LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Code Version Dated Page : : 5.0 : : Page of Document name: BẢNG MƠ TẢ CHÁNH VĂN PHỊNG Bộ phận Chức danh Mã công việc Cán quản lý trực tiếp Văn phòng cơng ty Chánh văn phòng VPCT-CVP Giám đốc Nhiệm vụ: a) Nhiệm vụ tổng quát: − Hoạch định kế hoạch hoạt động dài, trung, ngắn hạn VPCTy theo chiến lược công ty đạo cấp − Tổ chức VPCTy nhằm hình thành máy hoạt động hữu hiệu có kết quả, hiệu quả, suất chất lượng − Quản lý nhân viên VP công ty; Giám sát, nhắc nhở việc thực c ơng việc hành chính, pháp chế, lễ tân, thơng tin … Đảm bảo hoạt động thơng suốt tòan Cơng ty − Phối hợp tồn lực lượng VPCTy, phối hợp tốt với phận bên bên ngồi Cơng ty để hồn thành mục tiêu đề − Lập ngân sách tối ưu để hoạt động kiểm soát việc thực ngân sách − Xây dựng phát triển đội ngũ CBNV VPCTy, phát triển cán kế thừa − Triển khai kế hoạch, vạch giải pháp, biện pháp cụ thể nhằm đạt mục tiêu Kế hoạch đề − Kiểm soát việc thực kế hoạch chương trình hành động − Cải tiến liên tục nhằm đảm bảo hoàn thành hoàn thành tốt nhiệm vụ cam kết b) Nhiệm vụ cụ thể: i) Nhiệm vụ hàng ngày − Tiếp nhận xử lý kịp thời đạo GĐ, thông tin đơn vị ngồi Cơng ty, báo cáo CBNV VPCty − Phân công, giao việc, hướng dẫn cho CBNV VP thực công việc phát sinh − Kiểm tra, hiệu chỉnh văn bản, báo cáo, kế hoạch, phương án, v.v CBNV VPCTy trước trình duyệt phát hành − Phối hợp đơn vị thực công tác phát sinh − Tham mưu, tham gia ý kiến với hoạt động đơn vị, Công ty ii) Nhiệm vụ hàng tuần − Triển khai xây dựng kiểm tra thực kế hoạch công tác tuần CBNV VPCty − Nhắc nhở rút kinh nghiệm, bổ sung kịp thời thiếu sót công tác CBNV VPCty − Kiểm tra chương trình làm việc với đơn vị bên ngồi Cơng ty iii) Nhiệm vụ hàng tháng − Báo cáo chương trình cơng tác VPCTy định kỳ theo yêu cầu − Xây dựng, triển khai kiểm tra thực kế hoạch công tác tháng VP − Phối hợp đơn vị thực công tác hành chánh định kỳ kiểm tra lưu trữ soát xét văn − Tổ chức họp SXKD định kỳ hàng tháng Công ty iv) Nhiệm vụ hàng quý LOGO COMPANY NAME Adress: Phone: Email: Code Version Dated Page : : 5.0 : : Page of Document name: − Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động quý đơn vị − Lập kế hoạch công tác quý đơn vị − Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác quý Công ty v) Nhiệm vụ hàng năm không định kỳ − Báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm đơn vị − Lập kế hoạch công tác năm đơn vị − Tổ chức Hội nghị sơ kết công tác năm - tất niên Công ty − Tổng hợp báo cáo tổng kết tình hình hoạt động năm đơn vị Công ty − Tổ chức Lễ hội, kiện lớn năm − Đề xuất xếp lương, điều chỉnh mức lương chức danh, khen thưởng, kỷ luật CBCNV đơn vị Quyền hạn: − Ký y hồ sơ, giấy tờ Công ty; − Ký giấy giới thiệu cử CBCNV đơn vị Công ty liên hệ công tác; − Duyệt chi thù lao cho công tác thông tin Tổ thông tin tuyên truyền sở phương án GĐ phê duyệt − Quyết định cấp/điều chuyển/thu hồi mã số điện thọai nội (3 số) đơn vị − Cung cấp thông tin cho quan nhà nước, phương tiện thông tin đại chúng − Được duyệt chi phí mua sách cho Thư viện Pháp luật, mua thẻ (card) cập nhật phần mềm Thư viện pháp luật với mức không triệu đồng/ lần không lần/năm − Có quyền từ chối tuyển dụng nhân không đạt tiêu chuẩn công việc − Duyệt danh sách CBNV thuộc đơn vị tham dự khóa đào tạo công ty tổ chức − Được quyền giao việc, kiểm tra công việc CBNV đơn vị Được quyền trả nhân không đáp ứng yêu cầu công việc (năng lực kém, thường xuyên vi phạm, khơng hồn thành nhiệm vụ, …) Phong NS để bố trí việc khác cho nghỉ việc − Quyết định khen thưởng CBNV đơn vị mức tối đa 300.000 đ/trường hợp không 2.000.000 đ/tháng − Quyết định xử lý kỷ luật CBNV đơn vị mức tối đa khiển trách; − Ký giấy vào cổng cho CBCNV đơn vị Tiều chuẩn: − Trình độ chun mơn: Đại học chun ngành Hành ngành khác đào tạo thêm có kiến thức hiểu biết cơng tác hành − Kiến thức: có kiến thức quản lý, cơng tác hành chính, pháp luật, thơng tin Có hiểu biết tổ chức hoạt động Công ty − Kỹ năng: Hoạch định, Tổ chức, Giao tiếp nhân sự, Làm việc theo đội nhóm, Phân cơng ủy quyền, Kiểm tra - Giám sát, Đánh giá, Thuyết trình, Soạn thảo văn − Tố chất: Năng động, sáng tạo, phối hợp tốt, chịu áp lực, cẩn thận, siêng