Chương 2. Tìm hiểu dữ liệu nguồn của PivotTable
2.3. Sử dụng nhiều dãy dữ liệu có cùng cấu trúc (Multiple Consolidation Ranges)
2.3.2. Tạo một PivotTable có nhiều trang tổng hợp từ những dữ liệu nguồn có cùng cấu trúc
Tùy chọn này rất thích hợp khi tổng hợp từ nhiều nguồn dữ liệu có cùng cấu trúc, mà những nguồn dữ liệu đó có cùng tiêu đề, chỉ khác vài con số dùng để tổng hợp (theo quý, theo năm, theo tháng...), chẳng hạn như bảng tính này:
Đây là 4 bảng tổng hợp số học sinh đạt yêu cầu theo từng môn, và theo từng học kỳ trong hai năm học 2005, 2006; cả 4 đều có chung tiêu đề Year ... Semester ....
Chúng ta hãy thử. Bạn hãy sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard theo các bước tôi đã trình bày ở bài 2.3, và khi đang ở trong Step 2a, hãy đánh dấu vào tùy chọn I will create the page fields, rồi nhấn Next để sang Step 2b, rồi theo các bước sau:
1. Nhập khối dữ liệu nguồn thứ nhất (A2:B8) vào trong khung Range 2. Nhấn nút Add để thêm nó vào trong danh sách All Ranges
3. Lập lại hai bước trên ba lần, để thêm 3 khối dữ liệu còn lại (D2:D8, A11:B17, và D11:E17) vào trong danh sách All Ranges. Tại thời điểm này, màn hình của bạn sẽ giống như hình sau:
4. Nhấn vào tùy chọn 2 ở phần How many page fields do you want?
Bạn sẽ thấy phần đang mờ mờ ở dưới cùng của hộp thoại PivotTable and
PivotChart Wizard mở ra 2 cái: Field one và Field two (bạn chỉ có thể có tối đa 4 trang tổng hợp).
Tới đây, hãy tạm dừng một chút để vạch ra một vài ý tưởng cho việc thống kê dữ liệu.
Bạn cần có bao nhiêu trang tổng hợp? Hay nói cách khác, bạn cần thống kê dữ liệu theo mấy tiêu chí? Hãy nhìn vào tiêu đề của 4 dữ liệu nguồn. Ở đó chúng ta có hai năm học: 2005 và 2006, và hai học kỳ (semester): học kỳ 1 và học kỳ 2. Vậy, ý tưởng hay nhất, có lẽ là thống kê theo năm để lọc ra dữ liệu của từng năm, hoặc cả 2 năm;
và đồng thời cũng thống kê theo từng học kỳ, để lọc ra dữ liệu của từng học kỳ hoặc cả 2 học kỳ. Như vậy, chúng ta cần có hai trang tổng hợp, đó là lý do tại sao ở bước 4 trên đây, tôi nói bạn nhấn vào tùy chọn 2. Mời bạn tiếp tục:
5. Trong danh sách All Ranges, chọn dãy đầu tiên: A2:B8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2002.
6. Nhập Year 2002 vào trong Field one.
7. Nhập Semester 1 vào trong Field two.
8. Chọn tiếp dãy thứ hai: D2:E8, dãy này là số liệu của học kỳ 1 năm 2003.
9. Nhập Year 2003 vào trong Field one.
10. Bởi vì trong Field two đã có sẵn Semester 1, nên thay vì nhập, bạn có thể chọn nó từ nút mũi tên xổ xuống.
11. Chọn dãy thứ ba: A11:B17, dãy này là số liệu của học kỳ 2 năm 2002.
12. Chọn Year 2002 từ nút mũi tên xổ xuống cho Field one.
13. Nhập Semester 2 vào trong Field two.
14. Chọn dãy cuối cùng: D11:E17, chọn Year 2003 cho Field one và Semester 2 cho Field two từ các nút mũi tên xổ xuống.
Nhấn Next để hoàn tất PivotTable và đặt nó ở trong cùng Sheet hay trong một Sheet khác, tùy bạn.
Thành quả của chúng ta giống như sau, là một PivotTable tổng hợp tất cả số học sinh đạt yêu cầu của cả hai năm học 2002 và 2003, thống kê chi tiết theo từng môn học:
Nếu bạn nhấn nhãn Page 1, bạn sẽ có hai lựa chọn: Year 2002 và Year 2003; cũng vậy, khi nhấn nhãn Page 2, bạn sẽ có hai lựa chọn: Semester 1 và Semester 2.
Bởi vì trong PivotTable này chỉ có 1 cột, nên bạn có thể bỏ cái Grand Total đi bằng cách: nhấn phải chuột vào ngay nhãn Grand Total, và chọn Remove Grand Total từ menu mở ra.
2.4. Tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một báo cáo PivotTable đã có
Lựa chọn cuối cùng cho việc tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable hoặc một PivotChart đã có.
Nói cách khác, ta sử dụng Summary Data của một PivotTable đã có làm Raw Data cho báo cáo thứ hai.
Có hai cách để tạo một PivotTable là dựa vào một PivotTable đã có:
Nếu bạn sử dụng Excel 2007, bạn chỉ việc gọi lệnh tạo một PivotTable như vẫn thường làm, và chọn một PivotTable có sẵn làm dữ liệu nguồn cho nó.
Nếu bạn sử dụng PivotTable and PivotChart Wizard, đánh dấu vào tùy
chọn Another PivotTable or PivotChart Report ở bước 1 (tùy chọn này chỉ xuất hiện khi bảng tính của bạn đã có chứa ít nhất một PivotTable). Sau khi bạn
nhấn Next, bạn sẽ thấy một danh sách các PivotTable hoặc PivotChart đang có, rồi bạn chọn một cái để làm dữ liệu nguồn.
Tại sao lại sử dụng một PivotTable đã có để làm dữ liệu nguồn cho một PivotTable khác? Trong nhiều trường hợp, ít nhất là lúc ban đầu, bản PivotTable thứ hai sẽ có cùng một dữ liệu nguồn với bản PivotTable thứ nhất. Nhưng với việc định dạng cho bản PivotTable thứ hai, bạn sẽ tạo ra được hai cách xem cho cùng một dữ liệu nguồn, rất hữu dụng cho một số giải pháp xử lý dữ liệu. Ví dụ, bạn đã có một PivotTable tổng hợp dữ liệu, nhưng có lẽ vẫn còn một ít rắc rối (vì dữ liệu có nhiều vấn đề cần xử lý).
Bằng cách tạo thêm một PivotTable nữa dựa vào PivotTable đã có, bạn sẽ có được một cái nhìn cụ thể hơn, dễ xem hơn về dữ liệu nguồn.
Thêm nữa, việc tạo một PivotTable sử dụng dữ liệu nguồn từ một PivotTable đã có, sẽ ít chiếm dụng bộ nhớ hệ thống hơn là tạo 2 PivotTable từ một dữ liệu nguồn. Thiết nghĩ đây cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi chúng ta phải xử lý những dữ liệu lớn.
Chương 3. Sử dụng các công cụ của PivotTable và định dạng PivotTable
Excel có một số công cụ được thiết kế đặc biệt cho các báo cáo PivotTable. Bạn sẽ thấy những công cụ này trên Ribbon Options và Design, xuất hiện khi có một PivotTable được kích hoạt.
Hình 3.1 - Khi kích hoạt một PivotTable, bạn sẽ thấy có thêm Ribbon Options và Design