THONG TU 55

BỘ NỘI VỤ - VĂN PHỊNG CHÍNH PHỦ CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2005 THÔNG TƯ LIÊN TỊCH Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Căn Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 18/2003/NĐ-CP ngày 20 tháng 02 năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Chính phủ; Căn Điều Điều 35 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư, Điều Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật, Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn sau: I HƯỚNG DẪN CHUNG Phạm vi đối tượng áp dụng Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành văn bản; áp dụng quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư hướng dẫn Thông tư Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông tư bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, áp dụng văn soạn thảo máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn (như Microsoft Word for Windows) in giấy; áp dụng văn soạn thảo phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác văn làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Phơng chữ trình bày văn Phơng chữ sử dụng để trình bày văn phải phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc văn Đối với văn dùng trao đổi thông tin điện tử quan, tổ chức Nhà nước, phải sử dụng phông chữ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 II THỂ THỨC VĂN BẢN Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) quy định pháp luật văn thành lập, quy định tổ chức máy quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trường hợp Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc Uỷ ban Quốc hội Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức văn thành lập, quy định tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận tư cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền; tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND) Ví dụ: - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ NỘI VỤ TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN - Tên quan, tổ chức ban hành văn (trường hợp có quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp): BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI UBND TỈNH THÁI NGUYÊN CỤC HÀNG HẢI VIỆT NAM SỞ XÂY DỰNG VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI TỔNG CÔNG TY VIỆT NAM ĐIỆN LỰC VIỆT NAM VIỆN DÂN TỘC HỌC CÔNG TY ĐIỆN LỰC Số, ký hiệu văn a) Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội quan nhà nước có thẩm quyền khác Trung ương ban hành thực theo quy định Điều Nghị định số 101/CP ngày 23 tháng năm 1997 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật hướng dẫn Thông tư này, cụ thể sau: - Số văn quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký đánh theo loại văn quan ban hành năm năm ban hành văn Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ số, ví dụ: 2004, 2005; - Ký hiệu văn quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành thực theo quy định Điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 b) Số, ký hiệu văn hành Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành ban hành, quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký đánh số văn Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn hành - Ký hiệu định (cá biệt), thị (cá biệt) hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn Chính phủ Vụ Hành Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC; Công văn Thủ tướng Chính phủ Vụ Văn xã Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /TTg-VX; Công văn Bộ Xây dựng Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo: Số: /BXD-QLN; Công văn Uỷ ban nhân dân tỉnh … tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xã hội soạn thảo: Số: /UBND-VX; Công văn Sở Công nghiệp tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SCN-VP Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn chữ viết tắt tên đơn vị quan, tổ chức phải quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đặt tên theo tên người chữ số phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ương tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tên thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Cơng nghiệp, Cục Xuất thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, Công ty Điện lực thuộc Tổng cơng ty Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội; Văn Nhà máy Thuỷ điện Hồ Bình (có trụ sở thị xã Hồ Bình, tỉnh Hồ Bình): Hồ Bình; Phân xã Thông xã Việt Nam tỉnh Quảng Trị thuộc Thơng xã Việt Nam (có trụ sở thị xã Đông Hà, tỉnh Quảng Trị): Quảng Trị; Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên; Văn Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hoà): Nha Trang - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ương: tên thành phố trực thuộc Trung ương, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội; Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh + Đối với tỉnh: tên thị xã, thành phố thuộc tỉnh huyện nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam): Phủ Lý; Văn Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương; Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ Long; Uỷ ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Đà Lạt; Văn Vườn Quốc gia Ba Bể (có trụ sở huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn): Ba Bể; Ban Quản lý Cửa quốc tế Bờ Y (có trụ sở huyện Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum): Ngọc Hồi - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn; Văn Uỷ ban nhân dân quận (thành phố Hồ Chí Minh) phòng, ban thuộc quận: Quận 1; Uỷ ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp; Văn Uỷ ban nhân dân thị xã Hà Đông (tỉnh Hà Tây) phòng, ban thuộc thị xã: Hà Đơng; Văn Uỷ ban nhân dân thành phố Điện Biên (tỉnh Điện Biên) phòng, ban thuộc thành phố: Điện Biên - Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tổ chức cấp xã tên xã, phường, thị trấn đó, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên; Văn Uỷ ban nhân dân phường Nguyễn Trãi (thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây): Phường Nguyễn Trãi; Uỷ ban nhân dân phường Cống Vị (quận Ba Đình, thành phố Hà Nội): Cống Vị; Văn Uỷ ban nhân dân thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh): Củ Chi Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Quốc phòng thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Quốc phòng b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành ngày, tháng, năm văn thông qua Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm …; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Tên loại trích yếu nội dung văn a) Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành chính, phải ghi tên loại, trừ cơng văn b) Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Nội dung văn a) Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy phạm pháp luật (đối với văn quy phạm pháp luật), quy định đặt ra; vấn đề, việc trình bày Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn b) Bố cục văn Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Bố cục luật, pháp lệnh thực theo quy định Điều 27 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số 02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002 Văn quy phạm pháp luật khác bố cục sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Thông tư: theo mục, khoản, điểm Văn hành bố cục sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo tên quan, tổ chức; - Trường hợp ký thay người đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức; - Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ người đứng đầu quan, tổ chức b) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn quan, tổ chức; ghi chức danh Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc v.v , không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; văn ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền trường hợp cần thiết khác quan, tổ chức quy định cụ thể Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn Ban, Hội đồng Nhà nước quan, tổ chức ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn Ban Hội đồng Đối với Ban, Hội đồng không phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh người ký văn Ban Hội đồng Trường hợp Ban Hội đồng phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi thêm chức danh lãnh đạo quan, tổ chức người ký dưới, ví dụ: - Chức vụ người ký văn Hội đồng Ban đạo Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Phó Trưởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG Nguyễn Văn A Trần Văn B - Chức vụ người ký văn Ban Hội đồng Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Trưởng ban Chủ tịch Hội đồng, lãnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Trưởng ban Phó Chủ tịch Hội đồng ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) THỨ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn quy phạm pháp luật văn hành chính, trước họ tên người ký, khơng ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trường hợp cần thiết, ghi thêm học hàm, học vị Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư quy định pháp luật có liên quan Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Đối với văn gửi cho số đối tượng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn gửi cho nhóm đối tượng định nơi nhận ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Uỷ ban nhân dân huyện, thị xã (thuộc tỉnh ) Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “nơi nhận”, phía từ “như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận công văn 10 Dấu mức độ khẩn, mật a) Dấu mức độ khẩn: Việc xác định mức độ khẩn văn thực sau: - Tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn khẩn; - Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định Dấu độ khẩn phải khắc sẵn theo hướng dẫn điểm k khoản Mục III Thông tư Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tươi b) Dấu mức độ mật: Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 11 Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: a) Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ; b) Các dẫn phạm vi lưu hành “trả lại sau họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn “dự thảo” hay “dự thảo lần ” Các dẫn đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn bản; c) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành; d) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã; đ) Số trang: văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự chữ số Ả-rập; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục 12 Thể thức Thể thức thực sau: a) Hình thức bao gồm dòng chữ “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Việc xác định hình thức thực theo quy định khoản 4, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; b) Tên quan, tổ chức văn tên quan, tổ chức thực việc văn bản; c) Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông tư (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; d) Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn khoản 4, 7, Mục II Thông tư III KỸ THUẬT TRÌNH BÀY Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn 10 (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) 35 Mẫu 1.6 - Quyết định (ban hành quy chế, quy định) TÊN CƠ QUAN (1) Số: /20 (2)/QĐ- (3) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (4) ., ngày tháng năm 20 (2) QUYẾT ĐỊNH Ban hành (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn (7) ; ; Theo đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định (5) Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (10) A.XX(11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1)Tên quan chức danh nhà nước ban hành định (2) Năm ban hành (3) Chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nước ban hành định (4) Địa danh (5) Tên quy chế (quy định) ban hành (6) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan (Bộ trưởng, Thủ tưởng quan ngang Bộ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Toà án nhân dân tối cao) chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ) ghi chức vụ người đứng đầu chức danh nhà nước; thẩm quyền ban hành định thuộc Uỷ ban nhân dân cấp ghi Uỷ ban nhân dân (7) Các trực tiếp để ban hành định (8) Nội dung định (9) Quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Viện trưởng, Chánh án… chức danh nhà nước (Chủ tịch nước, Thủ tướng (Chính phủ)); định Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên Uỷ ban nhân dân; trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) 36 (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu quy chế, quy định (ban hành kèm theo định) TÊN CƠ QUAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) (1) (Ban hành kèm theo Quyết định số /20 /QĐ- ngày tháng năm 20 ………………) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều Chương Điều Điều Chương Điều ./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Trích yếu nội dung quy chế (quy định) 37 Mẫu 1.7 - Chỉ thị TÊN CƠ QUAN (1) Số: /20 (2)/CT- (3) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (4) ., ngày tháng năm 200 (2) CHỈ THỊ (5) (6) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (8) A.XX(9) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan chức danh nhà nước (Thủ tướng Chính phủ) ban hành thị (2) Năm ban hành (3) Chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nước (Thủ tướng Chính phủ) ban hành thị (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung thị (6) Nội dung văn (7) Quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Viện trưởng, Chánh án chức danh nhà nước (Thủ tướng (Chính phủ)); thị Uỷ ban nhân dân phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên Uỷ ban nhân dân; trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) 38 Mẫu 1.8 - Thông tư Bộ trưởng (*) BỘ ………………(1) Số: /20 (2) /TT- (3) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 20 (2) THÔNG TƯ … (4) Căn (5) .; .; …… ., (6) ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (8) A.XX(9) BỘ TRƯỞNG (7) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng thông tư Thủ trưởng quan ngang Bộ, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao Chánh án Toà án nhân dân tối cao (1) Tên Bộ, quan ngang Bộ, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao Toà án nhân dân tối cao (2) Năm ban hành (3) Chữ viết tắt tên Bộ, quan ngang Bộ, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao Tồ án nhân dân tối cao (4) Trích yếu nội dung thông tư (5) Căn pháp lý để ban hành; mục đích (nếu có) phạm vi điều chỉnh thông tư (6) Nội dung thông tư (7) Hoặc chức danh Thủ trưởng quan ngang Bộ, Viện trưởng (Viện Kiểm sát nhân dân tối cao) Chánh án (Toà án nhân dân tối cao); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người 39 ký (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo văn số lượng lưu (nếu cần) (9) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu 1.9 - Thông tư liên tịch BỘ… - CƠ QUAN (TỔ CHỨC) (1) Số: (*) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /20 (2) /TTLT- (3) Hà Nội, ngày tháng năm 20 (2) THÔNG TƯ LIÊN TỊCH … (4) Căn (5) .; .; …… ., (6) ./ CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (7b) BỘ TRƯỞNG BỘ… (7a) (Chữ ký, dấu) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn B Nguyễn Văn A Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT (….), (8) A.XX(9) Ghi chú: (1) Tên Bộ chủ trì tên (các) quan (tổ chức) khác tham gia ban hành thông tư liên tịch (*) Thông tư liên tịch đăng ký ghi số thứ tự văn thư quan chủ trì soạn thảo (2) Năm ban hành (3) Chữ viết tắt tên Bộ tên (các) quan (tổ chức) (4) Trích yếu nội dung thơng tư (5) Căn pháp lý để ban hành; mục đích (nếu có) phạm vi điều chỉnh thơng tư liên tich (6) Nội dung thông tư (7a) Bộ trưởng Bộ chủ trì soạn thảo thơng tư liên tịch; (7b) Chức vụ người đứng đầu quan (tổ chức) tham gia soạn thảo thông tư liên tịch; chức vụ người ký thông tư liên tịch phải ghi đầy đủ, bao gồm chức danh tên quan, tổ chức, ví dụ: Bộ trưởng Bộ , Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ; trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan (tổ chức) ghi chữ viết tắt 40 “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký (8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo Bộ chủ trì quan (tổ chức) tham gia số lượng lưu (nếu cần) Thông tư liên tịch lưu văn thư Bộ chủ trì soạn thảo; lưu hồ sơ đơn vị soạn thảo Bộ quan (tổ chức) tham gia ban hành, ví dụ: Lưu: VT (BNV), CLT (BNV), HC (VPCP) (8) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu 2.1 - Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: (*) /QĐ- (3) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc (4) ., ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Về việc (5) THẨM QUYỀN BAN HÀNH (6) Căn (7) ; ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều (8) Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (10) A.XX(11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (9) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (*) Đối với định (cá biệt), không ghi năm ban hành số ký hiệu văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành định (4) Địa danh (5) Trích yếu nội dung định (6) Nếu thẩm quyền ban hành định thuộc người đứng đầu quan, tổ chức ghi chức vụ người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ , Cục trưởng Cục , Giám đốc , Viện trưởng Viện , Chủ tịch ); thẩm quyền ban hành định thuộc tập thể lãnh đạo quan, tổ chức ghi tên tập thể tên quan, tổ chức (ví dụ: Ban thường vụ , Hội đồng…, Uỷ ban nhân dân ) (7) Nêu trực tiếp để ban hành định (8) Nội dung văn (9) Quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên quan, tổ chức tên tập 41 thể lãnh đạo (ví dụ: TM Uỷ ban nhân dân, TM Ban thường vụ, TM Hội đồng…); trường hợp cấp phó giao ký thay người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; trường hợp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu 2.2 - Quyết định (cá biệt) (ban hành, phê duyệt văn khác)(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /QĐ- CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc … , ngày tháng năm 20 QUYẾT ĐỊNH Ban hành (Phê duyệt) (1) …… …… THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn …… .; ; Xét đề nghị , QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định (Phê duyệt) (1) .……………… Điều Điều ./ Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, A.XX QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A 42 Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng định (cá biệt) ban hành hay phê duyệt văn khác quy chế, quy định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Tên văn ban hành kèm theo định phê duyệt 43 Mẫu quy chế, quy định (ban hành kèm theo định)(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ (QUY ĐỊNH) (1) (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm 20 ) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Điều Điều Chương Điều Điều Chương Điều Điều ./ QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng quy chế, quy định ban hành kèm theo định (cá biệt), bố cục bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm (1) Trích yếu nội dung quy chế (quy định) 44 Mẫu văn khác (được ban hành phê duyệt kèm theo định)(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TÊN LOẠI VĂN BẢN (1) (2) (Ban hành (phê duyệt) kèm theo Quyết định số /QĐ- ngày tháng năm 20 … ) (3) / QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(4) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng văn ban hành phê duyệt kèm theo định chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (1) Ghi tên loại văn ban hành chương trình, kế hoạch, đề án, phương án… (2) Trích yếu nội dung văn (3) Nội dung văn (4) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký định 45 Mẫu 2.3 - Cơng văn hành TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (3) - (4) (5) ., ngày tháng năm 20 V/v .(6) Kính gửi: - ; - ; - (7) / Nơi nhận: - Như trên; - ; - Lưu: VT, (9) A.XX(10) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(8) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website: (11) Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (3) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn (4) Chữ viết tắt tên đơn vị phận soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (5) Địa danh (6) Trích yếu nội dung công văn (7) Nội dung công văn (8) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Uỷ ban nhân dân, Ban thường vụ, Hội đồng…; người ký công văn cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký công văn; trường hợp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư (9) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (10) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) 46 (11) Địa quan, tổ chức; số điện thoại, số Telex, số Fax; địa E-Mail; Website (nếu cần) Mẫu 2.4 - Các hình thức văn hành khác(*) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN (1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: / (3) - (4) (5) ., ngày tháng năm 200 TÊN LOẠI VĂN BẢN (6) (7) (8) / Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT, (10) A.XX(11) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(9) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (*) Mẫu áp dụng chung đa số hình thức văn hành có ghi tên loại cụ thể thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, tờ trình v.v (1) Tên quan, tổ chức cấp (nếu có) (2) Tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (3) Chữ viết tắt tên loại văn (4) Chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn (5) Địa danh (6) Tên loại văn bản: thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, tờ trình v.v (7) Trích yếu nội dung văn (8) Nội dung văn (9) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v ; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên quan, tổ chức tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Uỷ ban nhân dân, TM Ban thường vụ, TM Hội đồng .); người ký văn cấp phó người đứng đầu quan ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ người đứng đầu, bên ghi chức vụ người ký văn bản; trường hợp khác thực theo hướng dẫn khoản Mục II Thông tư 47 (10) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo số lượng lưu (nếu cần) (11) Ký hiệu người đánh máy, nhân số lượng phát hành (nếu cần) Mẫu 3.1 - Bản văn BỘ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: /20 /TT-B Hà Nội, ngày tháng năm 20 THÔNG TƯ ./ Nơi nhận: BỘ TRƯỞNG - .; - ; - Lưu: VT, A.300 (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2) Số: (3) /SY(4) Nơi nhận: - .; - ; - Lưu: VT SAO Y BẢN CHÍNH (1) (5) ., ngày tháng năm 20 QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ(6) (Chữ ký, dấu) Nguyễn Văn A Ghi chú: (1) Hình thức sao: y chính, trích sao lục (2) Tên quan, tổ chức thực văn (3) Số 48 (4) Ký hiệu (5) Địa danh (6) Ghi quyền hạn, chức vụ người ký 49 ... 12 năm 2004 b) Số, ký hiệu văn hành Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm Tu theo tổng số văn số lượng loại văn hành ban hành, quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký... huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn): Ba Bể; Ban Quản lý Cửa quốc tế Bờ Y (có trụ sở huyện Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum): Ngọc Hồi - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc... trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn b) Bố cục văn Tu theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương,