Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH huỳnh thiệt

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM - NGUYỄN THỊ MAI THẢO HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH HUỲNH THIỆT LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Kế tốn Mã số ngành: 60340301 TP HỒ CHÍ MINH, Năm 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM - NGUYỄN THỊ MAI THẢO HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH HUỲNH THIỆT LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Kế toán Mã số ngành: 60340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TRẦN ANH TUẤN TP HỒ CHÍ MINH, Năm 2018 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM Cán hướng dẫn khoa học: TS TRẦN ANH TUẤN (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị chữ ký) Luận văn Thạc sĩ bảo vệ Trường Đại học Công nghệ TP HCM ngày …… tháng …… năm 2017 Thành phần Hội đồng đánh giá Luận văn Thạc sĩ gồm: (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị Hội đồng chấm bảo vệ Luận văn Thạc sĩ) Họ tên Chức danh Hội đồng TT Chủ tịch Phản biện Phản biện Ủy viên Ủy viên, Thư ký Xác nhận Chủ tịch Hội đồng đánh giá Luận sau Luận văn sửa chữa (nếu có) Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV TRƯỜNG ĐH CƠNG NGHỆ TP HCM CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC Độc lập – Tự – Hạnh phúc TP HCM, ngày 08 tháng 10 năm 2017 NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ tên học viên: Nguyễn Thị Mai Thảo Giới tính: Nữ Ngày, tháng, năm sinh: 07/01/1979 Nơi sinh: Long An Chuyên ngành: Kế toán MSHV: 1541850046 I- Tên đề tài: Hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt II- Nhiệm vụ nội dung: Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt Phân tích thành tựu, hạn chế nguyên nhân ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội Công ty TNHH Huỳnh Thiệt Đề xuất giải pháp phù hợp với tình hình thực tế nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Công ty TNHH Huỳnh Thiệt III- Ngày giao nhiệm vụ: 20/04/2017 IV- Ngày hoàn thành nhiệm vụ: V- Cán hướng dẫn: TS Trần Anh Tuấn CÁN BỘ HƯỚNG DẪN (Họ tên chữ ký) KHOA QUẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH (Họ tên chữ ký) i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất nội dung luận văn tốt nghiệp cơng trình nghiên cứu riêng tôi, thực hướng dẫn Tiến sĩ Trần Anh Tuấn Các số liệu, kết nêu Luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng TP Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng năm 2017 Học viên thực Luận văn Nguyễn Thị Mai Thảo ii LỜI CÁM ƠN Để luận văn tốt nghiệp hồn thành, tơi xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Trần Anh Tuấn người trực tiếp hướng dẫn tơi suốt q trình hồn thành luận văn Xin trân trọng cảm ơn Quý Thầy Cô Hội đồng chấm luận văn có góp ý thiếu sót luận văn, giúp luận văn hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo tập thể nhân viên Công ty TNHH Huỳnh Thiệt tạo điều kiện giúp đỡ trình thực luận văn Sự giúp đỡ, giảng dạy nhiệt tình Q Thầy Cơ nguồn động viên to lớn, động lực giúp tơi hồn thành luận văn Cuối tơi xin kính chúc Ban giám hiệu nhà trường, Quý Thầy Cô, Ban giám đốc tồn thể nhân viên Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt mạnh khỏe, vui vẻ, hạnh phúc, thành công công việc Xin chân thành cảm ơn! TP Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng năm 2017 Học viên thực luận văn Nguyễn Thị Mai Thảo iii TÓM TẮT Ngày nay, hệ thống kiểm soát nội thực trở thành tài sản q giá nhất, chìa khóa dẫn đến thành công tổ chức, doanh nghiệp kinh tế thị trường Trong giai đoạn xây dựng phát triển Công ty TNHH Huỳnh Thiệt, ban lãnh đạo sớm nhận thấy vai trò hệ thống kiểm soát nội phát triển công ty, coi yếu tố dẫn đến thành công Trong năm qua, Công ty khơng ngừng vươn tới hồn thiện lĩnh vực sản xuất kinh doanh Mặc dù hệ thống kiểm sốt nội hạn chế nhiệu lĩnh vực, phần ảnh hưởng tới phát triển chung công ty Do vậy, đào tạo nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội vấn đề có ý nghĩa cấp thiết thực tiễn công ty Nhận thấy cần thiết nâng cao hệ thống kiểm soát nội để đem lại hiệu thiết thực đóng góp đáng kể cho phát triển cơng ty điều kiện nay, luận văn nghiên cứu đề tài “Hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt” iv ABSTRACT Today, internal control system has truly become the most valueable asset and the key to the success of every organization, every enterprise in the market economy In the stages of structuring and development of Huynh Thiet company limited, the leader has recognized the important role of internal control system in the development of the company, which is considered as a key factor for business success In the past years, the company has not ceased to reach the perfection in all fields, products and services However, the internal control system are still limitation in many fields and it affects partly on general development ò the company Hence, training to improve the internal control system is a matter of urgent and practical significance today Recognizing the need of improving the internal control system to bring practical effects and contribute significantly to the development of the company in current conditions This thesis will focus on research of the topic ” Internal control system in Huynh Thiet company limited” v MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CÁM ƠN ii TÓM TẮT iii ABSTRACT iv MỤC LỤC v LỜI MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu luận văn CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Tổng quan lĩnh vực nghiên cứu 1.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội 1.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro 1.1.2.3 Hoạt động kiểm s o t 10 1.1.2.4 Thông tin truyền thông 12 1.1.2.5 Giám sát 13 1.2 Mục tiêu nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội 14 1.2.1 Mục tiêu thiết lập hệ thống kiểm soát nội 14 1.2.2 Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm sốt nơi 14 1.3 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội 15 1.3.1 Thiết lập môi trường kiểm soát 15 1.3.2 Thiết lập hệ thống thông tin truyền thông 17 1.3.3 Thiết lập thủ tục kiểm soát 18 1.3.4 Quy trình kiểm sốt 19 vi 1.4 Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp 22 1.4.1 Hướng dẫn đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội 22 1.4.2 Ưu điểm hệ thống kiểm soát nội 26 1.4.3 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội 26 1.5 Một số đánh giá hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam 27 1.6 Bài học kinh nghiệm hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp Việt Nam Công ty TNHH Huỳnh Thiệt 29 KẾT LUẬN CHƯƠNG 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HUỲNH THIỆT 33 2.1 Khái quát Công ty TNHH Huỳnh Thiệt 33 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 33 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 34 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty TNHH Huỳnh Thiệt 36 2.2.1 Đặc điểm hoạt động ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ: 36 2.2.2 Hệ thống kiểm soát nội hành 37 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt 37 2.2.2.2 Thông tin truyền thông 39 2.2.2.3 Đánh giá rủi ro 42 2.2.2.4 Hoạt động kiểm soát 42 2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội hành 65 2.3.1 Môi trường kiểm soát 65 2.3.2 Thông tin truyền thông 66 2.3.3 Đánh giá rủi ro 66 2.3.4 Hoạt động kiểm soát 66 2.3.5 Giám sát 68 2.3.6 Định kỳ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, lập báo cáo 68 2.4 Các nhân tố đe dọa đến hữu hiệu hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt 69 2.4.1 Nhân tố khách quan 69 69 Xác định tầm quan trọng việc đánh giá rủi ro, giúp cơng ty chủ động ứng phó rủi ro hạn chế tác hại rủi ro mức chấp nhận được, đồng thời với tham gia đội ngũ nhân viên công ty việc phát đánh giá rủi ro góp phần mang lại hiệu lớn cho hoạt động kiểm soát tồn đơn vị - Việc phân tích chi phí thủ tục kiểm sốt chi phí có tác động định: Kết phân tích sở đánh giá kết hoạt động phòng ban theo cơng trình Qua phân tích đánh giá hoạt động kiểm sốt chi phí cho cơng trình xây dựng Phát khiếm khuyết hệ thống kiểm sốt nội chi phí để có biện pháp khắc phục thích hợp Là sở để lập dự tốn đấu thầu cho cơng trình có đặc điểm tương đồng Những giải pháp đề xuất hướng đạt mục tiêu kiểm soát hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu hoạt động, giữ giá thành hợp lý cho cơng trình từ tăng sức cạnh tranh cho công ty 2.4 Các nhân tố đe dọa đến hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội Công ty TNHH Huỳnh Thiệt 2.4.1 Nh n tố khách uan Đặc điểm sản phẩm xây lắp có tác động lớn đến kiểm sốt hoạt động xây dựng, chất lượng, tiến độ công việc, tính hiệu hoạt động kiểm sốt Xây dựng lĩnh vực sản xuất phức tạp đòi hỏi nguồn nhân lực có trình độ chun mơn, có lực đáp ứng nhu cầu cho vị trí công việc 2.4.2 Nh n tố chủ uan Huỳnh Thiệt cơng ty có quy mơ vừa nhỏ, kiêm nhiệm tất yếu, công ty quản lý chủ yếu dựa vào ý thức nhân viên Với áp lực công việc khả người, việc sai sót, quên, nhầm lẫn dễ xảy Vì trở ngại khoảng cách, khơng có kiểm tra thực tế thường xuyên Giám đốc, việc giám sát, kiểm tra cơng trình phụ thuộc hoàn toàn vào cá 70 nhân quản lý cơng trình, việc thơng đồng xảy - Các phòng ban làm việc độc lập, thiếu phối hợp, kiểm tra, giám sát lẫn Trong công tác kiểm sốt chi phí, cơng ty chưa có quan tâm mức đến việc phân tích chi phí lập báo cáo quản trị BẢNG TỔNG HỢP ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC THÀNH PHẦN NHƯỢC ĐIỂM Hoạt động kiểm soát dựa vào Giám đốc nhân viên giám sát kỹ thuật MÔI TRƯỜNG KIỂM SỐT Thiếu phối hợp, kiểm sốt lẫn phòng ban Thiếu phận chức kiểm sốt nội cơng trình ĐÁNH GIÁ RỦI RO Thiếu việc tham gia đánh giá rủi ro nhân viên Dữ liệu thu thập thiếu tính kịp thời THÔNG TIN TRUYỀN Lưu trữ hồ sơ thiếu tính thống THƠNG Chưa khai thác hết chức phần mềm ứng dụng tính hệ thống mạng nội Thiếu thiết kế cụ thể quy trình mua xuất NVL HOẠT ĐỘNG KIỂM Thiếu chứng từ đối chiếu mua nhập kho NVL SỐT Chưa thực phân tích chi phí cho cơng trình, hạng mục cơng trình GIÁM SÁT Không thường xuyên đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội 71 KẾT LUẬN CHƯƠNG Từ kết khảo sát thực tế công ty, nội dung Chương phản ánh nét đặc trưng hệ thống kiểm sốt nội hành Có thể nói cơng ty thiết lập hệ thống kiểm soát nội với ưu, nhược điểm thành phần hệ thống Trên sở phát huy ưu điểm, thuận lợi có: Lãnh đạo toàn thể nhân viên ý thức tầm quan trọng hệ thống kiểm sốt nội Quy trình hoạt động thiết lập vận hành Khả ứng dụng cơng nghệ, sách đổi mới, tính tn thủ tồn thể nhân viên cơng ty Cùng với việc rút kết nhược điểm thành phần hệ thống nhận diện nhân tố đe dọa đến tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội sở đưa giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nhằm đáp ứng nhu cầu công tác quản lý Công ty Huỳnh Thiệt điều kiện 72 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH HUỲNH THIỆT LỜI MỞ ĐẨU Qua 15 năm sản xuất kinh doanh, Công ty gặt hái nhiều thành cơng khắc phục khơng thiếu sót, thất bại hoạt động Chúng tơi thống kê lại sai lầm thiếu sót thường mắc phải, đa số sai lầm thiếu sót trình làm việc thường chủ quan thiếu kiểm sốt chặt chẻ nội cơng ty Qua đúc kết số kinh nghiệm đề số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty để ngăn ngừa giải vấn đề cách hiệu 3.1 Những yêu cầu đặt cho hệ thống kiểm soát nội bộ, nguyên tắc xây dựng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt Trong q trình hoạt động, doanh nghiệp gặp khơng rủi ro khách quan chủ quan đe dọa đến việc đạt mục tiêu Mỗi doanh nghiệp phải tìm biện pháp đối phó với rủi ro Hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu công cụ giúp nhà quản lý đạt mục tiêu, ngăn ngừa, phát gian lận, sai sót, giảm thiểu, ngăn ngừa rủi ro Mục tiêu doanh nghiệp đạt hiệu hoạt động với chi phí bỏ thấp Do việc xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bị chi phối mục tiêu Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội dựa tảng hệ thống sẵn có, phát huy nguồn lực có, cần kết hợp nhà quản lý tòan thể nhân viên hướng đến thực mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động Trên sở nêu trên, kết hợp với việc tìm hiểu, phân tích hệ thống kiểm sốt nội với việc đánh giá ưu điểm -nhược điểm hệ thống kiểm soát nội cơng ty Huỳnh Thiệt trình bày chương 2, tác giả đề xuất số giải pháp nhằm giúp cơng ty hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội hành Hồn thiện mơi trường kiểm sốt Thiết lập tổ chức có phối hợp phòng ban công ty để tạo 73 điều kiện cho việc kiểm tra chéo lẫn nâng cao hiệu hoạt động Bổ sung sách nhân Xây dựng mội trường văn hóa cơng ty Hồn thiện thơng tin truyền thông + Bổ sung biện pháp nhằm cải thiện hệ thống thơng tin phản hồi văn phòng công trường Tăng cường ứng dụng công nghệ vào hoạt động thơng tin, truyền thơng Hồn thiện hoạt động đánh giá rủi ro Bổ sung biện pháp tăng cường hoạt động đánh giá rủi ro Hoàn thiện hoạt động kiểm soát Các giải pháp tăng cường kiểm soát quy trình xây dựng cơng trình Thực giám sát, thẩm định chất lượng hệ thống kiểm soát nội Định đánh giá hệ thống kiểm soát nội Lập báo cáo đánh giá hệ thống kiểm sốt nội 3.2 Một số giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt - Thiết lập lại cấu tổ chức phân chia trách nhiệm hợp lý Để việc thi công công trình diễn tiến thuận lợi đạt hiệu cao cần phải có phối hợp chặt chẽ phòng ban cơng ty Khi cơng ty trúng thầu, phòng kỹ thuật thiết kế, lập vẽ kỹ thuật, lập dự tốn chi phí cơng trình, giám đốc có kế hoạch bố trí nhân viên ban quản lý cơng trình Khi cơng trình vào thi cơng để nâng cao hiệu thi cơng, phòng ban nên có phối hợp chặt chẽ với Cụ thể phối hợp phòng kỹ thuật, phòng kế tốn ban quản lý cơng trình Các phòng ban nên trao đổi thông tin cho tổ chức họp thảo luận q trình thi cơng, với vai trò phòng ban: Phòng kỹ thuật có trách nhiệm cung cấp thơng tin ban đầu cơng trình: Bảng phân tích đơn giá, dự tốn chi phí cơng trình; kết hợp phòng ban khác việc phân tích chi phí cơng trình, phân tích chênh lệch chi phí Phòng kế tốn tiếp nhận liệu, cung cấp thơng tin liên quan cơng trình; kiểm tra, đối chiếu chi phí phát sinh, thực việc phân tích chi phí 74 cơng trình để có hành động phù hợp với vấn đề phát sinh Ban quản lý cơng trình cung cấp nguồn liệu thực tế phát sinh từ cơng trình; có trách nhiệm thực thi kết phân tích quan sát, báo cáo việc thực biện pháp đề Giám đốc người đưa định đánh giá hệ thống Xây dựng tổ kiểm sốt cơng trình để kiểm tra hoạt động xây lắp: Tổ kiểm sốt cơng trình lập dựa vào nguồn nhân lực có sẵn khơng phải tuyển dụng thêm, bao gồm: đại diện tổ bảo vệ, đại diện kho, đại diện đội trưởng/tổ trưởng đội thi công, giám sát kỹ thuật cơng trình, giám sát chủ đầu tư + Tổ kiểm sốt cơng trình thực chức năng: Lập kế hoạch chi phí xây lắp phát sinh ngắn hạn cơng trình, thường xun báo cáo nhu cầu NVL cho giám đốc Giám sát hoạt động đội thi công, báo cáo tiến độ thi cơng cơng trình Thực kiểm kê tài sản cơng trình đột xuất Phân tích tình hình sử dụng vật tư, nhân cơng cơng trình Cùng tham gia với phòng ban khác phân tích chi phí xây lắp, đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động xây lắp Chính sách nhân Việc đánh giá nhân cần lập thành văn bản, đồng thời cần có mục tự đánh giá ý kiến nhân viên Cần ban hành sách khuyến khích nhân viên nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ hổ trợ kinh phí, thời gian học tập, sách lương, khen thưởng cho cá nhân có thành tích tốt + Khuyến khích nhân viên quản lý (Đội trưởng, tổ trưởng tổ đội thi công) đào tạo, huấn luyện đội ngũ công nhân giỏi tay nghề, chuyên môn liên quan làm đội ngũ nồng cốt, nhằm đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực thi công Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty Xây dựng mơi trường văn hóa cơng ty người chia sẻ, học hỏi kiến thức kinh nghiệm lẫn nhau, không ngừng nâng cao kiến thức, giúp cá nhân hồn thành tốt cơng việc giao, hồn thiện lực phẩm 75 chất thân Giám đốc gương tốt cho đội ngũ nhân viên 3.2.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ kiểm sốt Cải thiện hệ thống thơng tin- truyền thơng công ty: Tăng cường trao đổi thông tin phòng ban thơng qua họp, báo cáo phân tích tình hình thực cơng trình Ứng dụng công nghệ việc truyền thông tin văn phòng cơng ty cơng trình Dùng đơn đặt hàng điện tử, gửi thông qua hệ thống mail, thuận tiện cho việc đối chiếu vật tư đặt mua văn phòng giao cơng trình Lập bảng kê phiếu nhập tuần, thông qua hệ thống mail gửi kế tốn vật tư, cơng nợ, tránh tình trạng chờ đợi người chuyển phiếu nhập từ cơng trình cơng ty Khai thác hiệu ứng dụng phần mềm kế tốn việc thu thập thơng tin thực tế phát sinh cơng trình lập báo cáo nhanh liên quan đến cơng tác kiểm sốt chi phí: tổng số loại vật tư nhập đến thời điểm…, tổng vật tư nhập cho cơng trình, tổng chi phí nhân cơng cơng trình, vật tư nhập theo khách hàng, … Thống phương pháp lưu trữ hồ sơ, chứng từ tồn Cơng ty: quy cách lập hồ sơ (ghi rõ hồ sơ: tên hồ sơ, năm lập, thuộc phòng ban nào, mục lục hồ sơ), phân loại hồ sơ quy định nơi lưu trữ hồ sơ, thứ tự lưu hồ sơ Các phòng ban có liên quan cập nhật thường xuyên mẫu biểu sổ sách, báo cáo theo quy định nhà nước - Khuyến khích nhân viên sử dụng nhằm phát huy vai trò mạng nội (Network) việc truyền thông tin, quản lý thơng tin, kiểm sốt chất lượng thơng tin phòng ban nhân viên phòng ban 3.2.3 Hồn thiện hoạt động đánh giá rủi ro Cần thường xuyên đánh giá khả hạn chế việc đề mục tiêu cụ thể thực mục tiêu chung Công ty thông qua việc trao đổi giám đốc nhân viên phòng ban Ln hướng đến xây dựng mối quan hệ tốt với tất quan, đơn vị, cá nhân giao dịch với công ty nhằm tạo hội, khả giải tình rủi ro xảy 76 - Tun truyền, có sách khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá phân tích rủi ro: biện pháp trả lương chức vụ tiền lương khuyến khích cá nhân có ý thức trách nhiệm cơng việc; Quy định việc tự đánh giá, kiểm điểm công việ định kỳ; … 3.2.4 Hoàn thiện hoạt động kiểm sốt 3.2.4.1 Hồn thiện quy trình nhập xuất ngun vật liệu Thiết lập quy trình nhập xuất nguyên vật liệu cụ thể Cần có kết hợp phận có liên quan việc mua nguyên vật liệu Kế tốn vật tư, ban quản lý cơng trường hổ trợ, tham vấn cho Giám đốc việc lựa chọn nhà cung cấp thời điểm nhập vật tư Sử dụng đơn đặt hàng điện tử, ứng dụng chức hộp thư điện tử gửi đơn đặt hàng cho phận nhận hàng (kho công trường) làm sở kiểm tra, đối chiếu hàng nhập công trường Tách rời phiếu nhập kho xuất kho Lập phiếu xuất kho nội dung nêu rõ cấp cho đội nào, có trách nhiệm quản lý sử dụng vật tư có xét duyệt giám sát cơng trình 3.2.4.2 Kiểm sốt chung chi phí Cơng ty cần quy định hạn chế tối đa khoản chi khơng có chứng từ hợp lệ thông qua việc kiểm tra chặt chẻ chứng từ toán việc xét duyệt chi giám đốc, trưởng phận Đối với kiểm sốt chi phí xây lắp, Cơng ty thực kiểm sốt vật chất kiểm sốt xử lý thơng tin, chi phí theo dõi mặt số liệu sổ sách báo cáo, chưa vào so sánh thực tế với dự tốn phân tích ngun nhân tìm biện pháp quản lý thích hợp Để thực giai đoạn sau trình kiểm sốt cần phải có liên kết, phối hợp chặt chẽ phòng ban việc quản lý cơng trình Cơng việc lập dự tốn chi phí phòng kỹ thuật lập Bảng tổng hợp dự tốn thơng qua việc phân tích mẫu thiết kế khảo sát tình hình thực tế Căn vào Bảng tổng hợp dự tốn Phòng kế tốn phải so sánh, phân tích tìm ngun nhân nhân tố ảnh hưởng đến chi phí xây lắp, từ tìm biện pháp để cải thiện cho cơng trình thi cơng 77 Tuy nhiên, hạn chế thời gian tính hiệu phân tích hoạt động kiểm sốt nên khơng phải tất biến động chi phí phải kiểm sốt Thơng thường, biến động có giá trị lớn (về số tương đối số tuyệt đối) biến động mà tổ chức có khả kiểm sốt biến động cần phân tích xác định ngun nhân 3.2.4.3 Hồn thiện kiểm sốt khoản mục chi phí Đây q trình kiểm sốt chi phí xây lắp thơng qua cơng cụ phân tích biến động chi phí, sử dụng phương pháp thay liên hồn để tìm nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, từ xác định ngun nhân, trách nhiệm cá nhân, phận có liên quan a/ Kiểm soát chi ph nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu xây lắp thường chiếm tỷ lệ lớn đóng vai trò quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm Việc kiểm soát tốt chi phí tạo nên chất lượng cơng trình đảm bảo góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm Để thực phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trước hết cần: phản ánh, tập hợp, ghi chép đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho hạng mục cơng trình, cơng trình; lập bảng tổng hợp biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Thực việc phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: áp dụng phương pháp so sánh để đánh giá mức biến động thực tế với dự toán, phương pháp thay liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng nhân tố Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhiều ngun nhân, trình độ tay nghề chưa cao dẫn đến hao hụt vượt mức quy định, có thay đổi giá vật liệu thu mua, việc bảo quản vật tư không tốt Sau phân tích cần phải nhận xét đánh giá nhân tố ảnh hưởng để tìm nguyên nhân gây biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp b/ Kiểm sốt Chi ph nh n cơng trực tiếp Các nhân tố ảnh hưởng số lượng công nhân không đáp ứng đủ dẫn đến ngừng việc, tay nghề công nhân…Qua nguyên nhân gây nên biến động chi phí nhân cơng trực tiếp cần phải xác định hành động quản lý thích 78 hợp: huấn luyện, nâng cao trình độ tay nghề cho cơng nhân, biện pháp khuyến khích người lao động, đội ngũ quản lý phải theo dõi, giám sát, nâng cao ý thức trách nhiệm chấp hành kỷ luật cơng nhân c/ Kiểm sốt Chi ph sử dụng máy thi công Nguyên nhân ảnh hưởng đến biến động Chi phí sử dụng máy thi cơng kỹ thuật tổ chức thi công công trình chưa hợp lý, chất lượng máy móc, việc quản lý máy hoạt động…Sau phân tích tiêu Chi phí sử dụng máy thi cơng, tìm nguyên nhân ảnh hưởng, tiếp tục xác định hành động quản lý thích hợp: Để thuận lợi cho việc tính phân bổ Chi phí sử dụng máy thi công, cần lập Phiếu theo dõi máy thi công để xác nhận số giờ/số ca máy thi công cơng trình, hạng mục cơng trình phụ trách quản lý xe ký duyệt, chuyển đến phòng kế tốn d/ Kiểm sốt Chi ph sản uất chung Khi phân tích Chi phí sản xuất chung, khó phân biệt mức độ ảnh hưởng nhân tố nên thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí để đánh giá thay đổi tỷ trọng khoản chi thực tế so với dự tốn, tìm điểm yếu để tăng cường quản lý cơng trình sau Ngồi việc tìm chênh lệch nguyên nhân dẫn tới chênh lệch so với dự tốn, việc phân tích chi phí cấu thành khoản mục Chi phí sản xuất chung thường thực kết hợp với ba khoản mục chi phí Để quản lý chặt chẽ chi phí phát sinh cần kiểm tra, đối chiếu, so sánh kết hợp với khoản mục liên quan 79 KẾT LUẬN CHƯƠNG Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội trách nhiệm không nhà quản lý mà tất thành viên cơng ty nhằm làm cho ngày trở nên hữu hiệu.Xuất phát từ trách nhiệm đó, dựa sở lý luận từ thực trạng hệ thống kiểm sốt Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt, nội dung Chương đề xuất biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty với thành phần: mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin-truyền thơng, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát đánh giá hệ thống Những biện pháp góp phần tăng cường hiệu hệ thống kiểm soát nội nhằm nâng cao hiệu hoạt động tạo tác động tích cực định đến kết hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn nay, mang lại tính ổn định bền vững tương lai 80 KẾT LUẬN CHUNG ———  ——— Mỗi doanh nghiệp tự xây dựng thủ tục kiểm soát khác nhằm đạt mục tiêu mà đơn vị đặt Việc kiểm sốt tổ chức hợp lý mang lại hiệu vô to lớn cho doanh nghiệp Qua trình làm việc Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt với trình nghiên cứu tình hình hoạt động Công ty, tác giả rút số nhận xét chung hệ thống kiểm soát nội từ đưa số giải pháp hồn thiện điều kiện nhằm bước nâng cao hiệu kiểm soát nội đơn vị Với thời gian kiến thức hạn chế, tác giả đề xuất ý kiến trọng vào số thành phần hệ thống kiểm soát nội bộ: mơi trường kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát trọng kiểm sốt khoản mục chi phí giám sát-thẩm định hệ thống Những giải pháp đề xuất dựa việc khai thác nguồn lực hữu Công ty, chi phí khơng tốn nhiều so với hiệu chúng mang lại Theo thời gian phát triển kinh tế, kiểm soát nội phát triển thủ tục kiểm sốt cần tiếp tục củng cồ hoàn thiện để trì hữu hiệu hệ thống kiểm sốt nội đạt mục tiêu mà đơn vị đặt ra, hổ trợ đắc lực cho phát triển bền vững 81 HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI Qua thực tế nghiên cứu “Hệ thống kiểm soát nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt” đề tài có số hạn chế sau: Quy mô Công ty TNHH Huỳnh Thiệt vừa nhỏ nên hệ thồng kiểm sốt nội nhiều mặt thiếu sót khơng đầy đủ cơng ty lớn Hệ thống kiểm sốt nội công ty chủ yếu xây dựng theo ý kiến áp đặt Giám đốc chủ tịch hội đồng quản trị Chưa có phối hợp nhịp nhàng phận doanh nghiệp, thông tin phản hồi thường chậm trễ nên việc sữa chữa khắc phục sai sót nhiều Việc điều hành, kiểm sốt, giải sai sót, thu, chi, nhân công ty giám đốc định nên hàng ngày giám đốc phải giải nhiều công việc thường mắc phải sai sót làm giảm hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO ACCA (2013), Tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội để đánh giá rủi ro doanh nghiệp, Bài giảng lớp Kiểm soát nội bộ, Hà Nội Nguyễn Thị Lan Anh (2014), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tập đồn hố chất Việt Nam, Luận án tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Bob Tricker (2012), Kiểm soát quản trị, Nxb Thời Đại, Hà Nội Bộ Tài (2014), Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp Nguyễn Trọng Cơ, Nghiêm Thị Thà (chủ biên) (2013), Quản trị rủi ro tài tập đoàn kinh tế nhà nước: lý luận - thực tiễn, Nxb Tài chính, Hà Nội Ngơ Thế Chi, Phạm Tiến Hưng (chủ nhiệm) (2013), Nâng cao chất lượng cơng tác nghiên cứu, đánh giá hệ thống kiểm sốt nội tập đoàn kinh tế nhà nước q trình kiểm tốn Kiểm tốn Nhà nước tiến hành, Đề tài nghiên cứu cấp Bộ, Kiểm toán Nhà nước Bùi Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich (1994), Những vấn đề cốt yếu quản lý, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Thị Thu Hồi (2011), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội tổng doanh nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam, Luận án tiến sỹ kinh tế, Học viện Tài chính, Hà Nội Thái Phúc Huy (chủ biên) (2012), Hệ thống thông tin kinh tế, Nxb Phương Đông, Cà Mau Nguyễn Bích Liên (2012), Xác định kiểm sốt nhân tố ảnh hưởng chất lượng thơng tin kế tốn môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) doanh nghiệp Việt Nam, Luận án tiến sỹ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh Trần Thị Giang Tân (chủ biên) (2012), Kiểm sốt nội bộ, Nxb Phương 83 Đơng, Cà Mau Victor Z Bring Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại, đánh giá hoạt động hệ thống kiểm sốt, Nxb Tài chính, Hà Nội Anthony, R.N; Dear, J and Bedford, N.M (1989), Managegment Control System, Irwin, Homewood, IL ... nghiệm hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp Việt Nam Công ty TNHH Huỳnh Thiệt 29 KẾT LUẬN CHƯƠNG 32 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH HUỲNH THIỆT... KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH HUỲNH THIỆT 72 3.1 Những yêu cầu đặt cho hệ thống kiểm soát nội bộ, nguyên tắc xây dựng giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt. .. luận chung hệ thống kiểm soát nội Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Huỳnh Thiệt 3 CHƯƠNG