Pivot Table

PHẦN I - CƠ BẢN VỀ PIVOTTABLE Chương Giới thiệu PivotTable PivotChart 1.1 Tạo báo cáo PivotTable đơn giản Giả sử có bảng tính sau đây: Đây loại bảng tính mà bạn dùng để tạo PivotTable Dữ liệu thông kê doanh thu cửa hàng (store) bán dụng cụ thể thao, đại diện cho miền (region) tuần (từ ngày 06 đến ngày 12/6/2005) Cột D số khách hàng loại dụng cụ thể thao, cột E tổng doanh thu, cột lại doanh thu chi tiết mặt hàng Đây     số câu hỏi mà bạn phải trả lời dựa vào bảng tính đó: Doanh thu dụng cụ cắm trại (Camping) miền ? Tại cửa hàng, ngày tuần ngày đông khách nhất? Tại cửa hàng, mặt hàng bán nhiều nhất? Ngày tuần (nói chung) ngày bán ế nhất? Tôi giúp bạn trả lời câu hỏi Tôi hướng dẫn bạn tạo PivotTable để thấy tổng doanh thu mặt hàng Camping miền Để bắt đầu, bạn cần bảo đảm bạn chọn môt ô (bất kỳ ô nào) nằm vùng chứa liệu mà bạn muốn tạo PivotTable Rồi, bạn nhấn nút PivotTable nằm nhóm Insert Ribbon: Excel hiển thị hộp thoại Create PivotTable hình sau đây: Trong hộp thoại này, bạn thấy địa dãy ô chứa liệu (A2:K44) nhập sẵn hộp Table/Range Nếu nút tùy chọn chọn giống hệt hình: Select a table or range New Worksheet, bạn nhấn OK để đóng hộp thoại Excel tạo Sheet mới, trơng giống hình sau đây: Người ta gọi vỏ PivotTable Trong vỏ này, bạn thấy: Ở bên trái vùng báo cáo PivotTable, vùng hiển thị yêu cầu bạn sau bạn hoàn tất PivotTable Ở bên phải cửa sổ PivotTable Field List, nơi mà bạn định liệu hiển thị PivotTable, cách xếp chúng Tôi trình bày với bạn chi tiết PivotTable Field List khác Còn bạn tiếp tục Trong hộp thoại PivotTable Field List, bạn nhấn vào mục Region để chọn (hoặc bạn nhấn vào hộp kiểm bên cạnh được) Bạn thấy mục Region tự động xuất vùngRow Labels PivotTable Field List, đồng thời PivotTable tự động hiển thị tên miền: Midwest, Northeast South côt A: Tiếp tục, bạn nhấn vào Camping để chọn Ngay lập tức, Sum of Caming xuất vùng Values phía cuối PivotTable Field List, đồng thời, cột B hiển thị tổng doanh thu mặt hàngCamping ứng với miền Cuối cùng, bạn nhấn vào mũi tên bé tí nằm bên cạnh mục Sum of Camping khung Values, chọn Value Field Settings danh sách mở Hộp thoại Value Field Settings xuất Nhấn vào nút Number Format Hộp thoại Format Cells quen thuộc mở ra, chọn Currency Xong nhấn OK hai lần để đóng tất hộp thoại PivotTable bạn giống sau hình say Nếu thích, dễ xem hơn, bạn nhấn vào A3, nơi có chữ Row Labels, sửa lại thành Region: Hy vọng bạn thấy việc tạo PivotTable dễ Vâng, đơn giản, có u cầu phức tạp hơn, thơi Xin nói thêm vài khía cạnh khác PivotTable: Khi mơt PivotTable kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List xuất Những Field chọn vào báo cáo PivotTable in đậm có dấu kiểm bên cạnh, đồng thời chúng xuất vùng bên PivotTable Field List, cho biết vai trò chúng PivotTable Để kích hoạt PivotTable, bạn nhấn vào vùng báo cáo PivotTable Còn khơng muốn kích hoạt nó, bạn việc nhấn ngồi, chỗ bảng tính Bạn thấy bên phải tiêu đề Region vùng báo cáo (ơ A3) có nút mũi tên xổ xuống (drop-down arrow) Nút có chức tương tự chức AutoFilter Nhấn vào đó, bạn lựa chọn mục muốn xem thuộc danh sách Region, mà mặc định Select All (xem tất cả) Ví dụ, bạn muốn xem doanh thu dụng cụ cắm trại riêng miền Midwest mà thôi, bạn nhấn vào nút này, nhấn vào mục (Select All) để tắt đi, nhấn vào mục Midwest, bạn có kết hình sau: Trong này, bạn học bước để tạo PivotTable Trong tới, tạo PivotTable với nhiều cột Hẹn gặp lại 1.2 Tạo báo cáo PivotTable với nhiều cột Ví dụ trước báo cáo PivotTable đơn giản Trong này, bạn học cách tạo báo cáo PivotTable phức tạp hơn, có nhiều cột nhiều hàng Bạn xem liệu sau Nó liệu cửa hàng cho thuê băng video: Các hàng liệu thiết kế khác với trước Mỗi hàng bảng đại diện cho thể loại video cửa hàng (được ghi cột B) Con số cột Title số lượng đầu phim thuộc thể loại Mục đích tạo PivotTable để trình bày thơng tin dạng dễ xem Các bước để tạo vỏ PivotTable, tơi trình bày Nếu bạn làm đúng, hộp thoại PivotTable Field List bạn giống sau: Trong danh sách Field có Store, Category Titles Hãy nhấn chọn ba Excel làm giúp bạn việc sau:  Đem Store Category vào hộp Row Labels  Đem Tiltes vào hộp Values, với tên Sum of Titles  Trình bày thơng tin vào vùng báo cáo PivotTable Kết minh họa hình sau đây: Có thể hiển thị máy bạn khơng giống hình Nếu bạn muốn giống hệt hình này, nhấn nút phải chuột vào tên cửa hàng cột A (Clarkville chẳng hạn), chọn lệnh Field Setting, bạn đánh dấu vào tùy chọn tab Layout & Print giống tơi làm hình sau đây; tên ô A3 RowLabels, đổi thành Store Bạn có PivotTable y hệt hình Cho dù báo cáo PivotTable xác, khơng phải tơi muốn Trong trường hợp này, Store Category nằm chung hàng, Row Labels; tơi muốnCategory phải cột riêng, Column Labels Làm để chuyển mục Row Labels thành Column Lables? Có hai cách: Trong hộp thoại PivotTable Field List, vùng Row Labels, bạn nhấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Category, chọn lệnh Move To Column Labels Nếu bạn khéo sử dụng chuột, bạn "nắm" "kéo" mục Category khỏi vùng Row Labels "thả" vào vùng Column Labels Sau làm xong cách trên, bạn thấy PivotTable giống sau: Nhấn vào tùy chọn phần How many page fields you want? Bạn thấy phần mờ mờ hộp thoại PivotTable and PivotChart Wizard mở cái: Field one Field two (bạn có tối đa trang tổng hợp) Tới đây, tạm dừng chút để vạch vài ý tưởng cho việc thống kê liệu Bạn cần có trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần thống kê liệu theo tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề liệu nguồn Ở có hai năm học: 2005 2006, hai học kỳ (semester): học kỳ học kỳ Vậy, ý tưởng hay nhất, có lẽ thống kê theo năm để lọc liệu năm, năm; đồng thời thống kê theo học kỳ, để lọc liệu học kỳ học kỳ Như vậy, cần có hai trang tổng hợp, lý bước đây, tơi nói bạn nhấn vào tùy chọn Mời bạn tiếp tục: Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy số liệu học kỳ năm 2002 Nhập Year 2002 vào Field one Nhập Semester vào Field two Chọn tiếp dãy thứ hai: D2:E8, dãy số liệu học kỳ năm 2003 Nhập Year 2003 vào Field one 10 Bởi Field two có sẵn Semester 1, nên thay nhập, bạn chọn từ nút mũi tên xổ xuống 11 Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy số liệu học kỳ năm 2002 12 Chọn Year 2002 từ nút mũi tên xổ xuống cho Field one 13 Nhập Semester vào Field two 14 Chọn dãy cuối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one Semester cho Field two từ nút mũi tên xổ xuống Nhấn Next để hồn tất PivotTable đặt Sheet hay Sheet khác, tùy bạn Thành giống sau, PivotTable tổng hợp tất số học sinh đạt yêu cầu hai năm học 2002 2003, thống kê chi tiết theo môn học: Nếu bạn nhấn nhãn Page 1, bạn có hai lựa chọn: Year 2002 Year 2003; vậy, nhấn nhãn Page 2, bạn có hai lựa chọn: Semester Semester Bởi PivotTable có cột, nên bạn bỏ Grand Total cách: nhấn phải chuột vào nhãn Grand Total, chọn Remove Grand Total từ menu mở 2.4 Tạo PivotTable sử dụng liệu nguồn từ báo cáo PivotTable có Lựa chọn cuối cho việc tạo PivotTable dựa vào PivotTable PivotChart có Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data PivotTable có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai Có hai cách để tạo PivotTable dựa vào PivotTable có:  Nếu bạn sử dụng Excel 2007, bạn việc gọi lệnh tạo PivotTable thường làm, chọn PivotTable có sẵn làm liệu nguồn cho  Nếu bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy chọn Another PivotTable or PivotChart Report bước (tùy chọn xuất bảng tính bạn có chứa PivotTable) Sau bạn nhấn Next, bạn thấy danh sách PivotTable PivotChart có, bạn chọn để làm liệu nguồn Tại lại sử dụng PivotTable có để làm liệu nguồn cho PivotTable khác? Trong nhiều trường hợp, lúc ban đầu, PivotTable thứ hai có liệu nguồn với PivotTable thứ Nhưng với việc định dạng cho PivotTable thứ hai, bạn tạo hai cách xem cho liệu nguồn, hữu dụng cho số giải pháp xử lý liệu Ví dụ, bạn có PivotTable tổng hợp liệu, có lẽ rắc rối (vì liệu có nhiều vấn đề cần xử lý) Bằng cách tạo thêm PivotTable dựa vào PivotTable có, bạn có nhìn cụ thể hơn, dễ xem liệu nguồn Thêm nữa, việc tạo PivotTable sử dụng liệu nguồn từ PivotTable có, chiếm dụng nhớ hệ thống tạo PivotTable từ liệu nguồn Thiết nghĩ vấn đề cần cân nhắc phải xử lý liệu lớn Chương Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable Excel có số công cụ thiết kế đặc biệt cho báo cáo PivotTable Bạn thấy công cụ Ribbon Options Design, xuất có PivotTable kích hoạt Hình 3.1 - Khi kích hoạt PivotTable, bạn thấy có thêm Ribbon Options Design 3.1 Tìm hiểu PivotTable Field List Có lẽ cơng cụ mà bạn phải đụng đến thường xuyên làm việc với PivotTable Field List Bạn dùng Field List để loại liệu đưa vào báo cáo PivotTable, xếp chúng báo cáo Khi bạn vừa lệnh tạo PivotTable, bạn có báo cáo rỗng Khi đó, PivotTable Field List hiển thị tất Field có liệu nguồn Đây ví dụ: Hình 3.2 - Một PivotTable tinh, phía bên phải PivotTable Field List, chưa có field chọn Để thêm field vào báo cáo PivotTable, bạn cần đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh tên field Excel thêm field vào vùng nằm phần PivotTable Field List Bốn vùng là: Report Filter: Những Field thêm vào vùng này, dùng để lọc tồn liệu nguồn Nói cách khác, PivotTable hiển thị liệu thỏa mãn điều kiện Report Filter Columns Label: Những Field thêm vào vùng này, dùng làm tiêu đề cột cho báo cáo PivotTable Row Label: Những Field thêm vào vùng này, dùng làm tiêu đề hàng cho báo cáo PivotTable Values: Những Field thêm vào vùng tính tổng theo mặc định hiển thị vùng nội dung (main body) PivotTable, nói cách khác, thống kê từ liệu nguồn, mà bạn muốn có sử dụng PivotTable Khi bạn đánh dấu kiểm vào field đó, Excel biết bạn muốn đem field vào vùng ? Đơn giản thơi: Nếu field chứa liệu số, đem vào vùng Values, field có chứa loại liệu khác (text, ngày tháng ) đem vào vùng Row Labels Tuy nhiên, việc Excel đem field vào vùng khơng quan trọng Bởi bạn di chuyển field từ vùng sang vùng khác, thấy cần thiết Xem ví dụ sau đây: Hình 3.3 minh họa PivotTable với Field List Bạn biết cách tạo PivotTable sau Còn bây giờ, lướt qua vùng mà tơi đánh số hình, tương ứng với vùng Field List mà tơi vừa trình bày Region đặt vùng Report Filter, nằm vùng Filter báo cáo (ở cao, góc trái), có chức lọc tồn liệu nguồn Date đặt vùng Row Labels, tiêu đề hàng báo cáo PivotTable Store đặt vùng Column Labels, tiêu đề cột báo cáo PivotTable Camping (chính xác hơn, Sum of Camping) đặt vùng Values, liệu lọc báo cáo PivotTable Bài trình bày cách sử dụng Field List để xếp cách trình bày PivotTable theo ý bạn muốn Hình 3.3 - PivotTable Field List, với field thêm vào vùng bên 3.2 Sử dụng PivotTable Field List Ở trước, bạn biết đưa Field vào vùng Field List, nằm đâu PivotTable, hay nói cách khác, việc đưa Field vào bốn vùng Field List ảnh hưởng đến cấu trúc PivotTable Bài trình bày cho bạn thay đổi cấu trúc cách sử dụng Field List Trước hết, mời bạn mở file SportingGoodsRawData.xlsx (ở cuối này) Yêu cầu đặt thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) bán theo cửa hàng (Store) theo ngày (Date) vùng (Region) Bạn theo bước sau: Nhấn trỏ vào ô vùng liệu Nhấn nút PivotTable từ Ribbon Insert để mở hộp thoại Create PivotTable Nhấn OK Excel tạo PivotTable "rỗng" hình sau: Hình 3.4 PivotTable, lúc ban đầu Trong Field List, chọn (click vào hộp kiểm bên trái) Field Store, Region, Camping, Date Tới lúc này, bảng tính bạn giống hình 3.5 Hình 3.5 PivotTable với cấu trúc theo mặc định, chưa chỉnh sửa Bạn thấy Field Camping Store đặt vùng Values, Excel thấy chúng chứa toàn liệu kiểu số Field Region Date đem vào vùng Row Labels chúng có chứa liệu kiểu ngày tháng text Dĩ nhiên, cấu trúc PivotTable thứ cần, xác hơn, chả có ích lợi gì, mục đích thống kê lượng hàng phục vụ cho dã ngoại (Camping) bán theo cửa hàng (Store) theo ngày (Date) vùng (Region) Tất cần làm để đạt mục đích, xếp lại field vùng Field List Bạn di chuyển field sang vùng khác hai cách:  Click vào field muốn di chuyển rê (drag) vào vùng khác  Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống bên cạnh tên field (ở vùng đó), chọn lệnh Move to XXXX (với XXXX tên vùng bạn muốn dời field đến) Hình 3.6 Dùng nút mũi tên xổ xuống để dời field Region vào vùng Report Filter Và thực việc sau:  Dời field Region vào vùng Report Filter  Dời field Store (đang mang tên Sum of Store) vào vùng Column Labels PivotTable bạn lúc giống hình sau: Hình 3.7 PivotTable sau chỉnh sửa Cuối cùng, bạn định dạng cho giá trị PivotTable theo dạng tiền tệ:  Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống cạnh field Sum of Camping vùng Values  Chọn Value Field Settings danh sách mở ra, để mở hộp thoại Value Field Settings  Hình 3.8 Chọn Value Field Setting cho field Sum of Camping Nhấn vào nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells quen thuộc  Hình 3.9 Nhấn nút Number Format để mở hộp thoại Format Cells Chọn loại định dạng Currency (tiền tệ), nhấn OK hai lần để trở PivotTable PivotTable bạn cuối giống sau, tất muốn Hình 3.10 PivotTable hồn chỉnh theo yêu cầu 3.3 Thiết lập tùy chọn cho PivotTable Field List Hộp thoại Field List tự động bạn nhấn chuột vào chỗ PivotTable, nghĩa PivotTable kích hoạt hộp thoại Field List tự động mở Tuy nhiên, bạn đóng hộp thoại Field List cách nhấn vào nút Field List Ribbon Options (và nhấn vào lần để mở lại) Hình 3.11 Nhấn vào nút để đóng mở hộp thoại Field List Cũng giống hộp thoại khác, bạn di chuyển Field List tới nơi bạn thích cách nhấn vùng tiêu đề hộp thoại rê chuột đi, thu nhỏ lại hay mở rộng cách nhấn kéo cạnh biên Bình thường, hộp thoại Field List hiển thị danh sách Field phía trên, xếp vùng liệu hiển thị PivotTable bên Bạn thay đổi xếp cách nhấn vào nút nằm phía bên phải hộp thoại Field List, chọn kiểu hiển thị từ menu mở ra: Hình 3.12 Chọn kiểu hiển thị khác cho hộp thoại Field List Hộp thoại Field List có tùy chọn nữa, nằm góc bên trái: Defer Layout Update, giúp bạn tạm ngưng việc tự động cập nhật liệu PivotTable Hình 3.13 Nhấn vào nút để tạm thời ngưng chức tự động cập nhật cho PivotTable Bình thường, tùy chọn khơng bật Bất kỳ thay đổi bạn hộp thoại Field List (di chuyển, thêm, xóa field, thiết lập định dạng số cho field đó, v.v ) cập nhật tức khắc PivotTable Nếu bạn có mơt PivotTable lớn, phức tạp, PivotTable sử dụng nguồn liệu từ bên Excel, việc tự động cập nhật diễn chậm chạp thời gian Bạn bật tùy chọn Defer Layout Update để tạm ngưng việc tự động cập nhật, sau hài lòng với cách bố trí Field vào vùng liệu, bạn nhấn nút Update để tất thay đổi bạn cập nhật lúc ... việc tạo PivotTable dựa vào PivotTable PivotChart có Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data PivotTable có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai Có hai cách để tạo PivotTable dựa vào PivotTable có:... tạo PivotTable Trong tới, tạo PivotTable với nhiều cột Hẹn gặp lại 1.2 Tạo báo cáo PivotTable với nhiều cột Ví dụ trước báo cáo PivotTable đơn giản Trong này, bạn học cách tạo báo cáo PivotTable... khác PivotTable: Khi mơt PivotTable kích hoạt, hộp thoại PivotTable Field List xuất Những Field chọn vào báo cáo PivotTable in đậm có dấu kiểm bên cạnh, đồng thời chúng xuất vùng bên PivotTable