(NB) Giáo trình Tin học Văn phòng cung cấp cho người học các kiến thức: Soạn thảo văn bản, tài liệu chuẩn với microsoft word, thiết lập bảng tính v microsoft excel;...Mời các bạn cùng tham khảo để nắm chi tiết nội dung của giáo trình.
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI Chủ biên: Vũ Đình Tân Đồng tác giả: Vũ Thị Kim Phượng GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHỊNG (Lưu hành nội bộ) Hà Nội năm 2012 Tin học Văn phòng - - Tuyên bố quyền Giáo trình sử dụng làm tài liệu giảng dạy nội trường cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội Trường Cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội không sử dụng không cho phép cá nhân hay tổ chức sử dụng giáo trình với mục đích kinh doanh Mọi trích dẫn, sử dụng giáo trình với mục đích khác hay nơi khác phải đồng ý văn trường Cao đẳng nghề Công nghiệp Hà Nội Khoa Công nghệ thông tin Tin học Văn phòng - - BÀI1: SOẠN THẢO VĂN BẢN, TÀI LIỆU CHUẨN VỚI MICROSOFT WORD Cơ Microsoft word 1.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT WINWORD Soạn thảo văn lμ công việc đ−ợc sử dụng nhiều quan, xí nghiệp nh− nhu cầu cá nhân nμo Từ thủa xa x−a ng−ời biết sử dụng máy móc vμo việc soạn thảo văn (máy gõ chữ) Gõ đến đâu, văn đ−ợc in đến giấy Các cơng việc dịch chuyển văn bản, nh− kỹ soạn thảo văn cịn thơ sơ, đơn giản Để tạo đ−ợc văn bản, đòi hỏi ng−ời soạn thảo phải có kỹ sử dụng máy gõ tốt (khơng nh− máy tính bây giờ, hầu nh− học vμ soạn thảo đ−ợc cách rõ rμng) Soạn thảo lμ nh− vậy, in ấn có vơ khó khăn Đó lμ ngμy x−a, mμ cơng nghệ thơng tin cịn ch−a phát triển Ngμy nay, mμ công nghệ thông tin phát triển rầm rộ, công nghệ thay đổi ngμy, bμi tốn, khó khăn ng−ời đ−ợc máy tính hố, việc soạn thảo văn máy tính trở thμnh cơng việc bình th−ờng cho biết sử dụng máy tính Một phần mềm máy tính đ−ợc sử dụng rộng rãi lμ Microsoft Word hãng Microsoft hay gọi phần mềm Winword Ra đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt đ−ợc tới hoμn hảo lĩnh vực soạn thảo văn nh− lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm nμy nh− sau: - Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo vμ định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng; - Khả đồ hoạ mạnh dần lên, kết hợp với cơng nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn chèn đ−ợc nhiều ngoμi hình ảnh vμ âm lên tμi liệu word nh−: biểu đồ, bảng tính,.v.v - Có thể kết xuất, nhập liệu d−ới nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office lμm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản vμ hiệu - Dễ dμng kết chuyển tμi liệu thμnh dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, nh− mạng Internet 1.2 CÁCH KHỞI ĐỘNG Khoa Công nghệ thông tin Tin học Văn phịng - - Có nhiều cách khởi động đ−ợc phần mềm Word Tuỳ vμo mục đích lμm việc, sở thích tiện dụng mμ ta chọn cách sau để khởi động: Cách 1: Chọn lệnh Start Windows: Start | Programs | Microsoft Word Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu t−ợng phần mềm Word nh− nhìn thấy chỗ nμo: tác vụ (task bar), mμn hình củaWindows, vv Cách 3: Nếu muốn mở nhanh tệp văn vừa soạn thảo gần máy tính lμm việc, chọn Start | Documents, chọn tên tệp văn (Word) cần mở Khi Word khởi động vμ mở tệp văn vừa định 1.3 MÔI TR−ỜNG LμM VIỆC Sau khởi động xong, mμn hình lμm việc Word th−ờng có dạng nh− sau: Th−ờng mơi tr−ờng lμm việc Word gồm thμnh phần chính: - Cửa sổ soạn thảo tμi liệu: Lμ nơi để chế tμi liệu Bạn gõ văn bản, định dạng, chèn hình ảnh lên Nội dung cửa sổ nμy đ−ợc in máy in sử dụng lệnh in Khoa Công nghệ thông tin Tin học Văn phòng - - - Hệ thống bảng chọn (menu): chứa lệnh để gọi tới chức Word lμm việc Bạn phải dùng chuột để mở mục chọn nμy, đơi sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới mục chọn - Hệ thống công cụ: bao gồm nhiều công cụ, công cụ bao gồm nút lệnh để phục vụ nhóm cơng việc nμo Ví dụ: soạn thảo văn bản, bạn phải sử dụng đến công cụ chuẩn Standard vμ công cụ định dạng Formating; vẽ hình cần đến cơng cụ Drawing để lμm việc - Th−ớc kẻ: gồm th−ớc (ruler) bao viền trang văn Sử dụng th−ớc nμy bạn điều chỉnh đ−ợc lề trang văn bản, nh− thiết lập điểm dịch (tab) cách đơn giản vμ trực quan - Thanh trạng thái: giúp bạn biết đ−ợc vμi trạng thái cần thiết lμm việc Ví dụ: bạn lμm việc trang mấy, dịng bao nhiêu, v.v 1.4 TẠO MỘT TμI LIỆU MỚI Lμm việc với word lμ lμm việc tμi liệu (Documents) Mỗi tμi liệu phải đ−ợc cất lên đĩa với tệp tin có phần mở rộng DOC Th−ờng tệp tμi liệu bạn đ−ợc cất vμo th− mục C:\My Documents đĩa cứng Tuy nhiên, bạn thay đổi lại thơng số nμy lμm việc với Word Thông th−ờng sau khởi động Word, mμn hình trắng xuất Đó lμ tμi liệu mμ Word tự động tạo Tuy nhiên để tạo tμi liệu mới, bạn sử dụng cách sau: - Mở mục chọn File | New ; - Nhấn nút New cơng cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N 1.5 GHI TμI LIỆU LÊN ĐĨA Để ghi tμi liệu lμm việc lên đĩa, bạn chọn cách sau: - Mở mục chọn File | Save ; - Nhấn nút Save công cụ Standard; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S Sẽ có hai khả xảy ra: Nếu lμ tμi liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tμi liệu nμy tệp tin mới: Khoa Công nghệ thơng tin Tin học Văn phịng - - Hãy xác định th− mục (Folder)- nơi chứa tệp tin nμy gõ tên tệp tin vμo mục File name: (ví dụ Vanban1 nhấn nút Save để kết thúc việc ghi nội dung tμi liệu Nếu tμi liệu bạn đ−ợc ghi vμo tệp, lệnh cất tất thay đổi tμi liệu đ−ợc ghi lại lên đĩa 1.6 MỞ TμI LIỆU Đ∙ TỒN TẠI TRÊN ĐĨA Tμi liệu sau soạn thảo Word đ−ợc l−u đĩa d−ới dạng tệp tin có phần mở rộng lμ DOC Để mở tμi liệu Word có đĩa, bạn chọn cách sau đâu: - Mở mục chọn File | Open; - Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+O Hộp thoại Open xuất hiện: Khoa Công nghệ thông tin Tin học Văn phịng - - Hãy tìm đến th− mục nơi chứa tệp tμi liệu cần mở đĩa, chọn tệp tμi liệu, cuối nhấn nút lệnh Open để tiếp tục Tệp tμi liệu đ−ợc mở mμn hình Word Mặt khác, bạn thực mở nhanh tệp tμi liệu lμm việc gần cách mở mục chọn File nh− sau: Tiếp theo nhấn chuột lên tên tệp tμi liệu cần mở Khoa Công nghệ thông tin Tin học Văn phịng - - 1.7 THỐT KHỎI MƠI TR−ỜNG LμM VIỆC Khi không lμm việc với Word, bạn thực theo cách sau: - Mở mục chọn File | Exit - Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4 Định dạng văn 2.1 Một số thao tác soạn thảo 2.1.1 Nhập văn Nhập văn lμ khâu qui trình soạn thảo tμi liệu Thơng th−ờng l−ợng văn (Text) tμi liệu lμ nhiều, bạn tiếp cận đ−ợc cμng nhiều tính nhập văn cμng tốt, lẽ lμm tăng tốc độ chế tμi liệu a Sử dụng gõ tiếng Việt Ban đầu, máy tính ch−a có bảng mã tiếng Việt mμ có bảng mã chuẩn ASCCI Bảng mã nμy bao gồm 128 kỹ tự La tinh (các phím chữ, phím số vμ số ký hiệu đặc biệt) Để đ−a đ−ợc tiếng Việt sử dụng máy tính, nhμ lập trình phải xây dựng phần mềm gõ tiếng Việt vμ phông chữ tiếng Việt kèm Hiện có nhiều gõ tiếng Việt đ−ợc sử dụng nh−: VNI- đ−ợc sử dụng rộng rãi phía Nam, VietWare- đ−ợc sử dụng nhiều miền Trung vμ ABC, Vietkey đ−ợc sử dụng rộng rãi ngoμi Bắc Do nơi sử dụng gõ riêng (bảng mã tiếng Việt khác nhau) nên việc trao đổi thông tin gặp nhiều khó khăn Mới Chính phủ khuyến cáo sử dụng gõ vμ phông chữ Unicode Với hệ thống nμy việc trao đổi thông tin trở nên đơn giản nhiều Tuy nhiên gặp phải số khó khăn tính t−ơng thích với hệ thống phần mềm cũ máy tính không cao Tất nhiên, Unicode lμ giải pháp tiếng Việt t−ơng lai Phần mềm tiếng Việt giới thiệu giáo trình nμy lμ ABC Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính bạn phải đ−ợc gμi đặt phần mềm nμy để có đ−ợc gõ vμ phông chữ kèm Khi nμo mμn hình bạn xuất biểu t−ợng: lμ bạn gõ đ−ợc tiếng Việt Nếu biểu t−ợng xuất chữ E (kiểu gõ tiếng Anh), bạn phải nhấn chuột lên biểu t−ợng lần nhấn tổ hợp phím nóng Alt + Z để chuyển chế độ gõ tiếng Việt Qui tắc gõ tiếng Việt nh− sau: Gõ aa aw oo Khoa Công nghệ thông tin Đ−ợc chữ â ă ô Gõ f s r Đ−ợc dấu huyền sắc hỏi Tin học Văn phòng ow w - − x j ngã nặng Ví dụ: Muốn gõ từ: “ Cộng hoμ x∙ hội chủ nghĩa Việt Nam” Bạn phải bật tiếng Việt vμ gõ lên tμi liệu nh− sau: “Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam” * Nếu gõ z, từ tiếng Việt bị bỏ dấu b Sử dụng bμn phím Bật tiếng Việt (nếu bạn muốn gõ tiếng Việt) vμ sử dụng thao tác soạn thảo thông th−ờng để soạn thảo tμi liệu nh− lμ: - Các phím chữ a, b, c, z; - Các phím số từ đến 9; - Các phím dấu: ‘,>