Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty bất động sản tại Thành phố Hồ Chí Minh

    BỘ G GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠ ẠO TRƯỜNG G ĐẠI HỌC C KINH TẾ THÀNH PH HỐ HỒ CHÍÍ MINH Oo -oO   HỒNG H G THỊ KIM OANH O HOÀ ÀN TH HIỆN H HỆ TH HỐNG G KIỂ ỂM SO OÁT N NỘI BỘ B CH HO CÁ ÁC CÔ ÔNG TY B ẤT ĐỘNG Đ SẢN N TẠI THÀN NH PH HỐ HỒ H CH HÍ MIINH LU UẬN VĂN V THẠ ẠC SỸ Ỹ KIN NH TẾ T TP. Hồ Chí Min nh – Năm m 2011     BỘ G GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠ ẠO TRƯỜNG G ĐẠI HỌC C KINH TẾ THÀNH PH HỐ HỒ CHÍÍ MINH -oO Oo -   HOÀNG H G THỊ KIM OANH O H HOÀN N THIỆ ỆN HỆ Ệ THỐ ỐNG KIỂM K SỐT T NỘI BỘ CHO C CÁC C C CƠNG TY BẤ ẤT ĐỘ ỘNG SẢN S T THÀNH TẠI T H PHỐ Ố HỒ CHÍ C M MINH Chu uyên ngàn nh : KẾ TOÁN – KIỂM TO OÁN Mã số 34.30 : 60.3 LUẬN VĂN N THẠ ẠC SỸ Ỹ KIN NH TẾ Ế     Ng gười hướn ng dẫn kh hoa học: PGS.T TS MAI THỊ T HỒ ÀNG MIN NH TP. Hồồ Chí Minh – Năm 2011     Lời Cam Đoan Tôi tên Hoàng Thị Kim Oanh học viên Lớp cao học ngày –K20 (Kế toán – kiểm toán), Trường Đại Học Kinh Tế Tp HCM, xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi hướng dẫn khoa học PGS TS Mai Thị Hoàng Minh Các số liệu thu thập có trích nguồn rõ ràng Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm tính xác thực luận văn Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 12 năm 2011 Người cam đoan Hoàng Thị Kim Oanh   DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT KSNB : Kiểm soát nội BĐS : Bất động sản KTT : Kế toán trưởng HĐQT : Hội đồng quản trị BGĐ : Ban giám đốc ERP : Entreprise Resource Planning (Quản trị nguồn nhân lực)   DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU Bảng số : Bảng tóm tắt so sánh báo cáo COSO 1992 COSO 2004 Bảng số : Phòng ban, mục tiêu phịng ban rủi ro xảy làm cản trở việc thực mục tiêu phịng ban cơng ty bất động sản qua khảo sát thực tế: Hình 1: Các cặp chức bất kiêm nhiệm Hình 2: Minh họa phát triển cty BĐS qua giai đoạn Hình 3: Quy trình kiểm sốt phân chia trách nhiệm tồn cơng ty Sơ đồ : Các bước xây dựng hệ thống KSNB cho tổ chức Sơ đồ : Hoạt động Công ty bất động sản Sơ đồ : Các phịng ban cơng ty BĐS Sơ đồ : Tổng hợp rủi ro doanh nghiệp bất động sản 10 Sơ đồ : Quy trình phê duyệt toán     MỤC LỤC CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ   1.1  MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 4  1.1.1  Định nghĩa kiểm soát nội 4  1.1.2  Các phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 2004 5  1.1.2.1  Môi trường kiểm soát: 5  1.1.2.2  Thiết lập mục tiêu: 5  1.1.2.3  Nhận dạng tiềm tàng: 6  1.1.2.4  Đánh giá rủi ro: 7  1.1.2.5  Phản ứng với rủi ro: 7  1.1.2.6  Hoạt động kiểm soát: 8  1.1.2.7  Thông tin truyền thông: 9  1.1.2.8  Giám sát: 10  1.1.3  Lợi ích cần thiết hệ thống KSNB 10  1.1.3.1  Xác định mục tiêu, chiến lược hoạt động doanh nghiệp 10  1.1.3.2  Giảm thiểu rủi ro xảy q trình thực mục tiêu chiến lược 11  1.1.3.3  Xây dựng biện pháp nhằm ngăn ngừa rủi ro 11  1.1.3.4  Nâng cao hiệu hoạt động 12  1.1.4  Hạn chế hệ thống KSNB 12  1.2  CÁC BƯỚC XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG KSNB CHO MỘT TỔ CHỨC 13  1.2.1  Thiết lập mục tiêu tổ chức, hoạt động tổ chức 13  1.2.2  Đánh giá rủi ro tổ chức, hoạt động 14  1.2.3  Thiết lập thủ tục, nguyên tắc kiểm sốt cụ thể xây dựng quy trình cho phòng ban, phận doanh nghiệp 15  1.2.4  Thực hoạt động kiểm soát 15  1.2.5  Thông tin truyền thông 17  1.2.6  Giám sát: 17  1.3  CƠNG TY BẤT ĐỘNG SẢN VÀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ 19  1.3.1  Công ty bất động sản 19  1.3.2  Sự cần thiết ứng dụng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty bất động sản 19    Kết luận chương 21      CHƯƠNG 2  THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÁC CƠNG TY BẤT ĐỘNG SẢN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  2.1  SỰ PHÁT TRIỂN CỦA NGÀNH BẤT ĐỘNG SẢN TẠI ĐỊA BÀN TP HCM 22  2.2  ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG CHUNG CỦA CÁC CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP HCM 26  2.2.1  Sơ đồ 2: Hoạt động Công ty bất động sản 26  2.2.2  Đặc điểm công ty thuộc ngành bất động sản Tp HCM 27  2.2.2.1  Các quy định pháp lý ảnh hưởng đến hoạt động Công ty BĐS 27  2.2.2.2   Các phòng ban chức nhiệm vụ 28  2.2.2.3  Đánh giá chung hoạt động ngành BĐS 32  2.3  THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP HCM 34  2.3.1  Mục đích phương pháp khảo sát 34  2.3.1.1  Mục đích khảo sát 34  2.3.1.2  Phương pháp khảo sát 34  2.3.2  Đánh giá tồn hệ thống kiểm soát nội hoạt động Công ty bất động sản 35  2.3.2.1  Đánh giá chung tồn hệ thống KSNB công ty BĐS 35  2.3.2.2  Đánh giá theo phận kiểm soát nội (Xem kết khảo sát thực trạng KSNB Phụ lục – Trang 9/PL ) 36  2.3.3  Nhận dạng phân tích nguyên nhân dẫn đến rủi ro hoạt động công ty bất động sản địa bàn Tp HCM 39  2.3.3.1  Rủi ro kinh doanh (rủi ro xuất phát từ môi trường bên ngoài) 39  2.3.3.2  Rủi ro hoạt động (rủi ro xuất phát từ hoạt động bên trong) 42  2.3.3.3  Rủi ro tuân thủ (rủi ro xuất phát từ việc tuân thủ pháp luật) 42    Kết luận chương 2: 46      CHƯƠNG HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHO CÁC CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN TẠI TP HCM  3.1  XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO COSO 2004 47  3.1.1  Kiểm sốt hoạt động tồn tổ chức 47  3.1.2  Kiểm sốt nội cho phịng ban theo COSO 2004 49  3.1.2.1  Bộ phận dự án 49  3.1.2.2  Bộ phận đền bù 50  3.1.3  Kiểm soát nội cho phận kế toán 52  3.1.3.1  Đánh giá rủi ro phịng kế tốn: 52  3.1.3.2  Xây dựng quy trình, thủ tục phịng kế tốn công ty BĐS từ phát sinh nghiệp vụ đến lập trình bày báo cáo tài chính: 53  3.1.3.3  Thiết lập thủ tục kiểm soát 58  3.1.3.4  Hoạt động kiểm soát 59  3.1.4  Kiểm soát dự án hợp tác đầu tư với cá nhân hay đơn vị tổ chức khác 61  3.2  GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI THỰC HIỆN VÀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KSNB TẠI CÁC CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN MỘT CÁCH HIỆU QỦA 62  3.2.1  Mục tiêu giải pháp 62  3.2.2  Giải pháp triển khai nâng cao chất lượng KSNB Công ty bất động sản Tp HCM dựa tồn chương 62  3.2.2.1  Các giải pháp chung 62  3.2.2.2  Các giải pháp cụ thể dựa tồn phận KSNB 64  3.2.2.3  Áp dụng quản trị rủi ro trình triển khai hệ thống KSNB 67  3.2.3  Một số kiến nghị chung công ty BĐS nhằm triển khai thành công hệ thống KSNB 68  3.3  ĐÁNH GIÁ SỰ PHÙ HỢP VÀ HỮU HIỆU CỦA HTKSNB ĐÃ ĐƯỢC XÂY DỰNG VỚI CÁC TIÊU CHUẨN CỦA COSO 69      Kết luận chương 71  KẾT LUẬN CHUNG 72  1    PHẦN MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Kiểm soát nội hoạt động tồn phát triển toàn giới Việt Nam Tuy nhiên, thực tế số lượng doanh nghiệp xây dựng, vận dụng vào q trình phát triển doanh nghiệp khơng nhiều Với đà phát triển nay, kiểm sốt nội đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Dù khái niệm khơng cịn doanh nghiệp, Việt Nam nói chung Tp HCM nói riêng KSNB chưa áp dụng cách hiệu vào công tác quản lý Trong vòng 10 năm trở lại đây, với bùng nổ thị trường Bất động sản thành phố lớn, đặc biệt Tp HCM cơng ty bất động sản từ tăng lên Đây loại hình đem lại lợi nhuận cao Không đơn vị tổ chức nước tham gia vào lĩnh vực mẻ mà cịn hấp dẫn nhiều nhà đầu tư hợp tác, liên doanh với doanh nghiệp, tổ chức nước Với đặc điểm vốn đầu tư lớn kéo dài nhiều năm, làm cách để nhà quản lý, chủ đầu tư, đối tác hợp tác quản lý cách hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế như: vốn góp, tài sản, người…? Thơng thường, quy mơ doanh nghiệp lớn lĩnh vực chủ doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc kiểm sốt Xuất phát từ lý nhu cầu thực tế công việc đơn vị công tác, tác giả thấy việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội cho công ty bất động sản nhằm giúp nhà quản trị ngành bất động sản quản lý hiệu nguồn lực kinh tế tổ chức, hạn chế cách tối đa rủi ro phát sinh trình thực dự án, đồng thời giúp cho Cơng ty xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển lên doanh nghiệp bất động sản Thực tế khảo sát cho thấy vấn đề cần thiết cho doanh nghiệp bất động sản Đặc biệt doanh nghiệp niêm yết, doanh nghiệp có hợp tác đầu tư thực dự án Do tác giả 2    chọn đề tài “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cho công ty bất động sản Tp HCM” Mục tiêu nghiên cứu luận văn - Hệ thống lý thuyết kiểm soát nội phương pháp xây dựng hệ thống kiểm soát nội cho tổ chức - Khảo sát, đánh giá hệ thống KSNB số đơn vị ngành bất động sản Tp HCM - Hoàn thiện hệ thống KSNB cho Công ty BĐS Tp HCM - Kiến nghị số giải pháp để thực KSNB cách có hiệu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu xây dựng hệ thống KSNB cho loại hình doanh nghiệp thuộc ngành BĐS địa bàn Tp HCM Đề số giải pháp ứng dụng hệ thống KSNB vào doanh nghiệp thuộc ngành Đề tài không tập trung hệ thống lại lý thuyết KSNB mà trình bày lý thuyết KSNB theo hướng vận dụng vào việc hoàn thiện hệ thống KSNB tổ chức cụ thể Phương pháp nghiên cứu đề tài Luận văn thực dựa sở lý thuyết kiểm soát nội bộ, phương pháp nghiên cứu luận văn áp dụng phương pháp khảo sát thống kê thực tiễn Trên sở đánh giá thực tiễn hồn thiện hệ thống KSNB giải pháp để vận dụng hệ thống vừa hồn thiện vào thực tiễn cơng ty BĐS địa bàn Tp HCM Những đóng góp luận văn - Trình bày lý thuyết KSNB theo hướng vận dụng hoàn thiện hệ thống KSNB cho đơn vị, tổ chức - Khảo sát đánh giá việc thực KSNB công ty ngành BĐS Tp HCM Từ đánh giá, nhận xét thực trạng ứng dụng KSNB vào công ty - Cũng thông qua khảo sát thực tế kinh nghiệm qua trình làm việc     TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu Tiếng Việt Bộ Tài Chính, Một số văn pháp lý kiểm toán hành Sở tài chính, Sở Xây dựng, Bộ Tài Nguyên môi trường, Một số văn liên quan đến ngành bất động sản Ngân hàng nhà nước Việt Nam, Thông tư 16/2011/TT-NHNN ngày 17/08/2011, Quy định kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh Tế Tp HCM, Tài liệu môn học kiểm toán cao cấp (hệ cao học) Khoa Kế toán – Kiểm toán Trường Đại Học Kinh tế Tp HCM (2011), Kiểm toán, Nhà Xuất Bản Lao động xã hội Trần Cơng Chính (2007), Phát triển hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Việt Nam sở quản trị rủi ro doanh nghiệp, Luận văn thạc sỹ kinh tế Phan Đức Dũng (2006), Kế toán – kiểm toán, Nhà xuất ĐHQG Tp HCM Dunn John (2000), Kiểm toán – Lý thuyết thực hành, Nhà xuất thống kê 10 Vũ Hữu Đức (chủ biên), Nguyễn Phan Quang, Diệp Quốc Huy (1999), Kiểm toán nội – Khái niệm quy trình, Nhà xuất Thống kê 11 Vũ Hữu Đức, ThS Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) tập thể giảng viên Bộ mơn Kiểm tốn, Khoa Kế tốn – Kiểm toán, Trường ĐH Kinh Tế Tp HCM (2011), Kiểm toán, Nhà xuất LĐXH 12 Lê Duy Ngọc (2009), Hồn thiện thủ tục kiểm sốt báo cáo tài nhằm phát gian lận sai sót công ty đại chúng Việt Nam, Luận văn Thạc sỹ kinh tế 13 TS Phạm Anh Tuấn (2008), Xây dựng hệ thống kiểm soát nội tổ chức, Tạp chí Nhà quản lý     14 Witt Victor Z Brink and Herbert (2000), Kiểm toán nội đại, Nhà xuất Tài Chính Tài liệu Tiếng Anh 15 1992 COSO Report: Internal Control – An Interrated Framework 16 The COSO Financial Controls Framework: 2004 Version 17 Alvin A Arens (1999), Auditing, Prentice-Hall- Chicago 18 K.H Spencer Pickett (Assisted by Jennifer M Pickett) (2003), The Internal Auditing Handbook, Second Edition, Wiley USA Tài liệu tham khảo qua Internet 19 http://www.wattpad.com/233460-kiem-toan, Các vấn đề rủi ro kiểm toán đăng congiolac ngày 04/11/2009 20 http://apeci.com.vn/detail message.asp 21 http://www.hids.hochiminhcity.gov.vn/xemtin.asp?idcha=3107&cap=3&id=31 21  22 Đăng nqcentre (2007) ,Tìm hiểu kiểm sốt nội 23 http://www.kienthuctaichinh.com, Giới thiệu kiểm soát nội (Đăng ngày 22 tháng năm 2008) 24 http://www.sox-online.com/coso_cobit_coso_framework.html 25 http://muabanbatdongsanquasan.batdongsan.com.vn/cach-nao-de-tranh-rui-rotrong-giao-dich-bds-xdYpAVs5KBE1.html 26 http://kiemtoan.com.vn/modules.php?name=News&op=viewst&sid=2566 27 http://www.vacpa.org.vn/index.php?o=modules&n=member&f=member Trang 1/PL PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ VĂN BẢN, QUY TRÌNH ỨNG DỤNG TRONG HỆ THỐNG KSNB (PHỊNG KẾ TỐN) CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC Số:… V/v chứng từ tốn CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC -oOo Tp HCM, ngày…tháng…năm… KÍNH GỬI: CÁC PHỊNG, BAN TRONG CƠNG TY Căn vào quy chế hành cơng ty tình hình thực tế nay, Cơng ty tổng hợp nhắc nhở việc thực chứng từ tốn Cơng ty sau: I CƠ SỞ LẬP PHIẾU CHI TIỀN MẶT, CHUYỂN KHOẢN QUA NGÂN HÀNG THANH TOÁN TIỀN HÀNG, TẠM ỨNG… Nguyên tắc 1.1 Chứng từ tốn phải chính, phù hợp với quy định pháp luật 1.2 Trong trường hợp chứng từ toán nhiều lần, lần phải Các lần sau, chứng từ tốn photo có chữ ký xác nhận y người có thẩm quyền (Ban giám đốc Cơng ty, trưởng, phó phịng Công ty) 1.3 Các chứng từ fax, email khách hàng phải có chữ ký xác nhận Ban giám đốc hay trưởng, phó phịng liên quan 1.4 Phó phịng kế tốn tài vụ chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, xác chứng từ toán trước lập phiếu chi tiền, chuyển khoản qua ngân hàng Các chứng từ cụ thể 2.1 Thanh tốn tiền mua hàng hóa, thi cơng… - Hóa đơn tài đơn vị bán hàng - Hợp đồng mua bán hàng hóa - Các chứng từ liên quan hợp đồng quy định - Giấy đề nghị tốn tiền hàng Phịng kinh doanh Trang 2/PL 2.2 Đối với giá trị nhỏ, 20 triệu đồng (hai mươi triệu đồng), tốn lần, không cần ký hợp đồng mua bán, phải có giấy đề nghị có chữ ký duyệt Ban giám đốc Tạm ứng tiền cho nhà cung cấp, nhà thầu - Hợp đồng, phụ kiện hợp đồng kinh tế (có ghi điều khoản tạm ứng) - Giấy đề nghị phịng kinh doanh 2.3 Các khoản chi phí khác - Hóa đơn tài - Hoặc phiếu thu, biên lai thu tiền hợp lệ khoản phí, lệ phí (cơng chứng, y, cầu đường…) mà theo quy định đơn vị khơng phát hành hóa đơn 2.4 Tạm ứng tiền cho nhân viên Công ty - Chỉ tạm ứng tiền cho nhân viên công ty để thực yêu cầu, công việc Công ty - Chỉ tạm ứng cho lần sau tốn xong khoản tạm ứng trước Trường hợp đặc biệt, phải có ý kiến đồng ý Ban giám đốc - Chứng từ cụ thể: 2.5 + Giấy đề nghị tạm ứng ghi đầy đủ nội dung cần thiết: số tiền tạm ứng, mục đích sử dụng, thời gian toán… Yêu cầu người nhận tiền người ngồi cơng ty - Giấy giới thiệu nhận tiền đơn vị bán hàng Người ký giấy giới thiệu phải thủ trưởng, phó thủ trưởng đơn vị, hay chủ sở kinh doanh - Giấy chứng minh nhân dân người nhận tiền Người ký tên nhận tiền phải người có tên giấy giới thiệu - Nếu người nhận tiền chủ sở, giấy giới thiệu người làm việc trực tiếp phải lập giấy xác nhận chịu trách nhiệm 2.6 Yêu cầu người nhận tiền nhân viên Công ty Khi nhân viên Công ty nhận tiền để toán cho đơn vị bán hàng hay cung ứng dịch vụ khác, chứng từ tốn gồm có: - Các chứng từ quy định khoản 2.1, 2.2, 2.3, 2.4 - Phiếu thu đơn vị bán hàng hay cung ứng dịch vụ Các trường hợp ngoại lệ khác phải đồng ý Ban giám đốc Trang 3/PL II CƠ SỞ LẬP PHIẾU THU TIỀN MẶT Nguyên tắc 1.1 Chứng từ tốn phải chính, phù hợp với quy định pháp luật 1.2 Các chứng từ fax, email khách hàng phải có chữ ký xác nhận Ban giám đốc hay trưởng, phó phịng liên quan Chứng từ cụ thể - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn bán hàng Cơng ty - Giấy đề nghị phịng kinh doanh Trên số quy định cụ thể chứng từ toán Các quy định trước trái với thơng báo khơng có giá trị thi hành Trong q trình thực hiện, có vướng mắc, đề nghị phịng báo cáo lãnh đạo cơng ty để kịp thời bổ sung sửa chữa Nơi nhận : - Thành viên HĐQT - Ban giám đốc Công ty - Chủ tịch Cơng đồn Cơng ty - Các đơn vị trực thuộc - Trưởng ban Kiểm soát - Lưu GIÁM ĐỐC Trang 4/PL CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC Tp Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm … QUYẾT ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (V/v: Ban hành Quy chế Quản lý Tài Cơng ty ABC) HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY ABC - Căn Luật Doanh Nghiệp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam; - Căn Điều lệ Tổ chức Hoạt động Công ty ABC; - Căn vào họp Hội đồng Quản trị ngày … tháng … năm … trí thơng qua nội dung quy chế quản lý tài QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế Quản lý Tài Cơng ty ABC Điều 2: Quyết định có hiệu lực từ ngày… tháng… năm… Điều 3: Các thành viên Hội đồng Quản trị, thành viên Ban giám đốc, Kế tốn trưởng Cơng ty tồn thể cán bộ, nhân viên thuộc Công ty chịu thi hành định Nơi nhận: - Thành viên HĐQT - Ban giám đốc Cơng ty - Chủ tịch Cơng đồn Cơng ty - Các đơn vị trực thuộc - Trưởng ban Kiểm soát - Lưu TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH Trang 5/PL Mã hiệu: CƠNG TY BẤT ĐỘNG SẢN QUY TRÌNH KIỂM KÊ ABC QUỸ TIỀN MẶT Lần ban hành: Ngày ban hành: Trang: 1.MỤC ĐÍCH - Quy trình quy định nội dung cần thực hiên kiểm kê quỹ nhằm đảm bảo an toàn, đầy đủ tài sản Công ty 2.PHẠM VI: - Áp dụng cho việc kiểm kê quỹ tiền mặt, vàng bạc đá quý 3.KÝ HIỆU CỦA CÁC BỘ PHẬN - Kế toán trưởng KTT - Kế toán tiền mặt NVKT - Thủ quỹ TQ 4.NỘI DUNG Bước Nội dung thực Căn vào sổ sách kế toán thu chi tiền mặt, cuối Trách Biểu mẫu/hồ sơ nhiệm NVKT tháng lấy số dư theo sổ quỹ Kiểm kê quỹ thực tế vào cuối ngày cuối NVKT,TQ tháng NVKT,TQ Lập bảng kiểm kê quỹ KTT Trình kế tốn trưởng ký tên Biểu mẫu đính kèm NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT NGƯỜI PHÊ DUYỆT Trang 6/PL Mẫu số 05-TT (ban hành theo QĐ 15/2006/QĐBTC Ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) Cty Bất Động Sản ABC GIẤY ĐỀ NGHỊ THU TIỀN Ngày …tháng …năm… Họ tên người đề nghị toán: Bộ phận: Nội dung thu: - Đơn vị nộp tiền: Diễn giải Số hóa đơn Thành tiền Số toán (Số tiền chữ:….) (Kèm theo chừng từ gốc): Người đề nghị Phụ trách phận Kế toán trưởng Người duyệt Trang 7/PL CÔNG TY BẤT ĐỘNG SẢN ABC Mã hiệu: Lần ban hành: Ngày ban hành: QUY TRÌNH QUẢN LÝ HĨA ĐƠN Trang: MỤC ĐÍCH - Quy trình quy định nội dung cần thực để đảm bảo lưu trữ, bảo quản, sử dụng hóa đơn an tồn, đầy đủ PHẠM VI - Áp dụng cho việc mua, bảo quản sử dụng hóa đơn KÝ HIỆU CÁC CHỨC DANH - Giám đốc: GĐ - Kế tốn trưởng: KTT - Trưởng phịng: TP - Nhân viên kế toán: NVKT - Nhân viên phòng NV NỘI DUNG Bước thực Nội dung Trách nhiệm Biểu mẫu/hồ sơ Kế toán trưởng phân công NVKT mua bảo KTT quản hóa đơn Mua hóa đơn: - Căn vào tình hình sử dụng háo đơn cơng ty, chủ động kế hoạch mua hóa đơn để đảm bảo NVKT việc kinh doanh công ty - Lấy giấy giới thiệu mua hóa đơn phịng hành - Chuẩn bị thủ tục mua hóa đơn gồm: báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, sổ mua hóa đơn - Photo CMND, chuẩn bị dấu vng có tên, mã số thuế cơng ty để đóng vào liên đỏ Cục NV M01.QT03.KT Trang 8/PL thuế mua hóa đơn - Mua hóa đơn NVKT M02.QT03.KT NVKT Mẫu BC-26/HĐ Phân phối hóa đơn: - Khi phịng có nhu cầu sử dụng hóa đơn, làm giấy đề nghị cấp hóa đơn trưởng phịng ký tên TP, GĐ chịu trách nhiệm Mẫu BC-29/HĐ - Kiểm tra giấy đề nghị, phát hóa đơn mới, thu hồi hóa đơn có liên lưu, vào sổ cấp hóa đơn - Cuối tháng, cuối năm nhân viên phân công lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu Cục thuế, trình Kế tốn trưởng giám đốc ký tên Nộp báo cáo Cục thuế Bảo quản hóa đơn: - Hóa đơn gốc, chứng từ có liên quan lưu trữ bảo quản theo TT02 CÁC BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM STT Tên biểu mẫu Ký hiệu - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứng từ theo tháng Mẫu BC-26/BC/HĐ - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứng từ theo năm Mẫu BC-29/BC/HĐ - Giấy đề nghị cấp hóa đơn M01.QT03.KT NGƯỜI BIÊN SOẠN Sổ phân phối hóa đơn NGƯỜI XEM XÉT M02.QT03.KT NGƯỜI PHÊ DUYỆT Trang 9/PL PHỤ LỤC 2: DANH SÁCH CÁC CÂU HỎI VÀ KẾT QUẢ KHẢO SÁT THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KSNB TẠI CÁC CÔNG TY BĐS Tp HCM Kết khảo sát Câu hỏi Có Khơng 10 10 16 13 11 Nhận xét chung A Phần đánh giá chung Hiện cơng ty có xây dựng hệ thống kiểm sốt nội khơng? Cơng ty có nhu cầu quan tâm đến xây dựng hệ thống kiểm sốt nội (nếu chưa có) Hầu hết cty chưa có KSNB, quan tâm đến KSNB B Mơi trường kiểm sốt Cơng ty có xây dựng văn quy định tính trực đạo đức cho tập thể nhân viên công ty không? Ban giám đốc, cấp cơng ty có có quan tâm đến tính trực đạo đức lời nói việc làm khơng? Cơng ty có phân cơng cơng việc cho nhân viên người, việc không? Cơng ty có quan tâm đến việc nâng cao lực cho nhân viên chương trình đào tạo nhằm nâng cao lực cho nhân viên làm việc khơng? Các định quan trọng có Hội đồng quản trị định thông qua họp khơng? Nhà quản trị cơng ty có điều hành hoạt động kinh doanh tồn cơng ty dựa triết lý kinh doanh khơng? (phải tn thủ pháp luật, thận trọng, thích rủi ro cao với lợi nhuận lớn, điều hành công ty với trật tự xác định sẵn…) Cơ cấu tổ chức phịng ban đơn vị có hợp lý khơng? 15 16 11 - Nhà quản trị quan tâm đến tính trực, đạo đức nhân viên Phân bổ nhân tương đối tốt - Tuy nhiên công ty khảo sát cho thấy nhà quản trị chưa thực trọng đến công tác đào tạo nhân viên quan tâm đến phúc lợi cho nhân viên Trang 10/PL 10 Trong cơng ty có văn quy định quyền hạn cho vị trí cần thiết khơng? Có ủy quyền hợp lý khơng? 11 Việc phân chia quyền hạn có gắn với trách nhiệm cụ thể rõ ràng khơng? 12 Trong cơng ty có phận nhân khơng? 13 Bộ phận nhân có xây dựng sách, thủ tục việc tuyển dụng, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải khen thưởng nhân viên khơng? 14 Cơng ty có tổ chức chương trình đào tạo cử nhân viên bồi dưỡng nâng cao kiến thức, kỹ làm việc không? 15 Cơng ty có lập quỹ khen thưởng, phúc lợi cho nhân viên không? 16 Môi trường làm việc cơng ty có tồn nguy dễ xảy gian lận không? 17 Nhân viên cấp thực nhiệm vụ có chịu sức ép lãnh đạo không? C Thiết lập mục tiêu, nhận dạng đánh giá rủi ro 18 Lãnh đạo công ty, phịng ban có đề mục tiêu, chiến lược, lên kế hoạch, phương án để đạt mục tiêu đề không? 19 Các phận cá nhân cơng ty có phân cơng thi đua đạt số tiêu cụ thể không? 20 Cơng ty có họp thơng báo mục tiêu, đánh giá rủi ro xây dựng mục tiêu không? 21 Đối với lĩnh vực bất động sản, thay đổi sách nhà nước có Ban giám đốc công ty quan tâm, lường trước rủi ro không? 22 Nhân viên phịng kế tốn có bị sức ép ảnh hưởng đến tính trung thực làm việc khơng? 23 Bộ phận kế tốn cơng ty có thường xun cập nhật quy định lĩnh vực bất động sản, thuế , kế toán… quy định hành liên quan khơng? D Hoạt động kiểm sốt 12 13 11 11 12 8 12 13 10 5 11 11 16 16 - Vẫn tồn nhiều bất cập công tác giao việc, ủy quyền phân chia trách nhiệm - 13/16 công ty khảo sát trả lời chịu sức ép cấp qúa trình thực nhiệm vụ - Chưa thực coi trọng việc thiết lập mục tiêu, chiến lược lên kế hoạch trình hoạt động - Sự thay đổi sách mối quan tâm hàng đầu hầu hết nhà quản trị doanh nghiệp BĐS Trang 11/PL 24 Trong công ty kế tốn có đảm nhận chức bảo quản tài sản không? 25 Người phê duyệt nghiệp vụ kế tốn có bảo quản tài sản khơng? 26 Nhân viên kế tốn có thực nghiệp vụ khơng (đi mua hàng hóa, thỏa thuận đền bù ) 27 Các chứng từ quan trọng có đánh số trước sử dụng khơng? 28 Chứng từ kế tốn có cập nhật cách kịp thời luân chuyển kịp thời, hợp lý khơng? 29 Cơng ty có phận lưu trữ sổ sách, văn giấy tờ quan trọng khác không? 30 Tất nghiệp vụ trước thực có phê chuẩn nhân viên quản lý phạm vi quyền hạn cho phép không? 10 11 13 15 8 16 11 5 11 10 15 13 12 14 11 12 12 11 - Hầu hết tách biệt chức kế toán bảo quản tài sản công ty - Tất nghiệp vụ phê chuẩn trước thực E Kiểm soát vật chất 31 Tài sản bàn giao cho phận sử dụng, có giao trách nhiệm bảo quản, bảo vệ tài sản của công ty không? 32 Định kỳ phịng ban có kiểm kê, đánh giá tài sản thuộc phận quản lý khơng? (đối chiếu giá trị sổ sách thực tế) 33 Có chế tài cho việc làm thất tài sản cơng ty khơng? 34 Đối với tài sản có giá trị lớn, theo dõi riêng tài sản khơng? 35 Cơng ty có th lực lượng bảo vệ cơng trình, dự án khơng? 36 Có sử dụng hệ thống an toàn khác để bảo quản tài sản (camera, báo trộm, két sắt…) 37 Công ty có nhân viên kiểm tra độc lập khơng? 38 Cơng ty có kiểm tra độc lập phận khác không? 39 Công ty sử dụng nhân viên cấp kiểm tra khơng? 40 Các phịng ban có lên kế hoạch q trình hoạt động khơng? 41 Có so sánh thực tế kế hoạch, hay dự tốn q trình hoạt động khơng? - Hầu hết cơng ty chưa có hệ thống KSNB hoạt động kiểm sốt vật chất cịn nhiều bất cập - Lơ công tác kiểm tra độc lập, kiểm tra chéo phận Trang 12/PL 42 Trong phòng định kỳ sau kết thúc q trình làm việc có đánh giá, rà sốt lại cơng việc thực khơng? F Thơng tin truyền thơng 43 Cơng ty có sử dụng hệ thống ERP q trình quản lý khơng? 44 Các phịng ban có trang bị phần mềm chun dụng khơng? (phần mềm kế tốn, kinh doanh, nhân sự…) 45 Mỗi thành viên cơng ty có tiếp nhận thị cấp qua văn không? 46 Mỗi thành viên công ty thường tiếp nhận thị cấp trực tiếp miệng? 47 Các phòng ban có thực báo cáo cần thiết lên cấp không? 48 Những thông tin nhận từ bên (nhà cung cấp, ngân hàng, khách hàng, …) có ghi chép truyền đạt lại cách xác khơng? 49 Các vấn đề nghiệp vụ phát sinh có ghi chép trình bày đầy đủ lên báo cáo cần thiết phận khơng? G Giám sát 50 Cơng ty có hoạt động nhằm phát bất thường phòng ban, phận không? 51 Khi phát bất cập q trình thực (nếu có) cơng ty có điều chỉnh kịp thời khơng? 52 Cơng ty có hoạt động tiếp nhận ý kiến, góp ý khách hàng hay nhà cung cấp khơng? (Hộp thư góp ý, mail, vấn trực tiếp…) 53 Cơng ty có thực kiểm tốn nội định kỳ khơng? 54 Cơng ty có thực kiểm tốn độc lập khơng? -Kết thúc - 13 13 13 16 15 14 14 10 14 10 6 10 11 - Ứng dụng tốt phát triển công nghệ thơng tin q trình lập báo cáo thơng tin truyền thông đến đối tượng cần thông tin doanh nghiệp - Báo cáo công việc trực tiếp lên cấp quản lý - Các doanh nghiệp chưa có HT KSNB k có hoạt động bất thường nhằm phát sai sót - Chưa trọng đến hoạt động kiểm toán nội Trang 13/PL PHỤ LỤC 3: DANH SÁCH CÁC CÔNG TY TIẾN HÀNH KHẢO SÁT STT Tên công ty Chức vụ Công ty CP Đầu Tư Địa ốc Hưng Phú Phó tổng GĐ tài Cơng ty TNHH Liên Doanh Riviera Cove Phó phịng kế tốn Keppel Land VN Financial Excutive Công ty TNHH Hà Khương Công ty CP Đầu tư Khang An Công ty Cổ Phần Vạn Phát Hưng Công ty TNHH MTV Địa ốc Bình Thạnh Cơng ty Cổ Phần Miền Nhiệt Đới Kế tốn Cơng ty TNHH Mỹ Thịnh Phú Kế tốn 10 Cơng ty Bất Động Sản Coldwell- Banker Việt Nam 11 Công ty CP Đầu tư Bất Động Sản HP 12 Cty TNHH Nhật Nam 13 Công ty Cổ Phần Đầu Tư Bất Động Sản Đại Đô Thành 14 Công ty Đầu Tư Địa Ốc Khang Điền 15 Công ty Cổ Phần Đầu Tư & Kinh Doanh Bất Động Sản Mỹ Phú 16 Công ty Liên Doanh Belwynn – Hưng Phú KT Kế toán trưởng P Giám đốc Phó phịng kế tốn Tp Nhân Kế tốn tổng hợp Kế tốn trưởng GĐ tài Nhân viên kinh doanh Kế toán tổng hợp Financial Controler