Nội dung giáo trình gồm 9 bài học: Hệ thống hóa kiến thức cơ bản về Excel; làm bài tập kiểm tra trình độ sử dụng Excel; kỹ năng sử dụng hàm trong Excel; phương pháp tổ chức bảng dữ liệu; phương pháp kết nối, tổng hợp, kết xuất dữ liệu; trình bày, in ấn, lưu trữ, bảo mật, phân phối bảng số liệu, file; marco và VBA trong Excel; cách lập một số mẫu báo cáo điển hình; bài tập kiểm tra, tổng kết.
Giáo trình Excel nâng cao Mục lục Lời nói đầu Bài 1:Hệ thống hóa kiến thức cơ bản về Excel I. Những thao tác đầu tiên với Exel các thao tác cơ bản trong bảng tính Xử lý dữ liệu trong bảng tính II. Hàm và công thức Hàm trong Excel Một số hàm cơ bản Bài 2: Làm bài tập kiểm tra trình độ sử dụng Excel Bài 3: Kỹ năng sử dụng hàm trong Excel Định nghĩa hàm Các hàm thông dụng Các hàm nâng cao Bài 4: Phương pháp tổ chức bảng dữ liệu I. Các thao tác với cơ sở dữ liệu Sắp xếp dữ liệu Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao Tạo tổng cấp dưới ( Subtotals ) Lọc dữ liệu ( Fliter ) Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp các cơ sở dữ liệu chi tiết II. Các hàm thông dụng trong Cơ sở dữ liệu Bài 5: Phương pháp kết nối, tổng hợp, kết xuất dữ liệu Bài 6: Trình bày, in ấn, lưu trữ, bảo mật, phân phối bảng số liệu, file Bài 7 : Marco và VBA trong Excel I. Marco trong Excel 1. Giới thiệu Marco 2. Tạo Marco 3. Gán một phím tắt cho Marco 4. Chạy Marco sử dụng công lệnh 5. Chạy Marco bằng phím tắt……………………………………………………………… 6. Tạo một nút lệnh và gán Excel Marco………………………………………………… 7. Thay đổi tên Button…………………………………………………………………… II. VBA trong Excel… 1. Giới thiệu ngơn ngữ lập trình VBA trong Excel……………………………………… 2. Cách khai báo biến…………………………………………………………………… Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao 3. Các lệnh trong VBA…………………………………………………………………… 4. Các tốn tử sử dụng trong các biểu thức……………………………………………… 5. Thủ tục và hàm trong VBA…………………………………………………………… Bài 8: Cách lập một số mẫu báo cáo điển hình Bài 9: Bài tập kiểm tra, tổng kết BÀI 1 HỆ THỐNG HÓA KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ EXCEL Những thao tác đầu tiên với Excel I. Các thao tác cơ bản: 1. Giới thiệu về Microsotf Excel 2. Các thao tác với file dữ liệu ( Workbook ) + Mở tệp + Lưu tệp + Đóng tệp đang mở 3. Xử lý ơ, cột, hàng trong bảng tính a Thay đổi kích thước cột, hàng • Một cột / một hàng : Cột : Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên cột sao cho xuất hiện ╫ , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. Hàng : Trỏ chuột vào vạch ngang d − ới số thứ tự hàng sao cho xuất hiện ╪ , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới. Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao • Nhiều cột / Nhiều hàng : Cột : Chọn một số ơ của các cột. Format → Colum → Width. Gõ vào độ rộng mới cho các cột rồi OK Hàng : Chọn một số ơ của các hàng. Format → Row → Height. Gõ vào chiều cao mới cho các hàng rồi OK b. Chèn thêm cột, hàng, ơ • Cột : Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. Chọn Insert → Columns. Excel chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được chọn sang phải • Hàng : Chọn khối là số thứ tự của các hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu. Chọn Insert → Rows . Excel sẽ chèn thêm hàng trống và đẩy hàng chọn xuống dưới. Kéo và thả vạch này tại vị trí mới để thay đaei độ rộng cột C Kéo và thả vạch này tại vị trí mới để thay đổi chiều cao hàng 4 • Ơ : Chọn khối là các ơ tại vị trí Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao cần chèn (như ở ví dụ dưới đây là các ơ C3: D4), cần thêm bao nhiêu ơ ta chọn bấy nhiêu. Chọn Insert → Cells xuất hiện hộp thoại Insert Shift Cells Right : đẩy các ơ được chọn sang phải Shift Cells Left : đẩy các ơ được chọn xuống dưới OK : thực hiện lệnh C. Xố cột, hàng, ơ + Cột : Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ) tại vị trí cần xố, cần xố bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. Chọn Edit, Delete. Hàng : Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần xố, cần xố bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu. Chọn Edit, Delete. + Ơ : Chọn khối là các ơ cần xố. Chọn Edit , Delete . Xuất hiện hộp thoại Delete Shift Cells Left : chuyển dữ liệu của các ơ bên phải sang vùng bị xố Shift Cells Up : chuyển dữ liệu của các ơ phía dưới lên vùng bị xố. Entire Row : xố tồn bộ các hàng chứa vùng được chọn. Entire Column : xố tồn bộ các cột chứa vùng được chọn. O K : thực hiện lệnh d Chuyển hàng thành cột và ngược lại Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ơ A2:A6 thành hàng tại các ơ C3:F3, ta làm như sau: Chọn các ơ muốn cho đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn ( A2:A6 ) Chọn biểu tượng Copy hoặc Ctrl+C Đưa con trỏ về ơ đầu tiên của miền dán ( C3 ). Chọn mục Edit, Past Special, đánh dấu chọn ơ Transpose OK Chú ý : Miền nguồn và miền dán khơng được giao nhau ( khơng được có ơ chung ) e. Ẩn, hiện cột, hàng Để tiện cho thao tác, trên các bảng tính, nhất là các bảng tính lớn, người ta thường cho ẩn các cột ( hoặc hàng ) khơng cần thiết. Khi nào cần lại cho chúng hiện trở lại. Cách làm như sau : Chọn các cột ( hoặc các hàng ) cần ẩn đi. Chọn Format, Column ( hoặc Row ). Chọn Hide . Tại vị trí các cột ( hoặc hàng ) ẩn, xuất hiện đường kẻ dọc ( hoặc ngang ) đậm, các cột ( hoặc hàng) bị ẩn vẫn có tác dụng (vẫn sử dung để tính tốn). Để cho chúng hiện trở lại, ta làm như : Chọn các cột ( hoặc các hàng ) liền kề với chúng. Ví dụ cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngay trước và sau chúng : B, F; cần cho các hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng : 3, 7. Chọn Format, Column( hoặc Row ), Unhide Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao f. Cố định cột, hàng tiêu đề Ở các bảng tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thì khơng còn thấy tiêu đề cột của chúng hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột với cột kia. Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì khơng còn thấy các cột trái nhất (như các cột Họ tên, Mặt hàng, ), rất dễ bị nhầm lẫn hàng nọ với hàng kia, Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu đề, cách làm như sau : Đưa con trỏ về ơ chuẩn để cố định. ơ này phải nằm ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đưa con trỏ về ơ C3 Chọn Window, Freeze Pane. Tại ơ chuẩn xuất hiện 2 đường kẻ dọc và ngang. Để huỷ bỏ việc cố định cột, hàng tiêu đề, chọn Window, Unfreeze Pane 5 . Định dạng dữ liệu 1. Hộp thoại Format cells: MS Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm: General: dạng chung do MS – Excel qui định sau khi nhập dữ liệu vào ô Number: Dạng số Currency: Dạng tiền tệ Date: Dạng ngày tháng Time: Dạng thời gian Text: Dạng văn bản Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà MS – Excel hỗ trợ a Biểu diễn dữ liệu số thực Các bước thực hiện: Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao Mở một bảng tính mới và nhập số thực 11111.99 vào ơ C1 của sheet 1 Nhắp chọn thực đơn lệnh Format / cells xuất hiện hộp thoại Format cells Nháy chọn thẻ Number Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category và nháy chọn ơ Use 1000 Separator (,), chúng ta có thể thấy giá trị sơ của ơ đổi sang dạng 11,111.99 ở mục Sample Nhấn nút OK để kết thúc Chúng ta có thể định dạng để số 11111.99 được biểu diễn trên màn hình theo dạng 11111.99, tức là có khoảng trống giữa số hàng nghìn và số hàng trăm để dễ đọc hơn Các bước thao tác ta làm như sau: Trong hộp thoại Format cell, ở thẻ number Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao và trong nhóm định dạng Catergory ta chọn Custom. Sau đó nhập vào ơ Type dãy ký tự #### ##0.00 Sau đó nhấn OK để kết thúc Kết quả là số 11111.99 vẫn giữ ngun giá trị, điều đó được xác định trên thanh cơng thức nhưng cách hiển thị của số trên ơ C1 đã thay đổi thành 11 111.99, có khoảng trống giữa con số hàng nghìn và hàng trăm b Biểu diễn dữ liệu theo dạng ngày tháng Khn dạng của MS Excel khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào bảng tính là tháng / ngày /năm ( mm / dd / yyyy hoặc mm / dd / yy ). Sau khi nhập dữ liệu theo khn dạng tháng / ngày / năm, chúng ta có thể thay đổi cách biểu diễn dữ liệu theo ngày / tháng / năm Các bước thực hiện: Mở một bảng tính mới và nhập giá trị là 04/30/2005 vào ơ C1 của sheet 1 Chọn thực đơn lệnh Format / cells Chọn Costom trong hộp thoại danh sách Category Nhập chuỗi ký tự dd/ mm/ yyyy vào ơ Type Kiểm tra kết quả theo hình dưới đây c Biểu diễn dữ liệu dạng tiền tệ Thực hiện theo các bước sau: Mở bảng tính mới và nhập số 22091972.25 vào ơ C1 trên thanh sheet1 Nháy chọn thực đơn lệnh Format / cells Nháy chọn Costum trong danh sách Category Nháy chuột vào ơ Type, nhập dãy kí tự #,##0.00 [ $VND ] Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 Giáo trình Excel nâng cao Nhấn OK Kiểm tra kết quả theo hình dưới đây d Biểu diễn dữ liệu dạng phần trăm Trong một vài trường hợp, người dùng muốn biểu diễn một số dưới dạng phần trăm, ví dụ: giá trị 0.56 sẽ được hiển thị là 56% Các bước thực hiện như sau: Mở bảng tính mới, nhập số 0.5678 vào ơ C1, Nhấn nút % trên thanh cơng cụ để có dạng biểu diễn 57% Nhấn nút trên thanh cơng cụ để có dạng biểu diễn 56.8% e Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ Trong MS – Excel, việc thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ dạng in đậm / nghiêng / gạch chân được thực hiện theo cách đã làm trong MS – Word. Format / Cells / Font Trong Font Style chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở lại bình thường. Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 10 Giáo trình Excel nâng cao + L để thực hiện macro thì ta chỉ việc nhập chữ Lvào ơ trống bên cạnh phím tắt này sẽ được sử dụng để gọi Macro Kích Ok để trở về hộp thoại macro Kích vào cancel để bỏ qua hộp thoại Chạy Macro sử dụng cơng cụ lệnh: Từ Menu tools, chọn Macro và kích Macros Hộp thoại Macro hiển thị, trong mục Macro name, chọn tên Macro mà mình muốn chạy. Kích vào nút Run chú ý: nếu muốn thay đổi hay xố macro, chỉ cần kích vào Edit hay Delete Chạy Macro bằng phím tắt: Ấn tổ hợp phím Crtl + ? (? Kí tự đã gán) Tạo một nút lệnh và gán Excel Macro: Nếu thanh cơng cụ Forms khơng hiển thị, kích chuột phải trên thanh cơng cụ từ Menu Pop_up, chọn Forms Để tạo một nút lệnh, từ thanh cơng cụ Forms kích vào biểu tượng button. Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 56 Giáo trình Excel nâng cao Sau đó dùng chuột kéo tới vị trí mà ta cần khi đó xuất hiện dấu + và kéo đến cỡ tuỳ ý Khi nhả chuột, hộp thoại Assign Macro xuất hiện kích nút Record, hộp thoại Record Macro xuất hiện Từ mục macro name, nhập tên của Macro cần gọi, kích Ok Khi đó Macro được lưu lại một cách thơng thường, kích vào nút lệnh, chọn Edit text từ menu pop_up Để chạy macro, kích vào nút vừa tạo Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 57 Giáo trình Excel nâng cao Thay đổi tên button: Kích đúp vào button, khi đó tên button được đánh dấu Gõ vào một tên mới và kích vào vùng bảng tính. Xố button kích vào nút và ấn phím Delete. VBA trong Excel 1. Giới thiệu ngơn ngữ lập trình VBA trong Excel Ngơn ngữ lập trình VBA (Visual Basic For Application) là cơng cụ lập trình trong Excel nhằm hỗ trợ cho người sử dụng giải quyết các bài tốn mà bản thân Excel khơng có cơng cụ sẵn có. Bản thân VBA trong Excel phương pháp lập trình cũng giống như các phương pháp lập trình khác như Pascal 2. Cách khai báo biến: a. Khái niệm biến nhớ: là vùng nhớ (lưu) dữ liệu biến động, biến nhớ được sử dụng trong các ngơn ngữ lập trình, biến nhớ tồn tại ngay sau khi xuất hiện câu lệnh khai báo biến và mất đi khi kết thúc chương trình cách khai báo biến: Dim As * Vĩ dụ: Dim a As integer Trong chương trình nếu máy tính gặp câu lệnh này nó sẽ cấp phát một vùng nhớ và đặt tên là a, a là biến nhớ chỉ chứa đựng các giá trị là số ngun b. Tên biến: khơng dài q 64 ký tự và khơng có dấu cách, các ký tự tốn học (+, , *, /) c. Kiểu biến : có rất nhiều kiểu dữ liệu mà biến nhớ sẽ lưu trữ. Sau đây là một số khai báo kiểu biến: Kiểu byte: kiểu số ngun, miền giá trị là 0÷255 Kiểu Boolean: kiểu logic, biến nhớ được khai báo có kiểu Boolean chỉ nhận một trong hai giá trị True (đúng), False (sai) Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 58 Giáo trình Excel nâng cao Kiểu Integer: kiểu số ngun, miền giá trị (32.768 ÷ 32.767) Kiểu long: kiểu số ngun, miền giá trị (2.147.438,648 ÷ 2.147.438,647) Kiểu currency: kiểu tiền tệ Kiểu single: kiểu số thực độ dài 4 byte Kiểu Double: kiểu số thực đọ dài 8 byte Kiểu Decimal: kiểu số thực độ dài 8 byte Kiểu String: xâu ký tự, miền giá trị khả năng lưu trữ từ 165,400 ký tự 3. các lệnh trong VBA 3.1 Lệnh gán: ngơn ngữ VBA sử dụng dấu (=) làm lệnh gán, lệnh gán được sử dụng rất nhiều trong lập trình * Vĩ dụ: nếu ta khai báo: Dim A As Integer 'khai báo biến A có kiểu số ngun thì khi ta viết A=5 máy tính sẽ hiểu đấy là một lệnh gán, nó gán giá trị 5 cho biến A hoặc A=5+3 máy tính sẽ gán kết quả của phép cộng 5+3 cho biến A Biểu thức "A=5" hoặc "A=5+3" được gọi là biểu thức gán Trong biểu thức gán vế phải ln được gán giá trị cho vế trái, soos liệu nguồn để bên phải biểu thức gán, vế bên trái có thể là biến nhớ hoặc là địa chỉ của ơ trong Excel 3.2 Lệnh rẽ nhánh a. Lệnh If: cú pháp If Then [các lệnh được thực hiện nếu điều kiện đúng ] Else [các lệnh được thực hiện nếu điều kiện sai] End If * Vĩ dụ: đoạn chương trình dưới đây cho phép nhập một số bất kỳ từ bàn phím và xác định xem số đó số âm hay số dương Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 59 Giáo trình Excel nâng cao Dim num As double Num = InputBox("Nhập vào một số bất kỳ ") If num>=0 Then MsgBox "số nhập vào là số dương!" Else MsgBox " Bạn đã nhập vào số âm!" End If * Chú ý: cấu trúc lệnh If được phép lồng nhau b. Lệnh Select Case: được phép rẽ nhiều nhánh cấu trúc lệnh : Select Case Case [ các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra thỏa mãn giá trị thứ nhất] Case [các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra thỏa mãn giá trị thứ hai ] Case [các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra giá trị thỏa mãn thứ ba] Case Else [ các lệnh, nếu biểu thức kiểm tra khơng thỏa mãn các giá trị đã liệt kê] End Select * Vĩ dụ: đoạn chương trình đưới đây cho phép nhập một xâu kí tự bất kỳ từ bàn phím và xác định xem sau đó có phải là các xâu "Red", "green", "blue" hay khơng, nếu đúng đưa ra thơng báo tương ứng "màu đỏ", "Màu xanh lá câu", "màu xanh da trời" tương ứng, khơng đúng đưa ra thơng báo "khơng xác định dược màu!" Dim Color As String Color = inputBox("nhập vào xâu ký tự") Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 60 Giáo trình Excel nâng cao Select Case Color Case "Red" MsgBox "Màu đỏ" Case "Green" MsgBox "Màu lá cây" Case "Blue" MsgBox " Màu xanh da trời" Case Else MsgBox " không xác định được màu!" End Select c. Lệnh lặp Lệnh While, cú pháp: while [các lệnh nếu điều kiện đúng] Wend Sơ đồ khối làm việc của lệnh while Đk sai ĐK stop Đk đúng Các lệnh * Vĩ dụ: sử dụng vòng lặp while tính tổng 20 số tự nhiên đầu tiên Trung tâm CNTT & TT Cao Bằng – CBITC ĐT: 0263.955899 61 Giáo trình Excel nâng cao Dim I, N, S As Integer N=20 S = 0 I = 1 While i