Bài giảng Tin học văn phòng 2 cung cấp cho người học các kiến thức: Tổng quan về internet, các dịch vụ ứng dụng văn phòng trực tuyến, kết nối xã hội, powerpoint. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Bài giàng Tin vàn phòng CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ INTERNET 1.1 Giới thiệu mạng máy tính 1.1.1 Khái niệm mạng máy tính 1.1.2 Lợi ích kết nối mạng 1.1.3 Các thành phần mạng máy tính 1.1.4 Phân loại mạng máy tính 1.2 Cơ Internet 10 1.2.1 Các khái niệm 10 1.2.2 Địa IP tên miền 13 1.3 Duyệt web 16 1.3.1 Các trình duyệt Web 16 1.3.2 Bookmark 17 1.3.3 Các chƣơng trình phịng chống Virus 17 1.4 Tìm kiếm 18 1.4.1 Khái niệm cỗ máy tìm kiếm (Search Engines) 18 1.4.2 Cơng cụ tìm kiếm 18 CHƢƠNG CÁC DỊCH VỤ ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG TRỰC TUYẾN 21 2.1 Các dịch vụ văn phòng 21 2.1.1 Khái niệm ứng dụng văn phòng trực tuyến 21 2.1.2 Các dịch vụ phần mềm văn phòng trực tuyến 21 2.2 Sử dụng Email 22 2.2.1 Các loại Email miễn phí 22 2.2.2 Minh họa sử dụng Gmail 23 2.3 Duyệt mail Microsoft Outlook 32 2.3.1 Đặc trƣng trình duyệt thƣ Microsoft Outlook 32 2.3.2 Khai báo nhiều tài khoản : 32 2.3.3 Cài đặt Address book (Danh bạ email) 33 2.3.4 Tổ chức hệ thống lƣu trữ mail 35 2.3.5 Các lọc: cài đặt Rules 35 2.4 Một số dịch vụ email đặt biệt 36 2.4.1 Ý nghĩa mail offline 36 Trang 2.4.2 MS Exchange 36 2.5 Dịch vụ RSS (Really Simple Syndication Rich Site Summary) 36 2.5.1 Khái niệm RSS 36 2.5.2 Đặc tả RSS 36 2.5.3 Lợi ích 36 CHƢƠNG KẾT NỐI XÃ HỘI 38 3.1 Dịch vụ làm việc nhóm online 38 3.1.1 Khái niệm 38 3.1.2 Các giai đoạn làm việc nhóm 38 3.1.3 Những yêu cầu tổ chức hoạt động nhóm online 39 3.1.4 Các cơng cụ hoạt động nhóm trực tuyến 39 3.2 Dịch vụ lƣu trữ trực tuyến 44 3.2.1 Khái niệm đặc điểm 44 3.2.2 Các dịch vụ lƣu trữ trực tuyến thông dụng 44 3.3 Thống kê, điều tra trực tuyến 47 3.3.1 Khái niệm 47 3.3.2 Một số công cụ 49 CHƢƠNG POWERPOINT 52 4.1 Giới thiệu PowerPoint 52 4.1.1 Công dụng 52 4.1.2 Công cụ 52 4.1.3 Thành phần 53 4.1.4 Các chế độ xem (view) Slide 55 4.1.5 Các thao tác file 56 4.1.6 In ấn 58 4.2 Thao tác Powerpoint 60 4.2.1 Chiến lƣợc tạo Presentation 61 4.2.2 Định dạng Slide hiệu ứng 61 4.2.3 Đặt nút điều khiển 62 4.2.4 Custom Show 63 4.2.5 Giao tiếp với ứng dụng khác 63 Trang CHƢƠNG 1.1 TỔNG QUAN VỀ INTERNET Giới thiệu mạng máy tính 1.1.1 Khái niệm mạng máy tính Mạng máy tính tập hợp máy tính đơn lẻ đƣợc kết nối với phƣơng tiện truyền vật lý (Tranmission Medium) theo kiến trúc mạng xác định (Network Architecture) Kiến trúc mạng bao gồm cấu trúc mạng (Topology) giao thức mạng (Protocol) Topology cấu trúc hình học thực thể mạng giao thức mạng tập hợp quy tắc chuẩn mà thực thể hoạt động truyền thơng phải tn theo Hình 1.1 Mơ hình mạng máy tính 1.1.2 Lợi ích kết nối mạng - Có thể giảm số lƣợng máy in, đĩa cứng thiết bị khác Kinh tế việc đầu tƣ xây dựng cho hệ thống tin học quan, xí nghiệp, trƣờng học… - Dùng chung tài nguyên đắt tiền nhƣ máy in, phần mềm… Tránh dƣ thừa liệu, tài nguyên mạng Có khả tổ chức triển khai đề án lớn thuận lợi dễ dàng - Đảm bảo tiêu chuẩn thống tính bảo mật, an toàn liệu nhiều ngƣời sử dụng thiết bị đầu cuối khác làm việc hệ sở liệu Tóm lại, mục tiêu kết nối máy tính thành mạng cung cấp dịch vụ đa dạng, chia sẻ tài nguyên chung giảm bớt chi phí đầu tƣ trang tiết bị 1.1.3 Các thành phần mạng máy tính Thiết bị đầu cuối: thiết bị mà ngƣời sử dụng thao tác trực tiếp để tiến hành giao tiếp với mạng, ví dụ: Máy tính, Laptop, ĐTDĐ, Camera… Trang Thiết bị mạng: để hệ thống mạng hoạt động trơn tru, hiệu khả kết nối tới hệ thống khác đòi hỏi phải sử dụng thiết bị mạng chuyên dụng Những thiết bị đa dạng phong phú chủng loại nhƣng dựa thiết bị Repeater, Hub, Switch, Router Gateway Giao thức mạng: tập hợp quy tắc chuẩn mà thực thể hoạt động truyền thông phải tuân theo Phân loại mạng máy tính 1.1.4 1.1.4.1 Phân loại theo khoảng cách địa lý a Mạng cục LAN (Local Area Network) Mạng cục LAN: kết nối máy tính đơn lẻ thành mạng nội bộ, tạo khả trao đổi thông tin chia sẻ tài nguyên quan, xí nhiệp Có hai loại mạng LAN khác nhau: LAN nối dây (sử dụng loại cáp) LAN khơng dây (sử dụng sóng cao tần hay tia hồng ngoại) Đặc trƣng mạng cục bộ: Hình 1.2 Mạng cục bộ- LAN Quy mơ mạng nhỏ, phạm vi hoạt động vào khoảng vài km Các máy tòa nhà, quan hay xí nghiệp nối lại với Quản trị bảo dƣỡng mạng đơn giản Công nghệ truyền dẫn sử dụng mạng LAN thƣờng quảng bá (Broadcast), bao gồm cáp đơn nối tất máy Tốc độ truyền liệu cao, từ 10-100 Mbps đến hàng trăm Gbps, thời gian trễ nhỏ (cỡ 10s), độ tin cậy cao, tỷ số lỗi bit từ 10-8 đến 10-11 b Trang Mạng đô thị MAN (Metropolitan Area Network) Hình 1.3 Ví dụ mạng MAN Mạng thị: mạng đƣợc cài đặt phạm vi đô thị trung tâm kinh tế - xã hội có bán kính khoảng 50 km trở lại Mạng thị hoạt đông theo kiểu quảng bá, LAN to LAN Mạng cung cấp dịch vụ thoại, phi thoại truyền hình cáp Mạng MAN lớn mạng LAN nhƣng nhỏ mạng diện rộng WAN, đóng vai trị kết nối hai mạng LAN WAN với kết nối mạng LAN c Mạng diện rộng WAN (Wide Area Network) Mạng diện rộng: mạng liệu đƣợc thiết kế để kết nối máy tính quốc gia hay quốc gia châu lục Mạng kết nối mạng LAN mạng MAN khu vực địa lý cách xa Mạng diện rộng có tốc độ truyền liệu thấp so với mạng cục LAN, tỷ lệ lỗi đƣờng truyền cao Thông thƣờng đƣợc kết nối đƣờng truyền mạng viễn thông Một số mạng diện rộng điển hình: - Mạng số tích hợp đa dịch vụ ISDN (Integrated Services Digital Network) Mạng X25 chuyển mạch khung Frame Relay Phƣơng thức truyền thông đồng ATM (Asynchronous Transfer Mode) Mạng hệ sau NGN (Next Generation Network) d Mạng toàn cầu GAN (Global Area Network) Mạng toàn cầu mạng kết nối máy tính phạm vi tồn giới dựa đƣờng truyền viễn thơng vệ tinh, tập hợp mạng LAN, MAN, WAN độc lập với Mạng Internet dạng mạng toàn cầu GAN 1.1.4.2 Phân loại mạng theo kiến trúc mạng (Topology) - Kiến trúc mạng (Network Topology) sơ đồ biểu diễn kiểu xếp, bố trí vật lý máy tính, dây cáp thành phần khác mạng theo phƣơng diện vật lý - Có hai kiểu kiến trúc mạng là: kiến trúc vật lý (mơ tả cách bố trí đƣờng truyền thực mạng), kiến trúc logic (mô tả đƣờng thực mà liệu thật di chuyển qua node mạng) a Trang Mạng tuyến tính (BUS) Hình 1.4 Mơ hình mạng tuyến tính- BUS Kiến trúc Bus kiến trúc cho phép nối mạng máy tính đơn giản phổ biến Nó dùng đoạn cáp nối tất máy tính thiết bị mạng thành hàng Khi máy tính mạng gởi liệu dƣới dạng tín hiệu điện tín hiệu đƣợc lan truyền đoạn cáp đến máy tính cịn lại, nhiên liệu đƣợc máy tính có địa so khớp với địa mã hóa liệu chấp nhận Mỗi lần có máy gởi liệu lên mạng số lƣợng máy tính bus tăng hiệu suất thi hành mạng chậm Hiện tƣợng dội tín hiệu: tƣợng liệu đƣợc gởi lên mạng, liệu từ đầu cáp đến đầu cáp Nếu tín hiệu tiếp tục khơng ngừng dội tới lui dây cáp ngăn không cho máy tính khác gởi liệu Để giải tình trạng ngƣời ta dùng thiết bị terminator (điện trở cuối) đặt đầu cáp để hấp thu tín hiệu điện tự Ưu điểm: kiến trúc dùng cáp, dễ lắp đặt, giá thành rẻ Khi mở rộng mạng tƣơng đối đơn giản, khoảng cách xa dùng repeater để khuếch đại tín hiệu Khuyết điểm: đoạn cáp đứt đơi đầu nối bị hở có hai đầu cáp khơng nối với terminator nên tín hiệu dội ngƣợc làm cho toàn hệ thống mạng ngƣng hoạt động Những lỗi nhƣ khó phát hỏng chỗ nên cơng tác quản trị khó mạng lớn (nhiều máy kích thƣớc lớn) b Mạng vịng (RING) Trong mạng ring máy tính thiết bị nối với thành vịng khép kín, khơng có đầu bị hở Tín hiệu đƣợc truyền theo chiều qua nhiều máy tính Kiến trúc dùng phƣơng pháp chuyển thẻ (token passing) để truyền liệu quanh mạng Hình 1.5 Mơ hình mạng hình vịng- RING Phƣơng pháp chuyển thẻ phƣơng pháp dùng thẻ chuyển từ máy tính sang máy tính khác tới máy tính muốn gởi liệu Máy giữ thẻ bắt đầu gởi liệu quanh mạng Dữ liệu chuyển qua máy tính cho Trang đến tìm đƣợc máy tính có địa khớp với địa liệu Máy tính đầu nhận gởi thơng điệp cho máy tính đầu gởi cho biết liệu đƣợc nhận Sau xác nhận máy tính đầu gởi tạo thẻ thả lên mạng Vận tốc thẻ xấp xỉ với vận tốc ánh sáng c Mạng hình (STAR) Trong kiến trúc này, máy tính đƣợc nối vào thiết bị đấu nối trung tâm (Hub Switch) Tín hiệu đƣợc truyền từ máy tính gởi liệu qua hub tín hiệu đƣợc khuếch đại truyền đến tất máy tính khác mạng Ưu điểm: kiến trúc star cung cấp tài nguyên chế độ quản lý tập trung Khi đoạn cáp bị hỏng ảnh hƣởng đến máy dùng đoạn cáp đó, mạng hoạt động bình thƣờng Kiến trúc cho phép mở rộng thu hẹp mạng cách dễ dàng Khuyết điểm: máy tính phải nối vào trung tâm điểm nên kiến trúc đòi hỏi nhiều cáp phải tính tốn vị trí đặt thiết bị trung tâm Khi thiết bị trung tâm điểm bị hỏng tồn hệ thống mạng ngừng hoạt động Hình 1.6 Mơ hình mạng hình (STAR) d Mạng kết hợp Mạng kết hợp hình tuyến tính (Star bus) Star bus mạng kết hợp mạng star mạng bus Trong kiến trúc vài mạng có kiến trúc hình star đƣợc nối với trục cáp (bus) Nếu máy tính bị hỏng khơng ảnh hƣởng đến phần lại mạng Nếu Hub bị Trang hỏng tồn máy tính Hub khơng thể giao tiếp đƣợc Hình 1.7 Cấu trúc mạng Star-Bus Mạng kết hợp hình hình vịng (Star Ring) Mạng Star Ring tƣơng tự nhƣ mạng Star Bus Các Hub kiến trúc Star Bus đƣợc nối với trục cáp thẳng (bus) Hub cấu hình Star Ring đƣợc nối theo dạng hình Star với Hub 1.1.4.3 Phân loại theo mơ hình điều hành mạng a Mạng ngang hàng (Peer to Peer Network) Mạng ngang hàng cung cấp việc kết nối máy tính nhƣng khơng có máy tính đóng vai trị phục vụ Một máy tính mạng vừa client, vừa server Trong môi trƣờng này, ngƣời dùng máy tính chịu trách nhiệm điều hành chia sẻ tài nguyên máy tính Mơ hình phù hợp với tổ chức nhỏ, số ngƣời giới hạn (thông thuờng nhỏ 10 ngƣời), không quan tâm đến vấn đề bảo mật Mạng ngang hàng thƣờng dùng hệ điều hành sau: Win95, Windows for workgroup, WinNT Workstation, Win2000 Proffessional, OS/2 Ưu điểm: mơ hình mạng ngang hàng đơn giản nên dễ cài đặt, tổ chức quản trị, chi phí thiết bị cho mơ hình thấp Khuyết điểm: không cho phép quản lý tập trung nên liệu phân tán, khả bảo mật thấp, dễ bị xâm nhập Các tài nguyên không đƣợc xếp nên khó định vị tìm kiếm Hình 1.8 Mơ hình mạng ngang hàng b Mơ hình mạng khách chủ (Client- Server Network) Trong mơ hình mạng khách chủ có hệ thống máy tính cung cấp tài nguyên dịch vụ cho hệ thống mạng sử dụng gọi máy chủ (server) Một hệ thống máy tính sử dụng tài nguyên dịch vụ đƣợc gọi máy khách (client) Các server thƣờng có cấu hình mạnh (tốc độ xử lý nhanh, kích thƣớc lƣu trữ lớn) Trang máy chuyên dụng Dựa vào chức chia thành loại server nhƣ sau: - Hình 1.9 Mơ hình mạng khách chủ File Server: phục vụ yêu cầu hệ thống tập tin mạng Print Server: phục vụ yêu cầu in ấn mạng Application Server: cho phép ứng dụng chạy server trả kết cho client Mail Server: cung cấp dịch vụ gởi nhận e-mail Web Server: cung cấp dịch vụ web Database Server: cung cấp dịch vụ lƣu trữ, tìm kiếm thơng tin Communication Server: quản lý kết nối từ xa Ưu điểm: liệu đƣợc lƣu trữ tập trung nên dễ bảo mật, backup đồng với Tài nguyên dịch vụ đƣợc tập trung nên dễ chia sẻ quản lý phục vụ cho nhiều ngƣời dùng Khuyết điểm: server chuyên dụng đắt tiền, phải có nhà quản trị cho hệ thống 1.2 Cơ Internet 1.2.1 Các khái niệm 1.2.1.1 Lịch sử đời? Vào năm 1960, Bộ Quốc phòng Mỹ cho triển khai khẩn trƣơng mạng lƣới thông tin với yêu cầu: Nếu nhƣ trạm trung chuyển mạng bị phá hủy, toàn hệ thống thong tin phải hoạt động bình thƣờng… Cơ quan Nghiên cứu Dự án Cao cấp (ARPA – Advanced Research Projects Agency) thuộc Bộ Quốc phòng Mỹ đƣợc giao trách nhiệm thực việc nghiên cứu kỹ thuật liên mạng (internet) nhằm đáp ứng yêu cầu Đây mạng chuyển mạch gsi (Packet Switching) giới, lấy tên ARPAnet Ban đầu, ARPAnet gồm mạng nhỏ đƣợc lựa chọn trung tâm nghiên cứu phát triển khoa học Giao thức truyền thông lúc kiểu điểm- điểm, chậm thƣờng gây tắc ngẽn mạng Để giải vấn đề này, vào năm 1974 Vinton G.Cerf Robert O.Kahn đƣa ý tƣởng thiết kế giao thức mạng thuận tiện hơn, tiền thân giao thức TCP/IP Tháng 09/1983, dƣới tài trợ Bộ Quốc phòng Mỹ, Berkeley Sorfwave Distribution đƣa Berkeley UNIX 4.2BSD có kết hợp giao thức TCP/IP, biến TCP/IP hành phƣơng tiện kết nối hệ thống UNIX Trên sở đó, mạng ARPANET nhanh chóng lan rộng chuyển từ mạng thực nghiệm sang hoạt động thức: nhiều trƣờng đại học, viện nghiên cứu ghi tên gia nhập để trao đổi thông tin Đến năm 1984, mạng ARPANET đƣợc chia thành hai nhóm nhỏ MILNET dành cho quốc phịng, nhóm mạng thứ hai gọi ARPANET, dành cho nghiên cứu va phát triển Hai nhóm có mối liên hệ trao đổi liệu với qua giao thức TCP/IP đƣợc gọi chung Enternet Mạng Internet trở thành phƣơng tiện trao đổi thơng tn tồn cầu, phƣơng thức thông tin nhanh với lƣu lƣợng truyền tải liệu lớn Thông qua Internet mà nhà nghiên cứu khoa học kỹ thuật, quan giáo dục đào tạo, Trang 10 Bƣớc 4: Tiến hành thiết kế nội dung câu hỏi, giao diện bảng khảo sát: Trang 50 Các dạng câu hỏi google Form: - Loại câu hỏi trả lời ngắn: Nó kiểu mà ngƣời khảo sát đặt câu hỏi cho ngƣời cần khảo sát trả lời dƣới dạng đoạn text - Loại câu hỏi Đoạn: Về phần khơng khác gì, so với phần trả lời ngắn nhƣng bạn đƣợc trả lời dài không bị giới hạn - Loại câu hỏi trắc nghiệm: Là dạng câu hỏi có nhiều đáp án đƣa ra, bạn đƣợc phép chọn đáp án - Loại câu hỏi Hộp kiểm: Tƣơng tự nhƣ loại trắc nghiệm, nhƣng ngƣời trả lời check chọn nhiều đáp án - Loại câu hỏi menu thả xuống: loại câu hỏi mà bạn đƣợc thêm nhiều tùy chọn phía sau câu hỏi - Câu hỏi phạm vi tuyến tính: Là loại câu hỏi có đáp án dạng phạm vi tuyến tính, theo quy tắc tăng dần giả dần - Câu hỏi lưới trắc nghiệm: Tƣơng tự nhƣ câu hỏi tuyến tính, Nhƣng có điểm khác biệt bạn tạo tùy chọn hàng cột - Câu hỏi ngày,giờ: dạng câu hỏi có dạng ngày tháng năm giấc 3.3.2.2 Zoho Challenge Zoho Challenge dịch vụ trực tuyến hỗ trợ ngƣời dùng tạo phiếu khảo sát trực tuyến, tạo thi trắc nghiệm nhận kết cách nhanh chóng hiệu Tƣơng tự nhƣ Google Form, công cụ cho phép ngƣời dùng khảo sát nhanh chóng thu thập, thống kê kết hồn tồn tự động Tuy nhiên, có hai phiên có phí khơng có phí để ngƣời dùng lựa chọn Hệ thống câu hỏi phong phú, đa dạng Trang 51 CHƢƠNG 4.1 POWERPOINT Giới thiệu PowerPoint Khi cần trình bày thuyết trình trƣớc tập thể, trƣớc diễn giả trông cậy vào khả kinh nghiệm, để phát biểu trƣớc số đơng, diễn giả phải tốn nhiều thời gian, công sức để tập luyện Ngày nay, với máy tính, cơng nghệ phần mềm PowerPoint, diễn giả trình bày trƣớc cử tọa cách tự tin, lƣu lốt PowerPoint cơng cụ dùng để trình chiếu nhằm thể ý tƣởng, nội dung, hình ảnh diễn giả, qua slide mà diễn giả chuẩn bị trứớc PowerPoint đƣợc kết hợp với kỹ nghe nhìn giúp cho cử tọa vừa xem, vừa nghe diễn giả nói lên ý gì… 4.1.1 Cơng dụng 4.1.1.1 Biểu diễn - Trình bày Với PowerPoint, ngƣời dùng trình bày ý tƣởng trang trình chiếu (slide), sau trình chiếu slide thơng qua phƣơng tiện khác nhƣ máy chiếu, hình lớn đơn giản in giấy 4.1.1.2 Phối hợp nhìn nghe PowerPoint cơng cụ trực quan kết hợp hình ảnh chiếu hình âm diễn giả kèm để diễn tả nội dung mà ngƣời dùng muốn thể 4.1.1.3 Công cụ đa phương tiện Mỗi slide liên kết (bằng link hay hyperlink) đến đối tƣợng khác tập tin hành, ngồi ngƣời dùng nhúng object đa phƣơng tiện (video, audio, v.v ) vào powerpoint trình chiếu nhƣ cơng cụ chơi nhạc, phim 4.1.1.4 Trình chiếu thủ cơng tự động Tùy theo đối tƣợng, mục tiêu mà trình chiếu thực tự động hồn tồn (chiếu quảng cáo trời, hội chợ, giảng đƣờng.) hay thực cách thủ công 4.1.2 Công cụ 4.1.2.1 Powerpoint phần mềm khác MS Office Bộ cơng cụ văn phịng Microsof Office có nhiều thành viên, đƣợc sử dụng nhiều là: Trang 52 - Microsoft Word: Soạn thảo văn Microsoft Excel: Sử dụng bảng tính Microsoft Access: Cơng cụ quản lý sở liệu Microsoft Outlook: Duyệt mail Microsoft PowerPoint: Cơng cụ soạn thảo, trình diễn 4.1.2.2 Tương đồng dị biệt MS Office So sánh MS Word PowerPoint - Tƣơng đồng: Là công cụ truyền tải thơng tin qua máy tính, giống nhƣ Word, phải soạn thảo tài liệu nội dung - Dị biệt: Về nội dung, Word trình bày chi tiết cịn Powerpoint trình bày tổng thể, tóm tắt 4.1.3 Thành phần 4.1.3.1 Slide: Slide trang trình chiếu, đơn vị nhỏ đƣợc trình diễn đơn vị Slide PowerPoint tƣơng đƣơng với trang Word 4.1.3.2 Place holder Place holder thành phần cấu tạo nên slide Place holder vị trí để ngƣời dùng soạn thảo nội dung Place holder có nhiều loại, loại chứa Object cụ thể Trang 53 - Title Place holder: nơi chứa tiêu đề slide Content Place holder: nơi chứa nội dung slide Object Place holder: Khi content place holder chứa nội dung, tùy vào kiểu liệu nội dung mà chuyển đổi thành: o Picture Place holder: chứa hình ảnh o Text Place holder: chứa chữ, place holder phổ biến o Table Place holder: chứa bảng biểu o Chart Place holder: chứa biểu đồ o Media Place holder: chứa nhạc phim o … Các Place Holder 4.1.3.3 Textbox Đối tƣợng dùng để chứa văn 4.1.3.4 Presentation Một tập tin PowerPoint chứa nhiều slide đƣợc gọi Presentation 4.1.3.5 Master slide Slide Master slide chủ đạo, định dạng slide (định dạng vị trí place holder, font, màu sắc, v.v…) presentation dựa vào định dạng slide master đặt Do Presentation phải có Master slide Một Master slide bao gồm nhiều slide thành phần đƣợc gọi slide bố cục Trang 54 4.1.4 Các chế độ xem (view) Slide 4.1.4.1 View/Normal Trang 55 Đây chế độ xem thƣờng dùng soạn thảo nội dung thuyết trình 4.1.4.2 View Slide Sorter Chế độ giúp xem tổng thể trình diễn, bố cục, nhƣ trình tự slide thuyết trình 4.1.4.3 View/ Slide show Chế độ trình diễn PowerPoint Slide Show chế độ trình chiếu tồn hình, slide lần lƣợt xuất theo thứ tự đƣợc sếp thuyết trình 4.1.4.4 View/ Reading View Xem trƣớc thuyết trình giao diện soạn thảo 4.1.4.5 View/ Notes Page: Chế độ giúp ta thêm ghi vào slide (các ghi khơng hiển thị trình chiếu) 4.1.5 Các thao tác file 4.1.5.1 Khởi động Tùy theo phiên Windows mà ngƣời sử dụng mà đƣờng dẫn đến chƣơng trình PowerPoint khác Trong Windows XP, Windows Vista Windows đƣờng dẫn truy cập đến chƣơng trình giống - Các bƣớc khởi động nhƣ sau: Từ cửa sổ Windows chọn Start Chọn All Programs (Chọn Microsoft Office PowerPoint với Win8, 8.1, 10) Chọn Microsoft Office Nhấp chuột lên Microsoft Office PowerPoint 4.1.5.2 Kết thúc: File/Exit Thoát chƣơng trình PowerPoint, ngƣời dùng làm theo cách sau: Nhấp vào nút Close ( ) góc bên phải cửa sổ PowerPoint, Vào menu File chọn Exit Dùng tổ hợp phím tắt 4.1.5.3 Mở file: File/Open 4.1.5.4 Lưu file: File/Save Trong suốt trình biên soạn thuyết trình, ngƣời dùng phải thƣờng xuyên thực lệnh lƣu tập tin để tránh cố bất ngờ xảy làm slide vừa biên soạn Tùy theo thời điểm thực lệnh lƣu mà PowerPoint thực hoạt động khác nhau, sau số trƣờng hợp Trang 56 - Lƣu thuyết trình lần Lần thực lệnh lƣu tập tin thuyết trình PowerPoint mở hộp thoại Save As Từ hộp thoại bạn đặt tên cho tập tin, chọn loại định dạng tập tin chọn vị trí ổ đĩa để lƣu trữ Các bƣớc thực nhƣ sau: Vào ngăn File Chọn lệnh Save, hộp Save As xuất Nhập tên tập tin thuyết trình hộp File name Ví dụ bạn đặt tên tập tin PowerPoint 2010 (Tập tin đƣợc dùng để thực hành ví dụ sau tài liệu) Chọn loại định dạng tập tin Save as type Ví dụ bạn chọn kiểu tập tin PowerPoint Presentation (*.pptx) PowerPoint mặc định kiểu tập tin PowerPoint Presentation (*.pptx), kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007 phiên sau Chúng ta lƣu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003 Presentation (*.ppt) để phiên PowerPoint 2003 trở trƣớc mở đƣợc thuyết trình tạo PowerPoint 2010 Tuy nhiên, hiệu ứng kiểu định dạng đặc thù PowerPoint 2010 không hoạt động Tại hộp Save in, bạn tìm đến thƣ mục cần lƣu tập tin Nhấn nút Save để lƣu - Lƣu thuyết trình lần sau Sau lƣu tập tin trình diễn, có hiệu chỉnh, thêm nội dung muốn lƣu thuyết trình lại bạn làm theo cách sau: VàoFile | chọn nút Save Trang 57 Nhấn nút Save ( ) Quick Access Toolbar Nhấn tổ hợp phím tắt 4.1.5.5 Lưu file với tên khác: File/Save As Khi lƣu thuyết trình, bạn chọn tên tập tin khác kiểu định dạng tập tin từ hộp Save as type hộp thoại Save As PowerPoint cung cấp nhiều kiểu định dạng cho bạn lựa chọn từ việc lƣu thuyết trình sang định dạng hình ảnh nhƣ JPEGs (.jpg), Portable Document Format (.pdf), trang web (.html), Open Document Presentation (.odp – phần phềm biên soạn thuyết trình OpenOffice), chí lƣu thuyết trình sang định dạng phim, Thực bƣớc sau để lƣu thuyết trình sang định dạng khác: Mở thuyết trình muốn lƣu tên khác sang định dạng khác Vào menu File Chọn lệnh Save As, hộp Save As xuất Tại Filename, chọn tên tập tin khác Tại Save as type, bạn chọn lại kiểu định dạng khác Nhấn nút Save để thực lệnh 4.1.6 In ấn 4.1.6.1 In bình thường In riêng slide trang giấy Thực bƣớc sau để in thuyết trình lên giấy: Mở thuyết trình muốn in Vào menu File Chọn lệnh Print, hộp Print xuất Chọn máy in Printer Tại Print layout, chọn Full Pages Slides Nhấn nút Print để thực lệnh Trang 58 4.1.6.2 In theo kiểu Handout Thực bƣớc sau để in thuyết trình lên giấy theo kiểu handout: Mở thuyết trình muốn in Vào menu File Chọn lệnh Print, hộp Print xuất Chọn máy in Printer Tại Print layout, chọn Handouts, chọn số slide muốn in trang Nhấn nút Print để thực lệnh 4.1.6.3 In thích Thực bƣớc sau để in thuyết trình lên giấy kèm theo thích: Mở thuyết trình muốn in Vào menu File Chọn lệnh Print, hộp Print xuất Chọn máy in Printer Tại Print layout, chọn Notes Pages Nhấn nút Print để thực lệnh Trang 59 4.1.6.4 In Custom show Thực bƣớc sau để in thuyết trình lên giấy kèm theo thích: Mở thuyết trình muốn in Vào menu File Chọn lệnh Print, hộp Print xuất Chọn máy in Printer Tại Slide, chọn Custom Range, chọn số thứ tự slide muốn in Nhấn nút Print để thực lệnh Thao tác Powerpoint Việc tạo chƣơng trình trình chiếu đơn giản cần xem lần, làm đƣợc) nhƣng khơng đầu tƣ buổi thuyết trình hiệu Do đó, xây dựng trình chiếu giống nhƣ đạo diễn đạo quay phim, nghĩa phải nắm rõ mục đích, đối tƣợng mà chƣơng trình trình chiếu nhắm tới, cách thức chuyển tải thơng tin, từ xây dựng kịch tốt, tác động giai đoạn, thành phần với hiệu ứng làm cho chƣơng trình trình chiếu linh hoạt, hấp dẫn 4.2 Trang 60 4.2.1 Chiến lƣợc tạo Presentation 4.2.1.1 Cấu trúc presentation Cấu trúc phải có phần rõ ràng: - Giới thiệu: slide phải giới thiệu đƣợc ngƣời thuyết trình, chủ đề khái quát nội dung mà presentation muốn trình bày - Nội dung: thể nội dung thuyết trình, cần phải có slide giới thiệu phần thuyết trình có nhiều nội dung nhỏ - Kết thúc: Cần có slide ngƣời thuyết trình tóm tắt lại nội dung thuyết trình 4.2.1.2 Master Chọn slide master cho phù hợp với nội dung thuyết trình, master slide chƣơng trình cung cấp chƣa đáp ứng u cầu tự tạo theo ý muốn 4.2.1.3 Phân tích Việc phân tích nội dung, đối tƣợng nghe làm việc xây dựng chi tiết thuyết trình dễ dàng, rõ ràng hiệu 4.2.1.4 Xây dựng chi tiết Khi có ý tƣởng, kịch bản, nên xây dụng chi tiết, thứ tự xuất slide gồm nội dung nào, từ thêm bớt hiệu ứng để tăng hiệu trình chiếu 4.2.2 Định dạng Slide hiệu ứng 4.2.2.1 Định dạng slide Mỗi slide đựợc định dạng slide Master Nếu muốn slide có định dạng khác biệt phần cịn lại, ta định dạng riêng lẻ slide nhờ công cụ đƣợc cung cấp chƣơng trình 4.2.2.2 Hiệu ứng slide Tùy theo đối tựợng, mục đích, slide gắn hiệu ứng để làm thay đổi cách trình bày Một số gợi ý cho hiệu ứng: - Trình bày khoa học: Ngắn gọn, hiệu ứng, cần bật tính xác rõ ràng Slide đơn điệu nhƣng phải xác - Trình bày sản phẩm, quảng cáo: cần hiệu ứng bật vấn đề, sử dụng hiệu ứng nhấn mạnh, tạo tính sinh động gây thu hút cho thuyết trình - Đối tƣợng ngƣời lớn tuổi: Cần tránh hiệu ứng mạnh, ngắt quảng Nên chọn dạng hiệu ứng chậm, rõ ràng - Đối tƣợng trẻ em: Cần hiệu ứng nhấp nháy, nhiều hiệu ứng slide - … Hiệu ứng slide đƣợc tạo chỉnh sửa thông qua công cụ Animation (Hoạt cảnh) Trang 61 4.2.2.3 Tạo chuyển cảnh slide nầy qua slide khác Cũng giống nhƣ hiệu ứng slide, chuyển cảnh hiệu ứng chuyển từ slide trƣớc slide sau ngƣợc lại Đây công cụ để làm đẹp, sinh động thu hút cho thuyết trình Hiệu ứng chuyển cảnh slide đƣợc tạo chỉnh sửa thông qua công cụ Transition 4.2.2.4 Thiết lập trình chiếu Dựa vào mục đích địa điểm thuyết trình, phải thiết lập cách trình chiếu khác nhu chạy tự động, thủ cơng, có quay lại sau hết slide cuối Để tùy chình thiết lập trình diễn, ta vào cơng cụ slide show chọn lệnh Set up Slide Show 4.2.2.5 Tương tác đối tượng Tƣơng tác với đối tƣợng sử dụng hiệu ứng hoạt cảnh đƣợc gọi kỹ thuật trigger Đây kỹ thuật sử dụng animation tƣơng tác trực tiếp animation trình chiếu Các bƣớc tạo trigger Tạo object tƣơng tác Tạo object hiệu ứng Gán hiệu ứng cho object hiệu ứng Chọn trigger Chọn object tƣơng tác 4.2.2.6 Ngăn cản bấm chuột để tránh kết thúc ý muốn Thao tác nầy ngăn ngừa thao tác sai click chuột làm lệch hƣớng trình chiếu Để sang slide khác sử dụng bàn phím (các phím điều hƣớng, phím N, P, v.v ) để thay việc click chuột Để thực ta chọn công cụ Transition, bỏ chọn On Mouse Click 4.2.3 Đặt nút điều khiển 4.2.3.1 Ý nghĩa nút Trong thao tác, cần có số nút lệnh nhƣ: trở đầu, cuối, kế trƣớc, theo sau… Việc cài đặt nút giúp ngƣời thuyết trình bố cục trình bày thuyết trình theo nhƣ ý muốn 4.2.3.2 Thực cài đặt nút điều khiển Để đặt đƣợc nút lệnh điều hƣớng, ta sử dụng công cụ Insert để chèn ký tự điều hƣớng Link với slide mà ta mong muốn hƣớng tới Chọn slide muốn đặt nút điều khiển Chèn ký tự điều hƣớng: chọn menu Insert, chọn Shapes, chọn hình muốn chèn Trang 62 Chọn ký tự vừa chèn, chọn menu Insert, chọn Action Link, hộp thoại Action Link Trong Action Link, chọn tab Mouse Click, chọn Hyperlink to… Sau chọn slide mà muốn liên kết tới 4.2.4 Custom Show 4.2.4.1 Mục đích Là việc trình chiếu báo cáo cách khơng đầy đủ theo mục đích riêng ngƣời thuyết trình 4.2.4.2 Ý nghĩa thực tiển Từ thuyết trình, ngƣời dùng tạo nhiều nội dung thuyết trình khác phụ thuộc vào đối tƣợng nghe, địa điểm trọng tâm thuyết trình 4.2.4.3 Tạo custom show cho chương trình khác a Tùy biến trình diễn Hide Slide Là kỹ thuật tùy biến dựa việc ẩn slide nội dung Sử dụng công cụ Hide Slide, menu Slide Show Gồm bƣớc: Chọn slide cần ẩn Nhấn vào công cụ Hide Slide Nhƣ vậy, slide bị ẩn khơng đƣợc trình chiếu slide cịn tồn thuyết trình Muốn trình chiếu lại ta lập lại bƣớc nhƣ cũ Có thể sử dụng cơng cụ Hide Slide để bố cục thuyết trình b Tùy biến trình diễn Custom Show Là kỹ thuật tùy biến dựa việc chọn nội dung để trình chiếu Sử dụng cơng cụ Custom Show, menu Slide Show Gồm bƣớc: Chọn Custom Show, tiếp tục chọn Custom show, hộp thoại Custom show Chọn New Gõ tên Custom Show, chọn slide cần trình chiếu, ấn nút Add Thay đổi thứ tự slide trình chiếu – cần thiết bấm OK 4.2.5 Giao tiếp với ứng dụng khác 4.2.5.1 Import from Nhập liệu từ Word làm rút ngắn trình tạo tập tin PowerPoint Tuy nhiên, cần chỉnh sửa lại nguyên lý trình bày Word PowerPoint hoàn toàn khác 4.2.5.2 Send to Kết xuất file powerpoint loại khác: gởi mail, chuyển thành file word Trang 63 4.2.5.3 Tạo trình chiếu tự động trời Tắt âm thanh, chuyển tiếp tự động slide, hết silde cuối quay lại slide đầu 4.2.5.4 Tạo trình chiếu dạng đóng gói (.PPS) Một trình chiếu dạng đóng gói dang PPS ghi CD hay file đĩa cứng, sau nầy, chạy độc lập mà không cần phần mềm PowerPoint Trang 64 ... 0.0.0.0 127 .0.0.0 A 126 1677 721 4 65534 B 128 .0.0.0 191 .25 5.0.0 10 163 82 C 1 92. 0.0.0 22 3 .25 5 .25 5.0 110 20 9715 25 4 22 4.0.0.0 24 0.0.0.0 1110 24 1.0.0.0 25 5.0.0.0 11110 D E 1 .2. 2.3 Tên miền... VỤ ỨNG DỤNG VĂN PHÒNG TRỰC TUYẾN 21 2. 1 Các dịch vụ văn phòng 21 2. 1.1 Khái niệm ứng dụng văn phòng trực tuyến 21 2. 1 .2 Các dịch vụ phần mềm văn phòng trực tuyến 21 2. 2 Sử dụng Email... 22 2. 2.1 Các loại Email miễn phí 22 2. 2 .2 Minh họa sử dụng Gmail 23 2. 3 Duyệt mail Microsoft Outlook 32 2.3.1 Đặc trƣng trình duyệt thƣ Microsoft Outlook 32 2.3.2