giới thiệu về mail client

Mail client là một phần mềm đầu cuối cho phép ngời sử dụng th điện tử có thể sử dụng một các chức năng cơ bản sau: + Lấy th gửi đến.. Các tính năng cao của Mail Client Ngoài các tính năn

giới thiệu về mail client 2.1 Các tính năng cơ bản của một Mail Client

Mail client là gì? Mail client là một phần mềm đầu cuối cho phép ngời sử dụng th điện tử có thể sử dụng một các chức năng cơ bản sau:

+ Lấy th gửi đến

+ Đọc th điện tử

+ Gửi và trả lời th điện tử

+ Lu th điện tử

+ In th điện tử

+ Quản lý việc gửi và nhận th

2.2 Các tính năng cao của Mail Client

Ngoài các tính năng cơ bản cho phép ngời dùng có thể sử dụng th điện tử Các phần mềm Mail Client thờng đợc kết hợp thêm nhiều tính năng để giúp cho

ng-ời dùng sử dụng th điện tử một cách dễ dàng, an toàn và hiệu quả

2.2.1 Giới thiệu quản lý địa chỉ

Ngày nay thời đại thông tin, các giao dịch thơng mại, liên hệ đối tác và thăm hỏi ngời thân sử dụng th điện tử là rất nhiều Do đó các phần mềm Mail Client th-ờng cung cấp cho ngời dùng các công cụ cho phép quản lý địa chỉ th điện tử một cách hiệu quả nhất

Thờng các phần mềm Mail Client sử dụng cửa sổ quản lý địa chỉ hay còn gọi

là address book Nó cho phép ngời dùng Mail Clien có thể quản lý địa chỉ th quản

lý của ngời dùng một cách hiệu quả đồng thời cho phép chia sẻ danh sách đó với ngời dùng khác

2.2.2 Giới thiệu lọc th

Trên Internet lợng thông tin là rất nhiều nhng trên đó có đủ loại thông tin: tốt

có, xấu có Th điện tử cũng vậy, do đó không chỉ tại máy chủ th điện tử có khả năng hạn chế, phân loại xử lý th điện tử mà Mail Client cũng cho phép ngời dùng Mail Client có khả năng chặn các th không mong muốn theo địa chỉ, hay theo từ khoá bất kỳ giúp ngời dùng không phải mất nhiều thời gian phân loại và xử lý những th không có ích

Ngoài ra bộ lọc th còn cho phép ngời dùng phân loại th, sắp xếp, quản lý th một cách hiệu quả

2.2.3 Giới thiệu chứng thực điện tử

Digital IDs là một xác thực điện tử tơng tự nh giấy phép , hộ chiếu đối với con ngời Bạn có thể dùng Digital ID để xác nhận bạn có quyền để truy nhập thông tin hoặc vào các dịch vụ trực tuyến

Buôn bán ảo, ngân hàng điện tử và các dịch vụ thơng mại điện tử khác ngày càng thông dụng và đem đến cho ngời dùng nhiều thuận lợi và tiện dụng, nó cho phép bạn ngồi tại nhà có thể làm đợc mọi việc Nhng dù sao bạn cũng phải quan tâm nhiều về vấn đề riêng t và bảo mật, chỉ mã hoá dữ liệu thôi cha đủ, nó không xác định đợc ngời gửi và ngời nhận thông tin đợc mã hoá Không có các biện pháp bảo vệ đặc biệt thì ngời gửi hoặc nội dung có thể bị giả mạo Địa chỉ Digital ID cho phép bạn giải quyết vấn đề đó, nó cung cấp một đoạn mã điện tử để xác định từng ngời Sử dụng kết hợp với mã hoá dữ liệu nó cho phép một giải pháp an toàn khi chuyển bức điện từ ngời gửi đến ngời nhận

2.3 Giới thiệu về một số Mail Client

Có rất nhiều chơng trình Mail Client Nhng may mắn thay là phần lớn chúng hoạt động tơng tự nh nhau Pine, Eudora, SPRYMail, Group wise là những chơng trình Mail Client thông dụng nhất Ngoài ra phần tiếp theo sẽ giới thiệu về hai phần mềm Mail Client rất thông dụng trên nền hệ điều hành Windows là Netscape Mail

và Outlook Express

2.4 Các tham số chung cài đặt Mail Client

Tuy rất nhiều loại Mail Client, nhng để cài đặt đợc chúng bạn chỉ cần có một hòm th đã đợc đăng ký với ISP (Internet Service Prpvider) và nắm đợc nguyên lý một số tham số chung Chúng ta sẽ trình bày chúng dới đây và lấy ví dụ với hộp th support@vnn.vn đã đợc đăng ký tại công ty VDC (Việt Nam Data Communication Company – Công ty Điện toán và Truyền số liệu)

 Display name: Tên hiển thị của hộp th

Ví dụ: Hộp th hỗ trợ của công ty VDC.

 E-mail address: Địa chỉ E-mail của hộp th

Ví dụ:support@vnn.vn.

 Incoming Mail Server: Địa chỉ Mail Server làm chức năng nhận th về.

Địa chỉ này do ISP cung cấp cho bạn

Ví dụ: mail.vnn.vn.

 Server type (of incoming mail server): Kiểu Mail Server nhận th của bạn.

Gồm những loại sau: POP3, IMAP, HTTP Tuỳ theo ISP hỗ trợ loại server type nào

mà bạn có thể chọn lựa

Ví dụ nh công ty VDC hỗ trợ IMAP và POP3 cho các hòm th @vnn.vn

 Outgoing Mail Server: Địa chỉ Mail Server làm chức năng gửi th đi Địa

chỉ này do ISP cung cấp cho bạn

Ví dụ: smtp.vnn.vn

 Account name: Tên tài khoản, chính là phần trớc phần @ trong địa chỉ

th của bạn

Ví dụ: support

 Password: Là mật khẩu hộp th của bạn Mật khẩu này do bạn đặt ra khi

đăng ký tài khoản th với ISP

2.5 Giới thiệu sử dụng phần mềm Mail Client

Trên Internet có rất nhiều loại Mail Client khác nhau nhng hai phần mềm thông dụng nhất là Outlook Express của hãng Microsoft và Netscape Mail của hãng Netscape Đồng thời đó cũng là hai phần mềm sử dụng dễ dàng, tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ ngời sử dụng

2.5.1 Cài đặt chơng trình Outlook Express

- Bớc 1: Chọn Start/Program/Outlook Express, hoặc nhấn vào biểu tợng

Outlook Express trên màn hình để khởi động chơng trình.

- Bớc 2: Chọn Menu Tools/Account.

- Bớc 3: Chọn tiếp mục Mail / Add / Mail, Outlook sẽ lần lợt hỏi bạn về từng

thông số và hớng dẫn bạn theo từng bớc

- Display name: Tên đầy đủ của bạn

Ví dụ: Hỗ Trợ Dịch Vụ-VDC1

- E-mail address: Địa chỉ E-mail của bạn.

- Incoming Mail (POP3) Server: Gõ địa chỉ Mail Server chứa hộp th nhận về

của bạn (Địa chỉ này tuỳ thuộc vào ISP bạn đăng ký)

Ví dụ: mail.vnn.vn

- Outgoing Mail (SMTP) Server: Gõ địa chỉ Mail Server chứa hộp th gửi đi

Ví dụ: mail.vnn.vn sau đó bạn ấn next -> sẽ xuất hiện cửa sổ tại ô

- Account name: Bạn gõ tên hộp th của bạn (phần trớc @ trong địa chỉ th của

bạn)

Ví dụ: support1

- Password: Là mật khẩu hộp th của bạn (có thể để trống nh đã trình bày ở

trên)

- Bớc tiếp theo nhấn chuột vào Next ->cuối cùng bạn nhấn vào Finish để kết

thúc quá trình cài đặt

2.5.2 Sử dụng phần mềm Outlook Express

Tại giao diện chính của chơng trình Outlook Express (sau khi khởi tạo

ch-ơng trình vào Start/Program/Outlook Express, hoặc nhấn vào biểu tợng Outlook Express trên màn hình).

Trên thanh công cụ của Outlook Express có các nút chức năng sau:

+ New Mail: Soạn th mới.

+ Reply: Phúc đáp lại ngời gửi.

+ Reply All: Phúc đáp lại ngời gửi và những ngời đồng nhận.

+ Forward: Chuyển tiếp bức th cho ngời thứ ba.

+ Print: In th.

+ Delete: Xoá th.

+ Send/Recv: Tạo kết nối tới Mail Server để nhận và gửi th.

+ Addresses: Sổ lu địa chỉ tạo sẵn.

+ Find: Dùng để tìm th

Trên cửa sổ các folders có những chức năng chính sau:

- Inbox: Chứa những th nhận về.

- Outbox: Chứa những th đã soạn và chờ gửi đi.

- Send Items: Sao lại những th đã gửi.

- Deleted Items: Chứa những th đã xoá.

Ngoài các folders chính trên các bạn có thể tạo các folders của riêng mình để thuận tiện trong việc quản lý th Trên thanh menu của giao diện Outlook Express,

chọn File/Folder/New để tạo Folder riêng cho mình.

a Gửi và nhận th điện tử

Soạn th mới:

Nhấn chuột vào nút New mail trên thanh công cụ hoặc chọn Menu Message -> New Message để soạn th mới

- Trong trờng To : Gõ vào địa chỉ E_mail ngời nhận.

- Trong trờng Cc :(carbon copy ): Gõ vào địa chỉ E_mail ngời đồng nhận th

- Trong trờng Bcc (Blind carbon copy): Gõ vào địa chỉ E_mail của ngời muốn gửi,ví dụ nh bichngoc@hotmai.com Trong trờng hợp này ngời nhận th (hotmail.com) không biết E_mail này đợc gửi cho bao nhiêu ngời và ngợc lại

- Trong trờng Subject : Gõ vào tiêu đề bức th

Gửi th đi

Bạn có thể soạn thảo một vài bức th và cất chúng vào Outbox trớc khi kết nối Internet.Trờng hợp máy tính của bạn đã kết nối Internet (Online) , nhấn chuột vào nút Send and Receive tất cả th của bạn lu trong Outbox sẽ lập tức đợc chuyển đi và

đồng thời nhận những th mới gửi về Inbox

Trờng hợp soạn song th và chuyển vào Outbox mới kết nối Internet nhấn vào nút Send/recv trên thanh công cụ , xuất hiện cửa sổ chơng trình

Tại đó ta gõ vào:

 User name : Tên truy nhập mạng

 Pass word : Mật khẩu truy nhập mạng

Sau đó nhấn vào Connect phần mềm quay số kết nối vào Mail Server và cửa

sổ chơng trình xuất hiện Gõ vào mật khẩu hộp th , sau đó nhấn vào OK

Khi đó chơng trình sẽ gửi các bức th đã đợc lu trong Outbox và nhận các th mới về Inbox

b.Xử lý th nhận về

Tất cả các th gửi về thông thờng đợc chứa trong Inbox Inbox đợc bố trí để

đọc th ta nhấn chuột vào th cần đọc , nội dung th đợc hiển thị ở phía dới hoặc có kèm file hay không

c.Đọc th mới

Mở Inbox nhấn vào tiêu đề của bức th cần đọc , nội dung bức th sẽ đợc trải xuống trong cửa sổ chứa nội dung

Nêú nhận đợc th có kèm file, bạn nhấn vào biểu tợng của nó để đọc nội dung File đó hoặc chọn File/Save Attachments

Để lu lại file đợc gửi kèm ta làm theo các bớc sau :

- Nhấn đúp chuột vào biểu tợng ở góc phải th, sau đó chọn th mục cần lu giữ File hoặc nhấn chuột phải vào tên file ở dới cùng bức th sau đó chọn Save As và chọn th mục cần lu giữ file

- Khi đọc song th , đóng cửa sổ lại bằng cách nhấn chuột vào nút ở góc trên bên phải cửa sổ

2.5.3 Cài đặt Netscape Mail

- Bớc 1 : Chọn Start /Program / Netscape Communication /Netscape Messenger

để khởi động chơng trình Netscape Mail

- Bớc 2 : Chọn Edit/ Prerences -> Mail&Newgroups , sau đó chọn Identity

để

nhập các thông số của ngời sử dụng

 Your name: Tên đầy đủ của bạn

 E_mail address: Địa chỉ E_mail của bạn

- Bớc 3 : Trong Menu Edit/ Prerences -> Mail&Newgroups chọn Mail Server

để khai báo các thông số về Mail Server

 Outgoing Mail (SMTP) Server : Gõ địa chỉ Mail Server làm chức năng gửi

th

 Outgoing Mail Server user name: Bạn gõ tên hộp th của bạn

Sau đó bạn vào Add để nhập thông số Mail Server

 Server name : Gõ địa chỉ Mail Server chứa hộp th nhận về của bạn

 Server type : Bạn chọn POP3 Server

 User name : Bạn chọn tên hộp th của bạn

- Bớc 4 : Chọn Edit/ Prerences /Advance/ Proxies bạn đánh dấu direct

connection to the internet chọn chức năng này cho phép bạn mỗi khi gửi hoặc nhận

th sẽ sử dụng kết nối hiện hành

2.5.4.Hớng dẫn sử dụng Netscape Mail

Tại giao diện chính của Netscape Messenger trên thanh công cụ có các chức năng sau

 Get Msg :Nhận th về

 New Msg : Soạn th mới

 Reply : Phúc đáp lại ngời gửi

 Reply all : Phúc đáp lại ngời gửi và những ngời đồng nhận th này

 Forward : Chuyển th qua ngời thứ ba

 File :Mở th trong các folders

 Next : Đọc th tiếp theo trong folders hiện hành

 Print : In th

 Delete :Xoá th

Chức năng của các folders chính

 Inbox : Chứa th nhận về

 Unsent Messages : Chứa những th gửi

 Drafts : Chứa th đang soạn dở

 Templates :Là th mục tạm thời cho phép bạn lu th để sử dụng vào một mục đích nào đấy

 Sent : Chứa các bức th là bản sao của những bức th đã gửi thành công

 Trash : Chứa những th đã xoá

Ngoài các Folders chính trên bạn có thể tạo những Folders của riêng mình để thuận tiện cho việc quản lý th bằng cách trên menu chính của giao diện Netscape Messenger bạn chon File ->New folder

a.Soạn th mới

Nhấn chuột vào nút new Msg khi đó trên màn hình máy tính sẽ xuất hiện cửa sổ chơng trình

 Trong trờng To : Gõ địa chỉ E_mail ngời nhận

 Trong truờng Cc (carbon copy ): Gõ vào địa chỉ E_mail ngời đồng nhận th

 Trong trờng subject : Gõ tiêu đề bức th

Sau cùng là nội dung bức th

Sau đó nhấn vào nút Sent để gửi th đi

Khi sử dụng phần mềm Netscape Mail muốn gửi và nhận th thì trớc tiên bạn phải tạo kết nối mạng bằng cách chọn Mail Compute/Dial_Up networking sau đó bạn vào chọn đúng bộ kết nối đã đợc thiết lập Nhấp đúp vào biểu tợng kết nối đã tạo xuất hiện cửa sổ yêu cầu nhập vào tên account truy nhập (user name ) và mật khẩu password

 User name : Tên truy nhập mạng

 Password : Nhập mật khẩu truy cập mạng

 Phone number :1260

Sau đó nhấn vào Connect phần mềm quay số kết nối vào Mail Server

Sau khi thủ tục kết nối với Mail Server đã hoàn tất lúc này bạn muốn gửi và nhận E_mail thì bạn chọn Start /Program /Netscape Commụnicator/ Netscape Messenger để khởi tạo chơng trình Muốn nhận th về bạn nhấn vào nút GetMsg Khi đó sẽ xuất hiện cửa sổ chơng trình Sau đó bạn gõ mật khẩu hòm th của bạn vào và nhấn OK để nhận th

b Xử lý th nhận về

Đọc th mới :

Mở Inbox -> nhấn vào tiêu đề bức th cần đọc -> nội dung bức th sẽ xuất hiện Nếu nhận đợc th có kèm file, bạn nhấn vào biểu tợng để đọc nội dung file đó

Trả lời cho ngời gửi :

Chọn th cần trả lời nhấn vào Reply để trả lời tác giả của bức th đó , gõ vào nội dung trả lời rồi gửi th đi