XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HỒ SƠ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI DẠNG SỐ TRÊN ĐỊA BÀN PHƯỜNG HÒA LỢI, THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƯƠNG ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN LÍ ĐẤT ĐAI & BẤT ĐỘNG SẢN BÁO CÁO TÓM TẮT ĐỀ TÀI: “XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HỒ SƠ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI DẠNG SỐ TRÊN ĐỊA BÀN PHƯỜNG HÒA LỢI, THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƯƠNG” Sinh viên thực Mã số sinh viên Lớp Ngành : VŨ THỊ MỸ HẠNH : 14124068 : DH14QL : QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI -TP Hồ Chí Minh, Tháng năm 2018- MỤC LỤC Trang DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT i DANH SÁCH CÁC HÌNH ẢNH ii DANH SÁCH CÁC BẢNG – SƠ ĐỒ iii ĐẶT VẤN ĐỀ .1 PHẦN I: TỔNG QUAN I.1 Cơ sở lý luận vấn đề nghiên cứu .2 I.1.1 Cơ sở khoa học .2 I.1.2 Cơ sở pháp lý I.1.3 Cơ sở thực tiễn .2 I.2 Khái quát địa bàn nghiên cứu I.3 Nội dung, phương pháp nghiên cứu I.3.1 Nội dung nghiên cứu I.3.2 Phương pháp phương tiện nghiên cứu I.3.3 Quy trình thực PHẦN II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU II.1 Đánh giá tình hình quản lý sử dụng đất địa bàn phường Hịa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương .5 II.1.1 Tình hình quản lý nhà nước địa bàn II.1.2 Hiện trạng sử dụng đất năm 2017 II.2 Đánh giá sở liệu địa chính, hệ thống hồ sơ địa kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai địa phương II.2.1 Đánh giá trạng sở liệu địa II.2.2 Đánh giá trạng quản lý sử dụng hệ thống hồ sơ địa .9 II.2.3 Đánh giá trạng quản lý sử dụng hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 12 II.3 Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 14 II.3.1 Scan (quét) hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 15 II.3.2 Xử lý biên tập nội nghiệp 16 III.3.3 Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 18 II.4 Ứng dụng phần mềm ViLIS 2.0 xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số .19 II.4.1 Xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 19 II.4.2 Đánh giá vai trò sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 29 II.5 Đánh giá hiệu sử dụng phần mềm ViLIS 2.0 việc xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 30 II.5.1 Thuận lợi .30 II.5.2 Khó khăn .30 II.5.3 Đánh giá hiệu sử dụng phần mềm ViLIS 2.0 việc xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 31 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .32 DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở liệu ĐKĐĐ Đăng ký đất đai MKĐĐ Mục kê đất đai GCN Giấy chứng nhận UBND Ủy ban nhân dân BTNMT Bộ Tài nguyên Môi trường CSDLĐĐ Cơ sở liệu đất đai CSDL Cơ sở liệu HSĐC Hồ sơ địa QSDĐ Quyền sử dụng đất BĐĐC Bản đồ địa TLĐĐ Tài liệu đo đạc VPĐKĐĐ Văn phòng đăng ký đất đai STNMT Sở Tài ngun mơi trường PTNMT Phịng Tài ngun mơi trường i DANH SÁCH CÁC HÌNH ẢNH Trang Hình 1: Sổ địa 11 Hình 2: Sổ theo dõi biến động đất đai 11 Hình 3: Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai bảo quản 13 Hình 4: Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai bảo quản tạm thời .13 Hình 5: Các thiết bị bảo quản kho lưu trữ 14 Hình 6: Thành phần hồ sơ sau thực gom file 17 Hình 7: Giao diện chỉnh sửa phần mềm Foxit .18 Hình 8: Giao diện tổ chức liệu CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 20 Hình 9: Giao diện kết nối CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 21 Hình 10: Giao diện nhập thơng tin hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ lần đầu 21 Hình 12: Giao diện nhập bổ sung hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 23 Hình 11: Giao diện tìm kiếm file hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 23 Hình 13: Giao diện tìm kiếm CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 24 Hình 14: Giao diện chuyển GCN thành lịch sử 24 Hình 15: Giao diện nhập thông tin đồng sử dụng 25 Hình 16: Giao diện chỉnh sửa thơng tin hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ cịn hiệu lực 26 Hình 17: Giao diện chỉnh sửa thơng tin lịch sử 26 Hình 18: Giao diện xóa giấy tờ hành .27 Hình 19: Giao diện xóa giấy tờ lịch sử 27 Hình 20: Giao diện xóa túi hồ sơ 28 Hình 21: Giao diện tìm kiếm CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 28 Hình 22: Giao diện liên kết CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ với CSDL địa 29 ii DANH SÁCH CÁC BẢNG – SƠ ĐỒ Trang Bảng 1: Diện tích sử dụng đất theo mục đích sử dụng năm 2017 Bảng 2: Hệ thống sổ địa địa bàn phường Hòa Lợi Bảng 3: Hệ thống sổ địa địa bàn phường Hòa Lợi 10 Bảng 4: Thống kê loại hồ sơ biến động từ tháng 8/2016 đến tháng 6/2017 12 Sơ đồ 1: Quy trình thực đề tài Sơ đồ 2: Quy trình xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 14 Sơ đồ 3: Quy trình xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 15 Sơ đồ 4: Quy trình xử lý nội nghiệp 17 Sơ đồ 5: Quy trình xây dựng kho hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ bổ sung 18 Sơ đồ 6: Quy trình ứng dụng ViLIS 2.0 xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 19 Sơ đồ 7: Mơ hình tổ chức liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số .19 iii Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh ĐẶT VẤN ĐỀ Phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương thực cơng tác số hóa theo thông tư 04/2013/TT-BTMT Bộ Tài nguyên Môi trường xây dựng sở liệu đất đai Tuy nhiên, thành phần hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai khơng số hóa đầy đủ làm ảnh hưởng đến q trình truy xuất thơng tin, thời gian bảo quản hồ sơ vĩnh viễn không đảm bảo…Chính thế, việc số hóa đầy đủ hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai nhu cầu cấp thiết đặt công tác quản lý đất đai Xuất phát từ thực tế phân công khoa Quản lý đất đai bất động sản Trường đại học Nông Lâm TP.HCM, thực đề tài nghiên cứu “Xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số địa bàn phường Hịa Lợi, thị xã Bến Cát, tình Bình Dương” Mục tiêu nghiên cứu Xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số hoàn chỉnh, thống đồng với sở liệu địa địa phương nhằm nâng cao độ xác củng cố tính pháp lý sở liệu địa Đồng thời, giúp đáp ứng yêu cầu bảo quản vĩnh viễn hệ thống hồ sơ pháp lý gốc ngành giúp rút ngắn thời gian giải dạng hồ sơ hành đất đai Đây tiền đề q trình tăng cường, hồn thiện đại hóa cơng tác quản lý Nhà nước đất đai địa phương Đối tượng nghiên cứu - Hệ thống hồ sơ địa chính, đồ địa chính, sở liệu địa tài liệu liệu khác có liên quan địa bàn - Chuẩn liệu địa quy định, quy trình liên quan đến việc xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số ngành - Một số phần mềm phục vụ trình xây dựng, quản lý khai thác sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số: PhanTom Boxit PDF, ViLIS 2.0 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi khơng gian: Phường Hịa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương - Phạm vi thời gian: Đề tài xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số từ kho hồ sơ lưu trữ quản lý địa phương từ tháng 5/2018 đến tháng 8/2018 - Phạm vi nội dung: Do giới hạn thời gian nghiên cứu nên đề tài thực thành phần hồ sơ chưa số hóa kết nối với sở liệu địa địa phương Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh PHẦN I: TỔNG QUAN I.1 Cơ sở lý luận vấn đề nghiên cứu I.1.1 Cơ sở khoa học I.1.1.1 Khái niệm hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai Khái niệm Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai tập hợp tài liệu thực để ghi nhận tình trạng pháp lý quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản gắn liền với đất quyền quản lý đất đất vào hồ sơ địa Thành phần - Giấy tờ pháp lý nguồn gốc thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất - Trích lục đồ địa - Chứng từ thực nghĩa vụ tài giấy tờ quan có thẩm quyền việc miễn, giảm nghĩa vụ tài đất đai, tài sản gắn liền với đất Cơ sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Cơ sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số hiểu hồ sơ thủ tục đăng ký tập hợp để lưu trữ dạng số tra cứu cần thiết sở số hóa hồ sơ địa dạng giấy I.1.2 Cơ sở pháp lý - Thông tư số 04/2013/TT-BTNMT ngày 24 tháng 04 năm 2013 Bộ Tài Nguyên Môi Trường quy định xây dựng sở liệu đất đai; - Quyết định số 22/2017/QĐ-UBND ngày 30 tháng 08 năm 2017 số vấn đề liên quan đến việc đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất địa bàn tỉnh Bình Dương I.1.3 Cơ sở thực tiễn Phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương có tổng số đồ địa 43 tờ Hiện nay, khối lượng thông tin liệu thông tin đất đai phường ngày nhiều, cần phải đảm bảo độ xác, truy cập nhanh chóng Do vậy, việc tin học hóa cơng tác quản lý đất đai nhiệm vụ trọng tâm phường Hòa Lợi Dựa đời phần mềm ViLIS 2.0 việc xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai cần thiết, việc số hóa hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai nhằm xử lý thông tin đất đai nhanh gọn, cắt giảm thời gian cập nhập biến động đất đai loại sổ dạng giấy, lưu trữ dễ dàng, truy xuất thơng tin nhanh chóng tiện lợi Bên cạnh đó, số hóa giúp kéo dài thời gian sử dụng tài liệu, thông tin cập nhập thường xuyên đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định Hồ sơ gốc số hóa lưu trữ sở liệu hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ thuận tiện công tác xác minh hồ sơ địa phương Tính Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh bảo mật tài liệu nâng cao theo chức bảo mật người giao trách nhiệm quản lý HSĐC I.2 Khái quát địa bàn nghiên cứu I.2.1 Vị trí địa lý Phường Hịa Lợi nằm phía đơng nam thị xã Bến Cát Phường có khu phố, bao gồm: An Hòa, Phú Nghị, Phú Hòa, Bến Đồn, An lợi, 01 Ngồi địa bàn có tuyến giao thông huyết mạch quốc lộ 13 tỉnh lộ 741 chạy qua Phường Hịa Lợi có vị trí địa lý, kinh tế, trị, quốc phịng quan trọng Tổng diện tích tự nhiên phường Hịa Lợi 1.705,3400 35.691 nhân khẩu, mật độ dân số 1.316 người/km2 I.2.2 Điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội Điều kiện tự nhiên: Phường Hịa Lợi có vị trí địa lý, kinh tế, trị, quốc phịng quan trọng Phường nằm tỉnh lộ 741 chạy qua theo hướng Bắc Nam cửa ngõ giao lưu kinh tế vùng lân cận Điều kiên kinh tế: Trong năm gần đây, thực chủ trương cơng nghiệp hóa - đại hóa Đảng nhà nước, kinh tế phường bước phát triển Tốc độ tăng trưởng bình quân năm đạt 22-23%, thu nhập bình qn đạt 45 triệu đồng/người/năm, góp phần cải thiện đời sống nhân dân Điều kiện xã hội: Trên địa bàn phường có nhà máy, xí nghiệp thuộc nằm phân tán địa bàn phường thuộc KCN Đơng An năm gần dân nhập cư địa phương tăng nhanh đáp ứng tốt nguồn lao động phục vụ phát triển kinh tế I.3 Nội dung, phương pháp nghiên cứu I.3.1 Nội dung nghiên cứu - Đánh giá tình hình quản lý sử dụng đất địa bàn nghiên cứu - Đánh giá sở liệu địa chính, hệ thống hồ sơ địa kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai địa phương - Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số - Ứng dụng phần mềm ViLIS 2.0 xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số - Đánh giá hiệu sử dụng phần mềm ViLIS 2.0 việc xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số I.3.2 Phương pháp phương tiện nghiên cứu I.3.2.1 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra thu thập số liệu, tài liệu - Phương pháp thống kê - Phương pháp chuyên gia - Phương pháp kế thừa - Phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin I.3.2.2 Phương tiện nghiên cứu - Phần Mềm Foxit Phantom PDF - Phần mềm Microsoft SQL 2012 Express - Phần mềm ViLIS 2.0 (phiên Enreprise) Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh I.3.3 Quy trình thực Cơ sở pháp lý Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai gốc Công tác chuẩn bị Máy scan (quét) Phân tích, đánh giá CSDL địa chính, hệ thống CSDL địa chính, kho hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Scan (quét) giấy tờ pháp lý bổ sung Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký ĐKĐĐ dạng số Xử lý, biên tập nội nghiệp Xây dựng kho hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số Liên kết kho hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số với CSDL địa Ứng dụng phần mềm ViLIS 2.0 xây dựng hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số Xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số Đánh giá hiệu phần mềm ViLIS 2.0 xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số Sơ đồ 1: Quy trình thực đề tài Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh Hình 7: Giao diện chỉnh sửa phần mềm Foxit III.3.3 Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Nguyên tắc gộp túi hồ sơ quét - File scan bổ sung tìm đến thư mục hồ sơ gốc có số tờ, số scan trước - Phải đổi tên File giấy tờ pháp lý theo thứ tự file giấy tờ scan trước số tiếp đến số n Tại chi nhánh Văn phòng ĐKĐĐ File scan (quét) lưu theo ngày biến động (các file không quản lý theo số tờ, file bị lộn xộn) Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số File scan thị xã Bến Cát Phường Chánh Phú Hòa Phường Tân Định Phường Thới Hòa HL-12-761-5.2018 HL-19-921-5.2018-G Phường Hòa Lợi Phường Mỹ Phước HL-19-921-5.2018 HL-19-921-5.2018-HS1 Xã An Tây Xã Phú An Xã An Điền HL-n-n-n.n HL-19-921-5.2018-HS2 Sơ đồ 5: Quy trình xây dựng kho hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ bổ sung 18 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh Thao tác Bước 1: Tạo thư mục file scan thị xã Bến Cát (thư mục kho) Đây thư mục lưu trữ toàn hồ sơ số (file pdf) thị xã Bến Cát, thư mục kho coi kho CVPĐKĐĐ chứa toàn File phường, xã địa bàn thị xã Bến Cát Bước 2: Tạo thư mục cho phường, xã bên thư mục kho Thư mục làm nhiệm vụ lưu trữ toàn thư mục hồ sơ gốc phường Trong thư mục chứa tất file scan phường lưu theo ngày biến động Bước 3: Tạo thư mục hồ sơ gốc Là thư mục lưu trữ cuối cấu trúc lưu kho Thư mục tương ứng với túi hồ sơ gốc thực tế kho Trong thư mục chứa toàn file số hồ sơ túi hồ sơ gốc giấy chứng nhận có túi hồ sơ gốc II.4 Ứng dụng phần mềm ViLIS 2.0 xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số Đánh giá vai trò CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Sơ đồ 6: Quy trình ứng dụng ViLIS 2.0 xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ II.4.1 Xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Mơ hình tổ chức liệu CSDL hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Túi hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ gốc GCN File số (pdf) GCN GCN thứ n Thơng tin vị trí hồ sơ kho Các file số chung cho túi hồ sơ File số (pdf) File số n (pdf) File số n (pdf) Sơ đồ 7: Mơ hình tổ chức liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Túi hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai: Là túi hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai gốc tương ứng với túi hồ sơ lưu trữ thực tế kho (một túi hồ sơ có nhiều GCN) Một túi hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ bao gồm thông tin nhiều 19 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh GCN Ngoài túi hồ sơ có thơng tin lưu file mang thông tin lưu trữ chung cho túi hồ sơ (đối với trường hợp đồng quyền) Giấy chứng nhận: Lưu trữ thông tin giấy chứng nhận độc lập có túi hồ sơ Bao gồm thơng tin chủ (tên chủ, số CMND, địa thường trú), (số tờ, số thửa, địa đất), thông tin giấy chứng nhận (số phát hành, sổ vào sổ, ngày vào sổ, số hồ sơ gốc…), file số (file pdf) giấy tờ xác định đầy đủ thành phần hồ sơ (ngoại trừ giấy tiếp nhận hồ sơ hẹn trả kết quả, phiếu kiểm sốt trình giải hồ sơ) Hình 8: Giao diện tổ chức liệu CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Tuy nhiên thực Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai thơng tin thể vị trí lưu hồ sơ thực tế kho không điền vào (do công tác lưu trữ vào kho thực sau công tác scan (quét) kết nối vào sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai) điều làm ảnh hưởng đến cơng tác tìm kiếm cần thiết Nhập hồ sơ quét từ tập tin lưu trữ dạng PDF a Trường hợp GCN quyền sử dụng đất cấp lần đầu Ví dụ: Bà Văn Thị Huỳnh, năm sinh 1954, CMND số: 28012735, địa thường trú: phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương sở hữu đất số: 1055, tờ số: 4, diện tích 7.043,7 m2, mục đích sử dụng đất: đất trồng câu năm khác, số hiệu GCN CE 234753, thực việc đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu Tất thành phần hồ sơ nêu scan (quét) xử lý đưa vào xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số sau: Thao tác: Bước 1: Mở phân hệ CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ điền thông số kết nối phù hợp → Kết nối 20 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh Hình 9: Giao diện kết nối CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Bước 2: Vào CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ → Chọn loại GCN→ Nhập số hiệu giấy chứng nhận để tìm kiếm thơng tin giấy chứng nhận Sau chọn Lấy thơng tin đăng ký để đưa thông tin từ ViLIS qua CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ → chọn File hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ để tạo đường dẫn đến CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ, giúp dễ dàng tìm kiếm cần thiết → Lưu Ở bước ý: Chọn loại GCN phù hợp, điền số hiệu GCN, số vào sổ - Chọn File để chọn đường dẫn đến file scan GCN File để chọn đường dẫn đến file scan giấy tờ pháp lý HS - Chọn Hình 10: Giao diện nhập thơng tin hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ lần đầu Kết quả: Qua trình thực đề tài tiến hành thực cho trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu, thành phần hồ sơ số hóa đầy đủ độ xác cao đáp ứng nhu cầu cấp thiết phường, hồ sơ đưa vào lưu trữ sử dụng thành công 21 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh b Trường hợp chuyển quyền GCN quyền sử dụng đất Ví dụ: Bà Nguyễn Thị Kim Ca, năm sinh: 1983, CMND số: 280792246, địa thường trú: phường Mỹ Phước, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương sở hữu đất số: 921, tờ đồ: 19, địa đất: phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, mục đích sử dụng đất: đất trồng năm khác, số hiệu giấy chứng nhận CL 689665, ngày biến động 31/05/2018 Nhận chuyển nhượng QSDĐ từ bà Phan Trần Phương Loan Thành phần hồ sơ gồm: + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất (Nguyễn Thị Kim Ca) + Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất + Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất + Trích lục đồ địa + Tờ khai lệ phí trước bạ nhà, đất + Tờ khai thuế thu nhập cá nhân + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất (Phan Trần Phương Loan) Theo quy định thông tư 04/2013/TT-BTNMT xây dựng CSDL đất đai thành phần hồ sơ nêu thực scan (quét) có sở liệu địa gồm: + GCN quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản gắn liền với đất (Nguyễn Thị Kim Ca) + Trích lục đồ địa + Tờ khai lệ phí trước bạ nhà, đất + Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất Nhận thấy tầm quan trọng việc thực đủ đầy giấy tờ pháp lý giúp cho việc khai thác diễn nhanh chóng cần thao tác tìm kiếm đơn giản tìm kiếm đầy đủ hồ sơ, đồng thời giảm thời gian lục kho tìm kiếm hồ sơ dẫn đến tình trạng hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng giấy bị hư hỏng, thất lạc trình sử dụng Do đó, thực scan (quét) giấy tờ pháp lý cịn lại giúp q trình tìm kiếm lưu trữ trở nên thuận tiện Thành phần hồ thực số hóa bổ sung: + Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất + Tờ khai thuế thu nhập cá nhân + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất (Phan Trần Phương Loan) Do File hồ sơ thực kết nối với CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số nên việc thực bổ sung file vào CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số thực sau: Thao tác: Bước 1: Đăng nhập CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ → điền vào sổ đất, số thửa→ nhấn tìm kiếm, việc tìm kiếm cho biết hồ sơ quét CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Trong trường hợp hồ sơ quét lưu trữ 22 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh Hình 12: Giao diện tìm kiếm file hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Bước 2: Sau hiển thị kết tìm kiếm nhấn đúp chuột vào kết vừa tìm được, chọn file để dẫn file scan giấy tờ bổ sung→ Bấm lưu Hình 11: Giao diện nhập bổ sung hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai Kết quả: Qua trình thực đề tài thực 95 trường hợp, thực scan (quét) kết nối bổ sung giấy tờ pháp lý cịn lại giúp cho q trình khai thác nhanh hơn, tăng hiệu tìm kiếm hồ sơ c Trường hợp đồng sử dụng Ví dụ: Bà Nguyễn Thị Oanh sinh năm 1988, CMND: 172778675 địa xã Hoằng Phượng, huyện Hoằng Hóa, tỉnh Thanh Hóa, sử dụng đất với ông Nguyễn Văn Chương sinh năm 1988, CMND: 172780911, sở hữu đất 830, tờ đồ: 14, diện tích: 176 m2, mục đích sử dụng đất: đất trồng lâu năm, địa đất: phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, số hiệu GCN CG 919295 CG 919296, ngày biến động 14/03/2017, nhận chuyển nhượng từ ơng Thái Dỗn Bột 23 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh Tất thành phần nêu thực scan (quét) đầy đủ để thực công tác lưu trữ tìm kiếm Thao tác: Bước 1: Vào CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ → điền số tờ, số mục đích tra cứu tìm hồ sơ trước thay đổi Sau chọn tìm kiếm→ chọn kết tìm Hình 13: Giao diện tìm kiếm CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Bước 2: Chọn Chuyển thành LS đưa GCN lịch sử → Có, việc chuyển giấy chứng nhận lịch sử để dẫn file hồ sơ vào CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Hình 14: Giao diện chuyển GCN thành lịch sử Bước 3: Điền số hiệu giấy chứng nhận → lấy thông tin đăng ký từ ViLIS qua CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ, hiển thị bảng thêm giấy chứng nhận → Yes Sau thông tin giấy chứng nhận đồng quyền lấy từ ViLIS qua CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ tiến hành kết nối file sau: 24 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh File HS quét vào file chung CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ File giấy chứng nhận G1 tương ứng với tên chủ CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ vào File 1→ Lưu File giấy chứng nhận G2 tương ứng với tên chủ CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ vào File 1→ Lưu Hình 15: Giao diện nhập thông tin đồng sử dụng Kết quả: Đã thực hồ sơ với độ xác cao, đáp ứng nhu cầu cấp thiết phường Ngoài CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ giúp cho phường thực tốt công tác quản lý đất đai phục vụ tốt công tác đăng ký cấp giấy chứng nhận… Chỉnh sửa thông tin CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ a Chỉnh sửa thông tin CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ hiệu lực: chỉnh sửa thơng tin nằm giao diện (giao diện nhập mới) túi hồ sơ Việc chỉnh sửa chương trình thay đổi thơng tin cho với nội dung thông tin túi hồ sơ gốc Thao tác Bước 1: Vào Menu CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ → Tra cứu, tìm kiếm (Ctrl + T) giao diện tìm kiếm hồ sơ quét xuất Nhập tiêu tìm kiếm (theo số tờ, số thửa, số hiệu giấy chứng nhận…) → Nhấn tìm kiếm để thực tìm kiếm hồ sơ Bước 2: Sau tìm kiếm có kết nhấn đúp chuột → thơng tin hồ sơ cần chỉnh sửa Giao diện chỉnh sửa thông tin hồ sơ quét xuất giống với giao diện nhập hồ sơ - Thơng tin chỉnh sửa giấy chứng nhận là: + Thông tin mô tả giấy chứng nhận, thông tin tờ, thửa, địa chỉ, tên đường + Xóa file ảnh hồ sơ quét lưu trữ: Nhấn chuột vào nút đường dẫn file ảnh tương ứng bị xóa đồng thời file pdf thư mục lưu trữ bị xóa + Chọn để thêm đường dẫn file ảnh bổ sung 25 Ngành: Quản lý đất đai + Chọn SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh để xem thông tin file hồ sơ số Sau chỉnh sửa xong, chọn nút Lưu để cập nhật thông tin vào CSDL Hiện thông báo cập nhập thành cơng Hình 16: Giao diện chỉnh sửa thơng tin hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ cịn hiệu lực b Chỉnh sửa thông tin phần lịch sử hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai Thao tác Bước 1: Tìm túi hồ sơ để chỉnh sửa: tìm theo giấy nhất, giấy lịch sử giao diện tìm kiếm, nhấn đúp chuột vào túi hồ sơ tìm Bước 2: Nhấn vào nút Nhập lịch sử để xem giấy chứng nhận lịch sử, giao diện nhập thông tin lịch sử chọn xem tồn túi hồ sơ Hình 17: Giao diện chỉnh sửa thông tin lịch sử 26 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh Lưu ý: Việc chỉnh sửa thông tin CSDL hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai công việc mà thực được, người phân quyền CSDL (nhân viên tổ lưu trữ thực kết nối File scan (quét) với CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ) thực chỉnh sửa Việc chỉnh sửa ghi rõ nhật ký chỉnh sửa CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Xóa hồ sơ quét a Xóa giấy tờ túi hồ sơ - Xóa giấy tờ hành: xóa GCN danh sách giấy chứng nhận nằm giao diện (giao diện nhập mới) túi hồ sơ Việc xóa giấy chứng nhận chương trình xóa thơng tin giấy chứng nhận khỏi túi hồ sơ (xóa khỏi CSDL) xóa file pdf giấy chứng nhận (gồm giấy tờ) khỏi thư mục lưu trữ máy chủ Hình 18: Giao diện xóa giấy tờ hành - Xóa giấy tờ lịch sử: Thực giao diện nhập thơng tin lịch sử Việc xóa giấy chứng nhận chương trình xóa thơng tin giấy chứng nhận khỏi túi hồ sơ (xóa khỏi CSDL) xóa file pdf giấy chứng nhận (gồm giấy tờ) khỏi thư mục lưu trữ máy chủ Hình 19: Giao diện xóa giấy tờ lịch sử b Xóa túi hồ sơ Vào Menu CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ/Danh sách hồ sơ Ctrl + D, nhập điều kiện tìm kiếm túi hồ sơ (thơng thường theo số hiệu giấy chứng nhận, số hồ sơ gốc, tên chủ…) Nhấn Enter để thực việc tìm kiếm hồ sơ 27 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh + Click chọn túi hồ sơ cần xóa + Chọn để xóa túi hồ sơ Hình 20: Giao diện xóa túi hồ sơ Nhân viên tổ lưu trữ có trách nhiệm xậy dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số có thẩm quyền xóa giấy tờ túi túi hồ sơ Liên liết hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai với sở liệu địa Ví dụ: Bà Nguyễn Thị Kim Ca, năm sinh 1983, CMND số: 2807922246, địa thường trú: phường Mỹ Phước, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương, sở hữu đất số 921, tờ đồ sơ 19, diện tích: 136 m2, mục đích sử dụng đất: Cây hàng năm khác, số phát hành CL 689665, ngày biến động: 31/05/2018, nhận chuyển nhượng từ bà Phan Trần Phương Loan Thao tác: Bước 1: Vào CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ → điền số tờ, số thửa, mục đích tra cứu tìm hồ sơ trước thay đổi Sau chọn tìm kiếm→ chọn kết vừa tìm Hình 21: Giao diện tìm kiếm CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ Bước 2: Sau hiển thị kết tìm kiếm nhấn đúp chuột vào kết vừa tìm → chọn hiển thị file hồ sơ thủ tục liên kết 28 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh Hình 22: Giao diện liên kết CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ với CSDL địa Kết quả: Qua trình thực đề tài thực liên kết cho 109 trường hợp hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai với CSDL địa chính, để đảm bảo tính thống khơng gian thuộc tính đất, giúp q trình quản lý dễ dàng chặt chẽ II.4.2 Đánh giá vai trò sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Đối với việc quản lý, lưu trữ sử dụng hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai Trong tiến trình cải cách hành nhà nước vai trị vị trí cơng tác quản lý, lưu trữ quan trọng: Quản lý, lưu trữ, khai thác tập trung toàn hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai tạo tối ưu cho người sử dụng Thông qua sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai người sử dụng tăng khả tiếp cận, sử dụng nhanh chóng, xác tiện lợi CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thơng tin cách dễ dàng, giảm chi phí tối đa cho việc quản lý tài liệu lưu trữ, tiết kiệm không gian bảo quản tài liệu lưu trữ cách tương đối, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc, tránh tình trạng hư hỏng trình khai thác sử dụng Đối với việc giải hồ sơ đất đai ngành - Góp phần quan trọng đảm bảo đầy đủ thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho quản lý Nhà nước đất đai Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý đất đai ngành - Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải hồ sơ đất đai nhanh chóng suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu công tác quản lý Nhà nước đất đai nước ta - Là công cụ tra cứu, tìm kiếm nhanh phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ địa giải hồ sơ 29 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh - Hỗ trợ công tác lưu trữ, cập nhật, tra cứu hồ sơ địa nhanh chóng, thuận tiện đáp ứng nhu cầu quản lý sử dụng ngày cao địa phương nói riêng nước nói chung - Góp phần xây dựng hệ thống thơng tin đất đai đầy đủ toàn đáp ứng yêu cầu sử dụng ngành - Giúp giải phóng khối công việc vụ, tốn thời gian, công sức trình tìm kiếm, tra cứu hồ sơ, tài liệu, giảm thiểu thời gian thụ lý hồ sơ - Tăng độ xác giải hồ sơ - Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai số hóa đầy đủ lưu trữ CSDL thuận tiện việc xác minh hồ sơ - Thông tin đất đai cung cấp minh bạch, kịp thời đến người dân đơn vị quan II.5 Đánh giá hiệu sử dụng phần mềm ViLIS 2.0 việc xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số II.5.1 Thuận lợi - Phần mềm ViLIS 2.0 cung cấp mơi trường làm việc thống nhất, quy trình hóa kiểm sốt chặt chẽ, cho phép liên thơng phận xử lý nghiệp vụ khác nhau, tăng cường khả quản lý hồ sơ giao dịch đất đai, hỗ trợ trực tiếp cải cách hành quản lý đất đai - Phần mềm ViLIS 2.0 có giao diện tiếng Việt gần gũi với chuyên môn Một ưu điểm bật ViLIS 2.0 giúp đơn giản hóa sử dụng phần mềm tránh nguyên nhân chủ quan khai thác sử dụng phần mềm - Phần mềm ViLIS 2.0 hệ thống phần mềm bao gồm nhiều mô đun khác nhau, môđun cung cấp nhóm cơng cụ để thực nội dung công tác quản lý đất đai khác có mơđun quản lý sở liệu địa chính: đồ địa chính quy hồ sơ địa - Tính bảo mật CSDL cao; khả xử lý nhanh, mạnh tiết kiệm nhiều thời gian - Các phần mềm xử lý đồ thường u cầu máy tính có cấu hình cao Tuy nhiên phần mềm ViLIS 2.0 thiết kế để máy tính địa phương với cấu hình thấp vận hành Đây ưu điểm cho phép triển khai ViLIS diện rộng - Các bước thực việc xử lý phần mềm theo trình tự cụ thể, có hệ thống từ giúp cho người sử dụng nâng cao trình độ chun mơn II.5.2 Khó khăn - Mỗi địa phương có đặc thù riêng quản lý khác nên chương trình phải có điều chỉnh chạy tiện ích - Chi phí để hồn thiện xây dựng CSDL địa hồn chỉnh cao - Khả thao tác CSDL tương đối tốt khả đo vẽ, thành lập đồ chưa thực hiện, cịn phải phụ thuộc vào phần mềm khác 30 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh - Hệ thống văn pháp luật ngành chưa thật hoàn thiện Chính phủ ngành thường xuyên ban hành văn hướng dẫn bổ sung Đây trở ngại lớn cho công tác triển khai phần mềm II.5.3 Đánh giá hiệu sử dụng phần mềm ViLIS 2.0 việc xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số Hiệu kỹ thuật - Sản phẩm cập nhập, chỉnh lý phần mềm ViLIS 2.0 khắc phục nhược điểm lâu dài đồ số - Giúp đồng CSDL cáo cách thống nhất, xác theo quy định Bộ TN&MT tạo mối quan hệ chặt chẽ cấp quản lý với người sử dụng đất - Quá trình cập nhập, chỉnh lý phương pháp thủ công truyền thống nhiều thời gian đồng thời khơng đảm bảo độ xác, với ViLIS q trình thực nhanh chóng, đảm bảo độ xác, đáp ứng yêu cầu kĩ thuật theo quy định Bộ TN&MT - Việc cập nhật liệu tính đồng với liệu khơng gian giúp cho công tác xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ thực xác, nhanh chóng, rút ngắn thời gian cho cán chuyên môn tiết kiệm chi phí cho người sử dụng đất q trình thác thông tin thông tin đất đai Hiệu kinh tế - Tiết giảm đáng kể khối lượng công việc từ khâu cập nhật, khai thác, chỉnh lý, bảo quản… - CSDL có khả quản lý, cập nhật, chỉnh lý, xử lý khối lượng hồ sơ lớn thời gian ngắn, đạt hiệu kinh tế cao - Giảm mức tối thiểu nhân lực, tạo điều kiện cho xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai nhanh chóng, chặt chẽ, xác, giảm nhiều chi phí q trình tác nghiệp - Quá trình xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ nhanh chóng nhiều lần so với phương pháp thủ công truyền thống Đặc biệt thuận tiện nhanh chóng việc tra cứu tổng hợp thông tin Hiệu thời gian - Phần mềm ViLIS 2.0 có khả xử lý chuyển đổi qua lại hai hệ thống thông tin thuộc tính thơng tin đồ kết hợp nhanh chóng - Tiết kiệm thời gian, nhân lực tạo dễ dàng xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ - Phục vụ hiệu mặt thời gian độ xác q trình xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ cán quản lý đất đai địa phương - Khắc phục nhược điểm mặt thời gian hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng giấy 31 Ngành: Quản lý đất đai SVTH: Vũ Thị Mỹ Hạnh KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận Sau trình thực đề tài đạt kết sau: (1) Số hóa bổ sung cho 109 trường hợp, đó: trường hợp đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu, 95 trường hợp chuyển quyền sử dụng đất trường hợp đồng quyền sử dụng đất; (2) Kết nối file scan (quét) bổ sung cho 109 trường hợp vào sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai; (3) liên kết sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai với sở liệu địa với kết đạt góp phần hồn thiện nâng cao độ xác sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai phường Hịa Lợi góp phần nâng cao hiệu quản lý đất đai địa phương Xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương cần thiết nhằm bước tiến tới tự động hóa số công đoạn việc quản lý liệu đất đai, kết hợp với việc số hóa bổ sung thêm giấy tờ giúp cho địa phương có sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai hồn chỉnh, góp phần nâng cao cơng tác quản lý hồ sơ địa chính, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý nhà nước đất đai cấp nhằm khai thác, sử dụng, quản lý tài nguyên đất đai, cách hợp lý, đạt hiệu kinh tế cao, tiến đến đại hóa cơng tác quản lý đất đai nhằm khai thác tốt quản lý tốt tài nguyên vô quý giá Tóm lại kết đạt cho thấy, xây dựng sở liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số cần thiết nhằm nâng cao tính xác củng cố tính pháp lý CSDL địa chính, góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý hồ sơ địa Đồng thời, giúp đáp ứng yêu cầu bảo quản vĩnh viễn hệ thống hồ sơ pháp lý gốc ngành rút ngắn thời gian giải dạng hồ sơ hành đất đai Kiến nghị Từ thực trạng xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai địa phương, đề tài đưa số kiến nghị sau: - Cơng tác số hóa hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ cần phải thực thường xuyên đầy đủ thành phần hồ sơ gốc để phục vụ cho công tác lưu trữ sử dụng - Với biến động đất đai đời nhiều văn hướng dẫn nay, phần mềm cần phải luôn cập nhật nâng cấp để đáp ứng yêu cầu xã hội, phục vụ tốt cho công tác quản lý đất đai - Cần đầu tư trang thiết bị, máy móc, sở hạ tầng phần mềm ứng dụng đem lại hiệu công việc cao cho địa phương - Công tác cập nhập sổ địa cần thực thường xuyên kịp thời - Phần mềm ViLIS 2.0 quản lý đất đai cho phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương nên cịn số trở ngại q trình sử dụng, cần có nhiều thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu, thống làm việc theo quy trình cho hiệu 32