HR DEPARTMENT REVISION 01 VISITORS PURPOSE To ensure ABC meets its commitment to the wellbeing of employees & the general public, the Company operates its Visitors Procedure The objectives are to ensure the: • • • • • Safety & security of all personnel Safety and security of plant and visitors Control of general unplanned/unexpected visitors Absence of harassment of ABC personnel Absence of irresponsible or uninvited visitors DEFINITIONS Visitors who are not employees of ABC fall into the categories of: • • Couriers and deliveries Professional visitors and assistants • • • Prospective employees - ABC Customers, Suppliers Statutory represented people such as Water Board, Electricity, Health Department, Auditor General, Industrial Relations, Union officials Non ABC Sales representatives and merchandisers • PROCEDURE • • • • An toàn an ninh cho toàn thể nhân viên An toàn, an ninh cho nhà máy Quý khách Khống chế vò khách không hẹn trước không mong đến Tránh tình trạng gây phiền hà cho nhân viên công ty Tránh trường hợp khách không mời vô phận 2.0 PHẠM VI: Trách nhiệm phận nhân yêu cầu phận tuân thủ nội qui 3.0 ĐỊNH NGHĨA: Khách không hải viên công ty ABC dạng sau: • • • • • Other than for exceptional cases, visitors should be able to give at least 24 hours notice of a visit to the site To ensure compliance with safety regulations, all visitors are to register in the Register Book provided at Guard and will only be allowed to leave the entrance vestibule when wearing the appropriate badge and with an accredited ABC employee The company will nominate an PROCEDURE No HR-001 APPROVED BY 1.0 MỤC ĐÍCH : Đểû ABC thực cam kết an toàn cho nhân viên người cần liên hệ công tác Công ty đưa thủ tục tiếp khách với mục đích đảm bảo: • SCOPE Enforcement of this procedure is the responsibility of the HR Division DATE EFFECTIVE 17 April WRITTEN BY • người nhân thuộc Những người giao nhận hàng Những vò khách phụ tá công ty chuyên nghiệp Những nhân viên tương lai công ty ABC Khách hàng, Nhà cung cấp Những người đại diện cho công ty nhà nước như: công ty điện, nước, Sở Y Tế,Ban Thanh tra, Ban Quản lý khu công nghiệp, nhân viên công đoàn Không phải người đại diện kinh doanh ABC 4.0 THỦ TỤC: Trừ trường hợp ngoại lệ, Quý khách phải thông báo trước 24 Page of HR DEPARTMENT REVISION 01 VISITORS appropriate place designated for the visit The designation ofvisitor areas: • Reception area • Small meeting room ABC staff does not allow to receive visitors at his/her desk After using rooms for reception, ABC staff are requested to turn off all airconditioners, lights, and return the cleaned rooms for next users The Receptionist has responsibility to supervise and report to Board Management the violation for discipline taken properly Impromptu visitors will not be admitted, until they can satisfy the counter attendant that their presence is expected (the counter attendant’s initial check is to the ABC employee nominated) The ABC staff is responsible for the visitor during their visit In case of visitors need to visit our plant or the place of execution, ABC staff is responsible to escort the visitor to the place and it must be approved by Operation Director or Factory Manager At the conclusion of the visit the ABC staff is responsible for escorting the visitor to Guard or Reception and remind the visitors badge is returned upon signing out For Couriers/ Deliveries, security has responsibility to keep their identification, introduction letter, permission … and guide them go to reception area or warehouse gate that depends on requirement of Receptionist The receptionist will inform to warehouse staff for receiving DATE EFFECTIVE 17 April WRITTEN BY PROCEDURE No HR-001 APPROVED BY cần đến công ty liên hệ công tác Để đảm bảo thực quy tắc an toàn cho người, tất quý khách phải đăng ký vào sổ dành cho khách có sẵn Bảo vệ, phép vào công ty đeo bảng tên nhân viên ABC chấp thuận việc liên hệ Công ty đònh nơi dành riêng cho khách Khu vực dành riêng cho khách : • Khu vực tiếp tân • Phòng họp nhỏ khu vực văn phòng Nhân viên không phép tiếp khách bàn làm việc Sau sử dụng xong phòng họp phòng huấn luyện để tiếp khách, yêu cầu nhân viên tắt hết tất máy lạnh, đèn giữ cho khu vực cho người sau sử dụng Nhân viên tiếp tân có nhiệm vụ giám sát vấn đề báo cáo cho Ban Giám Đốc trường hợp vi phạm để có biện pháp xử lý kỷ luật thích đáng Những vò khách không hẹn gặp trước không vào công ty, họ đồng ý người cần liên hệ công ty ABC Nhân viên công ty chòu trách nhiệm với khách suốt thời gian đến liên hệ công tác Trường hợp khách cần tham quan nhà xưởng, tham quan đòa điểm Page of HR DEPARTMENT REVISION 01 VISITORS 10 For Contractors, it should be contacted to ABC staff then send their requirement with detail the execution time, number of staff, Leader and ensure to implement ABC safety rules and be responsible for their staff safety The execution will be carried out when receive the approval from Factory Engineer & Department Head The Department Head should assign their staff to supervise In case of asking the supervision of security, it should be informed to HR 11 All regular visitors, Statutory Authorities and Government instrumentality’s are advised of this procedure and requested to behave according the ABC regulations 12 All authorized/licensed inspections be allowed after contacting/receiving the approval of Management members DOCUMENTATION • • • Visitor Guidelines Registration Book (Copy only) Badge (Copy only) DATE EFFECTIVE 17 April WRITTEN BY PROCEDURE No HR-001 APPROVED BY cần thi công, nhân viên ABC có trách nhiệm dẫn khách đến đòa điểm mà khách cần tham quan việc phải Giám Đốc Điều Hành sản xuất Giám Đốc nhà máy chấp thuận Lúc khách về, nhân viên có trách nhiệm dẫn khách đến khu vực Bảo Vệ Tiếp Tân nhắc khách trả lại bảng tên sau ký vào sổ Đối với vò khách liên hệ để giao nhận hàng, bảo vệ giữ lại giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu giấy liên hệ công tác (nếu có) hướng dẩn khách đến khu vực tiếp tân hay cửa kho tùy theo yêu cầu nhân viên tiếp tân Nhân viên tiếp tân thông báo cho nhân viên kho biết để tiếp 10.Đối với nhà thầu, họ phải liên hệ trước gởi yêu cầu, ghi rõ thời gian, số nhân viên thi công, trưởng nhóm thi công bảo đảm thực nội qui an toàn nhà máy chòu trách nhiệm an toàn nhân viên Việc thi công thực có đồng ý Kỹ sư nhà máy & Trưởng phận Trưởng phận phân công người thuộc phận giám sát việc thi công, Trường hợp cần Bảo vệ giám sát, xin vui lòng thông báo cho phận nhân 11.Đối với vò khách thường xuyên, quyền đòa phương nhân viên nhà nước thông báo thủ tục yêu cầu thực theo quy đònh coâng ty ABC Page of HR DEPARTMENT REVISION 01 VISITORS DATE EFFECTIVE 17 April WRITTEN BY PROCEDURE No HR-001 APPROVED BY 12.Tất nhân viên tra có giấy phép đến công ty công tác vào nhà máy sau liên hệ có chấp thuận thành viên Ban Giám Đốc 5.0 TÀI LIỆU • • • Page of Bảng hướng dẫn dành cho khách Sổ đăng ký khách (bảng copy) Bảng tên (bảng copy) ... DEPARTMENT REVISION 01 VISITORS appropriate place designated for the visit The designation ofvisitor areas: • Reception area • Small meeting room ABC staff does not allow to receive visitors at his/her... staff is responsible for the visitor during their visit In case of visitors need to visit our plant or the place of execution, ABC staff is responsible to escort the visitor to the place and it... the conclusion of the visit the ABC staff is responsible for escorting the visitor to Guard or Reception and remind the visitors badge is returned upon signing out For Couriers/ Deliveries, security