Đồ án môn phân tích thiết kế hệ thống thông tin phân tích thiết kế hệ thống bán thiết bị máy tính của công ty

Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, cácbài toán

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

***

ĐỒ ÁN MÔN HỌC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài: Phân tích Thiết kế Hệ thống bán Thiết bị Máy

tính của Công ty

Sinh viên thực hiện: Vũ Tiến Khanh

Phạm Văn Chương

Lê Đức Anh Lớp: DCCTMM62A-K62 Giáo viên hướng dẫn: Trương Xuân Bình

Hà Nội 10-2020

Nhiệm vụ và nhận xét

Nhiệm vụ: Các thành viên trong nhóm sẽ đi khảo sát hiện trạng tại một số công ty bán

thiết bị máy tính trên địa bàn Đánh giá và nhận xét về cách thức hoạt động của hệ thống bán hàng hiện hành, sau đó phân tích những vấn đề mà hệ thống cũ còn chưa được tối ưu hoá từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu Sau khi phân tích đưa ra ý tưởng, nội dung thiết kế phần mềm cho hệ thống để có thể tối ưu triệt để các phương pháp và cách thức hoạt động sao cho đạt hiệu quả nhất

Nhận xét:

LỜI NÓI ĐẦU

Lời nói đầu!

Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong công cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật này phải đến lĩnh vực công nghệ thông tin Công nghệ thông tin

gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt hàng theo ngày, tháng, quý,… Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thường xuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức

để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định Do đó, việc

sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, cácbài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá, giản được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.Từ thực tế đó việc xây dựng một phần mềm quản lí thiết bị của môt cửa hàng rất cần thiết

Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lú thiết bị của cửa hàng máy tính.Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người dung thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhập thông tun các mặt hàng, thực hiện yêu cầu báo cáo… với giao diện làm việc than thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống.Nội dung trong đề tài chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong nhận được

sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

TÓM TẮT ĐỀ TÀI

Mục đích:

Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinhdoanh Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinhdoanh Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữgìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ Do đó hệ thốngmới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu

Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiếnhành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thựchiện trên máy tính Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trìnhthực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hànghoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ…

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra

Kết luận: Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại,đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạtđộng kinh doanh Dựa trên quy trình làm việc từ đó tạo ra một phần mềm quản lý giúptối ưu hoá quản lý việc mua bán thiết bị, dễ dàng tiếp cận và sử dụng

MỤC LỤC Nhiệm vụ và nhận xét 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

TÓM TẮT ĐỀ TÀI 3

Danh sách hình vẽ: 5

Danh sách bảng biểu: 5

Danh sách từ viết tắt: 5

PHẦN I KHẢO SÁT HỆ THỐNG 6

Tổng quan về hệ thống cũ 6

Quản lý thiết bị: 6

Quản lý nhân viên: 7

Tình hình bán thiết bị: 7

Đánh giá hệ thống cũ: 7

Yêu cầu đối với hệ thống mới: 8

1 Chiến lược điều tra: 9

2 Chương trình có các chức năng chính: 9

PHẦN II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 10

1 Mô tả hình ảnh 10

2 Mô tả bằng lời .10

3 Các loại hồ sơ 12

3.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ 13

3.2 Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh 14

3.3 Mô tả tương tác 14

3.4 Mô hình hóa chức năng 15

4 Phân rã chức năng: 16

4.1 Sơ đồ phân rã chức năng 16

4.2 Mô tả chi tiết các chức năng lá 17

5 Ma trận thực thể chức năng 19

6 Biểu đồ phân luồng dữ liệu 20

7 Mô hình khái niệm dữ liệu: mô hình E-R 24

7.1 Chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ 26

Hình 3 Sơ đồ phân rã chức năng

Hình 4 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0

Hình 5 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1

Hình 6 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2

Hình 7 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 3

Hình 8 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 4

Hình 10 Quan hệ mô hình dữ liệu

PHẦN I KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Khảo sát ở một số công ty bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý thiết bịcủa đa số các cửa hàng này vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống Việc tạo ra một hệ thống quản lý trong việc mua bán các thiết bị máy tính là rất cần thiết Hệ thốngquản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng chính sau:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý

của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra

Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng:

- Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc

- Các quy tắc quản lý của cửa hàng:

Quản lý thiết bị:

Công ty sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt (4 đợt/năm) Khi nhập thiết bị nhân viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo hành, thành giá tiền, mã nhân viên

Khi xuất hàng (bán hàng) nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, bảo

hành, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại

Mọi công việc nhập, xuất, sửa và xoá thông tin về thiết bị đều được tiến hành trên giấy tờ

Quản lý nhân viên:

Việc quản lý nhân viên gồm các thông tin về nhân viên (quản lý trong hồ sơ nhân viên) và thông tin về trả lương cho nhân viên Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy tờ riêng

Tìm kiếm thông tin:

Nhân viên có thể tra cứu nội dung thông tin của các thiết bị, của việc nhập và xuất thiết bị Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… Muốn làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu Mọi thông tin đều chỉ có ở trên giấy tờ

- Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các nguyên

tắc của quy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm bảo yêu cầu

- Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem, tra

cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy móc, trang thiết bị hiện đại…

Nhược điểm:

- Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ

thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra cứu, kiểm kê phức tạp

- Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp

nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải gạch

đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần

- Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp.

Yêu cầu đối với hệ thống mới:

Dựa trên quy trình làm việc của công ty bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết Với một cửa hàng cần quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính Phần mềm nhóm em làm là phần mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng Phạm vi bán thiết bị trong một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng

Các yêu cầu người dùng:

- Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử

dụng

- Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản in

phiếu xuất, nhập

- Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót

- Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng chương trình

tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng

- Có thể cho biết tình hình bán hàng (thống kê được danh sách các mặt hàng hiện

có, đã hết, còn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập, xuất theo tháng, quý, năm

1 Chiến lược điều tra:

- Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo các

phần mềm download từ mạng

- Quan sát hoạt động của hệ thống cũ

- Đưa ra giải pháp tối ưu cho chủ quản

- Đặt vị trí vai trò của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được rõ

những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện

PHẦN II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

1 Mô tả hình ảnh

Khu vực trưng bày sản phẩm

Khu vực tư vấn bán hàng hàng

Khu vực bảo hành bảo trì

Phòng kinh doanh

Khu vực kho

Khu vực trưng bày sản phẩm

Hình 1

2 Mô tả bằng lời

Cửa hàng sẽ nhập hàng từ nhà cung cấp.Khi có nhu cầu nhập hàng cửa hàng sẽ nhận được các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp.Thông tin

về thiết bị muốn nhập gồm có:xuất xứ,cách tháo lắp ,bảo dưỡng ,giá…Nếu cửa hàng

có nhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này của hàng phải gửi đơn đặt hàng đến cho nhà cung cấp.Sau đó tiến hành làm báo giá các loại thiết bị cho khách hàng Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng bằng việc giao hàng cho của hàng theo đơn đặt hàng,và có kèm theo hoá đơn thanh toán Cửa hàng nhập thiết bị thông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập Sau đó sẽ ghi vào sổ nhập kho Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu đến cửa hàng cửa hàng sẽ gửi bảng báo giá thiết bị cho khách Nếu khách hàng đồng ý mua thiết bị nào thì viết đơn đặt hàng với cửa hàng và cửa hàng sẽ kiểm tra xem thiết bị mà khách yêu cầu nếu còn sẽ giao hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán kèm theo biên bản giao hàng (kèm phiếu bảo hành) Sau đó ghi vào sổ xuất hàng Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị đã mua ở cửa hàng Cửa hàng sẽ đồng ý yêu cầu bảo hành thiết bị của khách và sẽ ghi một biên lai nhận thiết bị giao cho khách.Bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra ,sửa chữa và gửi lại cho khách và sẽ kèm theo một hoá đơn thanh toán bảo hành (Nếu thiết bị đã quá thời gian bảo hành).Các thông tin về việc bảo hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành Sau mỗi thời gian nhất định bộ phận bán hàng sẽ tổng hợp lại tình hình mua bán của cửa hàng để báo cáo cho chủ cửa hàng.Chủ cửa hàng là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp

Bảo hành(tháng)

Tên sản phẩm

Số lượng

Thời gian bán

Thời gian bảohành

Thành tiền

3.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ

Nhập vào kho và ghi vào sổ

nhập kho

Số nhập khoThủ kho

Hs dữ liệu Tác nhânThanh toán hoá đơn nhập thiết

bị

Nhà cung cấp

Bộ phận kế toánPhiếu nhập hàng (kiêm hoá đơn thanh toán)

Tác nhânTác nhân

Hs dữ liệu

Bảng báo giáPhiếu nhập hàng

Tác nhân

Hs dữ liệu

Hs dữ liệuTiếp nhận yêu cầu của khách

hàng gửi bảng báo giá cho

khách hàng

Bộ phận bán hàngBảng báo giá

Bộ phận bán hàng

Hs dữ liệu

Hs dữ liệu

Hs dữ lệuTác nhân

Thanh toán hoá đơn xuất hàng Bộ phận kế toán

Phiếu giao hàng (kiêm hoá đơn xuất hàng)

Tác nhân

Hs dữ liệu

Bảng 5

bị và khách hàng sẽ nhận được biên lai trả thiết bị khi bảo hành xong

+ Chủ cửa hàng : Là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là người đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán hàng của cửa hàng.quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là người đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bánhàng của cửa hàng

Gửi đơn đặt hàng0

cấp

Bảng báo giá

Cung cấp hàng Bảo hành

Y/c thanh toán

Chỉ đạo Báo cáoY/c báo cáo

Chủ cửa hàng

3.4 Mô hình hóa chức năng

1 Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)

a Khái niệm: BFD là biểu đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từtổng thể đến chi tiết, mỗi chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất cả được thểhiện trong một khung của biểu đồ

b Ý nghĩa của BFD:

Tiếp cận thông tin về mặt logic nhằm làm rỏ chức năng của hệ thống

Phân biệt các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống thông tin

c Hạn chế của BFD: BFD không có tính động, nó chỉ cho thấy các chức năng mà không thể hiện trình tự xử lý của các chức năng đó cũng như là sự trao đổi thông tin giữa các thông tin

Biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng

1 Viết phiếu yêu cầu nhập

Hình 3

4.2 Mô tả chi tiết các chức năng lá

1.1 Viết phiếu yêu cầu nhập: Chức năng này thực hiện khi cửa hàng có nhu cầu

nhập thiết bị thì phải viết phiếu yêu cầu nhập cho chủ cửa hàng để chủ cửa

hàng thông qua việc nhập thiết bị

4 Báo cáo3.Bảo hành

2.Bán hàng 1.Nhập hàng

4.1 Lập báocáo

3.1 Lập biên lainhận thiết bị

2.1 Lập báogiá

1.1 Viết phiếu

yêu cầu nhập

3.2 Lập biên laitrả thiết bị

2.2 Nhận đơn đặt hàng

1.2 Gửi đơn

đặt hàng

3.3 Ghi sổ bảohành

1.3 Kiểm tra

hàng

2.3 Kiểm trahàng trongkho

3.4 Lập phiếuthanh toán bảohành

2.4 Giao hàng

1.4 Lập phiếu

nhập

2.5 Thanhtoán1.5 Nhập kho

1.6 Thanh toán

1.2 Gửi đơn đặt thiết bị: Khi cửa hàng đã đồng ý nhập thiết bị thì sẽ gửi đơn đặtcác loại thiết bị cần nhập gửi cho nhà cung cấp.

1.3 Kiểm tra hàng: Khi nhà cung cấp mang hàng đã đặt mua đến thì cửa hàng

sẽ phải kiểm tra hàng do nha cung cầp mang đến xem có đúng như trong đơn

đặt hàng không

1.4 Lập phiếu nhập: Chức năng này được thực hiện sau khi đã kiểm tra hàng

nhập xong thì cửa hàng sẽ lập phiếu nhập hàng

1.5 Nhập kho: Chức năng này thực hiện sau khi lập phiếu nhập thì cửa hàng sẽ

nhập hàng vào kho và thông tin nhập kho sẽ lưu vào sổ nhập kho

1.6 Thanh toán: Cửa hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập để làm hoá đơn thanh toán cho nhà cung cấp

2.1 Lập báo giá: Cửa hàng sẽ lập bảng báo giá các mặt hàng có trong cửa hàng

để phục vụ cho khách hàng khi có yêu cầu mua hàng

2.2 Nhận đơn đặt hàng: Khi khách có yêu cầu mua hang trong cửa hàng thì sẽ

gửi đơn đặt hàng tới cửa hàng và cửa hàng sẽ tiếp nhận những đơn đó

2.3 Kiểm tra hàng trong kho:Chức năng này thực hiện khi cửa hàng nhận được

đơn đặt hàng của khách thi sẽ kiểm tra xem trong kho còn những mặt hàng mà

khách yêu cầu không

2.4 Giao hàng: Chức năng này thực hiện khi việc kiểm tra hnàg trong kho đã

thực hiện xong mặt hàng mà khách muốn mua vẫn còn thì cửa hàng sẽ giao

hàng cho khách.Và sẽ cập nhật vào sổ xuất hàng

2.5 Thanh toán: Khi giao hàng cho khách thì cửa hàng sẽ viết phiếu thanh toán

cho khách và có kèm theo phiếu bảo hành

3.1 Lập biên lai nhận thiết bị: Khi có vấn đề gì về hàng đã bán cho khách thì

khách hàng sẽ yêu cầu cửa hàng bảo hành và cửa hàng sẽ viết biên lai nhận

hàng bảo hành cho khách