bộ nội vụ - văn phòng phủ Cộng hoà x· héi chđ nghÜa viƯt nam §éc lËp - Tù - Hạnh phúc Số: 55 /2005/TTLT-BNV-VPCP Hà Nội, ngày 06 tháng năm 2005 thông t liên tịch Hớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Căn Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Nội vụ; Căn Nghị định số 18/2003/NĐ-CP ngày 20 tháng 02 năm 2003 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Chính phủ; Căn Điều Điều 35 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn th, Điều Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 Chính phủ kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật, Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn nh sau: i hớng dẫn chung Phạm vi đối tợng áp dụng Thông t hớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành văn bản; đợc áp dụng quan nhµ níc, tỉ chøc x· héi, tỉ chøc x· héi - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trờng hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn th hớng dẫn Thông t Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn quy định Thông t bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ chi tiết trình bày khác, đợc áp dụng văn đợc soạn thảo máy vi tính sử dụng chơng trình soạn thảo văn (nh Microsoft Word for Windows) in giấy; áp dụng văn đợc soạn thảo phơng pháp hay phơng tiện kỹ thuật khác văn đợc làm giấy mẫu in sẵn; không áp dụng văn đợc in thành sách, in báo, tạp chí loại ấn phẩm khác Phông chữ trình bày văn Phông chữ sử dụng để trình bày văn phải phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phơng, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc văn Đối với văn dùng trao đổi thông tin điện tử quan, tổ chức Nhà nớc, phải sử dụng phông chữ mà ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 ii thể thức văn Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: Cộng hoà xà hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự - Hạnh phúc Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức ban hành văn tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) quy định pháp luật văn thành lập, quy định tổ chức máy quan, tổ chức có thẩm quyền, trừ trờng hợp Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, Hội đồng dân tộc Uỷ ban Quốc hội Tên quan, tổ chức ban hành văn phải đợc ghi đầy đủ theo tên gọi thức văn thành lập, quy định tổ chức máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động công nhận t cách pháp nhân quan, tổ chức có thẩm quyền; tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng nh Uỷ ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND) Ví dụ: - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản: Bộ giao thông vận tải nội vụ tổng công ty điện lực việt nam uỷ ban nhân dân tỉnh thái nguyên - Tên quan, tổ chức ban hành văn (trờng hợp có quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp): Bộ giao thông vận tải ubnd tỉnh thái nguyên viện khoa học xà hội việt nam tổng công ty điện lực việt nam cục hàng hải việt nam viện dân tộc học sở xây dựng công ty điện lực Số, ký hiệu văn a) Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội quan nhà nớc có thẩm quyền khác Trung ơng ban hành đợc thực theo quy định Điều Nghị định số 101/CP ngày 23 tháng năm 1997 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật hớng dẫn Thông t này, cụ thể nh sau: - Số văn quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký đợc đánh theo loại văn quan ban hành năm năm ban hành văn Số đợc ghi chữ số ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy ®đ c¸c sè, vÝ dơ: 2004, 2005; - Ký hiƯu văn quy phạm pháp luật bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông t (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan chức danh nhà nớc (Chủ tịch nớc, Thủ tớng Chính phủ) ban hành văn Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ban hành đợc thực theo quy định Điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 b) Số, ký hiệu văn hành Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm Tuỳ theo tổng số văn số lợng loại văn hành đợc ban hành, quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký đánh số văn Số văn đợc ghi chữ số ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ký hiệu văn hành - Ký hiệu định (cá biệt), thị (cá biệt) hình thức văn có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông t (Phụ lục I) chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành văn - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nớc ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo công văn (nếu có), ví dụ: Công văn Chính phủ Vụ Hành Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /CP-HC; Công văn Thủ tớng Chính phủ Vụ Văn xà Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: /TTg-VX; Công văn Bộ Xây dựng Cục Quản lý nhà Bộ Xây dựng soạn thảo: Số: /BXD-QLN; Công văn Uỷ ban nhân dân tỉnh tổ chuyên viên (hoặc th ký) theo dõi lĩnh vực văn hoá - xà hội soạn thảo: Số: /UBND-VX; Công văn Sở Công nghiệp tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: /SCN-VP Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn chữ viết tắt tên đơn vị quan, tổ chức phải đợc quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng; huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh; xÃ, phờng, thị trấn) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở; đơn vị hành đợc đặt tên theo tên ngời chữ số phải ghi tên gọi đầy đủ đơn vị hành đó, cụ thể nh sau: - Địa danh ghi văn quan, tổ chức Trung ơng tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng tên thành phố thuộc tỉnh (nếu có) nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Bộ Công nghiệp, Cục Xuất thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, Công ty Điện lực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam (có trụ sở thành phố Hà Nội): Hà Nội; Văn Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình (có trụ sở thị xà Hoà Bình, tỉnh Hoà Bình): Hoà Bình; Phân xà Thông xà Việt Nam tỉnh Quảng Trị thuộc Thông xà Việt Nam (có trụ sở thị xà Đông Hà, tỉnh Quảng Trị): Quảng Trị; Trờng Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài (có trụ sở thị trấn Nh Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hng Yên): Hng Yên; Văn Viện Hải dơng học thuộc Viện Khoa học Công nghệ Việt Nam (có trụ sở thành phố Nha Trang, tỉnh Khánh Hoà): Nha Trang - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp tỉnh: + Đối với thành phố trực thuộc Trung ơng: tên thành phố trực thuộc Trung ơng, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội sở, ban, ngành thuộc thành phố: Hà Nội; Uỷ ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh + Đối với tỉnh: tên thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh huyện nơi quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Nam sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thị xà Phủ Lý, tỉnh Hà Nam): Phủ Lý; Văn Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dơng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hải Dơng, tỉnh Hải Dơng): Hải Dơng; Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Hạ Long; Uỷ ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng): Đà Lạt; Văn Vờn Quốc gia Ba BĨ (cã trơ së t¹i hun Ba BĨ, tỉnh Bắc Kạn): Ba Bể; Ban Quản lý Cửa khÈu qc tÕ Bê Y (cã trơ së t¹i hun Ngọc Hồi, tỉnh Kon Tum): Ngọc Hồi - Địa danh ghi văn quan, tổ chức cấp huyện tên huyện, quận, thị xÃ, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn; Văn Uỷ ban nhân dân quận (thành phố Hồ Chí Minh) phòng, ban thuộc quận: Quận 1; Uỷ ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), phòng, ban thuộc quận: Gò Vấp; Văn Uỷ ban nhân dân thị xà Hà Đông (tỉnh Hà Tây) phòng, ban thuộc thị xÃ: Hà Đông; Văn Uỷ ban nhân dân thành phố Điện Biên (tỉnh Điện Biên) phòng, ban thuộc thành phố: Điện Biên - Địa danh ghi văn Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tổ chức cấp xà tên xÃ, phờng, thị trấn đó, ví dụ: Văn Uỷ ban nhân dân xà Kim Liên (huyện Nam Đàn, tỉnh Nghệ An): Kim Liên; Văn Uỷ ban nhân dân phờng Nguyễn TrÃi (thị xà Hà Đông, tỉnh Hà Tây): Phờng Nguyễn TrÃi; Uỷ ban nhân dân phờng Cống Vị (quận Ba Đình, thành phố Hà Nội): Cống Vị; Văn Uỷ ban nhân dân thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh): Củ Chi Địa danh ghi văn quan, tổ chức đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý Bộ Quốc phòng đợc thực theo quy định pháp luật quy định cụ thể Bộ Quốc phòng b) Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thờng vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành ngày, tháng, năm văn đợc thông qua Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày, tháng, năm văn đợc ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải đợc viết đầy đủ ngày tháng năm ; số ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trớc Tên loại trích yếu nội dung văn a) Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn quy phạm pháp luật văn hành chính, phải ghi tên loại, trừ công văn b) Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Nội dung văn a) Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy phạm pháp luật (đối với văn quy phạm pháp luật), quy định đợc đặt ra; vấn đề, việc đợc trình bày Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn đợc sử dụng; - Phù hợp với đờng lối, chủ trơng, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải đợc trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phơng từ ngữ nớc không thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải đợc giải thích văn bản; - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ đợc sử dụng nhiều lần văn viết tắt nhng chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đợc đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa đợc thực theo quy tắc tả tiếng Việt; - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trờng hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn b) Bố cục văn Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu đợc bố cục theo phần, chơng, mục, điều, khoản, điểm đợc phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Bố cục luật, pháp lệnh đợc thực theo quy định Điều 27 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số 02/2002/QH11 ngày 16 tháng 12 năm 2002 Văn quy phạm pháp luật khác đợc bố cục nh sau: - Nghị quyết: theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; - Nghị định: theo chơng, mục, điều, khoản, điểm; quy chế (điều lệ) ban hành kèm theo nghị định: theo chơng, mục, điều, khoản, điểm; - Quyết định: theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chơng, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: theo khoản, điểm; - Thông t: theo mục, khoản, điểm Văn hành đợc bố cục nh sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chơng, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm Chức vụ, họ tên chữ ký ngời có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn ngời ký đợc thực nh sau: - Trờng hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt TM. (thay mặt) vào trớc tên tập thể lÃnh đạo tên quan, tổ chức; - Trờng hợp ký thay ngời đứng đầu quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt KT. (ký thay) vào trớc chức vụ ngời đứng đầu; - Trờng hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt TL. (thừa lệnh) vào trớc chức vụ ngời đứng đầu quan, tổ chức; - Trờng hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt TUQ. (thừa uỷ quyền) vào trớc chức vụ ngời đứng đầu quan, tổ chức b) Chức vụ ngời ký Chức vụ ghi văn chức danh lÃnh đạo thức ngời ký văn quan, tổ chức; ghi chøc danh nh Bé trëng (Bé trëng, Chđ nhiƯm), Thø trởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc v.v , không ghi lại tên quan, tổ chức, trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; văn ký thừa lệnh, thừa uỷ quyền trờng hợp cần thiết khác quan, tổ chức quy định cụ thể Chức vụ ghi văn tổ chức t vấn nh Ban, Hội đồng Nhà nớc quan, tổ chức ban hành chức danh lÃnh đạo ngời ký văn Ban Hội đồng Đối với Ban, Hội đồng không đợc phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi chức danh ngời ký văn Ban Hội đồng Trờng hợp Ban Hội đồng đợc phép sử dụng dấu quan, tổ chức ghi thêm chức danh lÃnh đạo quan, tổ chøc cđa ngêi ký ë díi, vÝ dơ: - Chøc vụ ngời ký văn Hội đồng Ban đạo Nhà nớc ban hành mà lÃnh đạo Bộ Xây dựng làm Trởng ban Phó Trởng ban, Chủ tịch Phó Chủ tịch Hội đồng đợc ghi nh sau: tm hội đồng chủ tịch kt trởng ban phã trëng ban (Ch÷ ký, dÊu cđa Bé Xây dựng) (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) trëng bé x©y dùng thø trëng bé x©y dùng Ngun Văn A Trần Văn B - Chức vụ ngời ký văn Ban Hội đồng Bộ Xây dựng ban hành mà Thứ trởng Bộ Xây dựng làm Trởng ban Chủ tịch Hội đồng, lÃnh đạo Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Trởng ban Phó Chủ tịch Hội đồng đợc ghi nh sau: tm hội đồng chủ tịch kt trởng ban phó trởng ban (Chữ ký, dấu Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dÊu cđa Bé X©y dùng) thø trëng vơ trëng vụ tổ chức cán Trần Văn B Lê Văn C c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên ngời ký văn Đối với văn quy phạm pháp luật văn hành chính, trớc họ tên ngời ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác, trừ văn tổ chức nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trờng hợp cần thiết, ghi thêm học hàm, học vị Dấu quan, tổ chức Việc đóng dấu văn đợc thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn th quy định pháp luật có liên quan Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể nh để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lu Nơi nhận phải đợc xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình ngời ký văn định Đối với văn gửi cho số đối tợng cụ thể phải ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản; văn đợc gửi cho nhóm đối tợng định nơi nhận đợc ghi chung, ví dụ: - Các Bộ, quan ngang Bé, c¬ quan thc ChÝnh phđ; - ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ơng; - Uỷ ban nhân dân huyện, thị xà (thuộc tỉnh ) Đối với văn có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ nơi nhận phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ kính gửi, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ nơi nhận, phía dới từ nh trên, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận công văn 10 Dấu mức độ khẩn, mật a) Dấu mức độ khẩn: Việc xác định mức độ khẩn văn đợc thực nh sau: - Tuỳ theo mức độ cần đợc chuyển phát nhanh, văn đợc xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thợng khẩn khẩn; - Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình ngời ký văn định Dấu độ khẩn phải đợc khắc sẵn theo hớng dẫn điểm k khoản Mục III Thông t Mực dùng để đóng dấu độ khẩn dùng mực màu đỏ tơi b) Dấu mức độ mật: Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nớc đợc thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nớc 11 Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: a) Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ; b) Các dẫn phạm vi lu hành nh trả lại sau họp (hội nghị), xem xong trả lại, lu hành nội văn có phạm vi, đối tợng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn nh dự thảo hay dự thảo lần Các dẫn đợc đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn bản; c) Ký hiệu ngời đánh máy số lợng phát hành văn cần đợc quản lý chặt chẽ số lợng phát hành; d) Trờng hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đợc đánh số thứ tự chữ số La MÃ; đ) Số trang: văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đợc đánh số thứ tự chữ số ả-rập; số trang phụ lục văn đợc đánh riêng, theo phụ lục 12 Thể thức Thể thức đợc thực nh sau: a) Hình thức bao gồm dòng chữ y chính, trích sao lục Việc xác định hình thức đợc thực theo quy định khoản 4, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn th; b) Tên quan, tổ chức văn tên quan, tổ chức thực việc văn bản; c) Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đợc đánh chung cho loại quan, tổ chức thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Thông t (Phụ lục I) Số đợc ghi chữ số ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; d) Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký ngời có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận đợc thực theo hớng dẫn khoản 4, 7, Mục II Thông t iii kỹ thuật trình bày Khổ giấy, kiểu trình bày định lề trang văn a) Khổ giấy Văn quy phạm pháp luật văn hành đợc trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn nh giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển đợc trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn b) Kiểu trình bày Văn quy phạm pháp luật văn hành đợc trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hớng in theo chiều dài) Trờng hợp nội dung văn có bảng, biểu nhng không đợc làm thành phụ lục riêng văn đợc trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hớng in theo chiều rộng) c) Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) - Trang mặt trớc: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dới: cách mép díi tõ 20-25 mm; LỊ tr¸i: c¸ch mÐp tr¸i tõ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; LỊ díi: c¸ch mÐp díi tõ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A4 đợc thực theo Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn kèm theo Thông t (Phụ lục II) Vị trí trình bày thành phần thể thức văn trang giấy khổ A5 đợc áp dụng tơng tự theo Sơ đồ Các thành phần thể thức văn đợc trình bày nh sau: a) Quốc hiệu Quốc hiệu đợc trình bày ô số Dòng chữ trên: Cộng hoà xà hội chủ nghĩa Việt Nam đợc trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng chữ dới: Độc lập - Tự - Hạnh phúc đợc trình bày chữ in thờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; chữ đầu cụm từ đợc viết hoa, cụm từ có gạch ngang nhỏ; phía dới có đờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn Tên quan, tổ chức ban hành văn đợc trình bày ô số Tên quan, tổ chức chủ quản cấp trực tiếp đợc trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên quan, tổ chức ban hành văn đợc trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; phía dới có đờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ c) Số, ký hiệu văn Số, ký hiệu văn đợc trình bày ô số Từ số đợc trình bày chữ in thờng, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dấu hai chấm; số, năm ban hành ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/); nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối không cách chữ (-), vÝ dơ: Sè: 33/2002/N§-CP; Sè: 15/Q§-UBND; Sè: 23/BC-BNV; Sè: 234/SCN-VP d) Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn đợc trình bày ô số 4, chữ in thờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; sau địa danh có dấu phẩy Ví dụ: Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004 đ) Tên loại trích yếu nội dung văn Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại đợc trình bày ô số 5a; tên loại văn (nghị định, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đợc đặt canh (cân đối dòng) chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đến 15, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đợc đặt canh giữa, dới tên loại văn bản, chữ in thờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dới trích yếu có đờng kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trích yếu nội dung công văn đợc trình bày ô số 5b, sau chữ viết tắt V/v (về việc) chữ in thờng, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng e) Nội dung văn Nội dung văn đợc trình bày ô số Phần nội dung (bản văn) đợc trình bày chữ in thờng, cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) từ 15pt (exactly line spacing) trở lên Đối với văn quy phạm pháp luật văn hành có phần pháp lý để ban hành sau phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng cuối kết thúc dấu phẩy Trờng hợp nội dung văn đợc bố cục theo phần, chơng, mục, điều, khoản, điểm trình bày nh sau: - Phần, chơng: từ phần, chơng số thứ tự phần, chơng đợc trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự phần, chơng dùng chữ số La Mà Tiêu đề (tên) phần, chơng đợc đặt dới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Mục: từ mục số thứ tự mục đợc trình bày dòng riêng, canh gi÷a, b»ng ch÷ in thêng, cì ch÷ 14, kiĨu chữ đứng, đậm Số thứ tự mục dùng chữ số ả-rập Tiêu đề mục đợc trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; - Điều: từ điều, số thứ tự tiêu đề điều đợc trình bày b»ng ch÷ in thêng, cì ch÷ b»ng cì ch÷ cđa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự điều dùng chữ số ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm; - Khoản: số thứ tự khoản điều dùng chữ số ả-rập, dấu chấm, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; - Điểm: thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, chữ in thờng, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng Trờng hợp nội dung văn đợc phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ trình bày nh sau: - Phần (nếu có): từ phần số thứ tự phần đợc trình bày dòng riêng, canh gi÷a, b»ng ch÷ in thêng, cì ch÷ 14, kiĨu ch÷ đứng, đậm Số thứ tự phần dùng chữ số La Mà Tiêu đề phần đợc đặt dới, canh gi÷a, b»ng ch÷ in hoa, cì ch÷ tõ 13 ®Õn 14, kiĨu ch÷ ®øng, ®Ëm; - Mơc: sè thø tự mục dùng chữ số La MÃ, sau có dấu chấm; tiêu đề mục đợc trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; 10 - Khoản: số thứ tự khoản mục dùng chữ số ả-rập, sau có dấu chấm; số thứ tự tiêu đề khoản (nếu có) đợc trình bày chữ in thờng, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm; - Điểm: thứ tự điểm khoản dùng chữ tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, b»ng ch÷ in thêng, cì ch÷ b»ng cì ch÷ cđa phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng g) Chức vụ, họ tên chữ ký ngời có thẩm quyền Quyền hạn, chức vụ ngời ký đợc trình bày ô số 7a; chức vụ khác ngời ký đợc trình bày ô số 7b; chữ viết tắt TM., KT., TL., TUQ. Q. (quyền), quyền hạn chức vụ ngời ký đợc trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ tên ngời ký văn học hàm, học vị (nếu có) đợc trình bày ô số 7b; chữ in thờng, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Chữ ký ngời có thẩm quyền đợc trình bày ô sè 7c h) DÊu cđa c¬ quan, tỉ chøc DÊu quan, tổ chức đợc trình bày ô số i) Nơi nhận Nơi nhận đợc trình bày ô số 9a 9b Phần nơi nhận ô số 9a (chỉ áp dụng công văn hành chính) đợc trình bày nh sau: - Từ kính gửi tên quan, tổ chức cá nhân nhận văn đợc trình bày chữ in thờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; - Sau từ kính gửi có dấu hai chấm; công văn gửi cho quan, tổ chức cá nhân từ kính gửi tên quan, tổ chức cá nhân đợc trình bày dòng; trờng hợp công văn gửi cho hai quan, tổ chức cá nhân trở lên tên quan, tổ chức, cá nhân nhóm quan, tổ chức, cá nhân đợc trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối có dấu chấm Phần nơi nhận ô số 9b (áp dụng chung công văn hành loại văn khác) đợc trình bày nh sau: - Từ nơi nhận đợc trình bày dòng riêng, sau có dÊu hai chÊm, b»ng ch÷ in thêng, cì ch÷ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; - Phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn đợc trình bày chữ in thờng, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhóm quan, tổ chức, đơn vị nhận văn đợc trình bày dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu chấm phẩy; riêng dòng cuối bao gồm chữ lu sau có dấu hai chấm, chữ viết tắt VT (văn th quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận) soạn thảo văn số lợng lu (chỉ trờng hợp cần thiết) đợc đặt ngoặc đơn, cuối dấu chấm k) Dấu møc ®é khÈn, mËt MÉu dÊu ®é mËt (tut mËt, tối mật mật) dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nớc đợc thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nớc Dấu độ mật đợc đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi đợc đóng vào ô số 11 Dấu độ khẩn đợc đóng vào ô số 10b Con dấu độ khẩn có hình chữ nhật, đó, từ hoả tốc, thợng khẩn khẩn đợc trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm đợc đặt cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, có kích thớc tơng ứng 30mm x 8mm, 40mm x 8mm 20mm x 8mm l) Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác đợc trình bày nh sau: - Các dẫn phạm vi lu hành đợc trình bày ô số 11; cụm từ trả lại sau họp (hội nghị), xem xong trả lại, lu hành nội đợc trình bày cân đối khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Chỉ dẫn dự thảo văn đợc trình bày ô số 12; từ dự thảo cụm từ dự thảo 11 lần đợc trình bày khung hình chữ nhật viền đơn, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 ®Õn 14, kiĨu ch÷ ®øng, ®Ëm; - Ký hiƯu ngêi đánh máy số lợng phát hành đợc trình bày ô số 13; ký hiệu chữ in hoa, số lợng chữ số ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; - Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đợc trình bày trang đầu văn bản, ô số 14, chữ in thờng, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dới đờng kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang vùng trình bày văn bản; - Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn đợc trình bày trang giấy riêng; từ phụ lục số thứ tự phụ lục (trờng hợp có từ hai phụ lục trở lên) đợc trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thờng, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tiêu đề (tên) phụ lục đợc trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; - Số trang văn đợc trình bày giữa, đầu trang giấy (phần header) góc phải, cuối trang giấy (phần footer), chữ số ả-rập, cỡ chữ cỡ chữ phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức văn đợc minh hoạ Phụ lục IV - Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức văn thể thức kèm theo Thông t (trong đó, sử dụng phông chữ VnTime chữ in thờng VnTimeH chữ in hoa) Mẫu trình bày số loại văn quy phạm pháp luật văn hành đợc minh hoạ Phụ lục V - Mẫu trình bày văn văn kèm theo Thông t (trong đó, sử dụng phông chữ VnTime chữ in thờng VnTimeH chữ in hoa) Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức Các thành phần thể thức đợc trình bày trang giấy, sau phần cuối văn đợc sao, dới đờng kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Vị trí trình bày thành phần thể thức trang giấy khổ A4 đợc thực theo Sơ đồ bố trí thành phần thể thức kèm theo Thông t (Phụ lục III) Các thành phần thể thức đợc trình bày nh sau: a) Hình thức sao: cụm từ y chính, từ trích lục đợc trình bày ô số (Phụ lục III) chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; b) Các thành phần thể thức khác gồm: tên quan, tổ chức văn (tại ô số 2); số, ký hiệu (tại ô số 3); địa danh ngày, tháng, năm (tại ô số 4); chức vụ, họ tên chữ ký ngời có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b 5c); dấu quan, tổ chức văn (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7) đợc trình bày theo hớng dẫn trình bày thành phần thể thức tơng ứng văn khoản Mục Mẫu chữ chi tiết trình bày thành phần thể thức đợc minh hoạ Phụ lục IV, mẫu trình bày đợc minh hoạ Phụ lục V kèm theo Thông t iv tổ chức thực Thông t có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Các quy định hớng dẫn trớc trái với quy định hớng dẫn Thông t bị bÃi bỏ Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh khó khăn, vớng mắc, quan, tổ chức phản ánh Bộ Nội vụ (Cục Văn th Lu trữ nhà nớc) Văn phòng Chính phủ để kịp thời giải quyết./ 12 kt Bộ trởng, chủ nhiệm văn phòng phủ phó chủ nhiệm (đà ký) Nguyễn Văn Lâm kt Bộ trởng Bộ Nội vụ thứ trởng (đà ký) Đặng Quốc Tiến Nơi nhËn: - Thđ tíng, c¸c PTT ChÝnh phđ; - C¸c Bé, c¬ quan ngang Bé, c¬ quan thc ChÝnh phđ; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TƯ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nớc; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Văn phòng Trung ơng Đảng; - Cơ quan Trung ơng đoàn thể; - Các Tông công ty nhà nớc (91); - Cục Văn th Lu trữ nhà nớc (10b); - Cục Kiểm tra văn QPPL (Bộ T pháp); - Công báo; - BNV: BT, TT, đơn vị thuộc trực thuộc Bộ; - VPCP: BTCN, TBNC, PCN, BNC, Ban Điều hành 112, Ngời phát ngôn Thủ tớng Chính phủ, Vụ, Cục, đơn vị trùc thuéc; - Lu: VT, CLT (BNV); HC (VPCP5) C.320 13 ... Trờng hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đợc đánh số thứ tự chữ số La MÃ; đ) Số trang: văn phụ lục văn gồm... kẻ nét liền kéo dài hết bề ngang vùng trình bày văn bản; - Phụ lục văn bản: phụ lục kèm theo văn đợc trình bày trang giấy riêng; từ phụ lục số thứ tự phơ lơc (trêng hỵp cã tõ hai phơ lơc trë lên)... thứ tự chữ số ả-rập; số trang phụ lục văn đợc đánh riêng, theo phụ lục 12 Thể thức Thể thức đợc thùc hiƯn nh sau: a) H×nh thøc bao gåm dòng chữ y chính, trích sao lục Việc xác định hình thức đợc