I.Mô tả hệ thống. 1.Nhiệm vụ cơ bản. Hệ thống quản lý chấm công và trả lương cho nhân viên gồm các giai đoạn chính là: +Quản lý nhân sự :Khi có người tham gia ứng tuyển, nhân viên trong bộ phận quản lý nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ của người ứng tuyển và tiến hành phòng vaans đối với người ứng tuyển.Khi người ứng tuyển đạt yêu cầu thì nhân viên của bộ phận quản ký nhân sự sẽ tiến hành lưu trũ lại thông tin người ứng tuyển đạt và tiến hành lập hồ sơ nhân viên cho người ứng tuyển đó. +Quản lý chấm công: khi mà nhân viên mới vào công ty sẽ được nhân viên của bộ phận quản lý chấm công sắp xếp cho lịch làm việc. Nhân viên tiến hành đi làm việc và cuối ngày sẽ được nhân viên của bộ phận quản lý chấm công tổng kết và lập thành bảng chấm công và từ đó bảng chấm công đó sẽ được gửi cho nhân viên bên bộ phận kế toán để nhân viên bên bộ phận kế toán tính lương. +Quản lý lương: Nhân viên bộ phận kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên sau khi nhân được bảng chấm công nhân viên. +Thực hiện các chức năng báo cáo thông kê. Nhân viên bộ phận nhân sự tiến hành lập danh sách nhân viên và bào cáo lại cho ban lãnh đạo Nhân viên bộ phận kế toán tiến hành thống kê các khoản chi tiêu và báo cáo lại cho ban lãnh đạo. 2,Cơ cấu tổ chức Gồm 3 bộ phận chính là: +Bộ phậ quản lý nhân sự : Thực hiện các chức năng quản lý nhân sự
Chương I : Khao sat thông I.Mô ta thông 1.Nhiêm vu ban -Hê thông quan ly châm công va tra lương cho nhân viên gôm cac giai đoan chinh la: +Quan ly nhân sư :Khi co tham gia ưng tuyên, nhân viên b ô phân quan ly nhân sư se têp nhân hô sơ cua ưng tuyên va tên hanh phong vaans đôi với ưng tuyên.Khi ưng tuyên đat yêu cầu thì nhân viên cua bô phân quan ky nhân sư se tên hanh lưu tru lai thông tn ưng tuyên đat va tên hanh lâp hô sơ nhân viên cho ưng tuyên đo +Quan ly châm công: ma nhân viên mới vao công ty se được nhân viên cua bô phân quan ly châm công săp xêp cho lich lam viêc Nhân viên tên hanh lam viêc va cuôi se được nhân viên cua bô phân quan ly châm công tông kêt va lâp bang châm công va tư đo bang châm công đo se được gưi cho nhân viên bên bô phân kê toan đê nhân viên bên bô ph ân kê toan tnh lương +Quan ly lương: Nhân viên bô phân kê toan tên hanh tnh lương cho nhân viên sau nhân được bang châm công nhân viên +Thưc hiên cac chưc bao cao thông kê Nhân viên bô phân nhân sư tên hanh lâp danh sach nhân viên va bao cao lai cho ban lãnh đao Nhân viên bô phân kê toan tên hanh thông kê cac khoan chi têu va bao cao lai cho ban lãnh đao 2,Cơ cấu tổ chức -Gôm bô phân chinh la: +Bô phâ quan ly nhân sư : Thưc hiên cac chưc quan ly nhân sư +Bô phân quan ly chấm công: Thưc hiên cac chưc châm công va lâp bang công cho tưng nhân viên công ty +Bô phân kê toan: Thưc hiên tnh toan cac khoan tên lương, khâu trư, lâp phiêu lương cho tưng nhân viên công ty 3,Quy trình xử ly va quy tắc xử ly a,Bô phân quan ly nhân sư Quan ly tuyển dụng: +Khi ban lãnh đao co yêu cầu tuyên dung thêm nhân viên thì bô phân nhân sư se thưc hiên cac công viêc sau: +Thông bao hoăc đăng thông tn thông tn tuyên dung gôm: Yêu cầu tuyên dung, cac lợi ich được nhân lam nhân viên cua công ty +Tiêp nhân va quan ly hô sơ cua ưng tuyên +Thông bao lich phỏng vân va tên hanh phỏng vân đôi với ưng tuyên.Nêu ưng tuyên đap ưng đươc yêu cầu cua nha tuyên dung thì nha tuyên dung se tên hanh lưu trữ thông tn cua ưng tuyên lai va lâp danh sach đê gưi lên ban lãnh đao Nêu không đat thì nha tuyên dung se gưi lai thông bao đên ưng tuyên +Sau gưi thông bao lên ban lãnh đao thì ban lãnh đao se tên hanh xem xét danh sach nhân viên Nêu ban lãnh đao đông y với danh sach đo thì bô phân quan ly nhân sư se tên hanh lưu trữ thông tn ưng tuyên va câp nhât hô sơ nhân viên.Nêu không đat thì ban lãnh đao se yêu cầu bô phân tuyên dung lâp lai danh sach +Gưi thông bao đên những ưng tuyên được tuyên vao danh sach nhân viên thư viêc hoăc chinh thưc Quan ly thông tin về hồ sơ ly lịch: +Quan ly chi têt vê thông tn lao đông như: Mã nhân viên, sinh, giới tnh, chưc vu, đia chi, sô điên thoai, email,… +Quan ly chi têt vê trình đô chuyên môn, trình đ ô ngoai ngữ +Quan ly viêc lưu trữ hô sơ cua lao đông +Quan ly chi têt qua trình công tac cua lao đông trước vao công ty cho đên hiên tai +Sau co được thông tn cua nhân viên thì bô phân quan ly nhân sư se tông hợp lai thông tn tư đo lâp hô sơ nhân viên Sauk hi lâp được hô sơ nhân viên thì bô phân quan ly nhân sư se thông kê, bao cao lên ban lãnh đao đê ban lãnh đao xem xét va duyêt Nêu ban lãnh đao không đông y thì se yêu cầu bô phân quan ly nhân sư tông hợp lai thông tn hô sơ nhân viên Nêu ban lãnh đao đông y thì bô phân quan ly se tông hợp va lưu lai thông tn cua nhân viên tư đo tao hô sơ nhân viên chình thưc Quan ly thông tin về hơp đồng lao đông: +Quan ly chi têt vê hợp đông loa đông giữa công ty với lao đông: Hợp đông thư viêc, hợp đông chinh thưc co thơi han, hợp đông chinh thưc không cô thơi han +Theo dõi gia han hợp đông +Theo dõi hô sơ lưu trữ lao đông nghi viêc, tam hoãn hợp đông +Quan ly chi têt hô sơ ưng viên dư tuyên +Khi ưng viên được tuyên dung, hô sơ ưng viên se được câp nhât vao hô sơ nhân viên chinh thưc cua công ty môt cach tư đ ông, không phai nhâp dữ liêu nhiêu lần b,Bô phân quan ly châm công -Sau nhân được danh sach hô sơ nhân viên tư bô phân quan ly nhân sư thì bô phân quan ly châm công se tên hanh cac hoat đông như: -Thiêt lâp lich lam viêc, ca lam viêc, danh sach cac lê được nghi, sô được được nghi thang - So sanh dữ liệu châm công với cac ca lam việc, cac nghi đê tnh toan công chinh xac -Tinh toan cac giơ công vao va chuyên sô liệu vê module quan tri lương đê tnh lương cho nhân viên -Tich hợp phần mêm châm công vao may lây dư liệu tư may châm công va đưa vao phần mêm đê tên hanh qua trình tnh toan công chinh xac cho nhân viên -Theo dõi va lọc danh sach nhân viên lam thêm giơ, nhân viên nghi co/ không phép, nghi công tac -Theo dõi qua trình khen thương, ky luât c,Bô phân kê toan -Cac thông sô đầu vao cua qua trình tnh lương như: Mưc lương thiêu theo bang lương cua nha nước, tên ăn trưa, tên tăng ca, lương hương tham gia học tâp, đao tao dai ngay, cac sô điêu chin lương cư vao kêt qua kinh doanh thang đê tnh lương,…se được quan ly tâp trung thông cho cac khôi tra lương -Sau nhân được bang châm công tư bô phân châm công thì bô phân kê toan băt đầu dưa bang châm công đo va tên hanh tnh toan cac khoan tên lương cho nhân viên Tùy vao tưng đôi tượng nhân viên thì bô phân kê toan ap dung cac phương phap tnh lương riêng Quan ly tiền lương cho lao đông tam thơi: +Ap dung tnh lương cho cac nhân viên văn phong, bao vê lam vi êc theo giơ hanh chinh +Câp nhât công thưc tê lam viêc, nghi phép, học +Chương trình tư đôn tnh cac khoan lương, thương,… Quan ly tiền lương cho lao đông chinh thưc: +Ap dung cho cac bô phân hương lương theo ty lê doanh thu thưc hiên hiêu qua qua trình lam viêc +Câp nhât doanh thu phân bô theo tưng bô phân +Câp nhât công thưc tê lam viêc, nghi phép, học +Chương trình tư đông tnh toan va phân bô cac khoan lương, thương theo sô hương lương doanh thu cua tưng nhân viên Quan ly cac khoan thu nhâp khac va nghia vụ cua lao đ ông: +Quan ly cac khoan thu nhâp khac ngoai lương +Quan ly cac khoan thương đôt xuât, lê, têt,… +Quan ly phần trich nôp thuê thu nhâp ca nhân -Sau tnh toan cac khoan khâu trư cua nhân viên thì bô phân kê toan lâp bang lương tam thơi rôi bao cao lên ban lãnh đao -Sau nôp bang lương tam thơi lên ban lãnh đao thì ban lãnh đao se tên hanh xem xét, đanh gia Nêu ban lãnh đao không đông y thì se yêu cầu bô phân kê toan tông hợp lai thông tn va bao cao lai Nêu ban lãnh đao đông y thì se gưi thông bao cho bô ph ân tai chinh -Sau nhân được đơn duyêt cua ban lãnh đao thì bô phân kê toan se tông hợp lai thông tn va tư đo lâp bang lương va lưu trữ lai dữ liêu Sau đo se tên hanh tra lương tra nhân viên 3,Biểu mẫu *Mâu biêu 1 :Đơn xin viêc *Mâu biểu 2 :Hơp đồng lao đông giưa nhân viên va công ty *Mâu biểu : Bang châm công nhân viên *Mâu biểu : Hồ sơ nhân viên *Mâu biểu : Phiêu toan lương *Mâu biểu 8(MB8): Thống kê *Mâu biểu (MB7): Hồ sơ nhân viên *Mâu biểu : Danh sach nhân viên công ty II.Mô hình hoa thông 1,Mô hình tên trình nghiêp vu -Giai thich ky hiêu: -Mô hình tên trình nghiêp vu: 2,Biểu đô hoat đông *Ky hiêu sử dung bắt đầu/ Kêt thúc Mẫu biểu Công viêc Luông thông tn Điêu kiên re nhanh Dư liêu *Biểu đô quy trình nghiêp vu qua trình tuyển nhân viên *Biểu đô quy trình nghiêp vu qua trình hô sơ ly lich *Biểu đô quy trình nghiêp vu cua qua trình chấm công *Biểu đô quy trình nghiêp vu cua qua trình tnh lương III.Xây dưng dư an 1.Hô sơ điêu tra a,Hồ sơ đầu vao, đầu - Tuyển dụng nhân viên +Đầu vào: yêu cầu tuyển dụng nhân viên giám đốc +Đầu ra: hồ sơ thông tin nhân viên cập nhật -Lập hồ sơ nhân viên +Đầu vào: thông tin nhân viên +Đầu ra: hồ sơ nhân viên -Lưu trữ thông tin nhân viên +Đầu vào: thông tin nhân viên +Đầu ra: Kho liệu -Check bảng chấm công +Đầu vào: bảng chấm công, thông tin nhân viên, số ngày nghỉ +Đầu ra: bảng chấm công cập nhật -Chấm công +Đầu vào: thông tin nhân viên làm, nghỉ +Đầu ra: bảng chấm công cập nhật -Tính lương +Đầu vào: thơng tin nhân viên, bảng chấm công +Đầu ra: báo cáo thống kê lương nhân viên b,Tài nguyên -Tài nguyên hệ thống: +Hồ sơ, thông tin nhân viên +Danh sách nhân viên +Thông tin mức lương nhân viên +Thông tin số ngày công nhân viên c,Nhóm người dùng hệ thống: +Nhân viên bộ phận quản lý nhân sư +Nhân viên bộ phận tài +Nhân viên ở phòng kế tốn +Ban lãnh đạo 2.Dư trù thiêt bi *Phần cứng: -Bô phân quan ly nhân sư: +Sư dung may tnh +May in, may fax, giây in… +Cac thiêt bi liên quan khac -Bô phân châm công: +May châm công +Sư dung may tnh +May in, may fax, giây in,… +Cac thiêt bi liên quan khac,… -Bô phân kê toan: +Sư dung may tnh +May in, may fax, giây in,… +May đêm tên +Cac thiêt bi liên quan khac,… *Phần mêm: -Phần mêm quan ly nhân viên -Hê điêu hanh Window 10 -Microsoft office 2010 -Cac phầm mêm vê sơ dữ liêu đê lưu trữ dữ liêu