Lecture Project management: A managerial approach – Chapter 10: Monitoring and information systems

Chapter 10 examines the information requirements of a project and the need for monitoring critical activities. Included in this chapter is a description of some common project management information systems (PMIS).

Chapter 10 Monitoring and  Information  Systems Copyright 2015 John Wiley & Sons, Inc Terms  Monitoring ­ Collecting, recording, and  reporting information concerning any and  all aspects of project performance  Controlling ­ Uses the data supplied by  monitoring to bring actual performance  into compliance with the plan  Evaluation ­ Judgments regarding the  quality and effectiveness of project  performance 10­2 The Planning–Monitoring–Controlling  Cycle  We mainly want to monitor: – – – Time (schedule) Cost (budget) Scope (project performance)  Closed­loop system – Revised plans and schedules following  corrective actions 10­3 Project Authorization and Expenditure  Control System Information Flow 10­4 Designing the Monitoring System Identify key factors to be controlled  – – –  Scope Cost Time Information to be collected must be  identified 10­5 Designing the Monitoring System  Continued  Do not want to avoid collecting necessary  data because it is hard to get  Do not want to collect too much data  The next step is to design a reporting  system that gets the data to the proper  people in a timely and understandable  manner 10­6 Five Telltale Signs of Project Trouble  Muddy waters  Mysterious stakeholders  Unconstrained constraints  Suspicious status reports  Discord and drama 10­7 Data Collection  Once we know the data we want, we  need to decide how to collect it  Should the data be collected after some  event?  Should it be collected on a regular basis?  Are there any special forms needed for  data collection? 10­8 Forms of Data      Frequency counts Raw numbers Subjective numeric ratings Indicators Verbal measures 10­9 Information Needs and Reporting  Everyone should be tied into the reporting  system  Reports should address each level  Not at same depth and frequency for  every level – – Lower­level needs detailed information Senior management levels need overview  reports  Report frequency is typically high at low  levels and less frequent at higher levels 10­10 Rules to Aid in Estimating Percent  Completion  50­50 rule  0­100 percent rule  Critical input use rule  Proportionality rule 10­19 The Earned Value Chart 10­20 Variances  Variances can help analyze a project  A negative variance is bad Cost and schedule variances are calculated  as the earned value minus some other  measure Will look at some of the more common  ones 10­21 Cost Variance (CV)  CV = EV – AC  Negative variance indicates a cost  overrun  Magnitude depends on the costs 10­22 Schedule Variance (SV)  SV = EV – PV  Negative variance indicates you are  behind schedule  Measured using costs 10­23 Time Variance (TV)  TV = ST – AT  Negative variance indicates you are  behind schedule 10­24 Indices  Cost Performance Index  CPI = EV/AC  Schedule Performance Index  SPI = EV/PV  Time Performance Index  TPI = ST/AT   Cost Schedule Index  CSI = EV2/(AC)(PV) 10­25 “To complete” and “At Completion”  Project manager reviewing what is  complete and what remains  Final cost and final completion date are  moving targets  The project manager compiles these into  a to complete forecast  Actual + forecast = final date and cost at  completion 10­26 ETC and EAC ETC = (BAC + EV)/CPI EAC = ETC + AC where, ETC = Estimated cost to complete BAC = Budget at completion EV    = Earned value CPI   = Cost performance index EAC  = Estimated cost at completion AC    = Amount expended to date (actual cost) 10­27 Milestone Reporting  Reports that are created when a project  reaches a major milestone  They are designed to keep everyone up­ to­date on project status  For executives and clients, these may be  the only reports they receive 10­28 Burnup and Burndown Charts  Especially popular with agile development  For monitoring and communicating  overall project progress.   Scope is on the vertical axis  Time is on the horizontal axis 10­29 Burnup and Burndown Charts  Burndown charts:  – The remaining work to be completed it  included  Burnup charts:  – Include two plotted lines Amount of work completed to date Total amount of work to be completed 10­30 Computerized PMIS (Project  Management Information Systems)  Real projects are often large – – Hundreds of tasks Thousands of work units  Reporting is clearly a job for the computer  Project management information systems  were one of the earlier applications  Initially focus was on scheduling  Now it includes, earned values,  variances, and more 10­31 PMIS Errors  Managing the PMIS  Computer paralysis  PMIS verification  Information overload  Project isolation  Computer dependence  PMIS misdirection 10­32 PMIS Desirable Attributes  Friendliness  Graphics  Schedules  Charts  Calendars  Migration  Budgets  Consolidation  Reports  Access 10­33 ... One way is by using an aggregate  performance measure called earned  value 10­17 The Earned Value Chart and Calculations  Actual against baseline ignores the  amount of work accomplished  Earned value incorporates work ... Variances can help analyze a project  A negative variance is bad Cost and schedule variances are calculated  as the earned value minus some other  measure Will look at some of the more common  ones 10­21 Cost Variance (CV)... Final cost and final completion date are  moving targets  The project manager compiles these into  a to complete forecast  Actual + forecast = final date and cost at  completion 10­26 ETC and EAC ETC = (BAC + EV)/CPI EAC = ETC + AC