Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệp

Kiểm tra nội bộ trong doanh nghiệpMục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi Mục đích của việc kiểm tra này giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh hơn sẽ đem lại cho tổ chức nhiều lợi

.TRƯỜNG CĐ CNTT HỮU NGHỊ VIỆT HÀN KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ  TIỂU LUẬN MÔN HỌC QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP GVHD : Nguyễn Thị Kim Ánh SVTH : Trương Thị Hòa Lớp : CCTM03F Đà Nẵng, tháng năm 2010 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong tổ chức bất kỳ, thống xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng người sử dụng lao động với người lao động ln tồn song hành Nếu khơng có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm để người lao động khơng quyền lợi riêng mà làm điều thiệt hại đến lợi ích chung toàn tổ chức, người sử đụng lao động? Làm quản lý rủi ro? Làm có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp cách xác, khoa học khơng phải dựa tin tưởng cảm tính? Mục đích việc kiểm tra giúp hệ thống kiểm tra vững mạnh đem lại cho tổ chức nhiều lợi ích; kiểm tra nội thiết lập giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu lợi nhuận đề ra; kiểm tra giúp cho nhà quản trị ứng phó kịp thời với thay đổi kinh tế môi trường cạnh tranh; tăng cương tính hiệu hoạt động doanh nghiệp Nội dung đề tài gồm phần : Phần I Khái quát kiểm tra Phần II Nội dung kiểm tra nội Phần III Sự hiệu kiểm tra nội Trong trình làm đề tài có hướng dẫn giáo: Nguyễn Thị Kim Ánh.Tuy vậy, đề tài không tránh khỏi thiếu sót, kính mong q thầy góp ý kiến để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! SV:Trương Thị Hịa Trang i Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .I MỤC LỤC II PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA 1.1 CHỨC NĂNG KIỂM TRA 1.1.1 Kiểm tra gì? .1 1.1.2 Mục đích kiểm tra 1.1.3 Tác dụng cua kiểm tra 1.1.5 Quy trình kiểm tra .2 1.2 CÁC HÌNH THỨC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG KIỂM TRA 1.2.1 Kiểm tra dự phòng .2 1.2.2 Kiểm tra hành 1.2.3 Kiểm tra thông tin phản hồi 1.2.4 Kiểm tra trọng yếu .3 1.2.5 Kiểm tra hành vi 1.2.5.1 Nội dung kiểm tra hành vi 1.2.5.2 Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp 1.5.2.3 Những hình thức thay cho kiểm tra trực tiếp PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ 1.3 HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC 1.3.2 Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động sao? .5 1.3.3 Những dấu hiệu bất ổn việc kiểm tra nội 1.4 CÁC THÀNH PHẦN HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ 1.4.1 Môi trường kiểm tra 1.4.2 Đánh giá rủi ro 1.4.3 Những hoạt động kiểm tra 1.4.4 Thông tin trao đổi thông tin 1.4.5 Giám sát thẩm định PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ .11 1.5 ĐỂ HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ THỰC SỰ CÓ HIỆU QUẢ 1.6.LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM TRA NỘI BỘ HIỆU QUẢ? 1.7 Ý NGHĨA CỦA VIỆC KIỂM TRA NỘI BỘ 11 12 13 13 KẾT LUẬN 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 15 SV:Trương Thị Hòa Trang ii Tiêu luận môn học PHẦN I: Kiểm tra nội doanh nghiệp KHÁI QUÁT VỀ KIỂM TRA 1.1 Chức kiểm tra 1.1.1 Kiểm tra gì? Kiểm tra tiến trình đo lường kết thực so sánh với điều họach định, đồng thời sửa chữa chấn chỉnh sai lầm để đảm bảo công việc đạt mục tiêu theo kế họach định đặt để đạt Như vậy, kiểm tra chức nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến nhà quản trị cấp sở xí nghiệp qui mô đối tượng kiểm tra tầm quan trọng kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc nhà quản trị, tất nhà quản trị có trách nhiệm thực mục tiêu đề ra, chức kiểm tra chức nhà quản trị 1.1.2 Mục đích kiểm tra - Bảo đảm kết đạt phù hợp với mục tiêu tổ chức - Bảo đảm nguồn lực tổ chức sử dụng cách hữu hiệu - Làm sáng tỏ đề kết mong muốn xác - Xác định dự đóan chiều hướng thay đổi cần thiết vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, tiện nghi, sở vật chất … - Phát kịp thời vấn đề đơn vị phận chịu trách nhiệm - Làm đơn giản hóa vấn đề ủy quyền, huy, quyền hành trách nhiệm - Phác thảo tiêu chuẩn tường trình báo cáo để lọai bớt quan trọng - Phổ biến dẫn cần thiết cách liên tục để cải tiến hịan tất cơng tác tiết kiệm thời gian, công sức người để gia tăng suất đem lại lợi nhuận cao 1.1.3 Tác dụng cua kiểm tra Sự theo dõi thường xuyên công việc sử dụng biện pháp kiểm tra làm nhẹ bớt gánh nặng cấp huy phải thường xuyên theo dõi giải thích báo cáo Kiểm tra khâu sau khâu họach định, cấu tổ chức thực điều khiển nhân viên động viên họ nhà quản trị hữu hiệu cần phài theo dõi để biết công việc mà nhân viên phải làm, mục tiêu mà họ cần phải đạt, thực họ làm đạt Song công tác kiểm tra viên thuốc thần chữa bách bệnh, giải vấn đế Tự khơng giải mà phát huy tác dụng nhà quản trị sử dụng cách khéo léo, nghĩa phải có lực giải thích số liệu thống kê bảng biểu mà hình thức nội dung phác họa cách cẩn thận 1.1.4 Các nguyên tắc để xây dựng chế kiểm tra Trong tác phẩm “Các vấn đề cốt yếu quản lý”, giáo sư Kontz O’Donnell đại học California liệt kê nguyên tắc mà nhà quản trị nên tuân theo để xây dưng chế kiểm tra SV:Trương Thị Hòa Trang Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp Gồm có nguyên tắc: Cơ chế kiểm tra phải thiết kế kế họach họat động doanh nghiệp, theo cấp bậc đối tượng kiểm tra 2.Công việc kiểm tra phải thiết kế theo đặc điểm cá nhân nhà quản lý Sự kiểm tra phải thực điểm trọng yếu 4.Việc kiểm tra phải khách quan 5.Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu khơng khí tổ chức Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm công việc kiểm tra phải tương xứng với chi phí 7.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động 1.1.5 Quy trình kiểm tra Xác định tiêu chuẩn lựa chọn phương pháp đo lường Đo lường đánh giá sai lệch Điều chỉnh Hành động điều chỉnh sai lệch Phản hồi 1.2 Các hình thức thực chức kiểm tra 1.2.1 Kiểm tra dự phòng - Nhằm tiên liệu trước việc sai sót xảy trừ phải có biện pháp để điều chỉnh - Rất cần thiết tiến trình lâu dài hoạt động kiểm tra 1.2.2 Kiểm tra hành - Giúp sửa chữa kịp thời khó khăn phát sinh - Thực giám thị trực tiếp SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp 1.2.3 Kiểm tra thông tin phản hồi - Xảy sau hoạt động - Có sai lệch quản lý biết - Nhờ hình thức mà người quản lý có tin tức với nội dung có ý nghĩa hiệu công tác hoạch định 1.2.4 Kiểm tra trọng yếu - Phải điểm có tác dụng hạn chế hoạt động bình thường tổ chức - Chọn điểm trọng yếu nghệ thuật 1.2.5 Kiểm tra hành vi 1.2.5.1 Nội dung kiểm tra hành vi - Dùng tiêu chuẩn tuyệt đối nhân viên đánh giá theo tiêu chuẩn cố định so sánh người với người khác - Dùng tiêu chuẩn tương đối so sánh người với người khác - Quản lý mục tiêu họ, đánh giá họ qua trao đổi 1.2.5.2 Những hình thức kiểm tra quản lý trực tiếp - Nhân viên làm tốt thưởng - Nhân viên làm việc khơng có kết tìm ngun nhân Nếu lực bồi huấn, động kích thích Nếu hai biện pháp vơ hiệu kỹ luật gồm khiển trách, đình cơng tác, chuyển cơng tác khác có mức lương thấp hơn, sa thải 1.5.2.3 Những hình thức thay cho kiểm tra trực tiếp - Chọn lọc - Văn hóa tổ chức - Tiêu chuẩn hóa - Huấn luyện SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp PHẦN II: NỘI DUNG VỀ KIỂM TRA NỘI BỘ 1.3 Hệ thống kiểm tra nội doanh nghiệp tổ chức 1.3.1 Định nghĩa kiểm tra nội bộ? “Quy trình hội đồng quản trị, ban điều hành cá nhân thực thi, xây dựng nhằm đưa đảm bảo mức độ hợp lý mục đích đạt nội dung: (i) Tính hiệu hiệu trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cậy báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ quy định luật pháp hành.” SV:Trương Thị Hòa Trang Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp 1.3.2 Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động sao? Hệ thống kiểm tra nội có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý cơng ty, bao gồm hoạt động thức khơng thức, nhằm đưa quy định, hướng dẫn nhân tố tác động đến hoạt động kinh doanh Theo nghĩa rộng, kiểm tra nội bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị công cụ kiểm tra sản xuất, kinh doanh phân phối công ty Thông tin người chịu trách nhiệm kiểm tra nội thường thu thập tổng hợp từ nhiều nguồn khác trao đổi với nhân viên sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, thực tế … Sau họ ghi lại thông tin sơ dạng biểu đồ hình cột mơ tả, tường thuật kết hợp hai hình thức nhằm đưa hình ảnh cụ thể để phục vụ cho cơng tác kiểm tra Phòng kiểm tra nội phận thuộc máy điều hành, có chức hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát hoạt động công ty, đảm bảo nhân viên thực nội quy, quy chế công ty Ngồi ra, phận cịn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết kiểm tra, kiểm tra nội đề xuất giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động an toàn pháp luật 1.3.3 Những dấu hiệu bất ổn việc kiểm tra nội Đây vấn đề đặc biệt quan trọng Nếu nhận thấy phận kiểm tra nội cơng ty tồn dấu hiệu đây, bạn cần dành nhiều thời gian để chấn chỉnh: Khơng có quy trình hoạt động văn rõ ràng: cơng việc điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ kiểm tra, lúc qn lại thơi Khi nhân viên chấp nhận làm việc“khơng cơng” Có thể họ lợi dụng kẽ hở hệ thống quản lý cơng ty để kiếm lợi cho Có chồng chéo phịng ban, khơng có trao đổi thơng tin, có sai sót xảy phận đùn đẩy trách nhiệm cho SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp Không yên tâm tài cơng ty Có lẽ dấu hiệu đáng ngại cho thấy hệ thống kiểm tra nội bạn có trục trặc Hãy xem xét hệ thống kiểm tra nội bộ, bạn cảm thấy không an tâm thu chi tài cơng ty Thậm chí có bạn khơng biết hoạt động kinh doanh công ty lãi hay lỗ, cho dù giấy tờ hợp đồng mua bán, văn tài thấy lợi nhuận Bảng 1.1.3 Phương pháp đánh giá tinh hiệu kiểm tra Mức độ đánh giá Tiêu chuẩn Hồn tồn khơng Khơng chắn Trung bình Khá Hồn tồn chắn Hệ thống kiểm tra gắn liền với kết mong muốn Khách quan Toàn diện Đúng thời điểm Có thể chấp nhận Qua bảng cho thấy, kiểm tra thoả mãn tiêu chuẩn: kiểm tra gắn liền với kết mong muốn, tính khách quan, tính tồn diện, thời điểm chấp nhận được.Bảng cịn ngụ ý hệ thống kiểm tra cần thiêt kế đánh giá theo điều kiệncủa tiêu chuẩn Tổng số điểm thu qua đánh giá xếp hạng từ thấp (5điểm) đến cao (25 điểm) Tổng số điểm cao, tính hiệu kiểm tra cao SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp Một hệ thống kiểm tra khơng đáp ứng năm tiêu chuẩn gây thiệt hại cho tổ chức đem lại hiệu cho Sau mơ hình kiểm tra hiệu chỉnh cho phép nhà quản trị khám phá diều chỉnh lệch lạc so với mục tiêu ,kế hoạch tiêu chuẩn thiềt lập doanh nghiệp.Qúa trình phụ thuộc nhiều vào thông tin phản hồi phản ứng kiểm tra Bắt đầu Xác định hệ thống Nhận diện đặc điểm Thiết lập tiêu chuẩn Thu thập thông tin Tiến hành so sánh Chẩn đoán hiệu chỉnh 1.4 Các thành phần hệ thống kiểm tra nội Một hệ thống kiểm tra coi hữu hiệu thiết kế bao gồm năm cấu phần sau nhằm trợ giúp doanh nghiệp tổ chức đạt hoạch mục tiêu,chiến lược hay kế hoạch đề ra: 1.4.1 Môi trường kiểm tra Môi trường kiểm tra đặt tảng ý thức doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm tra cán nhân viên doanh nghiệp Môi trường kiểm tra SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp phản ánh phần văn hóa doanh nghiệp Môi trường kiểm tra tảng cho cấu phần khác hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nhằm xây dựng nguyên tắc cấu hoạt động phù hợp Nói đến môi trường kiểm tra, người ta hay đề cập đến vấn đề như: - Tính trực giá trị đạo đức doanh nghiệp - Năng lực chuyên môn cán nhân viên doanh nghiệp - Sự hữu chất lượng hội đồng quản trị ủy ban kiểm toán doanh nghiệp - Triết lý kinh doanh phong làm việc ban lãnh đạo doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp - Công tác phân công quyền hạn trách nhiệm doanh nghiệp - Các sách thủ tục nguồn nhân lực doanh nghiệp Ví du: Nhận thức nhà quản lý liêm đạo đức nghề nghiệp, việc cần thiết phải tổ chức máy hợp lý, việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, việc ban hành văn nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh Một môi trường kiểm tra tốt tảng cho hoạt động hiệu hệ thống kiểm tra nội 1.4.2 Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định phân tích rủi ro có liên quan đến trình hướng tới mục tiêu doanh nghiệp làm tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro Dù cho quy mơ, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, cơng ty bị tác động rủi ro xuất từ yếu tố bên bên - Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp Chất lượng cán thấp, cố hỏng hóc hệ thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng sở Tổ chức cở sở hạ tầng không thay đổi kịp với thay đổi, mở rộng sản xuất Chi phí cho quản lý trả lương cao, thiếu kiểm tra, kiểm soát thích hợp xa Cơng ty mẹ thiếu quan tâm - Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi cơng nghệ làm thay đổi quy trình vận hành Thay đổi thói quen người tiêu dùng làm sản phẩm dịch vụ hành bị lỗi thời Xuất yếu tố cạnh tranh không mong muốn tác động đến giá thị phần Sự ban hành đạo luật hay sách mới, ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức Để tránh bị thiệt hại tác động từ yếu tố bên lẫn bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hữu tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng chúng, kể tần suất xuất hiện, từ vạch biện pháp quản lý giảm thiểu tác hại chúng Bên cạnh đó, hệ thống thơng tin truyền thơng nội công ty bạn cần tổ chức cho bảo đảm tính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt đến người có trách nhiệm Thơng qua việc xác định mục tiêu đề cấp độ tổng thể doanh nghiệp cấp độ quy trình hay phận chức năng, doanh nghiệp xác định yếu tố chủ yếu dẫn đến thành cơng sau xác định rủi ro gây ảnh hưởng đến yếu tố thành cơng SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp 1.4.3 Những hoạt động kiểm tra Những hoạt động kiếm tra thể dạng sách thủ tục nhằm đảm bảo định hướng lãnh đạo thực thi Những hoạt động kiểm tra đảm biện pháp cần thiết đưa để xử lý rủi ro làm ảnh hưởng đến trình đạt mục tiêu doanh nghiệp Các hoạt động kiểm tra có mặt khắp nơi doanh nghiệp cấp độ phận chức doanh nghiệp Các hoạt động kiểm tra thường bao gồm công việc như: - Phê duyệt - Ủy quyền - Kiểm tra - Đối chiếu - Soát xét hoạt động - Bảo vệ tài sản - Phân công trách nhiệm Những hoạt động kiểm tra gộp thành hai nhóm kiểm tra phòng ngừa kiểm tra phát Kiểm tra phòng ngừa thể việc thiết lập sách thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý ủy quyền, phê duyệt Kiểm tra phát thể dạng thực báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ 1.4.4 Thông tin trao đổi thông tin Thông tin thu thập bên bên doanh nghiệp nhằm cung cấp cho lãnh đạo với nội dung hoạt động doanh nghiệp liên quan đến mục tiêu đề Thông tin cung cấp chi tiết, kịp thời đối tượng để trợ giúp người cung cấp thơng tin hồn thành trách nhiệm cách hiệu hữu hiệu Việc trao đổi thông tin phải thực đầy đủ, lúc xuyên suốt tồn doanh nghiệp Những kênh thơng tin cởi mở, hữu hiệu cần thiết lập doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp đối tác khác nhằm trao đổi thông tin 1.4.5 Giám sát thẩm định Giám sát quy trình người có trách nhiệm thực đánh giá kịp thời thiết kế hoạt động hệ thống kiểm tra qua đưa hành động cần thiết Giám sát thực thơng qua hình thức như: - Giám sát thường xuyên - Đánh giá độc lập - Báo cáo sai sót SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp Đây trình theo dõi đánh giá chất lượng thực việc kiểm tra nội để đảm bảo triển khai, điều chỉnh mơi trường thay đổi, cải thiện có khiếm khuyết Ví dụ : Thường xun rà sốt báo cáo chất lượng, hiệu hoạt động hệ thống kiểm nội bộ, đánh giá theo dõi việc ban lãnh đạo tất nhân viên có tn thủ chuẩn mực ứng xử cơng ty hay khơng… Tồn năm cấu phần vận hành tạo thành tảng vững cho hệ thống kiểm tra nội doanh nghiệp đặt bối cảnh lãnh đạo trực tiếp, giá trị chia sẻ văn hóa doanh nghiệp trọng đến tính chịu trách nhiệm kiểm tra Trong đó, rủi ro khác mà doanh nghiệp phải đối mặt xác định đánh giá định kỳ cấp độ phận chức khác doanh nghiệp Những hoạt động kiểm tra chế tương ứng chủ động thiết lập nhằm đối phó hạn chế rủi ro trọng yếu Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt mục tiêu trao đổi thông qua kênh khác theo chiều dọc từ xuống ngược lại chiều ngang toàn doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội giám sát thường xuyên vấn đề nảy sinh xử lý kịp thời Hiện tại, có số ý kiến cho doanh nghiệp Việt Nam chưa nhận thức rõ tầm quan trọng kiểm tra nội chưa xây dựng cho hệ thống kiểm tra nội hữu hiệu Điều dễ hiểu nhiều doanh nghiệp giai đoạn chuyển đổi từ hình thái kinh tế cũ sang hệ thống vận hành nhiều doanh nghiệp hoạt động phải lo toan vật lộn với sống “cơm áo gạo tiền” hàng ngày doanh nghiệp môi trường tồn “thách thức” nhiều “cơ hội” Với nguồn lực có hạn, doanh nghiệp phải giành cho ưu tiên mang tính thiết yếu Hơn nữa, việc thiết lập thiết kế hệ thống có kiểm tra nội hoàn toàn thuộc trách nhiệm doanh nghiệp Những đòi hỏi đối tác bên doanh nghiệp cổ đông hay cán nhân viên đối tác bên doanh nghiệp khách hàng, nhà cung cấp hay công chúng cổ đông tiềm sức ép buộc doanh nghiệp phải có thiết kế hữu hiệu Với trách nhiệm bảo vệ thị trường, nhà nước có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải có thiết kế quản trị công ty phù hợp đặc biệt tham gia thị trường chứng khoán quy định Điều 28 Dự thảo Luật chứng khoán trình thẩm định SV:Trương Thị Hịa Trang 10 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp PHẦN III: SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ 1.5 Để hệ thống kiểm tra nội thực có hiệu Rất khó để tìm cơng thức chung giúp bạn khắc phục yếu hệ thống kiểm tra công ty bạn Tuỳ công ty, tuỳ khuyết điểm mà bạn cần có biện pháp riêng biệt Chẳng hạn việc kiểm tra hoạt động chi tiêu công ty, bạn cần phải tìm cách kiểm tra tối ưu phù hợp với đặc điểm cơng ty, thứ tài sản dễ bị thất thoát Theo nhiều chun gia tài bạn đừng để kế toán trưởng vừa người duyệt chi, vừa người ghi sổ sách Bạn phải lập quy trình quản lý thật chặt chẽ khơng nên có ngoại lệ: phịng ban cơng ty muốn chi phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt Sau có chữ ký đồng ý người có thẩm quyền, kế tốn viên lập phiếu chi lệnh chi Lúc thủ quỹ chi tiền Cịn cẩn thận bạn nên tách ln phận thủ quỹ khỏi phịng kế tốn, sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ Còn hoạt động giám sát nguyên vật liệu, cách thức hiệu để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất trả lương cao Bạn nên trả lương thật cao cho người làm phận này, đồng thời nói rõ cơng ty phát người có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, bị sa thải Như nghĩa họ chỗ làm tốt lòng tham làm mờ mắt Bên cạnh đó, bạn thiết phải có kênh thơng tin riêng để giám sát hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm tra chéo hệ thống bán hàng, kế toán thủ kho cần thiết tách rời Bộ phận bán hàng nơi thống giá với khách đặt hàng Để công việc thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho nhân viên bán hàng tự phải trình giám đốc quản lý Sau nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho Trên tờ phiếu bắt buộc phải có chữ ký trưởng phịng phó phịng uỷ quyền thủ kho xuất hàng ký vào Tờ phiếu có ba liên: phịng bán hàng giữ liên để theo dõi, đơn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba chuyển sang phịng kế tốn để ghi vào sổ sách theo dõi cơng nợ SV:Trương Thị Hịa Trang 11 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp Về phía nhà quản lý cơng ty, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành giám sát hệ thống kiểm tra nội cho phù hợp với mục tiêu công ty Để hệ thống vận hành tốt, nhà quản lý cần tuân thủ số nguyên tắc như: xây dựng môi trường văn hóa trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi; xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy rủi ro cao; thành viên công ty phải tuân thủ hệ thống kiểm tra nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra giám sát; tiến hành định kỳ biện pháp kiểm tra độ Ngoài việc thiết lập quy chế kiểm tra ngang - dọc hay kiểm tra chéo hệ thống phịng ban, nhiều cơng ty cịn lập thêm phịng kiểm tra kiểm toán nội ban kiểm tra với nhiệm vụ phát sai sót ban điều hành, kiểm tra hợp đồng có thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng khơng nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp rủi ro Ở công ty lớn giới, kiểm tra nội giám đốc tài phụ trách, cịn cơng ty nhỏ giám đốc điều hành thực 1.6.Làm để kiểm tra nội hiệu quả? Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành kiểm tra hệ thống kiểm tra nội phù hợp với mục tiêu tổ chức Để hệ thống vận hành tốt, cần tuân thủ số nguyên tắc như: Xây dựng môi trường văn hóa trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi Các quy trình hoạt động kiểm soát nội văn hóa rõ ràng truyền đạt rộng rãi nội tổ chức Xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy rủi ro cao Mọi hoạt động quan trọng phải ghi lại văn Bất kỳ thành viên tổ chức phải tuân thủ hệ thống kiểm tra nội Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra giám sát Tiến hành định kỳ biện pháp kiểm tra độc lập Định kỳ kiểm tra nâng cao hiệu biện pháp kiêm tra nội Cơng ty bạn có định hướng phát triển tốt, có chiến lược kinh doanh khơn khéo bạn có đội ngũ nhân viên giỏi nghề Thật tuyệt vời! Nhưng bạn có dám ý tưởng bạn người thực thi cách hoàn hảo, nghĩa đem lại hiệu thành công mong muốn? Và điều quan trọng làm cách để ngăn chặn việc làm gian dối, không minh bạch nhân viên? Với tư cách người chủ doanh nghiệp, bạn có cho việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội cần thiết? SV:Trương Thị Hịa Trang 12 Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp 1.7 Ý nghĩa việc kiểm tra nội Một thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều công ty cịn lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cịn cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phòng ngừa gian lận - Thiết lập hệ thống kiểm tra nội xác lập chế giám sát mà bạn khơng quản lý lịng tin, mà quy định rõ ràng nhằm: - Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ), - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài chính, - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp, - Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt ra, - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lịng tin họ SV:Trương Thị Hịa Trang 13 Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp KẾT LUẬN Theo đánh giá nhiều chuyên gia, phần lớn doanh nghiệp chưa hiểu rõ cần thiết, lợi ích cách xây dựng, tổ chức vận hành hệ thống kiểm tra nội Công tác kiểm tra, kiểm tra thường chồng chéo, phiến diện, trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn hoạt động tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa Đây điểm yếu mà doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh hội nhập vào kinh tế toàn cầu.t toàn hoạt động tổ chức, lấy ngăn chặn, phịng ngừa Đây điểm yếu mà doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh hội nhập vào kinh tế tồn cầu.Tỷ số kinh tế - tài kết cuối với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm trọng kiểm tra, kiểm tra toàn hoạt động tổ chức, lấy ngăn chặn, phịng ngừa Đây điểm yếu mà doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh hội nhập vào kinh tế toàn cầu Trong điều kiện hạn chế thời gian, điều kiện nghiên cưú khả thân có hạn nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót Hơn , mơi trường kinh doanh luôn biến đổi không ngừng nên chiến lược phải điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện tình hình Vì vậy, em mong nhận thơng cảm ý kiến đóng góp q thầy (cơ) để tiểu luận có tính thuyết phục hồn thiện SV:Trương Thị Hịa Trang 14 Tiêu luận môn học Kiểm tra nội doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hải Sơn, 2003, Quản trị học, NXB Thống Kê,TP Hồ Chí Minh Giáo trình Quản trị chiến lược - PGS TS Lê Văn Tâm Giáo trình Quản trị học - TS Trần Anh Tài Giáo trình hoạch định kinh doanh - ThS Đoàn Nghiệp - ThS Nguyễn Thị Nguyệt Thời báo Kinh tế Việt Nam SV:Trương Thị Hòa Trang 15 Tiêu luận mơn học SV:Trương Thị Hịa Kiểm tra nội doanh nghiệp Trang ... KIỂM TRA NỘI BỘ 1.3 HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC 1.3.2 Hệ thống kiểm tra nội bô hoạt động sao? .5 1.3.3 Những dấu hiệu bất ổn việc kiểm tra nội. .. SỰ HIỆU QUẢ CỦA KIỂM TRA NỘI BỘ .11 1.5 ĐỂ HỆ THỐNG KIỂM TRA NỘI BỘ THỰC SỰ CÓ HIỆU QUẢ 1.6.LÀM THẾ NÀO ĐỂ KIỂM TRA NỘI BỘ HIỆU QUẢ? 1.7 Ý NGHĨA CỦA VIỆC KIỂM TRA NỘI BỘ 11 12 13 ... trường kiểm tra đặt tảng ý thức doanh nghiệp có tác động đến ý thức kiểm tra cán nhân viên doanh nghiệp Môi trường kiểm tra SV:Trương Thị Hịa Trang Tiêu luận mơn học Kiểm tra nội doanh nghiệp