(Luận văn thạc sĩ) nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng bộ công an

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THÀNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ TẠI VĂN PHỊNG BỘ CƠNG AN LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ học Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ THÀNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ TẠI VĂN PHỊNG BỘ CƠNG AN Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 603224 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hƣơng Hà Nội – 2014 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, xin cảm ơn chân thành đến thầy cô khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Nhờ bảo dạy dỗ tận tình thầy suốt q trình học tập rèn luyện trường, tơi nắm kiến thức chuyên ngành Đây tảng cho vận dụng sau Qua xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sỹ Nguyễn Liên Hương hướng dẫn tơi tận tình, ln quan tâm, động viên tơi, đưa cho tơi ý kiến đóng góp xác đáng suốt q trình làm luận văn Khơng có thế, để thực luận văn phải kể đến nguồn tài liệu mà thu thập q trình cơng tác Văn phịng Bộ Cơng an q trình tơi khảo sát thực tế Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc đến cán Văn phòng Bộ Công an, cán Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III giúp đỡ thu thập tài liệu cần thiết, bảo cho nhiều kinh nghiệm thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn tạo điều kiện giúp tơi vừa học vừa làm Sau tơi xin cảm ơn gia đình tơi, bạn bè tơi động viên, tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành luận văn tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn! Học viên Nguyễn Thị Thành MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ MỞ ĐẦU Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG BỘ CƠNG AN 16 1.1 Tổng quan hình thành, phát triển phận quản lý tài liệu lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an 16 1.2 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an 17 1.2.1 Thành phần tài liệu 19 1.2.2 Nội dung tài liệu 21 1.2.3 Giá trị tài liệu 21 1.3 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ công nghệ thông tin Văn phịng Bộ Cơng an 25 1.3.1 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an 25 1.3.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin văn thư, lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an 29 Chƣơng KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƢU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG BỘ CƠNG AN 33 2.1 Tổng quan kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ 33 2.1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ số hóa văn bản, tài liệu 33 2.1.2 Ưu nhược điểm số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ 36 2.1.3 Quy trình cơng nghệ số hóa 40 2.1.4 Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ điện tử 44 2.1.5 Nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 46 2.2 Quy trình phương pháp xây dựng kho hồ sơ số văn phịng Bộ Cơng an 49 2.2.1 Bước 1: Chuẩn bị kinh phí 49 2.2.2 Bước 2: Chuẩn bị cơng nghệ số hóa 52 2.2.3 Bước 3: Chuẩn bị tài liệu 58 2.2.4 Bước Chuẩn bị nhân lực 62 2.2.5 Bước 5: Chuẩn bị môi trường trang thiết bị 65 2.2.6.Bước 6: Vận hành kiểm tra chất lượng 67 2.2.7 Bước 7: Chuyển đổi sang Microfilm 68 2.2.8 Bước 8: Quản lý CSDL sau số hóa 69 2.3 Các trang thiết bị (phần cứng) cần thiết kho hồ sơ số Văn phịng Bộ Cơng an 70 2.3.1 Máy chủ 70 2.3.2 Máy trạm 71 2.3.3 Thiết bị ngoại vi thiết bị hỗ trợ 71 2.4 Phần mềm kho hồ sơ số Văn phòng Bộ Công an 73 2.4.1 Phần mềm hệ thống 73 2.4.2 Phần mềm quản lý lưu trữ khai thác 74 2.4.3 Phần mềm số hóa 79 2.4.4 Phần mềm biên mục hồ sơ tài liệu 81 2.4.5 Phần mềm bóc tách thơng tin 83 2.5 Hệ thống mạng kho hồ sơ số Văn phịng Bộ Cơng an 84 2.5.1 Vai trò hệ thống mạng 84 2.5.2 Các thành phần cần thiết hệ thống mạng 85 Chƣơng GIẢI PHÁP QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CSDL TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN 86 3.1 Giải pháp lưu trữ CSDL 86 3.1.1 Lưu trữ liệu trực tuyến 86 3.1.2 Lưu trữ liệu dự phòng 86 3.2 Đào tạo nguồn nhân lực, chuyển giao công nghệ 87 3.2.1 Mục tiêu đào tạo 88 3.2.2 Cấu trúc thời gian học 88 3.3 Bảo mật, bảo đảm an tồn cho thơng tin 90 3.3.1 Hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh bên 90 3.3.2 Hệ thống an ninh cho kết nối mạng diện rộng WAN 91 3.3.3 Xây dựng sách an ninh 93 3.4 Khắc phục thảm họa liệu 93 3.5 Xây dựng sách khai thác, sử dụng CSDL 95 3.6 Bảo trì CSDL 96 KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CSDL CSDL LAN Local Area Network SAN Storage Area Network WAN Wide Area Network DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an 18 Bảng 1.2 Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu mang khai thác sử dụng Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Cơng an qua năm 27 Bảng 2.1: Tình trạng vật lý tài liệu Kho lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an 61 Bảng 2.2 chức nhiệm vụ vị trí tham gia vào trình xây dựng kho hồ sơ số 64 Bảng 3.1: Chương trình chuyển giao cơng nghệ số hóa Văn phịng Bộ Cơng an 88 Bảng 3.2: Các thành phần hệ thống đảm bảo an ninh mạng chiều sâu 92 DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1: Quy trình quản lý chia sẻ thơng tin số 48 Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ 52 Hình 2.3: Quy trình quét ảnh đưa vào phần mềm số hóa 53 Hình 2.4: Sơ đồ kiến trúc hệ thống kho hồ sơ số Văn phịng Bộ Cơng an 66 Hình 2.5: Quy trình sản xuất Microfilm áp dụng kho hồ sơ số Văn phòng Bộ Công an 68 / / /Administrator/Desktop/LUANVANTOTNGHIEP/LVTN TRANTRONG THUONG NGAY 23-12-2012 phien ban cuoi/LuanVanThacSy_TranTrongThuong_23-12-2012.doc _Toc344029455 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Theo khái niệm ngành Cơng nghệ thơng tin số hóa việc biến đổi loại hình thơng tin sang thơng tin số (các bit thơng tin liệu) Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau qua công đoạn xử lý thiết bị chuyên ngành phần mềm ứng dụng số hóa thành bit mang thông tin liệu, tạo nên sở liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi chia sẻ kiến thức cách thuận tiện Hiện nay, khối kiến thức khổng lồ nhân loại hình thành hàng trăm năm, có tài liệu lưu trữ như: văn bản, sách, hình ảnh…cịn hạn chế khả tiếp cận cho người khai thác sử dụng Mặt khác tác động học người, môi trường gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu Việc số hóa giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc, đồng loại hình tài liệu, quản lý khai thác tập trung Từ quan lưu trữ tạo điều kiện cho độc giả tăng khả tiếp cận, sử dụng tài liệu nhanh chóng, xác tiện lợi Nhận thức tầm quan trọng cơng nghệ thơng tin nói chung kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Cơng an ban hành hàng loạt văn nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin, đẩy mạnh đại hóa cơng tác hồ sơ, lưu trữ số hóa tài liệu nhiệm vụ trọng tâm Những văn Bộ Công an ban hành như: Chỉ thị số 12/2001/CTBCA(E11) ngày 27/09/2001 Bộ trưởng Bộ Công an tăng cường ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ cơng tác bảo đảm an ninh trị giữ gìn trật tự an tồn xã hội tình hình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 Bộ trưởng Bộ Công an việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ lực lượng CSND tình hình mới; Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 Bộ trưởng Bộ Công an - Cung cấp môi trường bảo mật - Cung cấp chức tự động hóa, lập báo cáo điều khiển - Thực thi quản lý lưu trữ cách rõ rang - Lưu trữ tất thông tin đối tượng lưu trữ Giải pháp lưu phục hồi liệu thành phần thiếu hệ thống lớn Sao lưu phục hồi cung cấp cho khách hàng hệ thống thông tin đồng tối ưu Để tối ưu hóa hiệu suất sử dụng đảm bảo lưu cấu hình cho số lượng lớn máy chủ, kiến trúc đề xuất sử dụng phương pháp LAN back up Toàn hoạt động lưu điều khiển máy chủ lưu thông qua mạng LAN riêng dành riêng cho lưu, khơng ảnh hưởng đến hệ thống khác Một công việc quan trọng sau xác định liệu backup xác định lịch backup loại liệu Để xác định lịch backup cần đánh giá ứng dụng chạy hệ thống nhu cầu người sử dụng cuối liệu thuộc ứng dụng Từ cho phép xác định chu kỳ backup liệu tùy thuộc vào loại file khác Các câu hỏi sau liên quan đến việc xác định chu kỳ backup loại liệu xác định - Tầm quan trọng nội dung file - Sau lâu nội dung file có thay đổi Chu kỳ backup liệu phụ thuộc vào mát liệu chấp nhận Nếu chấp nhận việc mát liệu vịng tháng, cần backup liệu tháng lần Nếu liệu mát chấp nhận vịng ngày cần phải backup liệu ngày lần… Đối với hầu hết loại liệu, chế full backup lần tuần vào tối chế khả thi 94 Từ tạo lịch backup cụ thể cho hệ thống mô tả cụ thể thời điểm thực loại liệu khác Đồng thời, thời điểm lựa chọn cho việc backup thích hợp thời điểm khơng có có người sử dụng truy cập vào hệ thống Chẳng hạn ta thiết lập chế backup sau: - Vào ngày tháng, thực backup toàn trạng hệ thống (gọi backup tháng) - Cứ thứ sáu hàng tuần, thực backup file có thay đổi so với lần backup tháng ( gọi backup tuần) - Vào ngày tuần, loại trừ ngày thứ 6, backup toàn file có thay đổi so với lần backup tuần ngày thứ gần (gọi backup ngày) 3.5 Xây dựng sách khai thác, sử dụng CSDL Người khai thác, sử dụng CSDL khâu thiết yếu hệ thống thơng tin xem xét khía cạnh bảo mật Người khai thác, sử dụng sử dụng mật dễ dàng bị đoán biết, sử dụng máy tính khơng tn thủ quy tắc bảo mật (điển hình khơng đặt mật truy cập vào máy tính), tự lắp modem để kết nối với hệ thốn mạng khác hay sử dụng chương trình khơng kiểm sốt làm lây lan virus… Để làm giảm nguy xuất từ phía người dùng, tăng cường giáo dục người dùng an tồn thơng tin hệ thống mạng máy tính áp dụng sách khai thác, sử dụng CSDL - Thường xun nhắc nhở việc giữ gìn bí mật thơng tin, an tồn thơng tin hệ thống - Đưa nội dung bảo mật an tồn thơng tin vào chương trình đào tạo cho cán bộ, người quản trị hệ thống - Thu thập thông tin an toàn, bảo mật phổ biến cho người dùng biện pháp cần áp dụng để đảm bảo an ninh thông tin, 95 - Xây dựng quy định đảm bảo bí mật thơng tin an tồn thơng tin cho hệ thống thông tin văn Trong có quy định cụ thể chế tài để xử lý vi phạm - Có quy chế cụ thể kiểm tra, kiểm soát hoạt động hệ thống mạng 3.6 Bảo trì CSDL Bảo trì CSDL điện tử việc đảm bảo công nghệ, yêu cầu kỹ thuật chun ngành kinh phí nhằm trì hoạt động, nâng cấp phần mềm, có sở liệu lệu điện tử thiệt bị tin học Nội dung bảo trì - Bảo trì thiết bị, phần mềm, CSDL điện tử để hệ thống hoạt động an toàn; xử lý cố phần cứng, phần mềm - Thiết lập chế độ củng cố, lưu liệu định kỳ, đột xuất; CSDL điện tử phải lưu tối thiểu thành bảo quản an tồn CSDL dự phịng - Phục hồi liệu theo phiên lưu trữ cần thiết có cố xảy Các thiết bị lưu trữ thông tin (băng từ, đĩa từ…) hư hỏng, không tự ý giao cho tổ chức, cá nhân ngồi ngành Cơng an bảo hanh, sửa chữa chưa lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt; thay thiết bị lưu trữ phải giữ lại thiết bị cũ - Các phần mềm, CSDL điện tử thiết bị tin học phải thường xuyên nâng cấp phù hợp với phát triển công nghệ yêu cầu nghiệp vụ 96 KẾT LUẬN Bản luận văn trình bày tồn kết nghiên cứu tìm hiểu tác giả đề tài “Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số Văn phòng Bộ Công an” Kết chủ yếu mà tác giả giải luận văn là: Đã tìm hiểu thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an Để làm rõ vấn đề này, trước hết tác giả nghiên cứu hình thành, phát triển phận quản lý tài liệu lưu trữ trữ Văn phịng Bộ Cơng an thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ Do có thời gian cơng tác Văn phịng Bộ Cơng an nên tác giả có điều kiện sâu, tìm hiểu, đặc biệt giá trị tài liệu lưu trữ Từ tác giả tìm hiểu thực trạng quản lý văn bản, tài liệu Từ tác giả thấy hạn chế định công tác quản lý, nguyên nhân dẫn đến cân giá trị tài liệu lưu trữ với kết khai thác sử dụng tài liệu Thực trạng động thúc đẩy tác giả nghiên cứu giải pháp để quản lý văn bản, tài liệu tốt hơn, phát huy hiệu giá trị tài liệu lưu trữ Tác giả đưa giải pháp tài liệu lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an “xây dựng kho hồ sơ số” Để làm rõ vấn đề trước hết tác giả nghiên cứu, phân tích lý luận khái niệm quy trình số hóa tài liệu, tiêu chuẩn tài liệu điện tử Phần kết nghiên cứu không giúp tác giả mà cịn giúp người đọc hình dung bước việc số hóa tài liệu để từ áp dụng vào đặc thù quan, tổ chức Một kho hồ sơ số muốn vận hành hoạt động có hiệu phải cần ba yếu tố phương pháp luận triển khai, công nghệ phần cứng, cơng nghệ phần mềm Vì nghiên cứu mình, tác giả xây dựng quy trình phương pháp xây dựng kho hồ sơ số Văn phịng Bộ Cơng an Đây phương pháp luận quan trọng để lựa chọn công nghệ phần cứng, phần mềm cho kho hồ sơ 97 số Kho hồ sơ mà tác giả xây dựng khác so với kho hồ sơ sử dụng Đây giải pháp cần thiết không Văn phịng Bộ Cơng an mà cịn nhiều quan, tổ chức khác Kho hồ sơ số xây dựng giải pháp tối ưu khối tài liệu bảo quản kho lưu trữ Bộ Cơng an Văn phịng Bộ Cơng an quản lý Nghiên cứu đề xuất giải pháp để quản lý, sử dụng CSDL Tác giả lựa chọn nhóm giải pháp là: lưu trữ CSDL trực tuyến dự phịng; Đào tạo nguồn nhân lực, chuyển giao cơng nghệ; Bảo mật, đảm bảo an tồn cho thơng tin; Xây dựng sách khai thác, sử dụng CSDL; Bảo trì CSDL Mỗi giải pháp nêu có ý nghĩa quan trọng việc quản lý, sử dụng CSDL, kho liệu số hóa Các giải pháp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, có ảnh hưởng lẫn khơng thể bỏ qua coi nhẹ giải pháp Đề tài “Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số Văn phịng Bộ Cơng an” cơng trình nghiên cứu lĩnh vực số hóa tài liệu để giải vấn đề thực tiễn công tác lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an đặt Nếu Luận văn hồn thiện thơng qua góp phần vào phát triển Lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an lưu trữ tài liệu hành tồn Ngành Cơng an sau: - Luận văn sở khoa học nghiên cứu kỹ thuật số hóa, biện pháp quản lý, sử dụng CSDL sau số hóa vào hồn cảnh điều kiện thực tế Văn phòng Bộ Công an - Là sở, để tiến hành dự án “Hiện đại hóa cơng tác hồ sơ lưu trữ văn quản lý nhà nước Văn phịng Bộ Cơng an” đảm bảo hiệu cao nhất, phù hợp với khả năng, điều kiện giai đoạn phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế Điều quan trọng hàng đầu có biện pháp số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp sở nghiên cứu khoa học, giúp tăng cường việc 98 bảo quản tài liệu lưu trữ gốc tình trạng vật lý yếu kéo dài tuổi thọ lâu tăng khả tiếp cận chúng với nhiều hình thức hơn, đáp ứng yêu cầu quần chúng phù hợp với thời đại - Kết nghiên cứu luận văn đóng góp tích cực việc tiết kiệm tối ưu mặt chi phí, thời gian nguồn nhân lực nhà nước đảm bảo chất lượng, hiệu cao đáp ứng nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ tương lai - Là để xây dựng văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ tiêu chuẩn số hóa, quy trình số hóa, cách thức ứng dụng kỹ thuật số hóa vào cơng tác lưu trữ ….trong phạm vi tồn Ngành nước - Là nguồn thơng tin hữu ích để xây dựng chiến lược, kế hoạch để chuẩn bị yếu tố cần thiết nhằm đẩy mạnh, phục vụ dự án số hóa tài liệu lưu trữ tương lai cách bền vững, hiệu phạm vi nước 99 TÀI LIỆU THAM KHẢO I TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT Bộ Công an (2001), Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11) ngày 27/09/2001 tăng cường ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh trị giữ gìn trật tự an tồn xã hội tình hình mới, Hà Nội Bộ Công an (2003), Chỉ thị số 02/2003/CT-BCA(V23) ngày 7/3/2003 nhiệm vụ phát triển khoa học công nghệ lực lượng Công an nhân dân từ đến 2010, Hà Nội Bộ Công an (2003), Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ lực lượng CSND tình hình xác định: nhanh chóng triển khai xây dựng trung tâm thông tin tội phạm đáp ứng kịp thời thông tin tội phạm, Hà Nội Bộ Công an, Chỉ thị số 10/2003/CT-BCA(C11) ngày 17/11/2003 việc tăng cường công tác hồ sơ, tàng thư thông tin nghiệp vụ cảnh sát, Hà Nội Bộ Công an, Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh tình hình mới, Hà Nội Bộ Cơng an (2005), Quyết định số 419/2004-BCA(A11) ngày 6/5/2005 ban hành Chế độ hồ sơ nghiệp vụ an ninh, Hà Nội Bộ Công an (2007), Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lực lượng Công an nhân dân, Hà Nội Bộ Công an (2008), Quyết định số 176/2008/QĐ-BCA(A11) ngày 20/02/2008 ban hành Chế độ hồ sơ nghiệp vụ an ninh, Hà Nội Bộ Công an (2008), Tài liệu liên quan tới Dự án xây dựng Trung tâm thông tin tội phạm xâm phạm an ninh quốc gia, Hà Nội 10 Bộ Công an (2011), Quyết định số 1084/QĐ-BCA-H41 ngày 27 tháng năm 2011 việc phê duyệt ứng dụng cồng nghệ thông tin lực lượng Công an nhân dân giai đoạn 2011-2015 tầm nhìn đến 2020, Hà Nội 11 Bộ Cơng an (2013), Chỉ thị số 04/CT-BCA-V11 ngày 19/7/2013 tăng cường đạo thực công tác lưu trữ lực lượng Công an nhân dân, Hà Nội 12 Bộ Công an năm (2013), Tài liệu liên quan tới Dự án Hiện đại hóa cơng tác hồ sơ lưu trữ Văn quản lý Nhà nước Văn phịng Bộ Cơng an, Hà Nội 13 Bộ Quốc phòng Australia (1995): Cải tiến công tác quản lý tài liệu điện tử (bản dịch) 14 Chính phủ (1957), Quyết định số 530-VF/NĐ ngày 27/3/1957 việc thành lập Phòng Hồ sơ trực thuộc Văn phịng Bộ Cơng an, Hà Nội 15 Chính phủ (1968), Quyết định số 23/CP ngày 08/02/1968 việc thành lập Cục Hồ sơ thuộc Văn phịng Bộ Cơng an, Hà Nội 16 Chính phủ (2007), Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số, Hà Nội 17 Chính phủ (2004), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 quy định ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, Hà Nội 18 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 3/01/2013 quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ, Hà Nội 19 Cơng ty cổ phần tập đồn phát triển cơng nghệ đầu tư (2013), Công văn số 801/GS-CV/2013 ngày 01/08/2013 việc trả lời công văn số 2892/V11-BQLDA08-10 Ban quản lý DA08-10 ngày 30/07/2013, Hà Nội 20 Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh (2010), Hồ sơ thiết kế thi công Dự án xây dựng trung tâm thông tin tội phạm tội phạm xâm phạm an ninh quốc gia, Hà Nội 21 Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh (2012), Hướng dẫn nhập thông tin phương tiện kỹ thuật mang tin số hóa vào CSDL máy tính ngày 17 tháng 07 năm 2012, Hà Nội 22 Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh (2012), Hướng dẫn quét hồ sơ, tài liệu vào CSDL máy tính ngày 26 tháng 04 năm 2012, Hà Nội 23 Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh (2013), Công văn số 891/A93-P4 ngày 08/10/2013 việc chấn chỉnh công tác quét lưu hồ sơ, tài liệu vào CSDL, Hà Nội 24 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước (2009), Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, Hà Nội 25 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2010), Hướng dẫn số 169/HDVTLTNN ngày 10/03/2010 xây dựng CSDL lưu trữ, Hà Nội 26 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2011) , Quyết định số 176/QĐVTLTNN ngày 21/10/2011 ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng, Hà Nội 27 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2011), Công văn số 930/VTLTNNKHTC ngày 28/10/2011 đề nghị phê duyệt đơn giá thuê lao động số hóa tài liệu máy quét chuyên dụng, chuyển liệu số hóa sang phim bảo hiểm Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Hà Nội 28 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2012), Quy trình tạo lập CSDL ban hành kèm theo Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012, Hà Nội 29 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2014), Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA tính xác thực tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội 30 Anne R Kenney , Stephen Chapman (1994) “Ảnh số thư viện lưu trữ”, Nxb trườrng Đại học Cornell, Mỹ 31 Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu xây dựng mơ hình thư viện điện tử khoa học công nghệ quan thông tin khoa học công nghệ địa phương, đề tài khoa học cấp Bộ 32 Nguyễn Cảnh Đương, Trần Đức Mạnh (2008): Bàn khái niệm “Tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 8), tr 9-11 33 Nguyễn Cảnh Đương (2008): Khái niệm, vai trò tầm quan trọng siêu liệu quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 9), tr 1-8 34 Nguyễn Thị Hà (2007): Vài nét việc thử nghiệm chuyển số hóa sang Mircrofilm, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr 15-16 35 Nguyễn Lê Hà Thảo Hà (2011): Tổ chức quản lý văn mạng diện rộng với văn điện tử, số hóa, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 3), tr 1-8 36 Nguyễn Thị Hà (2012): Những vấn đề đặt việc quản lý tài liệu điện tử lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 6), tr 22-25 37 Vũ Thị Thu Hiền, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư, Lưu trữ, Nghiên cứu thiết kế mơ hình kho lưu trữ số sở OAIS, lược dịch từ tạp chí “Thế giới Lan Đài, kỳ năm 2009” 38 Dương Mạnh Hùng (2007): Một vài ý kiến việc xây dựng danh mục hồ sơ tập lưu công văn điện tử, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 10), tr 3-4 39 TS Nguyễn Liên Hương (2014), Tính xác thực tài liệu lưu trữ điện tử - từ lý thuyết đến thực tế Việt Nam, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 8), tr 17-22 40 Nguyễn Văn Kết (2010): “Văn điện tử”, “chữ ký số” Bước đột phá hoạt động giao dịch điện tử cơng tác văn thư, lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 11), tr 6-10 41 Nguyễn Văn Kết (2010): Vai trò “Văn điện tử” “ chữ ký số” mơ hình hoạt động “một cửa điện tử”, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr 8-15 42 PGS.TS Dương Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa – Thơng tin 43 PGS.TS Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn, đăng trang tin điện tử http:/my.opera/duongvankham/blog/show.dml/59069102 44 Liên hiệp hội Koa học kỹ thuật Việt Nam – Trung tâm tin học số hóa tài liệu ( 2011 ): Tổng quan số hóa tài liệu (bài giảng) 45 Nguyễn Thùy Linh (2011), Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay, luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 46 Đinh Hữu Long, Đinh Kim Ngân dịch (2007): Dự án số hóa tài liệu lưu trữ phục vụ cơng tác khai thác lưu trữ quốc gia Mỹ giai đoạn 2007-2016, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr 36-38 47 Phạm Thị Diệu Linh (2010): Chính Phủ điện tử - hội thách thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 12), tr 16-19 48 Trần Đức Mạnh (2011): Quy định định dạng tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 6), tr 25-28 49 Vũ Hồng Mây, Nghiên cứu xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, Đề tài khoa học cấp ban Đảng, năm 2010 50 Nguyễn Phương Nam (2011): Luồng chuyển giao, quản lý văn điện tử, số hóa mạng diện rộng, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 4), tr 10-14 51 TS Nguyễn Lệ Nhung (2009), Vài nét khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”, đăng trang tin điện tử http://www.archives.gov.vn 52 Vũ Đình Phong (2013), số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh Việt Nam – Thực trạng khuynh hướng (qua khảo sát thực tế Viện phim Việt Nam điện ảnh Quân đội nhân dân, luận văn thạc sỹ ngành lưu trữ học 53 Lưu Văn Phòng (2009): Những vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 10), tr -4 54 Phịng Hành Chính – Văn phịng Bộ Công an (2010), Báo cáo tổng kết năm 2010 ngày 05/11/2010, Hà Nội 55 Phịng Hành Chính – Văn phịng Bộ Cơng an (2011), Báo cáo tổng kết cơng tác năm 2011 dự kiến Chương trình cơng tác năm 2012 ngày 05/11/2011, Hà Nội 56 Phịng Hành Chính – Văn phịng Bộ Cơng an (2013), Báo cáo tổng kết công tác năm 2013 ngày 05/11/2013, Hà Nội 57 Phịng Hành – Văn phịng Bộ Cơng an (2013), Báo cáo khảo sát tài liệu năm 2013 phục vụ cho chỉnh lý tài liệu Phông Cơ quan Bộ Công an, Hà Nội 58 Nguyễn Thành (2013): Hệ thống lưu trữ điện tử: giải pháp cho doanh nghiệp, Tạp chí Doanh nghiệp Thương mại, (số 7), tr 1-4 59 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội 60 Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 15489-1:2001 15489-2:2001 (2005), thông tin tư liệu – quản lý hồ sơ, Hà Nội 61 Soulisouk Thow (2013), Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học 62 Tổng cục Xây dựng lực lượng (2008), Quyết định 1000/2008/QĐX11(X13) 02/6/2008 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn va tổ chức máy Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ Cơng an, Hà Nội 63 Thủ tướng Chính phủ (1995), Quyết định 221/TTg ngày 07 tháng 04 năm 1995 phê duyệt chương trình quốc gia CNTT, Hà Nội 64 Thủ tướng Chính phủ (2005), Quyết định số 246/2005/QĐ-TTG ngày 06 tháng 10 năm 2005 phê duyệt Chiến lược phát triển CNTT truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến 2020, Hà Nội 65 Nguyễn Thị Tâm năm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy trung tâm lưu trữ quốc gia, luận văn thạc sỹ ngành lưu trữ học 66 Nguyễn Thùy Trang (2012): Một số quan điểm lưu trữ quốc hội Anh bảo quản tài liệu số, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, (số 1),tr 50-51 II TÀI LIỆU BẰNG TIẾNG ANH 67 Standars Australia (2001), AS-ISO 15489,Part III WEBSITES 68 http://my.opera.com/tieubongoan/blog/ 69 http://vanthuluutru.com/ 70 http://vi.wikipedia.org/ 71 http://archives.gov.vn/ DANH MỤC PHỤ LỤC STT Tên phụ lục 01 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 Chính phủ quy định ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước 02 Chị thị số 12/2001/CT-BCA (E11) ngày 27/09/2001 Bộ trưởng Bộ Công an tăng cường ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ cơng tác bảo đảm an ninh trị giữ gìn trật tự an tồn xã hội tình hình 03 Chỉ thị số 02/2003/CT-BCA(V23) ngày 07/04/2003 Bộ trưởng Bộ Công an nhiệm vụ phát triển khoa học công nghệ lực lượng Công an nhân dân từ đến 2010 04 Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 06/05/2004 Bộ trưởng Bộ Công an tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ An ninh tình hình 05 Chỉ thị số 04/CT-BCA-V11 ngày 19/07/2013 Bộ trưởng Bộ Công an tăng cường đạo thực công tác lưu trữ lực lượng Công an nhân dân 06 Quyết định 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng 07 Báo cáo tổng kết năm 2010 Phịng Hành Chính – Văn phịng Bộ Cơng an ngày 05/11/2010 08 Báo cáo tổng kết công tác năm 2011 dự kiến Chương trình cơng tác năm 2012 Phịng Hành Chính – Văn phịng Bộ Cơng an ngày 05/11/2011 09 Báo cáo tổng kết cơng tác năm 2012 Phịng Hành Chính – Văn phịng Bộ Cơng an ngày 09/01/2013 10 Báo cáo tổng kết công tác năm 2013 Phịng Hành Chính – Văn phịng Bộ Cơng an ngày 05/11/2013 11 Cấu hình máy chủ quản lý văn 12 Cấu hình máy trạm 13 Cấu hình máy quét 14 Cấu hình máy quét 15 Cấu hình tủ Rack 16 Cấu hình thiết bị tường lửa 17 Cấu hình thiết bị switch 18 Cấu hình kỹ thuật mạng Lan 19 Cấu hình thiết bị lưu trữ liệu ... trạng thiếu sở khoa học mang tính định hướng Vì vậy, tơi lựa chọn đề tài ? ?Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số Văn phịng Bộ Cơng an? ?? nhằm nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số cách tối ưu sở khoa học, thực... tượng quản lý Văn phịng Bộ Công an Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tài liệu bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Bộ Cơng an phục vụ... tài liệu lưu trữ Văn phòng Bộ Công an - Lý luận số hóa - Nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ xã hội quan nhà nước - Quy trình phương pháp xây dựng kho hồ sơ số - Mơ hình kho hồ sơ số (phần cứng, phần