Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại công ty cổ phần xây dựng và nhân lực việt nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành Ngƣời hƣớng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS NGUYỄN NGỌC LINH : LÊ THỊ TRANG : 1405QTVB059 : 2014-2018 : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến giảng viên ThS Nguyễn Ngọc Linh – Giảng viên khoa Văn Thƣ- Lƣu trữ hƣớng dẫn tận tình bảo, hƣớng dẫn trực tiếp em hoàn thành tiểu luận Em xin gửi lời cảm ơn đến Thầy Nguyễn Mạnh Cƣờng tồn thể thầy giáo Khoa Quản trị văn phịng nhiệt tình giảng dạy giúp đỡ em trình học tập trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến anh chị Phịng Hành chínhNhân nhƣ anh chị cơng ty nhiệt tình hƣớng dẫn , phối hợp để em hồn thành tốt Khóa luận Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hồn chỉnh nhƣng báo cáo khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chƣa thấy đƣợc Em mong nhận đƣợc đóng góp thầy bạn sinh viên để khóa luận em hồn thiện LỜI CAM ĐOAN Tơi thực đề tài “Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp Công ty Cổ phần Xây dựng nhân lực Việt Nam” Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng trình thực khóa luận Hà Nội, ngày 22 tháng năm 2018 NGƢỜI THỰC HIỆN Lê Thị Trang MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Phƣơng pháp luận, phƣơng pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Giả thuyết khoa học Ý nghĩa lí luận thực tiễn đề tài Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƢƠNG TÌM HIỂU LÍ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm tổ chức hội họp 1.2 Các loại hình hội họp 1.2.1 Hội nghị 1.2.2 Đại hội 1.2.3 Hội thảo khoa học 1.2.4 Họp báo 1.2.5 Họp giao ban 10 1.2.6 Họp kín 10 1.2.7 Lễ hội: Lễ mitting, lễ kỉ niệm, trao tặng đón nhận danh hiệu nhà nƣớc 11 1.3 Vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức hội họp 11 1.4 Quy trình tổ chức hội họp 13 1.4.1 Chuẩn bị hội họp 13 1.4.2 Tiến hành hội họp 15 1.4.3 Kết thúc hội họp 17 1.5 Nguyên tắc tổ chức hội họp 18 1.6 Vai trò lãnh đạo điều hành họp 20 1.7 Vai trò văn phịng cơng tác tổ chức hội họp 22 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM 24 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam 24 2.1.1 Lịch sử hình thành 24 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 26 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 27 2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng HC-NS 29 2.2.1 Chức 30 2.2.2 Nhiệm vụ 30 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Phịng HC-NS Cơng ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam 32 2.3 Thực trạng công tác tổ chức hội họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam thông qua số họp công ty 32 2.3.1 Một số loại hình hội họp 32 2.3.1.1 Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên 33 2.3.1.2 Đại hội cơng đồn 43 2.3.1.3 Họp giải công việc ban lãnh đạo công ty 48 2.3.2 Nhận xét, đánh giá 51 2.3.2.1 Ƣu điểm 51 2.3.2.2 Nhƣợc điểm 52 2.3.3 Nguyên nhân 52 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM 55 3.1 Ban hành Quy chế tổ chức hội họp để hƣớng dẫn, thực hiện, kiểm tra, đánh giá công tác tổ chức hội họp công ty 55 3.2 Nâng cao vai trò ngƣời lãnh đạo( Ngƣời điều hành) công tác tổ chức hội họp 56 3.3 Nâng cao nghiệp vụ cán nhân viên văn phịng cơng tác tổ chức hội họp 59 3.4 Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị cho tổ chức hội họp 61 3.5 Sử dụng hình thức họp trực tuyến công ty 62 KẾT LUẬN 64 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 66 PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung Phịng HC - NS Phịng Hành – Nhân HĐQT Hội đồng quản trị CNH- HĐH Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa CQHCNN Cơ quan hành nhà nƣớc PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nƣớc, cách thức để giải cơng việc, thơng qua thủ trƣởng quan hành nhà nƣớc (CQHCNN) trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Theo đó, họp đƣợc phân thành nhiều loại khác nhƣ họp tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên mơn, họp tập huấn, triển khai sách, họp làm việc với cấp, với quan liên tịch, họp tham mƣu, tƣ vấn, họp trao đổi, phối hợp công tác Nhƣ vậy, họp công việc quan trọng ln gắn bó mật thiết với hoạt động thực tiễn quan, tổ chức, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức đƣợc trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Đó nơi mà thành viên tham gia đóng góp ý kiến, thể thân tạo dựng mối quan hệ mật thiết quan, tổ chức Vì tổ chức họp hiệu mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân nhƣ cho tổ chức, tiết kiệm thời gian, kinh phí, hiệu giải công việc tốt Đối với nhà quản trị nói chung nhà quản trị văn phịng nói riêng địi hỏi phải ngƣời có đầy đủ lực, kĩ tổ chức, điều hành đơn vị mình, đặc biệt kĩ tổ chức điều hành họp Mặc dù họp diễn nhiều quan, tổ chức không nhà nƣớc mà doanh nghiệp ngồi nƣớc Tuy nhiên khơng phải họp thành công gặt hái đƣợc kết nhƣ mong đợi, đặc biệt quan nhà nƣớc cịn tồn nhiều hạn chế Vì em mạnh dạn chọn đề tài làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp Với mong muốn tìm hiểu công tác tổ chức họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam nói riêng quan tổ chức nói chung Từ đƣa giải pháp áp dụng vào thực tiễn để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức họp quan, đơn vị Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tƣợng nghiên cứu: Một số loại hình hội họp Cơng ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam tổ chức - Phạm vi nghiên cứu: Các họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam tổ chức từ năm 2017 đến Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam Đồng thời đƣa giải pháp phù hợp với thực tế công ty để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp công ty - Nhiệm vụ: + Tìm hiểu lí luận chung cơng tác tổ chức hội họp; + Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam; + Đƣa số giải pháp để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam thời kì Phƣơng pháp luận, phƣơng pháp nghiên cứu - Nghiên cứu dựa phƣơng pháp có, phƣơng pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử Mác Lê Nin tƣ tƣởng Hồ Chí Minh - Đồng thời kết hợp sử dụng hƣơng pháp nghiên cứu sau: + Khảo sát, nghiên cứu tài liệu Phịng Hành nhân cơng ty; + Phƣơng pháp phân tích; Phân tích kết dựa tài liệu, báo cáo năm cơng ty, phân tích loại văn mà cơng ty ban hành, phân tích biên tổ chức hội họp công ty + Phƣơng pháp tổng hợp; + Phƣơng pháp so sánh Ngồi nghiên cứu cịn sử dụng, kế thừa thành số cơng trình nghiên cứu, viết, tài liệu có liên quan Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp đề tài mở, có tầm ảnh hƣởng lớn đến việc điều hành tổ chức, có nhiều cơng trình nghiên cứu lớn giới đạt đƣợc thành tựu Còn Việt Nam, đề tài nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp chƣa thực đƣợc trọng tầm nhìn tri thức cịn hạn hẹp cơng tác cịn chƣa đƣợc coi trọng Tuy nhiên bên cạnh có số cơng trình tiêu biểu nhƣ: Các sách, giáo trình chuyên khảo: + Giáo trình Quản trị văn phịng_ Tác giả Nguyễn Thành Độ , NXB Lao động- Xã hội Đây sách đƣợc nhiều giảng viên sinh viên sử dụng q trình học nghiên cứu cơng tác tổ chức hội họp nhƣ nghiệp vụ khác văn phòng + Sách Nghệ thuật tổ chức hội họp_ Tác giả Nguyễn Đình Hùng, NXB Lao Động Cuốn sách nghiên cứu tác phong tổ chức hội họp, kĩ tổ chức kiện, tổ chức họp công ty Cổ phần, công ty TNHH, điều cần tránh để có họp thành công Cuốn sách đạt đƣợc nhiều thành tựu đƣợc độc giả nhiệt tình đón nhận + Sách Thuật tổ chức hội họp_ Tác giả Brian Tracy Đây kết nghiên cứu dựa nhiều năm kinh nghiệm tƣ vấn công tác tổ chức hội họp cho công ty hàng đầu tác giả Brian Tracy, Trong sách ông tiết lộ ý tƣởng đơn giản, xác thực để giúp họp trở nên ngắn gọn hơn, hiệu thỏa mãn nhu cầu tất nguwoif tham gia - Dự trù tình xấu xảy để chuẩn bị phƣơng án dự phòng, nhằm đảm bảo cho họp diễn cách thuận lợi, tránh đƣợc tổn thất không đáng có - Do cơng ty ngày mở rộng quy mô nhƣ số lƣợng nhân công ty nên việc đầu tƣ, mở rộng hội trƣờng, phòng họp điều nên làm, để việc triển khai cơng việc đƣợc thuận lợi hơn, có mơi trƣờng làm việc tốt hơn, hiệu quả, chất lƣợng họp đƣợc cải thiện - Đồng thời công ty nên đầu tƣ máy móc, trang thiết bị mua số phần mềm họp trực tuyến để tiết kiệm thời gian, cơng sức chi phí lại cho nhân viên mà đảm bảo đƣợc hiệu công việc 3.5 Sử dụng hình thức họp trực tuyến cơng ty Họp trực tuyến hay cịn gọi hội nghị trực tuyến(Online meeting, online conference) Họp trực tuyến hình thức họp qua phần mềm, web hội nghị qua tổng đài hội thoại thông qua môi trƣờng internet/PSTN nhằm mục đích giảm chi phí thời gian tổ chức so với hội nghị trực tiếp(face-to-face) Ngoài ứng dụng để đào tạo trực tuyến(E-learning) cho công ty trung tâm, trƣờng học đào tạo từ xa, lớp học ảo Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam cơng ty lớn, có nhiều cơng trình, dự án ngồi nƣớc Do việc tổ chức họp trực tuyến hợp lí, tiết kiệm thời gian, kinh phí lại, ăn chi phí khác Hơn nữa, họp trực tuyến hình thức họp giản dễ dàng thực Triển khai họp trực tuyến : Tùy vào nhu cầu sử dụng, tính cố định tài mà đầu tƣ, sử dụng dịch vụ hội nghị Đầu tƣ hệ thống phần cứng cho điểm cầu hình thức tốn kém(chi phí đầu tƣ,vận hành , khấu hao thiết bị…), không linh hoạt việc 62 mở rộng yêu cầu đƣờng truyền cao Đầu tƣ hệ thống họp trực tuyến qua web/phần mềm Với hình thức cơng ty tiết kiệm hơn, linh hoạt việc mở rộng, không yêu cầu đƣờng truyền cao nhƣng chƣa phải lựa chọn thông minh Sử dụng dịch vụ hội nghị Hiện nhiều phần mềm /web hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí nhƣ Yahoo/Skype/GoMeeting… nhƣng hạn chế chức sử dụng nhiều chức trả phí thƣờng nƣớc nên bất tiện việc hỗ trợ, toán Đặc biệt đƣờng truyền vấn đề lớn dịch vụ nƣớc đƣờng truyền quốc tế thƣờng chậm khơng thể tổ chức họp tốt Nhƣ chọn dịch vụ họp trực tuyến Việt Nam lựa chọn thơng minh Nhƣng phải chọn dịch vụ có chất lƣợng tốt, giá hợp lý bảo mật cao Tóm lại, Ban lãnh đạo nên quan tâm nhiều đến nghiệp vụ văn phòng, đặc biệt cơng tác tổ chức hội họp, họp phƣơng pháp hoạt động quản lí, thực tốt công tác này, họp công ty diễn tốt đẹp mang lại hiệu giải công việc, tiết kiệm thời gian, kinh phí nhƣng nguồn nhân lực Ban lãnh đạo nên vào thực tế công ty để áp dụng giải pháp cho phù hợp mang lại hiệu tối đa 63 KẾT LUẬN Cuộc họp đƣợc tổ chức thƣờng xuyên quan, đơn vị Cuộc họp đƣợc tổ chức nhằm trao đổi thông tin, phƣơng tiện truyền đạt quản lý lãnh đạo tới đối tƣợng quản lý Nếu làm tốt cơng tác tổ chức họp sản phẩm cuối họp đƣa đƣợc định đúng, vừa đem lại lợi ích cho cá nhân đơn vị tổ chức mà đồng thời lại vừa thúc đẩy xã hội phát triển Bên cạnh họp cịn hình thức giao lƣu văn hố nhằm phát huy tính dân chủ, tạo điều kiện cho ngƣời tham gia có hội đóng góp ý kiến để thúc đẩy cơng việc ngày có hiệu Qua thời gian tìm hiểu hoạt động Công ty cổ phần Xây dựng Nhân lực giúp em có nhìn tồn diện hơn, thực tế hoạt động doanh nghiệp Đặc biệt công tác tổ chức họp Cơng ty em tìm hiểu cách thức tiến hành tổ chức lợi ích mà họp đem lại cho thành công Công ty em thấy đƣợc vai trò văn phòng tổ chức họp Từ thực tế hoạt động Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam, qua đối chiếu với sở lý luận, Khóa luận tơi ƣu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân Để khắc phục mặt tồn phát huy ƣu điểm công tác tổ chức hội họp vào nề nếp hoạt động hiệu Trƣớc hết, Công ty cần phải tăng cƣờng đạo, hƣớng dẫn, ban hành quy chế tổ chức với kiểm tra, giám sát, chấm dứt tình trạng quản lý lỏng lẻo, gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý nhƣ kiểm tra , giám sát xử lý vi phạm cần thiết Ban lãnh đạo nhân viên công ty phải nâng cao ý thức, trách nhiệm công tác tổ chức hội họp, ứng dụng công nghệ kĩ thuật đại vào tổ chức hội họp để tiết kiệm thời gian, kinh phí chuyên nghiệp hơn, phù hợp với xu phát triển xã hội Tơi có đề xuất với lãnh đạo công ty số mẫu quy chế tổ chức hội họp mà đƣợc biết số phần mềm họp trực tuyến hiệu quả, mong cơng ty áp 64 dụng để tổ chức họp thành công Trên số đánh giá kiến nghị mang tính chủ quan từ phía tơi Hi vọng thơng qua Khóa luận này, Lãnh đạo Văn phịng nhƣ nhân viên Cơng ty thấy đƣợc điểm mạnh công tác tổ chức hội họp để tiếp tục phát huy, đồng thời nắm đƣợc tồn cần phải khắc phục hoàn thiện Tuy nhiên thời gian nghiên cứu, khảo sát thực tế với hiểu biết công tác tổ chức hội họp cịn có hạn, Khóa luận không tránh khỏi hạn chế Tôi mong nhận đƣợc góp ý thầy để Khóa luận tơi đƣợc hồn thiện Qua em xin chân thành cảm ơn giúp đỡ hƣớng dẫn nhiệt tình Nguyễn Ngọc Linh- Giảng viên Khoa Văn thƣ- Lƣu trữ; Thầy cô Khoa Quản trị văn phòng dạy dỗ, hƣớng dẫn để em hồn thành khóa luận, kết thúc năm đại học Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo cán nhân viên Công ty, đặc biệt Trƣởng phòng Nguyễn Văn Thắng tận tình dạy giúp đỡ em Vì thời gian có hạn nên khóa luận em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến thầy để khóa luận em đƣợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 65 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg Quyết định Thủ tƣớng phủ việc quy định chế độ hội họp quan nhà nƣớc Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo, 2005, Quản trị văn phịng, NXB Thống kê Nguyễn Đình Hùng, 2016, Nghệ thuật tổ chức hội họp, NXB Lao Động Lê Bảo Nam, 2015, Bài viết “Nâng cao hiệu tổ chức họp” _ Báo Trần Thị Ngà, 2003, Tài liệu môn Quản trị văn phòng, NXB thống kê Vƣơng Thị Thanh, 2009, Quản trị hành văn phịng NXB Thống kê Nguyễn Hữu Tri, 2005, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Brian Tracy, Mộc Quang( Dịch), Thuật tổ chức hội họp Phạm Chí Tân, 2009, Bài viết “ Nâng cao hiệu tổ chức hội họp doanh nghiệp”, NXB Lao động- Xã hội 10 Nguyễn Ngọc Trinh, 2016, Bài viết “Chia sẻ kinh nghiệm, kĩ tổ chức họp”_ Báo dân sinh 11 Nguyễn Hải Sản, 1998, Quản trị học, NXB thống kê 12 Đinh Văn Sơn, 2011, Bài viết “ Phát triển kĩ tổ chức họp”, NXB Lao động- Xã hội 13.Tham khảo từ cơng trình, đề tài nghiên cứu khóa trƣớc 14 Website Cổng thơng tin điện tử Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam http://cmvietnam.com.vn 66 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC P.HC-NS P.KẾ HOẠCH - TỔNG HỢP P.TÀI CHÍNH- KẾ TỐN DỰ ÁN XÂY LẮP TRONG NƢỚC CƠNG TY THÀNH VIÊN DỰ ÁN NHÂN LỰC QUỐC TẾ Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức phòng HC-NS TRƢỞNG PHÕNG HC-NS PHÓ PHÕNG HC- NS PHỤ TRÁCH NHÂN SỰ PHĨ PHÕNG HC-NS PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH NHÂN VIÊN BẢO HIỂMTIỀN LƢƠNG NHÂN VIÊN VĂN THƢ – LƢU TRỮ NHÂN VIÊN QUẢN LÍ NHÂN SỰ NHÂN VIÊN LỄ TÂN NHÂN VIÊN TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN LÁI XE NHÂN VIÊN LAO CÔNG NHÂN VIÊN BẢO VỆ Phụ lục Mẫu Chƣơng trình nghị CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc NỘI DUNG CHƢƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG THƢỜNG NIÊN NĂM 20 Thời gian: 7h45’ ngày 10 tháng 04 năm 20 Địa điểm: Hội trƣờng tầng 08 – Địa Thời gian Nội dung 7h45 - 8h30 - Đón tiếp, hƣớng dẫn cổ đơng làm thủ tục ghi danh, nhận phiếu biểu 8h30 - 8h45 - Chƣơng trình ca nhạc chào mừng 8h45 - 8h50 8h50 - 8h55 8h55 - 9h00 - Tuyên bố lý giới thiệu đại biểu đến dự; - Giới thiệu Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Ban thƣ ký, Ban bầu cử; - Thơng qua Chƣơng trình Quy chế làm việc Đại hội - Báo cáo kiểm tra tƣ cách cổ đông - Chủ tọa Đại hội Đoàn Chủ tịch lên điều hành Đại hội - Báo cáo kết hoạt động năm 2017 định hƣớng hoạt động năm 2017 Công ty 9h00 - 9h05 - Báo cáo hoạt động HĐQT 9h05 - 9h10 - Báo cáo hoạt động BKS 9h10 - 9h15 - Báo cáo Tài kiểm tốn 9h15 – 9h20 - Tờ trình xin ý kiến việc sửa đổi, Thực Bộ phận lễ tân phối hợp với Ban kiểm tra tƣ cách kiểm phiếu Dẫn chƣơng trình Ban kiểm tra tƣ cách kiểm phiếu Ơng Kim Ngọc Nhân Ông Nguyễn Minh Chung Bà Đỗ Thị Khiên Bà Nguyễn Ngọc Dung Bà Nguyễn Thị bổ sung Điều lệ HBS Loan - Tờ trình xin ý kiến Chủ tịch Hội Ông Nguyễn Minh 9h20 – 9h25 đồng quản trị đồng thời làm Tổng Chung Giám đốc điều hành - Tờ trình xin ý kiến việc phân phối Ông Nguyễn Minh 9h25 – 9h30 lợi nhuận trích lập quỹ Đức - Tờ trình xin ý kiến việc tăng vốn Ông Trần Văn Kỳ 9h30 -9 h35 điều lệ từ 300 tỷ đồng lên 500 tỷ đồng - Tờ trình xin ý kiến cổ đơng việc Ông Phạm Quý 9h35 – 9h40 thay đổi thành phần Ban Kiểm sốt Trọng - Tờ trình xin thông qua chế thƣởng Bà Nguyễn Thị 9h40 – 9h45 cho HĐQT, Ban Điều hành Kim Liên cán nhân viên cơng ty - Tờ trình xin thông qua mức thù lao Bà Nguyễn Thị 9h45 – 9h50 cho HĐQT năm 2017 Loan - Tờ trình xin Ủy quyền lựa chọn tổ Bà Nguyễn Thị 9h50 - 9h55 chức kiểm toán năm 2017 Loan Ban kiểm tra tƣ 9h55 - 10h15 Biểu nội dung: cách kiểm phiếu 10h15 - Hội nghị giải lao 10h40 Ban kiểm tra tƣ 10h40 - Thông báo kết biểu cách kiểm 10h50 phiếu - Thông qua nghị biên Ban thƣ ký Đại hội 10h50 Bà Nguyễn Thị - Tuyên bố bế mạc Đại hội Loan Phụ lục Mẫu giấy mời( Thông báo mời họp) CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -….ngày….tháng….năm 20… THÔNG BÁO MỜI HỌP ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƢỜNG NIÊN NĂM… Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam Trân trọng thông báo mời họp đến tồn thể Q Cổ đơng việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên năm …… nhƣ sau: Thời gian: …… h … thứ … , ngày … tháng ……năm … 2.Địađiểm: ……………………………………………………… Thành phần tham dự: Tất Cổ đông Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam ngƣời Đại diện đƣợc cổ đông ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật, tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đơng: ……h ngày …… tháng …… Năm… Nội dung Đại hội Báo cáo kết hoạt động kinh doanh năm … kế hoạch sản xuất kinh doanh năm … Báo cáo hoạt động Ban kiểm soát năm … kế hoạch kiểm tra giám sát năm …… Báo cáo hoạt động Hội đồng quản trị năm …… kế hoạch năm ……… Thông qua Báo cáo tài năm …… Cơng ty …… đƣợc kiểm tốn Cơng ty Kiểm tốn …… Phƣơng án phân phối lợi nhuận, trích lập quỹ cổ tức năm … dự kiến năm… Thông qua việc chi trả thù lao HĐQT, BKS chi năm … kế hoạch chi trả năm … Chọn đơn vị kiểm tốn Báo cáo tài năm …… Thời gian đăng ký xác nhận tham dự Đại hội Để chƣơng trình Đại hội diễn tốt đẹp, đề nghị Q Cổ đơng vui lịng xác nhận tham dự Đại hội theo mẫu Giấy đăng ký dự họp Trong trƣờng hợp, Quý Cổ đông không trực tiếp tới dự họp ủy quyền cho ngƣời Đại diện theo mẫu Giấy ủy quyền Cơng ty Hình thức đăng ký: Thƣ: Xin gửi địa chỉ: …………………… Điệnthoại:…………………………………… Thời hạn đăng ký: Trƣớc ….h ngày … tháng … năm … Các Cổ đông ngƣời Đại diện đƣợc ủy quyền đến tham dự Đại hội vui lòng mang theo CMND hộ chiếu gốc giấy ủy quyền để đăng ký tƣ cách cổ đông tham dự (trường hợp người tham dự ủy quyền Cổ đơng) Trân trọng thơng báo kính mời quý Cổ đông tham dự! , ngày tháng năm TM.HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Phụ lục Phòng họp Phụ lục Một số hình ảnh họp công ty Họp Đại hội đồng cổ đông thường niên Tài liệu họp Thẻ Đại biểu Khách mời Tủ đựng hồ sơ họp Họp bàn công việc ... chung công tác tổ chức hội họp; + Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam; + Đƣa số giải pháp để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức họp Công. .. đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam Đồng thời đƣa giải pháp phù hợp với thực tế công ty để nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức hội họp công ty - Nhiệm... để họp thành công 23 CHƢƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NHÂN LỰC VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Xây dựng Nhân lực Việt Nam 2.1.1 Lịch