1. Xác định nhu cầu các sự kiện trong tháng, các tài sản, công cụ, dụng cụ, tài liệu cần cho từng khóa học 2. Tìm nhà cung ứng 3. So sánh và chọn nhà cung ứng phù hợp 4. Lập dự toán trên cơ sở thông tin đã thu thập 5. Nộp dự toán cho kế toán 6. Chất vấn, bảo vệ dự toán 7. Làm đề nghị thanh toán, xin duyệt dự toán 8. Lấy tiền từ thủ quỹ
QUY TRÌNH LÀM DỰ TỐN CHI PHÍ-QT.LD.B.16 I Mục đích, ý nghĩa - Tài sản công ty - Là tư liệu để hướng dẫn, đào tạo hệ kế cận - Làm dự tốn chi phí chuẩn, nhanh, đạt hiệu cao, tránh mắc lỗi II Phạm vi áp dụng - Bộ phận TCSK - Người thực hiện: Tổng đạo diện kiện III Nội dung Xác định nhu cầu kiện tháng, tài sản, công cụ, dụng cụ, tài liệu cần cho khóa học Tìm nhà cung ứng So sánh chọn nhà cung ứng phù hợp Lập dự tốn sở thơng tin thu thập Nộp dự toán cho kế toán Chất vấn, bảo vệ dự toán Làm đề nghị toán, xin duyệt dự toán Lấy tiền từ thủ quỹ HƯỚNG DẪN CHI TIẾT MÔ TẢ CHI TIẾT STT THỜI GIAN Trước kiện tối thiểu 30 ngày Trước kiện 25 ngày HOẠT ĐỘNG Nhu cầu kiện tháng, tài sản, công cụ, dụng cụ, tài liệu cần cho khóa học Tìm nhà cung ứng Trước kiện 23 ngày So sánh chọn nhà cung ứng phù hợp Chi tiết công việc, thời gian biểu mẫu, hình ảnh, ghi - Xác định số lượng khóa học tháng, quý, năm dựa thông tin từ Marketing CSKH - Xác định nhu cầu sản phẩm, dịch vụ, công cụ dụng cụ, tài liệu, nhân cần cho khóa học sau dà sốt số lượng đồ theo list đồ TCSK đồ cần cho ý tưởng cải tiến Lịch đào tạo PDCA - Tìm nhà cung ứng phù hợp (dựa thơng tin nhà cung ứng lịch sử) Danh sách nhà cung cấp - Thu thập báo giá ( Gồm giá, thời hạn toán dựa quy cách sản phẩm, số lượng sản phẩm) - So sánh giá cung cấp theo form Mẫu báo giá SP, DV, CC, DC theo tiêu trí: Giá, chất lượng, thời hạn toán, thái độ phục vụ, thời gian bảo hành, mức độ uy tín đối tác - Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp (lấy báo giá đưa vào dự tốn chi phí) KẾT QUẢ CẦN ĐẠT ĐƯỢC LỖI PHƯƠNG ÁN KHẮC PHỤC LỖI Xác định xác 90% nhu cầu số lượng SK cần tổ chức đồ dùng, cơng cụ cho khóa học Thơng tin nhà cung cấp, báo giá Xác định nhu cầu khơng sát thực tế - Lấy thơng tin xác rõ ràng từ phận Marketing ( với GPLĐ), CSKH ( với khóa chuyên sâu), lịch đạo tạo trang pdca.vn Thông tin sản phẩm giá chưa sát thực tế - Xác định rõ quy cách sản phẩm - Số lượng sản phẩm cần in Có đơn giá sát đưa vào dự tốn chi phí Báo giá khơng sát thực tế chưa tối ưu Thu thập đầy đủ thông tin nhu cầu Kỹ đàm phán Trước kiện 21 ngày Trước kiện 20 ngày Lập dự toán sở thơng tin thu thập Nộp dự tốn cho kế toán Lập dự toán theo form Dự toán chuẩn form Dự tốn khơng form 2.Sai số liệu Xem kỹ hướng dẫn form Ít người check Gửi dự toán check người phận kế toán Dự toán deadline Hỏi thơng tin xác từ BP kế tốn Theo sát tiến độ cơng việc - Chất vấn bảo vệ dự toán + Tư tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hết mức qua bên đối tác làm việc dài hạn + Đầu tư theo giai đoạn + Thiếu có chết khơng, xin, mua, lý, nhờ + Tư ( mua gì, để thuyết phục ban giám đốc chi tiền ) + Mua có phục vụ trung hạn, dài hạn hạn khơng? - Form dự tốn - Form đề nghị tốn Xin chữ ký người lập , trưởng phòng, kế tốn, giám đốc Bảo vệ thành cơng dự tốn chi phí Gửi khơng người Chậm deadline Không bảo vệ thành công No Trước kiện 18 ngày Chất vấn, Yesbảo vệ dự toán Yes Trước kiện 15 ngày Làm đề nghị tốn, xin duyệt dự tốn Dự tốn chi phí đề nghị TT đầy đủ chữ ký Xin chưa đầy đủ chữ ký Lập dự toán theo tư Lưu tâm trước đưa nên giám đốc Trước kiện 10 ngày Nhận tiền từ thủ quỹ xác nhận nhận tiền - Kiểm tra số tiền dự toán - Nhận tiền từ thủ quỹ - Ký đầy đủ chứng từ kèm Lấy tiền Chưa ký từ thủ quỹ đủ chữ ký vào chứng từ Nhận không số tiền Kiểm tra lại chứng từ Kiểm tra kỹ số tiền trước ký ... 20 ngày Lập dự toán sở thông tin thu thập Nộp dự toán cho kế toán Lập dự toán theo form Dự tốn chuẩn form Dự tốn khơng form 2.Sai số liệu Xem kỹ hướng dẫn form Ít người check Gửi dự toán check... No Trước kiện 18 ngày Chất vấn, Yesbảo vệ dự toán Yes Trước kiện 15 ngày Làm đề nghị tốn, xin duyệt dự tốn Dự tốn chi phí đề nghị TT đầy đủ chữ ký Xin chưa đầy đủ chữ ký Lập dự toán theo tư Lưu... người phận kế toán Dự toán deadline Hỏi thơng tin xác từ BP kế tốn Theo sát tiến độ cơng việc - Chất vấn bảo vệ dự toán + Tư tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hết mức qua bên đối tác làm việc dài