văn (được ban hành, phê duyệt kèm theo định) văn giấy TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

-CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc

-TÊN LOẠI VĂN BẢN ………… 1…………

(Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm )2

-………3……….

………

Điều Điều ……… ……

………

Điều /

-Ghi chú:

1Trích yếu nội dung văn bản

(42)

Mẫu văn (được ban hành, phê duyệt kèm theo định) văn điện tử(*)\ Số: 4…,ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây5

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

-TÊN LOẠI VĂN BẢN ………… 1…………

(Kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm )2

-………3……….

………

Điều Điều ……… ……

……… ………

Điều /

-Ghi chú:

(*) Mẫu áp dụng với văn điện tử kèm theo không tệp tin với nội dung định ban hành hay phê duyệt

1Trích yếu nội dung văn bản

2Đối với văn điện tử, điền thông tin vào vị trí này. 3Nội dung văn kèm theo

4Số ký hiệu Quyết định ban hay phê duyệt.

5Thời gian ký số quan, tổ chức (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt

(43)

Mẫu 1.4 – Văn có tên loại TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

-Số: …/ 3…-…4…

TÊN LOẠI VĂN BẢN6 7………

-……….8………

……… ……… ………/

Nơi nhận:

- Lưu: VT, 9 10…

Họ tên

-Ghi chú:

2Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn. 3Chữ viết tắt tên loại văn bản.

4Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn bản. 5Địa danh.

6Tên loại văn bản

Mẫu áp dụng chung hình thức văn hành có ghi tên loại gồm: thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng hẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, tờ trình, giấy ủy quyền, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo

7Trích yếu nội dung văn bản. 8Nội dung văn bản.

(44)

(45)

Mẫu 1.5 – Công văn

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

-Số: …/ 3…-…4…

V/v ……….6…….

Kính gửi:

- ……… ; - ……… ;

……….7………

……… ……… ………/

Nơi nhận:

- Lưu: VT, 8 9…

Họ tên

-

-……… 10………

……

-Ghi chú:

2Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn.

3Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn. 4Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo cơng văn.

5Địa danh.

6Trích yếu nội dung công văn. 7Nội dung công văn.

(46)

10Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax

(47)

Mẫu 1.6 – Công điện

-Số: …/CĐ-…3…

CÔNG ĐIỆN …………5…………

- 6điện:

- ………7…………;

- ……….;

……… 8……….

……… ……… ……… /

Nơi nhận:

- Lưu: VT, 9 10…

Họ tên

-Ghi chú:

2Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công điện.

3Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công điện. 4Địa danh.

5Trích yếu nội dung cơng điện.

6Tên quan, tổ chức chức danh người đứng đầu. 7Tên quan, tổ chức nhận điện.

(48)

9Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần).

(49)

Mẫu 1.7 – Giấy mời

-Số: …/GM-…3…

GIẤY MỜI …………5…………

- 2………… trân trọng kính mời: 6

Tới dự 7

……… ………

Chủ trì: Thời gian: Địa điểm: 8 /. Nơi nhận:

- ; - ;

- Lưu: VT, 9 10…

Họ tên

-Ghi chú:

1Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2Tên quan, tổ chức ban hành giấy mời.

3Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành giấy mời. 4Địa danh.

5Trích yếu nội dung họp.

6Tên quan, tổ chức họ tên, chức vụ, đơn vị công tác người mời. 7Tên (nội dung) họp, hội thảo, hội nghị, v.v…

(50)

9Chữ viết tắt đơn vị soạn thảo số lượng lưu (nếu cần).

(51)

Mẫu 1.8 – Giấy giới thiệu TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

-Số: …/GGT-…3…

GIẤY GIỚI THIỆU

2 trân trọng giới thiệu:

Ông (bà) 5

Chức vụ: Được cử đến: 6

Về việc: ……… ………

Đề nghị Qúy quan tạo điều kiện để ơng (bà) có tên hồn thành nhiệm vụ Giấy có giá trị đến hết ngày /

Nơi nhận:

- Như trên; - Lưu: VT

Họ tên

-Ghi chú:

2Tên quan, tổ chức ban hành văn (cấp giấy giới thiệu). 3Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn bản.

4Địa danh.

(52)

Mẫu 1.9 – Biên bản

-Số: …/BB-…3…

BIÊN BẢN ……… 4…………

-Thời gian bắt đầu: Địa điểm: Thành phần tham dự: ……… Chủ trì (chủ tọa): Thư ký (người ghi biên bản):

Nội dung (theo diễn biến họp/hội nghị/hội

thảo): ………

……… Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào , ngày tháng năm / THƯ KÝ

(Chữ ký)

Họ tên

CHỦ TỌA

Họ tên

Nơi nhận:

- ………… ;

- Lưu: VT, Hồ sơ.

-Ghi chú:

1Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2Tên quan, tổ chức ban hành văn bản.

(53)

(54)

Mẫu 1.10 - Giấy nghỉ phép TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN1

-Số: …/GNP-…3…

GIẤY NGHỈ PHÉP

-Xét Đơn đề nghị nghỉ phép ngày ông (bà) 2 cấp cho:

Ông (bà): 5

Chức vụ: Được nghỉ phép thời gian kể từ ngày đến hết ngày 6

Số ngày nghỉ phép nêu tính vào thời gian ……….7…… /. Nơi nhận:

- …8….;

- Lưu: VT, …9…

Họ tên

Xác nhận quan (tổ chức) chính quyền địa phương nơi nghỉ phép (nếu cần)

(Chữ ký, dấu)

Họ tên

-Ghi chú:

1Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2Tên quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.

(55)

4Địa danh.

5Họ tên, chức vụ đơn vị công tác người cấp giấy phép. 6Nơi nghỉ phép

7Thời gian nghỉ phép theo Luật lao động (nghỉ năm có lương nghỉ không

hưởng lương nghỉ việc riêng mà hưởng nguyên lương …)

8Người cấp giấy nghỉ phép.

(56)

Mẫu 2.1 – Phụ lục văn hành giấy

Phụ lục …1…. 2…………

(Kèm theo Văn số 3 ngày…4… tháng 4… năm 4… 5 )

-……… 6………

……… ……… ……… /

-Ghi chú:

1Số thứ tự phụ lục. 2Tiêu đề Phụ lục. 3Số ký hiệu văn bản 4Thời gian ban hành văn bản.

(57)

Mẫu 2.2 – Mẫu Phụ lục văn hành điện tử(*)

Số: …5…; ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây6

Phụ lục …1…. 2…………

(Kèm theo Văn số 3 ngày…3… tháng 3… năm 3… 4 )

-……… 7……….

……… ……… ……… /

-Ghi chú:

(*)Mẫu áp dụng với văn điện tử có phụ lục khơng tệp tin với nội dung văn

bản

1Số thứ tự phụ lục. 2Tiêu đề Phụ lục.

3Đối với văn điện tử, điện thông tin vị trí này. 4Tên quan, tổ chức ban hành văn bản.

5Số ký hiệu văn bản.

6Thời gian ký số quan, tổ chức (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi Việt

Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601)

(58)

Mẫu 3.1 – Bản sang định dạng giấy TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

-Số: …/……

-……, ngày tháng năm …

TÊN LOẠI VĂN BẢN ……… -……… ……… ……… / Nơi nhận: - ………; - ………… ;

- Lưu: VT,

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký người có thẩm quyền dấu quan, tổ chức ban hành văn bản)

-

-TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2

-Số: …3…/4-…5…

…………1……….

…6…, ngày tháng năm …

Nơi nhận:

- ………; - ………… ;

- Lưu: VT,

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ7

(Chữ ký người có thẩm quyền dấu quan, tổ chức thực văn bản)

-Ghi chú:

1Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO”. 2Tên quan, tổ chức thực văn bản.

3Số sao. 4Ký hiệu sao.

(59)

(60)

Mẫu 3.2 – Bản sang định dạng điện tử

…1…;…2… ngày/tháng/năm; giờ: phút: giây3

TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

-Số: …/……

TÊN LOẠI VĂN BẢN ………

-……… ……… ………

/

Nơi nhận:

- ………; - ………… ;

- Lưu: VT,

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký người có thẩm quyền dấu quan, tổ chức ban hành văn bản)

-Ghi chú:

1Hình thức sao: “SAO Y” “SAO LỤC” “TRÍCH SAO”. 2Tên quan, tổ chức thực văn bản.

(61)

Phụ lục IV

MẪU VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ)

-I MẪU SỐ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Bìa trang đầu

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:

Từ ngày …… đến ngày Từ số đến số

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký văn Tối thiểu gồm 10 nội dung:

Số, ký hiệu văn bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội

dung văn bản

Người ký

Nơi nhận

văn bản

Đơn vị, người nhận bản

lưu

Số lượng

bản

Ngày

chuyển nhậnKý Ghichú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

(62)

Địa ……… Điện thoai: ……… Fax: ……… E- mail: ……… Website: ………

Số/ký hiệu văn bản:

Kính

gửi: ……… ……….

………

III MẪU SỐ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN Bìa trang đầu

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

Năm:

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký gửi văn bưu điện Tối thiểu gồm 06 nội dung:

Ngày

chuyển Số, ký hiệuvăn bản Nơi nhận văn bản Số lượngbì Ký nhận dấubưu điện Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Biểu tượng

(63)

IV MẪU SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Bìa trang đầu

SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

Năm:

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký sử dụng lưu Tối thiểu gồm 09 nội dung:

Ngày tháng

Họ tên người sử

dụng

Số, ký hiệu ngày tháng

văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Số và ký hiệu

HS

Ký

nhận Ngàytrả

Người cho phép

sử dụng Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

V MẪU DẤU “ĐẾN”: khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

35

m

50 mm

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẾN Ngày: ………Số: ………. Chuyển: ………

Số ký hiệu

HS: ……… VI MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

(64)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm:

Quyển số: Nội dung đăng ký văn đến

Tối thiểu gồm 10 nội dung:

Ngày

đến đếnSố Tácgiả

Số, ký hiệu văn

bản

Ngày tháng văn bản

Đơn vị hoặc người

nhận

Ngày

chuyển nhậnKý Ghichú

(65)

VII MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

- CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự - Hạnh phúc

PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN

(Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yếu nội dung văn đến)

-1 Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;

- Giao đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); - Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có);

- Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải

2 Ý kiến lãnh đạo đơn vị

- Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến

3 Ý kiến đề xuất người giải

- Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến

(66)

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

Năm:

Từ ngày …… đến ngày

Quyển số:

2 Nội dung đăng ký theo dõi giải văn đến Tối thiểu gồm 07 nội dung:

Số đến

Tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng tên quan, tổ

chức ban hành văn bản

Đơn vị hoặc người

nhận

Thời hạn

giải quyếtgiải quyếtTiến độ

Số, ký hiệu văn trả

lời

Ghi chú

(67)

Phụ lục V

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

-I XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ

Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ

1 Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể

Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu

2 Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn

Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01

3 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc

(68)

II MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

-DANH MỤC HỒ SƠ Năm

(Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm )

-Số ký hiệu

hồ sơ Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảoquản Người lập hồsơ Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5)

I TÊN ĐỀ MỤC LỚN 1 Tên đề mục nhỏ

01.TCCB Tiêu đệ hồ sơ 20 năm Họ tên

Danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

(69)

III MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

TÊN ĐƠN VỊ1

-MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ………… 2………

Năm

-Số TT -Số, ký hiệuhồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời gian tàiliệu bảo quảnThời hạn Số trangSố tờ3/4 Ghichú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản)

ngày tháng năm Người lập

(Ký ghi rõ họ tên, chức vụ)

-1Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

2Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài

liệu bảo quản vĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản

(70)

IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ:

Năm

-STT hiệu vănSố, ký bản

Ngày tháng năm văn bản

Tác giả văn

bản Tờ số/ Trang số Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

(71)

V MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN

-…, ngày …tháng … năm…

BIÊN BẢN

Giao nhận hồ sơ, tài liệu

-Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư;

Căn (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm:

BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu)

Ơng (bà): Chức vụ cơng tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan)

Ông (bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau:

1 Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu:

a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy

- Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy mét giá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử

- Tổng số hồ sơ:

- Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo

Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO

(72)

Phụ lục VI

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

-Phần I

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG

1 Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống

4 Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu

II YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả1.

2 Có khả tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống

4 Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, tồn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu

5 Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản

6 Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng

8 Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

1 Đối với việc tạo lập theo dõi văn

a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn

c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn

đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm

e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn

(73)

-1Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu

(74)

h) Thông báo cho Văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn ba trường thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn

i) Thơng báo có văn

k)Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến

m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn

n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu

o) Cho phép quan,tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn

2 Đối với việc kết nối, liên thông

a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu b) Có khả hoạt động thiết bị di động thơng minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin

c) Có khả kết nối, liên thong tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức

3 Đối với an ninh thông tin

a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn

c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền

4 Đối với việc lập quản lý hồ sơ

a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống

b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ

c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ

d) Bảo đảm liên kết trường thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ

đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ lập tài khoản cụ thể e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ tạo nhiều tài khoản khác mà không cần nhân

g) Cho phép kết xuất toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ

5 Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ

(75)

kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn

b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu

c) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử d) Bảo đảm tồn vẹn, tin cậy, khơng thay đổi văn bản, hồ sơ

đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ

g) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ

a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu

b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị

c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ

d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu

đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm

e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm

h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf)

i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả

k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống l) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài llệu

7 Đối với việc quản lý liệu đặc tả

a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản

b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền

c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ

(76)

8 Đối với việc thu hồi văn

a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức

b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn

c) Lưu liệu đặc tả trình thu hồi văn IV YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

1 Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau:

a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức

c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức

đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân

e) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thông báo kết phục hồi

g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm

2 Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thơng

V THƠNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Sổ đăng ký văn đến

2 Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn

4 Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ

(77)

Phần II

CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG I THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếngAnh) Kiểu liệu Độ dài

1 Mã hồ sơ FileCode

1.1 Mã định danh quan, tổ chứclập danh mục hồ sơ2 Organld String 13

1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number

1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20

2 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number

3 Tên loại văn TypeName String 100

4 Số văn CodeNumber String 11

5 Ký hiệu văn CodeNotation String 30

6 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10

7 Tên quan, tổ chức ban hành vănbản OrganName String 200

8 Trích yếu nội dung Subject String 500

9 Ngôn ngữ Language String 30

10 Số trang văn PageAmount Number

11 Ghi Description String 500

12 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo

12.1 Chức vụ người ký văn Position String 100

12.2 Họ tên người ký văn FullName String 50

13 Nơi nhận To

13.1 Mã định danh quan, tổ chứcnhận văn bản Organld String 13

13.2 Tên quan, tổ chức nhận văn OrganName String 200

14 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number

15 Số lượng phát hành IssuedAmount Number

(78)

(79)

II THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếngAnh) Kiểu liệu Độ dài

1.1 Mã định danh quan, tổ chứclập danh mục hồ sơ3 Organld String 13

2 Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number

3 Tên loại văn TypeName String 100

4 Số văn CodeNumber String 11

5 Ký hiệu văn CodeNotation String 30

6 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10

7 Tên quan, tổ chức ban hành vănbản OrganName String 200

8 Trích yếu nội dung Subject String 500

9 Ngơn ngữ Language String 30

10 Số trang văn PageAmount Number

12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10

13 Số đến ArrivalNumber Number 10

14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlníb

14.1 Chức vụ người ký văn Position String 100

14.2 Họ tên người ký văn FullName String 50

15 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number

16 Đơn vị người nhận ToPlaces String 1000

17 Ý kiến phân phối, đạo, trạng tháixử lý văn bản TraceHeaderList LongText

18 Thời hạn giải DueDate Date 10

(80)

(81)

III THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ

STT Trường thông tin (viết tắt tiếng Anh)Tên Kiểu liệu Độ dài

1.1 Mã định danh quan, tổchức lập danh mục hồ sơ Organld String 13

2 Tiêu đề hồ sơ Title String 500

3 Thời hạn bảo quản Maintenance String 30

4 Chế độ sử dụng Rights String 30

5 Người lập hồ sơ Creator String 30

6 Ngôn ngữ Language String 50

7 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10

8 Thời gian kết thúc EndDate Date 10

9 Tổng số văn hồ sơ DocTotal Number

10 Tổng số trang hồ sơ PageTotal Number