chi tiết các thao tác từ cơ bản đến nâng cao cho người bắt đầu sử dụng microsoft word. Chương 1: GIỚI THIỆU TÍNH NĂNG THÔNG DỤNGWORD 2010THAO TÁC VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRÊN WORD 20102.13.4.Chèn và hiệu chỉnh lưu đồ2.13.5.Vẽ và hiệu chỉnh biểu đồ2.14.Thiết lập biểu thức toán họcCông cụ toán học2.15.Thiết lập bảng biểu (table)2.15.1.Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảngTạo ghi chú và bảo vệ tài liệu Word2.15.5.1.Chèn một ghi chú
Hướng dẫn: Ha Huong 1.1 Chương 1: GIỚI THIỆU TÍNH NĂNG THƠNG DỤNGWORD 2010 Tính HOME: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng cột, xếp, tìm kiếm, màu văn bản, màu chữ, …(hình dưới) 1.2 Tính INSERT: Chèn loại đối tượng vào đoạn văn bản: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, tạo header, footer, đánh số trang, chèn ký hiệu đặc biệt,….(hình dưới) 1.3 Tính PAGE LAYOUT: Chứa nút lệnh lề (left, right, after, befor) cho văn bản, thiết lập laout cho ảnh(Wrap Text), thiết lập màu cho trang (Page Color),định dạng kiểu giấy A4, A3…(Size),…(‘hình dưới) 1.4 Tính REFERENCES: chứa nút lệnh tạo cấp độ (level) văn (Add Text, Update Text), tạo mục lục tự động (Table of Contens),…(hình dưới) Tương tự cho tính Mailings, Review, View Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Chương 2: THAO TÁC VÀ ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN TRÊN WORD 2010 2.1 Tạo văn Tương tự Word 2007, phím tắt để tạo tài liệu Word 2010 Ctrl+N Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp chuột vô mục Blank document Tạo tài liệu từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New Nhấn nút Create để tạo tài liệu từ mẫu chọn (hình dưới) 2.2 Mở văn tạo sẵn Tương tự Word 2007, phím tắt mở tài liệu có sẵn Ctrl+O Bạn vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Open chọn đến đường dẫn lưu file để mở file có sẵn (hình dưới) 2.3 Lưu văn soạn thảo Lưu tài liệu Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong - Phím tắt để lưu tài liệu Ctrl+S (giống Word 2007) Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save - Nếu file tài liệu trước chưa lưu lần nào, bạn yêu cầu đặt tên file chọn nơi lưu - Để lưu tài liệu với tên khác (hay định dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As (phím tắt F12, tương tự Word 2007) Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở trước - Mặc định, tài liệu Word 2010 lưu với định dạng *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn quen thuộc Với định dạng này, bạn mở Word 2003 trở trước không cài thêm chuyển đổi Để tương thích mở Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document) - Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK (hình dưới) Giảm thiểu khả liệu chương trình bị đóng bất ngờ Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm liệu, bạn nên bật tính lưu tự động theo chu kỳ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word Options, chọn Save (hình dưới) Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong 2.4 Thao tác với chuột bàn phím 2.4.1 Thao tác với chuột Sao chép dạng văn Một cơng cụ định dạng hữu ích Word Format Painter (nút hình cọ cơng cụ Standard) Bạn dùng để chép dạng từ đoạn văn đến nhiều đoạn khác để thực chức này, dùng chuột tiện lợi Đầu tiên đánh khối văn có dạng cần chép, bấm lần vào nút Format Painter (nếu muốn dán dạng vào đoạn văn khác) bấm kép nút (nếu muốn dán dạng vào nhiều đoạn văn khác) Tiếp theo, để dán dạng vào đoạn văn cần đánh khối chúng xong (nhấn thêm phím Esc để tắt chức trước bạn bấm kép nút Format Painter) Sao chép di chuyển dòng cột table Trong table, bạn muốn chép thêm hay di chuyển hay nhiều dòng cột dùng cách kéo thả chuột sau: chọn dòng cột cần chép di chuyển, kéo khối chọn (nếu chép trước nhấn giữ phím Ctrl) đặt vị trí mà bạn muốn Dùng thước để xem khoảng cách văn trang Thông thường bạn dùng thước để định vị dòng văn bản, đặt khoảng cách lề trang hay đặt tab dừng Nhưng cơng dụng khác khơng phần thú vị tiện lợi, xem xác (thể trực quan số) khoảng cách văn so với lề, cạnh trang tab Để biết khoảng cách phần nào, bạn bấm giữ chuột vị trí thước ngang, đồng thời bấm giữ tiếp nút chuột phải thấy khoảng cách phần Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Sao chép di chuyển văn Cũng tương tự table hay đối tượng khác tài liệu, bạn dùng cách kéo thả việc chép di chuyển văn Ở khơng cần phải nói thêm phương pháp (vì hầu hết biết cách làm này), lưu ý điều để dùng cách tuỳ chọn Drag-and-drop text editing (menu Tools-Optionsthẻ Edit) phải đánh dấu Phóng to thu nhỏ tài liệu Khi cần phóng to thu nhỏ tài liệu, thơng thường bạn chọn từ nút Zoom Standard, bất tiện phải qua hai ba thao tác Nếu chuột bạn có nút nhanh chóng phóng to hay thu nhỏ tài liệu từ nút chuột giữa, cách nhấn giữ phím Ctrl đẩy nút chuột lên (phóng to) xuống (thu nhỏ) Mở nhanh hộp thoại Tabs Page Setup Khi cần chỉnh sửa chi tiết dấu tab dừng đoạn văn bản, bạn phải nhờ đến hộp thoại Tabs, hay thay đổi thiết lập trang giấy bạn lại phải dùng đến hộp thoại Page Setup Thay mở hộp thoại từ menu Format-Tabs hay menu File-Page Setup, bạn nhanh chóng mở chúng cách bấm kép chỗ thước ngang (trong khoảng cách nhập văn bản, hàng số để mở hộp thoại Tabs hàng số để mở hộp Page Setup) Đánh khối toàn tài liệu Trước cung cấp dạng cho tồn văn bản, điều mà bạn làm đánh khối tồn chúng bạn dùng cách bấm menu Edit-Select All nhấn Ctrl+A Nhưng bạn thử cách xem, cần đưa chuột lề trái văn (mũi tên trỏ chuột nghiêng phải) bấm nhanh lần chọn tồn tài liệu 2.4.2 - Thao tác với bàn phím Các phím di chuyển trỏ Phím ↑: Di chuyển trỏ lên dòng Phím ↓: Di chuyển trỏ xuống dòng Phím →: Di chuyển trỏ sang phải ký tự Phím ←: Di chuyển trỏ sang trái ký tự Các phím xố ký tự Phím Delete: Xố ký tự ví trí trỏ (bên phải trỏ) Phím Backspace: Xố ký tự liền trái vị trí trỏ Phím Insert: Để chuyển đổi chế độ chèn (Insert) thay (Overwrite) ký tự Các phím điều khiển: Phím Home: Chuyển vị trí trỏ đầu dòng văn chứa trỏ Phím End: Chuyển vị trí trỏ cuối dòng văn chứa trỏ Phím Page Up: Chuyển vị trí trỏ lên trang hình Phím Page Down: Chuyển vị trí trỏ xuống trang hình Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong - Muốn đầu văn bản: ấn đồng thời Ctrl+Home - Muốn cuối văn bản: ấn đồng thời Ctrl+End 2.5 Chọn khối thao tác khối Chọn khối - Cách 1: nhắp mouse từ điểm đầu đến điểm cuối văn cần chọn - Cách 2: Nhắp mouse để đặt trỏ text điểm đầu, giữ Shift nhắp mouse điểm cuối đoạn văn cần chọn - Cách 3: Dùng phím Home, End phím mũi tên bàn phím để di chuyển trỏ text đến điểm đầu Giữ phím Shift gõ phím mũi tên thích hợp để di chuyển trỏ text đến điểm cuối đoạn văn cần chọn Sao chép, di chuyển Lệnh Biểu tượng Phím tương đương Ý nghĩa Chuuyển đoạn văn chọn vào Cut Ctrl + X nhớ Clipboard Chép đoạn văn chọn vào Copy Ctrl + C nhớ Clipboard Dán đoạn văn có Clipboard vào vị trí trỏ text Paste Ctrl + V - 2.6 Đánh dấu chọn đoạn văn Vào menu Edit chọn Copy Cut Đặr trỏ vị trí kết chọn Paste Xóa khối Chọn đoạn văn cần xóa Nhấn phím Delete bàn phím Đánh dấu đoạn văn cần xóa Bấm chuột phải chọn Delete để xóa Định dạng văn In đậm - Chọn đoạn text mà bạn muốn in đậm, đưa trỏ chuột vào vùng chọn xuất cơng cụ Mini (hình dưới) - Nhấn nút Bold (B) Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl+B Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Lưu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần bạn muốn bỏ in đậm In nghiêng Thực tương tự in đậm, thay nhấn nút Bold bạn nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I) Gạch đoạn text Nhấn Ctrl+U để gạch đoạn text chọn Nhấn Ctrl+U lần để bỏ gạch Ngoài có nhiều kiểu gạch khác: Gạch từ, trừ khoảng trắng - Chọn đoạn text bạn muốn gạch - Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút mũi tên góc bên phải - Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only Nhấn OK Gạch đôi từ - Thực bước 1, tương tự Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu tượng dòng đơi Nhấn OK Đường gạch trang trí Thực bước 1, tương tự - Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu thích - Để đổi màu đường gạch dưới, nhấn chuột vào hộp Underline color chọn màu thích Nhấn OK Đổi màu chữ Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong - Chọn đoạn text bạn muốn đổi màu, di chuyển trỏ chuột vào vùng chọn để xuất công cụ Mini - Nhấn nút Font Color chọn màu thích Đổi kích cỡ chữ - Chọn đoạn text, di chuyển trỏ chuột vào để xuất công cụ Mini - Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>) Để giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+> đề xem trước thư mời Nhấn nút Next sang bước thứ Chọn Print… muốn in thư mời trực tiếp máy in, chọn Edit indidual letters muốn xem trước thư mời văn Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Trong hộp thoại Merge to New Document chọn tạo tồn thư mời có danh sách chọn tạo thư mời cho số người • Envelopes Tạo bì thư cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Envelops thay chọn From letter bước1 • Labels Tạo nhãn cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Labels thay chọn From letter bước1 • Catologes Tạo văn kiểu danh sách cách Mail Merge Thực tương tự phần From letter chọn Catologes thay chọn From letter bước1 Ribbon cách hữu ích để tạo Mail Merge trình xử lý giống với bước trình Wizard Bằng cách sử dụng Ribbon, bạn truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn tự động kiểm tra tìm lỗi trước bạn hồn tất việc hòa trộn Ngồi có yếu tố nâng cao, chẳng hạn sử dụng trường để thể thao tác tính tốn tài liệu Những lệnh bạn dùng Tab Mailings bốn nhóm sau: - Start Mail Merge: Đây điểm nơi bạn chọn loại tài liệu sau chọn, tạo, chỉnh sửa danh sách người nhận - Write & Insert Fields: Đây nơi bạn chèn Merge Field sử dụng Rules để thể thao tác tính tốn cho tài liệu - Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu hòa trộn, bạn sử dụng tính kiểm tra lỗi cách tự động - Finish: Hoàn thành merge kết hợp tài liệu cá nhân bạn vào tài liệu toàn diện, hay in chúng gửi thư điện tử 2.17 Tạo mục lục tự động Cách dễ để tạo mục lục tự động tận dụng Heading Styles mà bạn muốn gộp chúng mục lục Ví dụ: Có Heading 1, Heading 2, …tùy theo nội dung tài liệu Khi bạn thêm xóa Heading từ tài liệu, Word cập nhật vào mục lục tự động Word cập nhật số trang mục lục thông tin tài liệu thêm xóa Khi bạn tạo mục lục tự động, điều bạn nghĩ đánh dấu mục tài liệu Mục lục định dạng lựa vào cấp độ Heading Cấp độ bao gồm nội dung định dạng với kiểu Heading Đánh dấu mục lục Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Bạn đánh dấu mục mục lục tự động theo hai cách sau: sử dụng Heading xây dựng sẵn, đánh dấu mục văn riêng Sử dụng Heading Styles cài sẵn: - Lựa chọn nội dung bạn muốn định dạng thành Heading - Chọn tab Home - Trong nhóm Styles, Chọn Heading (hoặc chọn heading tùy ý) - Nếu bạn không thấy Style bạn muốn, Chọn vào mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery Nếu style bạn muốn không xuất hiện, Chọn Save Selection as New Quick Style Để đánh dấu mục: - Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading - Chọn tab References - Chọn Add Text nhóm Table of Contents - Chọn Level bạn muốn áp dụng cho nội dung chọn Tạo mục lục tự động Để tạo mục lục tự động: Đặt trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động - Chọn Tab References - Chọn nút Table of Contents, Chọn vào Insert Table of Contents định dạng mục lục theo cách riêng Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Cập nhật Table of contents Sau tạo bảng mục lục cho tài liệu, bạn phải trì Bảng mục lục tự động cập nhật tài liệu mở; hay tự cập nhật bạn thêm tên chương tiêu đề vào làm thay đổi số trang tài liệu Chỉ cần thực bước sau: Bạn cập nhật mục lục cách Click vào tab References sau chọn Update Table nhóm Table of Contents Khi cập nhật bảng mục lục bạn hỏi bạn muốn cập nhật toàn mục lục hay muốn điều chỉnh số trang Chọn điều chỉnh số trang bạn thêm nội dung làm tăng số trang tài liệu mà khơng thêm tiêu đề mới, bạn thêm thay đổi nội dung tiêu đề nên chọn Update Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong entire table Bạn nên tránh việc sửa chữa trực tiếp vào bảng mục lục, bạn cập nhật bảng mục lục bạn liệu thay đổi Để thay đổi nội dung bảng mục lục, chỉnh sửa tài liệu, khơng sửa trực tiếp bảng mục lục, sau click Update Table Xóa mục lục tự động Để xóa mục lục tự động: - Chọn tab Referencs nhóm Ribbon - Chọn Table of Contents - Chọn Remove Table of contents Điều chỉnh mục lục - Bạn có bảng mục lục rồi, bạn lại muốn thay đổi chúng Ví dụ tiêu đề tài liệu bạn có màu xanh bảng mục lục khơng Bạn thích màu xanh muốn bảng mục lục có màu trùng với tiêu đề tài liệu Có thể bảng mục lục dài bạn muốn làm ngắn bớt - Hoặc bạn hài lòng bảng mục lục muốn có thay đổi nhỏ Chẳng hạn bạn muốn thay đỗi đường chấm đứt quãng đề mục số trang Hoặc bạn muốn số trang nằm gần đề mục Thiết kế lại bảng mục lục - Bạn có bảng mục lục, trơng ổn, bạn muốn màu sắc tương tự tiêu đề Đây cách thực hiện: Trên Tab References, chọn Table of Contents nhóm Table of Contents sau chọn Insert Table of Contents - Trong hộp thoại Table of Contents, chắn mục From template đánh dấu hộp Formats, sau chọn Modify Chọn TOC hộp thoại Style để chọn cấp độ cao Level 1, bảng mục lục TOC sau chọn Modify Hộp thoại Modify Style mở ra, sử dụng hộp màu Font phần Formatting để chọn màu xanh Sau click OK hai lần, xem mục Print Preview hộp thoại Table of Contents bạn thấy Table of Contents, hay viết tắt TOC (hay Level 1), màu xanh Nếu bạn muốn thay đổi TOC (Level 2) hay TOC (Level 3) thành màu xanh, bạn làm theo quy trình việc chọn TOC TOC hộp thoại Style trước đến hộp thoại Modify Style Sau click OK, hộp thoại xuất với nội dung hỏi bạn có muốn thay đổi bảng mục lục hay không, click OK kết thành màu xanh ý muốn bạn - Bạn muốn thay đổi nhiều nữa? Word 2010cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa hộp thoại Modify Style, nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi hộp thoại Style trước thực chức Modify Style Chú ý click Format, bạn có lựa chọn thay đổi Font, Paragraph, Tabs, … bạn thay Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong đổi cài đặt phần xem lại chúng mục Preview trước áp dụng cho bảng mục lục Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục Bảng lục lục dài, có lẽ cần hai cấp độ TOC TOC phù hợp với tài liệu bạn Mục Show levels hộp thoại Table of Contents nơi bạn chọn phân cấp bạn muốn thể bảng mục lục Word 2010có đến cấp độ khác Làm ngắn bảng mục lục cách giảm cấp độ, muốn kéo dài bảng mục lục bạn tăng cấp độ lên Bạn xem Print Preview Web Preview để xem điều chỉnh mình, nhận thấy hợp lý, click OK hai lần Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục Bạn thực thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents Chẳng hạn thay đổi gạch đứt quãng giữ đề mục số trang (gọi Tab Leader), thay đổi canh dòng (align) số trang Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Để thay đổi Tab Leader, chọn mục Tab leader để xem lại kiểu gạch ngang dòng Nếu bạn xóa hộp Right align page numbers, số trang di chuyển lại gần đến bảng mục lục tab leaders khơng hiệu lực Nếu bạn muốn xóa bỏ tồn số trang bỏ dấu chọn hộp Show page numbers Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Chương 3: Hệ thống tập WORD 2010 Bài 1:Thiết kế văn với nội dung sau Bài 2: Hãy thiết kế định dạng văn theo mẫu sau Kỷ thuật dùng phím tắt kỷ thuật đánh nhanh văn xử lý nhanh tình chuột gặp cố Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Bài 3: Thiết kế văn với nội dung sau Bài giang word Hướng dẫn: Ha Huong Bài giang word