Tinhocdaicuong_MSExcel

Tin học Đại cương Microsoft Excel Chương 1: TỔNG QUAN VỀ EXCEL I Giới thiệu Là phần mềm xử lý bảng tính, nằm Microsoft Office cơng ty Microsoft viết chạy môi trường Windows Hiện Microsoft Excel dùng để xử lý tính tóan phổ biến cơng tác văn phòng II Khởi động Start → Programs → Microsoft Excel Hoặc Double-click vào biểu tượng III Màn hình Microsoft Excel Title Bar Menu Bar Sheet Tab Status bar Desktop (nếu có) Formular Bar Toolbars Worksheet Scroll Bar - Title Bar (Thanh tiêu đề): chứa tên tập tin Excel, tên chương trình Microsoft excel, biểu tượng điều khiển cửa sổ - Menu Bar (Thanh thực đơn): chứa nhóm lệnh File, Edit, View, … - Toolbars (Thanh cơng cụ): chứa lệnh Excel dạng biểu tượng, hai công cụ sử dụng chủ yếu Standard, Formatting Ẩn/hiện công cụ: View → Toolbars → Customize - Formular Bar (Thanh cơng thức): dòng chứa liệu nhập ô hành - Scroll Bar (Các cuộn): Dùng trượt bảng tính hình chuột o Horizontal scroll bar (thanh cuộn ngang) o Vertical scroll bar (thanh cuộn dọc) - Status bar (Thanh tình trạng): o Cho biết chế độ làm việc hành: Ready : Sẵn sàng chờ nhập liệu Enter : Đang nhập liệu vào ô Point : Đang tham chiếu đến địa Edit : Đang hiệu chỉnh liệu hay công thức Tin học Đại cương Microsoft Excel o Tình trạng hành hệ thống : CAPS : Chế độ nhập chữ hoa NUM : Cho phép gõ phím số bên phải bàn phím - Mỗi tập tin Excel (.XLS) gọi Workbook chứa nhiều bảng tính đặt tên mặc định Sheet1, Sheet2, IV Cấu trúc Worksheet Giới thiệu Worksheet Một Worksheet (bảng tính): bảng hình chữ nhật bao gồm nhiều dòng (Row) nhiều cột (Column) - Dòng: Có 65536 dòng đặt tên là: 1, 2, , 65536 - Cột: Có 256 cột đặt tên : A, B, , Z, AA, AB, , IV - Ô (Cell): Là phần giao dòng cột - Vùng (Range): Là tập hợp ô liên tiếp dạng hình chử nhật Các thao tác Worksheet a Đổi tên Worksheet hành Chọn Format → Sheet → Rename (hoặc ấn phải chuột vào tên Sheet chọn Rename) nhập tên b Chèn thêm WorkSheet Chọn Insert → Worksheet (hoặc ấn phải chuột vào tên Sheet chọn Insert) c Xóa WorkSheet hành: Chọn Edit → Delete Sheet (hoặc ấn phải chuột vào tên Sheet chọn Delete) V Tùy chọn môi trường làm việc Thực Tools → Options Trong thẻ General - Standard font: Chọn Font mặc định Size: Chọn kích thước ký tự mặc định Default file location: Chọn thư mục mặc định để lưu tập tin Excel … Tin học Đại cương Microsoft Excel Trong thẻ Edit - Enable AutoComplete for cell values: Bật/tắt chức điền giá trị nhập trước vào hành … Tin học Đại cương Microsoft Excel Chương 2: CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN I Các kiểu liệu Kiểu chuỗi (Text) Dữ liệu bao gồm ký tự tuỳ ý chữ (a, b, , z), ký số (0, 1, 2, , 9) ký tự khác - Nếu chuỗi dạng số bắt đầu dấu nháy đơn (‘) theo sau ký số - Nó tự động canh trái ô - Dữ liệu kiểu chuỗi cơng thức đặt cặp nháy kép (””) Ví dụ: Tin học; ‘123 Kiểu số (Number) Dữ liệu bao gồm ký số (0, 1, 2, ,9), dấu âm (-), dấu dương (+), chữ E dạng số khoa học, ký hiệu tiền tệ, phân cách thập phân, phân cách nghìn phụ thuộc tùy chọn dạng Windows - Nó tự động canh phải - Dữ liệu kiểu số cơng thức số bình thường Ví dụ: 290; 2E5 (hoặc 2.00E+05) 2*105; 123$ Lưu ý: Kiểu liệu dạng ngày định dạng kiểu số, nhập liệu dạng ngày vào ô phụ thuộc vào tùy chọn dạng nhập ngày Windows, nên liệu ngày tự động canh phải ô Để vào tùy chọn dạng nhập ngày Windows: Start → Settings → Control Panel → Regional and Language Options Mục Short date format: Chọn định dạng ngày có sẳn (nếu có), nhập định dạng ngày riêng theo ý Tin học Đại cương II Các phép toán Loại Phép toán số học: Kết số Phép toán so sánh: Kết giá trị luận lý Phép toán chuỗi: Kết chuỗi Microsoft Excel Phép toán + * / ^ < >= & Ý nghĩa Cộng Trừ Nhân Chia Nâng luỹ thừa Nhỏ Nhỏ Lớn Lớn Khác Nối chuỗi Ví dụ 3+5 7-3 3*7 10/3 3^2 x= y x y “Nguyễn“ & “ “ &”Tâm” III Địa ô, địa vùng Địa ô (Cell) Ô phần giao cột dòng, lấy giá trị bảng tính gọi tham chiếu đến địa ơ, có dạng địa ô a Địa tương đối - Có dạng - Ví dụ: E5 b Địa tuyệt đối - Có dạng - Ví dụ: $E$5 c Địa hổn hợp - Có dạng (tuyệt đối cột tương đối dòng ngược lại) - Ví dụ: E$5 E$5 Địa vùng (Range) Tập hợp ô liên tiếp xếp dạng hình chữ nhật gọi vùng, địa vùng xác định ô góc trái góc phải hình chữ nhật, lấy giá trị vùng bảng tính gọi tham chiếu đến địa vùng, có dạng địa vùng a Địa tương đối vùng - Có dạng - Ví dụ: C2:E5 b Địa tuyệt đối vùng - Có dạng - Ví dụ: $C$2:$E$5 Tin học Đại cương Microsoft Excel c Địa hổn hợp vùng - Có dạng , … - Ví dụ: $C2:$E5; C$2:E$5 Đặt tên cho vùng Microsoft Excel cho phép đặt tên cho vùng, sau dùng tên vùng để thay cho địa vùng (thông thường dùng tên vùng để thay địa tuyệt đối vùng) a Qui ước đặt tên vùng - Bắt đầu ký tự chữ - Không chứa ký tự trống ký tự đặc biệt - Không phân biệt chữ hoa chữ thường - Không trùng tên với địa ô, không trùng tên với tên vùng đặt - Không nên bỏ dấu tiếng Việt b Thao tác đặt tên cho vùng - Cách 1: thực qua bước o Đánh dấu khối chọn vùng o Nhập tên vùng vào hộp Name Box - Cách 2: thực qua bước o Đánh dấu khối chọn vùng o Chọn Insert → Name → Define + Names in workbook: Nhập tên vùng + Refers to: Địa vùng o Click vào nút OK để hoàn tất thao tác đặt tên cho vùng Tin học Đại cương Microsoft Excel c Xóa tên vùng - Chọn Insert → Name → Define - Chọn tên vùng - Click vào nút Delete → Nút Close IV Công thức Biểu thức Là kết hợp có nghĩa tốn tử tốn hạng Trong tốn hạng hằng, địa ô, địa vùng, hàm … Ví dụ: 3+7; 3*B5 (giả sử B5 chứa giá trị số) biểu thức 123+ “abc”, không biểu thức Công thức Bắt đầu dấu “=” theo sau biểu thức Kết trả giá trị biểu thức Ví dụ: =3+7, cơng thức có kết trả 10 =3*B5 , (với giả sử ô B5 chứa giá trị 5) cơng thức có kết 15 Tin học Đại cương Microsoft Excel Chương 3: THAO TÁC TRÊN TẬP TIN VÀ BẢNG TÍNH I Thao tác tập tin (Workbook) Lưu tập tin Khi lưu tập tin cần thiết phải chọn vị trí lưu (ổ đĩa thư mục) đặt tên tập tin (mặc định tên tập tin Excel có phần mở rộng XLS) Thực lưu tập tin có nhiều cách: a Dùng biểu tượng Standard b Thực lệnh thực đơn File → Save c Dùng tổ hợp phím Ctrl + S Có hai tình xảy - Nếu lưu lần xuất hộp thoại: o Save In: Chọn ổ đĩa thư mục để lưu tập tin o File Name: Nhập tên tập tin o Click vào nút Save để hoàn tất việc lưu tập tin - Nếu tiếp tục lưu từ lần thứ trở lưu chồng lên tập tin trước (điều có nghĩa lưu với tên tập tin cũ vị trí cũ) Lưu ý: Nếu có nhu cầu lưu tập tin với tên khác vị trí khác lưu trước thực lệnh File → Save As (hộp thoại Save As trên) Mở tập tin Thực mở tập tin có nhiều cách: a Dùng biểu tượng Standard b Thực lệnh thực đơn File → Open c Dùng tổ hợp phím Ctrl + O Tin học Đại cương Microsoft Excel Xuất hộp thoại - Look In: Chọn thư mục chứa tập tin cần mở - Chọn tên tập tin cần mở - Click vào nút Open để hoàn tất thao tác mở tập tin Đóng tập tin Thực lệnh File → Close (hoặc biểu tượng close window thực đơn) Tạo tập tin Thực mở tập tin có nhiều cách: a Dùng biểu tượng Standard b Thực lệnh thực đơn File → New, chọn Blank WorkBook Task Pane c Dùng tổ hợp phím Ctrl + N II Thao tác bảng tính (Worksheet) Di chuyển chọn hành bảng tính (Worksheet): có nhiều cách a Dùng chuột (Mouse): Nhấp chuột (click) vào ô để di chuyển đến b Dùng phím: Ấn Phím Đến hành  Qua trái cột → Qua phải cột  Lên dòng  Xuống dòng Page Up Lên trang hình Page Down Xuống trang hình Ctrl + Home Về (A1) Ctrl + End Đến cuối có chứa liệu Ctrl + phím mũi tên Di chuyển đến biên khối liệu hành theo hướng mũi tên (,→,,) Alt + Page Up Qua trái trang hình Alt + Page Down Qua phải trang hình Tin học Đại cương Microsoft Excel c Di chuyển nhanh đến ô bất kỳ: - Nhập địa ô cần di chuyển đến vào hộp Name Box - Hoặc dùng phím: F5 Nhập vào địa cần chuyển đến Đánh dấu khối chọn a Chọn ô: Nhấp chuột ô cần chọn b Chọn vùng: Rê chuột từ ô đầu đến ô cuối vùng cần chọn c Chọn dòng/cột: - Chọn dòng/cột: Nhấp chuột vào tên dòng/cột cần chọn - Chọn nhiều dòng/cột: o Nhiều dòng/cột liên tục: Rê chuột vào tên dòng/cột cần chọn o Nhiều dòng/cột khơng liên tục: Giữ Ctrl + nhấp chuột vào tên dòng/cột cần chọn d Chọn tồn bảng tính (Worksheet): Nhấp chuột vào phần giao tiêu đề dòng tiêu đề cột (hoặc Ctrl + A) Xóa liệu vùng - Chọn vùng cần xóa - Ấn phím Delete 10 Tin học Đại cương Microsoft Excel Chương 5: CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG EXCEL I Khái niệm vùng sở liệu (Database) Vùng sở liệu tập liệu có cấu trúc có dòng tổ chức sau: - Dòng đầu tiên: chứa tiêu đề cột (Field Name) không chứa ô trống - Các dòng lại: chứa liệu gọi mẫu tin (Record) Ví dụ: Trong bảng tính sau, địa vùng A2:H10 sở liệu 10 11 A B Bảng tính tiền điện TT HỌ LĨT Nguyễn Hữu Phạm Vũ Lê Minh Võ Phong Nguyễn Hải Nguyễn Quý Nguyễn Thanh Hùynh Trung C D E F G H TEN LỌAI HỘ CQ KD ND CQ ND KD CQ KD ĐỊNH MỨC 300 250 150 300 150 250 300 250 TIÊU THỤ 320 400 130 250 180 270 245 320 PHỤ THU TỔNG CỘNG 687700 1199750 195000 450000 323850 809750 441000 959750 An Bảo Hải Phú Minh Sơn Tùng Tuấn 111700 199750 0 53850 134750 159750 I II Vùng tiêu chuẩn (Criteria) Khái niệm vùng tiêu chuẩn Vùng tiêu chuẩn viết theo cú pháp để đặc tả vùng chứa điều kiện để tìm kiếm, rút trích, … Gồm có hai phần: - Vùng tiêu đề: Là tiêu đề cột sở liệu (nên copy từ tiêu đề cột sở liệu) - Vùng điều kiện Các dạng vùng tiêu chuẩn a Tiêu chuẩn dạng số, dạng chuỗi - Tiêu chuẩn dạng số: Trong điều kiện có kiểu số Ví dụ: Tiêu chuẩn có PHỤ THU PHỤ THU - Tiêu chuẩn dạng chuỗi: Trong điều kiện có kiểu chuỗi Ví dụ: Tiêu chuẩn có LỌAI HỘ “CQ” LỌAI HỘ CQ Trong điều kiện dùng ký tự đại diện: ? : Đại diện cho ký tự 34 Tin học Đại cương Microsoft Excel * : Đại diện cho nhóm ký tự liên tiếp Ví dụ: Tiêu chuẩn có ký tự bắt đầu TÊN “T” TÊN T* b Tiêu chuẩn dạng so sánh Trong ô điều kiện có chứa tốn tử so sánh (=, >, =, 250) (LỌAI HỘ “KD” TIÊU THỤ >300) LỌAI HỘ TIÊU THỤ CQ >250 KD >300 III Các thao tác sở liệu Sắp xếp liệu (Sort) Là thay đổi thứ tự mẫu tin vùng sở liệu theo điều kiện cho trước, điều kiện tổ hợp gồm tối đa khóa Sắp xếp thứ tự có độ ưu tiên theo giá trị trường thứ nhất, giá trị trường thứ xếp theo giá trị trường thứ hai, giá trị trường thứ giá trị trường thứ hai xếp theo trường thứ ba Thực qua bước: - Đánh dấu khối chọn vùng sở liệu - Thực lệnh Data → Sort, Hộp thoại xuất Trường thứ Trường thứ hai Trường thứ ba o Sort by: Chọn cột thứ tự xếp (Ascending: tăng; Descending: giảm) cho khóa xếp thứ o Then by: Chọn cột thứ tự xếp cho khóa xếp thứ hai có o Then by: Chọn cột thứ tự xếp cho khóa xếp thứ ba có o Trong My list has: Chọn Header row đánh dấu khối có chọn tiêu đề cột vùng sở liệu; chọn No header row đánh dấu khối khơng có chọn tiêu đề cột vùng sở liệu o Click vào OK để hoàn tất thao tác xếp liệu 36 Tin học Đại cương Microsoft Excel Rút trích liệu Trích liệu chọn mẫu tin (Record) vùng sở liệu (Database) thỏa mãn điều kiện (Criteria) Thực qua bước: - Tạo vùng tiêu chuẩn dùng làm điều kiện rút trích liệu - Đánh dấu khối chọn vùng sơ liệu (hoặc di chuyển trỏ vào ô vùng sở liệu) - Thực lệnh Data → Filter → Advanced Filter, hộp thoại xuất hiện: o Action: Nếu chọn Filter the list, in-place lọc liệu chổ Nếu chọn Copy to another location trích liệu đến vị trí khác o List range: Địa vùng sơ liệu (rê chuột chọn vùng sơ liệu) o Criteria range: Nhập địa vùng tiêu chuẩn (rê chuột chọn vùng tiêu chuẩn) o Copy to: (Trong Action chọn Copy to another location) Nhấp chuột chọn địa ô cho vùng trích đến o Nếu  Uniquerecord only Trong mẫu tin trùng có liệu trích mẫu tin o Click vào OK để hồn tất thao tác rút trích liệu IV Các hàm Database thơng dụng Các hàm Database có tính chất thống kê cột (field) vùng sở liệu (Database) mẫu tin (record) thỏa mãn vùng tiêu chuẩn (criteria) Để sử dụng hàm Database ta phải tạo trước vùng tiêu chuẩn (criteria) Các hàm có cú pháp tương tự với 37 Tin học Đại cương Microsoft Excel DSUM - Cú pháp: DSUM(Database, Field, Criteria) - Công dụng: Hàm trả giá trị tổng số cột Field vùng Database mẫu tin thỏa mãn vùng tiêu chuẩn Criteria - Trong o Database : Vùng sở liệu o Field: Địa ô chứa tên cột (hoặc thứ tự cột lấy giá trị vùng Database) o Critreria : Vùng tiêu chuẩn DAVERAGE - Cú pháp: DAVERAGE(Database, Field, Criteria) - Công dụng: Hàm trả giá trị trung bình cộng số cột Field vùng Database mẫu tin thỏa mãn vùng tiêu chuẩn Criteria DCOUNT - Cú pháp: DCOUNT(Database, Field, Criteria) - Công dụng: Hàm trả giá trị đếm số phần tử kiểu số cột Field vùng Database mẫu tin thỏa mãn vùng tiêu chuẩn Criteria DCOUNTA - Cú pháp: DCOUNTA(Database, Field, Criteria) - Công dụng: Hàm trả giá trị đếm số phần tử khác rỗng cột Field vùng Database mẫu tin thỏa mãn vùng tiêu chuẩn Criteria DMAX - Cú pháp: DMAX(Database, Field, Criteria) - Công dụng: Hàm trả giá trị số lớn cột Field vùng Database mẫu tin thỏa mãn vùng tiêu chuẩn Criteria DMIN - Cú pháp: DMIN(Database, Field, Criteria) - Công dụng: Hàm trả giá trị số nhỏ cột Field vùng Database mẫu tin thỏa mãn vùng tiêu chuẩn Criteria Lưu ý: Phải tạo vùng tiêu chuẩn vùng trống bảng tính, để dùng làm điều kiện hàm tính thống kê 38 Tin học Đại cương Microsoft Excel Ví dụ: Xét bảng tính sau, lập cơng thức tính bảng thống kê cho LỌAI HỘ o Tính trung bình TIÊU THỤ Tạo vùng tiêu chuẩn o Tính số LỌAI HỘ o Tính tiêu thụ lớn LỌAI HỘ o Tính tiêu thụ bé LỌAI HỘ o Tính tổng tiêu thụ LỌAI HỘ A 10 11 B Công ty điện lực XYZ TT HỌ LÓT Nguyễn Hữu Phạm Vũ Lê Minh Võ Phong Nguyễn Hải Nguyễn Quý Nguyễn Thanh Hùynh Trung C TEN An Bảo Hải Phú Minh Sơn Tùng Tuấn D LỌAI HỘ CQ KD ND CQ ND KD CQ KD E TIÊU THỤ 250 400 130 200 180 270 150 320 F G H I J Vùng tiêu chuẩn LỌAI LỌAI LỌAI HỘ HỘ HỘ CQ ND KD Bảng thống kê Trung bình Số loại hộ Lớn Bé Tồng tiêu thụ CQ 200 250 150 600 ND KD =DAVERAGE($A$2:$E$10,$E$2,H2:H3) =DCOUNT($A$2:$E$10,$E$2,H2:H3) =DMAX($A$2:$E$10,$E$2,H2:H3) =DMIN($A$2:$E$10,$E$2,H2:H3) =DSUM($A$2:$E$10,$E$2,H2:H3) 39 Tin học Đại cương Microsoft Excel V Vẽ biểu đồ Các lọai biểu đồ Trong excel, dùng hình vẽ để minh họa trực quan cho vùng liệu bảng tính gọi biểu đồ, có nhiều loại biểu đồ: Column : cột Bar : khối Line : đường kẻ Pie (Scatter) : hình tròn XY : hàm số Area : miền … Mỗi loại biểu đồ có nhiều dạng biểu đồ khác Chẳng hạn: loại Column 40 Tin học Đại cương Microsoft Excel Các thành phần biểu đồ Value (Y) axis Chart title Số lượng Biểu đồ thống kê 400 350 300 250 200 150 100 50 TV TL MG Quý Quý Quý Quý Năm 2005 Categoy (X) axis Legend Trong đó: - Chart title : Tiêu đề biểu đồ - Value (Y) axis : Tiêu đề trục tung - Categoy (X) axis : Tiêu đề trục hoành - Legend : Chú thích Thao tác vẽ biểu đồ Giả sử vùng liệu sau cần vẽ biểu đồ A TV TL MG B Quý 200 150 100 C Quý 300 130 140 D Quý 250 160 120 E Quý 360 200 150 Thực bước a Bước 1: - Chọn vùng liệu cần vẽ biểu đồ - Thực lệnh Insert → Chart (hoặc click vào biểu tượng Chart Wizard Standard) Hộp thoại Step of xuất - Chọn lọai (Chart type) dạng (Chart sub-type) - Click vào nút Next sang bước 41 Tin học Đại cương Microsoft Excel b Bước 2: Hộp thoại Step of xuất Trong Data range vùng liệu vẽ biểu đồ - Series in: chọn dãy liệu Rows (các dòng) Columns (các cột) - Click vào nút Next sang bước c Bước 3: Hộp thoại Step of xuất - Thẻ Titles: Xác định tiêu đề o Chart title: Nhập vào tiêu đề đồ thị o Category (X) axis: Nhập vào tiêu đề trục hoành o Value (Y) axis: Nhập vào tiêu đề trục tung 42 Tin học Đại cương Microsoft Excel - Thẻ Legend: o Show legend: Bật tắt thích o Placement: Chọn vị trí thích đồ thị - Click vào nút Next sang bước d Bước 4: Hộp thoại Step of xuất - Place chart: Vị trí vẽ biểu đồ, chọn: o As new sheet: Vẽ biểu đồ Worksheet riêng o As object in: Cho phép chọn Worksheet để chứa biểu đồ - Click vào nút Finish để hoàn tất thao tác vẽ biểu đồ 43 Tin học Đại cương Microsoft Excel Chương 6: IN ẤN BẢNG TÍNH I Các thành phần trang in Header Left Margin - Header : Tiêu đề đầu trang - Footer : Tiêu đề cuối trang Title Footer Top Margin Right Margin Bottom Margin - Margins : o Left : Khoảng cách lề trái o Right : Khoảng cách lề phải o Top : Khoảng cách lề o Bottom : Khoảng cách lề - Title: Tiêu đề đầu cột hay đầu dòng nội dung 44 Tin học Đại cương Microsoft Excel II Định dạng trang in Thực lệnh File → Page Setup, hộp thoại xuất hiện: Chọn thẻ Page - Orientation: Chọn hướng giấy in o Portrait: In theo chiều dọc giấy o Landscape: In theo chiều ngang giấy - Paper size: Chọn khổ giấy in - Print quality: Chọn chất lượng in Thẻ Margins: Định lề trang in - Top, Bottom, Left, Right: khoảng cách lề trên, dưới, trái, phải 45 Tin học Đại cương Microsoft Excel - Header/Footer: khoảng cách từ biên giấy đến nội dung tiêu đề đầu/cuối trang - Center on page: Nếu chọn canh biên o Horizontally: theo chiều ngang o Vertically: theo chiều dọc Thẻ Header/Footer: Nhập tiêu đề đầu/cuối trang - Trong mục Header Footer ta chọn tiêu đề chuẩn có sẳn, không tạo tiêu đề trang chọn (none) Header Footer - Chọn Custom Header Custom Footer để tạo tiêu đề trang theo ý riêng o Left section: Nhập tiêu đề bên trái o Center section: Nhập tiêu đề o Right section: Nhập tiêu đề bên phải 46 Tin học Đại cương Microsoft Excel o Các biểu tượng: : Chọn Font : Đánh số trang : Tổng số trang : Ngày hành : Giờ hành : Đường dẫn thư mục chứa tập tin : Tên tập tin : Tên bảng tính : Chèn hình Thẻ Sheet - Print area: Xác định địa vùng in - Print titles: Các tiêu đề dòng hay cột lặp lại o Rows to repeat at top: Xác định dòng lặp lại đầu trang o Columns to repeat at left: Xác định cột lặp lại bên trái trang - Page order: Chọn thứ tự trang in 47 Tin học Đại cương Microsoft Excel III Thực in bảng tính Thực lệnh File → Print, hộp thoại xuất hiện: - Print range: Xác định phạm vi in o All: In tất o Page(s): Chọn in từ (From) trang đến (To) trang - Preview: Xem hình trước in - Copies: Xác định số in - Click OK để in giấy 48