Bai4 accessreport

Bài 4: BÁO BiỂU - Report Giảng viên: Phạm Thanh An Trung tâm Tin học – Đại học Ngân hàng TP.HCM Nội dung  Các khái niệm Report;  Sử dụng report wizard;  Sử dụng report design view; Ý nghĩa Report   Dùng để trình bày thơng tin theo nhiều định dạng khác Có thể vừa thể liệu chi tiết vừa thể số liệu thống kê Phân loại Báo biểu  Báo biểu chi tiết dạng Tabular  Báo biểu chi tiết dạng Columnar  Báo biểu tổng hợp nhóm thống kê Báo biểu dạng Tabular  Dữ liệu Báo biểu trình bày nhiều dịng, dịng mẩu tin bảng Báo biểu dạng Columnar  Dữ liệu Báo biểu trình bày cột (một cột hiển thị nhãn cột hiển thị liệu) Báo biểu tổng hợp  Dữ liệu Báo biểu trình bày theo nhóm tính tốn, thống kê nhóm Vai trị Report  Report công cụ dùng thiết kế in ấn liệu hữu hiệu Access  Hầu tất bạn muốn in in theo bố cục nào? Report đáp ứng Báo biểu tổng hợp  Dữ liệu Báo biểu trình bày theo nhóm tính tốn, thống kê nhóm Các thành phần Báo biểu  Report Header/Footer  Page Header/Footer  Group Header/Footer  Detail Tạo report sử dụng Report design view  Bước report 2: Xây dựng nguồn liệu để in ấn cho Report in thơng tin gì? Phạm vi nào? Là câu hỏi phải trả lời bước cách thiết lập thuộc tính Record Source cho report  Thơng thường, report in liệu từ hay nhiều bảng từ kết query, tổng quát từ query Query xây dựng sẵn từ danh sách Queries dự án (chứa thẻ Queries)- bước chọn query cần in thuộc tính Record Source report:  Tạo report sử dụng Report design view  Tuy nhiên query cần in tạo thân report (không hiển thị tên query thẻ Queries)- điều nên làm đảm bảo chắn report Khi nhấn chuột lên nút … thuộc tính Record Source: Tạo report sử dụng Report design view  Một cửa sổ thiết kế query làm nguồn liệu cho report xuất hiện: Tạo report sử dụng Report design view Tạo report sử dụng Report design view  Hãy thiết lập thông tin cần in report query Thiết lập xong nhấn nút đóng cửa sổ thiết kế query (hoặc nhấn phím nóng Ctrl+W) chọn Yes hộp thoại sau: Tạo report sử dụng Report design view  (3) Sử dụng công cụ Label  Dùng chuột nhấp nút Label cơng cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report; Gõ vào nội dung tiêu đề cần in report;  Có thể sử dụng công cụ Formatting để định dạng hộp liệu   (4)  Sử dụng công cụ Text box Text box ô dùng hiển thị liệu trường liệu (Field) đó, hiển thị liệu biểu thức (ví dụ tính Tổng tiền chẳng hạn) Cách sử dụng Textbox sau: Tạo report sử dụng Report design view  Bước 3: Đưa thông tin lên cửa sổ thiết kế report:  (1) Có nhiều loại thơng tin phải đưa lên report Mỗi có ý định đưa thơng tin lên, bạn phải trả lời câu hỏi: Đó thơng tin gì? tiêu đề “DANH SÁCH CÁN BỘ” Sẽ đặt thơng tin lên phần report? Đặt lên phần Page Header  (2) Theo ngầm định, cửa sổ thiết kế report xuất phần: Page header, Page footer Detail Nếu report thiết kế yêu cầu có Report header Report footer, hiển thị chúng cách: nhấn phải chuột lên cửa sổ thiết kế report chọn: Tạo report sử dụng Report design view   Dùng chuột nhấp nút Textbox công cụ Toolbox thả lên vị trí cần đặt vào Report; Gõ vào nguồn liệu hiển thị lên Textbox thuộc tính Control Source Giá trị thuộc tính có thể: Hiển thị giá trị trường: Khi chọn trường muốn đưa thơng tin vào (hình dưới): Tạo report sử dụng Report design view  Hoặc hển thị kết biểu thức Khi gõ biểu thức lên thuộc tính bắt đầu dấu “=” Ví dụ: Tạo report sử dụng Report design view  (5) Sử dụng cửa sổ Field List Danh sách trường liệu in report thể cửa sổ Field List (nếu chưa thấy hiển thị mở thực đơn View | Field List)  Muốn in giá trị trường lên vị trí report dùng đối tượng Textbox giới thiệu dùng cửa sổ Field List cách: dùng chuột kéo trường cần in từ cửa sổ Field List thả lên vị trí cần in cửa sổ thiết kế report (nên làm theo cách thay dùng Textbox)  Tạo report sử dụng Report design view  (6) Sử dụng công cụ Line  Công cụ Line dùng để vẽ đường thẳng lên Report Rất hữu hiệu việc kẻ bảng biểu Sau nhập nút Line công cụ, thực kẻ cách di chuột  Với yêu cầu trên, cách sử dụng công cụ hướng dẫn thiết kế report sau: Tạo report sử dụng Report design view Tạo report sử dụng Report design view  Trong đó:  Textbox bao gồm ô đánh mũi tên dẫn Trong đó: - hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban tạo cách kéo từ cửa sổ Field List lên phần Detail;  Textbox đếm tổng số cán thiết lập thuộc tính Control Source =Count([hoten]), để phần Report footer Tạo report sử dụng Report design view  Textbox để tự động đánh số thứ tự phải thiết lập sau: Control Source =1; thuộc tính Running sum Over Group  Các hộp chữ lại dùng đối tượng Label;  Toàn bảng biểu sử dụng đối tượng Line Chú ý đường kẻ phải nối khít với Nếu khơng khít tạo khe hở nét đứt(không liền nét)